UNIT IV 

​ ND​ K
DATA​ A ​ NOWLEDGE​ M
​ ANAGEMENT 
 

 
 

O​BJECTIVES​: 

At the end of the unit, the student should be able to: 

1) explain  the  difference  between  traditional  file  organization  methods  an  d 

the database approach; 

2) explain  how  database  management  systems are used to construct databases, 

populate them with data, and manipulate the data to produce information;  

3) describe  the  different  database  models  and  the  advantages  and 

disadvantages of each model;   

4) enumerate  the  most  important  features  and  operations  of  a  relational 

database, the most popular database model; 

5) illustrate  how  databases  are  changing  business  operations  across  industries 

and what impact they might have on our personal lives; 

6) explain  the  concepts  of  data  warehousing  and  data  mining  and  their  use in 
business; 

7) Identify needs for knowledge storage and management in organizations. 

 

2 

 
 U​NIT​ IV 
​ ND​ K
DATA​ A ​ NOWLEDGE​ M
​ ANAGEMENT 

Data  are  usually  not  collected  in  a  way  that  makes  them  immediately  useful  to  business  people. 
Imagine  building  a  model  palace  from  a  pile  of  building  blocks.  You  have  a  good  idea  of  what  you 
want  to  build,  but  first  you  have  to organize the block so it is easy for you to find and select only the 
blocks  you  need.  Then  you  can  combine  them  into  substructures  that  eventually  will  be  integrated 
into  your  model.  Similarly,  data  collected  by  organizations  and  knowledge  gathered  by  its  members 
must be organized and stored so that useful information can be extracted from them flexibly.   

MANAGING DIGITAL DATA 

Businesses  collect  and  dissect  data  for  a  multitude  of purposes. Digital data can be stored in 

a  variety  of  ways  on  different  types  of  media.  They  can  be  stored  in  what  we will call the traditional 
file  format,  in  which  the  different  pieces  of  information  are  not  labeled  and  categorized  but  are 
stored  as  continuous strings of bytes. The chief advantage of this format is the different use of space, 
but  the  data  are  nonetheless  difficult  to  locate  and  manipulate  and  are  therefore  of  limited  use.  By 
contrast,  the  database  format,  in  which  each  piece  of  data is labeled or categorized, provides a much 
more  powerful  information  management  tool.  Data  in  this  format  can  be  easily  accessed  and 
manipulated in almost any way desired to create useful information and optimize productivity.  
The  impact  of  database  technology  on  business  cannot  be  overstated.  Not  only  has  it  changed 
the  way  almost  every  industry  conducts business, but it has also created an information industry with 
far-reaching  effects  on  both  our  business  and personal lives. Databases are behind the successful use 
of  automated  teller  machines,  increased  efficiency  in  retail  stores, almost every marketing effort, and 
the  numerous  online  search  engines  and  electronic  storefronts  on  the  World  Wide  Web.  Combined 
with  interactive  Web  pages  on  the  Internet,  databases  have  made  an  immense  contribution  to 
e-commerce.  Without  them,  there  would  be  no  online  banking,  no  online  customer  catalogs,  no 
online  stock  brokerages,  and  no  online  chat  rooms.  Their  impact  on  business  has  allowed  fewer 
people  to  complete  larger tasks, and their power has allowed organizations to learn more about us, as 
consumers,  than  we  may  realize.  Imagine:  every  time  you  enter  the  URL  (Web  address)  of  a  site,  a 
special  program  tries  to  match  your  request  with  one  of  millions  of  URL  in  a  huge  database.  Every 
time  you  fill  out  an  online  form  with  details  such  as  your  address,  phone  number,  Social  Security 
number,  or  credit-card  number,  a  program  launches  the  data  into  a  database,  where  each  item  is 
recorded for further use. 
In virtually every type of business today, you must understand the power of databases. 

The Traditional File Approach  

We  can  roughly  distinguish  between  two  different  approaches  to  maintaining  data: 
traditional  file  organization  –  which  has  no  mechanism  for  tagging,  retrieving,  and  manipulating 
data  –  and  the  ​database  approach​,  which  does  have  that  mechanism. To appreciate the benefits of 
the  database  approach,  you  must  keep  in  mind  the  inconvenience  involved  in  accessing  and 

3 

 
manipulating data in the ​traditional file approach​: program/data dependency, high data redundancy 
and low data integrity. 

Program/Data Dependency 

They  are  different  ways  that  data  can  be  stored  in  files.  That  is ​sequential file storage, t​ he bits and bytes 
that  make  up  records  are  laid  down  on  the  storage  medium  one  after  another;  other  is  the  ​direct  file 
storage,​   t​ he  bits  and  bytes  may  be  written  to  the  media  in  any  order  because  they  are  accessed  via 
physical  addresses;  and  last  is  the  ​indexed  sequential  file  storage,​   the  bits  and  bytes  are  organized 
sequentially  but  can  also  be  accessed  directly  by  physical  address.  These  storage  methods  are  all 
considered traditional, or ​flat file​, format types of organization. 

For  example,  a  human  resource  files  in  traditional  file  format.  Suppose  a  programmer  wants  to 
retrieve  and  print  out  only  the  last  name  and  department  number  of  each  employee  from  this  file. 
The  programmer must clearly instruct the computer to first retrieve the data between position 10 and 
position  20.  Then  he  must  instruct  the  computer  to  skip the positions up to position 35 and retrieve 
the  data  between  position  36  and  39.  He  cannot instruct the computer to retrieve a piece of data by 
its  column  or  category  name, because column a category names do not exist in this format. To create 
the  reports,  the  programmer  must  insert  the  appropriate  headings, “Last Name” and “Department”, 
so  that  the  reviewer  of  the  output  can  understand  what  the  data  are.  If  the  programmer  miscounts 
the  positions,  the  printout  may include output like “677Rapap” as a last name instead of “Rapaport”. 
This  illustrates  one  major  problem  with traditional file storage: the interdependency of programs and 
data.  The  programmer  ​must  know  how  data  are  stored  to  use  them.  Perhaps  most  importantly,  the 
very  fact that manipulation of the data ​requires a programmer is probably the greatest disadvantages of 
the file approach.  

Data Redundancy and Data Integrity 

Other  problems  with  traditional  file storage are high data redundancy and low data integrity. Imagine 

three  departments  of  your  university  keeping  completely  separate  records  about  you  in  traditional 
format.  The  registrar’s  office,  the  financial  aid  office,  and  the  housing  office  maintain  a  total  of  17 
pieces  of  data  about  you,  four  of which are identical. Because these three offices use the information 
separately,  these  four  identical  pieces  of  data  appear  three  different  times  in  a  three  separate  places. 
This  duplication  is  called  ​data  redundancy​,  and  it  wastes  storage  space  (and  consequently  money) 
abs  is  extremely  inefficient.  When  any  corrections  or  modifications  need  to  be  made,  every  change 
has  to  be  made  three  separate  times,  which  takes  time  and  may  introduce  errors.  If  someone  in  the 
financial  aid  office  has  misspelled your last name or mis entered your SSN, then it may be impossible 
to  match  the  record  form  the  different  departments.  Inaccurate  data  in  any  pool  are  referred  to  as 
violations  of  ​data  integrity​.  Often,  the  traditional  file  approach  to  storing  data  leads  to  low  data 
integrity.  

Moving to Databases 

Continuing  to  our  analysis  of  the  university  records,  would  it  be  easier  if the four pieces of data 
used  by  all  three  departments  were  stored  only  once  and  accessed  and  manipulated  by  the  different 
departments  into  whatever  reports  they  needed?  In  fact,  would  it be easier if all the data were stored 

4 

 
only once and accessible to everyone in the university system to do with as they please? The answer is 
yes, and that is the basic idea behind the database approach. 

