You are on page 1of 17

Ghadan 21 Quick Wins Wave 1 – Supervising Engineer 

Ghadan21/2019/022 
  
 

   

PART 3 ‐ SCOPE OF SERVICES 

 
 
Ghadan 21 Quick Wins Wave 1 – Supervising Engineer 
Ghadan21/2019/022 
 
 

Table of Contents   
 
1  Scope of Services ................................................................................................................... 3 
1.1  Overall Scope .......................................................................................................................... 3 
1.2  Agreement Dates .................................................................................................................... 3 
1.3  Project Background ................................................................................................................. 3 
1.4  Quick Win and City Colour Projects ........................................................................................ 4 
1.5  Project Location ...................................................................................................................... 6 
1.6  City Colour ............................................................................................................................... 7 
2  Services to be Performed ....................................................................................................... 8 
2.1  Contract Admin ....................................................................................................................... 8 
2.1.1  Contract Administration Management ........................................................................... 8 
2.1.2  Information Technology .................................................................................................. 8 
2.1.3  The Engineer ................................................................................................................... 9 
2.2  Commercial Management Services ........................................................................................ 9 
2.2.1  Cost Control and Management ....................................................................................... 9 
2.2.2  Change Management .................................................................................................... 10 
2.2.3  Claims Management ..................................................................................................... 10 
2.2.4  Procurement Management ........................................................................................... 10 
2.3  Risk Management ................................................................................................................. 11 
2.4  Planning and Scheduling Control .......................................................................................... 11 
2.5  Design Guardian .................................................................................................................... 11 
2.6  Reporting and Meetings ....................................................................................................... 11 
2.6.1  Progress Meetings ......................................................................................................... 11 
2.6.2  Reporting ....................................................................................................................... 12 
2.7  Authority Approvals / Self Certification ................................................................................ 12 
2.8  Quality Assurance and Quality Control ................................................................................. 13 
2.9  Health, Safety, Security and Environment ............................................................................ 13 
2.10  Submittals and RFIs ............................................................................................................... 14 
2.11  Adjacent Works ..................................................................................................................... 14 
2.12  Project Completion ............................................................................................................... 14 

 
Ghandan21/2019/022                                                                                                                            Page 1 of 16 
Ghadan 21 Quick Wins Wave 1 – Supervising Engineer 
Ghadan21/2019/022 
 
2.12.1  Completion and Taking Over......................................................................................... 14 
2.12.2  Testing, Commissioning and Training. .......................................................................... 15 
2.12.3  Defects Notification Period (DLP). ................................................................................ 15 
2.13  Early Stage Deliverables ........................................................................................................ 16 
 

   

 
Ghandan21/2019/022                                                                                                                            Page 2 of 16 
Ghadan 21 Quick Wins Wave 1 – Supervising Engineer 
Ghadan21/2019/022 
 
1 Scope of Services 

1.1 Overall Scope  
The Tenderer is to provide Construction Supervision services for the 30 ‘Quick Win’ projects and 10 
City Colour projects involved in Wave 1 as identified within this document to the extent as described 
by this scope of services. 

The Employer will separately engage with other parties involved in the projects and the Tenderers 
scope  will  be  limited  to  Construction  Supervision.  Further  details  of  the  other  parties  which  the 
Employer will engage with are included in Section 1.4. 

The Tenderer will be responsible for the overall proactive management of the Project, including all 
coordination  and  interfacing  with  the  various  stakeholders  and  third  parties  and  monitoring  the 
performance of any party contracted to the Employer. 

The Consultant shall serve as an integral part of the Employer’s team and receive directions from the 
Employer,  attend  weekly,  monthly  and  ad  hoc  meetings  and  workshops  when  invited,  giving 
comments and advice to contribute towards the overall success of the Project. 

The Consultant will promptly inform the Employer in the event of non‐compliance with the approved 
design intent/Employer’s requirements, any item which may impact the program, any item which may 
impact cost; the Consultant shall provide advice and recommendations in this regard and manage the 
implementation of the approved recommendations. 

