Microsett Project BABI PENGANTAR MICROSOFT PROJECT Microsoft Project merupakan suatu program scheduling yang dapat membantu dalam proses perencanaan, pelaksanaan, sampai pada evaluasi terhadap pelaksanaan suatu proyek tertentu, Microsoft Project merupakan gabungan da beberapa metode manajemen proyek yang sudah dikenal saat ini, antara Jain PERT (Program Evaluation Review Technique), CPM (Critical Path Method), dan Gantt Chart. Microsoft Project juga mampu membantu melakukan pencataatan dan pemantauan terhadap penggunaan sumber daya (Resource), baik yang berupa tenaga, matrial maupun alat. Selain itu kelebihan yang dimiliki oleh Microsoft Project adalah mampu menyajikan laporan pada setiap posisi yang dikehendaki sesuai dengan perkembangan yang terjadi. 1, MEMULAI MICROSOFT PROJECT 1, Pada Taskbar, Klik Start, menu start akan ditampilkan, 2. Pada menu Start, pilih All Programs, lalu klik Microsoft Project. 1 Hers 2 uae 1B emntroentincorse Brmusee Be Bvt © mows cree Eran 1 rei at tocele 1 eer nant © Sarma ee Bam © tata ho wns Gambar 1.1 Tampilan Menu Start ProgramGambar 13 Tampilan untuk Menampilkan View Bar @ Mengubah View Project dilengkapi dengan 26 view, setiap view bisa ditampilkan dengan menggunakan menu View Bar yang terletak pada sebelah kiri jendela program Project. Berikut ini ikon yang disediakan dan kegunaannya : Tkon Nama Kegunaan } Calender Menampilkan Kalender bulanan, _didalamnya | diperlihatkan beserta pekerjaan-pekerjaan dan durasinya, ‘Menampilkan diagram Gantt Chart, tenaga / sumber daya yang dipakai, durasi pekerjaan, sering digunakan untuk, menjadwalkan dan memasukkan pekerjaan. ‘Network ‘Menampilkan suatu jaringan yang menampilkan semua Diagram —_| pekerjaan dan keterkaitan antar pekerjaan yang disusun eta Dagan berdasarkan urutan kegiatan tertentu. ‘Task Usage | Menampilkan sumber daya yang telah dikelompokkan pada masing-masing pekerjaan. Untuk menampikan sumber daya yang diterapkan pada pekerjaan tertentu secara detail, Tracking | Menampilkan daftar pekerjaan yang berhubungan satu Gantt sama lain, serta menunjukkan diagram baseline dan baris ee ess sgantt yang dijadwalkan pada setiap pekerjaan.Microsoft Project Resource | Memperlihatkan alokasi sumber daya, apakah terjadi Graph konflik atau tidak. co cukup jelas untuk menigetahui kekurangan tenaga yang uituhika ampilkan data sumber daya yang digunakan pada ‘ampilkan dalam bentuk grafik yang Resource Sheet suatu. proyek, berisi informasi berupa jenissumber dayajumlah, biaya satuan, upah lembur, cara pembayaran dan lainnya. Resource | Menampilkan sumber daya dan pemakaiannya dalam Usage berbagai pekerjaan, beserta waktu untuk setiap sumber daya. More View | Menampilkan banyak pilihan view yang bisa diapply sesuai dengan kebutuhan, Fabel 1.1 Tkon-ikon dalam Microsofi Project beserta Kegunaannya 2, MEMBUKA FILE PROYEK 1. Pada menu File, kemudian pilih Open. 2. Setelah Menu Open terbuka, pada Look In, pastikan lokasi file yang akan anda buka. 3. Pilih file yang akan anda buka kemudian klick tombol Open. [Sree 0) [cao Joomr Sowctemnen Gambar 1.4 Tampilan untuk Membuka File yang telah tersimpan sebelumnyadam Microsoft Project Maka akan tampil sebuah file project kosong dalam view Gantt Chart, Gantt Chart adalah tampilan default untuk project. Sambar 1.2 Tampilan View Microsoft Project © Menampilkan Informasi Proyek dengan fasilitas View View adalah sebuah format dimana anda dapat memasukkan dan menampilkan informasi pada project. View Gantt Chart adalah tampilan default, View ini terdiri dari 1, Tabel Entry: Untuk memasukkan informasi tugas. 