3lLel2oLe

Minit MesYuarat
. rekod mengenai apa yang berlaku dalam
sesuatu mesyuarat, terutama tentang
Minit Mesyuarat i. apa yang dibincangkan -

ii. apa yang diPersetujui,

Hajah Amanah Mohd Noor iii. apa pula keputusan mesyuarat.

JPM

Rujukan
PENGUNUSTII MINIT
. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam
Bilang 2 Tahun 1991 (PKPA 2/1991) -
Panduan Pengurusan Mesyuarat dan Urusan
10 fakta berasaskan PKPA 2/1991 ,

Jawatan - Jawatankuasa Kerajaan standard kualiti Yang Pernah

diamalkan dan Pengalaman
personal perlu dijadikan panduan.

1 . Format PKPA 2/1991 2. Sediakan Secep at Mungkin

Format minit mesYuarat Yang Draf minit untuk keIulusan

diperakukan oleh Kerajaan pengerusi hendaklah
Malaysia terdaPat dalam dikemukakan kePada
Lampiran APekeliling pengerusi untuk mendaPat
Pentadbiran Awam Bilangan 2 persetujuan tidak lewat
Tahun 7991 (PKPA 211991). daripada tiga hari selepas
tarikh mesyuarat diadakan.
 3llelToLe

3. Pengedaran Minit 4. Minit Padat

Minit mesyuarat Yang telah Minit direkodkan secara padat, tepat

disemak oleh Pengerusi
hendaklah diedarkan kePada ahli-
ahli mesYuarat tidak lewat
daripada satu minggu selePas
mesyuarat diadakan ilu' Edarkan
minit sekali lagi seiurus sebelum
mesy u arat be ri kutnY a b erm u la
dan jelas. Catatan setiaP Perkara
yang dibincangkan hendaklah diikuti
dengan nota Yang menunjukkan
sama ada tindakan lanjut diperlukan
atau untuk makluman sahaja.
PKPA 211991, Peraturan 5 (c) (iv).

5. Tiada Kolum 6. Tindakan

PKPA 21 1 991 tidak mencatatkan Perkataan "Tindakan"
keperluan kolum untuk minit. INTAN
dan agensi kerajaan Yang utama
dihitamtebalkan dan
mematuhi Pekeliling itu. dikanankan
"Kami mernatuhi PKPA dan Manual Latihan
Pengurusan Mesyuarat dan Jawatankuasa
Kera]aan yang dikeluarkan oleh MAMPU, "
kata Encik Shahril Annuar Ahmad,
Pegawai INTAN Kawasan Utara.

7. JanganAda-adakan Yang Tak B. Penomboran

Perlu
Tidak perlu nama dan tandatangan Baik ikut sistem Perpuluhan
setiausaha di akhir minit' Kenyataan atau gabungan Perpuluhan,
disemak oleh Pengerusi, ruangan
iandatangan dan namanya juga tidak huruf kecil dalam kurungan
perlu. dan angka Roman kecil dalam
Rasional: nama setiausaha sudah ada dalam
senarai; minit disahkan dalam mesyuarat bukan
kurungan.
oleh pengerusi. Tidak perlu dicatat "disemak
oleh pengerusi" kerana itu iugas rutiRnya'
 3lte/zoLe

9. Ada Sistem Pengesanan 10. Penutup

Urus setia bertanggungjawab mengesan
pelaksanaan keputusan mesyuarat
dengan menggunakan borang khas Tidak perlu ditulis tajuk
(Lampiran B). PKPA 211991, Peraturan 5
(c) (vi).
bagi bahagian penutup

6
TINDAKAN SUSULAN
JAWATANKUASA INDUK KEUTUHAN

TINDAKAN SUSULAN ieil.'Par.j

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA 4/2OOX
--
p"riara-
. -iri,)ariun-Martumealas'
. Dapat memendekkan masa perkara berbangkit. i s zo i ngih- eeirntrt an nur
'sabah Tidak lvlengikut Bilangan
ai ru"g"ii i .lpn
Murid ' Seoeh
. . yang Diluluskan
' Gunakan borang yang sesuai untuk mendapat ' i iM".yu"r"t -rklrr. mengikut surat
Pekeliting Kewangan 7/2002, bilangan
:

maklum balas. yang menerima RIVIT pada

: I i murid layak
, Catatkan petikan minit dan haniar kepada
i tahqn 2003 ialah 37.800 orang Bilangan
ini sama denoan lahun 2000_2004
'
i :' i semaken ariit menoapali
pedambahan
semua ahli dua minggu sebelum mesyuarat murid yang layak sehingga lahun 2004
yang berikutnya. , iElah 78,291 orang. Bagi menenlukan
I | | RMT dapal oimanfaatkan kepada semua I

murid yang layak. JPN telah

' Dapatkan respons melalui telefon atau secara : , I mengurangkan
bilangan hari RMT dari
' 190 hari kepada 92 hari sahaia
i

bersemuka.

