1.

Planiranje i priprema sastanka

Način na koji će se određeni sastanak odvijati zavisi prevashodno od toga šta na njemu
treba da se uradi i od vrste samog sastanka (npr. da li se radi o redovnom sastanku
zaposlenih, sastanku na kome se donose određeni planovi, rešavaju problemi itd).
Upravljanje sastancima sadrži set znanja i veština na koje menadžeri često ne obraćaju
pažnju u zadovoljavajućem stepenu. Najvažnija karakteristika sastanaka, koja se veoma
često bezrazložno zaboravlja, ogleda se u činjenici da su oni izuzetno skupi. Možda će vam
se ova tvrdnja na prvi pogled učiniti preteranom, ali dovoljno je da razmislite o satima i
satima koje ste tokom svog radnog veka proveli na nepotrebnim i neefikasnim sastancima.
Pomnožite broj sati koje ste utrošili sa cenom sata vašeg rada i brojem osoba koje su
prisustvovale sastancima i lako ćete stvoriti sliku cene svih tih nepotrebnih sastanaka.
Dakle, kao što možemo videti, efikasno vođenje sastanaka je pitanje kome se u svakoj
organizaciji mora posveti izuzetno velika pažnja.

Izbor učesnika

Odluka o tome ko će biti učesnici određenog sastanka prevashodno zavisi od toga šta se želi
postići održavanjem sastanka. Ponekad se cilj samog sastanka čini toliko očiglednim da
nema ni potrebe isticati ga, ali je, uprkos tome, prosto neverovatno koliko se sastanaka
održi bez prisustva osoba čije je učešće bilo neophodno.

Prilikom odlučivanja o učesnicima osoba koja organizuje sastanak nikada ne sme da se

osloni samo na svoju procenu neophodnosti nečijeg prisustva. Uvek treba pitati još nekoliko
osoba o tome šta oni misle o spisku potencijalnih učesnika sastanka, kao i o eventualnim
sugestijama da se na sastanak pozovu još neki učesnici.

Slika 1.1.

Ukoliko je to izvodljivo, poželjno je da osoba koja saziva sastanak pozove sve učesnike i da
im u nekoliko najkraćih crta objasni koja je svrha sastanka i zašto je njihovo prisustvo na
njemu značajno. Odmah nakon usmenog poziva učesnicima bi trebalo da budu prosleđeni i

Copyright © Link group

pisani pozivi na sastanak, sa mestom i vremenom njegovog održavanja, listom učesnika
sastanka i kontaktom osobe kojoj mogu da se obrate ukoliko imaju neko pitanje. Poziv za
sastanak uvek mora da prati i agenda sastanka i svi prateći materijali koji će biti neophodni
učesnicima.

Tokom sastanka nekom od učesnika (ili osobi koja će biti pozvana samo zbog te aktivnosti)
treba dodeliti ulogu zapisničara koji će beležiti sve važne akcije, zadatke i vremenske
rokove koji su definisani tokom sastanka. Ova osoba bi trebalo da se pobrine i da sve
značajne informacije sa sastanka budu distribuirane učesnicima ubrzo nakon njegovog
završetka.

Broj učesnika može u značajnoj meri da utiče na efikasnost određenog sastanka i rezultate
koji se njime postižu. Praktična iskustva pokazuju da sastanci kojima prisustvuje više od 15
učesnika zahtevaju viši stepen formalnosti, poštovanje određenih procedura i pravila (poput
glasanja dizanjem ruke), čime ovi sastanci postaju složeniji za pripremu i vođenje i manje
spontani. Upravo iz ovih razloga sastanci na kojima se donose značajne odluke, rešavaju
problemi ili se očekuje kreativni dopirnos učesnika trebalo bi da imaju manje od 15
učesnika.