1.2 Agreement Dates 
The Commencement Date for the Services is the date of execution of this Agreement. The services will 
last throughout the extent of the Construction works which is currently identified as 15 weeks from 
Notice to Proceed. The Tenderer is required to be engaged two weeks prior to Notice to Proceed as a 
pre‐start period.  

1.3 Project Background 
The Quick Win projects are light, quick and highly visual interventions across the city with the purpose 
of creating an immediate and vibrant impact. The project locations are often underutilised and vacant 
spaces in need of regeneration and place making. 

Quick  Wins  are  projects  which  contribute  to  the  public  realm  and  make  a  direct  and  measurable 
contribution  to  the  liveability  of  the  Emirate.  These  initiatives  are  designed  to  create  immediate 
impact to liveability within the locality that address the needs of the local populace. A key element of 
the quick wins is their intended speed of delivery, with the projects being fast tracked from conception 
to completion in a 6 to 12 month window. 

The Quick Wins include 100+ sites across the city with Wave 1 consisting of 30 sites, to be delivered 
by December 2019, with subsequent waves being released thereafter. This RFP covers the first 30 sites 
(Wave 1) only with the role of the Tenderer noted on each site hereunder. 

 
Ghandan21/2019/022                                                                                                                            Page 3 of 16 
Ghadan 21 Quick Wins Wave 1 – Supervising Engineer 
Ghadan21/2019/022 
 
The scope of this RFP is limited to the Wave 1 projects (i.e. only the first 30 sites). Subsequent to this, 
the remaining sites will be allocated. The allocation process is subject to the responses received in this 
RFP. 

1.4 Quick Win and City Colour Projects  
The  complete  list  of  projects  included  in  Wave  1  are  listed  below.  The  Tenderer  should  note  that 
projects will have different parties involved and the Tenderer is expected to liaise with all included 
parties to ensure a consistent supervision and management strategy. 

Public Realm Projects 

The Employer has separately engaged with a Designer and Contractor for these projects. The Designer 
will  be  responsible  for  the  full  concept  and  detailed  design  whilst  the  Contractor  will  obtain  all 
necessary  approvals,  construct  the  Works  and  handover  at  Completion.  The  Tenderers  scope  is 
Construction Supervision.  These projects are identified below. 

Project Details
Ref  Name  Category
110_QW01_CRS‐002  Mosque Avenue Parking  QW01 Creative Spaces  
110_QW01_CRS‐003  Liwa Centre Underground Parking  QW01 Creative Spaces 

110_QW02_CST‐003  Hamdan Centre QW02 Creative Streets 


110_QW02_CST‐009  Mohammed Bin Khalifa Street  QW02 Creative Streets 
110_QW02_CST‐010  Delma Street QW02 Creative Streets 
110_QW02_CST‐011  International School of Choueifat QW02 Creative Streets 

110_QW04_CSP‐002    Madinat Zayed Souq  QW04 City Space 


110_QW04_CSP‐010    Al Rijaybah St / Delma Gateway QW04 City Space 
110_QW04_CSP‐011    Tanka Mai Plaza Al Quiydom Street  QW04 City Space 
110_QW04_CSP‐015    Mosque Plaza E25  QW04 City Space 

110_QW06_PUSP‐011  Al Quiydom Street Sports Ground QW06 Pop‐Up Sports 

110_QW07_PREC‐001  Al Mamoura Parking  QW07 Parking Recreation 

110_QW09_PLET‐001   Rest Stop Parklet QW09 Parklets


110_QW09_PLET‐002   Exercise Parklet  QW09 Parklets 
110_QW09_PLET‐003   Play Parklet  QW09 Parklets 

110_QW10_REST‐001  Zayed the First Street QW10 Rest Pods 


110_QW10_REST‐011  Zayed the First North West  QW10 Rest Pods 
110_QW10_REST‐018  Corner Plaza Dhufar / Al Amtar Street QW10 Rest Pods 
 

 
Ghandan21/2019/022                                                                                                                            Page 4 of 16 
Ghadan 21 Quick Wins Wave 1 – Supervising Engineer 
Ghadan21/2019/022 
 
‘Art’ Projects 

For the ‘Art’ projects, the Employer will engage with an artist and an artist management Consultant. 
The artist will be responsible for the design and install of the project, with the Contractor providing 
attendance to support the artist. The Tenderers scope is Construction Supervision.  These projects are 
identified below. 

