7/29/2019 Field Interview - Google Docs

Eldridge and Zawislak 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Field Interview 
Troy School District Board Policies 
with Dr. Richard Machesky 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Julie Eldridge 
Brian Zawislak 
EA 7780 ­ Educational Law 
July 29, 2019 
 
 

1 

https://docs.google.com/document/d/18-G3lZvqyLCt4zLck5x3a60fE4C8npxto84zXdGhJIk/edit?ts=5d386d3c 1/8
7/29/2019 Field Interview - Google Docs

Eldridge and Zawislak 

Every organization needs policies and procedures in place to ensure it runs efficiently. 

The policies create roles and responsibilities for employees in the organization that ranges from 

day­to­day operations of the organization to the overall big picture of an organization’s mission, 

vision, and values.  Dr. Richard Machesky, Superintendent for the Troy School District (TSD), 

made time to talk about the district’s board policy.   

Dr. Machesky provided great insight because he has served in different roles both in 

public and parochial school settings.  He began his career at Mount Calvary Lutheran School, 

which is a K­8 building on the eastside of Detroit, teaching a bit of everything before moving to 

Lutheran East High School, which is the high school he attended.  There, he not only spent five 

years teaching history and government, but he also fulfilled roles as athletic director and dean of 

students.  Those roles provided him with, and instilled a passion for leading, so he moved to the 

Utica Community Schools for 12 years where he served as an assistant principal, then as a 

principal before moving to central office.  Shortly thereafter, he joined the TSD to lead the 

secondary schools as assistant superintendent before becoming the superintendent in the 

2013­2014 school year.   

Dr. Machesky is proud of the work that has been done within the last four years to update 

the TSD Board Policies.  In many instances, school boards will hire an outside law firm to 

safeguard an objective perspective.  This was the case when Dr. Machesky and the board 

reevaluated the district’s policies.  The district hired educational law experts from the firm Lusk 

Albertson to ensure that all policies fulfill federal and state requirements. Since the previous set 

of board policies were over 80 pages long, the board’s goal is to streamline and make policies 

user friendly. Each policy has been analyzed piece by piece by the board policy committee, 

2 

https://docs.google.com/document/d/18-G3lZvqyLCt4zLck5x3a60fE4C8npxto84zXdGhJIk/edit?ts=5d386d3c 2/8
7/29/2019 Field Interview - Google Docs

Eldridge and Zawislak 

which include Lusk Alberston representatives.  After working through all the policies, the board 

policy committee was able to reduce it by about half while still maintaining the integrity of the 

document.  Furthermore, as time goes by, any policy that is irrelevant is removed from the 

bylaws and, as the times and society changes, new policies are required. When the board policy 

committee recognizes a need for a change or a new policy, they make recommendations to the 

larger group which includes the board and Dr. Machesky.  At this recommendation meeting, the 

group considers the recommendations on the new policy. Once a new policy has been accepted, 

it is brought to a board of education meeting for two public readings.  A public reading is done to 

notify community members of the new policy, which allows the public to provide their opinion 

on the policy.  According to Dr. Machesky, the public rarely comments.  Following that meeting, 

the policy is reintroduced at a second meeting where a vote is held to determine if the policy is 

adopted into the bylaws.  Once the policy is added, it needs to be communicated to the rest of the 

employees in the district.   

District administrators are responsible for communicating a new policy, implementing 

procedures, and assessing those procedures.   The communication could take on several forms. 

If the change is a straightforward one and has a limited audience, that particular staff might 

receive a memo via email describing it.  For example, at the beginning of the 2018­2019 school 

year, district administrators notified building administrators about changes to the TSD Code of 

Conduct that were voted on and approved by the board.  In the email, district administration 

pointed out a handful of changes that building administrators were to make note of regarding the 

code.  Building administrators were aware that the code was being examined by a team of 

3 

https://docs.google.com/document/d/18-G3lZvqyLCt4zLck5x3a60fE4C8npxto84zXdGhJIk/edit?ts=5d386d3c 3/8
7/29/2019 Field Interview - Google Docs

Eldridge and Zawislak 

administrators, so it was just a matter of getting the final product in the hands of those employees 

that work with it the most with a short summary of changes. 