In  the  database  approach,  we  maintain  and  manipulate  data  about  entities.  An  ​entity  is any 
object  about  which  an  organization  chooses  to  collect  data.  It  may  be a student enrolled in a class, a 
sales  transaction  in  a  business,  or  a  part  in  an  inventory.  In  the  context  of  data  management,  entity 
refers  to  all  the  occurrences  sharing  the  same  types  of  data.  Therefore,  it  does  not  matter  if  we 
maintain  a  record  of  one  class  or  many  classes;  the  entity  is  “class”.  To  understand  how  data  are 
organized  in  a  database,  you  must  first  understand  the  data  hierarchy  which  shows  a compilation of 
information  about  students:  their  first  names,  last  names,  years  of  birth, SSNs, majors (department), 
and  campus  phone  numbers.  The  smallest  piece of data is ​a character (a letter in a first or last name 
or  address,  and  so  on).  Several  characters  make  up  data  in  a field (also called a ​data item)​ , such as last 
name,  first  name,  and  the  like.  ​A  field  is  one  piece  of  information  about  an  entity,  such  as  the  last 
name  or  first  name  of  a  student.  Several  fields  related  to  the  same  entity  make  up  ​a  record​.  A 
collection  of  related  records  is  called  ​a  file.  Often,  several  related  files  must  be  kept  together.  A 
collection  of  such  files  is  referred  to  as  a  ​database​.  However,  the  features  of  a  database  can  be 
enjoyed by builders and users of databases even when a database consists of a single file. 

To  continue  with  the  above  example,  let’s  assume  the  university  is  now  storing  all  nine 
unique  pieces  of  student’s  data  once  in  a  single  database,  which  is  a  union  of  the  necessary  data. 
Once  the  fields  are  assigned  names,  including  Last  Name,  First  Name, SSN, and the like, the data in 
each  field  carry  a  tag  –  a  field  name – and can be easily accessed by that field name, no matter where 
the  data  are  physically  stored.  One  of  the  greatest  strengths  of  databases  is  their  promotion  of 
application-data  independence.  In  other  words,  if  an  application  is  written  to  process  data  in  a 
database,  the  application  designer  only  needs  to  know  the  ​names  of  the  fields​,  not  their  physical 
organization on their length.  

Database  fields  are  not  limited  to  holding  text and numbers. They can hold pictures, sounds 

and  video  clip.  Fields hold any content that can be digitized. For example when you shop online, you 
can  search  for  a product its product name or code, and then retrieves its picture or a video clip about 
the product. 

Database Managements Systems 

While  a  database  itself  is  a  collection  of  several  related  ​files​,  the  program  used  to  build  database, 
populate  them  with  data,  and  manipulate  the  data  is  called  a  ​database  management  system 
(DBMS).  The  files  themselves  are  the  database,  but  DBMSs  do  all  the  work  –structuring  files, 
storing  data,  and  linking  records.  If  you  wanted  to  access  data  from  files  that  were  stored  in  a 
traditional  file  approach,  the  records  would  have  to  be  organized  in  a  very  specific  way,  and  you 
would  have  to  know  exactly  how  many  characters  were  designated  for  each  type  of  data.  A  DBMS, 
however, does much of this work (and a lot of other work) for you. 

If  you  are  using a database, you want to be able to move rapidly from one record to another, 

sorting  by  different  criteria,  creating  different  types  of  reports,  and  analyzing  the  data  in  different 
ways. Because of these demands, databases are stored on direct access storage devices (DASDs), such 
as  CDs  or  magnetic  disks,  but  cannot  be  stored  on  sequential  storage  devices  such  as  magnetic  or 
optical tapes because it would take too long to access different fields. 

5 

 
Queries 

Data  are  accessed  in  a  database  by  sending  messages  called  ​queries,  which  request  data  from  specific 
fields  and  direct  the  computer  to  display  the  results  on  the  monitor.  Queries  are  also  entered  to 
manipulate  data.  Usually,  the  same  software  that  is  used to construct and populate the database, that 
is,  the  DBMS,  is  also  used  to  present  queries.  Modern  DBMS  programs  provide  fairly  user  friendly 
means of querying a database. 

Security  

The  use  of  databases  raises  security  and  privacy  issues.  The  fact  that  data  are  stored  only  once  in  a 
database  does  not  mean  that  everyone  with  access  to  that  database  should  access  to  all  data  in  it. 
Restricting  access  is  easily  dealt  with  by  customizing  for  different  users  and  requiring  users  to  enter 
codes  that  limit  access  to  certain  fields  or  records.  As  a  result,  users  have  different  views  of  the 
database.  The  ability  to  limit  users’  view  to  only  specific  columns  or  records  gives  the  database 
administrator  (the  person  who  plans  the  database  and  ensures  that  it  is  up  and  running)  another 
advantage:  the  ability  to  implement  security  measures.  The  measures  are  implemented  once  for  the 
database,  rather  than  the  multiple  times  for  different  files.  For  instance,  a  human  resource  manager 
has  access  to  all  fields  of  the  employee  file,  the  payroll  personnel  have  access  only  to  four  fields  of 
the  employee  file,  and  a  project manager has access only to the Name and hours worked fields. View 
may be limited to certain fields in a database, or certain records, or a combination thereof.  

Traditional Files vs. Database: Pros and Cons  

The  advantages  of  storing  data  in  database  files  far  outweigh  those  storing  them  in  flat  files.  While 
there  are  some  trade-offs,  databases generally allow much greater flexibility, easier access by different 
application,  easier  maintenance  of  data  currency  and  integrity,  and  savings  in  both  cost  and time, all 
of which make them far superior to disparate flat files. Database advantages include the following: 

1. Reduced  data  redundancy  –  although  there  may  still  be  some  redundancy  in  a  database,  it  is 
significantly less than in the traditional file approach. This streamlining saves storages space. 

2. Application-data  independence  ​–  writing  an  application  to  use  data  from  a  database  is  much 
simpler  than  writing  one  to  use  data  from  flat  files.  To  access  data  in a database, a program 
can  use  field  names  and  the  names  of  the  data  sets  in  which  the  data  exist,  such  as  a list of 
patient  records  in  a  hospital.  This  programming  efficiency  saves  programming  time  and 
allows  users  with  limited  knowledge  to  access  data  through  queries  or  even  to  develop 
simple applications. 

3. Better  control  ​–  since  all  data  are  concentrated  in  one  place  in  database,  it  is  easier  to  control 
access and maintain data, and it is easier to get an overall view of data about an entity. 

4. Flexibility  ​–  modifying  a  database  by  adding new data related to entities is much simpler than 

adding data to flat files. 

In  general,  the  opposite  of  these  database  advantages  are  the  disadvantages  of  using  traditional  files 
to  store  data.  The  traditional  file  approach  creates  data  redundancy  and  application-data 

6 

 
independence.  It  does  not  support  as  tight  control  over  data  currency,  accuracy,  and  integrity as the 
database  approach  and  it  provides  less  flexibility  in  data  maintenance.  However,  the  traditional  file 
approach does have some advantages, including the following: 

1. Efficiency  –​   applications  written  for  flat  files  run  more  efficiently  than  those  written  for 
database  because  they  do  not  use  the  additional  CPU  time  and  memory  space  required  by 
preprogrammed  functions  that  are  part  of the DBMS. Often, the easier a program is to use, 
the more CPU time and memory space it needs.  

2. Simplicity  ​–  constructing  a  database can be very complex and time-consuming. Sometimes, it 

may  be  simpler  to  create  simple  files  and  develop applications for them, especially when an 
application accesses just one flat file. 

3. Customization  ​–  the  preprogrammed  features  of  a  DBMS  allow  only  certain  relationships 
among  data.  However,  using  the  more  flexible  procedural  features  of  a  third  or  fourth 
generation  language  to  build  files and to access them allows tight tailoring of applications to 
business needs- more so than using only the preprogrammed features of a DBMS. 