Razvoj agende sastanka

Agendu sastanka bi trebalo da zajednički kreiraju osoba koja će voditi sastanak i njegovi
ključni učesnici. Prilikom izrade agende trebalo bi razmišljati o tome šta se želi postići
određenim sastankom, kao i o aktivnostima koje se moraju organizovati kako bi se postigli
ciljevi sastanka. Agenda sastanka treba da bude kreirana na način koji će obezbediti da se
sve neophodne aktivnosti obave tokom trajanja sastanka.

Poželjno je da se u agendi istaknu sveukupni ciljevi koji se žele postići sastankom. Agendu
treba kreirati na način koji će obezbediti da se učesnici uključe u rad sastanka od njegovog
samog početka, jer će se na taj način najlakše obezbediti da svi na sastanak dođu na
vreme.

Slika 1.2.

Pored svake važne teme u agendi treba navesti i vrstu akcije koju je neophodno sprovesti i
vrstu efekata koji se pri svemu tome žele postići (odluka, glasanje, konkretna akcija koja se
dodeljuje pojedincu ili grupi izvršilaca). Poželjno je da se pored svake od tačaka o kojima će
se raspravljati na sastanku navede i predviđeno vreme njenog trajanja.

Copyright © Link group

Uvek treba pitati sve učesnike sastanka da li se slažu sa dnevnim redom i da, ukoliko se ne
slažu, iznesu svoje predloge i sugestije. Poželjno je da dnevni red sastanka bude vidljiv
svim učesnicima tokom celog njegovog trajanja.

Velika greška osoba koje vode sastanak ogleda se slepo pridržavanju agende. Ukoliko se za
tim ukaže potreba, ukoliko se proceni da bi izmene dnevnog reda tokom sastanka mogle da
dovedu do mnogo boljih rezultata i i efikasnosti rada ne treba mnogo oklevati, agenda se u
svakom trenutku može promeniti ako je to potrebno i ako se učesnici sastanka slažu sa
izmenama.

Dodatak

Prilikom kreiranja agende trebalo bi obratiti pažnju na sledeće:

• Poželjno je da agenda sadrži 3 do 6 tačaka. Ukoliko postoje i dodatna pitanja koja ne

mogu da se uklope u ovakvu agendu poželjno je da se zakaže dodatni sastanak jer
postoji osnovana opasnost da se, zbog umora učesnika, neće postići željeni efekti.
• Treba izbegavati tačku "Razno" u dnevnom redu jer se ona po pravilu pretvara u
nepotrebno odugovlačenje i gubljenje vremena. Ukoliko neko od učesnika želi da
doda temu o kojoj će se razgovarati na sastanku on treba da se obrati osobi koja
vodi sastanak sa zahtevom da se proširi dnevni red.
• Uz dnevni red trebalo bi da budu dostavljeni i svi dodatni materijali i informacije koje
mogu doprineti boljoj pripremi sastanka, što će za posledicu imati i njegovo
efikasnije odvijanje. Ovi dodatni materijali moraju da budu koncizni i konkretni, jer
će u protivnom njihova opširnost dovesti do toga da ih učesnici ne pročitaju dovoljno
pažljivo, ili ih uopšte ni ne pročitaju prilikom pripreme za sastanak.
• Učesnicima treba pružiti mogućnost da daju svoje mišljenje o predloženom dnevnom
redu, prioritetima u okviru njega, uz mogućnost da daju sugestije za njegovu
dopunu.
• Pored tačaka o kojima će se raspravljati, poziv za sastanak treba da sadrži i
informacije o vemenu i mestu održavanja, vremenu trajanja i predviđenim pauzama,
ime osobe koja saziva sastanak, ime osoba koja će ga voditi, ko su učesnici
sastanka, zapisničar, osobama koje će predstavljati određene teme, neophodnim
pripremnim radnjama koje učesnici treba da sprovedu itd.
• Za svaku od tačaka koja će se naći na dnevnom redu sastanka treba precizno
definisati i vreme njenog trajanja. Pravilo koga se pri tom morate pridržavati je
veoma jednostavno: sastanci ni u kom slučaju ne smeju da traju duže od dva sata.
Ukoliko se radi o sastancima koji traju ceo dan, neophodno je da se oni podele u
manje celine između kojih treba ostaviti dovoljno vremena za pauze. Uz to, uvek
treba imati na umu i pravilo da je dužina trajanja sastanaka u obrnutoj proporciji sa
brojem učesnika, dakle, što je više učesnika, sastanci treba da budu kraći. Na
primer, grupa od petoro ljudi možemo da vrši efikasnu komunikaciju dosta dugo, dok
grupa od 50 ljudi može samo pasivno da sedi i sluša izlaganje jednog od učesnika.
• Čak i u situacijama kada se ne mogu definisati precizna trajanja pojedinih tačaka
dnevnog reda, ograničenjem vremena mogu se postići dva značajna efekta. Prvo,
učesnici sastanka će znati, na osnovu vremenskog trajanja, koje tačke agende su
prioritetne. Tačka za koju je predviđeno 30 minuta će svakako biti važnija od one za
koju je predviđeno desetak minuta. Pored toga, ovakav vremenski raspored
omogućava da se diskusija odvija na racionalan način i u skladu sa planom realizacije
sastanka. Definisanjem vremena trajanja pojedinih tačaka stvaraju se preduslovi da
se izbegne greška koja se izuzetno često dešava na sastancima, a to je da se vreme i
energija učesnika potroše na prvih nekoliko tačaka.