Project Details
Ref  Name  Category
110_QW03_SCP‐044  Al Bateen Scientific Private School QW03 School Perimeters 
110_QW03_SCP‐045  Emirates Heritage Club  QW03 School Perimeters 
110_QW03_SCP‐046  Applied Technology High School QW03 School Perimeters 
110_QW03_SCP‐047  Zayed Al Thani School QW03 School Perimeters 
110_QW03_SCP‐048  International School of Choueifat  QW03 School Perimeters 
 
110_QW08_UTIL‐011   Water Tank QW08 Utility Plots  
 
210_CC_M001  Central Bus Terminal City Colour
210_CC_M002  Al Bateen Dry Docks City Colour
210_CC_M003  Al Falah St Building  City Colour 
210_CC_M004  Water Tank 001 City Colour
210_CC_M005  Water Tank 002  City Colour 
210_CC_M006  Delma St Underpass  City Colour 
210_CC_M007  E4_01 Utility Structures  City Colour
210_CC_M008  Madinat Zayed Produce Market  City Colour 
210_CC_M009  Al Zahiya Shopping Centre  City Colour 
210_CC_M010  Delma Street Tower City Colour
 

Art Crossings 

For Art Crossings, the Employer will engage with an artist to design the works and a supplier to supply 
and install the crossing. The Tenderers scope is Construction Supervision.  These projects are identified 
below. 

Project Details
Ref  Name  Category
110_QW05_ARC‐003  E20_02 E22 Hasa Street  QW05 Art Crossings 
110_QW05_ARC‐004  Fatima Al Khaja Mosque QW05 Art Crossings 
110_QW05_ARC‐005  Choueifat  QW05 Art Crossings 
110_QW05_ARC‐007  Zayed University Delma Street  QW05 Art Crossings 
110_QW05_ARC‐011  Wanis Street QW05 Art Crossings 
110_QW05_ARC‐011  City Garden  QW05 Art Crossings 
 

 
Ghandan21/2019/022                                                                                                                            Page 5 of 16 
Ghadan 21 Quick Wins Wave 1 – Supervising Engineer 
Ghadan21/2019/022 
 
1.5 Project Location 
The  map  below  demonstrates  the  locations  of  the  Wave  1  Quick  Wins  projects  which  have  been 
selected for implementation before the end of 2019. This can also be found under Scope of Services 
documents. 

 
Figure 1: Wave 1 Quick Win Projects 

 
Ghandan21/2019/022                                                                                                                            Page 6 of 16 
Ghadan 21 Quick Wins Wave 1 – Supervising Engineer 
Ghadan21/2019/022 
 
1.6 City Colour 
The  map  below  demonstrates  the  locations  of  the  Wave  1  City  Colour  projects  which  have  been 
selected for implementation before the end of 2019. This can also be found under Scope of Services 
documents. 

 
Figure 2: Wave 1 City Colour Projects 

 
Ghandan21/2019/022                                                                                                                            Page 7 of 16 
Ghadan 21 Quick Wins Wave 1 – Supervising Engineer 
Ghadan21/2019/022 
 
2 Services to be Performed 

The Tenderer shall be responsible for the Construction Supervision services and the provision of the 
required directions and necessary coordination of the Contractor in order to construct the Works.  

The following Scope of Services is intended to set out the minimum requirements to be met by the 
Tenderer with respect to the Project and associated deliverables. The Tenderer shall allow for, and be 
deemed  to  have  included  for,  all  the  Services  required  to  complete  the  commission,  standards  of 
presentation and all other duties and responsibilities pertaining to the Project. 

