BAB 2

PEMPROSESAN PERKATAAN

OBJEKTIF BAB

Selepas mempelajari bab ini, anda seharusnya boleh:

1. Mengenal pasti tugas-tugas utama perisian pemprosesan
perkataan.
2. Menyenaraikan satu persatu kemudahan utama di bar menu
perisian.
3. Meningkatkan pengetahuan dan latihan praktikal penggunaan
perisian ini.
4. Mengaplikasikan penggunaan perisian ini dalam aspek
kehidupan harian.

2.1 PENGENALAN

Perisian pemprosesan perkataan merujuk kepada perisian yang digunakan

untuk mengolah, menyusun dan membentuk teks. Ianya digunakan
untuk membuat dokumen seperti surat, memo, kertas kerja, laporan,
minit mesyuarat dan sebagainya. Apabila menggunakan perisian ini,
komputer akan bekerja sebagai pemproses perkataan seperti mesin taip.
Penggunaan perisian pemprosesan perkataan secara tidak langsung akan
mengubah kaedah manual kepada cara yang lebih efektif tentang
bagaimana dokumentasi dihasilkan.

Pemprosesan perkataan mempunyai pelbagai kelebihan dan kemudahan

yang tidak mampu ditawarkan oleh mesin taip seperti gabung jalin antara
imej dan teks, sistem penyimpanan dokumen yang lebih selamat, proses
penyuntingan yang sistematik, reka letak dan susun atur dokumen yang
lebih menarik dan sebagainya.

Perisian pemprosesan perkataan kini digunakan secara meluas di setiap

pelosok dunia dalam pelbagai aspek kehidupan manusia meliputi
pendidikan, pentadbiran, perniagaan, logistik dan ketenteraan. Setiap
individu yang ingin bergerak dan maju seiring dengan kemajuan dunia
seharusnya mempunyai sedikit kepakaran dalam bidang komputer,
komunikasi dan teknologi. Sejajar dengan itu, kemahiran dalam
pengendalian perisian pemprosesan perkataan ini akan membuka peluang
untuk menguasai ilmu dalam zaman bercirikan maklumat.
37
2.2 PELBAGAI JENIS PERISIAN PEMPROSESAN
PERKATAAN

Perisian pemprosesan perkataan sebenarnya telah lama wujud seiring

dengan perkembangan teknologi komputer semenjak tahun 1960-an.
Pada peringkat awal kemunculan komputer peribadi misalnya,
penggunaan perisian pemprosesan perkataan yang diguna pakai ialah
seperti WordStar, Multimate, Chwriter dan Word Perfect.

Pada masa sekitar tahun 1980-an, WordStar boleh dianggap sebagai

gergasi besar dalam dunia pemprosesan perkataan, namun sehingga
tahun 1990-an hingga 2000, terdapat pelbagai jenama lain telah muncul
di pasaran seperti berikut:

(i) Microsoft Word – Perisian jenis ini dihasilkan oleh

syarikat Microsoft Corporation yang bertapak di lembah
silikon, Carlifornia, Amerika Syarikat. Ini adalah jenis
perisian pemprosesan perkataan yang paling meluas
penggunaannya di dunia. Terdapat pelbagai versi
antaranya ialah Word 95, Word 97, Word 2000 dan Word
2002.
(ii) WordPro – Lotus Corporation ialah pengeluar perisian
ini dan boleh didapati dalam pakej perisian komputer
yang dikenali sebagai Lotus SmartSuite. Produk terkini di
pasaran boleh didapati dalam dua versi iaitu 9.5 dan 9.6.
(iii) WordPerfect – Ditubuhkan pada tahun 1985, Corel
Corporation adalah sebuah syarikat yang
bertanggungjawab mereka bentuk perisian ini dan versi
terbarunya ialah 5.9.
(iv) StarWriter – Versi terkini bagi produk terbitan Sun
Microsystems ini ialah 5.2 dan boleh didapati dalam pakej
StarOffice2002.

2.3 PENGENALAN KEPADA MICROSOFT WORD

Microsoft Word merupakan salah satu komponen perisian yang

diintegrasikan bersama dalam perisian aplikasi pejabat Microsoft Office.
Bermula dengan versi awal iaitu 3.0 For DOS yang dikeluarkan dalam
tahun 1985, kini perisian tersebut telah mengalami pelbagai pembaharuan
dari segi antara muka, khususnya yang lebih mesra pengguna.

Produk terbaru yang boleh didapati di pasaran sekarang adalah versi XP,
bermaksud Experience khas untuk pengguna yang telah lama
menggunakan pelbagai versi sebelum ini seperti versi Microsoft Word 95,
96, 97, 98, 2000, edisi millenium dan NT (New Technology).

38
2.3.1 Microsoft Word XP

Microsoft Word XP merupakan sebuah pakej perisian pemprosesan

perkataan yang lengkap dengan kemudahan dalam menghasilkan elemen-
elemen teks yang berkualiti. Di samping itu, ia juga membenarkan
elemen-elemen sokongan lain diintegrasikan ke dalamnya bagi
membolehkan sebuah dokumen yang lebih menarik, tersusun rapi dan
sistematik dihasilkan.

Microsoft Word XP juga merupakan antara perisian pemprosesan

perkataan utama yang menggabungkan pelbagai kemudahan
penyuntingan, penetapan reka letak, percetakan dan penyebaran yang
menyeluruh serta mudah untuk digunakan. Ia bukan sahaja boleh
digunakan bagi menghasilkan dokumen bercetak malah ia juga boleh
dimanfaatkan bagi tujuan persembahan secara elektronik meliputi
penghasilan halaman web yang menarik dan interaktif.

2.3.2 Fungsi Utama Microsoft Word XP

Berikut merupakan senarai pendek kegunaan atau fungsi utama perisian

Microsoft Word.

(i) Penghasilan dan pemindahan teks pelbagai format.

(ii) Penghasilan dan pemindaan grafik pelbagai format.
(iii) Pembangunan halaman web dan persembahan elektronik.
(iv) Penerbitan meja dan pengurusan data.
(v) Automasi pejabat dan kolabrasi maklumat.

SOALAN DALAM TEKS 2.1

1. Apakah yang tidak mampu ditawarkan oleh

mesin taip berbanding dengan perisian
pemprosesan perkataan?
2. Bincangkan bagaimana kemahiran berkomputer
boleh membantu individu mencapai kemajuan
dalam zaman maklumat, komunikasi dan
teknologi.

Semak jawapan anda di akhir bab ini.

39
2.4 ANTARA MUKA MICROSOFT WORD XP

Seperti mana perisian dari pakej Microsoft Office, Microsoft Word XP

mempunyai pelbagai aplikasi antara muka baru yang diperkenalkan dalam
versi ini. Ianya tidak banyak berbeza dengan Microsoft Word yang
terdahulu. Secara asasnya, antara muka perisian Microsoft Word XP ini
boleh dikategorikan kepada beberapa bahagian utama seperti Title Bar
(bar tajuk), Menu Bar (bar menu), Status Bar (bar status), Language Bar (bar
bahasa), Toolbar dan Task Pane.

2.5 MEMBUKA PERISIAN MICROSOFT WORD XP

Untuk memulakan perisian ini, ianya boleh dibuka pada sistem komputer
menerusi butang Start yang berada di bucu sebelah kiri bawah skrin.

(i) Bawa penunjuk tetikus (mouse) ke butang Start dan klik

padanya sekali. Kelihatan satu tetingkap muncul yang
menyenaraikan pelbagai jenis aplikasi yang terdapat dalam
sistem pengoperasian Windows. Lihat Rajah 2.1 di bawah.
(ii) Klik pada perkataan Programs dan akan muncul satu
tetingkap lain yang menunjukkan pelbagai aplikasi pilihan
yang terkandung dalam sistem komputer.
(iii) Klik pada Microsoft Word bagi mengaktifkannya.
(iv) Dalam beberapa saat akan muncul satu tetingkap utama
Microsoft Word XP.