Copyright © Link group

 • Kod sastanaka za koje je predviđeno duže trajanje poželjno je predvideti pauze na
svakih sat vremena. Prilikom proglašavanja pauze možete iskoristiti jedan oprobani
metod koji donosi dobre rezultate. Uvek se učesnicima sastanka treba obratiti rečima
poput: „Nastavljamo u 12 časova”, a ni u kom slučaju nemojte koristiti izraz
„napravićemo pauzu od 15 minuta”, pošto će se ona sigurno produžiti na 20 minuta
ili pola sata.
• Svaku od tačaka agende mogu da prate i dodatne informacije koje imaju za zadatak
da usmeravaju komunikaciju. U tu svrhu se mogu, pored svake tačke na agendi,
koristiti napomene poput „za informaciju”, „za diskusiju”, „za odluku”, „za akciju” itd.

Slika 1.3.

Raspored tema u agendi je možda i najvažnije pitanje prilikom pripreme sastanka. Prilikom
pravljenja rasporeda tačaka treba se pridržavati sledećih pravila:

• najvažnije teme, kao i teme koje vode ispunjenju cilja sastanka, treba staviti na
početak
• poželjno je da se sastanak započne nekom temom oko koje će se svi učesnici složiti.
Na ovaj način će se obezbediti bolja komunikacija i saradnja učesnika u nastavku
sastanka
• teme koje zahtevaju kreativno razmišljanje i značajan doprinos učesnika treba staviti
na početak, dok su svi učesnici odmorni i raspoloženi za saradnju
• teme za koje se proceni da su najzanimljivije za učesnike treba staviti oko tridesetog
minuta sastanka pošto u tom trenutku većini učesnika počinje da popušta
koncentracija i pažnja
• operativne probleme i pitanja treba staviti na kraj agende
• tačke koje zahevaju kratko vreme treba staviti na kraj dnevnog reda, kako bi se
izbeglo nepotrebno produžavanje predviđenog vremena trajanja sastanka.

Copyright © Link group

Pitanje.

Agenda sastanka mora biti ispoštovana u svim okolnostima.

a) Tačno
b) Netačno

Odgovor. Velika greška osoba koje vode sastanak ogleda se u slepom pridržavanju agende.
Ukoliko se za tim ukaže potreba, ukoliko se proceni da bi izmene dnevnog reda tokom
sastanka mogle da dovedu do mnogo boljih rezultata i i efikasnosti rada, ne treba mnogo
oklevati, agenda se u svakom trenutku može promeniti ako je to potrebno i ako se učesnici
sastanka slažu sa izmenama.