All sites in Wave 1 are in Abu Dhabi city and are open to public access (with the exception of the water 
tank  and  Heritage  Centre).  The  Tenderer  shall  visit  each  of  the  site  locations  to  ensure  they  have 
considered the physical characteristics of each site in the preparation of their proposal. The Tenderer 
shall advise the client at tender stage of any missing information and/or additional information that is 
required to progress with the proposal. No claim for lack of understanding or knowledge of the site(s) 
will be accepted. 

The Consultants fees to be inclusive of; 

 Payroll Burdens 
 Overhead and Profit 
 Applicable Head Office Functions 
 Travel Within the Emirates 
 Working to Provide Cover for Contractor’s hours typically 9 hour days, 6 day weeks 
 Reasonable Amount of Out of Hours Working Including Nighttime for Art Crossings or Similar 
 Fixed Price for Duration of Works 
 Printing and Reproduction Costs 
 IT Equipment 

It is envisaged the Contractor will provide a basic office on site for Consultants use as described within 
the P&G section of the Bill of Quantities. 

All staff will otherwise be based in the Consultant’s office. 

2.1 Contract Admin 

2.1.1 Contract Administration Management 
The Consultant shall administer the Construction Contracts based on the FIDIC suite of Contracts with 
Client amendments, acting as the Engineer/Employer's Representative. The Consultant shall provide 
support in the administration of all other contracts between Employer and other parties (Contractors, 
Consultants, 3rd Parties, Operators, and Owners) in relation to the Project. 

2.1.2 Information Technology 
While the implementation of an Electronic Data Management System (EDMS) is not a requirement, 
the  Tenderer  is  assumed  to  engage  with  a  fully  comprehensive  collaboration  system  which 
demonstrates a robust and vigilant process, throughout the duration of the project. DPM may, at any 
point in the project, implement an EDMS which the Tenderer shall follow at no additional cost to DPM.  

 
Ghandan21/2019/022                                                                                                                            Page 8 of 16 
Ghadan 21 Quick Wins Wave 1 – Supervising Engineer 
Ghadan21/2019/022 
 
2.1.3 The Engineer 
The Consultant shall administer the Contract, including but not limited to; 

 Arrange for and handover the site to the Contractor. 
 Issue instructions and additional or modified drawings (drawings prepared by the Designer), 
which have no time and cost impact, to the Contractor following approval and direction 
from the Employer. 
 Make instructions to the Contractor which have no time and cost impact following approval 
and direction from the Employer. 
 Make fair determination in accordance with the Contract, taking due regard of all relevant 
circumstances. 
 Inspect, agree, determine whether to and what extent physical conditions were 
unforeseeable. 
 Give consent to the removal of major items from site. 
 Approve all Subcontractors to the Main Contractor. 
 Carry out all examination, inspection and testing without unreasonable delay and giving 
notice of the Engineers intention to attend. 
 Give notice to the Contractor regarding their Programme, stating the extent to which it does 
not comply with the Contract. 
 Determine any extensions of time. 
 Instruct the Contractor to suspend progress of part of the works after obtaining approval 
from the Employer. 
 Issue or reject the taking over certificate for the Works after obtaining the written approval 
of the Employer. 

2.2 Commercial Management Services  

2.2.1 Cost Control and Management 
The Consultant shall; 

 Track, log and manage all costs, payments, applications, variations, provisional sums, claims 
and risks.  
 Recommend  payment  applications  and  issue  draft  payment  recommendation  including 
adjustments for any defective works.  
 Receive, log, issue and monitor payment certificates.  
 Evaluate Contractual entitlement. 
 Verify the physical progress of the works against applications. 
 Receive,  verify  /  validate,  log,  maintain  and  recommend  closure  of  Payment  Guarantees, 
Insurances and Bonds. 
 Issue and present a cost report on a monthly basis, covering as a minimum the anticipated 
cost  report,  payment  status,  variation  status,  claims  status,  cashflow  status,  status  of  all 
provisional  sums  and  re‐measurable  components,  status  of  all  bonds,  guarantees  and 
insurances. 
 Chair  meetings  when  required  with  relevant  parties  to  evaluate  future  cost  projections  / 
evaluations in the Cost Report. 
 Support DPM Cost Managers in developing final cost plans. 
 Agree the final account. 