Other policy changes, which require more information, and are spread across a wider 

audience, require a different set of action.  After reviewing policies with Lusk Albertson, the 

TSD realized that in order to be incompliance with the following policy, “The Superintendent 

will develop a school crisis response plan to be implemented in the event of an emergency,” they 

needed to reevaluate their procedures to see if the district was using best practices to provide a 

safe learning environment for students, staff, and other members of the school community.  A 

crisis committee made up of district and building administrators was formed and determined it 

was not using the best method.  Furthermore, they recommended that the district utilize the 

A.L.I.C.E. response to a school crisis.  A.L.I.C.E., which stands for Alert, Lockdown, Inform, 

Counter, Evacuate, is a response to an emergency which is used by police and government 

agencies, health care systems, businesses, and houses of worship.  Prior to unveiling A.L.I.C.E. 

to the entire staff, district administration briefed the administrative staff to explain to them the 

rationale for the change.  Next, district administration disclosed A.L.I.C.E procedures to the 

entire staff by explaining the rationale for the change via an email.  The email also gave the next 

steps for the staff to complete, which included info about a professional development training 

prior to the start of the 2018­2019 school year.  The entire administration staff was trained at the 

end of the 2017­2018 school year to be A.L.I.C.E. certified trainers so that they could work with 

their individual staff on plans that best meet the needs of their building.  Prior to the start of the 

2018­2019 school year, all school personnel watched a video, which included an assessment, to 

become certified in ALICE protocols.  An email was sent to parents regarding the procedural 

4 

https://docs.google.com/document/d/18-G3lZvqyLCt4zLck5x3a60fE4C8npxto84zXdGhJIk/edit?ts=5d386d3c 4/8
7/29/2019 Field Interview - Google Docs

Eldridge and Zawislak 

changes to school crisis along with rationale for the changes at the start of the 2018­2019 school 

year.  Moreover, each school’s principal completed a video to inform parents of the new 

procedures that was shown at the school’s curriculum night.  A timeline was also coordinated so 

that each school could determine dates for crisis response drills.  These dates were 

communicated to students, staff, families, and community members.  Prior to these drills, videos 

were completed in conjunction with the Troy Police Department to inform students of the 

different ways they can respond in the event of an emergency.  After the conclusion of each drill, 

data was collected at both the building and district level through discussions, surveys, and 

questions to ensure nothing was overlooked.  These procedures ensure that a crisis response plan 

is in place which adheres to the board policy on school safety and that they are continuously 

being reevaluated.   

Having the ability to create its own policy provides a board the opportunity to meet the 

needs of the community it is serving.  As time goes on, some policies carry more weight than 

others.  Dr. Machesky was proud of the work the board policy committee put in to review past 

policies and, as a result, he stated he does not believe there are any weaknesses in the board 

policies.  However, he did state that the board policy committee did make changes to the 

nepotism policy.  Prior to the new policies, an employee could not be promoted or appointed to a 

position that a relative was already placed in.  Dr. Machesky stated that this handcuffed some 

employees who were very qualified for a position, yet did not meet this strict nepotism policy. 

The new policies remove this condition so that qualified candidates are given a chance.   

Dr. Machesky was quick to point out the section in the policies that defined the work of 

board members for the district as a strength.  To serve on a board of education, members of a 

5 

https://docs.google.com/document/d/18-G3lZvqyLCt4zLck5x3a60fE4C8npxto84zXdGhJIk/edit?ts=5d386d3c 5/8
7/29/2019 Field Interview - Google Docs

Eldridge and Zawislak 

community simply need to live within the district.  Therefore, these elected officials might have 

an agenda they come into office with, or may not have a solid background in education.  As a 

result, Dr. Mackesky feels that the policy which governs the board members is one of the most 

important and one of its strengths.  According to him the policies provide guidelines and roles 

for new members to follow when they take office which is very important so that new elected 

officials do not abuse power in the position.   