Faza planiranja

Planiranje sastanka se radi iz dva glavna razloga. Prvi razlog je preventivne prirode. U ovom
slučaju sastanci se održavaju kako bi se sprečile i preduhitrile neke kritične situacije koje se
žele izbeći u budućnosti. Drugi razlog je proaktivne prirode, kada planiramo sastanak u cilju
pokretanja nekih promena. Preventivnim i proaktivnim planiranjem sastanaka može se
izbeći mnogo negativnih efekata koje sa sobom nose neproduktivni i neefikasni sastanci.

Svaki učesnik na sastanak mora doći pripremljen i spreman da se uključi u teme o kojima
će se razgovarati na sastanku. Zaposleni koji je pozvan na sastanak mora da zna svrhu
održavanja istog. Ukoliko nije upoznat sa temom sastanka, najbolje je da se raspita kod
zaposlenog koji je zakazao i organizovao sastanak. Svi koji dolaze na sastanak bi trebalo da
urade zadatke koji su potrebni za uspešno održavanje sastanka: da naprave prezentaciju,
napišu izveštaj, pripreme rezultate istraživanja itd. Svako od učesnika sastanka ima pravo
da komentariše i da predlog za agendu sastanka. Ukoliko neko od učesnika smatra da je
određena tačka u agendi nepotrebna, trebalo bi to da kaže i obrazloži.

Slika 1.4.

Faza pripreme

Pre nego što sazovete sastanak, prva stvar na koju morate da obratite pažnju je da li je
sastanak uopšte neophodan. Jedan ekspert, koji se 33 godine bavio proučavanjem i
tehnikama sastanaka, smatra da sastanke treba sazivati samo u situacijama:

Copyright © Link group

 • kada učesnici treba da podnesu izveštaje
• kada je neophodno da se zajednički procene informacije i donesu najbolje odluke
• kada treba da se otkrije, analizira ili reši određeni problem
• postojanja potrebe za dobijanjem podrške učesnika za sprovođenje ideje, programa
ili odluke
• potrebe za suočavanjem različitih gledišta
• kada je neophodno da se obezbede ili saopšte ključne informacije, da se smanji
nesigurnost ili tenzije, da se obezbedi puno razumevanje politike kompanije, njenih
odluka i metoda, kada je potrebna brza reakcija itd.

Na osnovu toga možemo izdvojiti vrste sastanaka:

• informativni sastanak – sastanak koji se održava u cilju deljenja izveštaja (dnevnih,

mesečnih, godišnjih). Sastanak ima temu na koju bi svako od učesnika trebalo da
odgovori iz svoje sfere. Na primer, nedeljni sastanak upravnog odbora koji ima za cilj
da svi menadžeri kompanije informišu ostatak upravnog odbora o aktivnostima koje
su oni i njihovi sektori uradili u prethodnih nedelju dana. Ovakvi sastanci su značajni
jer se dele informacije koje preko ostalih članova upravnog odbora idu dalje među
ostale zaposlene. Takođe, na ovaj način se revidira plan rada menadžera.
• radni sastanak – ovakav tip sastanka se održava u cilju rešavanja nekog problema.
Ovo može biti sastanak na kome se prikupljaju ideje za kreiranje novog proizvoda ili
sastanak na kome će se osmisliti nova procedura za nabavku zaliha.

Slika 1.5.

Pored grupnih sastanaka, na kojima učestvuje nekoliko zaposlenih, postoje i individualni,

takozvani 1 na 1 sastanci. Oni mogu biti takođe informativni i radni, ali, pored toga, mogu
biti i motivacioni. Ovo se pre svega odnosi na proces razvoja zaposlenih u organizaciji i na
sastanke koje oni imaju sa svojim nadređenima ili menadžerima za ljudske resurse.
Održavaju se u cilju postavljanja i revizije ciljeva zaposlenog u ličnom i profesionalnom
smislu, a imaju motivacioni i razvojni karakter.

