Kratko uputstvo za zakazivanje I otkazivanje sastanaka kroz kalendar

Drage kolege,

S obzirom da većina pravi greške prilikom zakazivanja sastanaka, ili jednostavno ne obraća pažnju da li dolazi do preklapanja (kao i da li su pozvane
osobe slobodne u planirano vreme), prosleđujem vam kratko uputstvo.

Kada otvorite stranicu kalendara u gornjem levom uglu treba da izaberete opciju NEW MEETING, nakon čega će vam se otvoriti novi prozor za
zakazivanje sastanka.

U polju LOCATION gde unosite mesto održavanja sastanka, sa desne strane kliknite na ROOMS, pri čemu će vam se otvoriti prozor za izbor mesta
na kojem će se sastanak održati. U prazno polje upišite SMT nakon čega će vam se pojaviti predlozi za sale (velika sala – 51, mala sala 50 I BTo
sala). Izaberite željenu lokaciju I pritisnite OK.
U polju START TIME I END TIME unesite datum kada će se sastanak održati kao I vreme početka I završetka sastanka.

Kada unesete imena osoba koje pozivate I kada odaberete salu, OBAVEZNO kliknite na opciju SCHEDULING ASSISTANT, koja će vam pokazati da li
su sala, kao I osobe koje ste pozvali na sastanak slobodne u datom vremenu. Ovo je jako važno jer se time izbegava preklapanje sastanaka, kao I
odbijenice koju ćete dobiti na mail u slučaju da je sala zauzeta u dato vreme.

Ako su svi kriterijumi za zakazivanje sastanka ispunjeni, tada možete potvrditi poziv pritiskom na dugme SEND.

Ukoliko želite da zakažete sastanak koji treba da se ponavlja istog dana svake nedelje (npr ponedeljkom), ili da se ponavlja svakog radnog dana,
kliknite na opciju RECCURENCE.
Nakon toga će vam se otvoriti prozor u kojem možete da birate da li sastanak treba da se održi tj ponavlja svakog dana, jednom nedeljno,
mesečno ili godišnje.

- Dnevno zakazivanje sastanka će vam omogućiti ponavljanje dok god ne otkažete. Izborom na END BY imate mogućnost da stavite krajnji
rok održavanja sastanka (npr do kraja godine).

- Nedeljno zakazivanje vam omogućuje da izaberete kojim danima u nedelji želite da se sastanak održava (svakog radnog dana, svakog
drugog itd..). Takodje kroz opciju END BY birate kada je poslednji dan održavanja tog sastanka.

- Izborom opcije YEARLY, sastanak će se održavati svake godine odabranog dana u mesecu.
Dodatne smernice prilikom zakazivanja:

Koristite opciju CHECK NAMES da pronadjete ime osobe koju pozivate na sastanak. RESPONSE OPTIONS će vam omogućiti da proverite da li je
osoba primila e-mail. HIGH IMPORTANCE I LOW IMPORTANCE koristite kako bi naglasili važnost sastanka koji zakazujete.
Ukoliko želite da otkažete sastanak, kada otvorite kalendar I kliknite dva puta na sastanak koji želite da otkažete. Tada će vam se pojaviti prozor
u kojem treba da odaberete da li želite da otkažete isključivo taj sastanak, ili celu seriju. Nakon što pritisnete CANCEL MEETING, sastanak će biti
otkazan.