PENGENALAN TEORI BIROKRASI

Organisasi didefinisikan sebagai satu unit sosial yang sengaja dibentuk (atau
pengelompokan manusia) dan dibentuk kembali untuk mencapai matlamat-matlamat tertentu
(Etzioni, 1964). Apabila bercakap mengenai organisasi, kita tidak boleh lari daripada
membicarakan mengenai teori-teori organisasi yang ada. Salah satu teori yang paling
berpengaruh dalam bidang organisasi dan pentadbiran ialah teori birokrasi. Teori ini diasaskan
oleh Max weber, seorang ahli sosiologi dan ekonomi berpengaruh Jerman. Hasil kerja yang
dilakukan olehnya adalah sezaman dengan Frederick W. Taylor dan Henri Fayol, namun beliau
bekerja mengikut jalannya yang tersendiri.

Dari segi pengertiannya, birokrasi boleh didefinisikan sebagai satu konsep dalam bidang
sosiologi dan sains politik yang merujuk kepada satu caraperlaksanaan pentadbiran dan
penguatkuasaan undang-undang sah yang telah dibuat dalam sesebuah organisasi. Lazimnya kita
menganggap birokrasi sebagai kewujudan pelbagai posisi atau aktiviti dimana fungsinya
memberikan khidmat dan mengekalkan organisasi. Sebahagian orang menganggap birokrasi
adalah merupakan satu prosedur yang berbelit-belit, menyulitkan dan menjengkelkan. Bagi
sebahagian orang pula, mereka menganggap birokrasi dari sudut positif, iaitu sebagai satu usaha
untuk mengatur dan mengendalikan perilaku masyarakat supaya sesuatu proses dapat dijalankan
secara teratur.

Sebenarnya definisi awal birokrasi menurut Max Weber adalah berbeza dengan
pandangan mengenai birokrasi yang ada pada hari ini. Dari segi konsep, Weber merujuk
birokrasi sebagai satu jenis struktur pentadbiran yang dibangunkan dalam satu pertubuhan
dimana adanya autoriti “rasional-sah” (Scott, 2003). Weber menerangkan jenis birokrasi yang
ideal dari sudut yang positif, beliau menganggap organisasi birokrasi adalah organisasi yang
lebih rasional dan lebih cekap. Jenis birokrasi yang ideal termasuklah tidak ada jenis autoriti atau
perhubungan yang lain, tidak mempunyai persahabatan dan permusuhan, tidak mempunyai
komplot, dan tidak mempunyai badan jawatankuasa. Sesuatu birokrasi yang dikatakan ideal
hanya wujud dimana individu memberi dan menerima arahan sebagai satu peraturan dalam
sistem rasional. Beliau juga mengatakan bahawa organisasi tidak dapat dielakkan dari berubah
ke arah jenis ideal yang dikatakan olehnya dalam pencarian proses kecekapan yang sangat berkesan
(Sims et al., 1995).
 Birokrasi juga saling berkait rapat dengan kecekapan, keberkesanan, kebajikan dan teknik
pentadbiran dalam sesebuah organisasi. Birokrasi dianggap sebagai satu saluran atau laluan yang
sukar sebelum mencapai tahap selesa. Seseorang perlu melihat prosedur dan garis panduan yang
ditetapkan bagi mencapai tujuan dan matlamat. Namun, birokrasi di dalam pentadbiran awam
khususnya di Malaysia seringkali dianggap sebagai satu proses yang lambat, prosedur yang lama
dan menyusahkan dan tidak cekap malah merumitkan banyak pihak khususnya pelanggan.
Birokrasi dalam Teori Birokrasi Max Weber pula boleh dijelaskan sebagai suatu badan
pentadbiran atau pemerintahan bagi pegawai – pegawai yang telah dilantik. Para pegawai ini
merupakan suatu asas kepada system birokrasi dalam sesebuah organisasi. Weber juga
berpendapat bahawa, pegawai tersebut haruslah mempunyaitanggungjawab dan tugasan untuk
dilaksanakan. Menurut Weber lagi, birokrasi akan wujud dalam semua badan organisasi yang
berskala besar (large scale organization) atau dengan erti kata yang lain organisasi yang besar
adalah sama sifat neutralnya dan perlu ada dan dipraktikkan dalam sesebuah organisasi tersebut.