Rajah 2.1
Start Program

2.6 ELEMEN-ELEMEN UTAMA ANTARA MUKA

Bagi memulakan penggunaan perisian ini, lebih baik kalau anda dapat
mengenali secara ringkas akan setiap fungsi dan kegunaan elemen-elemen
seperti menu, tetingkap kerja, ikon dan sebagainya. Perhatikan Rajah 2.2
di bawah ini untuk mengetahui namanya.

40
Berikut adalah Jadual 2.1 yang menerangkan secara ringkas mengenai
fungsi dan peranan setiap bar, tetingkap dan butang yang ada di dalam
perisian Microsoft Word XP.
Rajah 2.2
Antara Muka Utama Microsoft Word XP

Title Bar
Standard Toolbar Ruler
Menu Bar Minimize Restore Down Close

Formatting Bar

Work Area

Jadual 2.1
Fungsi dan Peranan Komponen Utama Microsoft Word XP

Jenis Toolbar Fungsi dan Peranan

atau Butang
Bar Tajuk (Title Bar) Memaparkan nama perisian (Microsoft Word) dan juga nama
dokumen yang sedang dibuka atau dipaparkan di skrin.
Bar Menu (Menu Bar) Mengandungi menu utama seperti File, Edit dan View.

Standard Toolbar Memaparkan butang atau ikon pilihan yang boleh digunakan untuk
mengemas kini teks yang anda taip.
Formatting Bar Digunakan untuk mengemas kini, susun atur teks dan perenggan
dokumen yang ditaip.
Ruler (Pengukur) Mengawal margins, indents, tab stops dan sebagainya.
Lokasi Kerja (Work Kawasan di mana semua operasi kerja dalam penghasilan dokumen
Area) dilaksanakan.
Butang Minimize Digunakan untuk menyembunyikan dokumen yang sedang dibuka.
Butang Restore Down Digunakan untuk mengecilkan tetingkap dokumen yang sedang
dibuka.

41
 Butang Close Digunakan untuk menutup Microsoft Word dengan pantas.

Task Pane Tetingkap yang memaparkan segala maklumat mengenai tugasan

yang sedang atau telah dilaksanakan oleh Microsoft Word seperti
senarai fail yang sedang dibuka.

2.7 PILIHAN ARAHAN DI BAR MENU

Terdapat Sembilan pilihan arahan di bar menu bagi Microsoft Word XP

iaitu arahan File, Edit, View, Insert, Format, Tools, Table, Window dan Help.
Lihat Rajah 2.3.
Rajah 2.3
Pilihan Arahan Di Bar Menu

Setiap pilihan arahan tersebut mempunyai fungsi yang tersendiri dan

berikut adalah lima penerangan ringkas mengenainya.

(i) Pilihan Menu File – Mengandungi semua arahan yang

berkaitan dengan pengurusan fail Word atau dokumen
yang dibina seperti arahan membina fail baru, membuka
dan menutup fail yang telah dibina, menyimpan fail yang
baru, mencetak dan sebagainya.
(ii) Pilihan Menu Edit – Menu ini mengandungi semua
arahan yang berkaitan dengan proses pengubahsuaian fail
Word atau dokumen yang dibina seperti arahan menyalin
dan menampal teks atau imej pada fail tertentu, mencari
perkataan, menggantikan perkataan dan sebagainya.
(iii) Pilihan Menu View – Mengandungi arahan yang
berkaitan dengan rupa bentuk paparan fail Word atau
dokumen di skrin komputer. Ianya juga mengandungi
butang Toolbars yang amat penting.
(iv) Pilihan Menu Insert – Pilihan menu ini mengandungi
semua arahan yang berkaitan dengan proses penambahan
komponen di dalam sesuatu fail Word atau dokumen yang
sedang dibina. Menerusi arahan ini, anda boleh
menambah medan, simbol dan imej ke dalam sebarang
fail atau dokumen Word.
(v) Pilihan Menu Format – Ianya mengandungi arahan
yang berkaitan dengan proses pengubahsuaian teks yang
ditaip seperti jenis tulisan (Font), perenggan, kolum,
sempadan dan bebayang (Shading).
Rajah 2.4

42
 Pilihan Menu Bar: File

Selain dari paparan tetingkap dalam Rajah 2.4, anda boleh mencubanya
sendiri pada Microsoft Word XP. Sila letakkan kursor penunjuk pada huruf
misalnya View dan klik sekali. Pilihan Menu View akan muncul dan
begitulah juga untuk lain-lain pilihan menu.

2.7.1 Menggunakan Toolbar

Microsoft Word XP mengandungi pelbagai pilihan Toolbar dan terdapat tiga

toolbar yang selalu digunakan iaitu Standard, Formatting dan Drawing. Anda
mesti pastikan semua Toolbar ini ada untuk setiap kali menggunakan atau
membuat dokumen. Ini sedikit sebanyak akan membantu anda dalam
pengendalian operasi Word.

2.8 OFFICE ASSISTANT

Microsoft Word XP menyediakan pembantu peribadi yang dikenali sebagai

Office Assistant yang boleh dicapai menerusi arahan Help>Show the Office
Assistant atau klik butang Microsoft Word Help. Ianya berfungsi untuk
membantu anda menyelesaikan masalah-masalah yang berkaitan dengan
penggunaan perisian tersebut. Lihat Rajah 2.5.

Rajah 2.5
Ikon Microsof Word Help dan Office Assistant (Merlin)

Anda boleh memilih karektor Office Assistant yang dikehendaki seperti

Links, F1, Rocky, The Dot dan Mother Nature.
2.8.1 Menutup Perisian Microsoft Word XP

43
Terdapat pelbagai cara untuk menutup atau keluar dari menggunakan
perisian ini iaitu

(i) Bawa kursor ke Menu File dan klik arahan Exit.

(ii) Dengan menekan kekunci Alt dan kekunci F4 serentak
pada papan kekunci.
(iii) Bawa kursor ke butang tanda X di sebelah atas kanan dan
klik.
(iv) Menekan kekunci Alt dan kekunci F serentak pada papan
kekunci dan klik pada arahan Exit.

SOALAN DALAM TEKS 2.2

1. Senaraikan lima (5) arahan utama di bar menu

bagi perisian pemprosesan perkataan Microsoft
Word XP.
2. Bezakan dua (2) cara bagaimana penyimpanan
fail atau dokumen boleh dilakukan.

Semak jawapan anda di akhir bab ini.

2.9 OPERASI ASAS PEMBINAAN DOKUMEN

Di dalam perisian Microsoft Word XP ini, fail yang dibina akan dikenali
sebagai dokumen. Dokumen ini mestilah diberi nama bersesuaian dengan
apa yang sedang anda lakukan, misalnya Modul Word.

(i) Klik pada arahan Menu File>New atau ikon

(ii) Akan muncul satu dokumen kosong yang diberi nama
Document 1 secara automatik.
(iii) Tukarkan nama Document 1 kepada Modul Word sebagai
contoh dengan menekan arahan Menu File>Save As.
Simpan dokumen ini di dalam My Document atau Folder
yang anda fikirkan sesuai.
(iv) Paparan seperti Rajah 2.6 akan muncul.

Terdapat tiga cara untuk membina dokumen baru iaitu

(i) Menggunakan Blank Document seperti Rajah 2.6.

(ii) Menggunakan Word Template. Dokumen yang mempunyai
pelbagai format seperti memo, surat dan faks.
44
 (iii) Menggunakan Word Wizard. Bantuan akan diberikan
dalam bentuk langkah demi langkah.
Rajah 2.6
Dokumen Modul Word

2.9.1 Operasi Asas Papan Kekunci dan Tetikus

Bagi membolehkan anda menggunakan perisian Microsoft Word XP ini

dengan lebih berkesan, kemahiran memahami manual serta pengendalian
papan kekunci dan tetikus amatlah diperlukan.

Jadual 2.2 di bawah ini menunjukkan antara senarai fungsi kekunci dan
operasi yang melibatkan tetikus yang perlu anda ketahui.

Jadual 2.2
Fungsi Kekunci dan Operasi Tetikus

Kekunci Kegunaan
End Ia akan membawa tanda masukan teks ke penghujung barisan
teks yang sedang aktif.
Caps Lock Kekunci ini membolehkan teks berhuruf BESAR dihasilkan.
Shift Kekunci Shift sering digunakan bersama kekunci yang lain.
Misalnya jika ianya digunakan dengan menekan secara serentak
dengan kekunci 5, akan muncul pula simbol % di skrin.

