Business meeting workshop.

Actividad de aprendizaje 4 Evidencia 2: “Business meeting workshop”

Giovanny Romero Mazuera

Servicio Nacional de Aprendizaje Sena

2020

Giovanny Romero Mazuera, Gestión Logística, ficha 2104739

Sena Centro de Servicios y Gestión Empresarial de la Regional Antioquia

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Business meeting workshop.

content

1.Read the following verbs. Then, write its past form:...........................................................3

2. The following dialogue. Then, fill in the gaps using the verbs on the previous activity....4

2.1Introductions..................................................................................................................4

2.2Reviewing past business................................................................................................4

3. Beginning the meeting........................................................................................................5

4. Discussing items.................................................................................................................6

5. Finishing the meeting..........................................................................................................9

6. The previous dialogue doesn't include greetings at the beginning. Read the dialogue

againg and write the most appropriate greeting to start the meeting....................................10

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Business meeting workshop.

In a working setting, to be able to speak in a second language, English in particular, is a

must. It allows to manage technical processes and opens up new business opportunities.

This is the reason why, this time, the training and complementary material focuses on

meetings; and it gives, not only some important meeting expressions, but some meaningful

tips on pronunciation. Now, it's time for you to evidence your learning throughout this

workshop.

“En un entorno laboral, es imprescindible poder hablar en un segundo idioma, en particular

el inglés. Permite gestionar procesos técnicos y abre nuevas oportunidades de negocio. Esta

es la razón por la cual, esta vez, la capacitación y el material complementario se enfoca en

las reuniones; y da, no solo algunas expresiones importantes de la reunión, sino también

algunos consejos significativos sobre la pronunciación. Ahora, es hora de que demuestre su

aprendizaje a lo largo de este taller”.

1.Read the following verbs. Then, write its past form:

PRESENT - PAST
BEGIN EMPEZAR BEGAN EMPEZO
JOIN UNIRCE JOINED UNIDO
CLOSE CERRAR CLOSED CERRADO
MOVE MOVERSE MOVED MOVIDO
COMPLETE COMPLETO COMPLETED TERMINADO
PRESENT PRESENTE PRESENTED PRESENTADO
COVER CUBRIR COVERED CUBIERTO
RECEME RECUERDA RECEMED RECORDADO
DELIVER ENTREGAR DELIVERED ENTREGADO
STATE ESTADO STATEED FIJADO
DEVELOP DESARROLLAR DEVELOPED DESARROLLADO
VALUE VALOR VALUED VALORADO
DISCUSS DISCUTIR DISCUSSED DISCUTIDO
IS ES WAS ESTABA

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Business meeting workshop.

2. The following dialogue. Then, fill in the gaps using the verbs on the previous

activity.

2.1Introductions

A). Begin the meeting with introductions with special attention paid to newcomers.

A). “Comience la reunión con presentaciones con especial atención a recién llegados”.

B.) Meeting Chairman: If we are all here, let's get started. First of all, I'd like you to please

join me in welcoming Jack Peterson, our Southwest Area Sales Vice President.

B.) “Presidente de la reunión: Si estamos todos aquí, comencemos. En primer lugar, me

gustas para unirse a mí para dar la bienvenida a Jack Peterson, nuestro Vicepresidente de

ventas del área suroeste Presidente”.

C). Jack Peterson: Thank you for having me, I'm looking forward to today's meeting.

C). “Jack Peterson: Gracias por invitarme, estoy deseando que llegue hoy reunión”.

D). Meeting Chairman: I'd also like to introduce Margaret Simmons who recently joined

our team.

D). “Presidente de la reunión: También me gustaría presentar a Margaret Simmons, quien

recientemente se unió nuestro equipo”.

2.2Reviewing past business.

A). We're here today to discuss ways of improving sales in rural market areas. First, let's go

over the report from the last meeting which was discussed on June 24th. Right, Tom, over

to you.

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A). “Hoy estamos aquí para analizar formas de mejorar las ventas en zonas de mercado

rural primero, repasemos el informe de la última reunión que se discutió el 24 de junio.

Bien, Tom, a ti”.

B). Alex Young: Thank you Mark. Let me just summarize the main points of the last

meeting. We began the meeting by approving the changes in our sales reporting system

presented on May 30th. After briefly revising the changes that will take place, we on

moved to a brainstorming session concerning after customer support improvements.

B). “Alex Young: Gracias Mark. Permítanme resumir los puntos principales de la última

reunión. Nosotros empezamos la reunión aprobando los cambios en nuestras ventas.