2. Diagram Gantt — : Untuk menunjukkan informasi tugas dalam skala waktu View pada project dibagi menjadi 3 kategori: 1. Sheet View 2. Chart and Graph View 3. Form View Setiap view menampilkan kombinasi informasi project dalam cara yang berbeda. View ini dapat ditampilkan di sebelah kiri jendela program Project dengan menu View kemudian Klick pilihan View Bar. Jika View Bar tercentang maka menu sudah ditampilkan,Microsoft Project 3. MENYIMPAN FILE PROYEK Apabila anda telah selesai merencanakan suatu jadual, anda dapat menyimpannya dengan atau tanpa Baseline, caranta adalah sebagai berikut: 1. Pada menu File, kemudian pilih Save As. 2. Setelah menu Saye As terbuka tentukan pada direktori mana file akan disimpan pada Save In, dan beri nama file pada kotak File Name. 3. Setelah kotak File Name terisi klick tombol Save. sete PY Wet Bari ad antec) |Srew Sa Soom Gambar 1.5 Tampitan untuk Menyimpan File Microsoft Project 4. MENGAKHIRI MICROSOFT PROJECT Setelah semua proses dilakukan untuk keluar dari Microsoft Project klick menu File, Exit, atau klick tanda silang pada pojok kanan atas layer.da Microsoft Project BABII MENYUSUN DAFTAR PEKERJAAN Penyusunan daftar pekerjaan dalam Microsoft Project sangat tergantung dengan pengaturan pekerjaan dilapangan, dalam hal ini Microsoft Project hanya menerima input berupa daftar pekerjaan yang sudah terjadwal, sehingga disini Microsoft Project hanya sebagai sarana untuk mempermudah perhitungan jika sewaktu-waktu terjadi perubahan dalam pelaksanaan, 1, |MENENTUKAN TANGGAL MULAI PROYEK a) Aktifkan lembar kerja Microsoft Project, pada menu Project, klick Project Information, BE) Be Ee wow oat Fmt Too prope Widow Heb Os GRY sR we parece heed aos Gopbtecon Fiicduetnsee Blantsetinseds ps ea Gambar 2.1 Tampilan untuk Menampilkan Project Information b) Setelah menu Project Information terbuka, pada kotek Schedule from tentukan pilihan apakah proyek akan memakai acuan tanggal dimulainya proyek (Project Start Date) atau akan memakai tanggal sclesai proyek sebagai acuan ( Project Finish Date) « Jika pada kotak Schedule From dipilih Project Start Date, maka kotak Finish date otomatis terkunci. Microsoft Project secara otomatis akan menghitung tanggal selesai proyek berdasarkan lamanya waktu pelaksanaan. « Jika pada kotak Schedule From dipilih Project Fi h Date, maka kotak Start date otomatis terkunci. Microsoft Project secara otomatis akan menghitung tanggal mulai proyek berdasarkan lamanya waktu pelaksanaan, sehingga dalam hal ini perhitungan dimulai dari batas akhir selesainya project (deadline) .Micresett Project FR Project Start Date Altasks begin as soon as possible, cured: [FRE | Status dete: fo calendar: Randad pen: 2] we | spins. | [oe] Gambar 2.2 Tampilan Form Project Information Pada kotak Statistics akan ditampilkan berbagai kondisi statistic proyek secara umum, Project Statistics for Project?! Gambar 2.3 Tampilan Form Statistict 2, MEMASUKKAN KETERANGAN TAMBAHAN PADA PROJECT PROPERTIES Dalam Project Properties akan ditampilkan berbagi informasi yang berkaitan dengan proyek seperti nama proyek, manager, nama