CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN XÂY DỰNG ĐỨC TÂM

DỰ ÁN: TUYẾN ỐNG CÁI MÉP-PHÚ MỸ VÀ TRẠM PHÂN PHỐI KHÍ PHÚ MỸ (GIAI ĐOẠN I)

QUY TRÌNH QUẢN LÝ VẬT TƯ

1/10
 CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN XÂY DỰNG ĐỨC TÂM
DỰ ÁN: TUYẾN ỐNG CÁI MÉP-PHÚ MỸ VÀ TRẠM PHÂN PHỐI KHÍ PHÚ MỸ (GIAI ĐOẠN I)

MỤC LỤC

1. MỤC ĐÍCH .................................................................................................................. 3

2. TỔ CHỨC THỰC HIỆN ............................................................................................... 3
3. KIỂM SOÁT VẬT TƯ/ VẬT LIỆU TẠI CÔNG TRƯỜNG ........................................... 3
3.1. PHẠM VI .................................................................................................................................................. 3
3.2. NHẬN VẬT LIỆU ....................................................................................................................................... 4
3.3. ĐÁNH DẤU NHẬN BIẾT VẬT LIỆU ............................................................................................................. 4
3.4. BẢO QUẢN VẬT LIỆU ............................................................................................................................... 4
3.5. BẢO DƯỠNG VẬT LIỆU ............................................................................................................................. 5
3.6. CẤP PHÁT VẬT LIỆU................................................................................................................................. 5
3.7. VẬT LIỆU DƯ THỪA ................................................................................................................................. 5

2/10
 CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN XÂY DỰNG ĐỨC TÂM
DỰ ÁN: TUYẾN ỐNG CÁI MÉP-PHÚ MỸ VÀ TRẠM PHÂN PHỐI KHÍ PHÚ MỸ (GIAI ĐOẠN I)

1. MỤC ĐÍCH
Mục đích của việc kiểm soát vật liệu là để đảm bảo rằng toàn bộ các vật liệu (ở
đây vật liệu được hiểu là toàn bộ các vật tư và thiết bị cần thiết để xây dựng dự án) được
cung cấp vào lúc và tại địa điểm yêu cầu ở tình trạng đáp ứng tốt nhất cho việc triển khai
xây dựng đúng tiến độ.
Các hoạt động liên quan sẽ bao gồm nhưng không giới hạn như sau:
- Nhận vật liệu tại công trường
- Bảo quản và cấp phát vật liệu

2. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Nhằm thực hiện các hoạt động kiểm soát vật liệu một cánh có hiệu quả, một bộ
phận chuyên trách sẽ được thiết lập tại công trường trực thuộc chỉ huy công trường. Bộ
phân này sẽ bao gồm các chức danh sau:
- Kiểm soát vật liệu tại công trường
- Các thủ kho
- Kiểm soát vật liệu trong kho
- Điều phối viên về vận chuyển vật liệu
Kiểm soát viên vật liệu tại công trường sẽ lên phụ trách bộ phận (chuyên trách) kiểm soát
vật liệu và báo cáo trực tiếp với chỉ huy trưởng công trường.

3. KIỂM SOÁT VẬT TƯ/ VẬT LIỆU TẠI CÔNG TRƯỜNG

3.1. Phạm vi

Hệ thống kiểm soát, quản lý vật liệu được thiết lập nhằm mục đích kiểm soát toàn
bộ các vật tư, thiết bị, phụ tùng thay thế, vât liệu tiêu hao … tại công trường một cách có
hiệu quả và dễ kiểm tra, giám sát và giúp giảm thiểu lượng vật tư dư thừa sau khi kết thúc
xây dựng.
- Kiểm soát việc nhận vật liệu (từ nhiều nơi và với nhiều loại vật liệu khác nhau cho
các chuyên nghành khác nhau)
- Kiểm soát việc sẵn có trong kho của vật liệu
- Kiểm soát việc cấp phát vật liệu.
Việc kiểm soát, quản lý vật tư/ vật liệu tạo điều kiện dễ dàng cho việc cung cấp
các danh mục vât liệu lưu kho và vật liệu sẽ đến; các báo cáo về cấp phát … và điều này
sẽ giúp sẽ giúp cho chủ đầu tư/ nhà thầu dễ dàng điều phối vật liệu một cánh kịp thời để
phục vụ thi công.

3/10
 CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN XÂY DỰNG ĐỨC TÂM
DỰ ÁN: TUYẾN ỐNG CÁI MÉP-PHÚ MỸ VÀ TRẠM PHÂN PHỐI KHÍ PHÚ MỸ (GIAI ĐOẠN I)

3.2. Nhận vật liệu

Các tài liệu chính để lập kế hoạch và thu xếp kho chứa vật liệu là các đơn hàng
mua sắm và các thông tin về các chuyến hàng nhận từ chủ đầu tư.
Số hiệu vật liệu, kích cỡ và các thông số khác nhau sẽ được kiểm tra nhằm đảm
bảo tính phù hợp với với thiết kế và các tài liệu liên quan khác.
Trong trường hợp có sự dư thừa hoặc thiếu hụt vật liệu, bộ phận chuyên trách
kiểm soát vật liệu sẽ lập báo cáo nhận thừa, nhận thiếu theo mẫu đính kèm tại phục lục
(Báo cáo nhận thừa nhận thiếu)
Theo nguyên tắc, các vật liệu được mua sắm, vận chuyển đến công trường sẽ chưa
được cấp phát sử dụng nếu chưa được bên chủ đầu tư nghiệm thu và đồng ý cấp phát.
Bất cứ sự hư hỏng của vật liệu nào (nếu có) cũng phải được ghi rõ bằng cách đánh
dấu vào báo nhận vật liệu tại ô tương ứng.
Đối với các vật liệu bị hỏng không thể chấp nhận được, giám sát chất lượng tại
công trường sẽ lập báo cáo tình trạng không phù hợp của vật liệu, ra thông báo từ chối
nhận vật liệu và tiếp theo đó, các hoạt động sau đây sẽ được thực hiện:
- Gửi 1 bản sao báo cáo tình trạng không phù hợp đến chủ đầu tư .
- Gửi 1 bản sao báo cáo tình trạng không phù hợp đến bộ phận chịu trách nhiệm sửa
chữa.
- Sau khi hoàn tất sửa chữa, giám định viên kiểm tra lại và ký xác nhận vào ô tương
ứng vào báo cáo này.
- Các dấu chỉ tình trạng không phù hợp của vật liệu sẽ được xé bỏ.
3.3. Đánh dấu nhận biết vật liệu
Vật liệu cần được đánh dấu bởi nhà sản xuất (cung cấp) phù hợp với các yêu cầu
quy định thiết kế.
Trong trường hợp nhà sản xuất (cung cấp) không thực hiện việc đánh dấu, Bộ
phận giám sát vật liệu của nhà thầu sẽ thực hiện trong suốt quá trình nhận, bảo quản và
cấp phát vật việu.
Các giám sát ngoài công trường và trong kho sẽ thường xuyên kiểm tra để đảm
bảo rằng các ký hiệu đánh dấu (bằng sơn, bằng nhãn…) được duy trì liên tục và rõ ràng
trên các vật tư và thiết bị tương ứng trong suốt quá trình thực hiện công việc xây dựng.

3.4. Bảo quản vật liệu

Vật liệu cần được bảo quản một cách phù hợp đối với tính năng sử dụng và yêu
cầu bảo quản.
Toàn bộ kho bãi phục vụ công tác bảo quản vật liệu sẽ được nhà thầu lập kế hoạch
trước nhằm tránh việc lãng phí trong sắp xếp và bảo quản, cũng như tạo điều kiện dễ
dàng cho công tác kiểm tra tình trạng vật liệu được bảo quản.
Có hai hình thức bảo quản chính tại công trường là bảo quản trong kho kín và bảo
quản ngoài kho hở, trong bãi để vật liệu.

4/10
 CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN XÂY DỰNG ĐỨC TÂM
DỰ ÁN: TUYẾN ỐNG CÁI MÉP-PHÚ MỸ VÀ TRẠM PHÂN PHỐI KHÍ PHÚ MỸ (GIAI ĐOẠN I)