Peringatan Unsur-unsur dalam Minit Mesyuarat

Hasil keputusan sesualu pekara/lsu
MM hendaklah merekodkan yang dibincangkan dalam mesyuarat

4.4 Mesyuaratmembincangkan

ffi@ffi
masalah disiplin pelajar yang
Perbincangan linggal di luar asrama dengan
memutuskan pelantikan warden
(perkaralisu yang
luar asrama.
dibincangkan)
y*u t bor.l, jrGnu*
-ssiMo
Pertandingan Debal 2018 dl IPG
Kampus Raja Melewar akan
diubah tarikhnya kepada 10
Oktober 2018.
 3/re/201e

Unsur-unsur dalam Minit Mesyuarat Unsur-unsur dalam Minit Mesyuarat

Dicatat di bahagian bawah
Persetujuan yang telah dicapai
Tindakan akhir selepas perbincangan
Ditulis pada sebelah kanan perenggan
berkaitan
Pelbaqai frasa untuk merujuk ketetapan

Ketetapan Contoh Tindakan Merujuk nama ahli atau jawatan orang

yang bedanggungiawab tentang perkara
(keputusan yang l/esyuarat me!uluskan....
tersebut
diambil) Mesvuarat bersetuiu.. Contoh:
Tindakan : Ketua Unit Praltikum
Ahli Jawatankuasa Hadiah
Tindakan : Semua Ahli
mengadangkan ....,.
Tindakan : Bendahari Persatuan BM
[,lesyuarat sebulal suara tidak
memoerakukan.....

Penyelaras Bulan Tuan Pengerusi dan ahli mesYuarat

Bahasa sekalian. Berkaitan dengan aktiviti Bulan Format Penulisan Minit MesYuarat
Bahasa, oleh sebab bulan Oktober ialah
Bulan Bahasa Kebangsaan, saYa
berpendapat elok jikalau kita.iadikan
Pertandingan Pidato Piala Pengarah yang
telah kita laksanakan pada bulan Mei
PKPA BIL.2 /1991
lepas sebagai sebahagian aktiviti bulan
tersebut. lni untu menambah aktiviti yang
sedia ada.

Pengerusi Ya satu cadangan yang baik. Bagaimana

pandangan ahli mesyuarat sekalian?

Ahli mesyuarat Bersetuju dengan cadang tersebut.

Struktur Minit M esYuarat

Format Minit MesYuarat
a. Butinn Am Tajuk MesyuaGt, tarikh, masa, lemPat
Disusun mengikut susunan agenda mesyuarat
b. Kehadirdn Ahli yang hadir
c. Utusan Catatan PerkaGl penting oleh Pengerusi 1.. Perutusan Pengerusi
Pengerusi
2. Pengesahan minit mesyuarat lalu
d. PenBesahan Catatan t€ntang minit mesyuarat lePas
minit 3. Perkara Berbangkit
e. Perkara Catatan perkara berbangkit dari minit 4. Perbincangan/ Laporan Kertas Kerja-
berbangkit mesyuarat lepas
5. Hal-hallain
f, Perbincangan Perkara/lsu yang dibincanBkan/tindakan
Hal-hal lain Perkam lain daripada agenda YanB
6. PenutuP
dibincantkan
h. Penutup Akhir mesyurat
 3/\el20te

Butiran Am
Nama Mesyuarat Butiran AM
Bilangan Mesyuaipl
MINIT MESYUARAT
Tarikh dan hari
JABATAN PENGAJ IAN MELAYU
Mr*
BIL,1 TAHUN 2018
Tempat

MINIT MESYUARAT JAWATANKUASA STAF AKADEMIK

IPG KAMPUS RAJA MELEWAR, SEREMBAN Tarikh : 72 Januari 2018 (Jumaat)
BlL.1/2018
Masa I 2.30 petang
Tarikh : 10 Januaii 2018 (Rabu) Tempat : Balai Sidang
Masa : 9.30 pagi
Tempat : Balai Sidang