The  overwhelming  advantages  of  databases  raise  the  question:  why  use  flat  files  at  all?  If  you  were 
starting  with  a  clean  slate,  you  probably  wouldn’t  choose  to  use  flat  files.  However, businesses have 
accumulated  a  considerable  amount  of  historical  data  in  flat file format that they will be dealing with 
for  many  years  to  come.  Because  considerable  amounts  of  data  in  businesses  are  still  stored  in  flat 
files  and  accessed  through  applications  that  were  written  with  third  generation  languages  such  as 
COBOL  (which  by  their  nature  are  designed  to  access  flat  files),  it  may  be  too  costly  to  switch  to 
databases. However, almost all new data banks are developed and maintained with the aid of DBMS. 

DATABASE MODELS 

A  ​database  model  is  the  general  logical  structure  in  which  records  are  stored  within  a  database. 
There  are  three  different  database  models.  They  differ  in  the  manner  in  which  records  are linked to 
each  other.  These  differences,  in  turn,  dictate  the  manner  in  which  a  user  can  navigate  the database 
and  retrieve  desired  records.  Each  model has advantages and disadvantages when compared with the 
other two. 

The Hierarchical Model 

To  understand  the  different  models,  let’s  consider  a  database  for  storing  university  data:  there  are 
records  about colleges, departments, professors and students. Logically, these four types of university 
records  are  ​hierarchical​,  meaning  that  each  category  is  a  subcategory  of  the  next  higher  level.  The 
highest  level  is  college;  each  college  has  several  departments;  each  department  consists  of  several 
professors;  and  each  professor  has  several students. The hierarchical model follows the pattern of an 
upside-down  tree  and  is  sometimes  referred  to  as  the  ​tree  model.​   Therefore,  if  the university chose to 
follow  a  hierarchical  model,  the  records  would  be  stored  indicates  schematically  the  relationships 
among the various levels. 

7 

 
 There  are  as  many  College  records  as  there  are  colleges  in  the  university.  Each  record  contains 
the  appropriate  values  of  the  following  data  items:  College  Name,  Dean’s  Last  Name,  College 
Address,  and  College  Telephone  Number.  Each  college  record  has  the  records  of  its  department 
linked  to  it.  For  example:  the  College  of  Business  is  linked  to  the  records  of  the  Accounting, 
Marketing,  Finance,  and  other  departments  within  the  College  of  Business.  The  record  of  each 
department  is  linked  to  the  record  of  each  of  its  professors.  And  the  record  of  each  professor  is 
linked to the record of every student he or she has. 

A  record  to  which  several  records  of  a  lower  level are linked is called ​a parent​. The records 

linked  to  it  are  its  ​children.  In  our  example,  College  records  have  no  parents,  because  they  are  the 
highest  level  in  the  hierarchy,  called  the  ​roots. Student records, on the other hand, have no children, 
because  they  are  the  lowest  level  of  the  hierarchy,  called  ​leaves​,  like  the  leaves  of  a  tree.  A  College 
record’s  children  are  the  departments,  and  a Department record’s children are the professors, and so 
on.  A  glance  at  the  diagram  reveals that while a parent may have several children, each child has only 
one  parent.  This  is  described  mathematically  by  saying  that  hierarchical  databases have one-to-many 
(1: M) relationships.  

How  is  a  child  record  linked  to  a  parent  record?  By  adding  ​pointer  fields  ​to  the  records. 
Pointers  maintain  the  address  of  the  parent  record,  the  first  child  of  their  own  record,  the  previous 
record  in  the  file,  and  the  next  record  in  the  file.  The  advantage  of  hierarchical  databases  is  their 
suitability  for  maintaining  data  on  hierarchical  environments.  But  hierarchical  databases  also  have 
several  disadvantages.  To  retrieve  a certain record, user must start the search at the root, which is the 
set  of  records  at  the  very  top  level  and  then navigate the hierarchy until they find the desired record. 
If,  for some reason, a link is broken, the entire branch that was connected through that pointer to the 
other  records  is  lost.  And  because  child  records  can  have  only  one  parent,  hierarchical  databases 
require  considerable  data  redundancy.  For  example,  the  records  of  students  who take several classes 
with  several  professors  must  be  stored  multiple  times,  each  time  as  a  child  of  another  professor. 
Thus,  in  our  example,  the  entire  records  of students Khori and Williams must appear in both classes 
of Professor AlNajjar. 

The Network Model 

The  reverse  of  the  last  disadvantages  of  the  hierarchical  model  is  the  greatest  advantage  of  the 
network  model:  the  ability  to  store  a  record  only  once in the entire database while creating links that 
establish  relationships  with  several  record  of  another  type  of  entity.  Remember  that  in  the 
hierarchical  model  there  was  data  redundancy  because  separate  repetitive records for students Khori 
and  Williams  had  to  be  maintained  in  two  different  student  files,  one  linked  to  Professor  AlNajjar 
and one to Professor Munro. The network model, on the other hand, would allow the same record to 
be  linked  to  more  than one parent. The records of Williams and Khori are store only once, in the file 
containing the records of Professor Munro’s students, but they are also linked to Professor AlNajjar’s 
record.  When  the  database  user  lists  Professor  AlNajjar’s  students, these two records are included in 
the  list.  Similarly,  the  records of students Hans Bohr and Paul Harmon will appear in only one of the 
professor’s  student  files,  AlNajjar’s  and  will  be  linked  to  both  parents:  AlNajjar  and  Munro.  Now 
imagine  many  such  relationships.  If  you  draw  the  relationships  as  lines  connecting  the  records,  you 
will  create  a  network  of  relationships.  These  networked  links  give  the  model  its  name.  Unlike  the 
hierarchical model, the network model supports many-to-many (M: M) relationships. 

8 

 
 Network  databases  create  significantly  less  data  redundancy  than  hierarchical  databases,  but 
they  are  complicated  to  build  and difficult to maintain. While the user does not have to start a search 
at  the  root,  it  is  difficult  to  navigate  in  the  database.  The  complex  network  of  relationships  create 
“spaghetti” that is hard to follow. For these reasons, the network structure is the least popular model. 

The Relational Model 

A  relational  model  database  has  all  the  advantages  of  a  network database without the complications. 

The  ​relational  model  consists  of  tables.  Its roots are in relational algebra, although you do not have 
to  know  relational  algebra  to  build  and  use  relational  databases.  However,  database  experts  still  use 
relational  algebra  terminology:  in  a  relational  database,  a  record  is  called  a  ​tuple​, a column of fields is 
called  an  ​attribute,​   and  a  table  of  records  is  called  a  ​relation​.  We  will  use  the  simpler  terms,  as  do  the 
popular software packages: fields, records, and tables. 

Relational  are  easier  to  conceptualize  and  maintain  than  hierarchical  and  network  ones.  To 
build  a relational database, you only need to have a clear idea of the different entities. In our example, 
the  entities  are  college,  department,  professor,  and  student.  A  single  table  is  built  for  each  object. 
Remember  that  entity  in  out  context  refers  to  a  record  structure  of  all  the  occurrences  of  a  subject. 
Thus,  when  database  designers  think  of  “professor,”  they  know  the  professor  table  may  include 
records of many professors. 

Retrieving  a  desired  record  is  easy.  To  find  a  record  of  a  certain  professor,  you  need  to 
access  the  Professor  table  and  make  an  inquiry.  Maintenance  is  easy  because  the  user does not have 
to  recall  any  relationships.  Each  table  stands  alone.  To-add  a  student  record,  the  user  accesses  the 
Student  table.  Similar  actions  take  place  to  change  or  delete  a  record.  The  advantages  of  this  model 
make  relational  database  management  systems  the  most  popular  in  the  software market. Virtually all 
DBMSs that are offered for microcomputers accommodate the relational model. 

