PT TRUBA JURONG ENGINEERING ‘DOCUMENT TITLE PAGE PROSEDUR BACKUP DATA SERVER DAN DISASTER RECOVERY PROSES | SOCUMENT NUMBER | REVISION: ‘DATE OF ISSUED ° 3-Apr-06 > REVISION DATE: EFFECTIVE DATE ‘APPROVED. Title Scope Objective Definisi Reference Description of Procedure ‘Mekanisme Backup Data Khusus Reporting Lampiran Agung Sukmaji Management Representative Dwi J\ Meticawan ‘system Development REVISION STATUS Rev. No. Date | Description DISTRIBUTION All Dept / Div. : Copy All Project copy coce + Original Sy] feroras becve ee Centre (CDC LLED COPDOCUMENT NO. : PROSEDUR BACKUP DATA SERVER PsD-002 DAN DISASTER RECOVERY PROSES | REVISION DATE: UNIT ISSUING + [APPROVED BY : pace | REVISION ‘SYSTEM DEVELOPMENT _| MGT. SYSTEM DEVELOPMENT. 2of7 1.0 TITLE 2.0 3.0 4.0 5.0 Prosedur Backup Data Server dan Disaster Recovery Proses. SCOPE Mengatur mekanisme proses Backup dan Restore seluruh data-data dari Komputer Server Beserta Mekanisme Proses Pemulihan Server bilamana Komputer Server mengalami suatu gangguan. OBJECTIVE, Prosedur ini disusun untuk mengatur serta mengelola administrasi Backup Data dari Computer Server ke dalam Backup Server yang berada di Remote Location serta mekanisme proses dari pemulihan Server jika mengalami kondisi gagal fungsi / kkarena suatu masalah yang memungkinkan Computer tidak berfungsi normal. Proses Pemulihan harus dilakukan dengan secepat-cepatnya agar dapat dihindari gangguan terhadap kinerja perusahaan serta jaringan network di Head Office. DEFINISI 41 Software ‘System aplikasi yang telah di install di Server, untuk digunakan secara intemal bagi seluruh pengguna jaringan LAN. 4.2 Backup roses peng-copy-an file dari harddisk server ke media Disc yang nantinya akan disimpan di remote location, 43° Restore Proses peng-copy-an file dari media Dise Backup ke dalam harddisk Server. 4.4 Remote Location: — Tempat dimana diletakkan media Disc Backup sebagai hasil proses Backup. REFERENCE User Guide Server Hewlett Packard User Guide HP Sure Store Optical Disk. User Guide HP Tape Backup Sure Store. PSAK ( Pedoman System Akuntansi & Keuangan ).©) DOCUMENT NO. + PROSEDUR BACKUP DATA SERVER PSD-002 DAN DISASTER RECOVERY PROSES | REVISION DATE: UNIT ISSUING | APproven By : PAGE | REVISION ‘SYSTEM DEVELOPMENT _| MGT. SYSTEM DEVELOPMENT. 3 of7 6.0 DESCRIPTION OF PROCEDURE 6.1 BACKUP SERVER (HO). 61d 6.1.2 6.1.3 OPERATING SYSTEM Standart Operating System Server adalah Microsoft Windows Server release terakhir, dengan exclusive agreement dari Microsoft Indonesia yang memberikan dukungan penuh terhadap proses backup serta problem yang mungkin muncul saat proses backup dan restore data. SYSTEM APLIKASI System aplikasi yang sudah direkomendasikan sebagai standart perusahaan harus tetap dijaga dari kemungkinan-kemungkinan terjadinya kerusakan yang akan mengganggu aktifitas kinerja Komputerisasi perusahaan. Proses backup yang dilakukan oleh MIS Staff merupakan salah satu fungsi vital dan harus dilakukan secara periodik. DATA APLIKASI 6.1.3.1 Head Office Data-data dari system aplikasi merupakan data transaksi yang harus dipelihara dan dijaga keberadaannya, untuk menghindari dari kemungkinan terjedinya Kerusakan maupun kesalahan terhadap proses berikutnya, perlu dilakukan proses backup agat ilamana terjadi suatu gangguan, tidak akan mengganggu kkinerja sistem aplikasi secara keseluruhan. 