1.

Thủ tục cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế không thuộc
thẩm quyền cho phép của Thủ tướng Chính phủ
1.1 Trình tự thực hiện
Trường hợp 1: Đối với hồ sơ không lấy ý kiến các cơ quan chức năng
liên quan hoặc đã có đầy đủ ý kiến của các cơ quan chức năng liên quan
a) Bước 1: Tổ chức, công dân hoàn thiện hồ sơ theo hướng dẫn dưới đây
và lựa chọn các hình thức nộp hồ sơ: trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính công ích
đến Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả (Bộ phận TN&TKQ) Sở Ngoại vụ thành
phố Đà Nẵng hoặc giao dịch trực tuyến trên Cổng dịch vụ công trực tuyến thành
phố Đà Nẵng tại địa chỉ https://dichvucong.danang.gov.vn
b) Bước 2
- Trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích:
+ Bộ phận TN&TKQ kiểm tra thành phần hồ sơ;
+ Nếu thành phần hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa hợp lệ, Bộ phận
TN&TKQ Sở Ngoại vụ thành phố Đà Nẵng hướng dẫn cơ quan, đơn vị hoàn
thiện hồ sơ theo quy định và yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ;
+ Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, Bộ phận TN&TKQ ghi phiếu biên nhận trong
đó nêu rõ ngày trả kết quả.
- Trường hợp sử dụng giao dịch trực tuyến:
+ Bộ phận TN&TKQ kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ của hồ sơ điện tử;
+ Nếu thành phần hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa hợp lệ, Bộ phận
TN&TKQ từ chối, hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ theo quy định. Hệ thống tự động
gửi thư điện tử thông báo đến tài khoản người nộp hồ sơ;
+ Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, Bộ phận TN&TKQ tiếp nhận. Hệ thống tự
động gửi thư điện tử thông báo đến tài khoản người nộp hồ sơ.
c) Bước 3: Trong vòng 02 ngày làm việc (đối với hồ sơ nộp trực tiếp hoặc
qua dịch vụ bưu chính công ích) hoặc trong vòng 01 ngày làm việc (đối với hồ
sơ nộp trực tuyến), Sở Ngoại vụ thành phố Đà Nẵng có văn bản tham mưu Chủ
tịch UBND thành phố xem xét cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế
d) Bước 4: Trong vòng 04 ngày làm việc, Chủ tịch UBND thành phố xem
xét hồ sơ và có văn bản đồng ý hoặc không đồng ý cho phép tổ chức HNHTQT
gửi Sở Ngoại vụ thành phố Đà Nẵng, các cơ quan chức năng liên quan và đơn
vị tổ chức hội thảo.
đ) Bước 5: Tổ chức, công dân đến nhận kết quả tại Bộ phận TN&TKQ Sở
Ngoại vụ thành phố Đà Nẵng hoặc Bộ phận TN&TKQ gửi kết quả qua dịch vụ
bưu chính công ích. Trường hợp thực hiện giao dịch trực tuyến cơ quan, đơn vị
nộp bản chính hồ sơ trước khi nhận kết quả.
 Trường hợp 2: Đối với hồ sơ lấy ý kiến các cơ quan chức năng liên
quan
a) Bước 1: Tổ chức, công dân hoàn thiện hồ sơ theo hướng dẫn dưới đây
và lựa chọn các hình thức nộp hồ sơ: trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính công ích
đến Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả (Bộ phận TN&TKQ) Sở Ngoại vụ thành
phố Đà Nẵng hoặc giao dịch trực tuyến trên Cổng dịch vụ công trực tuyến thành
phố Đà Nẵng tại địa chỉ https://dichvucong.danang.gov.vn
b) Bước 2
- Trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích:
+ Bộ phận TN&TKQ kiểm tra thành phần hồ sơ;
+ Nếu thành phần hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa hợp lệ, Bộ phận
TN&TKQ Sở Ngoại vụ thành phố Đà Nẵng hướng dẫn cơ quan, đơn vị hoàn
thiện hồ sơ theo quy định và yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ;
+ Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, Bộ phận TN&TKQ ghi phiếu biên nhận trong