KONSEP TEORI BIROKRASI

Konsep birokrasi Max Weber terbahagi kepada tiga bahagian. Yang pertaman autoriti
tradisional adalah merujuk kepada pemantapan kepercayaan dalam tradisi yang telah diamalkan
sejak berzaman – zaman lamanya, perlaksanaan autoriti adalah dibawah seseorang individu
untuk membuat legitimasi. Menurut Sims dan rakan-rakannya (1995), autoriti tradisional
melibatkan persetujuaan daripada satu budaya dan praktis yang diamalkan, seseorang pemimpin
dilihat sebagai waris yang benar daripada barisan autoriti yang terdahulu. Oleh itu, dapat
disimpulkan bahawa autoriti tradisional ini adalah berlandaskan perwarisan daripada autoriti
terdahulu, kemudian orang yang memegang autoriti tersebut mempunyai kuasa membuat
legitimasi, subjek yang bersangkutan iaitu orang bawahan pula akan menerima sahaja perintah
atasan iaitu orang yang mempunyai autoriti dengan alasan bahawa perkara yang diperintahkan
oleh orang atasan itu merupakan cara untuk menyelesaikan semua masalah. 

Yang kedua adalah autoriti rasional-sah merujuk kepada kepercayaan dalam ‘legaliti’
sebagai corak dalam peraturan normatif dan mengangkat kebenaran dalam autoriti seperti isu –
isu berkenaan arahan. Autoriti “rasional-sah” adalah berdasarkan sistem peraturan yang
menghormati arahan, oleh sebab itulah sistem ini disebutkan mempunyai kerasionalan. Perintah
atau arahan harus dipatuhi selagi mana mereka konsisten dengan peraturan tersebut. ciri-ciri
autoriti “rasional-sah” mempunyai pengaruh yang besar dalam hubungannya dengan organisasi
kontemporari, autoriti ini meliputi kepercayaan tentang kebenaran (right) yang ada pada pejabat
tertinggi untuk melaksanakan kuasa terhadap subordinat ataupun orang bawahan. Cara untuk
memahami autoriti “rasional-sah” dengan lebih tepat ialah dengan memikirkan bahawa sesebuah
pejabat atau posisi mempunyai autoriti terhadap sebuah pejabat atau posisi yang lain (Hall,
1999). 

Akhir sekali, bagi autoriti karismatik pula, autoriti ini merujuk  kepatuhan kepada sifat-
sifat yang ada pada seseorang individu yang boleh dicontohi. Individu yang memegang autoriti
seperti ini akan menunjukkan ciri-ciri pemerintahan dalam corak normatif ataupun peraturan.
Autoriti ini juga melibatkan kualiti luar biasa yang ada pada pemimpin dimana arahan tidak
terikat kepada penghormatan dan kesetiaan.

Ketiga-tiga jenis autoriti tersebut mempunyai perbezaan yang jelas antara satu sama lain.
Tidak seperti autoriti tradisional dan autoriti karismatik, autoriti “rasional-sah” dilihat lebih
cenderung kepada “calculation” iaitu satu perancangan yang direkabentuk secara teliti untuk
mencapai sesuatu yang diharapkan berbanding pengunaan emosi atau tidak dipengaruhi oleh
perasaan (impersonal), hal ini tidak berpunca daripada individu itu sendiri tetapi sebenarnya
berpunca daripada posisi yang dijawat oleh individu tersebut. Bagi autoriti karismatik, Weber
pada dasarnya melihat kepemimpinan karismatik sebagai tidak boleh diramalkan dan tidak
terkawal. Beliau mendakwa bahawa jenis autoriti karismatik akan secara perlahan-lahan beralih
ke arah jenis autoriti “rasional-sah”. Proses peralihan ini menurutnya disebut sebagai
“rasionalisasi” dan dikenalpasti sebagai instituisi prinsipal iaitu birokrasi (Sims et al., 1995).     
BIROKRASI DI MALAYSIA

Birokrasi dianggap sebagai satu proses yang lambat dan memakan masa yang begitu lama
serta menyusahkan, malah merumitkan orang ramai yang ingin berurusan dengan pentadbiran
awam. Dari sudut pandangan organisasi pentadbiran awam pula, ianya lebih kepada suatu bentuk
atau cara yang baik dan mudah untuk diuruskan kerana melibatkan banyak unit atau jabatan.
Dalam teori Birokrasi Weber, beliau mengatakan bahawa terdapatnya pembahagian atau
pengkhususan pekerjaan mengikut sesuatu unit atau jabatan. Organisasi yang mengamalkan
sistem ini cenderung kepada amalan pengurusan berbentuk pemusatan kuasa atau oligarki, iaitu
autoriti atau kuasa dalam sesebuah organisasi birokrasi terlalu menekankan prinsip orientasi
melakukan tugasan tanpa dipengaruhi oleh perasaan.

