TINJAUAN PELAKSANAAN PELEPASAN INFORMASI MEDIS

KEPADA PIHAK KETIGA UNTUK KLAIM ASURANSI DI RUMAH

SAKIT MUHAMMADIYAH TAMAN PURING JAKARTA TAHUN 2018
Siswati, Sri Adinda, Rury Agnesia
Akademi Perekam Medis dan Informasi Kesehatan Bhumi Husada Jakarta
siswatiaries@yahoo.com , apikesbhumihusada@yahoo.com

ABSTRACT
This study aims to determine the description of the process of release of medical information for
insurance claims at Muhammadiyah Taman Puring Hospital. The research method used is a
descriptive method of a survey conducted on a set of objects that usually aims to see a description
of phenomena that occur within a particular population.
On the implementation of medical information release and the existing Standar Operating
Procedure (SOP), regarding the policy for the release of medical information, namely in the form
of 6,000 stamped power of attorney, photocopy of patient identity and third party identity, there
were 41 requests for medical record documents from third parties, namely 34% who did not
complete. SOP should be disseminated Information Release, especially to medical record officers
and customer service who are in charge of handling the release of medical information by holding
socialization as well as creating an x banner containing requirements for the release of medical
information placed in the lobby of the hospital or near the patient registration place. It is better to
provide a special room to serve the request for the release of medical information so that the
direct handling is the medical record officer not through customer service so there is no
communication gap between the third party and the medical record officer.

Keyword: Release of Medical Information

ABSTRAK
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui gambaran proses pelepasan informasi medis untuk
klaim asuransi di Rumah Sakit Muhammadiyah Taman Puring. Metode penelitian yang digunakan
adalah metode deskriptif yaitu suatu survei yang dilakukan terhadap sekumpulan objek yang
biasanya bertujuan untuk melihat gambaran fenomena yang terjadi di dalam suatu populasi
tertentu. Pada pelaksaaan pelepasan informasi medis dan SPO mengenai kebijakan persyaratan
pelepasan informasi medis yaitu surat kuasa bermaterai 6.000, fotokopi identitas pasien dan
identitas pihak ketiga, ditemukan 14 (34%) dari 41 permintaan dokumen rekam medis dari pihak
ketiga tidak lengkap. Sebaiknya dilakukan sosialisasi SPO pelepasan informasi, khususnya pada
petugas rekam medis dan customer service yang bertugas menangani proses pelepasan informasi
medis. Selain itu perlu dibuat x banner yang berisi persyaratan-persyaratan pelepasan informasi
medis. Banner diletakkan di lobi rumah sakit atau dekat tempat pendaftaran pasien, agar pemohon
dapat melihat persyaratan yang dibutuhkan dan dapat lebih mempersiapkan agar persyaratan
semua lengkap. Sebaiknya disediakan ruangan khusus untuk melayani permintaan pelepasan
informasi medis agar yang menangani adalah petugas rekam medis dan tidak melalui customer
service sehingga tidak terjadi kesenjangan komunikasi antara pihak ketiga dan petugas rekam
medis.
Kata Kunci: Pelepasan informasi medis