 
Ghandan21/2019/022                                                                                                                            Page 9 of 16 
Ghadan 21 Quick Wins Wave 1 – Supervising Engineer 
Ghadan21/2019/022 
 
2.2.2 Change Management  
The  Employer  will  develop  and  manage  the  overall  Change  Management  process  The  Consultant 
cannot  approve  change.  Only  the  Employer  can  approve  change.    The  Consultant  will  support  the 
Change Management process as follows; 

 Provide all the guidance, sketches, drawings, preliminary impact of potential change to allow 
a ROM to be developed in conjunction with the Designer. 
 Produce ROM’s and detail estimates for potential changes. 
 The  Consultant  shall  develop,  administer  and  manage  the  complete  change  management 
process in accordance with the Employer’s systems and procedures.  
 Develop a scope of work for each variation 
 Ensure valuation of variations are based on BoQ rate or star rates where required ensure use 
of proper invoices to support material prices.  
 Secure all approvals for changes with any required authority and stakeholder. 
 Provide detailed reviews and provide combined recommendation of impact of schedule / cost 
claims by the Contractor. 
 Manage  the  update  of  drawings  and  specifications,  including  as  built  drawings,  based  on 
approved change. 
 Verify that all approved variations are implemented in the works.  

2.2.3 Claims Management 
The Consultant shall manage all claims on the project including but not limited to; 

 Receiving claims, responding to claims and maintaining a log. 
 Evaluating the validity of claims based on assessment of Contract Condition and Legal terms 
and providing recommendations. 
 Provide claims support documentation for daily site observations and construction 
supervision documentation. 
 Assessing the value of valid claims based on the contract and current market benchmarks. 
 Assessing the time impact of valid claims. 
 Notifying the claimant of approved assessment and basis of assessment. 
 Negotiating amicable settlement. 
 Provide necessary documentation, evidence and witnesses for DAB, arbitration and 
litigation. 

2.2.4 Procurement Management 
The Consultant shall; 

 Manage and support the procurement of provisional sums as defined in the Construction 
Contracts. 
 The Consultant shall support the Employer’s procurement of any specialist suppliers, 
Contractors or Consultants in relation to this wave of projects. 
 Monitor and evaluate procurement of long lead items.  
 
 

 
Ghandan21/2019/022                                                                                                                            Page 10 of 16 
Ghadan 21 Quick Wins Wave 1 – Supervising Engineer 
Ghadan21/2019/022 
 
2.3 Risk Management  
The Consultant shall lead the overall risk management for the projects including;  

 Preparation of a risk management plan. 
 Preparation and maintenance of a risk register. 
 Identify risks with all parties and hold meetings as appropriate to identify project risks and 
develop mitigation strategies. 
 Quantify the cost and time impacts of identified risks. 
 Oversee the implementation of approved mitigation strategies. 
 

2.4 Planning and Scheduling Control  
The  Employer  will  prepare  and  maintain  the  overall  Ghadan  21Project  Master  Schedule.  The 
Consultant shall; 

 Obtain a developed and maintained Project Schedule from the Contractor and verify that it 
feeds into and aligns with the Employer Master Schedule. This should include procurement 
activities.  
 Review the Contractor Project Schedule and confirm to the Employer that it meets 
requirements. 
 Obtain a two week look ahead programme on a weekly basis from the Contractor with risks 
identified. Verify that this is correct and achievable and report to the Employer.  
 Agree reporting protocols with the Contractor and supervise their adherence to the same. 
 Monitor, track, document, log, evaluate and notify of weekly and monthly progress against 
the Construction Schedule. 
 Identify and forecast potential delays or programme slippages and identify opportunities for 
mitigation. Provide recommendations for schedule recovery or opportunities for 
acceleration. 
 Evaluate, recommend and negotiate claims and delays to the project schedule. 
 