đó nêu rõ ngày trả kết quả.
- Trường hợp sử dụng giao dịch trực tuyến:
+ Bộ phận TN&TKQ kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ của hồ sơ điện tử;
+ Nếu thành phần hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa hợp lệ, Bộ phận
TN&TKQ từ chối, hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ theo quy định. Hệ thống tự động
gửi thư điện tử thông báo đến tài khoản người nộp hồ sơ;
+ Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, Bộ phận TN&TKQ tiếp nhận. Hệ thống tự
động gửi thư điện tử thông báo đến tài khoản người nộp hồ sơ.
c) Bước 3
- Trong vòng 01 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận hồ sơ đầy đủ và hợp lệ,
Sở Ngoại vụ thành phố Đà Nẵng có văn bản gửi các cơ quan chức năng liên
quan đề nghị cho ý kiến theo chức năng;
- Trong vòng 05 ngày làm việc, cơ quan được lấy ý kiến có văn bản trả lời
cho Sở Ngoại vụ thành phố Đà Nẵng về việc đồng ý hoặc không đồng ý đối với
việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế (HNHTQT) của tổ chức, công dân.
d) Bước 4: Trong vòng 02 ngày làm việc (đối với hồ sơ nộp trực tiếp hoặc
qua dịch vụ bưu chính công ích) hoặc trong vòng 01 ngày làm việc (đối với hồ
sơ nộp trực tuyến), kể từ khi nhận được ý kiến của các cơ quan chức năng liên
quan, Sở Ngoại vụ thành phố Đà Nẵng có văn bản:
- Tham mưu Chủ tịch UBND thành phố xem xét cho phép tổ chức hội
nghị, hội thảo quốc tế (đối với trường hợp các cơ quan chức năng liên quan
không yêu cầu bổ sung hồ sơ, thông tin);
 - Công văn gửi đơn vị tổ chức đề nghị bổ sung hồ sơ, thông tin theo đề
nghị của các cơ quan chức năng được lấy ý kiến (đối với trường hợp các cơ
quan chức năng liên quan yêu cầu bổ sung hồ sơ, thông tin).
đ) Bước 5: Trong vòng 04 ngày làm việc, Chủ tịch UBND thành phố xem
xét hồ sơ và có văn bản đồng ý hoặc không đồng ý cho phép tổ chức HNHTQT
gửi Sở Ngoại vụ thành phố Đà Nẵng, các cơ quan chức năng liên quan và đơn
vị tổ chức hội thảo.
e) Bước 6: Tổ chức, công dân đến nhận kết quả tại Bộ phận TN&TKQ Sở
Ngoại vụ thành phố Đà Nẵng hoặc Bộ phận TN&TKQ gửi kết quả qua dịch vụ
bưu chính công ích. Trường hợp thực hiện giao dịch trực tuyến cơ quan, đơn vị
nộp bản chính hồ sơ trước khi nhận kết quả.
1.2 Cách thức thực hiện
Hồ sơ liên quan được các tổ chức, cá nhân nước ngoài nộp trực tiếp tại Bộ
phận TN&TKQ Sở Ngoại vụ thành phố Đà Nẵng, hoặc gửi qua dịch vụ bưu
chính công ích đến Bộ phận TN&TKQ Sở Ngoại vụ thành phố Đà Nẵng, hoặc
giao dịch trực tuyến trên Cổng dịch vụ công trực tuyến thành phố Đà Nẵng tại
địa chỉ https://dichvucong.danang.gov.vn
1.3 Thành phần, số lượng hồ sơ
a) Thành phần hồ sơ
- Văn bản của cơ quan, đơn vị tổ chức HNHTQT gửi UBND thành phố
đồng kính gửi Sở Ngoại vụ thành phố Đà Nẵng (theo mẫu Đề án tổ chức hội
thảo đính kèm), bao gồm những nội dung cụ thể sau:
+ Lý do, mục đích, danh nghĩa tổ chức;
+ Nội dung (nội dung cụ thể sẽ được trình bày trong HNHTQT). Gửi kèm
tài liệu, tập gấp, tờ rơi (nếu có, tài liệu tiếng nước ngoài phải được dịch ra tiếng
Việt), chương trình làm việc và các hoạt động bên lề của hội nghị, hội thảo;
+ Hình thức và công nghệ tổ chức (trong trường hợp hội nghị, hội thảo
trực tuyến);
+ Thời gian và địa điểm tổ chức HNHTQT;
+ Thành phần tham gia tổ chức: đơn vị phía Việt Nam, đơn vị phía nước
ngoài;
+ Thành phần tham dự: số lượng và cơ cấu thành phần đại biểu (đối với
phía nước ngoài ghi rõ họ, tên, quốc tịch, số hộ chiếu, chức danh, giới tính);
