školska godina 2015/16.

MENADŽMENT
Sedmica 14
14.1. Vođenje sastanaka

Prof. dr. Aziz Šunje 1

Agenda
• Mapiranje teme
• Tehnologija vođenja sastanka:pet P
– Purpose
– Participants
– Planning
– Process
– Perspective

Prof. dr. Aziz Šunje 2

Svaki dan
83 miliona ljudi
prisustvuje
11.5 miliona
sastanaka

Prof. dr. Aziz Šunje 3

Pitanja ... za menadžere i poslovne
ljude
• Šta su za vas karakteristike lošeg sastanka?
• Šta su za vas karakteristike dobro vođenog
sastanka?
• Koliko vremena dnevno provodite na
sastancima?
• Koliko sastanaka vodite, a na koliko sastanaka
prisustvujete kao učesnik?

Prof. dr. Aziz Šunje 4

Karakterisitke lošeg sastanka
• 83% -- Skretanje sa teme (dnevnog reda)
• 77% -- Slaba priprema
• 74% -- Upitna efektivnost
• 68% -- Nedovoljna empatija (slušanje)
• 62% -- Opstrukcija od strane učesnika
• 60% -- Dužina
• 51% -- Odsustvo učesnika
From “Achieving Effective Meetings – Not Easy But Possible”
by Bradford D. Smart in a survey of 635 executives.

Prof. dr. Aziz Šunje 5

Šta se očekuje od efektivnog sastanka
• 88% -- puno učešće participanata
• 66% -- jasno definirana svrha sastanka
• 62% -- elaboracija svake tačke dnevnog reda
• 59% -- jasno definiranje “follow-up-a” akcija koje
proizilaze iz sastanka
• 47% -- snimanje diskusije (zvuk)
• 46% -- pozivanje samo bitnog osoblja
• 36% -- pisani dnevni red i određenje vremena trajanja
sastanka
Source: GM Consultants, Pittsburgh, 1993

Prof. dr. Aziz Šunje 6

Sastanak i menadžeri
• Menadžeri preko 50% vremena provode na
sastancima
– Sastanci koje menadžeri vode
– Sastanci na kojima učestvujuju (na koje su
pozvani)
• Vještina vođenja sastanka
– ključna menadžerska komeptencija koja integrira
širok spektar različitih socijalnih vještina
(kompetencija)
Prof. dr. Aziz Šunje 7
Ciljevi predavanja

• Unapređenje načina planiranja i vođenja

sastanaka
• Unapređenje efikasnosti sastanaka kojima
prisustvujete
• Postati produktivan učesnik sastanaka

Prof. dr. Aziz Šunje 8

Sastanak: Generalna pravila za
pripremu i vođenje sastanka
• Koristi sastanak da ostvariš konkretnu svrhu:
konkretan cilj
• Donesi odluke o tome “koga” i “koliko ljudi” da
pozoveš na osnovu zadataka koje želiš da ostvariš
• Uspostavi balans između zadataka i procesa,
zajedničkih ciljeva i relevantnog iskustva
• Utvrdi prioritete
• Utvrdi dnevni rad i način donošenja odluka
• Oblikuj i vodi konstruktivnu grupnu dinamiku

Prof. dr. Aziz Šunje 9

Pet “P” za pripremu i vođenje
sastanaka
• Svrha sastanka (Purpose)
– Svrha sastanka opredjeljuje i tip sastanka
• Učesnici sastanka (Participanti)
– Ko treba da prisustvuje sastanku
• Planiranje sastanka
• Tok sastanka (Process)
• Evaluacija sastanka (Perspective)

Prof. dr. Aziz Šunje 10

 Pet “P” za pripremu i vođenje
sastanaka

DIZAJN IMPLEMENTACIJA

Svrha Učesnici Tok

sastanka Planiranje Evaluacija –
sastanka (Planning) sastanka
(Purpose (Participants) (Process) (Perspective)
)

Prof. dr. Aziz Šunje 11

1. Svrha (Purpose)

• Pitanje: Šta je cilj(evi) koji se želi postići? Da li je sastanak

neophodan?
• Puno razloga za sastanak:
– prezentiranje problema koji zahtjeva djelljenje informacija sa
učesnicima (information sharing)
– unapređenje spremnosti za izvršenje konkretnih zadataka
(commitment building)
– diseminacija informacija i trening-edukacija
– rješavanje problema i donošenje odluka
– ocjena uspješnosti rada zaposlenika
– .....