45
 Operasi Kaedah Melaksanakannya
Tetikus
Klik Sekali Anda hanya perlu klik sekali pada butang sebelah kiri di tetikus.
Dwi Klik Klik dua kali dengan pantas pada butang sebelah kiri tetikus anda.
Heret dan Klik tanpa lepas di mana-mana teks atau imej pada butang
Lepas sebelah kiri dan heret kursor mengikut lokasi yang dikehendaki
(Drag dan dan lepaskan butang tetikus apabila selesai.
Drop)

2.9.2 Mengubah suai Saiz Jidar dan Orientasi Dokumen

Dalam keadaan dokumen Modul Word masih aktif, klik pada arahan
Menu File>Page Setup. Paparan tetingkap seperti Rajah 2.7 akan muncul.
Menerusi kotak dialog tersebut, anda boleh membuat pengubahsuaian
saiz jidar (Margins) dan orientasi dokumen. Orientasi ini mengandungi
dua jenis iaitu Portrait dan Landscape.

Rajah 2.7
Page Setup

2.9.3 Menyimpan Dokumen

Untuk menyimpan dokumen atau fail yang telah dibina, arahan File>Save
As, File>Save dan Ctrl + S boleh digunakan. Bagi arahan File>Save As,
ianya digunakan untuk pertama kali menyimpan dokumen manakala bagi
dua cara lain ialah apabila dokumen yang sedang dibuat mengalami
proses pengubahsuaian. Lihat Rajah 2.8, dan lokasi penyimpanan
dokumen boleh ditentukan antaranya ialah di

(i) My Document
(ii) Floppy A 3 ½
(iii) Cakera Keras C
(iv) Desktop

46
 Rajah 2.8
Save As

2.9.4 Format Save As

Dokumen yang disimpan boleh dibina dalam pelbagai jenis format

seperti Rich Text Format (.rtf), text (.txt), Web Page, Document Template atau
sebagainya. Ini dilakukan dengan memilih arahan yang terdapat dalam
tetingkap Save As, seperti dalam Rajah 2.9.

Rajah 2.9
Tetingkap: Save As

SOALAN DALAM TEKS 2.3

1. Nyatakan apakah yang maksudkan dengan “Drag

and Drop”?
2. Berikan dua (2) jenis format yang boleh anda
gunakan untuk menyimpan fail (Save As).

Semak jawapan anda di akhir bab ini.

47
2.10 JENIS FON, STAIL DAN SUSUN ATUR TEKS

Bold, Italic dan Underline merupakan arahan atau jenis stail yang boleh
digunakan untuk menukar rupa bentuk sesuatu teks yang digunakan.
Rajah 2.10 menunjukkan contoh perkataan WORD yang boleh
ditebalkan dengan menggunakan kursor iaitu dengan menggelapkan
perkataan tersebut dan tujukan klik kursor pada ikon B pada Formatting
Toolbar atau Ctrl + B. Manakala perkataan WORD boleh di Italic dengan
kaedah yang sama iaitu gelapkannya dan klik pada ikon I atau Ctrl + I.

Rajah 2.10
Perkataan BOLD: WORD

WORD Word

Bold Italic

Arahan Alignment digunakan untuk menukar susun atur teks. Terdapat

empat pilihan seperti dalam Jadual 2.3.

Jadual 2.3
Arahan Alignment

Alignment Kesan pada susun atur teks

Align Left Dalam modul ini anda akan didedahkan dengan cara
menggunakan arahan
Align Left.
Center Dalam modul ini anda akan didedahkan dengan cara
menggunakan arahan
Center.
Align Right Dalam modul ini anda akan didedahkan dengan cara
menggunakan arahan
Align Right.
Justify Dalam modul ini anda akan didedahkan dengan cara
menggunakan arahan
Justify.

2.10.1 Mengubah suai Jenis Fon dan Saiz Tulisan

Dalam langkah kerja ini, sebagai contoh tulisan sekarang yang sedang
digunakan sekarang ialah jenis Times Roman, saiz 12. Gelapkan (highlight)
kawasan keseluruhan teks ini dan klik kursor pada anak panah jenis fon
dengan memilih jenis yang lain pada Formatting Toolbar.

48
Lihat apa yang berlaku seperti tiga contoh dipaparkan di bawah:

Dalam langkah kerja ini, sebagai contoh tulisan sekarang yang sedang
digunakan ialah jenis American Classic, saiz 12. Gelapkan (highlight) kawasan
keseluruhan teks ini dan klik kursor pada anak panah jenis fon dengan
memilih jenis yang lain.

Dalam langkah kerja ini, sebagai contoh tulisan sekarang

yang sedang digunakan sekarang ialah jenis High Tower
Text, saiz 14. Gelapkan (highlight) kawasan keseluruhan
teks ini dan klik kursor pada anak panah jenis fon dengan
memilih jenis yang lain.

Dalam langkah kerja ini, sebagai contoh tulisan sekarang yang

sedang digunakan sekarang ialah jenis Eras Light ITC, saiz 12.
Gelapkan (highlight) kawasan keseluruhan teks ini dan klik kursor
pada anak panah jenis fon dengan memilih jenis yang lain.

SOALAN DALAM TEKS 2.4

1. Bagaimanakah caranya untuk menjadikan sesuatu

teks dalam dokumen berada semuanya disebelah
kanan?
2. Berikan dua (2) cara untuk anda membuat saiz huruf
WORD ini tebal dan gelap.

Semak jawapan anda di akhir bab ini.

2.10.2 Mengubah Suai Warna dan Jarak Langkau Teks

Anda boleh menukar warna teks yang digemari dengan menggunakan

arahan di Formatting Toolbar. Sebagai contoh, lihat Rajah 2.11. Perkataan
Pemprosesan Perkataan yang asalnya berwarna hitam akan ditukarkan
kepada warna merah. Gelapkan perkataan Pemprosesan Perkataan ini
dan bawa kursor ke anak panah pada ikon dan tetingkap Font Color akan
muncul. Klik pada kotak warna merah.
Rajah 2.11

49
 Formatting Toolbar

Untuk membuat langkau jarak (spacing), lihat Rajah 2.12. Anda mestilah
mengelapkan teks yang hendak dilangkaukan. Sebagai contoh teks, ini
akan dilangkaukan kepada saiz 1.0. Perhatikan bahawa asal teks ini ialah
saiz 1.5. Klik kursor pada ikon dan pilih saiz 1.0.

Rajah 2.12
Langkau Jarak

Hasilnya teks yang mempunyai saiz langkau 1.5 telah bertukar kepada
saiz 1.0.

Untuk membuat jarak langkau, anda mestilah mengelapkan teks yang

hendak di langkaukan. Sebagai contoh, teks ini akan dilangkaukan kepada
saiz 1.0. Perhatikan bahawa asal teks ini ialah saiz 1.5 telah berubah
menjadi jarak langkau yang rapat.

2.10.3 Menggunakan Kolum Pada Teks

Teks yang anda bina boleh dibahagikan kepada beberapa jenis kolum
dalam seperti dalam Rajah 2.13. Dengan menggunakan arahan Menu
Format>Columns, anda diberikan lima jenis kolum dan boleh diaplikasikan

50
pada bahagian teks tertentu. Sebagai contoh, perhatikan teks ini akan
dijadikan dari satu kolum kepada tiga kolum. Gelapkan teks itu dan bawa
kursor ke Menu Format dan klik pada arahan Columns. Tetingkap Coloumns
akan muncul dan pilih kotak yang ketiga (Three) dan tekan butang OK.

Hasilnya teks ini akan dibahagikan kepada tiga kolum.