+ Nguồn kinh phí: Nguồn kinh phí (tự lo hay được tài trợ. Nếu được tài
trợ phải ghi rõ tên đơn vị, tổ chức tài trợ);
- Các văn bản, giấy tờ khác (thông tin về người phát biểu tại HNHTQT;
thông tin về các cơ quan, tổ chức phối hợp; tóm tắt nội dung các bài phát
biểu…);
 - Văn bản phê duyệt chương trình, dự án, phi dự án (đối với HNHTQT
được tổ chức trong khuôn khổ chương trình, dự án, phi dự án đã được phê
duyệt);
- Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động dịch vụ tư vấn du học trong trường
hợp đơn vị tổ chức hội thảo lần đầu tiên trong năm (đối với các đơn vị tổ chức
hội thảo tư vấn du học);
- Công văn thống nhất của cơ quan chủ quản (đối với các cơ quan, đơn vị
Nhà nước trực thuộc các Sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các quận, huyện);
- Đối với HNHTQT do đơn vị tổ chức sự kiện (không phải đơn vị chủ trì,
phối hợp tổ chức) xin cấp phép phải có hợp đồng/giấy ủy quyền trong việc tổ
chức HNHTQT trong đó xác định rõ việc chịu trách nhiệm về nội dung
HNHTQT giữa các bên;
- Văn bản đồng ý chủ trương đăng cai tổ chức HNHTQT (nếu có).
b) Số lượng hồ sơ: 02 (hai) bộ
1.4 Thời hạn giải quyết
1.4.1 Đối với trường hợp hồ sơ không lấy ý kiến các cơ quan chức năng
liên quan hoặc đã có đầy đủ ý kiến của các cơ quan chức năng liên quan
a) Đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính
công ích: 06 ngày làm việc, cụ thể:
- Sở Ngoại vụ thành phố Đà Nẵng có công văn tham mưu Chủ tịch UBND
thành phố: 02 ngày làm việc.
- Chủ tịch UBND thành phố có công văn về việc đồng ý hoặc không đồng
ý tổ chức HNHTQT: 04 ngày làm việc.
b) Đối với trường hợp sử dụng giao dịch trực tuyến: 05 ngày làm việc, cụ
thể:
- Sở Ngoại vụ thành phố Đà Nẵng có công văn tham mưu UBND thành
phố: 01 ngày làm việc.
- Chủ tịch UBND thành phố có công văn về việc đồng ý hoặc không đồng
ý tổ chức HNHTQT: 04 ngày làm việc.
1.4.2 Đối với trường hợp hồ sơ lấy ý kiến các cơ quan chức năng liên
quan
a) Đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính
công ích: 12 ngày làm việc, cụ thể:
- Sở Ngoại vụ thành phố Đà Nẵng có công văn gửi các cơ quan chức
năng liên quan đề nghị cho ý kiến theo chức năng: 01 ngày làm việc.
- Các cơ quan chức năng liên quan có công văn trả lời: 05 ngày làm việc.
 - Sở Ngoại vụ thành phố Đà Nẵng tổng hợp các ý kiến của các cơ quan
chức năng liên quan và có công văn tham mưu UBND thành phố: 02 ngày làm
việc.
- Chủ tịch UBND thành phố có công văn về việc đồng ý hoặc không đồng
ý tổ chức HNHTQT: 04 ngày làm việc.
b) Đối với trường hợp sử dụng giao dịch trực tuyến: 11 ngày làm việc, cụ
thể:
- Sở Ngoại vụ thành phố Đà Nẵng có công văn gửi các cơ quan chức
năng liên quan đề nghị cho ý kiến theo chức năng: 01 ngày làm việc.
- Các cơ quan chức năng liên quan có công văn trả lời: 05 ngày làm việc.
- Sở Ngoại vụ thành phố Đà Nẵng tổng hợp các ý kiến của các cơ quan
chức năng liên quan và có công văn tham mưu UBND thành phố: 01 ngày làm
việc.
- Chủ tịch UBND thành phố có công văn về việc đồng ý hoặc không đồng
ý tổ chức HNHTQT: 04 (bốn) ngày làm việc.
1.5 Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính
Đơn vị tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền cho phép của
Chủ tịch UBND thành phố theo Khoản 2 Điều 3 Quyết định số 06/2020/QĐ-
TTg ngày 21/02/2020 của Thủ tướng Chính phủ về việc tổ chức, quản lý hội
nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam.
1.6 Cơ quan giải quyết thủ tục hành chính