Medichordif Vol 5/No 01/2018 Halaman 25

PENDAHULUAN
Rumah sakit adalah institusi pelayanan
kesehatan yang menyelenggarakan
pelayanan kesehatan perorangan secara
paripurna yang menyediakan pelayanan
rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat.
Dalam upaya penyelenggaraan pelayanan
kesehatan yang baik, maka wajib diperlukan
penyelenggaraan rekam medis yang baik,
lengkap dan efisien sehingga menghasilkan
informasi yang tepat. Rekam medis adalah
berkas yang berisikan catatan dan dokumen
tentang identitas pasien, pemeriksaan,
pengobatan, tindakan dan pelayanan lain
yang telah diberikan kepada pasien.
Dalam PERMENKES RI No 269 Tahun
2008 tentang rekam medis dijelaskan bahwa
berkas rekam medis adalah milik sarana
pelayanan kesehatan. Sedangkan isi dari
rekam medis merupakan milik pasien dalam
bentuk ringkasan rekam medis. Ringkasan
rekam medis tersebut dapat diberikan,
dicatat, digandakan oleh pasien atau orang
yang diberi kuasa. Penjelasan tentang isi
rekam medis hanya boleh dilakukan oleh
dokter atau dokter gigi yang merawat pasien
dengan izin tertulis pasien berdasarkan
perundang-undangan.
Dalam PERMENKES RI No 36 Tahun 2012
tentang rahasia kedokteran, Pembukaan
rahasia kedokteran untuk kepentingan
kesehatan pasien meliputi pemeliharaan
kesehatan, pengobatan, penyembuhan, dan
perawatan pasien, keperluan administrasi,
pembayaran asuransi, atau jaminan
pembiayaan kesehatan, dilakukan dengan
Medichordif Vol 5/No 01/2018
persetujuan dari pasien baik secara tertulis
maupun sistem informasi elektronik.
Karena informasi medis bersifat rahasia,
maka dalam pelepasan informasi kepada
pihak lain, sarana kesehatan bertanggung
jawab untuk melindungi informasi kesehatan
yang terdapat di dalam rekam medis
terhadap kemungkinan hilang, rusak,
pemalsuan dan akses yang tidak sah. Rekam
medis hanya dapat dikeluarkan berdasarkan
izin dari pasien yang bersangkutan, sehingga
informasi yang terdapat didalamnya dapat
dipertanggung jawabkan.
Kesehatan itu sendiri adalah keadaan sehat,
baik secara fisik, mental spiritual maupun
sosial yang memungkinkan setiap orang
untuk hidup produktif secara sosial dan
ekonomis.
Dengan menyadari pentingnya kesehatan
dan melihat kegunaan rekam medis sebagai
aspek administrasi atau keuangan hal ini
berkaitan dengan proses pembayaran yang
akan dilaksanakan pasien baik melalui
pembayaran pribadi maupun melalui jasa
asuransi. Perusahaan asuransi adalah
perusahaan yang mengelola tentang asuransi
kesehatan yang berorientasi pada
penggantian biaya pelayanan kesehatan atau
memberikan suatu pembayaran yang
didasarkan atas hidup atau meninggalnya
seseorang.
Pelepasan informasi medis harus mengacu
pada prosedur yang berlaku dan harus
dengan persetujuan pasien. Pasien harus
membuat pernyataan tertulis bermaterai
bahwa telah memberi kuasa kepada pihak
Halaman 26
ketiga untuk meminta data medis dari b. Mengidentifikasi prosedur
dokter. pelaksanaan pelepasan informasi medis
Berdasarkan observasi awal di Rumah Sakit kepada pihak ketiga.
Muhammadiyah Taman Puring Jakarta c. Mengidentifikasi penyebab
Selatan, diketahui cara pembayaran pasien dilepaskannya informasi medis kepada
dengan asuransi yang tidak bekerja sama pihak ketiga.
pada Maret sampai Juni 2018 yaitu 41
Ruang Lingkup penelitian ini dibatasi pada
permintaan informasi medis dari pihak
pelepasan informasi medis pada pihak ketiga
ketiga. Ditemukan permintaan yang tidak
di RS Taman Puring, Jakarta Selatan.
sesuai kebijakan, yaitu tidak adanya surat
kuasa bermaterai dari pasien dan persyaratan
METODE PENELITIAN
lain yang mendukung.
Metode penelitian yang digunakan adalah
Mengingat hak pasien yang kesepuluh
metode deskriptif, yaitu suatu survei yang
(huruf j) dalam UU RI No. 44 Tahun 2009
dilakukan terhadap sekumpulan objek yang
tentang Rumah Sakit yaitu hak mendapat
biasanya bertujuan untuk melihat gambaran
informasi yang meliputi diagnosis dan tata
fenomena yang terjadi di dalam suatu
cara tindakan medis, tujuan tindakan medis,
populasi tertentu.
alternatif tindakan, risiko dan komplikasi
yang mungkin terjadi, dan prognosis HASIL PENELITIAN
terhadap tindakan yang dilakukan serta 1. Kebijakan Rumah Sakit Tentang
perkiraan biaya pengobatan. Pelepasan Informasi Medis
Berdasarkan permasalahan tersebut, penulis Permintaan dokumen rekam medis untuk
berkeinginan membahas mengenai pihak ketiga di Rumah Sakit
“Tinjauan Pelaksanaan Pelepasan Muhammadiyah Taman Puring, Jakarta
Informasi Medis Kepada Pihak Ketiga Selatan harus memenuhi ketentuan. Untuk
Untuk Klaim Asuransi”. perusahaan atau instansi harus dengan surat
permohonan resmi kepada instalasi rekam
Tujuan Umum Penelitian adalah untuk medis. Ditemukan 5(12%) dari 41
mengetahui gambaran proses pelepasan permintaan pelepasan informasi medis yang
informasi medis kepada pihak ketiga untuk tidak dilengkapi dengan surat permohonan
klaim asuransi di Rumah Sakit resmi dari pasien.
Muhammadiyah Taman Puring, Jakarta
2. Standar Prosedur Operasional
Selatan.
Pelepasan Informasi Medis
Instalasi Rekam Medis telah membuat
Tujuan Khusus Penelitian adalah :
Standar Prosedur Operasional (SPO)
a. Mengidentifikasi kebijakan rumah sakit
pelepasan informasi medis kepada pihak
tentang pelepasan informasi medis
ketiga, sebagai berikut :
kepada pihak ketiga.