Rajah 2.13
Tetingkap Columns

Teks yang anda bina diberikan lima jenis teks ini akan
boleh dibahagikan kolum dan boleh dijadikan dari satu
kepada beberapa jenis diaplikasikan pada kolum kepada tiga
kolum. Dengan bahagian teks kolum.
menggunakan arahan tertentu. Sebagai
Menu Format> contoh perhatikan Teks yang anda bina
Columns, anda teks ini akan boleh dibahagikan
diberikan lima jenis dijadikan dari satu kepada beberapa jenis
kolum dan boleh kolum kepada tiga kolum. Dengan
diaplikasikan pada kolum. menggunakan arahan
bahagian teks Menu Format>
tertentu. Sebagai Teks yang anda bina Columns, anda
contoh perhatikan boleh dibahagikan diberikan lima jenis
teks ini akan kepada beberapa jenis kolum dan boleh
dijadikan dari satu kolum. Dengan diaplikasikan pada
kolum kepada tiga menggunakan arahan bahagian teks
kolum. Menu Format> tertentu. Sebagai
Teks yang anda bina Columns, anda contoh perhatikan
boleh dibahagikan diberikan lima jenis teks ini akan
kepada beberapa jenis kolum dan boleh dijadikan dari satu
kolum. Dengan diaplikasikan pada kolum kepada tiga
menggunakan arahan bahagian teks kolum.
Menu Format> tertentu. Sebagai
Columns, anda contoh perhatikan

51
2.11 PENYUNTINGAN DOKUMEN

Microsoft Word XP menyediakan kemudahan untuk menyunting teks atau

imej yang telah dihasilkan di dalamnya menerusi kemudahan memotong
(cut), menyalin (copy) dan menampal (paste).

Perhatikan teks ini: Anda boleh mencuba beberapa kaedah untuk

menjalankan penyuntingan ini. Perkataan atau teks (perhatikan teks ini)
akan disalin dan ditampal pada penghujung ayat ini.

Terdapat dua cara yang mudah untuk melakukan operasi ini iaitu dengan:

(i) Menggelapkan satu bahagian teks atau perkataan,

kemudian klik pada ikon dan letakkan kursor

di mana teks atau perkataan itu hendak dilokasikan dan

klik ikon

(ii) Menggelapkan satu bahagian teks atau perkataan,

kemudian tekan kekunci Ctrl + C (untuk menyalin)
serentak dan bawa kursor di mana teks atau perkataan itu
hendak dilokasikan dan kemudian tekan kekunci Ctrl + V
(untuk menampal) serentak.

Perhatikan teks ini: Anda boleh mencuba beberapa kaedah untuk

menjalankan penyuntingan ini. Perkataan atau teks (perhatikan teks ini)
akan disalin dan ditampal pada penghujung ayat ini. Perhatikan teks
ini:

Anda boleh mencuba kaedah ini untuk memotong (cut) dengan menekan
ikon atau menekan kekunci Ctrl + X. Misalnya, untuk memotong
teks perkataan beberapa seperti dalam teks di atas. Gelapkan
perkataan beberapa dan tekan kekunci Ctrl + X. Perkataan
beberapa akan hilang seperti teks ini bawah ini.

Perhatikan teks ini: Anda boleh mencuba kaedah untuk menjalankan

penyuntingan ini. Perkataan atau teks (perhatikan teks ini) akan disalin
dan ditampal pada penghujung ayat ini. Perhatikan teks ini:

52
2.11.1 Pencarian Teks

Arahan Find (cari) boleh dicapai menerusi Menu Edit di bar menu atau
dengan menekan kekunci Ctrl + F serentak pada papan kekunci. Lihat
Rajah 2.14. Arahan ini bertujuan untuk mencari perkataan atau ayat
tertentu di dalam sesebuah dokumen yang telah dibina. Ianya sangat
berguna apabila anda ingin mencari perkataan tertentu yang terletak di
dalam dokumen yang terdiri dari ribuan perkataan atau ratusan helaian.

Rajah 2.14
Arahan Find

2.11.2 Pengubahsuaian Teks

Rajah 2.15 menunjukkan fungsi kedua yang mana anda boleh

menggantikan teks atau ayat tertentu di dalam sesebuah dokumen yang
telah dibina. Misalnya, perkataan Microsoft Word XP hendak digantikan
dengan Microsoft Excel. Klik pada butang Replace dalam tetingkap Find and
Replace.

Rajah 2.15
Arahan Replace

53
2.11.3 Kegunaan Undo dan Redo

Rajah 2.16 menunjukkan kemudahan Undo dan Redo sering digunakan

semasa proses membina atau menyunting dokumen.

(i) Buka sebarang fail Word atau dokumen yang terdapat di

dalam sistem komputer anda. Contohnya, dokumen
Modul Word.
(ii) Kemudian cuba padam perkataan “Microsoft Word XP”
dengan kekunci Delete.
(iii) Sekiranya anda inginkan perkataan “Microsoft Word XP”
semula. Terdapat tiga cara yang boleh digunakan:
• Tekan kekunci Ctrl + Z
• Arahan Edit>Undo Typing
• Klik ikon

(iv) Kemudian lakukan pula Redo yang mana perkataan

“Microsoft Word XP” yang terpadam akan dipaparkan
semula apabila anda melakukan cara-cara berikut iaitu
• Tekan kekunci Ctrl + Y
• Klik ikon

Rajah 2.16
Undo & Redo

Satu langkah Undo dipilih Satu langkah Redo dipilih

2.11.4 Membuat Jadual Isi Kandungan (TOC)

Apabila anda telah menyiapkan laporan sebagai contoh, selalunya laporan

tersebut mestilah mempunyai sistem penomboran dan dipaparkan dalam
bentuk Jadual Isi Kandungan (Table of Contents). Berikut adalah langkah-
langkah yang perlu anda ikuti bagi membina jadual isi kandungan
menggunakan perisian Microsoft Word XP.

54
Bina dokumen dengan arahan File>New di bar menu.

(i) Simpan dengan nama yang sesuai contohnya “Modul

Aplikasi Komputer Dalam Pengurusan” dengan arahan
File>Save As.
(ii) Untuk memulakan penulisan, lihat Rajah 2.17 dan
mestilah menekan butang Style and Formatting di Formatting
Toolbar. Sebagai contoh anda memilih cara “Heading 3”
pada awal perenggan.
(iii) Contohnya seperti ini “1.0 Pengenalan” dan seterusnya
anda memilih “Heading 3” untuk “1.1 Perisian
Pemprosesan Perkataan” dan begitulah untuk seterusnya.
(iv) Rajah 2.18 di bawah ini menunjukkan cara bagaimana
untuk memilih “Heading 3”.

Rajah 2.17
Contoh TOC

Rajah 2.18
Heading

55
(v) Kemudian anda letakkan kursor pada ruangan kosong
pada atas dokumen dan klik pada Insert>Reference>Index
and Table di bar menu.
(vi) Tetingkap Index and Table akan muncul seperti Rajah 2.19
dan anda boleh memilih pelbagai cara untuk sistem
perenggan dengan mengklik Show Levels sama ada dua,
tiga atau empat tahap.

Rajah 2.19
Index and Table

(vii) Setelah membuat pilihan, anda bolehlah menekan butang

OK dan hasilnya akan muncul satu ruangan berwarna
kelabu pada tempat anda letakkan kursor tadi seperti
Rajah 2.20 di bawah ini.

Rajah 2.20
Ruangan Kelabu TOC

56
 SOALAN DALAM TEKS 2.5

1. Beri alasan mengapakah penggunaan Jadual Isi

Kandungan (Table of Content) sangat penting
dalam mendokumentasikan sesuatu laporan?
2. Kekunci F9 mempunyai peranan dalam
mengemas kini Jadual Isi Kandungan (Table of
Content). Berikan dua (2) jenis pilihan yang
ditawarkannya.

Semak jawapan anda di akhir bab ini.

2.12 MENGGUNAKAN SIMBOL DAN IMEJ

Di dalam membina dokumen Microsoft Word XP, anda boleh

memasukkan simbol seperti simbol pengiraan matematik atau fizik.
Selain dari simbol dan imej atau gambar juga boleh dimasukkan. Microsoft
Word XP ada menyediakan satu ruangan yang dikenali sebagai Clip Art.
Dalam Clip Art ini, terdapat pelbagai jenis imej dan gambar termasuklah
fail-fail audio, video dan animasi.