Prof. dr. Aziz Šunje 12

Kada NE TREBA organizirati
sastanke
• Kada se informacije mogu na djelotovoran način
proslijediti korištenjem drugih komunikacionih
medija (mail, telefon, ...)
• Kada niste pripremljeni za sastanak
• Kada ključni ljudi ne mogu prisustvovati sastanku
• Kada troškovi sastanka nisu u proporciji za onim
što se želi postići sastankom
SOURCE: 3M Audio Visual Division, p. 5.

Prof. dr. Aziz Šunje 13

Vrste sastanaka: kriterij svrha
sastanka
• Statusni sastanci
– Formalna prezentacija ili prenos informacija o nečemu,
fokus na prenosu informacija učesnicima
– Obični jednosmjerni: voditelj sastanka – učesnici
• Akcioni sastanci – naš fokus
• Intervju-i
– Svrha: prikupljanje informacija
– Svrha: prijem novih uposlenika
– Svrha: ocjena radnog učinka i potencijala uposlenika (PIM)
– naš fokus
Prof. dr. Aziz Šunje 14
 Akcioni sastanci
• Kriterij svrhe: vrlo široka lepeza akcionih sastanaka
– Kreativno razmišljanje/ generiranje ideja/ brainstorming
– Anaiziranje, ustrojavanje ciljeva, rješavanje problema,
donošenje odluka
– Ostvarivanje zadataka
– Edukacija, trening
– ...
• Kriterij učestalosti održavanja
– Stalni ... Povremeni
– Ad-hoc

Prof. dr. Aziz Šunje 15

Svrha sastanka
• Jedan sastanak u osnovi treba da bude
usmjeren samo na jednu svrhu ili na nekoliko
ciljeva koji proizilaze iz svrhe sastanka
• Ključno pravilo: Jasno određenje šta je svrha
sastanka

Prof. dr. Aziz Šunje 16

2. Učesnici (Participants)
• Odgovarajući broj ljudi
– ovisi od svrhe sastanka i tipa (od dva: intervju za ocjenu radnog
učinka, do neograničenog broja: statusni sastanak)
• Odgovarajući “miks” učesnika
– homogenost-heterogenost
– kompetitivnost-kooperativnost
– orjentacija na zadatak-proces
• Karakteristike učesnika .... učesnici treba da imaju
sposobnost da
– (1) razumiju problem, (2) ponude “rješenja”, (3) kontroliraju
resurse, (4) donose odluke

Prof. dr. Aziz Šunje 17

3. Planiranje sastanka
• Nakon određenja svrhe sastanka i učesnika sastanka
slijedi planiranje
• Ključna faza
– Planiranje svih aspekata sastanka sa ciljem da se osigura
puna motiviranost i uključenost učesnika sastanka u
sastanku
• Loše planiran sastanak = neuspješan sastanak
• 10 pravila (Tropman) za uspješno planiranje sastanka

Prof. dr. Aziz Šunje 18

3. Planiranje – 10 pravila (Tropman)
• pravilo polovina
• pravilo ¾
• pravilo Agende (dnevnog reda)
• pravilo šestina
• pravilo trećina
• pravilo pripremanja pisanih podloga (pisanih materijala)
• pravilo “agenda bell” (prelazak sa tačke na tačku
dnevnog reda)
• pravilo pridržavanja dnevnog reda
• pravilo tačnosti (početi i završiti na vrijeme)
• pravilo zapisnika

Prof. dr. Aziz Šunje 19

Planiranje – pravilo polovina
• Agenda (dnevni red) za sastanak treba biti u
rukama učesnika sastanka (participanata) ne
poslije polovine vremena između predhodnog
i budućeg sastanka
• Npr.: razmak između sastanaka je četiri
sedmice (28 dana): Dnevni red se mora
dostaviti najmanje dvije sedmice prije
održavanja sastanka

Prof. dr. Aziz Šunje 20

Planiranje – pravilo ¾
• Cijeli paket za sastanak (dnevni red, potrebni
materijali, zapisnik sa predhodnog sastanka, ...) treba
biti dostavljen učesnicima ¾ vremena od vremena
održavanja predhodnog sastanka i vremena novog
sastanka
• Npr.: razmak između sastanaka je četiri sedmice (28
dana): Paket za sastanak se treba dostaviti jednu
sedmicu (sedam dana) prije održavanja sastanka

Prof. dr. Aziz Šunje 21

Planiranje - pravilo dnevnog reda
• Agenda treba biti napisana korištenjem
akcionih glagola
• Npr.: “usvajanje zapisnika” umjesto
“zapisnik” ... “analiziranje prijedloga plana”
umjesto “prijedlog plana”
• Korištenje akcionih glagola osigurava veći
stepen jasnoće u dosezanju same svrhe
sastanka

Prof. dr. Aziz Šunje 22

Planiranje – pravilo šestina
• 2/3, odnosno 4/6 sastanka trebaju biti
posvećene tačkama dnevnog reda
• 1/6 sastanka treba biti utrošena na dnevni red
prošlog sastanka i follow-up (šta je urađeno
od onog što je dogovoreno na predhodnom
sastanku)
• 1/6 sastanka na budući dnevni red i obaveze
koje proizilaze iz sastanka

Prof. dr. Aziz Šunje 23

Planiranje – pravilo trećina
• Sastanak treba biti podjeljen u sljedeća tri
dijela (svaki dio okvirno 1/3 sastanka):
– Prvi dio: početak sastanka koji pokriva manje
zahtjevne tačke dnevnog reda (davanje instrukcija
i upoznavanje sa kontekstom)
– Drugi dio: posvećen najzahtjevnijim tačkama
dnevnog reda (donošenje odluka)
– Treći dio: dekompresija, uvođenje sastanka u
završnu fazu (diskusije i sumiranje sastanka)
Prof. dr. Aziz Šunje 24
Planiranje – pravilo pripremanja
pisanih podloga
• Umjeće pripremanje izvještaja i pisanih
materijala
• Svi materijali za sastanak trebaju sadržavati
sažetak ili ponuđene opcije
– Sažetak: ključne tačke izvještaja (highlights)
– Opcije: alternative koje su predmet diskusije i
odlučivanja
• Sažeci, ponuđene opcije
– uštede vremena u čitanju pisanih materijala

Prof. dr. Aziz Šunje 25

Tok sastanka – Agenda bell
TEŠKE
UMJERENE ODLUKE
ODLUKE

NEZAHTJEVNE
ODLUKE
ZAVRŠNA
V DISKUSIJA
R
OTVARANJE
I
TRIVIJALNE
J TAČKE
E ZAPISNIK

M
E

Prof. dr. Aziz Šunje 26

Planiranje – pridržavanje dnevnog
reda
• Predmet diskusije mogu biti samo tačke koje
su na dnevnom redu
• Tačke koje nisu na dnevnom redu ne mogu biti
predmet diskusije
– Ne dozovliti da se govori o tačkama koje nisu
sastavni dio dnevnog reda
• Svaka tačka dnevnog reda treba tretirana na
odgovarajući način

Prof. dr. Aziz Šunje 27

Planiranje – pravilo tačnosti
• Sastanak početi na vrijeme
• Sastanak završiti na vrijeme
– U sklopu poziva za sastanak naznačiti vrijeme kada
bi sastanak trebao biti završen i toga se pridržavati
• Za svaku tačku dnevnog reda treba se
osigurati odgovarajuće vrijeme unutar
planiranog vremena