Sa druge strane, sastanke ne treba sazivati u situacijama kada:

• se svi rezultati koji se žele postići sastankom mogu obezbediti i uz pomoć drugih
vidova komunikacije (telefon, e-mail)
• organizator sastanka i/ili učesnici nemaju dovoljno vremena za njegovu kvalitetnu
pripremu
• su jedan ili više ključnih učesnika sastanka sprečeni da mu prisustvuju

Copyright © Link group

 • tajming održavanja sastanka nije najpogodniji
• postoji opasnost da zbog personalnih ili strateških razlika sastanak neće dati
rezultate koji se od njega očekuju
• troškovi sastanka prevazilaze pozitivne efekte koji se njime mogu ostvariti.

Ukoliko procenite da je sazivanje sastanka neophodno, treba preći na planiranje samog

sastanka. Prilikom planiranja neophodno je da obezbedite odgovor na sledeća pitanja:

• Šta je tema sastanka?

• Šta su ciljevi koje želite postići svakom od tačaka agende?
• Koje se sve pripremne radnje moraju obaviti?
• Ko sve treba da prisustvuje sastanku i sa kojom ulogom?
• Šta treba da bude krajnji efekat koji će se ostvariti sastankom?

Ukoliko se na navedena pitanja obezbede pravi odgovori, dolazimo do osnove za stvaranje

jasnog, dobro planiranog i osmišljenog sastanka, koji treba da obezbedi:

• da predviđene tačke agende dovedu do ispunjenja postavljenih ciljeva sastanka

• dobru i kvalitetnu pripremu sastanka od strane svih učesnika
• prisustvo svih učesnika koji su neophodni za uspeh sastanka
• da tok sastanka bude jasno usmeren bez nepotrebnih skretanja sa teme
• da se sastanak odvija brzo, dinamično i efikasno.

Svi učesnici sastanka moraju da budu unapred obavešteni o svemu što će se na sastanku
dešavati. Upravo zbog toga poželjno je da se agenda sastanka dostavi svim učesnicima
najmanje dva radna dana pre održavanja sastanka, kako bi oni bili u prilici da se adekvatno
pripreme, prikupe potrebne informacije i zauzmu stavove. Pored toga, dostavljanje agende
unapred sprečava pojavu konfuzije i nagađanja o tome šta je prava svrha sastanka.

Prilikom izrade agende sastanka treba obratiti pažnju na zamku u koju se lako može upasti
- pravljenje nepotrebno kratkih i nejasnih agendi. Organizatori sastanka ne treba da se
plaše slanja opširnih agendi koje sadrže detaljne informacije o pitanjima o kojima će se na
sastanku raspravljati, jer su oni pokazatelj dobre analize i pripreme, čime se u značajnoj
meri učesnicima može olakšati rad na sastanku.

Prilikom pripreme sastanka treba obratiti pažnju i na uslove u kojima se sastanci održavaju.
Prijatan ambijent, udobne fotelje ili stolice, dobro osvetljenje i ventilacija prostora pozitivno
deluju na raspoloženje učesnika sastanka i doprinose boljim rezultatima. Učesnici sastanka
će se osećati mnogo prijatnije ukoliko sede za stolom za kojim mogu da vide jedni druge,
umesto da sede u salama, jedan iza drugog, bez stalnog vizuelnog kontakta sa ostalim
učesnicima. Raspored u kome svi učesnici sede ravnopravno, okrenuti licem u lice u
značajnoj meri i pospešuje diskusije i aktivno uključivanje svih učesnika u rad.

Rezime

• Odluka o tome ko će biti učesnici određenog sastanka prevashodno zavisi od toga šta
se želi postići održavanjem sastanka. Ponekad se cilj samog sastanka čini toliko
očiglednim da nema ni potrebe isticati ga, ali je, uprkos tome, prosto neverovatno
koliko se sastanaka održi bez prisustva osoba čije je učešće bilo neophodno.

