Thông báo về việc thực hiện thủ tục hành chính trong quản lý lưu học sinh

trên hệ thống OMS

Phòng Giáo dục quốc tế - Cục Hợp tác quốc tế thông báo tới toàn thể lưu học sinh:
Từ 01/4/2020, LHS đăng ký các thủ tục hành chính sau phải thực hiện trên khối Dịch
vụ công trực tuyến của hệ thống OMS.
 Giai đoạn 1, (từ 01/4/2020) hệ thống triển khai 04 dịch vụ công:
1. Cử đi học nước ngoài (cấp quyết định cử đi học)
2. Thay đổi nước đến học hoặc ngành học, điều chỉnh thời gian học tập (cấp
quyết định điều chỉnh)
3. Gia hạn thời gian học tập cho lưu học sinh để hoàn thành khóa học (cấp
quyết định gia hạn)
4. Tiếp nhận lưu học sinh về nước (báo cáo tốt nghiệp, cấp văn bản tiếp nhận)
 Giai đoạn 2, sau khi đánh quá trình thực hiện giai đoạn 1, hệ thống sẽ triển khai
đồng bộ hóa các thủ tục còn lại (Cấp kinh phí cho LHS trong quá trình học tập,
…)
I. Sơ lược về dịch vụ công trực tuyến
- Dịch vụ công trực tuyến là dịch vụ hành chính công và các dịch vụ khác của cơ quan
nhà nước được cung cấp cho các tổ chức, cá nhân trên môi trường mạng. Dịch vụ công
trực tuyến của Cục Hợp tác quốc tế là các dịch vụ công mức độ 3 và mức độ 4, theo
đó:
+ Đảm bảo cung cấp đầy đủ các thông tin về quy trình, thủ tục; hồ sơ; thời hạn;
phí và lệ phí thực hiện dịch vụ.
+ Cho phép người sử dụng tải về, điền và gửi trực tuyến các mẫu văn bản đến
cơ quan, tổ chức cung cấp dịch vụ.
+ Các giao dịch trong quá trình xử lý hồ sơ và cung cấp dịch vụ được thực hiện
trên môi trường mạng.
+ Việc thanh toán lệ phí (nếu có) và nhận kết quả được thực hiện trực tiếp tại cơ
quan, tổ chức cung cấp dịch vụ. Mức độ 4: cho phép người sử dụng thanh toán
lệ phí (nếu có) được thực hiện trực tuyến.
+ Việc trả kết quả có thể được thực hiện trực tuyến, gửi trực tiếp hoặc qua
đường bưu điện đến người sử dụng.
- Các cá nhân đăng ký (trong trường hợp này là lưu học sinh) thực hiện đăng ký trên
hệ thống, gửi hồ sơ giấy theo yêu cầu qua bưu điện, chuyển phát về Cục Hợp tác quốc
tế. Chuyên viên Cục Hợp tác quốc tế sẽ thực hiện tiếp nhận: đồng ý tiếp nhận khi hồ
sơ đầy đủ theo yêu cầu của thủ tục hoặc trả lại trong trường hợp hồ sơ thiếu hoặc
không đúng yêu cầu. Trong thời gian hẹn trả kết quả, Cục Hợp tác quốc tế sẽ xử lý hồ
sơ và thông báo kết quả trả về của thủ tục trên hệ thống. Bản cứng các văn bản, quyết
định sẽ được trả về qua bưu điện, chuyển phát tới địa chỉ lưu học sinh đã đăng ký.
Lưu ý: Cục Hợp tác quốc tế chỉ tiếp nhận khi hồ sơ của lưu học sinh đầy đủ cả bản hồ
sơ giấy (bao gồm các đơn, bản sao hợp lệ, bản dịch hợp lệ, văn bản phía nước ngoài
và cơ quan… theo yêu cầu của từng thủ tục) và đăng ký online trên hệ thống OMS.
Các trường hợp không đủ giấy tờ hoặc hồ sơ không hợp lệ, Cục HTQT sẽ không tiếp
nhận.
- Quá trình thực hiện thủ tục sẽ được hệ thống lưu lại toàn bộ, bao gồm:
+ Thời gian LHS nộp.
+ Thời gian Cục HTQT tiếp nhận, thời gian hẹn trả.
+ Thời gian Cục HTQT yêu cầu bổ sung (nếu có), thời gian LHS nộp bổ sung.
+ Thời gian trả lại, lý lo trả.
+ Thời gian hoàn thành, kết quả hoàn thành thủ tục (văn bản, quyết định…).
Tất cả các thông tin về thời gian thực hiện được công bố công khai, cho LHS đăng ký,
chuyên viên xử lý Cục HTQT, cán bộ quản lý Cục HTQT đều theo dõi được. LHS có
thắc mắc, kiến nghị trong quá trình xử lý có thể gửi tới Lãnh đạo Phòng Giáo dục quốc
tế, Lãnh đạo Cục HTQT.
- Số liệu về tiếp nhận, xử lý dịch vụ công trực tuyến của Cục HTQT được công bố
công khai trên cổng dịch vụ công của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
- Trong thời gian đầu triển khai dịch vụ công trực tuyến có thể xảy ra một số lỗi kỹ
thuật không mong muốn, bộ phận kỹ thuật Cục HTQT rất mong sự thông cảm và hợp
tác của lưu học sinh. Xin vui lòng phản ánh các lỗi gặp phải trong quá trình sử dụng
tới hòm thư hotrodangky@vied.vn. Chúng tôi sẽ liên tục cập nhật, hoàn thiện, cải thiện
chất lượng của dịch vụ công.
II. Hướng dẫn chi tiết đăng ký dịch vụ công
Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống OMS bằng tài khoản của lưu học sinh.
Địa chỉ truy cập: http://oms.vied.vn/ hoặc http://lhsvn.vied.vn
ID: Email đã đăng ký
Mật khẩu: Mật khẩu đã đăng ký.
Bước 2: Trong màn hình chính sau khi đăng nhập: lựa chọn dịch vụ công muốn đăng
ký tại khối Dịch vụ công trực tuyến

Bước 3: Đăng ký thông tin

LHS có thể xem các căn cứ, văn bản, biểu mẫu của thủ tục tại link trên hệ thống
1. Nhập thông tin đăng ký thủ tục

2. Upload các file minh chứng

3. Kiểm tra lại thông tin, chọn chuyên viên xử lý trước khi ấn “Gửi hồ sơ”

4. Hệ thống sẽ thông báo lưu và gửi thành công.

Trở lại danh sách hồ sơ dịch vụ công, LHS có thể thấy mã đăng ký của dịch vụ công
góc bên trái màn hình.
Bước 4: Xem quá trình xử lý.

Trong danh sách dịch vụ công đã nộp, LHS ấn vào link tại cột Xem lại hồ sơ để xem
chi tiết quá trình xử lý hồ sơ.

Các trạng thái của hồ sơ:

+ Đang chờ tiếp nhận
+ Đã tiếp nhận (Đang xử lý)
+ Trả lại (Không tiếp nhận)
+ Đã hoàn thành xử lý.
Hướng dẫn chi tiết đăng ký từng dịch vụ công LHS có thể xem tại Mục Đăng ký dịch
vụ công của Khối Hướng dẫn sử dụng: