8 9 10 Mf 11 Wf 12 4/13 8 14 | aktu pro SMOUCET TILE bal Tujuan dan sasaran Macam-macam penjadwalan Perencanaan jadwal proyek Pengendalian jadwal proyek aCesteey yt etay -A badly planned proj ect will take three times longer than expected A well-planned project only twice as long as expected ~4 Manajemen waktu proye Waktu adalah salah satu sumber daya yang bila sudah berlalu, tidak dapat dikembalikan atau diulang lagi. Waktu juga tidak dapat ditukar maupun disimpan. Sebagai sumber daya, waktu adalah unik, karena tidak sama dengan sumber daya lain seperti peralatan, uang dan manusia yang dapat eigen OER ens ina ears pertain icant dale aereei suey Gaal dalam mengelola waktu dapat berdampak buruk dan sangat berisiko untuk proyek tersebut. Waktu merupakan salah satu tolok ukur utama dari harapan pengguna jasa (customer expectation), disamping biaya dan mutu. Berdasarkan sifat proyek yang terbatas waktunya, maka diperlukan manajemen waktu yang baik. Kurang baiknya penjadwalan dan pengelolaan waktu juga ‘mempengaruhi biaya, kualitas, dan kepuasan pelanggan. Proses pada manajemen waktu terdiri dari enam kegiatan yang dapat dilihat pada gambar 4.1. MANAJEMEN WAKTU PROYEK DEFINISI ‘URUTAN ESTIMASI ESTIMASI | | PENGEMBANGAN | | PENGENDALIAN KEGIATAN KEGITAN | | SUMBER DAYA DURASI TADWAL JADWAL KEGIATAN — ‘PROSES PERENCANAAN ROSES PENGENDALIAN Gambar 4.1. Kelompok proses manajemen waktu 4-14-2 4 Manajemen waktu proyek Keterangan: 1. Definisi kegiatan, yaitu produk akhir proyek yang ditentukan mulai dari kegiatan terendah (pada WBS) dan didefinisikan secara detail. 2. Urutan kegiatan, yaitu urutan logis untuk setiap kegiatan yang ditentukan dan didokumentasikan. 3. Estimasi sumber daya pada kegiatan, yaitu persyaratan sumber daya yang diperlukan untuk suatu kegiatan sesuai dengan urutannya. 4. Estimasi durasi kegiatan, yaitu menentukan durasi untuk tiap kegiatan 5. Pengembangan jadwal, yaitu merupakan suatu proses yang berulang dan rutin dimana kegiatan yang ada dikembangkan menjadi jadwal 6. Pengendalian jadwal, yaitu proses untuk menjaga agar kemajuan proyek tetap sesuai dengan jadwal 1. Mengetahui dan memahami langkah-langkah penjabaran dalam manajemen waktu proyek 2. Mengetahui dan memahami mengembangkan jadwal proyek 3. Mengetahui dan memahami mengidentifikasi jalur kritis (critical path) di proyek 4. Mengetahui dan memahami mengendalikan jadwal proyek Dalam suatu proyek Khususnya proyek Konstruksi ada beberapa_macam penjadwalan, antara lain penjadwalan tenaga kerja (manpower), penjadwalan alat produksi, penjadwalan personil inti proyek (key personnel) serta penjadwalan pengadaan untuk peralatan/material yang sifatnya long lead item. Berikut dapat dilihat contoh macam-macam penjadwalan yang sering digunakan di proyek konstruksi.4 Manajemen waktu proyek Tabel 4.1. Contoh jadwal sumberdaya manusia 4-34 Manajemen waktu proyek ‘Tabel 4.3. Contoh jadwal tenaga kerja yang menunjukkan jumlah pekerja per kegiatan avis uvaay waaula Vavd AVIS NOLIS wZ= Asvoaud NoLaa NOILaua ‘DNISSHULS WOE YaquID QNVSVd NoWoaua ‘ONISSIULS Wsz YaawID DNVSVA NoWoaua ‘DNISSTULS Woz WaquID DNVSVd WST wa awID ONVSVd NoWoaua NoLoaua ‘DNISSTULS 14 [9[ 15 |9 WOE waauID WSZUTCUID Woz UaauID WSTUICUID ‘a0wad /A0W 7 viiay ONVand 1aan ISNaUIG NVaVMONTHSA 6 Laan ISNaUIG VAWNNVdvd 2 uaaurs NIyavd Taga io |2|6 wown /NVONVAYT nviven 2 |Pelaksana 3 |Administrasi 8 [Tukang ay Pekerja iT 6 [Operator 7 [Mandor inWatcher| |_| 12 |[Penjaga [Total 444 Manajemen waktu proyek Tabel 4.4. Contoh jadwal penggunaan material Borneo ms, ‘os | oss! 270) Ses | 333 | 3.33 Direksi Keet m3 167] 167 | 1.67 apan Nama Proyek ma a2 Pemasangan Bowplank m3, a Pagar Provel m3, 230] 250, Los Kerja dan Gudang m3, 167 |_| 167 [Paku zie | 346 | 025 | tess [033 | a2 Dircksi Reet 4i7]_4a7[ 417 Papan Nama Proyek ig 05 Pemasangan Bowplank Ig aie sie Pagar Provek kg i000 | i000 Los Kerja dan Gudany ana ay. Gelomba br 70000 | 136.67 | 36.67 | 36.67 Direksi Keet Tbr 1833] 1833] 1633 Pagar Provek Tbr 100.00 | 100.00 os Kerja dan Gudang br 1e33[ie33| i633 4mm Tbr. 16.67 | 1667 | 16.67 Direksi Keet Tbr aaa] eas] aaa Los Kerja dan Gudany br s[a33 | 833 PC. Zak 333 | 333 | 3.33 Direksi Reet Zak 167] 167] 1.67 (Thos Keria dan Gudang aaa 367] 167 7 Tabel 4.5. Contoh jadwal penggunaan peralatan 454 Manajemen waktu proyek Penjadwalan proyek dapat ditampilkan dalam bentuk grafik tentang: 1. Kapan sebuah kegiatan dimulai 2. Kapan sebuah kegiatan diselesaikan 3. Kegiatan-kegiatan penting yang akan terjadi 4. Keterkaitan logis antar kegiatan serta sumber daya yang dibutuhkan Sebuah penjadwalan yang realistis haruslah didukung dengan perencanaan sumber daya yang realistis, penerapan kemampuan yang kritis pada saat yang tepat, Pada gambar 4.3 dapat dilihat proses penjadwalan proyek. ‘Top DOWN Pengalaman DefinisiLingkup Pengeabengan Pada proyek “Produk yang serupa sLevel WBS Teratas —_Implementasi / Ketersediaan es \ 7. ieee _-—~ Keseluruhan Batasan Maser Penida Prsek | Det eda Kegan Membtat Beban Sumber Daya Penjadwalan |) kebutunan suber Daya Proyek ‘Selain Manusia IH Ketersediaan ii Sumber Daya Detil Keterkaitan antar—EstimasiDurasi kkegiatan yang logis, ‘& Sumber Daya | | BOTTOM UP Samana Gambar 4.3. Proses penjadwalan proyek Berdasarkan gambar 4.3, pada awal proyek, pembuatan master penjadwalan proyek/master schedule dilakukan dengan cara top down. Proses ini dimulai dari output yang dihasilkan dari perencanaan lingkup, termasuk didalamnya4 Manajemen waktu proyek adalah tujuan proyek, batasan_ pr proyek, lingkup proyek serta strategi eS pengembangan dan implementasi. Master —_penjadwalan —_dibuat berdasarkan item-item _tersebut bersama dengan —_pengalaman manajer proyek. Master penjadwalan ini akan menggambarkan kerangka umum dari pengembangan jadwal secara detail. Master penjadwalan biasanya dibuat dan tersedia sebelum seluruh aktivitas/kegiatan didefinisikan dan sebelum ada anggota tim proyek. Oleh karena itu sangat diperlukan review terhadap jadwal dari anggota tim proyek yang baru. Dengan demikian, adanya kontingensi biaya dan waktu pada awal perencanaan proyek merupakan hal yang penting untuk dibuat. Pembuatan detail penjadwalan dibuat berdasarkan bottom-up yang dimulai dari WBS dan aktivitas yang dibuat dari definisi lingkup dan definisi aktivitas. Jadwal tersebut kemudian dikembangkan dengan mengkombinasi estimasi durasi, keterkaitan antar aktivitas/kegiatan dan ketersediaan sumber daya. Terkadang, manajer proyek mendapatkan staf yang kurang kompeten dan minimnya sumber daya lainnya untuk menyelesaikan proyek tepat waktu. Hal ini membuat proses penjadwalan harus senantiasa diperbarui dan dapat tersampaikan dengan baik kepada seluruh pihak-pihak yang terkait. Hasil yang tidak memuaskan dari proses penjadwalan ini dapat mengakibatkan difinisi lingkup, definisi aktivitas dan estimasi sumber daya harus ditinjau ulang dan dimodifikasi. Tahapan-tahapan dalam proses pembuatan penjadwalan secara detil tergambarkan seperti berikut: 4.4.1, MENDEFINISIKAN KEGIATAN Proses definisi kegiatan adalah penjabaran WBS menjadi bagian yang durasinya dapat diestimasi dengan baik. Dengan demikian, setiap paket pekerjaan yang ada di WBS dideskripsikan kembali secara detail untuk dapat mengestimasi sumber daya yang dibutuhkan serta waktu yang diperlukan untuk menyelesaikannya. Kegiatan ini menjadi dasar dalam proses estimasi, penjadwalan, pelaksanaan, dan pengendalian proyek.4 Manajemen waktu proyek iii + Pemyataan lingkup proyek + WBS + Prosedur perusahaan, best practices pada knowledge management =z + Dekomposisi + Template * Perencanaan rolling wave + Penilaian pakar ee * Daftar kegiatan + Keterangan kegiatan * Daftar milestone + Perubahan yang terjadi Gambar 4.4. Proses perencanaan kegiatan Keterangan: 1. Dekomposisi; merupakan teknik perencanaan yang menjabarkan lingkup proyek dan produk menjadi komponen yang lebih kecil, sehingga kegiatan pada proyek dapat didefinisikan menjadi detail yang layak dan mendukung proses pelaksanaan dan pengendalian proyek. Sebagai contoh: Dari lingkup proyek pembangunan gedung, dijabarkan menjadi kegiatan persiapan, kegiatan struktur sampai kegiatan finishing. Kemudian kegiatan persiapan tersebut dijabarkan lagi, antara lain kegiatan mobilisasi dan demobilisasi, kegiatan pembersihan, pemasangan bowplank, dil. Demikian seterusnya penjabaran lingkup dan produk dengan teknik komposisi menjadi Komponen yang paling kecil yang harus dikerjakan oleh penyedia jasa. 2. Template; merupakan acuan jadwal yang diambil dari proyek sejenis. Template kegiatan suatu proyek yang serupa juga dapat dimanfaatkan dalam pendefinisian kegiatan. 3. Perencanaan rolling wave; metode ini dipakai apabila detail suatu pekerjaan dapat diketahui setelah pekerjaan yang sebelumnya selesai. Metode ini mengutamakan penjabaran yang lebih detail pada pekerjaan yang lebih4-10 4 Manajemen waktu proyek dahulu dikerjakan, dimana pekerjaan yang menyusul akan dikembangkan lebih lanjut pada saat akan dilaksanakan. Perencanaan rolling wave merupakan salah satu teknik yang dibutuhkan pada proses pendefinisian kegiatan/aktivitas. Pada teknik ini, perencanaan detail dilakukan pada kegiatan-kegiatan yang akan diselesaikan dalam waktu dekat, sedangkan kegiatan yang masih lama akan direncanakan secara umum dahulu, Sembari proyek berjalan, dimana saat persyaratan dan spesifikasinya semakin jelas, barulah dilakukan perencanaan yang lebih detail terhadap paket kegiatan WBS yang lebih rendah tingkatannya. Gambar 4.5 merupakan ilustrasi pengembangan/ pendetailan kegiatan suatu proyek dengan menggunakan teknik rolling wave: Gambar 4.5. Pengembangan kegiatan proyek dengan menggunakan teknik rolling wave Dari gambar 4.5 dapat dilihat proses pendetailan kegiatan yaitu menjabarkan kegiatan ke tingkatan yang lebih detail/rendah, yang dilakukan per periode, sesuai dengan progress proyek tersebut. Teknik ini Khususnya digunakan pada program/ kegiatan yang berdurasi Jama, dan kurang direkomendasikan untuk proyek berdurasi pendek. Contoh proyek yang memanfaatkan teknik ini antara lain proyek R&D (riset) dan pengembangan software (yang mana tujuannya sudah jelas, namun hasilnya belum fixed), serta proyek konstruksi yang kompleks dan lama. Teknik ini4 Manajemen waktu proyek biasanya dimanfaatkan oleh para penjadwal yang sudah berpengalaman dengan proyek jangka panjang. Pada umumnya, merencanakan kegiatan yang lebih detail untuk bulan- bulan/tahun-tahun yang akan datang memiliki tingkat kepastian yang lebih rendah dibanding dengan kegiatan dalam waktu yang dekat. Oleh karena itu, prinsip perencanaan rolling wave ini dapat dimanfaatkan. Contoh perencanaan rolling wave: = Pada proyek dengan jumlah aktifitas/kegiatan yang banyak, biasanya penjadwal menyusun jadwalsecara. umum (master schedule) dalam satuan waktu yang lebih besar (tahunan/bulanan). Lalu, jadwal _tersebut akan dilengkapi dengan jadwal kegiatan yang lebih detail per satuan waktunya (seperti per 3- bulanan, per 6-bulanan, atau mingguan) . Perencanaan yang lebih detail ini akan disusun sesuai dengan WBS utama yang ada dan sesuai dengan progress yang telah berlangsung. 4. Penilaian pakar; merupakan penyusunan jadwal berdasarkan pendapat dan arahan didapat dari individu atau kelompok yang memiliki pengetahuan dan keahlian serta pengalaman dalam mengelola proyek sejenis. 4-114 Manajemen waktu proyek: Tabel 4.6. Contoh output perencanaan kegiatan no} URAIAN 1_|PEKERJAAN MOBILISASI-DEMOBILISASI DAN UMUM. 1_|Mobilisasi dan Demobilisasi Peralatan 2 |Pengukuran Pembuatan Kantor Sementara + Fasilitas berikut Pembongkaran Penyediaan Air Kerja dan Penerangan [Pembuatan Pagar Proyek Berikut Pembongkarannya |__ IPekeriaan Pembersihan dan Angkutan 11 |PEKERJAAN DERMAGA. Pekerjazn Tiang Pancang. Pengadaan Tiang Pancang Baja Dia. 600 mm tebal 100 mm Baja Dia. 609.6 mm tebal 14 mm Pengangkatan Tiang Pancang ke Tongkang [Pemancangan Tiang Beton (Tegak) [Pemancangan Tiang Baa (Miring) Penyambungan Tiang Pancang Beton [Penyambungan Tiang Pancang Baja [Pemotongan Kepala Tiang Pancang Beton [Pemotongan Kepala Tiang Pancang Baja _- 10 [Pile Driving Analyser (PDA) 11 [Beton Pengisi Ujung Tiang Pancang Beton 12 [Beton Pengisi Ujung Tiang Pancang Baja 13 [Beton Selimut Tiang Panjang Baja A 1 2 3 4 5 A Jo Jo |= 4.4.2, IDENTIFIKASI MILESTONE Milestone adalah menunjukkan peristiwa-peristiwa utama dari suatu proyek dan menetapkan waktu awal atau penyelesaian dari suatu kegiatan. Waktu dari peristiwa-peristiwa utama biasanya disebut sebagai tanggal-tanggal utama (key dates) atau pencapaian peristiwa penting. Tanggal-tanggal/waktu utama yang seringkali disebut sebagai key date, antara lain: 1. Perancangan/desain selesai 2. Penentuan kontraktor utama 3. Pengadaan peralatan utama 4. Manufakturing peralatan utama Instalasi selesai 4-124 Manajemen waktu proyek 6. Pengujian (commissioning) 7. Periode pemeliharaan z g E i foo | a ha [eT The [ne TTT Tc 25 Ts [0 TTD ‘PENEANCENAN DERI mist PERERAAN OBLISS-DEVOBLISISDANL TS2és3 Midorianedicotkn =i Papi Bish alfophos tis) ty ee) ieigintem =| os heriuoa ehgikecg = len Tul Aahaahpreokiicraigs Gin Higatesieiugen = Gi aia ts ppb tis te Gambar 4.6. Contoh identifikasi milestone Dari gambar 4.6 dapat dilihat contoh identifikasi milestone untuk proyek bangunan gedung yang dapat dilihat untuk kegiatan yang mempunyai durasi 0 hari, yaitu: As built drawing milestone, laporan dan dokumentasi pek. Persiapan; uji kuat beton. 