Copyright © Link group

• Broj učesnika može u značajnoj meri da utiče na efikasnost određenog sastanka i
rezultate koji se njime postižu. Praktična iskustva pokazuju da sastanci kojima
prisustvuje više od 15 učesnika zahtevaju viši stepen formalnosti, poštovanje
određenih procedura i pravila (poput glasanja dizanjem ruke), čime ovi sastanci
postaju složeniji za pripremu i vođenje i manje spontani. Upravo iz ovih razloga
sastanci na kojima se donose značajne odluke, rešavaju problemi ili se očekuje
kreativni dopirnos učesnika trebalo bi da imaju manje od 15 učesnika.

• Agendu sastanka bi trebalo da zajednički kreiraju osoba koja će voditi sastanak i

njegovi ključni učesnici. Prilikom izrade agende trebalo bi razmišljati o tome šta se
želi postići određenim sastankom, kao i o aktivnostima koje se moraju organizovati
kako bi se postigli ciljevi sastanka. Agenda sastanka treba da bude kreirana na način
koji će obezbediti da se sve neophodne aktivnosti obave tokom trajanja sastanka.

• Poželjno je da se u agendi istaknu sveukupni ciljevi koji se žele postići sastankom.

Agendu treba kreirati na način koji će obezbediti da se učesnici uključe u rad
sastanka od njegovog samog početka, jer će se na taj način najlakše obezbediti da
svi na sastanak dođu na vreme.

• Planiranje sastanka se radi iz dva glavna razloga. Prvi razlog je preventivne prirode.
U ovom slučaju sastanci se održavaju kako bi se sprečile i preduhitrile neke kritične
situacije koje se žele izbeći u budućnosti. Drugi razlog je proaktivne prirode, kada
planiramo sastanak u cilju pokretanja nekih promena. Preventivnim i proaktivnim
planiranjem sastanaka se može izbeći mnogo negativnih efekata koje sa sobom nose
neproduktivni i neefikasni sastanci.

• Jedan ekspert, koji se 33 godine bavio proučavanjem i tehnikama sastanaka, smatra

da sastanke treba sazivati samo u situacijama:

o kada učesnici treba da podnesu izveštaje

o kada je neophodno da se zajednički procene informacije i donesu najbolje odluke
o kada treba da se otkrije, analizira ili reši određeni problem
o postojanja potrebe za dobijanjem podrške učesnika za sprovođenje ideje,
programa ili odluke
o potrebe za suočavanjem različitih gledišta
o kada je neophodno da se obezbede ili saopšte ključne informacije, da se smanji
nesigurnost ili tenzije, da se obezbedi puno razumevanje politike kompanije,
njenih odluka i metoda, kada je potrebna brza reakcija itd.

• Na osnovu toga možemo izdvojiti vrste sastanaka:

o informativni – sastanak koji se održava u cilju deljenja izveštaja (dnevnih,

mesečnih, godišnjih). Sastanak ima temu na koju bi svako od učesnika trebalo da
odgovori iz svoje sfere. Na primer, nedeljni sastanak upravnog odbora koji ima za
cilj da svi menadžeri kompanije informišu ostatak upravnog odbora o
aktivnostima koje su oni i njihovi sektori uradili u prethodnih nedelju dana.
Ovakvi sastanci su značajni jer se dele informacije koje preko ostalih članova
upravnog odbora idu dalje među ostale zaposlene. Takođe, na ovaj način se
revidira plan rada menadžera.
o radni – ovakav tip sastanka se održava u cilju rešavanja nekog problema. Ovo
može biti sastanak na kome se prikupljaju ideje za kreiranje novog proizvoda ili
sastanak na kome će se osmisliti nova procedura za nabavku zaliha.

Copyright © Link group