COMMISSION ON AUDIT MEMORANDUM

October 14, 1999
 

TO : All City, Municipal, and Provincial Auditors and others concerned

SUBJECT : Audit on the Utilization of the Special Education Fund by Local Auditors

In a dialogue conducted by the Commission Proper last 8 October, 1999 on the utilization
of  the  Special  Education  Fund  (SEF),  several  issues  have  been  raised  by  Local  Chief
Executives  and  members  of  the  Local  School  Boards  on  the  provisions  of  Section  272  of
Republic Act No. 7160 and the implementing guidelines under DBM/DILG/DECS Joint Circular
No. 01 series of 1998:

RA 7160

"Section 272.  Application of Proceeds of the Additional one Percent SEF Tax.­

x  x  x  Provided,  however,  That  the  proceeds  shall  be  allocated  for  the  operation
and  maintenance  of  public  schools, construction  and  repair  of  school  buildings,
facilities  and  equipment,  educational  research,  purchase  of  books  and
periodicals,  and  sports  development  as  determined  and  approved  by  the  local
school board."

Joint Circular No. 01 series of 1998 of DECS, DBM and DILG

"4.0     Prioritization of Expenses chargeable to SEF

The  Local  School  Boards  shall  give  priority  to  the  following  expenses
chargeable against SEF:

a.  Operation  and  Maintenance  of  public  schools,  including  organization  of

extension, non­formal, remedial and summer classes as well as payment
of  existing  allowances  of  teachers  granted  by  local  government  units
chargeable  against  SEF  as  of  31  December  1997,  provided  that  any
additional allowances that  may  be  granted  to  teachers  by  LGUs  shall  be
charged  to  the  general  fund  of  LGUs  subject  to  existing  budgeting  rules
and regulations.

x x x "

In  most  cases,  the  "operation  and  maintenance  of  public  schools"  have  been  interpreted
by  COA  Auditors  as  charges  to  expenditure  object  02  or  Maintenance  and  Other  Operating
Expenses (MOOE)  and  as  such,  salaries  of  teachers  handling  extension  classes  as  well  as
salaries of non­teaching  staff  directly  involved  in  the  operation  of  schools  were  disallowed  in
audit.

To  resolve  the  issue  and  in  view  of  the  clarificatory  issuance  to  be  prepared  by  the
DILG/DBM/DECS on the matter as well as House Bill No. 4948 "An Act Strengthening further
the Local School Boards, amending Section 100 of RA 7160, and for other purposes", all Local
Auditors shall observe the following guidelines on the audit of SEF particularly on payment of
salaries to teachers and non­teaching staff.

For  transactions  still  to  be  post­audited,  the  Auditor  shall  complete  the  post­audit
without  need  of  issuing  the  Notice  of  Disallowance  (ND)  but  with  the  notation  on  the
audit working papers that the issuance of the ND is held in abeyance until directed by
COA  Central  Office  throught  the  Regional  Directors  concerned.  Also,  a  notation  that
earlier  similar  transactions  have  already  been  disallowed,  shall  be  reflected  in  the
working papers, where applicable.
 For  transactions  where  Notice  of  Disallowance  have  been  prepared  and  issued  to
management,  counting  of  the  six  months  for  the  disallowance  to  mature  shall  be  "ON
HOLD" until directed by COA Central Office.

Audit  of  all  other  SEF  transactions  shall  continue  and  the  corresponding  Notices  issued,
as the case may warrant.

This memorandum shall take effect immediately.

(Sgd.) CELSO D. GAÑGAN
Chairman

[   << Back   ]