The Michigan Constitution and the Revised School Code Act of 1976 governs the action 

of school districts, and give school boards the authority to make decisions for a school district. 

Consequently, the TSD school board created policies to regulate the following: bylaws, students, 

curriculum and instruction, personnel, business, facilities and operations, school­community 

relations, and general policies.  

The bylaws chapter defines how the board is to function and be organized, meetings of 

the board of education, and adoptions or amendments of bylaws and policies. Bylaws are 

intended to provide for the board’s own internal governance, providing the basic framework for 

board operations. These bylaws clearly define individual requirements for each board member 

and how members are elected or removed from office. Additionally, the bylaws follow the 

requirements of the Michigan Open Meetings Act. 

The student chapter consists of policies regarding admission and enrollment, learning and 

achievement, education records, extracurricular activities, communication, behavior, and health 

and safety.  The core function of the TSD is to educate students to prepare them to become 

productive and responsible citizens and adults. The policies in this chapter help to accomplish 

6 

https://docs.google.com/document/d/18-G3lZvqyLCt4zLck5x3a60fE4C8npxto84zXdGhJIk/edit?ts=5d386d3c 6/8
7/29/2019 Field Interview - Google Docs

Eldridge and Zawislak 

this goal by laying out guidelines that not only direct curriculum and assessment decisions but 

also ensure student safety and wellbeing.   

The curriculum and instruction chapter explains how curriculum is developed, parent 

involvement and objections, instruction, materials, school calendar and day, and equal 

educational opportunities for students with limited English proficiency. These policies promise 

that the curriculum TSD utilizes are legally compliant, research based learning, and meet 

achievement standards for students.  

The board understands that a quality education program is a function of the personnel 

employed to implement the educational goals of the board. They hire personnel who have high 

character, skills and qualifications necessary to meet staffing requirements. To ensure all 

personnel are held to the same standards, the board created policies in the personnel chapter. 

These policies describe administrative duties, equal employment considerations and conditions, 

evaluations and matters of employment.  

Dr. Machesky is responsible for establishing financial procedures to ensure proper and 

effective accounting of all TSD monies. He prepares financial statements and submit them to the 

board on a monthly basis, or as requested by the board. Policies regarding the TSD finances are 

in the business chapter which has the following policies: budget, purchasing, investments, risk 

management, audits, and fixed assets.  

The facilities and operations chapter intends that all education programs are fully 

supported by suitable facilities. To ensure the district has suitable facilities and a safe 

environment for students, employees, and TSD visitors, the board created policies regarding 

safety and security, school crisis, hazardous chemicals and substances, tobacco­free environment, 

7 

https://docs.google.com/document/d/18-G3lZvqyLCt4zLck5x3a60fE4C8npxto84zXdGhJIk/edit?ts=5d386d3c 7/8
7/29/2019 Field Interview - Google Docs

Eldridge and Zawislak 

electronic cigarettes, pest management, transportation, and naming of school buildings or 

facilities. These policies provide for regular inspection and periodic maintenance of all TSD 

facilities and to be legally compliant with all safety, health and environmental requirements.  

The school­community relations chapter expresses how the board communicates 

information to the community in accordance with the Michigan Freedom of Information Act, 

how the community may use district facilities, how the superintendent may accept gifts, bequests 

and donations, ways for the community to share constructive criticism or complaints, advertising 

and solicitations, and the protection of intellectual property and trademarks. These policies 

demonstrate the board’s recognition of the importance of community input and encourages active 

involvement in TSD planning and operations.  

The final chapter of the bylaws includes general policies that are required by law. Policies 

found in this chapter include: acceptable use, web accessibility, Americans with Disabilities Act, 

Bloodborne Pathogens, cardiac emergency response plan, communicable diseases, copyrighted 

works, discrimination and harassment, and privacy policies regarding social security numbers.  

 
 
 

8 

https://docs.google.com/document/d/18-G3lZvqyLCt4zLck5x3a60fE4C8npxto84zXdGhJIk/edit?ts=5d386d3c 8/8