4.4.3. URUTANKEGIATAN Secara umum, dapat dikatakan pengurutan kegiatan berarti_menjelaskan bagaimana langlah atau urutan tiap kegiatan sehingga dapat tercapainya tujuan dan sasaran proyek. Terdapat dua keterkaitan dasar yang harus diperhatikan pada saat membuat urutan kegiatan proyek, yaitu: predecessor (kegiatan yang mendahului) dan successor (kegiatan yang mengikuti). Contoh urutan kegiatan dapat dilihat pada gambar 4.7. 4-134 Manajemen waktu proyek PREDECESSOR | —S ea DEPENDENT KEGIATAN B I ‘SUCCESSOR Ly KEGIATANC | Gambar 4.7. Contoh urutan kegi: ‘Ada beberapa tipe keterkaitan yang digunakan dalam menyusun jadwal, yaitu: 1. Finish-to-Start (FS): Ketergantungan yang paling sering digunakan dalam pembuatan jadwal. Dalam FS kegiatan sebelumnya harus sudah selesai sebelum kegiatan berikutnya dapat dimulai. PREDECESSOR KEGIATAN A 1, SUCCESSOR KEGIATAN B 2. Start-to-Start (SS): Hubungan ini adalah hubungan ketergantungan yang kurang lazim. Dalam hubungan SS ini, kegiatan sebelumnya harus dimulai sebelum kegiatan sesudahnya dapat dimulai. Hubungan ini sering kali diinterpretasikan dengan salah, yaitu kedua kegiatan tersebut dilakukan pada saat yang sama. Walaupun terkadang kegiatan tersebut dilakukan pada saat bersamaan, namun pada kenyataanya tidak selalu demikian. | KEGIATANA | PREDECESSOR *eeEGUTAN Bada) succEssOR 3. Finish-to-Finish (FF); Hubungan ini juga merupakan hubungan ketergantungan yang juga kurang lazim. Hubungan ini sering kali secara keliru diinterpretasikan bahwa kedua kegiatan akan selesai pada saat yang sama, tapi seperti SS, kenyataannya tidaklah demikian, arti hubungan 4-144 Manajemen waktu proyek kegiatan ini adalah bahwa kegiatan sebelumnya harus selesai sebelum kegiatan selanjutnya bisa selesai. KEGIATAN A PREDECESSOR KEGIATAN B SUCCESSOR 4. Start-to-Finish (SF): kegiatan sebelumnya harus dimulai sebelum tugas sesudahnya dapat selesai. Hubungan yang sangat tidak lazim. Hubungan ini hanya akan benar-benar masuk akal jika ada penundaan, SUCCESSOR PREDECESSOR [— __ KEGIATAN B KEGIATAN A — 5. Lag adalah suatu modifikasi dari hubungan logik yang mengatur waktu tunda (delay) pada tugas/kegiatan berikutnya. Misalnya: FS dengan lag 10 hari, maka Kegiatan B tidak boleh mulai sampai 10 hari sejak Kegiatan A selesai. Aktifitas dengan POSITIVE PREDECESSOR ‘TIME GAP (LAG) KEGIATAN A DEPENDENT KEGIATAN B 6. Lead adalah modifikasi dari hubungan logik yang mengijinkan percepatan dari tugas/kegiatan berikutnya. Lead adalah kebalikan dari Lag. Misalnya: FS (Finish to Start) dengan lead 10 hari, maka Kegiatan B dapat mulai 10 hari sebelum Kegiatan A selesai. PREDECESSOR KEGIATAN A n DEPENDENT Aktifitas dengan NEGATIVE TIME GAP (LEAD) Ly» — KEGIATANB 4-154 Manajemen waktu proyek: Sedangkan proses secara umum dalam menyusun urutan kegiatan dapat dilihat pada gambar 4.8, yang terdiri dari input apa saja yang dibutuhkan, alat dan teknik apa saja yang bisa digunakan serta output yang dihasilkan. + Pernyataan lingkup proyck * Daftar kegiatan + Keterangan kegiatan * Daftar milestone * Perubahan yang disetujui * Diagram Batang atau Bar Chart/Gantt Chart +Linear Schedulling Method +Network Planning (NWP) + Urutan kegiatan dalam bentuk jaringan / network diagram + Pembaharuan terhadap daftar kegiatan dan keterangan kegiatan + Perubahan yang terjadi Gambar 4.8. Proses penyusunan urutan kegiatan Keterangan: 1. Diagram Batang atau Bar Chart/Gantt Chart Diagram berskala waktu yang menunjukkan waktu yang dijadwalkan bagi berbegai kegiatan. Durasi dari kegiatan-kegiatan tersebut bisanya diperlihatkan secara horisontal dengan skala waktu