Medichordif Vol 5/No 01/2018 Halaman 27

 a. Menerima permintaan pelepasan menerima permintaan pelepasan informasi
informasi secara tertulis dari pasien medis secara tertulis dari pasien sebanyak 12
dan atau atas perintah pengadilan. %. Selanjutnya pada prosedur kelima yaitu
b. Jika pasien berumur <14 tahun, tidak memperlihatkan identitas asli yang
permintaan pelepasan informasi menyebutkan adanya hubungan dari pihak
tertulis dari orang tua atau walinya peminta dengan pasien sebanyak 20 %.
yang sah. Prosedur yang sudah sesuai dengan SPO
c. Pelepasan informasi medis dapat Pelepasan Informasi adalah prosedur kedua,
dicatat atau dicopy oleh pasien atau ketiga, keempat, keenam dan ketujuh.
orang yang diberi kuasa atau atas Permintaan tertulis untuk pasien kurang dari
persetujuan tertulis pasien atau 14 tahun dari orang tua dan wali yang sah,
keluarga pasien yang berhak untuk pelepasan informasi medis dapat dicatat atau
itu. dicopy oleh pasien atau pihak ketiga atas
d. Setiap permintaan pelepasan persetujuan tertulis dari pasien, setiap
informasi dilakukan pencatatan ke permintaan dilakukan pencatatan ke dalam
dalam buku permintaan pelepasan buku permintaan informasi medis, petugas
informasi medis mencocokan identitas yang ada di berkas
e. Meminta untuk memperlihatkan rekam medis, dan petugas rekam medis
identitas asli yang menyebutkan menyiapkan jenis formulir sesuai yang
adanya hubungan dari pihak diminta, kemudian menulis di buku
peminta dan pasien, misalnya surat ekspedisi dan ditandatangani oleh pasien
nikah, kartu keluarga yang sebagai tanda bukti.
menyatakan hubungan pihak Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan,
peminta dengan pasien. alur proses pelepasan informasi medis
f. Petugas rekam medis mencocokan kepada pihak asuransi di RS
identitas yang dibawa oleh pasien Muhammadiyah Taman Puring, Jakarta
dengan identitas yang ada di berkas Selatan yaitu :
rekam medis.
a. Pihak ketiga datang ke ruangan
g. Petugas rekam medis menyiapkan
customer service.
jenis formulir sesuai yang diminta,
b. Pihak ketiga menulis surat permintaan
kemudian menulis di buku
dokumen rekam medis, customer
ekspedisi dan ditanda tangani oleh
service merekap di buku ekspedisi.
pasien sebagai tanda bukti.
c. Pengecekan persyaratan pelepasan
Pada pelaksanaan proses kegiatan pelepasan informasi medis oleh petugas rekam
informasi medis kepada pihak ketiga masih medis : Surat kuasa bermaterai 6.000,
belum sesuai dengan SPO yang ada. Hasil fotokopi KTP pasien, kartu anggota
penelitian yang tidak sesuai diantaranya asuransi (jika dari agen asuransi),
adalah prosedur pertama yaitu tidak fotokopi KK (jika dari pihak keluarga).