Keys  

To  retrieve  records  from  a  relational  database,  or  to sort them, you must use a key. A ​key is 

a  field  whose  value  identifies  records  either  for  display  or  for  processing. You may use any field 
as  a  key.  For  example,  you  could  ask  the  database  for  the  record  of  Professor  Munro  from  the 
Professor  table  by  using  the  L.  Name  field  as  a  key.  That  is,  you  enter  a  query,  a condition that 
instructs  the  DBMS  to  retrieve  a  record  with  the  value of L. Name as “Munro.” A key is unique 
if  the  value  (content)  in  that  field  appears  only  in  one  record.  Sometimes  a  key  is  composed  of 
several fields so that their combination provides a unique key. 

Primary Key 

If  there  is  more  than  one  record  with  “Munro”  in  the  L.  Name  field,  you  may  not  retrieve 
the  record  you  desired.  Depending  on  the  software  you  use,  you  may  receive  the  first  one  that 
meets  the  condition,  or  a  list  of  all  the  records  with  that  value  in  the  field.  The  only  way  to  be 
sure  you  are  retrieving  the  desired record is to use a unique key (such as Social Security number). 
A  unique  key  is  called  a  ​primary  key​.  If  your  query specified that you wanted the record whose 
ID# value is “3343,” the system would retrieve the record of Sarah Munro. 

9 

 
 Usually,  a  table  in  a  relational  database  must  have  a  primary  key, and most relational DBMSs 
enforce  this  rule;  if  the  designer  does  not  designate  a  field  as  a  key,  the  DBMS  creates  its  own 
serial  number  field  as  the  primary  key  field  for  the  table.  Once  the  designer  of  the  table 
determines  the  primary  key  when  constructing  the  records’  format,  the  DBMS  will  not  allow  a 
user  to  enter  two  records  with  the  same  value  in  that  column. Note that there may be situations 
in  which  more  than  one field may be used as a primary key. Such is the case with motor vehicles, 
because  both  the  vehicle  identification  number  (VIN)  and  the  license  plate  number  uniquely 
identify  a  car.  Thus,  a  database  designer  may  establish  either  field  as  primary  key  to  retrieve 
records. 

Many  DBMS  will  force  you  to  designate  a  primary  key  in  each  table  you  construct.  Usually, 
the  software  requires  that  the  primary  key  be  the  leftmost  field  in  the  record.  By  default,  many 
DBMS  automatically  sort  the  records  the  user  enters  in  ascending  order  of  the  primary  key, 
which is not the case in our College, Department, and Professor tables. 

Some  relational  databases  use  ​composite  keys​,  a  combination  of  two  or  more  fields  that 
together  serve  as  primary  key.  An  example,  the  last  name,  first  name,  and  department  in a table 
that  holds  professors’  records  could  together be considered a primary key. Unless we expect two 
people  with  the  same  name  to  lecture  for  the  same  department,  the  combination  will  be  a valid 
primary key. 

Linking 

To  link records from one table with records to another table, the tables must have one field in 
common  (that  is,  one  column  in  each  table  must  contain  the  same  type  of  data),  and  that  field 
must  be  a  primary  key  field  for  one  of  the tables. We say that this repeated field is a primary key 
in  one  table,  and  ​foreign  key  field  in the other table. In our example, to create a report showing 
the  last  name  of  every  professor  and  next  to  each  name,  a  listing  of  all  the  students  of  that 
professor,  both  the  Professor  and  Student  tables  must  contain  the  unique  ID  number  of  the 
professor.  In  the  Professor  table,  the  ID  number  is  the  primary  key.  In  the  Student  table,  the 
Professor  ID  number  is  a  foreign  key  field.  To  generate  a  list  of  the  students  of  the  professor 
whose  ID  number  is  4467,  the  DBMS calls for the last name of the professor whose ID number 
is  4467  (AlNajjar),  and  a  list  of  names  of  all  student  records  for which the Professor Id number 
field  contains  4467.  Such  a  table  is  called  a  ​join  table​.  As  long  as  student’s record contains a field 
with his or her professor’s ID number, it is possible to create the join table. 

As  you  can  see,  all  database  design  requires  careful  forethought.  The  designer  must  include 
fields  for  foreign  keys  from  other  tables  so  that  join  tables  can  be  created  in  the  future.  The 
inclusion  of  foreign  keys  may  cause  considerable  data  redundancy.  His  complexity  has  not 
diminished the popularity of relational databases, however. Since the relationships between tables 
are  created  as  part  of  manipulating the table, the relational model supports both one-to-many (1: 
M) and many-to-many (M: M) relationships between records of different tables. 

The Object-oriented Structure 

While  the  move  from  traditional  file  systems  to  databases  was  a  leap  forward  in  data 
management  efficiency,  recent  years  have  seen  a  new development that may lead to even greater 

10 

 
 benefits: object-oriented databases. In object-oriented technology, an object consists of both data 
and  the  procedures  that  manipulate  the  data.  So,  in  addition  to  the attributes of an entity, it also 
contains  the  relationships  with  other  entities.  The  combined  storage  of  both  data  and  the 
procedures  that  manipulate  them  is  referred  to  as  “encapsulation.”  Thus,  an  object  can  be 
“planted”  in  different  data  sets.  The  ability in object-oriented structures to automatically create a 
new  object  by  replicating  all  or  some  of  the  characteristics  of  a  previously  developed  object 
(called the parent object) is called ​inheritance​. 

All  these  capabilities  make  object-oriented  DBMSs  (OODBMSs),  handy  in  computer-aided 
design  (CAD)  because  they  can  handle  a  wide  range of data – such as graphics, voice, and text – 
more easily than the other models. 

OODBMSs  are  also  more  effective than other database models in complex information systems, 

such  as  geographic  information  systems  and  systems  that  use  many  multimedia  components. In 
manufacturing  and  engineering,  OODBMSs  have  been  used  in  CAD  and  computer-aided 
manufacturing  (CAM)  systems.  These  CAD/CAM  systems  use  complex data relations as well as 
multiple  data  types.  Similar  to  relational  DBMSs,  OODBMSs  provide  a  graphical  user  interface 
(GUI)  to  manage  the  DBMS.  The  user  can  choose  objects  from  ​classes,​   which  are  groups  of 
objects  that  share  similar  characteristics.  OODBMSs  are  not  considered  a  distinct  database 
model. Rather, elements of OODBMSs are often incorporated into relational database.   

Entity-relationship Diagrams 

Many  business  databases  consist  of  multiple  files  with  relationships  among  them.  For  example,  a 
hospital  may  use  a  database  that  has  a  file  holding  the  records  of  its  entire  physician,  another  one 
with  all  its  nurses,  another  one  with  all the current patients, and so on. The administrative staff must 
be  able  to  create  reports  that  link  data  from  multiple  files.  Thus,  database must be carefully planned 
to  allow  useful  data  manipulation  and  report  generation.  The  planning  tasks  often  involve  the 
creation  of  a  conceptual  blueprint  of  the  database.  This  blueprint  is  called  an  ​entity-relationship 
(ER)  diagram​.  An  ER  diagram  is  a  graphical  representation  of  all  entity  relationships,  and they are 
often  consulted  to  determine  a  problem  with  a  query  or  to  implement  changes.  Boxes  are  used  to 
identify  entities,  also  referred  to  as  ​objects​.  Lines  are  used  to  indicate  a  relationship  between  entities. 
When  crow’s-feet  are  pointing  to  an  object,  there  may be many instances of that object. When a link 
with  crow’s-feet  also  includes  a  cross-bar,  then  all  instances  of  the  object  on  the  side  of  the 
crow’s-feet  are  linked  with  a  single  instance  of  the  object  on  the  side  of  the  cross-bar.  A  second 
cross-bar would denote “mandatory,” which means that the relationship must occur, such as between 
a  book  title  and  author:  a  book  title must have an author with which it is associated. A circle close to 
the box denotes “optional.”  