Kehadiran
. Kehadiran
Ahli mesyuarat yang hadir - ajk mesyuarat
Hadir
1 En Azmi binAyub - Ketua Jabalan
. Ahli mesyuarat yang tidak hadlr - ajk mesyuarat 2 Pn Hjh Siti binti Zakaria
3 Amanah binti Mohd Noor
- Penolong Ketua Jabatan

4
.
- Yang hadir bersama - bukan ajk mesyuarat Hadir Bersama
(eml't'n; 1
.:
' 2.

."' SetiausahaiUrus setia - membantu mengurus Urus Setia

1
mesyuarat 2

Tidak Hadir Bersebab

' Susunan kekananan jawatan 1. Dr Wan Zaiiha binti Othman - cuti sakit
2

1.0 Ucapan Pengerusi Tulis kembali dalam Iaras MM

Ruangan ini mengandungi catatan

. Saya mengambil kesempatan ini mengucapkan
mengenai perkara-perkara penting yang terima kasih atas kehadiran sernua dalam
mesyuarat jabatan bilangan pertama20lB ini.
telah dibangkitkan oleh Pengerusi
Mesyuarat kita pada hari ini bertujuan untuk
mesyuarat berbincang serta mendapatkan Iaporan
daripada penyelaras berkaitan tenta ng aktiviti
- Ucapan alu-aluan yang akan kita laksanakan sepanjang semester
satu 2018 ini. Saya berharap semua aktivi yang
- Ucapan penghargaan
telah dirancang dapat dilaksanakan rnengikut
- Makluman dapatan mesyuarat lain takwim.
- Makluman tentang sesuatu perkara/isu
 ilLelzaLe

Ucapan penghargaan dan tahniah

Ucapan Alu-aluan
Pengerusi bagi pihak ohli mesyuorat
Pengerusi memulakon mesyuorat dengan n/ta h ni a h y a ng
ng ca pka n pe n g ho rg o a
bacaan lJmmul Kitab don ucapan syukur
m e u

seti nggi-ti ng gi nYa kePoda,....

kepodo llohi serto terimo kasih atas kehadiian
ahli jabotan podo mesyuarot pertama bagi
tohun 20L8.

fVtemaklumkan sesuatu perkara atau isu

tertentu
Makluman daPatan mesyuarat lain
Pengerusi memohon perhatian ahli mesyuarat tentang integriti
Pengerusi memaklumkan dapatan mesyuarat IPGM dengan
pandangan
sebagai penjawai awam dan seterusnya memberikan
PERMATA telah memutuskan perkara yang berikut:
seperti yang berikut:

i. IPG Tengku Bainun ditolak sebagai Pusat PERMATA tetapi

IPGKRM i. Bekerjalah sebagai seorang profesional yang dapat
supaya
kekal sebagai Pusat berkenaan. menyelesaikan masalah dan dapat berfikil ke hadapan
ii. 9 IPGK yang dicadang status sebagai Polileknik dan
TVEK tidak ketinggalan zaman
ditangguh dahulu. ii. Sentiasa berusaha untuk memasarkan lagi IPGKRM
melalui
iii. Semua permohonan pertukaran pensyarah ditangguhkan dahulu' penjualan kepakaran dan program'program yang berimpak '

iv Segala asel IPGKRM termasuk bas, kereta dan lain-lain diserahkan -iinggi
untuk dikongsikan bersama-sama masyarakatdi luar'
kepada IPGK laln.

l.Utusan Pengerusi 2. Pengesahan Minit

1.0 Ucapan PenBerusi
1.1 Mesylarat dimulaken dengan bacaan Ummul (itab dan ucapan sYukur
kepada llihi 5ena terima kaJih atas kehEdiran ahli
jabatan Pada mesYuarat
pada pa8i ini
Catatkan keputusa n minit rnesyuarat
penama bagi tahun 201,8 dan memaklumktsn mesYul'al
akan membincangkan pelaksanaan anktiviti JPM bag'
tahun 2018' yang lepas iaitu sama ada disahkan
MakluBsd
tanpa pindaan atau disahkan tertakluk
1.2 Mesyu€rat menerima maklum pengerusi akan mula bercuti
mulai 20 kepada pindaan-pindaa n tertentu.
tuBa! Ketua
lanua.i 2018 dan Penolong Ketue Jabatah akan meoialankan
labatan Jika ada pindaan nyatakan pindaan-
Tindakan: Penolong Ketla labatan
pindaan berkenaan,
1.3 Pentserusi fiempe.ingatkao ahll mesvuact agar menyiaPkan horanB
labatan pada
keberhasilan matinE_masinE dan menghantar kepada Ketua
akhi' lanuari 2olB
rindakan: Ahri IPM