Sistema de informes presentado el 30 de mayo. Después de revisar brevemente los

cambios que tendrá lugar, pasamos a una sesión de lluvia de ideas sobre después Mejoras

de atención al cliente”.

C). You'll find a copy of the main ideas stated and valued in these sessions in the

photocopies in front of you. The meeting was declared completed at 11.30.

C). “Encontrará una copia de las ideas principales expuestas y valoradas en estas sesiones

en las fotocopias frente a ti. La reunión se declaró terminada a las 11.30 horas”.

3. Beginning the meeting

Make sure that everyone has an agenda of the meeting and stick to it. Refer to the

agenda from time to time during the meeting to keep the discussion on track.

“Asegúrese de que todos tengan una agenda de la reunión y cúmplala. Consulte la

agenda de vez en cuando durante la reunión para mantener discusión en la pista”.

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Meeting Chairman: Thank you Tom. So, if there is nothing else we need to discuss, let's

move on to today's agenda. Have you all receved a copy of today's agenda? If you don't

mind, I'd like to skip item 1 and move on to item 2: Sales improvement in rural market

areas. Jack has kindly agreed to give us a report on this matter. Jack?

Presidente de la reunión: Gracias Tom. Entonces, si no hay nada más, necesitamos

discutamos, pasemos a la agenda de hoy. ¿Han recibido todos una copia del ¿agenda? Si no

le importa, me gustaría omitir el artículo 1 y pasar al artículo 2: Ventas mejora en las zonas

del mercado rural. Jack ha accedido amablemente a darnos un informe en este asunto.

¿Jack?

4. Discussing items

Discuss items on the agenda making sure to paraphrase and clarify as you move

through the meeting.

“Discuta los puntos en la agenda asegurándose de parafrasear y aclarar cómo te

mueves a través de la reunión”.

A). Chris Morgan: Before I begin the report, I'd like to get some ideas from you all. How

do you feel about rural sales in your sales districts? I suggest we go round the table first to

get all of your input.

A). “Chris Morgan: Antes de comenzar el informe, me gustaría obtener algunas ideas de

todos ustedes. ¿Qué opina de las ventas rurales en sus distritos comerciales? Sugiero que

pasemos la tabla primero para obtener toda su entrada”.

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B). Alex Young: In my opinion, we have been focusing too much on urban customers and

their needs. The way I see things, we need to return to our rural base by developing an

advertising campaign to focus on their particular needs.

B.) Alex Young: En mi opinión, nos hemos centrado demasiado en lo urbano clientes y sus

necesidades. De la forma en que veo las cosas, tenemos que volver a nuestro campo base

mediante el desarrollo de una campaña publicitaria para centrarse en sus necesidades

particulares.

C). Anne Stevenson: I'm afraid I can't agree with you. I think rural customers want to feel

as important as our customers living in cities. I suggest we give our rural sales teams more

help with advanced customer information reporting.

C). Anne Stevenson: Me temo que no puedo estar de acuerdo contigo. Creo que los clientes

rurales quieren sentirse tan importante como nuestros clientes que viven en ciudades.

Sugiero que le demos a nuestro rural los equipos de ventas más ayuda con informes

avanzados de información del cliente.

D). Alex Young: Excuse me, I didn't catch that. Could you repeat that, please?

D). Alex Young: Disculpé, no entendí eso. ¿Podrías repetir eso por favor?

E). Anne Stevenson: I just stated that we need to give our rural sales teams better customer

information reporting.

E). Anne Stevenson: Acabo de decir que tenemos que mejorar nuestros equipos de ventas

rurales informes de información del cliente.

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F). Chris Morgan: I don't quite follow you. What exactly do you mean?

F). Chris Morgan: No te sigo del todo. ¿Qué quieres decir exactamente?

G). Anne Stevenson: Well, we provide our city sales staff with database information on all

of our larger clients. We should be providing the same sort of knowledge on our rural

customers to our sales staff there.

G). Anne Stevenson: Bueno, proporcionamos a nuestro personal de ventas de la ciudad

una base de datos información sobre todos nuestros clientes más importantes. Deberíamos

proporcionar el mismo tipo de conocimiento sobre nuestros clientes rurales a nuestro

personal de ventas allí.

H). Chris Morgan: Would you like to add anything, Tom?

H). Chris Morgan: ¿Te gustaría agregar algo, Tom?

I). Alex Young: I must admit I never thought about rural sales that way before.

I). Alex Young: Debo admitir que nunca antes había pensado en las ventas rurales de esa

manera.

J). Chris Morgan: Well, let me begin with this Power Point presentation (Chris presents his

report). As you can see, we are developing new methods to reach out to our rural

customers.