● The  crow’s-feet  on  the  Department  end  of  the  Department/School  relationships  indicate 
that  there  are  several  departments  in  one  school,  indicating  a  one-to-many  relationship 
between  school  and  department.  In  addition,  the  cross-bar  at  the  School  end  of  the 
School/Department links indicates that a department belongs to only one school. 

●   A  department  has  many  professors,  but  a  professor  may  belong  to  more  than  one 
department;  thus,  relationship  between  Professor  and  Department  is  many-to-many, 
represented by the crow’s-feet at the both ends of the link. 

11 

 
 ●   A  course  is  offered  by  a  single  department,  indicated  by  the  cross-bar  at  the  Department 
end of the Department/Course link.  

● A  professor  may  teach  more  one  than  one  student,  and  a  student  may  have  more  than one 
professor,  thus  the  crow’s-feet  at  both  the Professor and Student ends of the many-to-many 
relationship between professor and student. 

● However,  the  ring  at  the  Student  end  indicates  that  a  professor  does  not  have  to  have 
students  at  all.  The  ring  means  “optional”,  and  is  there for cases in which professors do not 
teach. 

The  designers  must  also  detail  the  attributes  of  each  object,  which  will  determine  the  fields  for 
each  record  of  that  object.  The  attributes  are  listed  in  each  object box, and the primary key attribute 
is  underlined.  Usually,  the  primary  key  attribute  appears  at  the  top  of  the  attribute  in  the  box.  You 
should  be  aware that database designers may use different notations. Therefore, before you review an 
ER diagram, be sure you first understand what each symbol means. 

COMPONENTS OF DATABASE MANAGEMENT SYSTEMS 

  ​When  designers  have  a  clear  understanding  of  how  a  database  should  be  structured  to 
accommodate  the  different  data  sets  and  the  relationships  among  them,  they  select  a  DBMS  to 
construct  the  new  database.  While  DBMSs  have  different  interfaces,  they share similar components. 
These  components  allow  the  user  to  create  sets  of  data  about  entities,  define  fields, organize record 
structures,  populate  the  database  with  data,  and  manipulate  the  data  in  the  different  fields,  records, 
and  fields.  Simple  databases  can  often  be  designed  by  lay  users,  but more complex databases usually 
require  the  involvement  of  an  experienced  database  designer.  The  components  of  a  DBMS  are  the 
data  definition language (which enables the building of schemas and data dictionaries, described later) 
and the data manipulation language (which allows the user to manipulate data).  

Note  the  difference  between  a  record  structure  and  a  record:  a  “​record  structure​”  is  the  general 
structure  of  a  record,  defining  the  types  of  fields  that  make  it  up;  a  “​record​”  is  the  actual  data  that 
pertain  to  a  specific  instance.  Therefore,  for  a  file  that  holds  the  records  of  professors,  we  need  to 
design  a  record  structure  that  describes  which  fields  will  appear  in  ​every  a​ ctual  data  record  (for 
instance,  ID  number,  last  name,  first  name,  department name, and telephone number). A record will 
be  the  row  of  data  describing  a  specific  professor  in  the  professor’s  file  (such  as,  123-33-76-85, 
Weinrib, Janet, English, 209-8256). That is, a record contains the actual data values. 

The Schema  

When  building  a  new  database,  users  must  first  build  a  schema  (from  the  Greek  word  for  “plan”). 
The  ​schema  describes  the  structure  of  the  database being designed: the names and types of fields in 
each  record  type  and  the  general  relationships  among  different  sets  of  records  or  files.  It  includes  a 
description  of the database’s structure, the names and sizes of fields, and details such as which field is 
a  primary  key.  The  number  of  records  is  never  specified  because  it  may  change,  and  the  maximum 
number of records is determined by the capacity of the storage medium. 

12 

 
 Types  of  Data  –  fields  can  hold  different  types  of data: numeric, alphanumeric, graphic, or 
time  related.  Numeric  fields  hold  numbers  that  can  be  manipulated  by  addition,  multiplication, 
averaging,  and  the  like.  Alphanumeric  fields  hold  textual  values:  words,  numerals,  and  special 
symbols,  which  make  up  names,  addresses,  and  identification  numbers.  Numerals  entered  in 
alphanumeric  fields,  such  as  Social  Security  numbers  or  zip  codes,  cannot  manipulated  as  numbers. 
In  addition  to  numeric  and  alphanumeric  fields,  DBMSs  offer  date  fields  and  graphic  fields.  While 
date  fields  are  displayed  in  the  standard  of  mm/dd/yy,  mmm  dd,yyyy,  or  some  other  format,  the 
dates  are actually stored in the form so many days elapsed from a certain base date, such as January 1, 
1901. 

An  increasing  number  of  microcomputer-based  DBMSs  offer  graphical  fields  in  which 
pictures  and  animation  clips  can  be  maintained.  For  example, employee pictures can be scanned and 
entered  into  the  Photo  field  in  a  human  resource  database.  Many  manufacturers  encourage  their 
maintenance  and  customer-support  personnel  to  click  the  picture  or  number  of  an  assembly  in  a 
database,  which  invokes  a  video  clip  showing  movement  of  the  assembly to help solve a mechanical 
problem. 

In  a  hierarchical  DBMS,  the  schema  includes  the  relationships  between  parent  and  child 
record  structures.  Similarly,  relationships  must  be  detailed  in  the  schema of a network database. The 
schema of a relational database is simpler. It describes only the record structure of each table, namely, 
the fields of which each record in that table will consist. 

The  builder  of  a  new  database  must  also  indicate  which  fields  will  be  used  as  primary  keys. 
Many  DBMS  also  allow  a  builder  to  indicate  when  a  field  is  not  unique;  meaning  the  value  in  that 
field may be the same for more than one record. 

The Data Dictionary 

All  the  information  supplied  by  the  database  developer  when  constructing  the schema is maintained 
in  the  data  dictionary,  which  includes  the  file  names,  record names and types, field names and types, 
and  if  applicable,  the relationships among record types. In addition, the ​data dictionary contains the 
notation  of  who  is  responsible for updating each part of the database and descriptions (such as titles) 
or names of the people who are authorized to access the different parts of the database. 

Data  dictionaries  are  often  referred  to  as  ​metadata​ ,  meaning  “data  about  the  data.”  They are 
useful  when  trying  to  understand  a  database  designed  by  some  else.  Many  PC  DBMS  do  not  allow 
the  users  direct  access  to  the  data  dictionary.  The  user can view, and to a certain extent change, only 
the  schema.  But  some  mainframe  DBMSs  provide  users  with  a  facility  to  add  to  the  data dictionary 
information  such  as  the  name  of  the  database  designer,  the  date  the  database  was built, the purpose 
of  each  field  and  its  minimum  and  maximum  values,  the  people  who  may  make  changes  in  the 
schema,  the  people  who  are  authorized  to  access  which  data  in  the  database,  and  other  valuable 
information 

The Data Definition Language 

Every  DBMS  must  include  a subprogram (in this case a language) called a ​data definition language 

(DDL)  ​to  construct  the  schema.  This  language  has  various  commands  and  protocols  the  database 

13 

 
designer  uses  to  define  and  name  the  files,  records,  and  fields  in  a  database  before  beginning  to 
populate  them.  In most PC DBMSs, the user interface of the DDL presents screens and prompts the 
designer  to  enter  the  appropriate  parameters  from  a  menu.  These interfaces are intuitive and allow a 
database  to  be  created  by  someone  who  may  have  relatively  little  development  experience.  In  other 
DBMSS, the user must know the commands used in the DDL to construct the schema. 