3.5. Bảo dưỡng vật liệu

Một phương án bảo dưỡng vật liệu trong kho sẽ được nhà thầu lựa chọn trên cơ sở
có xem xét các yếu tố môi trường như nhiệt độ, độ ẩm ….
Nhà thầu duy trì một chế độ bảo dưỡng vật liệu trong kho nhằn tránh cho các vật
liệu này không bị hư hỏng hoặc gỉ sét.
Về nguyên tắc, công tác bảo dưỡng vật liệu đang được bảo quản trong kho sẽ được
áp dụng cho toàn bộ vật liệu đến công trường, kể từ lúc chúng bằt đầu được nhận cho đến
lúc chúng được cấp phát thực sự cho công việc xây dựng. Trong trường hợp sau khi được
cấp phát nhưng vì bất kỳ lý do gì vật liệu không được đưa vào sử dụng ngay, chúng cần
phải được tái nhập kho hoặc lưu giữ tạm thời dưới một điều kiện bảo quản và bảo dưỡng
thích hợp.
3.6. Cấp phát vật liệu
Toàn bộ các vật liệu sẽ được bộ phận giám sát vật liệu, các thủ kho cấp phát trên
cơ sở phiếu xuất kho.
Các vật liệu sẽ không được cấp phát từ kho (bao gồm cả kho hở và kho kín) nếu
không có lệnh xuất kho hợp lệ. Lệnh xuất kho phải nêu rõ loại vật liệu, mô tả vật liệu (để
tránh sót) và bộ phận, nơi sử dụng vật liệu này.
Thẻ theo dõi cấp phát vật liệu phải được cập nhận thường xuyên nhằm phản ánh
đúng tình trạng số liệu tồn kho trong bất kỳ thời điểm nào.
Hàng tháng số liệu về nhận, cấp phát và tồn trong tháng sẽ được bộ phận kiểm soát
vật liệu tổng hợp và báo cáo chỉ huy công trường. Các vật liệu không phù hợp (được đánh
dấu riêng) sẽ được để tách riêng khỏi nơi bảo quản các vật liệu phù hợp để tránh tình
trạng cấp phát nhầm.
3.7. Vật liệu dư thừa
Toàn bộ các vật liệu dư thừa sau khi kết thúc xây lắp sẽ được tổng hợp và báo cáo
theo mẫu.
Trong trường hợp có sự luân chuyển các vật liệu dư thừa này, Bộ phận giám sát
vật liệu của nhà thầu sẽ lập báo cáo và lưu trữ các báo cáo này cho đến lúc quyết toán
công trình.
Vật liệu dư thừa sẽ được bảo quản và tiến hành giao trả lại cho chủ đầu tư.

5/10
 CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN XÂY DỰNG ĐỨC TÂM
DỰ ÁN: TUYẾN ỐNG CÁI MÉP-PHÚ MỸ VÀ TRẠM PHÂN PHỐI KHÍ PHÚ MỸ (GIAI ĐOẠN I)

THEO DÕI NHẬN VẬT LIỆU

Đơn Tên Trọng Nhà Hoá Trị giá

TT hàng vật Chức Số lượng cung đơn hóa Ghi
số liệu năng kiện (kg) cấp số đơn chú

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18

6/10
 CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN XÂY DỰNG ĐỨC TÂM
DỰ ÁN: TUYẾN ỐNG CÁI MÉP-PHÚ MỸ VÀ TRẠM PHÂN PHỐI KHÍ PHÚ MỸ (GIAI ĐOẠN I)

BÁO CÁO NHẬN VẬT LIỆU

Đơn
hàng Hóa đơn số Kiện Mô tả Số Tình Ghi chú
số hàng số lượng trạng

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10

Báo cáo tình trạng không phù hợp số: Nhận bởi:
Ngày:

(Nếu có)

Kiểm tra bởi: Chấp thuận bởi:

Ngày : Ngày :

7/10
 CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN XÂY DỰNG ĐỨC TÂM
DỰ ÁN: TUYẾN ỐNG CÁI MÉP-PHÚ MỸ VÀ TRẠM PHÂN PHỐI KHÍ PHÚ MỸ (GIAI ĐOẠN I)

BÁO CÁO NHẬN THỪA – NHẬN THIẾU

Đơn hàng số Mô tả Số lượng Ghi chú

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Chuẩn bị bởi : Chuẩn bị bởi :

Ngày : Ngày :

8/10
 CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN XÂY DỰNG ĐỨC TÂM
DỰ ÁN: TUYẾN ỐNG CÁI MÉP-PHÚ MỸ VÀ TRẠM PHÂN PHỐI KHÍ PHÚ MỸ (GIAI ĐOẠN I)

THEO DÕI CẤP PHÁT VẬT LIỆU

Thẻ kho số : Vật liệu:

Địa điểm : Mô tả, kích cỡ :

Đơn hàng số Ngày giám

Ngày (phiếu nhập) Cấp định Nhận Cấp Ghi chú
tháng Phiếu xuất kho bởi

9/10
 CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN XÂY DỰNG ĐỨC TÂM
DỰ ÁN: TUYẾN ỐNG CÁI MÉP-PHÚ MỸ VÀ TRẠM PHÂN PHỐI KHÍ PHÚ MỸ (GIAI ĐOẠN I)

PHIẾU NHẬP KHO

Phiếu nhập kho số Mô tả / kích thước Số lượng Ghi chú

TT
1
2
3
4
5
6
7

Lập bởi : Ngày :

Xem xét bởi: Ngày :
Chấp thuận bởi : Ngày

10/10