2.5 Design Guardian 
DPM  have  appointed  separately  a  Design  Guardian  for  the  project.  Their  primary  role  will  be  to 
monitor  from  a  design  perspective,  the  procurement,  materials  selection,  mocks  ups  &  design 
progress onsite. Ensuring the original design intent & project vision is realized, within the built works.  

It  is  the  responsibility  of  the  Consultant  to  actively  engage  the  Design  Guardian  throughout  key 
milestones throughout the construction & implementation program.  

Working to ensure the direction provided by the Design Guardian & DPM is implemented within the 
project.  

2.6 Reporting and Meetings 
2.6.1 Progress Meetings 
The Consultant shall lead and contribute to regular meetings with the Contractor (which the Employer 
may wish to attend). The Consultant shall be responsible for preparing accurate records of meetings 
and follow‐up actions. The standard agenda items and reporting format of these meetings will be in 
accordance with procedures agreed with the Employer.  

 
Ghandan21/2019/022                                                                                                                            Page 11 of 16 
Ghadan 21 Quick Wins Wave 1 – Supervising Engineer 
Ghadan21/2019/022 
 
 

2.6.2 Reporting 
The Consultant shall report to the Employer as follows; 

 Develop  a  consistent  reporting  format  for  daily  logs  and  site  diaries  that  report  on  all  site 
conditions and enforce that it is used by the Contractor. 
 Establish, maintain and issue the weekly meeting schedule. 
 Prepare and present a weekly dashboard report to the Employer on the overall progress of 
the Project. The content and format shall be mutually agreed between the parties. 
 The  Consultant  shall  prepare  and  issue  a  monthly  report;  the  content  and  format  shall  be 
agreed by the Employer but shall include the following as a minimum: 

 Project Dashboard 
 Programme 
 Risk & Mitigation 
 Authority Approvals 
 Quality 
 HSE 
 Progress Pictures 
 Prepare a Final Project Report. 

2.7 Authority Approvals / Self Certification 
Authority  Approvals  will  be  managed  via  the  Client’s  Enterprise  Delivery  system,  which  aims  to 
streamline approvals  and encourages all parties to work together collaboratively to reach efficient 
project outcome. The Consultant will; 

 Commit to the Enterprise Collaboration Charter which defines how project stakeholders will 
work together through the promotion of collaborative and productive relationships; 
 Tenderer will be required to align their approach and behaviors to the client’s philosophy. The 
client wants to engage partners who will openly adopt and actively promote the Enterprise 
Delivery Model  
 Monitor  the  Contractor’s  progress  of  obtaining  all  necessary  approvals  /  NoC’s  from  the 
various authorities in line with Enterprise Delivery.  
 Throughout the duration of the project; provide support where appropriate. 
 Obtain from the Contractor trackers to outline authority interfaces required. Support where 
appropriate. Attend any meetings that the Contractor holds with Authorities. 
 Maintain a record of all formal communications that the Contractor holds with Authorities, 
third parties and service providers. 
 Maintain a master log of all permits attained and required for the project and deliver a final 
master log with all NOC's, Permits and Approvals attached at the end of the Project to the 
Employer. 
 Notify DPM immediately should any issues arise during the Enterprise Delivery process and 
agree on corrective actions. 