(i) Buka satu dokumen baru Microsoft Word di dalam sistem

komputer anda. Sebagai contoh, taipkan teks di atas
ruangan kerja anda.

Di dalam membina dokumen Microsoft Word XP, anda boleh

memasukkan simbol seperti + ataupun ®.

(ii) Letakkan kursor pada penghujung perkataan ‘seperti’ dan

kemudian gunakan arahan Insert>Symbol pada bar menu.
Satu tetingkap Symbol seperti Rajah 2.22 akan muncul.
(iii) Kemudian pilih butang Subset yang mempunyai pelbagai
jenis aplikasi yang boleh digunakan. Antara contohnya
ialah Mathematic Operators, Form Numbers dan sebagainya.
(iv) Pilih satu ikon dari Mathemetic Operators seperti dalam
Rajah 2.22 dan tekan butang Insert.
(v) Simbol yang dipilih akan muncul pada penghujung
perkataan seperti ini.

57
 Rajah 2.22
Tetingkap Symbol

Di dalam membina dokumen Microsoft Word XP, anda boleh

memasukkan simbol seperti ∂.

2.12.1 Memasukkan Clip Art

Terdapat pelbagai jenis imej di dalam ruangan Clip Art. Selain dari Clip
Art, anda boleh mengambil imej dari luar contohnya dari Internet atau
CD-ROM. Imej-imej ini boleh dimasukkan ke dalam dokumen Word.

Sebagai contoh, perhatikan teks ini yang kosong, iaitu tiada imej atau
gambar di dalamnya. Sekarang letakkan kursor pada satu lokasi di mana
anda mahukan imej itu berada. Kemudian klik arahan Insert>Picture>Clip
Art pada bar menu atau klik ikon pada Drawing Toolbar.

Akan muncul satu tetingkap seperti Rajah 2.23. Anda boleh memilih
pelbagai imej yang disediakan dan kemudian klik OK.
Rajah 2.23
Insert Clip Art

58
2.12.2 Arahan Format Picture

Kedudukan imej atau gambar yang anda masukkan ke dalam dokumen

boleh diubah kedudukannya, warna dan saiz. Sila tekan menu bar
Insert>Toolbar>Picture. Akan muncul satu tetingkap Picture seperti dalam
Rajah 2.24.

Rajah 2.24
Tetingkap Format Picture

Perhatikan teks ini yang mana imej Smile yang ada di

dalamnya akan diubah mengikut Wrapping Style seperti
Behind Text, Through dan Square.

Contoh:

(i) Imej Smile dimasukkan ke dalam teks mengikut cara

Behind Text. Klik pada imej Smile dan kemudian tetingkap
Picture akan muncul. Klik pada ikon bergambar haiwan
dan pilih ikon Behind Text. Anda lihat gambar asal Smile
yang berada di tengah teks akan seolah-olah masuk ke
dalam teks.

Perhatikan teks ini yang mana imej Smile yang ada di dalamnya akan
diubah mengikut Wrapping Style seperti Behind Text, Through dan Square.

(ii) Anda boleh mencuba cara yang lain untuk seterusnya

seperti In Front of Text.

Perhatikan teks ini yang mana imej Smile yang ada di dalamnya akan
diubah mengikut Wrapping Style seperti Behind Text, Through dan Square.

2.12.3 Arahan Insert Picture

Sesuatu imej yang diimport ke dalam sesebuah dokumen boleh diambil

dari folder lain di dalam cakera keras, CD-ROM atau Internet. Sebagai
contoh, satu imej akan dimasukkan dalam teks di bawah ini yang diambil
dari folder lain di dalam cakera keras.

Seterusnya gunakan arahan Insert>Picture>From File di bar menu dan anda

akan dipaparkan dengan tetingkap Insert Picture seperti di Rajah 2.25.

59
Sebagai contoh, anda memilih folder Animation di dalam cakera keras C.
Klik pada folder tersebut dan klik butang Open. Kemudian terpapar
semua imej yang terdapat di dalam folder Animation.

Pilih satu di antaranya, seperti buzzy_mad_md_clr dan klik Insert. Imej yang
anda pilih itu akan masuk ke dalam teks yang sedang anda bina. Sila lihat
Rajah 2.26.
Rajah 2.25
Tetingkap Insert Picture

Rajah 2.26
Tetingkap Insert Picture: Folder Animation

60
Hasilnya anda akan dapati imej buzzy_mad_md_clr berada belakang
seperti di dalam contoh teks seperti di bawah ini dan telah di Wrapping
Style jenis Behind the Text.

Sesuatu imej yang diimport ke dalam sesebuah dokumen boleh diambil

dari folder lain di dalam cakera keras, CD-ROM atau Internet. Sebagai
contoh, satu imej akan dimasukkan dalam teks di bawah ini yang diambil
dari folder lain di dalam cakera keras. Sesuatu imej yang diimport ke
dalam sesebuah dokumen boleh diambil dari folder lain di dalam cakera
keras, CD-ROM atau Internet. Sebagai contoh satu imej akan dimasukkan
dalam teks di bawah ini yang diambil dari folder lain di dalam cakera
keras. Sesuatu imej yang diimport ke dalam sesebuah dokumen boleh
diambil dari folder lain di dalam cakera keras, CD-ROM atau Internet.
Sebagai contoh, satu imej akan dimasukkan dalam teks di bawah ini yang
diambil dari folder lain di dalam cakera keras.

2.13 PELBAGAI JENIS GRAFIK

Selain dari simbol dan imej, Microsoft Word XP juga membenarkan anda
memasukkan pelbagai komponen grafik seperti rajah, objek, carta, graf,
word art dan slaid Microsoft Powerpoint.

(i) Bina satu dokumen Word baru dengan arahan File>New di

bar menu.
(ii) Seterusnya taip sebarang teks yang bersesuaian di dalam
dokumen yang baru di bina itu.
(iii) Dokumen tersebut mesti dinamakan “Grafik Fail”
dengan arahan Save As.
(iv) Untuk melukis objek di dalam dokumen itu, gunakan
arahan Insert>Picture>New Drawing di menu bar dan
paparan ruangan melukis akan muncul seperti Rajah 2.27
di bawah ini.

Rajah 2.27
Melukis Objek

(v) Di dalam ruangan ini, anda boleh melukis sebarang objek

dengan mengambil arahan di Drawing Toolbar. Terdapat
pelbagai bentuk objek antaranya ialah Oval, Retangle dan
Arrow seperti Rajah 2.28.
61
 Rajah 2.28
Drawing

(vi) Klik pada butang Oval dan bawa kursor ke dalam ruangan
melukis dan heretnya sehingga terbentuk objek yang
dikehendaki.
(vii) Kemudian pilih butang ShadowStyle untuk memberikan
bayang-bayang objek berbentuk Oval.

2.13.1 Kemudahan WordArt

WordArt digunakan untuk menghasilkan teks yang menarik dan

berwarna-warni. Antara contoh WordArt yang boleh dihasilkan adalah
seperti dalam Rajah 2.29.
Rajah 2.29
Grafik WordArt

(i) Klik Insert>Picture>WordArt di bar menu dan satu

tetingkap WordArt Gallery akan muncul.
(ii) Pilih satu jenis dengan meletakkan kursor di atasnya dan
klik sekali.
(iii) Seterusnya akan muncul tetingkap Edit WordArt Text di
Rajah 2.30 dan taipkan sebarang perkataan yang ingin
dijadikan WordArt, contohnya perkataan Microsoft
Project dan klik OK.
(iv) Kemudian akan wujud satu tetingkap WordArt yang boleh
membantu anda untuk melakukan suntingan pada
perkataan Microsoft Project tersebut seperti Rajah 2.30 di
bawah ini.

62
 Rajah 2.30
Tetingkap WordArt

2.13.2 Carta dan Graf

Gunakan arahan Insert>Picture>Chart di menu bar untuk memaparkan

satu tetingkap Datasheet dan Carta seperti Rajah 2.31.