6.2 DISASTER RECOVERY PROSES. Disaster Recovery merupakan salah satu penanganan Khusus terhadap Komputer server bilamana terjadi gangguan atau sesuatu hal yang menyebabkan komputer server tidak berfungsi. Staff MIS akan segera melakukan recovery terhadap pemulihan komputer server beserta jaringannya, dengan secepat-cepatnya agar kinerja perusahaan tidak terganggu akibat dari gangguan tersebut, 6.2.1 6.2.2 6.2.3 LOKASI. MIS menempatkan satu set perangkat komputer server beserta mini Jjaringan LAN di suatu tempat di luar area Kantor pusat, yang berfungsi sebagai backup server. PERIODE UPDATE DATA MIS akan melakukan update data setiap minggu kepada komputer backup yang berada di lokasi remote tersebut. DATA PENDUKUNGrat)| (WR) DOCUMENT NO. : PROSEDUR BACKUP DATA SERVER PsD-002 DAN DISASTER RECOVERY PROSES | REVISION DATE: UNIT ISSUING 6.2.4 6.2.5 Selama melakukan proses updating terhadap server backup tersebut, akan dilengkapi dokumentasi yang menyertai proses tersebut dalam suatu Log Book, KETENTUAN BACKUP DATA Updating harus dilakukan oleh staff yang berwenang dan dilakukan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan. MEDIA BACKUP DATA Media backup/restore data menggunakan CD-RW. 7.0 MEKANISME BACKUP DATA 7.1 BACKUP SERVER (HO). TAA OPERATING SYSTEM System operasi server menggunakan produk Microsoft Release dengan CD Original tersimpan di lokasi remote sebagai media Backup bilamana terjadi sesuatu masalah tehadap OS yang sedang aktif pada ‘Computer Server. Proses yang terjadi saat ditemukannya masalah pada OS Server sbb - Lakukan proses Shutdown Server dari jaringan local. = Copy seluruh User Database ke dalam CD. - _Jalankan Proses Re-Instalasi OS Server menggunakan CD Original Windows Server. ~ kuti seluruh langkah pada layar monitor. = Setelah selesai seluruh pros instalasi, import User Database kedalam OS yg baru tsb. ~ Server siap digunakan pada jaringan local. SYSTEM APLIKASI System software aplikasi haus dilakukan backup secara periodik setiap 1 bulan, Original Disk / CD-Software disimpan di lokasi Remote, dan copy Disc disimpan di Head Office. Media Backup menggunakan CD-RW dengan standard software backup yang digunakan di server Head Office. Setiap CD memiliki Label dengan sistem penomoran (contoh) Title : Backup System Software E-Mail Name : Microsoft Mail Versi : 4.00 Last Backup: DD/MM/YY Backup By: Mr. XXX DATA APLIKASI HEAD OFFICE Data-data system aplikasi harus dilakukan backup secara periodik setiap hari. Data backup disimpan di lokasi Remote, dan media Backup ‘APPROVED BY : Pace | REVISION ‘SYSTEM DEVELOPMENT _| MGT, SYSTEM DEVELOPMENT. 4of7ra) DOCUMENT NO. : PROSEDUR BACKUP DATA SERVER PSD-002 DAN DISASTER RECOVERY PROSES | REVISION DATE: UNIT ISSUING. ‘menggunakan Tape dengan standard software backup yang digunakan di server Head Office. Setiap tape memiliki Label dengan sistem penomoran (contoh) Title Backup Data E-Mail Name Siw: Microsoft Mail Versi : 4.00 Periode XXXX Direktori — : FADATA Last Backup: DD/MM/YY Backup By: Mr. XXX Khusus untuk data sun system, dan untuk mengantisipasi jika terjadi masalah pada saat dilakukan restore ke komputer, maka _diperlukan informasi mengenai jumlah record yang terdapat dalam file backup tersebut. Data-datanya antara lain jumlah record reference file, ledger file, journal hold file, ledger archive file, budget file, movement file dan lain lain. Data tersebut harus tercetak dari hasil komputer, yaitu dengan melakukan "Print Screen” setelah melakukan file backup. SITE Untuk lebih menjamin proses backup berjalan dengan cepat dan aman, lakukan proses backup ke hardisk. Pastikan bahwa directory tempat tujuan tidak berisi file Iain kecuali file hasil backup dari Data ‘Transaksi dari system? Financial dan Procurement, Ketentuan Backup data Backup data harus dilakukan pada saat seluruh transaksi_ pada hari yang berjalan telah selesai di input ke dalam system, sehingga tidak diperbolehkan untuk melakukan input data setelah melakukan_ backup data pada hari yang bersamaan, Input transaksi baru hanya diperbolehkan untuk dilakukan pada hari berikutnya