Prof. dr. Aziz Šunje 28

Planiranje – pravilo zapisnika
• Obavezan zapisnik
• Tri karakteristike zapisnika (sadržaj)
– Dnevni red ... prisutni/ odsutni
– Glavni zaključci vezani za svaku tačku dnevnog
reda
– Odluke, zaključci, nosioci
• Fokus na odluke, ne na proces
• Kratak, jasan, sveobuhvatan
Prof. dr. Aziz Šunje 29
4. Tok sastanka (Process)
• Uvodne naznake – svrha, dnevni red, osvrt na predhodni
sastanka, ...
• Upoznavanje ... ako se učesnici ne poznaju
– Stvaranje povoljne atmosfere za rad
– Duhovite opaske preporučljive
• Bazična pravila ... Uključujući i pravila donošenja odluka
• Izvještavanje ... Podnošenje izvještaja za pojedine tačke ...
Vještina prezentiranja
• Displej - korištenje različitih medija
• Participacija – ravnopravnost svih ... Vještina
interpersonalne komunikacije
• Zaključivanje sastanka ... Sumiranje sastanka

Prof. dr. Aziz Šunje 30

Tok sastanka – Agenda bell

TEŠKE
UMJERENE ODLUKE
ODLUKE

NEZAHTJEVNE
ODLUKE
ZAVRŠNA
V DISKUSIJA
R
OTVARANJE
I
TRIVIJALNE
J TAČKE
E ZAPISNIK

M
E

Prof. dr. Aziz Šunje 31

Tri koraka u diskusiji – tok sastanka

Zatvaranje
Otvaranje

Sužavanje

Prof. dr. Aziz Šunje 32

Alati za stvaranje dogovora – tok sastanka

Definiši pitanje Kombinovanje

duplikata Negativno
ili prijedlog
glasanje
Definiši listu Prioritetiziranje Eliminacija
Brainstorming
Kategoriziranje
Pojašnjenje Napad i
odbrana RAZJASNITI
RAZLIKE I
Kategoriziranje
POSTIĆI
DOGOVOR

ORGANIZOVATI I
EVALUIRATI
IDEJE
Prof. dr. Aziz Šunje 33
Moguća pravila donošenja odluka
– pravilo većine ... Varijanta odluke za koju je
glasovao najveći broj učesnika se prihvata
– “slamnati” glasovi (straw vote)
• Rasprava o varijantama odluke ... eliminacija nekih od
varijanti prije glasanja
– težinski faktori ... Učesnici glasaju na način da svkoj
varijanti daju “svoj” težinski faktor ... varijanta sa
najviše bodova se usvaja
– rangiranje ... Učesnici rangiraju odluke: 1 ... n
– konsenzus
– prihvatanje zajedničkih principa ... u procesu
odlučivanja

Prof. dr. Aziz Šunje 34

Učesnici – način ponašanja
• utvrdi stvarnu potrebu da prisustvuješ
• biti pripremljen
• biti tačan
• razjasniti sve nejasnoće
• kada daješ informacije biti precizan
• pažljivo slušaj
• podržavaje druge učesnike sastanka
• zalaži se za jednak tretman svih
• iskaži neslaganje na principijelnoj osnovi
• u prvom planu imaj grupu i njene interese

Prof. dr. Aziz Šunje 35

5. Evaluacija (Perspectives)
• Evaluiranje sastanka
• Osigurati povratnu informaciju (feedback)
učesnicima sastanka
• Utvrđivanje budućih pravaca djelovanja (perspektiva)
• Planiranje narednog sastanka na osnovu oblikovanih
perspektiva
• Sumiranje povratnih informacija na narednom
sastanku

Prof. dr. Aziz Šunje 36

You Tube

• http://www.youtube.com/watch?v=N_oHNgs
OytE

Prof. dr. Aziz Šunje 37