Rajah 2.31
Tetingkap Datasheet dan Carta

(i) Anda boleh mengubahsuaikan data-data yang ada dalam

Datasheet tersebut mengikut keperluan seperti untuk
menghasilkan satu carta perbelanjaan bulanan tahun
2001.
(ii) Apabila selesai mengubah data-data itu, carta yang
terpapar akan berubah secara automatik mengikut data-
data baru itu.
(iii) Seperti biasa, carta tersebut boleh diubah suai dari segi
saiznya dengan cara mengklik tetikus tanpa lepas pada
penghujung bawah carta dan heret tetikus ke bawah atau
ke atas.
63
(iv) Carta itu kemudiannya boleh dijadikan bentuk Square
dengan menggunakan Wrapping Style.
(v) Lihat contoh Rajah 2.32 dibawah dan anda boleh lakukan
pelbagai jenis graf dan carta dengan menggunakan
tetingkap Chart Type.

Rajah 2.32
Carta dan Datasheet

(vi) Tetingkap Chart Type ini akan muncul apabila anda klik
tetikus pada sebelah kanan semasa kursor berada di atas
carta.
(vii) Anda boleh membuat pilihan jenis carta yang dikehendaki
seperti carta Pie dan Bar di Rajah 2.33 ini.

Rajah 2.33
Jenis Carta

64
 (viii) Setelah membuat pilihan iaitu carta pie, anda juga boleh
memilih jenis carta pie yang macam mana dengan
mengklik Chart Sub Type. Selalunya carta pie adalah lebih
menarik jika dipilih jenis 3-D. Kemudian klik OK.
(ix) Akan muncul carta pie berbentuk 3-D dan anda mestilah
mengubahsuai carta ini supaya nampak menarik seperti di
dalam Rajah 2.34 di bawah ini.

Rajah 2.34
Carta Pie 3-D

2.13.3 Carta Organisasi

Anda boleh membina diagram carta alir organisasi, gambar rajah Venn
dan sebagainya di dalam sesuatu dokumen.

(i) Untuk membina satu diagram piramid.

(ii) Bina dokumen baru dengan arahan File>New di bar
menu.
(iii) Gunakan arahan Insert>Diagram di bar menu atau ikon
di Drawing Toolbar dan anda akan dipaparkan
dengan tetingkap Diagram Gallery seperti Rajah
2.35.

65
 Rajah 2.35
Diagram Gallery

(i) Terdapat enam pilihan carta atau diagram yang

disediakan. Tekan setiap ikon tersebut untuk mengetahui
nama dan ciri-ciri diagram yang akan dihasilkan.
(ii) Sebagai contoh, klik ikon Organizational Chart. Tetingkap
carta ini akan muncul seperti di dalam Rajah 2.36 di
bawah ini. Anda juga boleh menulis di dalam kotak yang
disediakan.

Rajah 2.36
Organizational Chart

2.14 MAIL MERGE

Mail Merge adalah kemudahan yang terbaik untuk membuat surat yang
sama isi kandungannya dan boleh menghantar surat kepada 50 individu
yang mempunyai alamat yang berbeza.

(i) Bina satu fail baru dengan arahan File>New di bar menu.
Taipkan satu surat di dalam dokumen itu seperti yang
terdapat di dalam Rajah 2.37.

66
 Rajah 2.37
Menulis Surat

Akhmal Farris Bin Mohamed

No. 357 Jln Teratai Merah 1/1
40450 Shah Alam Selangor

31 Disember 2002

………………………
………………………
………………………

Tuan,
PERMOHONAN KERJA SEBAGAI “FINANCIAL ANALYTS EXECUTIVE”

Merujuk perkara di atas, seperti yang diiklankan dalam Berita Harian bertarikh 29 Disember 2002,
saya mengambil kesempatan ini untuk memohon jawatan yang sesuai dengan kelayakan sama ada
daripada segi akademik dan pengalaman kerja.

Berikut adalah CV saya dan berharap semoga permohanan ini akan mendapat pertimbangan yang
sewajarnya dari pihak tuan, saya sudahi dengan ucapan ribuan terima kasih.

Sekian.

………………………….
(Akhmal Farris Mohamed)

(ii) Pastikan ada ruangan kosong antara tarikh dan juga

perkataan tuan yang akan diisikan dengan alamat
penerima.
(iii) Simpan dokumen ini dengan arahan File>Save As dengan
nama yang sesuai contohnya “Surat Kerja 1”.
(iv) Seterusnya gunakan arahan Tools>Letters and
Mailings>Mail Merge Wizard di bar menu. Anda akan
dipaparkan dengan tetingkap Mail Merge.
(v) Aktifkan pilihan Letters kerana anda ingin membina surat
di dalam langkah kerja ini seperti Rajah 2.38 ini.
Rajah 2.38
Pilihan Letter

67
(vi) Kemudian klik pada arahan Next: Starting Document
(berwarna biru) yang berada di bawah tetingkap Mail
Merge dan anda akan di bawa ke tetingkap Mail Merge yang
seterusnya.
(vii) Di dalam tetingkap Rajah 2.39 ini, aktifkan Use the current
document, kerana anda sedang menggunakan dokumen
Surat 1.

Rajah 2.39
Use the Current Document

(viii) Klik pada arahan Next: Select recipients untuk menetapkan

senarai penerima surat yang anda bina.
(ix) Klik arahan Type a new list seperti Rajah 2.40 dan
seterusnya klik pada arahan Create untuk membina senarai
alamat penerima surat yang dibina.
Rajah 2.40
Type a New List

68
(x) Apabila tetingkap New Address List dipaparkan seperti di
dalam Rajah 2.41, taipkan maklumat penerima pertama
yang akan menerima surat anda.
Rajah 2.41
New Address List

(xi) Klik butang New Entry untuk memasukkan maklumat

penerima yang seterusnya. Apabila selesai, klik butang
Close dan tetingkap Save akan muncul seperti di Rajah
2.42. Namakan senarai nama penerima surat ini dengan
nama “Penerima Surat 2”.

Rajah 2.42
Save Address List

(xii) Setelah menamakan fail itu, klik butang Save dan anda
akan dipaparkan dengan tetingkap Mail Merge Recipients
seperti di Rajah 2.43 berserta senarai penerima surat yang
dibina. Klik butang OK sekiranya tiada proses
pengubahsuaian ingin dilakukan.

69
 Rajah 2.43
Mail Merge Recipient

(xiii) Seterusnya, klik arahan Next: Write your letter seperti Rajah
2.44 untuk bergerak ke tetingkap Mail Merge seterusnya.

Rajah 2.44
Next: Write Your Letter

(xiv) Tetapkan dahulu kedudukan alamat penerima surat

dengan cara klik tetikus pada ruangan kosong di antara
tarikh dan perkataan tuan di dalam dokumen “Surat
Kerja 1”.
(xv) Klik pada pilihan arahan Address Block dan anda akan
dipaparkan dengan tetingkap Insert Address Block seperti
Rajah 2.45 yang berperanan untuk membentuk penulisan
alamat yang diinginkan dalam surat kelak.

70
 Rajah 2.45
Address Block

(xvi) Bentuk alamat yang dikehendaki akan terpapar pada

ruangan kosong yang telah anda letakkan kursor tadi
seperti di Rajah 2.46. Kemudian klik OK.

Rajah 2.46
Insert Address Block

71
(xvii) Perkataan “Address Block” berlatar belakang kelabu akan
muncul pada ruangan kosong antara tarikh dan perkataan
tuan seperti di Rajah 2.47 ini.

Rajah 2.47
Address Block

(xviii) Arahan seterusnya ialah anda mesti klik Next: Preview Your
Letter dan surat yang anda taip akan diisikan dengan
alamat penerima. Lihat surat yang lengkap seperti di
Rajah 2.48 ini.
Rajah 2.48
Preview Your Letter

Akhmal Farris Bin Mohamed

No. 357 Jln Teratai Merah 1/1
40450 Shah Alam Selangor

31 Disember 2002

Mr. Yamota Okadamisthu

SONY VIDEO CORP.
Free Trade Area Zone 3A
Bayan Lepas Industrial Area
Bayan Lepas, Penang 09000

Tuan,
PERMOHONAN KERJA SEBAGAI “FINANCIAL ANALYTS EXECUTIVE”

Merujuk perkara di atas, seperti yang diiklankan dalam Berita Harian bertarikh 29 Disember 2002,
saya mengambil kesempatan ini untuk memohon jawatan yang sesuai dengan kelayakan sama ada
dari segi akademik dan pengalaman kerja.