J). Chris Morgan: Bueno, permítanme comenzar con esta presentación en Power Point.

(Chris presenta su informe). Como puede ver, estamos desarrollando nuevos métodos para

llegar a nuestros clientes rurales.

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Business meeting workshop.

K). Anne Stevenson: I suggest we break up into groups and discuss the ideas we've seen

develop.

K). Anne Stevenson: Sugiero que nos separemos en grupos y discutamos las ideas hemos

visto desarrollar.

5. Finishing the meeting.

Close the meeting by summarizing what's been discussed and scheduling the next meeting.

Cierre la reunión resumiendo lo que se ha discutido y programando la siguiente junta.

Jack Peterson: Before we close, let me just summarize the main points:

• Rural customers need special help to feel more valued.

• Los clientes rurales necesitan ayuda especial para sentirse más valorados.

• Our sales teams need more accurate information on our customers.

• A survey will be delivered to collect data on spending habits in these areas.

• Se entregará una encuesta para recopilar datos sobre los hábitos de gasto en estas áreas.

• The results of this survey will be presented to our sales teams.

• Los resultados de esta encuesta se presentarán a nuestros equipos de ventas.

Meeting Chairman: Thank you very much Jack. Right, it looks as though we've developed

the main items Is there any other business?

“Presidente de la reunión: Muchas gracias Jack. Bien, parece como si hemos desarrollado

los elementos principales ¿Hay algún otro negocio?”.

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Business meeting workshop.

Alex Young: Can we fix the next meeting, please?

Meeting Chairman: Good idea Donald. How does Friday in two weeks’ time sound to

everyone? Let's meet at the same time, 9 o'clock. Is that OK for everyone? Excellent. I'd

like to thank Chris for coming to our meeting today. The meeting is completed.

“Presidente de la reunión: Buena idea, Donald. ¿Cómo va el viernes en dos semanas?

¿Sonar para todos? Nos vemos a la misma hora, a las 9 en punto. ¿Eso está bien para ¿todo

el mundo? Excelente. Me gustaría agradecer a Chris por venir a nuestra reunión de hoy. La

reunión está completa.

6. The previous dialogue doesn't include greetings at the beginning. Read the dialogue

againg and write the most appropriate greeting to start the meeting.

¡Good morning! it's time to start the meeting, thank you for being here and I want to

welcome the new staff, we are here to discuss some important issues regarding next year's

budget.

Mr. President, we are all here and we are going to start the meeting with Mr. Giovanny

Romero, purchasing manager who will explain the costs of the year.

Giovanny Romero: let me summarize the most important purchases and the changes that

were made. Through a brainstorming of my colleagues on how to generate less expenses

and had the approval of management, quotes were made at the national and international

level.

I present the engineer Rodolfo, an expert in equipment and an international brand

connoisseur.

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Rodolfo: Network equipment was quoted in China, Japan and Russia, all types of lines,

brands and most importantly prices were observed.

Giovanny Romero: These teams will speed up the work time, so sales will not have any

delay, for this we have a work team such as the logistics, production, human management,

sales and administrative part.

Fabio general manager, thanks to these teams we improve in quality, processes, deliveries

and costs. Thanks to all the team we have advanced, costs decreased and sales increased.

¡Buenos días! es hora de comenzar la reunión, gracias por estar aquí y quiero darle la

bienvenida al personal nuevo, estamos aquí para discutir algunos temas importantes sobre

el presupuesto del próximo año.

señor presidente estamos todos y vamos a empezar la reunión con el señor Giovanny

romero jefe de compras que nos va explicar los costos del año.

Giovanny romero: permítame resumir las compras más importantes y los cambios que se

hizo. A través de una lluvia de ideas de mis compañeros de cómo generar menos gastos y

contando con la aprobación de la gerencia se hicieron cotizaciones a nivel nacional e

internacional.

presento al ingeniero Rodolfo, experto en equipos y conocedor de marcas a nivel

internacional.

Rodolfo: se cotizaron equipos de redes en china, Japón y Rusia, se observó todo tipo de

línea, de marcas y lo más importante precios.

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Giovanny romero: Estos equipos agilizara el tiempo de trabajo, asi las ventas no tendrán

ningún atraso, para esto contamos con un equipo de trabajo como son la parte de logística,

producción, gestión humana, ventas y administrativo.

Fabio gerente general, gracias a estos equipos mejoramos en calidad, procesos, entregas y

costos. Gracias a todo el equipo hemos avanzado, los costos disminuyeron y las ventas

aumentaron.

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