Pengaplikasikan birokrasi dalam pentadbiran awam di Malaysia khususnya amat penting

dalam menjaga mutu dan kualiti sesebuah pentadbiran di samping membantu perjalanan
sesebuah organisasi itu lebih sistematik dalam memudahkan para pekerja melakukan tugasan
yang diperlukan. Untuk mewujudkan suatu proses kerja yang lebih sistematik, ianya memerlukan
suatu organisasi untuk membuat bebeberapa prosedur yang perlu diikuti sebelum menuju kepada
tujuan dan maltamat yang diinginkan.

Seperti yang kita ketahui pembirokrasian merupakan salah satu konsep sosiologi dansains
politik yang mana berkait rapat dengan pentadbiran melaksanakan danmenguatkuasakan
peraturan-peraturan yang sah secara sosial. Manakala pendidikanmerupakan modal rakyat untuk
digunakan dalam persaingan dunia globalisasi yang kianberkembang dengan pesatnya. Sistem
persekolahan dikatakan merupakan satu birokrasi. Birokrasi sistem pendidikan tidak
ditadbirsecara mutlak oleh pemerintah, hal initerbukti dengan adanya pendidikan swatsa yang
disebut yayasan. Sistem yang dilaksanakanoleh yayasan secara peratusan adalah kurang lebih
75% perusahaan yang mencari keuntungandan 10% amal dan 15% pendidikan. Pembirokrasian
diMalaysia berlaku melaluiKementerian Pelajaran Malaysia (KPM), yang mana merupakan satu
organisasi yangbertanggungjawab mentadbir dan menguruskan pendidikan di Malaysia secara
berpusat. KPMmempunyai kuasa untuk mentadbir, menentukan dasar- dasar yang boleh
meningkatkan mutupendidikan di Malaysia, menetapkan peraturan, membuat pemantauan agar
sistem pendidikandi Malaysia sentiasa berjalan dengan lancar, membuat penyelarasan serta
kewangan agarsistem pendidikan di Malaysia selaras dan tidak mempunyai masalah kewangan.
Segala dasardan peraturan yang dikemukakan oleh KPM akan dilaksanakan di peringkat negeri
dan daerahdi seluruh negara. Dasar- dasar dan peraturan yang dilaksanakan akan dipantau oleh
pihakKPM dari semasa ke semasa. Dan dari pemantauan yang dibuat, pihak KPM akan
buatpenyelarasan untuk meningkatkan mutu sistem pendidikan di Malaysia.

Sekolah dikatakan sebagai satu birokrasi dimana pengurusan ini disifatkandengan

tatacara piawai, pembahagian tanggungjawab yang formal, dan tidak melibatkan hubungan
peribadi serta melibatkan sesuatu yang disebut hieraki. Beberapa contoh birokrasi-birokrasi
harian termasuk birokrasi kerajaan, angkatanbersenjata, perbadanan, hospital, mahkamah,
kementerian, dan sekolah. Selain daripada itu, satu penyelidikan diuniversiti Malaya oleh
SufeanHussin,menyatakan bahawa birokrasi adalah satu konsep pentadbiran yang menegaskan
pembahagiankerja mengikut bidang, dan juga pembahagian kerja mengikut taraf serta kedudukan
mengikutjawatan dan kuasa seseorang itu. Melihat kepeda definasi ini, secara tidak langsung,
kita dapatmengaitkan birokrasi dengan sistem persekolahan.

Sebagai contoh, seorang pengetua membuat keputusan terhadap sesuatu perkara dengan
sendiri tanpa berbincang dengan lebih lanjut dengan guru – guru di sekelilingnya. Tanpa
perbincangan yang dilakukan, guru – guru diberikan arahan dan diminta mengikut arahan yang
dibuat. Sisitem yang diamalkan oleh pengetua tersebut merupakan sistem birokrasi. Selain
birokrasi, terdapat juga sekolah yang masih mengamalkan sistem demokrai di mana pengetua
bersama – sama guru berbincang mengenai sesuatu masalah serta mengenakan undian bagi
emilih cara terbaik bagi menyelesaikan masalah tersebut. Namun, sistem ini sudah menjadi
kurang popular di kalangan pentadbiran sekolah.