Berikut adalah CV saya dan berharap semoga permohanan ini akan mendapat pertimbangan yang
sewajarnya daripada pihak tuan, saya sudahi dengan ucapan ribuan terima kasih.

Sekian.

………………………….
(Akhmal Farris Mohamed)

72
 (xix) Bagi mendapatkan penerima kedua, anda hendaklah klik
pada butang >> seperti Rajah 2.49 di bawah ini.
(xx) Langkah seterusnya, anda boleh menamatkan operasi ini
dengan mengklik arahan Next: Complete the merge. Kini
anda boleh mencetak kesemua surat tersebut.
Rajah 2.49
Preview Your Letters

2.15 BULLETS AND NUMBERING

Kemudahan ini membolehkan teks yang anda taip kelihatan dalam

bentuk fakta penting yang ringkas. Ikuti langkah kerja yang berikut untuk
menggunakan arahan Bullets and Numbering.

(i) Bina satu dokumen baru dalam Microsoft Word XP dan

taipkan sebarang teks yang sesuai di dalamnya.
(ii) Sebagai contoh teks berikut sila taip seperti Rajah 2.50 di
bawah.
(iii) Apa yang berlaku, Microsoft Word XP telah
mengaplikasikan sistem penomboran atau numbering ke
atas teks anda secara automatik.
Rajah 2.50
Contoh Teks

1. Microsoft Word XP mempunyai pelbagai kemudahan baru.

2. Contohnya seperti Task Pane dan Organization Chart Gallery.
3. Ianya lebih memudahkan pengguna dalam membuat sebarang kerja
dokumentasi.

(iv) Seterusnya cuba gelapkan teks di atas itu dan klik

Format>Bullets and Numbering di bar menu.
(v) Tetingkap Bullet and Numbering akan muncul seperti Rajah
2.51.

73
(vi) Anda boleh memilih jenis penomboran yang sesuai
dengan mengaktifkan pilihan yang dikehendaki pada
ikon-ikon tersebut.
(vii) Sebagai contoh, anda memilih butang Bulleted dan klik
ikon seperti di Rajah 2.52.
(viii) Hasilnya anda akan dapati teks tersebut akan berubah
nombornya dari 1, 2 dan 3 kepada titik-titik.
(ix) Anda boleh mencuba pelbagai pilihan butang lain yang
terdapat dalam tetingkap Bulleted and Numbering ini.

Rajah 2.51
Bullets and Numbering

Rajah 2.52
Bulleted

74
 ™ Microsoft Word XP mempunyai pelbagai kemudahan baru.
™ Contohnya seperti Task Pane dan Organization Chart Gallery.
™ Ianya lebih memudahkan pengguna dalam membuat sebarang kerja
dokumentasi.

2.16 HEADER AND FOOTER

Kemudahan ini akan menjadikan dokumen yang anda bina kelihatan

lebih menarik dan kemas serta memberikan sokongan kepada
keterampilan sesebuah dokumen.

(i) Buka mana-mana dokumen dalam sistem komputer anda.

(ii) Gunakan arahan View>Header and Footer di bar menu.
(iii) Anda akan dipaparkan dengan tetingkap Header and Footer
seperti Rajah 2.53 pada bahagian atas dokumen di mana
anda boleh memasukkan teks bagi header (kepala
dokumen) dan footer (kaki dokumen).

Rajah 2.53
Insert Header dan Footer

(iv) Isikan header tersebut dengan teks ini “TD1103 - Aplikasi

Komputer dalam Pengurusan” dan footer dengan “Modul
PACE-PJJ”.
(v) Dokumen tersebut akan mempunyai Header and Footer
seperti di Rajah 2.54.
Rajah 2.54
Header and Footer

75
2.16.1 Jadual

Membina jadual amatlah penting dalam setiap dokumentasi. Microsoft

Word XP ada menyediakan kemudahan ini. Ikuti langkah-langkah di
bawah ini tentang bagaimana hendak membuat jadual waktu sekolah.

(i) Bina satu dokumen baru dan klik File>Save As fail ini
dengan nama “Jadual Sekolah”.
(ii) Letakkan kursor pada ruangan kosong yang terdapat
didalam dokuman dan klikkan Table>Insert>Table pada
bar menu.
(iii) Akan muncul tetingkap seperti Rajah 2.55 di bawah ini.
Kemudian klik pada anak panah kecil di ruangan Columns
dan Rows untuk menambah atau mengurangkan baris dan
lajur.
(iv) Selepas klik OK, anda akan dapati satu jadual telah
terbina dengan lima lajur dan tiga baris (five columns and
three rows) seperti Rajah 2.56 ini.
(v) Sekarang anda boleh melakukan modifikasi terhadap
jadual tersebut dengan mencuba beberapa arahan seperti:

ƒ Auto Fit
ƒ Merge Cells
ƒ Split Cells
ƒ Sort

Rajah 2.55
Insert Table

76
 Rajah 2.56
Jadual: Baris dan Lajur

Baris
Lajur

(vi) Sebagai contoh, anda boleh mencuba arahan-arahan itu

terhadap jadual yang sedang dibina seperti Rajah 2.57 di
bawah ini.

Rajah 2.57
Jadual Waktu Akademik

9.00 10.00 11.00 12.00 1.00 2.00 3.00

Isnin Kepintaran Buatan R Sosial Sains
E
Selasa Maths 1 Aplikasi Komputer Dlm H Stats 2
Pengurusan A
Rabu Rangkaian Komputer T
Khamis Stats 1 Maths 2 Sistem
Maklumat
Jumaat Sistem Keselamatan Komputer

2.17 PROSES MENCETAK DOKUMEN

Sebelum dokumen boleh dicetak mengikut keperluan, saiz dan orientasi

kertas perlu ditetapkan terlebih dahulu.

(i) Buka dokumen yang ingin dicetak. Pilih arahan Page Setup
dari menu File. Tetingkap Page Setup akan dipaparkan
seperti Rajah 2.54.
(ii) Tetapkan saiz kertas, orientasi, jidar kiri dan kanan
(margin) dan jenis pencetak yang akan digunakan dalam
proses mencetak nanti.
(iii) Tekan butang OK.
(iv) Seterusnya pilih arahan Print Preview dari menu File.
Tetingkap Print Preview akan muncul seperti Rajah 2.55.

77
Rajah 2.54
Page Setup

Rajah 2.55
Print Preview

78
(v) Print Preview ini membolehkan anda melihat keseluruhan
dokumen yang ingin dicetak. Anda boleh membuat
modifikasi seperti susunan teks, perenggan, imej dan
sebagainya.
(vi) Anda boleh paparkan dokumen itu dengan pelbagai
bilangan muka surat seperti pada Rajah 2.56 ini.

Rajah 2.56
Pelbagai Bilangan

(vii) Apabila anda telah berpuas hati dengan dokumen yang

akan dicetak, tekan butang Close untuk kembali ke
paparan dokumen yang asal.
(viii) Gunakan arahan File>Print dari bar menu untuk
memulakan operasi mencetak sebenar seperti Rajah 2.57.
(ix) Menerusi tetingkap ini anda boleh menetapkan apa yang
ingin dicetak, halaman yang ingin dicetak, jenis pencetak
dan bilangan helaian untuk dicetak.
(x) Sekiranya anda ingin meneruskan operasi cetakan bagi
keseluruhan dokumen, tekan butang OK.

79
 Rajah 2.57
Print

(xi) Jika anda hanya mahu mencetak dokumen ini sahaja,

anda boleh membuat pilihan di ruangan Page Range
dengan menekan Current Page. Jika ada pilihan lain anda
boleh memilih All atau Pages.

SOALAN DALAM TEKS 2.6

1. Berikan dua (2) jenis orientasi yang boleh anda

gunakan semasa hendak mencetak sesebuah
dokumen?
2. Apakah kegunaan Print Preview?

Semak jawapan anda di akhir bab ini.