 
Ghandan21/2019/022                                                                                                                            Page 12 of 16 
Ghadan 21 Quick Wins Wave 1 – Supervising Engineer 
Ghadan21/2019/022 
 
2.8 Quality Assurance and Quality Control 
The Consultant shall provide an oversight role in terms of quality assurance and quality control; in the 
execution of the Services, the Consultant shall: 

 Carry out the Services under a formal Quality System; 
 Obtain and approve the Contractor Project Quality Plan and Quality Control Procedures.  
 Monitor  and  supervise  the  Contractors’  implementation  of  the  approved  Project  Quality 
Assurance and Quality Control Systems as it applies to their Work. 
 Perform, track, document, log, evaluate and notify of quality inspections as required. 
 Perform, track, document, log, evaluate and notify of key installations when required. 
 Identify and raise NCR’s where required and monitor and inspect the timely close out of these. 
 Evaluate the Contractors snag list and ensure timely close out of identified items. 
 Monitor the Construction Supervision and validate/audit that they are performing their role, 
identify deficiencies and implement change. 
 Continuously  promote  the  implementation  of  quality  assurance  and  quality  improvements 
during the execution of the Work. 
 

2.9 Health, Safety, Security and Environment 
Health  and  Safety  is  of  paramount  importance  to  DPM  and  the  Tenderer  shall  comply  with  all 
requirements  in  this  regard.  The  Tenderer  shall  adopt  the  health,  safety  and  security  and 
environmental  policy,  practices  and  procedures  in  accordance  with  best  practice  which  may  be 
amended throughout the Project life cycle. The Consultant shall: 

 Prepare a HSE Plan for review and approval of the Employer within an agreed time frame and 
implement; 
 Monitor  and  supervise  the  Contractors’  implementation  of  his  approved  HSSE  Plans  and 
Systems as it applies to their Work. 
 Review and comment on Project Safety Plans provided by the Contractor. 
 Review  all  construction  Method  Statements  and  verify  that  they  meet  the  Employers 
Requirement’s. 
 Monitor, track, document, log, evaluate and notify of, through daily walks, the site safety in 
compliance to the Project Safety Plan. 
 Ensure that the Contractor carried out safety audits at least once per fortnight and review 
these in accordance with the Project Safety Plan. 
 Monitor and notify of any safety violations throughout the project. 
 Engage in all Employer safety audits and follow‐up with the close out of issues. 
 Drive the implementation of an improved safety incentive plan with the Contractor. 
 Review and approve and permits required by the Contractor that pertain to safety. 
 Attend weekly safety meetings with the Contractor and report back to the Employer with any 
pertinent issues. 
 Monitor, track, document, log, evaluate and notify of compliance with the Contractors CEMP 
and HSE policy. 

 
Ghandan21/2019/022                                                                                                                            Page 13 of 16 
Ghadan 21 Quick Wins Wave 1 – Supervising Engineer 
Ghadan21/2019/022 
 
2.10 Submittals and RFIs 
The Consultant shall; 

 Provide input and analysis towards any departure from the original scope. 
 Determine critical list of submittals based on schedule, quality, cost, and risk for the Engineer 
and Design Consultants review. 
 Manage submittals and RFIs ensuring that the relevant documents go to the Design Guardian 
where required. Follow up with timely reviews by other parties and be the point of contact in 
responding back to the Contractor with Submittal and RFI responses. 
 Review  approved  submittals  and  report  on  any  departures,  concerns  from  the  contract 
documents to the PMC. 
 Verify that ‘back‐end’ submittals and O&M manuals are submitted in a timely fashion/ 
 Verify that approved submittals are implemented in the works. 
 Implement, maintain, log, report and monitor an RFI process. 
 Receive,  filter,  review  for  compliance,  reject  with  clear  reason  and  redistribute  RFI’s  to 
appropriate parties. 
 Respond  to  all  RFI’s  that  pertain  to  contractual  /  commercial  /  technical  matters,  having 
obtained the responses from the appropriate parties.  
 Review RFI responses and determine if there is a cost or time impact and advise the PMO. 
 Validate the implementation of RFI responses within the Works.  
 