perusahaan, password dan sebagainya. ‘Untuk memasukkan ikuti langkah sebagai berikut: 1, Pada menu File, klick Properties.Mieresort Project Retooling? Properties General Sunmary | sanses | contees | custom | Be: fasidRanaS TNO Sabine royekPoarerttah ‘author: for. Ir M. Aging Wibowo, MM, Monager: fir Banbang dio Company: (Spemeana Unwersiy Gambar 2.4 Tampilan Form Properties 2. Isikan keterangan yang berkaitan dengan proyek sesuai dengan yang dibutuhkan 3. Setelah itu klick OK. 3. MEMASUKKAN PEKERJAAN DAN DURASINYA Pekerjaan dan durasi suatu pekerjaan dapat dimasukkan pada table entry (dalam View Gantt Chart). Caranya : lik salah satu field pada kolom Task Name, lalu pada area pengeditan ketikkan nama pekerjaannya, Untuk berpindah ke field lain dapat dipakai tombol Enter jika ingin berpindah ke arah bawah, atau tanda panah (arrow) kanan jika ingin berpindah ke field Durasi pada keyboard. Penulisan satuan waktu/durasi yang dapat dipakai pada Microsoft Project adalah : 1. d (day)= hati 2. w(week) = mingguMicrosoft Project 3. h(hours) = jam 4, m(minute) = menit Setelah memasukkan jenis pekerjaan pada field Task Name, kemudian masukkan durasi pekerjaan sesuai satuan waktu yang diinginkan. Misalnya Durasi Pekerjaan Penulangan 3. hari, maka ketikkan 3d pada field durasi. Kemudian masukkan contoh pekerjaan berikut ini : No Nama Pekerjaan Durasi (hari) 1 ~ Persiapan’ : Id 2 Pembersihan Lantai 4a 3 Pengukuran | ld 4 Pembuatan Bouwplank ld 5 Pekerjaan Pondasi ld 6 Penggalian 2d 7 Lantai Kerja 3d | 8 Bekisting dan Penulangan 3d 9 Pengecoran id 4, PENGATURAN KERANGKA PEKERJAAN Pekerjaan dapat dipishkan menjadi dua macam, yaitu tugas utama (Summary Task) dan Rincian Tugas Utama (Sub Task). Secara otomatis jika kita lakukan indentasi maka pekerjaan utama akan tercetak tebal, Hal ini disebut outlining agar lebih mudah menganalisa dan mengubah tugas menjadi rincian (Sub Task). Untuk itu caranya adalah a, Lakukan pengeblokan baris pekerjaan yang akan di-outlining, misalkan baris 2 sampai 4. Gambar 2.$ Tampilan Proses Outliningcresoft Project b. Klik menu Projeet, Outline, Indent, atau klik icon Indent @> + - sone] sehingga baris ke I tampak tercetak tebal yang disebut Summary Task. Sedangkan baris 2 sampai 4 agak menjorok ke dalam disebut Sub Task. Apabila ada kesalahan dalam melakukan pengelompokan pekerjaan, kembalikan dari Indent, yaitu dengan cara klik menu Project, Outline, Outdent, atau klik +@e = show + | icon Outdent |* Se". Kemudian tampilan akan tampak seperti tampilan berikut : © Tosk Name Duration 1 A Persiapan Aaays 2 PemberstenLahen 4 days 2 Pengkuran dey ‘ Pemtuston Bowplank 1 day 5 Pekerjaan Pondast 3 days 6 Perggotnn 2days 7 LartalKega 3 days e Bebsting dan Penuiang 3 days ° Pengecoren 1 asy Gambar 2.6 Tampilan Hasil Outlining 5. MEMBUAT MILE STONE Milestone adalah pekerjaan yang berdurasi 0 hari, berfungsi sebagai tanda berakhimya suatu pekerjaan, Ditunjukkan dengan tanda persegi( ). Misal pada akhir pekerjaan (Finish) durasinya 0 hari. 6. MENYISIPKAN PEKERJAAN BARU, Setelah memasukkan beberapa pekerjaan diatas, untuk menyisipkan pekerjaan baru atau pekerjaan yang terselip/terlewatkan pada Task Name misalkan Pengukuran As Pondasi, yang letaknya diatas pekerjaan Penggalian (6 dan di bawah Pekerjaan Utama yaitu Pekerjaaan Pondasi (7), caranya adalah sebagai berikut : + Pilih pekerjaan