Medichordif Vol 5/No 01/2018 Halaman 28

d. Jika tidak lengkap, pihak ketiga yang PEMBAHASAN
diberi kuasa harus melengkapi
1. Kebijakan Rumah Sakit Tentang
persyaratan.
Pelepasan Informasi Medis Kepada
e. Jika lengkap, petugas customer service
Pihak Ketiga
memberikan surat permintaan dokumen
Permintaan dokumen rekam medis untuk
rekam medis kepada instalasi rekam
pihak ketiga Rumah Sakit Muhammadiyah
medis yang memuat dokumen yang
Taman Puring, Jakarta Selatan harus
diminta dan alasan permintaan
memenuhi ketentuan. Untuk perusahaan atau
dokumen dari pihak ketiga, serta
instansi harus dengan surat permohonan
melampirkan persyaratan yang telah
resmi yang ditujukan ke instalasi rekam
disebutkan.
medis. Ditemukan ketidaksesuaian dengan
f. Petugas di instalasi rekam medis
kebijakan, yaitu tidak adanya permohonan
memberikan resume atau informasi
resmi dari pasien berupa permintaan
medis kepada customer service untuk
pelepasan informasi medis secara tertulis
diteruskan kepada pihak ketiga
sebanyak 5(12 %) dari 41 permintaan
g. Pihak ketiga menandatangani buku
pelepasan informasi medis. Sebaiknya
ekspedisi di customer service sebagai
kebijakan tersebut disosialisasikan kepada
tanda bukti telah menerima informasi
petugas yang menangani pelepasan
medis.
informasi medis agar prosedur yang
3. Penyebab Dilepaskannya Informasi
dilakukan sesuai kebijakan.
Medis Kepada Pihak Ketiga yang
Tidak Melengkapi Persyaratan 2. Prosedur Pelepasan Informasi
Petugas telah memahami dan melaksanakan Medis Kepada Pihak Ketiga
kebijakan dan SPO tersebut, namun hasilnya
Berdasarkan hasil penelitian dengan melihat
dari 41 permintaan informasi medis oleh
SPO pelepasan informasi medis kepada
pihak ketiga ditemukan 27 (66%) dengan 3
pihak ketiga di Instalasi Rekam Medis
persyaratan lengkap, 8 (19%) dengan 2
Rumah Sakit Muhammadiyah Taman
persyaratan lengkap, dan 6 (15%) hanya 1
Puring, sebagai berikut :
persyaratan yang lengkap.
Penyebabnya adalah pasien yang tidak a. Menerima permintaan pelepasan

mengetahui dan tidak membawa surat kuasa informasi secara tertulis dari pasien

serta persyaratan lain. Selain itu, petugas dan atau atas perintah pengadilan.

pelepasan informasi medis kurang kompeten b. Jika pasien berumur <14 tahun,

dan kurangnya sosialisasi. permintaan pelepasan informasi

tertulis dari orang tua atau walinya
yang sah.
c. Pelepasan informasi medis dapat
dicatat atau dicopy oleh pasien atau
orang yang diberi kuasa atau atas

Medichordif Vol 5/No 01/2018 Halaman 29

 persetujuan tertulis pasien atau Menurut PermenPANRB No.15 Tahun
keluarga pasien yang berhak untuk 2014, dalam proses penerapan standar
itu. pelayanan perlu dilakukan internalisasi dan
d. Setiap permintaan pelepasan sosialisasi. Internalisasi dilakukan untuk
informasi dilakukan pencatatan ke memberikan pemahaman kepada seluruh
dalam buku permintaan pelepasan jajaran organisasi penyelenggara pelayanan.
informasi medis Sedangkan, sosialisasi perlu dilakukan untuk
e. Meminta untuk memperhatikan membangun pemahaman dan persamaan
identitas asli yang menyebutkan persepsi di lingkunan instalasi rekam medis.
adanya hubungan dari pihak
3. Penyebab Dilepaskannya Informasi
peminta dan pasien, misalnya surat
Medis Kepada Pihak Ketiga
nikah, kartu keluarga yang
Pemberian informasi medis harus mengikuti
menyatakan hubungan pihak
kebijakan yang berlaku, yaitu pasien
peminta dengan pasien.
memberikan surat kuasa kepada pihak ketiga
f. Petugas Rekam Medis mencocokan
serta menandatanganinya untuk
identitas yang dibawa oleh pasien
mendapatkan informasi medis. Hal ini
dengan identitas yang ada di Berkas
bertujuan untuk melindungi rumah sakit dari
Rekam Medis.
tuntutan hukum yang lebih jauh.
g. Petugas Rekam Medis menyiapkan
(Depkes,2006).
jenis formulir sesuai yang diminta,
Dari 41 permintaan informasi medis oleh
kemudian menulis di buku
pihak ketiga ditemukan 27 (66%) 3
ekspedisi dan ditanda tangani oleh
persyaratan lengkap, 8 (19%) 2 persyaratan
pasien sebagai tanda bukti.
lengkap, dan 6 (15%) hanya 1 persyaratan
Dalam pelaksanaannya, pelepasan informasi
yang lengkap.
medis kepada pihak ketiga masih ditemukan
Hal ini disebabkan karena faktor manusia
prosedur yang tidak sesuai dengan SPO,
(man) dari pasien yang tidak mengetahui
diantaranya prosedur pertama yaitu tidak
dan tidak membawa surat kuasa serta
menerima permintaan secara tertulis dari
persyaratan fotokopi KTP pasien dan
pasien sebanyak 12 %, Pada prosedur kelima
identitas pihak ketiga. Selain itu, kurangnya
yaitu tidak memperlihatkan identitas asli
sosialisasi SPO,dan petugas yang menangani
yang menyebutkan adanya hubungan dari
pelepasan informasi medis tidak selalu
pihak peminta dengan pasien sebanyak 20
mengecek kelengkapan persyaratan yang
%.
ada khususnya surat kuasa dari pasien juga
Hal ini terjadi karena kurangnya sosialisasi
persyaratan lain yang telah disebutkan.
SPO Pelepasan Informasi Medis kepada
Untuk itu disarankan agar persyaratan
pihak ketiga. Untuk itu disarankan agar
pelepasan informasi medis dibuatkan x
dilakukan sosialisasi kepada petugas yang
banner yang diletakkan di lobi rumah sakit
menangani pelepasan informasi medis.
atau dekat tempat pendaftaran pasien, agar