6

2. Pengesahan Minit
2.0 Pengesahan Minit
2.7 Minit mesyuaratJPM Bil.1/2018
bertarikh 10 Januari 2018 disahkan
sebulat suara tanpa sebarang pindaan.
3. Perkara Berbangkit
Ruangan ini mengandungi catatan
tentang perkara-Perkara Yang
dibangkitkan dalam mesyuarat yang
lepas
4. Perbincangan
Ruangan ini merekodkan perkara-perkara baru
yang dibincangkan oleh ahli mesyuarat.
Susunan tajul< adalah mengikut agenda
mesyuarat yang telah ditetaP.
3l]-elzaLe
2. Pengesahan Minit
2.0 Pengesahan Minit
2.1 Minit mesyuaratJPM 8i1.U2018, 10
Januari 2018 disahkan dengan pindaan
seperti yang berikut:
i. Perkara 4.1.1. Majlis Pesaraan
sepatutnya Mailis Persaraan
ii. Perkara 5.1,. En Afendi sepatutnya En.
Apendi
3. Perkara'Berbangkit
3.0 Perkara Berbangkit
3.1 Perkac 6.4.4 diruiuk, Tindtskan henampal lukisan telah dibuat di Balai
Sidang tetapi bahan tampalan Yang digunakan kurang sesuai dan akan
diganti denganbahan vanE lebih sesuai terma5uk c:dangan
penEEUnaan "maunting board"
Tlndakan: Ketua Jabatan salne Sosial
3.2 Perkara 6.3-3 di.uiuk. Semla bahan kimia termasuk peralatan teleh
dipindahkan daripada makmal sains di Slok C dan me5yuarat menerimi
maklum bekalan eiektrit di Tingkat 1 Elok c serinS men8alami gangduan
dan mohon tindskan Unit selen88tsra.
Tindakan: Ketua Uilit (hidmat Penturusan
4. Perbincangan
4.0 Perbincangan
(rujuk agenda dan minit mesyuarat)
Agenda dan contgh penulisan perbincangan.doc
 3/L9/201e

5. Hal-hal lain 5.0 Hal-hal Lain

Ruangan ini merekodkan perkara-perkara lain 5.0 Hal-hal Lain

yang dibincangkan di dalam mesyuarat yang 5.1 Pelaksanaan IKON MAMPU
pada mulanya tidak termasuk dalam agenda
Mesyuorat mengombil moklum akan
m esyu a rat.
ketera nga n bo hawa ... "...

Mesyuorat mengambil moklum

bahowa......

6. Penutup Hujung Minit

Ruanga n in i merekodka n pe rka ra-perka ra sepe rti :- i. Dicatat dan disediakan oleh,
(setiausaha/ urus setia)
a) Ucapan terima kasih daripada
Pengerusi mesyuarat
b) Bila mesyuarat itu tamat atau ii. Disemak oleh,
dita nggu h ka n
(pengerusi mesyuarat)
c) Tarikh mesyuarat akan datang -
jika telah ditentukan
iii. Tarikh (tarikh minit disediakan)

Panduan penggunaan bahasa dalam Ungkapan yang serinB digunakan untuk melaporkan
perbincangan semasa mesyuarat. Antaranya termasuklah
MM
. Mesyuarat memutuskan.... . mengusulkan, membo haskan, dibahoskon
. Mesyuarat menerima maklum..... me n co da ng ko n, m e mbi nco ng ka n,
. Mesyuarat menerima cadangan.....
d ib inco n g ko n me n g esyo rka n, d isy o rko n

. Mesyuarat bersetuju tidak memperakukan....

. Mesyuarat meluluskan .......
. 'Contoh
Mesyuarat menerima keputusan bahawa.....
M e syua rot me ng u s u I ko n pi ho k te rba b it m e ne liti
semulo toworon yong telah dikemukakan.