It  is  likely  that  you  will  have  to  deal  with  DDLs  directly, unless you choose a career in MIS. 
If  you  use  a  modern  relational  DBMS,  you  will  use a graphical user interface to create a schema, and 
the  DDL  will  be  transparent  to  you.  However,  statements  used  by  the  DDL  of  the  DBMS  called 
NOMAD.  The  word  MASTER  indicates  a  record  structure.  ITEM  indicates  a  field  type,  that  is,  a 
column.  The  letter  A  indicates  that  the  field  is  alphanumeric,  and  the  number  next  to  it specifies its 
length.  When  a  field  is  defined  with  9s,  it  is  numeric.  The  number  of  9s  determines  the  maximum 
number digits that the field will display. 

The Data Manipulation Language 

Data  manipulation  language  (DML)  is  the  software  that  serves  the  user  who  is  querying  the 
database.  Some  DBMSs  require  the  user  to  type  in  commands.  For  example,  consider  a  database 
holding  personnel  data:  ID,  Last_Name,  First_Name,  Department,  and  Salary.  Suppose  you  want  a 
list  showing  the  last  names,  department  number,  and  salaries  of  employees  whose  department 
number  is  4530  and  whose  salary  is  less  than  $25,000.  It  is  the  DML  that  allows  such  a  query to be 
placed and executed. 

In  NOMAD,  for  instance,  the  user  asks  for  the  EMPLOYEE  master,  the  record  set  that 
holds employee records, and specifies the required output, as follows: 

FROM  EMPLOYEE  LIST  LAST_NAME  DEPARTMENT  SALARY  WHERE 

DEPARTMENT =”4530” AND SALARY<25000 

Some  DBMSs  hide  the  DML  from  the  user.  Instead  of  statements,  the  user  expresses  a 
query  by  example  (QBE).  The  user  invokes  the  query  module  of  the  program,  which  displays  the 
fields  available,  and  then  places  check  marks  in  the  fields  to  be  listed  and  conditions  in  the  proper 
fields.  Virtually  all  the  popular  PC  relational  DBMSs  provide  QBE  dialog  interfaces.  Many  DBMSs 
are  now  part  of  4GLs  are  flexible enough to allow programmers to use the language both to develop 
applications  that  retrieve  and  manipulate  data  from  a  database  and  also  to  perform  tasks  that  have 
nothing to do with the database, all in the same application. 

RELATONAL OPERATIONS 

  ​By  far  the  most  popular  DBMS  are those that support the relational model. Therefore, it would 

be  beneficial  for  you  to  familiarize  yourself  with  a  widely  used relational database, such as Microsoft 
Access,  dBASE  2000,  Oracle,  or  Paradox.  To  use  the  database you must know how to use relational 
operations.  A  ​relational  operation  creates  a  temporary  table  that  is  a  subset  of the original table or 
tables.  It  allows  you  to  create  a  report  containing  records  satisfy  a  condition,  create  a  list  with  only 
some  fields  about  an  entity,  or  produce  a  report  with  relevant  data  from  two  or  more  tables.  If  so 

14 

 
desired,  the  user  can  save  the  newly  created  table.  Often,  the  temporary  table  is  needed  only  for  ad 
hoc reporting and is immediately discarded. 

Data Manipulation 

Relational  operations  allow  the  user  to  manipulate  data. There are several types of data manipulation 

in  relational  databases.  We  will  discuss  the  three  most  important  relational  operations.  ​Select  is  the 
selection  of records that meet certain conditions. For example, a human resources manager may need 
a report showing the entire record of every employee whose salary exceeds $30,000.  

Project  is  the  selection  of  certain  columns  from  a  table,  such  as  the  salaries  of  all  the 
employees. A query may specify a combination of selection and projection. In the preceding example, 
the  manager  may  require  only  the  ID  number,  last  name  (project),  and  salary  of  employees  whose 
salaries are greater than $30,000 (select). 

One  of  the  most  useful  manipulations  of  a  relational  database  is  the  creation of a new table 
from  two  or  more  other  tables.  As  you  may  recall  from  our  discussion  of  the  relational  model,  the 
joining  of  data  from  multiple  tables  is  called  a  ​join​.  For  example,  a  relational business database may 
have  four  tables:  salespeople,  catalog,  order log, and customer. The sales manager may wish to create 
a  report  showing,  for  each  salesperson,  a  list  of  all  of  the  customers  who  purchased  anything  last 
month,  the  items  each  customer  purchased,  and  the  total  amount  spent  by  each customer. The new 
table is created from a relational operation that draws data from different tables. 

In  our  university  example,  a  report  showing  the  name  of  every  professor  with  his  or  her 
student’s  name  is  a  join  table.  Note  that  some  DBMSs will not allow the same field name to be used 
more  than  once  in  a  table  (even  a  join  table),  so  the  second  “L.  Name”  (which  refers  to  students 
rather  than  professors)  may  automatically  be changed to “L. Name-1.” Also, in this example the user 
indicated  that  for  display  purposes  she  does  not  desire  the  professor name and ID number repeated 
for each student.  

The join operation is a powerful manipulation that can create very useful reports for decision 
making.  A  join table is created “on the fly” as a result of a query and only for the duration of the user 
wishes  to  view  it  or  to  create  a  paper  report  from  it.  Design  features  allow  user  to  change  the  field 
headings  (although  the  field  names  are  kept  the  same  in  the  internal  table),  and  to  add graphics and 
text  to the report. However, the new table may be saved at anytime. The DBMS then treats it like any 
other table.  

Structured Query Language 

Structured  query  language  (SQL)  has  become  the DDL and DML of choice for many developers 

of  relational  DBMSs.  SQL  is  an  international  standard  and  is provided with most relational database 
management  programs.  Its  strengths  are  in  its  easy-to-remember  intuitive  commands.  For  instance, 
to perform the query mentioned earlier from the EMPLOYEE table, the command would be: 

SELECT  LAST_NAME  DEPARTMENT  SALARY  FROM  EMPLOYEE  WHERE 

DEPARTMENT=”4530” AND SALARY<25000 

15 

 
 Statements  like  this  can  be  sued  for  ad  hoc  queries  or  integrated  in  a  program  that  is saved 
for  repeated  use.  Commands  for  updating  the  database  are  also  easy  to  remember:  INSERT, 
DELETE, and UPDATE.   

POPULAR DATABASE MANAGEMENT SYSTEMS 

  ​There  are numerous database management packages for mainframes and PCs. One of the oldest 
mainframe  DBMSs  is  Information  Management  System  (IMS),  a  hierarchical  DBMS  developed  by 
IBM.  Others  in  the  mainframe  arena  include  Data  Base  2  (DB2)  and  FOCUS.  DB2  was  originally 
developed  by  IBM  in  1982  and  has  been  continuously improved. Information Builders International 
has  successfully  marketed  FOCUS,  a  4GL  and  hierarchical  DBMS.  Some  vendors  have  created  PC 
versions  of  their  mainframe  packages,  such  as  PC  FOCUS  and  PC  NOMAD.  Virtually  all  of  these 
DBMSs  now  have  GUI,  and  hence  have  the  word  “Visual”  as  part  of  their  name.  Other  popular 
DBMSs  include  Visual  dBASE,  which  started  as  a  mere  file  manager  in  its  early  versions. Microsoft 
Access,  Paradox,  Oracle,  and  Ingres  II  are  also  widely  used  by  organizations  and  individuals.  All 
include  a  4GL  for  development  of  a  database application. Since so many databases are now accessed 
through  networks,  many  of  these  DBMSs  include  software  tools  for  development of capabilities for 
networked databases and operations on the Web.   

DATABASE ARCHITECTURE 

Database  architecture  refers  to  both  the  physical  and  logical  layouts  of  databases in an organization. 
In  the  past,  most  organization’  databases  –  data  and  programs  alike  –  were  centrally  located  on 
mainframes  and  accessed  from  remote  locations  throughout  the  company  from  dumb  terminals. 
There  have  been  significant  changes  in  database  architecture  as  both  databases  and  the  programs 
running them have moved from mainframes to PCs and from a centralized to a distributed model. 