nomor (6), Penggalian. Pada menu Insert, klik New Task. 10Microsext Project Anda dapat menggunakan tombol Insert pada keyboard, dan baris baru akan muncul diatas pekerjaan yang dipilih, Ketikkkan pengukuran As Pondasi, tekan Enter. % Sebuah Pekerjaan baru telah disisipkan, kemudian masukkan durasinya. © Teknae out + SParsiapan ses 2 Penbesben Len ‘ors 3 engran ‘ey “ Pett ok ter 5 dare ° ter 7 aye ® Treas see ° ekstrgcon Perino See 0 Pengecren ‘oy Gambar 2.7 Tampilan Proses Insert New Task 7, MEMASUKKAN PEKERJAAN BERULANG Dalam Proyck seringkali terdapat pekerjaan berulang yang dilakukan pada periode waktu tertentu. Misalnya Rapat Mingguan, Evauasi setiap 3 hari sekali dan sebagainya. Pekerjaan ini disebut Recurring Task Anda dapat ‘memasukkan tugas tersebut tanpa harus menuliskannya berkali-kali Untuk memasukkannya digunakan fasilitas kotak dialog Receuring Task Information. Tugas ini bisa diset untuk terjadi setiap hari, setiap minggu, setiap bulan atau setiap tahun, Dapat pula ditentukan durasi setiap kemunculan tugas, hari apa dia muncul dan berapa lama akan muncul Caranya adalah sebagai berikut : a, Pilih field nomor (11) b. Klik menu Insert, pilih Recurring Task. Kotak dialog Recurring Task Information akan muncul. MlMicroseit Project Recurring Ts formation a ee © wey Cert dey teday ly FM Ce Fmd ey Psa ere 3 ES cout 3 es pon cesta oie: EET) Start jenis pembayaran yang dibayarkan saat pekerjaan akan dimulai. > End jenis pembayaran yang diberikan setelah resource tersebut melakukan pekerjaan dan diberlakukan untuk sumber daya manusia, > Prorate jenis pembayaran yang diberikan berdasarkan prosentase pekerjaan yang telah diselesaikan oleh resource tersebut. Base Calendar, kolom ini berisi jenis kalender yang digunakan oleh sumber daya tersebut. Ada tiga pilihan kalender yang disediakan yaitu: 24 hours, night shift, dan Standart. * Code, kolom ini’diisi dengan kode masing-masing resource. Kode ini juga diisi bebas sesuai keinginan pemakainya. 2. Memasukkan Resource dalam Pekerjaan Penyusunan resource yang telah dilakukan dalam Resource Sheet akan memudahkan kita dalam penggunaan resource untuk masing-masing pekerjaan, yaitu dengan cara : 1. Pastikan tampilan layar pada Gantt Chart View. 28lm Microsoft Project ay Aktifkan pointer mouse pada baris pekerjaan yang akan diisikan resource-nya, Pilih menu Tools, Resource kemudian klik Assign Resources. Selain e pada baris toolbar Standard sehingga akan muncul kotak dialog itu anda juga bisa mengklik icon Assign Resources! @ yang berada seperti gambar berikut : meme Regotces rat "Se! Gambar 5.4 Tampilan Form Assign Resource Setelah tampil kotak dialog Assign Resources pilih resource yang akan dipakai dan tentukan jumlab/unit yang digunakan untuk masing-masing resource. Pemakaian unit disini ada hubungannya dengan Max.Unit pada Resource Sheet, namun unit disini untuk menandai tingkat usaha dari sumber daya yang tersedia, Sebagai contoh: @ Unit 100%(1) jika sumber daya yang ada bekerja standard (full time). Ini adalah aturan standart semua sumber dayanya digunakan, @ Unit 50%(0.5) jika sumber daya hanya memanfaatkan setengah hari kerja, sehingga sisa waktu yang tersedia bisa digunakan untuk pekerjaan lain: @ Unit 300%) jika pada pekerjaan tersebut terdapat tiga sumber daya yang sedang bekerja. Jika dipakai unit resource 250%(2.5) e