Medichordif Vol 5/No 01/2018 Halaman 30

pihak ketiga dapat melihat persyaratan yang
dibutuhkan. Selain itu, dapat menyiapkan
persyaratan dengan lengkap. Menyediakan
contoh format surat kuasa agar pihak ketiga
mengetahui poin apa saja yang memuat
dalam surat kuasa. Menyediakan ruangan
khusus untuk melayani permintaan
pelepasan informasi medis agar
menangani langsung adalah petugas rekam
medis, tidak melalui customer service. Hal
ini agar tidak terjadi kesenjangan
komunikasi antara pihak ketiga dan petugas
rekam medis.
KESIMPULAN
Berdasarkan hasil penelitian
pembahasan di atas, penulis mengambil
kesimpulan sebagai berikut:
1. Permintaan pelepasan informasi medis
belum seluruhnya sesuai
Standar Prosedur Operasional (SPO),
ditemukan 5 (12%) tidak dilengkapi
dengan surat permintaan pelepasan
informasi medis.
2. Dari 41 pemintaan informasi medis
oleh pihak ketiga ditemukan 14 (34%)
tidak lengkap. Antara lain tidak ada
surat kuasa 5 (12%), tidak ada fotokopi
KTP pasien 9 (22%), dan tidak ada
fotokopi tanda pengenal pihak ketiga 8
(20%).
3. Petugas yang menangani pelepasan
informasi medis tidak selalu mengecek
kelengkapan persyaratan karena pihak
ketiga tidak mengetahui dan tidak
membawa surat kuasa serta persyaratan
lain, Dari 41 permintaan informasi
medis oleh pihak ketiga ditemukan 27
Medichordif Vol 5/No 01/2018
(66%) dengan 3 persyaratan lengkap, 8
(19%) dengan 2 persyaratan lengkap,
dan 6 (15%) hanya 1 persyaratan yang
lengkap.
DAFTAR PUSTAKA
Departemen Kesehatan Republik Indonesia
Direktorat Jenderal Bina Pelayanan
yang Medik. Pedoman Penyelenggaraan
dan Prosedur Rekam Medis Rumah
Sakit di Indonesia Rev II. Jakarta ,
2006.
Drs. Suhawan, AAAI-K “Pelajaran
Asuransi”. Jakarta, 2012.
Edy Susanto,dkk , Manajemen Informasi
Kesehatan IV: Etika Profesi dan
Hukum Kesehatan. Jakarta, 2017.
dan Hatta, Gemala R. Pedoman Manajemen
Informasi Kesehatan disarana
Pelayanan Kesehatan. Jakarta :
Universitas Indonesia, 2008.
Afrianto Budi, pengertian dan tahapan klaim
http://www.akademiasuransi.org
dengan pengertian-dan-tahapan-klaim.html
Rizqia Khoirunisa, mengenal istilah asurans,
http://pasienbpjs.com/2015/10
mengenal-istilah-asuransi.
Ilyas, Yasis. Mengenal Asuransi Kesehatan.
Jakarta : Fakultas Kesehatan
Masyarakat Universitas Indonesia,
2011.
Notoatmojo, Soekidjo. Metode Penelitian
Kesehatan. Jakarta : Rineka Cipta,
2012.
Indonesia. Undang-Undang No. 29 Tahun
2004 tentang Praktik Kedokteran.
Jakarta, 2004.
________.. Peraturan Menteri Kesehatan
No. 269 Tahun 2008 tentang Rekam
Medis. Jakarta, 2008.
________..Undang-Undang No. 44 Tahun
2009 tentang Rumah Sakit. Jakarta,
2009.
________...Undang-Undang No.36 Tahun
2009tentang Kesehatan. Jakarta, 2
Halaman 31
Medichordif Vol 5/No 01/2018 Halaman 25