2.11 Adjacent Works 
The Consultant shall; 

 Monitor and notify of adjacent works like road closures, utility interruptions, noise, pollution, 
dust control and other activities that may impact the project and provide recommendation on 
mitigation associated risk 
 

2.12 Project Completion 
2.12.1 Completion and Taking Over 
Prior to Completion and Taking Over, the Consultant shall manage the process of handing over to the 
Employer, ensuring the following: 

 Produce a close out plan for the Employer for approval. 
 Revie and comment on the taking over schedule and process provided by the Contractor. 
 Incorporate the taking over schedule into the Master Project Schedule and ensure alignment 
with identified project milestones. 
 Inspect, comment and advise on works offered by the Contractor for handover. 
 Issue defects and snag lists where required and monitor and drive process of closing out snags 
and defects with the Contractor. 
 Check  that  all  warranties  are  submitted  and  valid  and  in  accordance  with  approved 
specifications. 
 All  as‐built  drawings,  operation  and  maintenance  manuals  and  spares  are  submitted  and 
acceptable. 
 Perform final inspections of works, verifying that all defects and snags are closed out and issue 
a final statement to the Employer to confirm satisfactory completion of the Works.  
 Ensure that  the Contractor has  demobilized, removed all equipment and temporary  works 
and left the site in a clean and tidy manor appropriate for handover. 

 
Ghandan21/2019/022                                                                                                                            Page 14 of 16 
Ghadan 21 Quick Wins Wave 1 – Supervising Engineer 
Ghadan21/2019/022 
 
 All utility provider requirements have been complied with and all necessary documentation is 
compiled for handover to the authorities. 
 Draft a Taking Over Certificate for the Contractor. 
 Provide a recommendation that the Contractor has met all the obligations of the Taking Over 
Certificates. 
 Ensure that any operations and training procedures required have been conducted no later 
than 7 days prior to handover 
 All  occupation  certificates  permits  are  in  place  as  required  by  applicable  laws  and  local 
authorities 
 The  Employer  has  made  all  necessary  preparations  to  take  possession  of  the  completed 
project including all operators, utilities, facility management, insurances, security and the like. 
 The Consultant shall provide their recommendation and undertaking confirming the Project 
to be handed over to the Employer is safe for public occupation, is in accordance with the 
Employer’s requirements and is compliant with all local statutory authority requirements. 

2.12.2 Testing, Commissioning and Training. 
During the testing, commissioning and training phase, the Consultant shall undertake the following: 

 Review and comment on the testing, commissioning, training and taking over plan prepared 
by the Contractor. 
 Establish a schedule for the testing, commissioning and training. 
 Coordinate the attendance of the Employer and operator (where applicable) for training. 
 Witness pre‐commissioning tests, commissioning tests and taking over tests. 
 Review the commissioning report by the Contractor. 
 Obtain  quotations  and  proposed  service  agreements  for  preventative  maintenance  of  the 
various components, assess and present to the Employer with recommendations. 
 Confirm to the Employer that any commissioned systems meet the basis of design and are 
acceptable. 

2.12.3 Defects Notification Period (DLP). 
During the DLP period (365 days) the Consultant shall be required, but not limited to: 

 Inspections and closing out of outstanding works and defects, manage that all outstanding 
items are completed within a minimum period of time. 
 Manage that the Contractor fulfils their obligations in relation to warranties, guaranteed and 
maintenance during the DLP period. 
 Coordinate the occupation process. 
 When requested by the Employer, be available to visit the handed over Project to assist the 
Employer in any outstanding technical or commercial matters. 
 Reviewing and recommending Performance Certificates. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
Ghandan21/2019/022                                                                                                                            Page 15 of 16 
Ghadan 21 Quick Wins Wave 1 – Supervising Engineer 
Ghadan21/2019/022 
 
2.13 Early Stage Deliverables 
For ease, we note below the initial deliverables required at 14 days after Contract Award.   

Timeframe (from  Deliverables 
Commencement Date) 
14 Calendar days  a) Organisation chart of the Project Team across all 40 sites. 
b) Agree template / format for Progress Reporting, and regular Dashboard 
report 
c) Present look ahead tracker for parts of the work which require co‐
ordination with the Authorities 
 

   

 
Ghandan21/2019/022                                                                                                                            Page 16 of 16 

You might also like