a) Cơ quan có thẩm quyền quyết định: Chủ tịch UBND thành phố Đà
Nẵng.
b) Cơ quan trực tiếp thực hiện TTHC: Sở Ngoại vụ thành phố Đà Nẵng.
1.7 Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Một trong các văn bản sau:
- Công văn của Chủ tịch UBND thành phố về việc đồng ý hoặc không
đồng ý cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế;
- Công văn của Sở Ngoại vụ đề nghị đơn vị tổ chức bổ sung hồ sơ, thông
tin theo đề nghị của các cơ quan chức năng liên quan.
1.8 Phí, lệ phí (nếu có): Không
1.9 Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai
- Đề án tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.
- Mẫu báo cáo kết quả tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.
1.10 Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính
a) Các cơ quan, đơn vị tổ chức HNHTQT nộp hồ sơ trước ngày dự kiến tổ
chức ít nhất 13 ngày làm việc.
 b) Nếu được Chủ tịch UBND thành phố cho phép tổ chức hội thảo, đơn vị
phải báo cáo kết quả HNHTQT trong thời gian 15 ngày kể từ ngày kết thúc
HNHTQT cho UBND thành phố thông qua Sở Ngoại vụ Đà Nẵng (theo Mẫu
Báo cáo kết quả tổ chức hội thảo quốc tế đính kèm).
c) Nếu có bất cứ sự thay đổi trước thời gian tổ chức hội thảo, các cơ quan,
đơn vị phải gửi thông báo cho Sở Ngoại vụ về sự thay đổi.
d) Đối với các HNHTQT thuộc thẩm quyền quyết định của các cơ quan
Trung ương, địa phương khác: Cơ quan tổ chức có văn bản thông báo cho
UBND thành phố Đà Nẵng (thông qua Sở Ngoại vụ) về nội dung hội nghị, hội
thảo quốc tế (thời gian, địa điểm, thành phần, mục đích v.v..) để địa phương
phối hợp quản lý.
đ) Cơ quan, đơn vị tổ chức phải tiến hành HNHTQT theo đúng chương
trình, nội dung đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt; chịu trách nhiệm về nội
dung các tài liệu, báo cáo, tham luận, các tư liệu, số liệu, nội dung các ấn phẩm
phát hành trước, trong và sau hội nghị, hội thảo quốc tế.
e) Cơ quan, đơn vị tổ chức HNHTQT chỉ được tiến hành tổ chức khi đã
được cấp phép; toàn bộ chương trình, nội dung thực hiện theo phê duyệt của cấp
có thẩm quyền.
g) Đối với các HNHTQT có người nước ngoài tham dự, đơn vị tổ chức
phải bảo đảm mục đích nhập cảnh của người nước ngoài và phối hợp với các cơ
quan chức năng quản lý người nước ngoài trong thời gian tham dự tại địa
phương.
1.11 Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính
a) Quyết định số 06/2020/QĐ-TTg ngày 21/02/2020 của Thủ tướng Chính
phủ về việc tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam.
b) Thông tư Liên tịch số 02/2015/TTLT-BNG-BNV ngày 28/6/2015 của
Bộ trưởng Bộ Ngoại giao và Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Ngoại vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, thành
phố trực thuộc Trung ương.
c) Quyết định số 7365-QĐ/TU ngày 16/6/2017 của Thành ủy Đà Nẵng về
việc ban Quy chế Quản lý thống nhất các hoạt động đối ngoại trên địa bàn thành
phố Đà Nẵng.
d) Quyết định số 3369/QĐ-UBND ngày 10/9/2020 của UBND thành phố
ban hành Quy chế phối hợp trong công tác tổ chức và quản lý HNHTQT thuộc
thẩm quyền cho phép của Chủ tịch UBND thành phố Đà Nẵng và HNHTQT
được tổ chức tại thành phố Đà Nẵng.
đ) Quyết định số 729/QĐ-BNG ngày 10/4/2020 của Bộ trưởng Bộ Ngoại
giao về việc công bố các thủ tục hành chính về tổ chức và quản lý hội nghị, hội
thảo quốc tế tại Việt Nam.
(Phần chữ in nghiêng là nội dung sửa đổi, bổ sung, thay thế)
TÊN CƠ QUAN/TỔ CHỨC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số: ……., ngày…...tháng…..năm…..