  Distributed Databases 

Many  organizations  operate  through  geographically remote sites. Still, much of the data used 

by  one  site  is  often  also  used  by  other  sites.  Of  course,  the  organization  can  use  a  centrally  located 
database  and  let  the  other  sites  use  it  through  communication  lines.  A  less  expensive  solution, 
however,  is  to  distribute  the  database  at  different  sites  for  all  to  use.  This  arrangement  is  called  a 
distributed database​. There are two distributed databases models: replicated and fragmented. 

The  ​database  administrator  (DBA)  can  either  replicate  the  database  so  there  are  exact 
copies  in  many  locations,  or  fragment  it,  so  that  different  parts  of  the  database  are  maintained  on 
different  machines.  ​Replication  of  the  database  means  that  a  full  copy  of  the  entire  database  is 
stored  at  all  the  sites  that  need  access  to  it.  This  approach  is  expensive  and  not  conducive  to  data 
integrity,  because  all  the  updates  must  be  performed  at  all  the  sites,  and  the  chance  of  errors 
occurring due to delayed updates and copying errors is high.  

Many  organizations have opted for the other alternative: in a ​fragmented ​database, different 
parts  of  the  database  are  stored  in  the  locations  where  they  are  accessed  most  often,  but  they 
continue  to be fully accessible to others through telecommunications. Together, all the parts make up 

16 

 
the  database.  The  result  is  just  one  copy  of  the  database,  distributed  among  the various sites by way 
of  communication  lines.  Applications’  use  of  remote  fragments  of  the  database  is transparent to the 
users.  The  users  do  not  know,  and  need  to  bother  to  know,  which  part  of  the  databases  resides 
locally  at  their  site  and  which  is  processed  remotely. One advantages of a fragmented database is the 
lower  communications  costs.  With  only  one  copy  of  the  database,  another  advantage  is  better  data 
integrity.  Many  experts  refer  to  fragmented  databases  as  ​distributed  databases​.  Note  that  the 
telecommunications  lines  through  which  data  are  accessed  do  not  differ  in  these  two  approaches. 
Nowadays,  many  multisite  companies  enable  employees  and  business  partners  to  access  databases 
through intranets and extranets using Web software.   

​Shared Resource and Client/Server Systems 

As  we  mentioned  earlier,  some  organizations  store  their  databases  and  the  applications that 
run  them  on  mainframes  or  on  minicomputers  accessible  remotely  from  dumb  terminals.  Other 
distributes  their  database  but  leave  the  processing  of  the  centralized.  Some  experts  refer  to  these 
arrangements  as  ​shared  resources  architecture.  ​The  central  resource  is  used  by  remote  terminals  and  PCs 
not only for the data in its databases, but also for the applications that process the data. 

However,  the  increasing  power of microcomputers and the great progress and declining cost 

of  data  communications  are  driving  organizations  to  move  to  what is called ​client/server architecture.​  IS 
professionals  use  this  term  loosely  to  describe  any  distribution  of  data  and  applications  between  a 
server  and  its clients, including allowing users to access remotely but process it locally. The server is a 
computer,  usually  a  powerful  PC  or  a  minicomputer,  that  serves  the  clients  –  the  users’  PCs  –  by 
storing  databases  and  managing  remote  access  communications.  Users  can  use  applications  on  their 
own PCs to process data copied from the server. 

In  a  client/server  network,  software  may run not only on a host but wherever it makes most 

sense.  In  fact,  software  can  process  “cooperatively”  on  various  computers  across  the  network.  It 
seems  that  the  computer  becomes  the  network,  and  the  network  becomes  the  computer  in  this 
scenario.  Often,  the  physical  location where the processing takes place is transparent to the user; that 
is, the user does not know where processing occurs, physically.   

To  use  human  analogy,  thoughts  are  processed  throughout  an  office,  not  just  in  mind  of  the 
boss.  And  thoughts  are  communicated  as  requirements  of  the  collective  process.  In  a  client/server 
network,  users  may  have  much  computing  power  at  their  local  PC,  where  they  can  process  data, 
produce  information,  and  then  decide  what  to  save  on  the  server  and  what  to  save  locally  in  their 
own  computers.  This  additional  computing  power  is  the  reason  that  many  experts  say  the 
client/server  architecture  empowers  employees;  it  gives  them  more  independence  and  the  ability  to 
make their own decisions regarding information. 

Organizations  are  spending  significant  a  portion  of  there  is  budgets  moving  to  client/server 
architecture.  Since  the  early  1990s,  client/server  budgets  of  U.S.  corporations  have  increased  at  a 
significantly  higher  rate  than  total  IS  budgets.  The  trend  of devoting an increasing proportion of the 
IS budget to client/server systems is expected to continue in the foreseeable future.   

17 

 
 WEB DATABASE  

The  Internet  and  its  user  ​friendly  application,  the  Web,  would  be  practically  useless  if  people 
could  not  access  databases  online.  The  premise  of  the  Web  is  that  people  can  not  only  browse 
appealing  Web  pages  but also search for and find information in databases. When a shopper accesses 
an  online store, he or she can look for information about any of thousands or hundreds of thousands 
of  items  offered  for  sale.  For  example,  when  you  access  the  site  of  CDNow,  you can receive online 
information  (such  as  an  image  of  a  CD’s  cover,  its  popularity  ranking,  price,  and  shipping  time)  for 
any  of  a  half  million  music  CD.  If  you  access  IBM’s  site  you  can  retrieve  information  on  each  of 
thousands  of  products  and  services  or  select  an  article  from  a  huge  electronic  library.  In 
business-to-business  e-commerce,  wholesalers  make  their  catalogs  and  special  prices  available  to 
retailers  online.  Applications  at  auction  sites  receive  inquires  by  type  of  item,  color,  date  and  other 
attributes  and  identify  records  of  matching  items,  which  often  include  pictures  and  detailed 
descriptions.  Behind  each  of  these  sites  is  a  database.  The  only  way  for  organizations  to  conduct 
these  web-based  businesses  is  to  give  people  outside  the  organizations  access  to  their  databases.  In 
other words, the organizations must link their databases to the Internet. 

Databases on the Web 

Databases on the Web are used in several ways: 

● Catalogs  –  ​in  both  business-to-business  and  business-to-consumer  e-commerce.  Catalog 

databases  allow  browsers  to  search items by the key words or combination of key words. To 
do so, the site provides a local search engine that scours Web pages stored in its databases. 

● Libraries  –  ​of  books,  articles,  CDs,  and  movie  clips.  These  sites  also  often  include  a  local 
search  engine  allows  a  user  to  search  for  the  key  words  in  a  title,  author  name,  or  an entire 
article.  University  faculty,  staff  and  students  often  have  access  to  such  large  databases 
through  their  schools. Most of these databases are not owned by the school but are operated 
by organizations that specialize in library databases such as ABI/Inform and UMI. 

● Directories  –  which  can  include  names,  addresses,  telephone  numbers  and  email  addresses. 
For  instances,  professional  associations  can  provide  members  with  access  to  membership 
lists. 

● Client  list  and  profiles  –  usually,  individual  users  have  access  to  these  databases  only  for  the 
purpose  of inserting or updating their own records. A registered user name and password are 
usually  required  to  gain  access  these  databases.  For  example,  ValuPage,  a  Web  site  that 
provides  supermarket  coupons  online,  collects  data  on  shoppers.  To  receive  periodic  email 
messages  with  coupons  that  you  can  print  out  and  use for supermarket discounts, you must 
first  enter  personal  data,  including  your  address,  email  address  and  shopping  preferences. 
The data are sold for profit to other organizations. 

Organizations  must understand, however, that once a computer is linked to a public network, there is 
a  risk  of  unauthorized  access to it and any other computer that is linked to it. Thus security measures 
are  critical  to  prevent  unauthorized  access.  People  often  gain  unauthorized  access  to  deface  Web 

18 

 
pages  or  even  destroy  data  in  databases.  To screen and block access, a special type of software called 
a firewall is used on the server. 