Pada Disc backup harus diberikan label sbb : - Job No = Disc No xx of xx - Tanggal Backup data: xx/xx/xx ~ Periode Report Data pendukung Backup Data Untuk memastikan bahwa data tersebut tidak terdapat kerusakan pada saat dilakukan Restore ke komputer, maka diperlukan informasi mengenai jumlah record yang terdapat dalam file backup tersebut. Pengiriman File Backup Data ke Head Office Pastikan bahwa File Backup bebas dari Virus, lakukan scanning virus dengan Virus Scan version terakhir. Transfer backup data akhir [APPROVED BY : Pace | REVISION ‘SYSTEM DEVELOPMENT _| MGT. SYSTEM DEVELOPMENT Sof 7PROSEDUR BACKUP DATA SERVER DAN DISASTER RECOVERY PROSES | REVISION DATE: UNIT ISSUING SYSTEM DEVELOPMENT _| MGT. [APPROVED BY : pace | ‘REVISION SYSTEM DEVELOPMENT 6 0f7 periode tersebut dengan menggunakan fasilitas yang ada spt e-mail, remote access, dil. Lakukan UpLoad file backup ke directory data yang telah ditentukan untuk setiap project Setelah selesai melakukan UpLoad file, dengan menggunakan E-Mail informasikan ke bagian concen departemen bahwa anda telah melakukan transfer file backup dengan memberitahukan nama file tesebut Data pendukung yang berisi jumlah record yang didapat dari hasil proses backup yang telah dilakukan, Restore File Backup ke Central Project Data Bank Lakukan restore ke dalam komputer khusus yang disediakan untuk central project data bank. Bandingkan jumlah record hasil restore dengan jumlah record list backup dari project. Jumlah record restore dan Backup harus sama, apabila terjadi perbedaan, hubungi project bersangkutan untuk melakukan pengiriman file backup kembali. Di concer departemen terdapat satu unit computer yang dikhususkan untuk menampung data project ( Central Project Data Bank ). Komputer tersebut harus selalu siap dengan data data seluruh project yang uptodate, minimal periode laporan terakhir Komputer tersebut dapat dipergunakan oleh user yang _berwewenang untuk melakukan analisa terhadap data project. Update Central Project Data Bank Setiap bulan harus dilakukan updating Central project data bank dengan melakukan restore seluruh data dari project restore data hanya dapat dilakukan oleh pejabat dari departemen yang ditunjuk. Hasil restore data harus selalu sama dengan backup data yang dikirim dari project, dan tidak diperkenankan untuk melakukan penambahan data atau melakukan adjustment terhadap central project data bank. Backup data untuk Project closed. Bagi project yang telah closed seluruh data project tersebut harus di backup kedalam CD-RW dan disimpan kedalam storage yang telah ditentukan, Setiap CD harus diberi label sesuai dengan ketentuan label backup. Selama project berjalan User Applikasi diharuskan menyimpan seluruh backup data minimal selama 3 bulan.. Backup Data harus ditempatkan di tempat yang aman sesuai dengan instruksi yang terdapat pada setiap media penyimpanan ( hardisk & CD-RW ). 1. Backup data setiap periode laporan 2. Backup data awal tahun 3. Backup data tutup tahun 4, Backup data Project ClosedPROSEDUR BACKUP DATA SERVER DAN DISASTER RECOVERY PROSES DOCUMENT NO. : PSD-002 REVISION DATE: UNIT ISSUING ‘SYSTEM DEVELOPMENT APPROVED. MGT. SYSTEM DEVELOPMENT pace | REVISION Toft 8.0 9.0 10.0 KHUSUS 8.1 Hal-hal yang belum diatur pada ketentuan diatas akan diputuskan dan dipertimbangkan kasus per kasus dan diputuskan sesuai diskresi manajemen. terdapat kekeliruan dalam sistem dan prosedur ini akan ditinjau sebagai mana mestinya. 8.2 Apabila REPORTING 9.1 Log Book LAMPIRAN Data Backup & System Backup. 10.1 Flow proses Data Backup & Disaster Recovery proses,DATA BACKUP and DISASTER RECOVERY PLAN HEAD OFFICE |T-dep REMOTE STORAGE Server Proxy Mail Sun System Server Server E fm iy aa a Application