ĐỀ ÁN
Tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế về……………………..

Kính gửi:
- Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng;
- Sở Ngoại vụ thành phố Đà Nẵng;
- (Các cơ quan liên quan đến lĩnh vực tổ chức).

I. THÔNG TIN ĐƠN VỊ TỔ CHỨC

1. Tên cơ quan/đơn vị: ..................................................................................
2. Địa chỉ: .....................................................................................................
3. Số điện thoại:………………….Fax:.........................................................
4. Giấy phép đăng ký kinh doanh số (nếu có):………………cấp ngày........
Cơ quan cấp:..................................................................................................
Các giấy tờ liên quan khác............................................................................
5. Xin phép tổ chức hội nghị/hội thảo: .........................................................
II. LÝ DO, MỤC ĐÍCH TỔ CHỨC HỘI NGHỊ, HỘI THẢO
1. Bối cảnh, lý do tổ chức:............................................................................
2. Mục đích, dự kiến kết quả:........................................................................
3. Danh nghĩa tổ chức:..................................................................................
III. THÔNG TIN CỤ THỂ VỀ HỘI NGHỊ, HỘI THẢO
1. Thời gian, địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo
2. Địa điểm tham quan, khảo sát (nếu có)
3. Hình thức và công nghệ tổ chức (nếu là hội nghị, hội thảo trực tuyến)
4. Thành phần tham gia tổ chức: Cơ quan phía Việt Nam, cơ quan phía
nước ngoài, cơ quan, tổ chức, cá nhân tài trợ (nếu có)
5. Dự kiến thành phần và số lượng tham dự: Số lượng và cơ cấu thành phần
đại biểu, bao gồm cả đại biểu Việt Nam và đại biểu người nước ngoài.
* Phía nước ngoài:
- Họ tên:……….., quốc tịch:…….., số hộ chiếu:……., chức danh:………
* Phía Việt Nam:
 - Thành phần và chức danh .........................................................................

6. Thông tin về báo cáo viên/diễn giả người nước ngoài: Về lý lịch trích
ngang và trình độ chuyên môn.
IV. NỘI DUNG, CHƯƠNG TRÌNH LÀM VIỆC
V. CÁC HOẠT ĐỘNG BÊN LỀ HỘI NGHỊ, HỘI THẢO QUỐC TẾ
(NÊU RÕ THỜI GIAN, ĐỊA ĐIỂM, NỘI DUNG)
VI. KẾ HOẠCH TUYÊN TRUYỀN HỘI NGHỊ, HỘI THẢO
VII. NGUỒN KINH PHÍ TỔ CHỨC

Nơi nhận: THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN/TỔ CHỨC

- Như trên; (Ký tên, đóng dấu)
- ………..
- Lưu:…..
TÊN CƠ QUAN/ TỔ CHỨC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số: ……., ngày…..tháng…..năm…..

BÁO CÁO
Kết quả hội nghị, hội thảo quốc tế về……………

Kính gửi:
- Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng;
- Sở Ngoại vụ;
- Các cơ quan liên quan đến lĩnh vực tổ chức.

I. THÔNG TIN CHUNG VỀ HỘI NGHỊ, HỘI THẢO

1. Tên hội nghị, hội thảo
2. Mục đích hội nghị, hội thảo
3. Thời gian, địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo
4. Nội dung, chương trình và công tác tuyên truyền của hội nghị, hội thảo
5. Người chủ trì và đồng chủ trì (nếu có)
6. Cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm tổ chức (cả phía Việt Nam và nước
ngoài)
7. Thông tin về báo cáo viên
8. Thành phần tham dự, số lượng, cơ cấu thành phần đại biểu Việt Nam và
đại biểu người nước ngoài.
9. Tổng kinh phí (gồm kinh phí từ ngân sách nhà nước, do nước ngoài tài
trợ, do nguồn khác)
II. KẾT QUẢ HỘI NGHỊ, HỘI THẢO
1. Kết quả hội nghị, hội thảo
2. Đánh giá ưu điểm, hạn chế
3. Những vướng mắc, vấn đề phát sinh trong hội nghị, hội thảo đã hoặc
chưa được xử lý (nếu có)
4. Các văn bản, tuyên bố được ký kết hoặc đưa ra tại hội nghị, hội thảo (nếu
có)
III. ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ (NẾU CÓ)

Nơi nhận: THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN/TỔ CHỨC

- Như trên; (Ký tên, đóng dấu)
- ………..
- Lưu:…..