DATA WAREHOUSING 

The  great  majority  of  data  collections  in  business  are  used  for  daily  transactions  and  operations: 
records  of  customers  and  their  purchases  and  information  on  employees,  patients,  and other parties 
for  monitoring,  collection,  payment,  and  other  business  or  legal  purposes.  However,  many 
organizations  have  found  that  if  they  archive  transaction  data,  they  can  use  them  for  important 
management  decisions,  such  as  researching  market  trends  or  tracing  down  fraud.  The  accumulated 
data  are  like  a  huge  heap  of  dirt  in  which  precious  gems  are  hidden.  If  the  data  are  organized  well, 
and  if  proper  tools  are  used  to  analyze  the  data,  those  gems  may  be  found.  Uncovering  the  gems is 
the purpose of data warehousing.  

A  ​data warehouse is a huge collection of data that support management decision making. It 
maintains  snapshots  of  business  conditions  at  predetermined  points  in  time, such as the end of each 
business  day  or  the  first  of  every  month.  A  data  warehouse  is  a  large  – usually relational – database. 
The  purpose  of  data  warehouse  is  to  let  managers  produce  reports  or  analyze  large  amounts  of 
archival  data  and  make  decisions.  Data  warehousing  experts  must  be  familiar  with  the  types  of 
business  analyses  that  will  be  done  with  the data. They also have to design the data warehouse tables 
to  be  flexible  enough  for  modification  in  years  to  come,  when  business  activities  change  or  when 
different information must be extracted. 

Data  ware  houses do not replace transactional database, which are updated daily transactions 

such  as  sales,  billing,  cash  receipts,  and  returns.  Instead,  data  warehouses  are  designed  to  record 
periodic  “snapshots” of the transactional databases – “to provide pictures” of the different aspects of 
a  business.  This  large  archive  contains  valuable  hidden  information  for  the  organization.  For 
example,  an  insurance  company  may keep monthly tables of policy sales; it can then see trends in the 
types  of  policies  customers  prefer  in  general  or  by  age  group.  Data  from  transactional databases are 
added to the data warehouse at the end of each business day, week, or month. While the transactional 
database  contains  the  current  data,  which  is  disposed  of  after sometime, the data in data warehouses 
are accumulated and may reflect many years of business activities. 

While  a  data  warehouse  combines  data  from databases across entire organizations, organizations 

also  use  ​data  marts​,  smaller  collections  of  data that focus on a particular subject or department. If a 
business  maintains  a  data  ware  house  that  consists of several data marts, they are called ​dependent data 
marts.​   If  data  are  organized  in  data  marts  but  need  to  be  used  as  one  large  data  ware  house,  special 
software  tools  can  unify  data  marts  and  make  them  appear  as one large data warehouse. To uncover 
the  valuable  information  contained  in  their  data, organizations must use software that can effectively 
investigate data warehouses. 

Phases in Building a Data Warehouse 

Once  an  organization  has  ensured  that  it  has  adequate  hardware  and  software,  it  can  begin  building 
the  data  warehouse. Several phases are involved in building a data warehouse from transactional data: 

19 

 
chiefly,  the  extraction, cleansing, and loading phases. In the ​extraction phase​, the builders create the 
files from transactional databases and save them on the server that will hold the data warehouse.  

In  the  ​cleansing  phase​,  the  builders  modify  the  data  into  a  form  that  allows insertion into 
the  data  warehouse.  For  example,  they  ascertain  whether  the  data  contain  any  spelling  errors,  and if 
there  are  any,  they  fix  them.  They  make  sure  that  all  data  are  consistent.  For  instance,  Pennsylvania 
may  be  denoted  as  Pa.,  Pa,  Penna,  or  Pennsylvania.  Only  one  form  would  be  used  in  a  warehouse. 
Warehouse  builders  ensure  that  all  addresses follow the same form, using upper – or lowercase letter 
consistently  and  defining  fields  uniformly  (such  as  one  field  for  the  entire  street  address  and  a 
separate  field  for  zip  codes).  All  data  that  express  the  same  type  of  quantities  are  “cleansed”  to  use 
the same measurement units. 
In  the  ​loading  phase​,  the  builders  transfer  the  cleansed  files  to  the  database that will serve 
as  the  data  warehouse.  They  then  compare  the  data  in  the  data  warehouses  with  the  original  data 
from  the  transactional  database  to  ascertain  completeness.  They  document  the  data for users, so the 
users  know  what  they  can  find  and  analyze  in  the  data  warehouse.  The  new  data  warehouse  is  then 
ready  for  use.  It  is  a  single  source  for  all  the  data  required  for  analysis,  is  accessible  to  more  users 
than  the  transactional  databases  (whose  access  is  limited  only  those  who  record  transactions),  and 
provides  a  “one-stop  shopping”  place  for  data.  In  fact,  it  is  not  unusual  for  an organization to have 
one very large table of data with numerous fields. 
 
DATA MINING 

One  of  the  main  purposes  of  maintaining  a  data  warehouse  is  to  be  able  to  “mine”  it  for  useful 
information.  ​Data  mining  is the process of selecting, exploring, and modeling large amounts of data 
to  discover  previously  unknown  relationships.  Data mining software searches through large amounts 
of  data  for  meaningful  patterns  of  information.  Data  mining  is  most  often  used  by  marketing 
managers,  who  are  constantly  analyzing  purchasing  patterns,  so  that potential buyers can be targeted 
more  efficiently  through  special  sales,  product  displays,  or  direct  mail  and  email  campaigns.  Data 
mining  is  an  especially  powerful  tool  in  an  environment  in  which  businesses  are  shifting  from 
mass-marketing  a  product  to  targeting  the  individual  consumer  with  a  variety  of  products  that  are 
likely to satisfy him or her. Some observers call this approach “marketing to one”. 
However,  data  mining  is  also  used  in  banking,  where it is employed to find profitable customers 
and  patterns  of  fraud.  For  example,  when  Bank  of  America  (BofA)  looked  for  new  approaches  to 
retain  customers,  it  used  data  mining  techniques.  It  merged  various  behavior  patterns  into  finely 
tuned  customer  profiles.  The  data  were  clustered  into  smaller  groups  of  individuals  who  were using 
banking  services  that  didn’t  best  support  their  activities.  Bank  employees  contacted  these customers 
and  offered  advice  on  services  that  would  serve  them  better. The result was greater customer loyalty 
(measured  in  fewer  accounts  closed  and  fewer  moves  to  other  banks).  The  people  who  were 
contacted thought that the bank was trying to take good care of their money.  
    
KNOWLEDGE MANAGEMENT 

Samuel  Johnson,  the  author  of  the  first  English  dictionary,  said  that  one  type  of  knowledge  is  what 
we  know  about  a  subject  and the other type knows where to find information about the subject. The 
purpose  of  knowledge  management  is  mainly  to  gain  the  second  type  of  knowledge.  Knowledge 

20 

 
management  is the combination of activities involved in gathering, organizing, sharing, analyzing, and 
disseminating knowledge to improve an organizations’ performance.  
Knowledge  is  usually  perceived  as  “know-how,”  which  is  usually  accumulated  through 
experience  combined  with  accumulating  certain  information  or,  at least, knowing where information 
can  be  found.  Much  knowledge  is  kept  in  people’s  minds,  on  paper notes, on discussion transcripts, 
and  in  other  places  that  are  not  readily  accessible  to  a  company’s  employees.  Therefore,  knowledge 
management is a great challenge.   
 

Additional Readings from the INTERNET 

 
1). http://en.wikipedia.org 
 
References: 
1) Oz,  Effy:  ​Management  Information  Systems  Third  edition,​   Thomson  Learning  Center,  5 
Shenton Way UIC Building, Singapore 2002.  

21