2.18 KESIMPULAN

Microsoft Word adalah salah satu perisian komputer yang paling popular
penggunaannya dalam urusan pengurusan dan pentadbiran. Ianya mudah
dipelajari, difahami dan diaplikasikan dalam pelbagai kerja seperti
membuat dokumen, mengedit teks, menyimpan data dan penghantaran

80
maklumat. Perisian ini mampu berintegrasi dengan pelbagai perisian
Microsoft Office yang lain seperti Excel, Access, Outlook dan sebagainya.
Perisian ini merupakan salah satu asas pembelajaran komputer yang
penting dalam zaman era baru sejajar dengan perkembangan teknologi
maklumat dan komunikasi (ICT) yang semakin pesat.

Akibat dari perkembangan positif dan sikap penerimaan masyarakat

terhadap teknologi komputer ini diharapkan akan merapatkan jurang
digital yang sekarang wujud di luar bandar. Kini pelbagai usaha telah
dilaksanakan oleh kerajaan dan pihak swasta seperti mewujudkan
infrastruktur moden contohnya, seperti sekolah rendah dan menengah
yang dilengkapi dengan makmal komputer, Pusat Komuniti Siber dan
balai raya yang mempunyai kemudahan komputer berinternet.
Diharapkan dengan pelbagai usaha yang dilakukan ini akan mencelikkan
masyarakat luar bandar khususnya dan di bandar amnya terhadap
penggunaan komputer dalam kehidupan seharian.

SOALAN PENILAIAN KENDIRI

A. SOALAN OBJEKTIF

1. Perisian pemprosesan perkataan yang paling popular digunakan

dalam pentadbiran dan pengurusan adalah

A. WordPro.
B. WordStar.
C. StarWriter.
D. Microsoft Word.

2. Antara kegunaan Ctrl + V dalam mengedit sesuatu dokumen

ialah

A. menyalin (copy) sesuatu pilihan teks.

B. memindahkan sesuatu pilihan teks.
C. membuang sesuatu pilihan teks.
D. menampal sesuatu pilihan teks.

3. Bagi menghasilkan lebih daripada satu lajur dalam sesebuah teks,

kita boleh menggunakan opsyen berikut dalam pilihan bar menu
Format, iaitu

A. Border and Shading.

81
 B. Change Case.
C. Paragraph.
D. Columns.

4. Apakah fungsi kekunci F9 dalam proses pembuatan jadual isi

kandungan (TOC)?

A. Kemas kini fon.

B. Kemas kini nombor.
C. Kemas kini perenggan.
D. Kemas kini muka surat.

5. Berikut adalah bentuk-bentuk yang boleh dihasilkan oleh

penggunaan AutoShape KECUALI:

A. Callouts.
B. Connectors.
C. FlowGraph.
D. Basic Shapes.

6. Antara berikut yang manakah BUKAN posisi Alignment

dokumen?

A. Align left.
B. Align top.
C. Align right.
D. Justify.

7. Jika anda klik kanan pada tetikus ruangan kosong dalam

dokumen Microsoft Word, manakah antara berikut yang TIDAK
muncul?

A. Save.
B. Paste.
C. Hyperlink.
D. Synonyms

8. Butang manakah yang boleh mengecilkan saiz dokumen

Windows?

A. Minimize.
B. Select All.

82
 C. Restore.
D. Paste.

9. Jika anda klik dua (2) kali pada ………………..akan

menyebabkan dokumen Windows mengecilkan saiznya.

A. Icon Spacing Horizontal.

B. Icon Spacing Vertical.
C. Inactive Title Bar.
D. Active Title Bar.

10. “Kekunci ini akan memindahkan tanda masukan teks anda ke

arah kanan mengikut jarak yang ditetapkan”. Berdasarkan
pengalaman anda menggunakan perisian Microsoft Word,
berikan kekunci apakah yang berfungsi sedemikian?

A. Home.
B. End.
C. Tab.
D. Shift.

B. SOALAN STRUKTUR

1. Berikut adalah penggunaan jalan pintas dengan menekan kekunci

Ctrl dan Alt dengan kekunci lain bagi menggantikan arahan di bar
menu. Tuliskan secara ringkas fungsi bagi setiap yang berikut:

(i) Ctrl + C
(ii) Ctrl + B
(iii) Ctrl + S
(iv) Ctrl + P
(v) Alt + V
(vi) Alt + T
(vii) Ctrl + F5
(viii) Ctrl + Alt + O

83
2. Anda dikehendaki membina gambar rajah yang sama seperti di
bawah ini dan tuliskan di dalam setiap kotak (clik to add text)
nama-nama perisian
Microsoft yang anda
pelajari dalam modul ini.

3. Perhatikan pernyataan di
bawah ini:

uala Lumpur, 24 November 2001. Syarikat perisian terbesar

K dunia Microsoft Corporation telah melancarkan perisian terbaru

pemprosesan perkataan iaitu ®Microsoft Word XP @
Experience di pusat membeli belah KLCC.

(i) Berikan cara-cara bagaimana huruf K di perkataan Kuala

diperbesarkan?
(ii) Teks Microsoft Corporation telah disendengkan. Terangkan
dua cara bagaimana ianya boleh dibuat?
(iii) Terdapat dua simbol dalam teks diatas. Namakan dan
nyatakan maksudnya.

Semak jawapan anda di akhir modul ini.

JAWAPAN SOALAN DALAM TEKS

SDT 2.1

1. (i) Gabung jalin antara imej dan teks,

(ii) Sistem penyimpanan dokumen yang lebih selamat,
(iii) Proses penyuntingan yang sistematik,
(iv) Reka letak, dan
(v) Susun atur dokumen yang lebih menarik.

84
2. (i) Dapat mencapai maklumat dengan pantas menerusi
penggunaan Internet, memuat turun pelbagai maklumat
percuma bagi meningkatkan kemahiran berkomputer.
(ii) Berhubung atau berkomunikasi menggunakan
perkhidmatan terkini melalui komputer dan Internet
seperti IRC, ICQ, Video Conferencing atau Voice Conferencing.
(iii) Sebagai persiapan penerimaan perubahan paradigma
dalam era globalisasi dan zaman teknologi maklumat
dan digital.

SDT 2.2

1. Lima (5) arahan utama di bar menu bagi perisian pemprosesan

perkataan Microsoft Word XP ialah

(i) File
(ii) Edit
(iii) View
(iv) Insert
(v) Format
(vi) Tools
(vii) Table
(viii) Window
(ix) Help

2. Dua (2) cara bagaimana penyimpanan fail atau dokumen boleh

dilakukan ialah

(i) Klik pada arahan Menu File dan klik Save atau Save
As.
(ii) Tekan serentak kekunci Ctrl + S.

SDT 2.3

1. Drag and Drop ialah cara menggunakan tetikus pada sesebuah

dokumen. Dilakukan dengan klik tanpa lepas di mana-mana teks
atau imej pada butang sebelah kiri dan heret kursor mengikut
lokasi yang dikehendaki dan lepaskan butang tetikus apabila
selesai.

2. Dokumen yang boleh disimpan dibina dalam pelbagai jenis

format seperti Rich Text Format (.rtf), text (.txt), Web Page, Document
Template.
85
 SDT 2.4

1. Caranya ialah dengan gelapkan (highlight) teks tersebut dan klik

pada ikon Align Right pada Formatting Bar.

2. Dua (2) cara untuk anda membuat saiz huruf WORD ini tebal
dan gelap ialah dengan

(i) Gelapkan huruf tersebut dan klik ikon B pada

Formatting Bar.
(ii) Gelapkan huruf tersebut dan tekan kekunci huruf
Ctrl + B serentak.

SDT 2.5

1. Antara alasan mengapakah penggunaan Jadual Isi Kandungan

(TOC) sangat penting dalam mendokumentasikan sesuatu
laporan ialah

(i) Untuk memudahkan kerja pengeditan

penomboran muka surat.
(ii) Untuk membuat Jadual Isi Kandungan secara
automatik.

2. Kekunci F9 mempunyai peranan dalam mengemas kini jadual isi

kandungan. Dua (2) jenis pilihan yang ditawarkannya ialah

(i) Update page numbers only

(ii) Update entire table

86