tertentu. Contoh Gantt Chart diberikan dalam gambar 4.9. Gantt Chart sering digunakan karena mudah dibaca. Oleh karena itu diagram batang menjadi alat komunikasi yang sangat baik. Tetapi diagram batang memiliki beberapa keterbatasan, yaitu: a, Tidak memperlihatkan ketergantungan antar kegiatan b. Teknik ini tidak membantu dalam mempersiapkan dan menganalisis data yang dipresentasikan4 Manajemen waktu proyek: c. Dampak perubahan terhadap proyek tidak terlihat dengan jelas. Diagram batang biasanya cukup memadai untuk proyek-proyek berskala kecil. Pada proyek-proyek yang lebih besar dan rumit, diagram batang digunakan hanya untuk mempresentasikan laporan. Dalam hal ini diagram batang bisanya dibuat berdasarkan jaringan metode lintasan Gambar 4.9. Contoh bar chart/gantt chart 2. Lineat Schedulling Method (LSM) i Biasanya digunakan untuk proyek-proyek yang mempunyai kegiatan- kegiatan yang _ berulang, misalnya: proyek jalan, proyek konstruksi bangunan tinggi dengan lantai tipikal, runway lapangan terbang, pemasangan pipa, fabrikasi/ recasting, terowongan, dan lain sebagainya. kritis yang rumit. ye anne Tome a Po 9 0 ea a af a | at |g ‘+ PEMBAIGU DERG Bs | 141 PEXERJAM WOBILISASL-DEWOBILISASI DAN UM 252 days [3] 1 Mba de Denes Pelt Hays [7] 112 Fepdore Bing ry ii) al Fagan tia le] 1.14 Pebuaan Kar Semenare Faso oat aye TI iit year eee Len + | {18 Ker Semen Ar kegs Bergan O days v| 111 PankatonPoe Pyle Pennies dys [a] {18 PajpanFenbwan dan tan Gays 1] 118 Paar Oday 2 LAM) Lmgen Ge tia 4-174-18 4 Manajemen waktu proyek Pada metode penjadwalan, kegiatan/aktivitas individual digambarkan secara terpisah sehingga menghasilkan suatu ragam garis horizontal, selain itu pada metode ini keterkaitan dan hubungan antar kegiatan tidak terlihat, akan tetapi merupakan metode terbaik untuk mengevaluasi kemajuan/progress proyek. Keuntungan yang sangat signifikan dari linear scheduling method ini yaitu kemudahan dan kesedethanaannya dalam menjelaskan jadwal kerja yang detail. Selain itu metode ini dapat digunakan untuk menghitung interval atau buffer suatu kegiatan dan dapat dilakukan alokasi sumber daya yang tepat dengan memperhatikan garis progress suatu kegiatan. Sedangkan kekurangan dari metode ini antara lain: a. Penjadwalan linear tidak efektif ketika aktifitas proyek tidak mengikuti satu sama lain dalam urutan yang sama atau berulang (kegiatan repetitif) pada setiap lokasi. b, Kemampuan tingkat produksi terbatas c. Sulit untuk digunakan dalam skala proyek yang besar dan kompleks. Pada gambar 4.10 dapat dilihat contoh penjadwalan dengan menggunakan metode ini. Sumbu horizontal (sumbu X) merupakan skala waktu sedangkan sumbu vertikal (sumbu Y) menjelaskan tentang lokasi atau panjang/jarak dari suatu proyek. Aktivitas individual digambarkan secara terpisah sehingga menghasilkan suatu ragam garis diagonal (yang digambarkan dengan garis tebal), sedangkan sope/kemiringan dari garis diagonal (garis putus-putus) meggambarkan aktivitas dengan tingkatan/rate dari progres pada seluruh lokasi proyek ‘TRANSFERS PENGATURANWAKTU Gambar 4.10. Contoh penjadwalan dengan metode LSM4 Manajemen waktu proyek 3. Network Planning Network Planning juga dikenal dengan Critical Path Method (CPM) adalah teknik yang dikembangkan secara bersama oleh Du Pont dan Univac pada tahun 1957 untuk merencanakan konstruksi dan pemeliharaan sebuah pabrik kimia yang rumit. [Lintasan kritis adalah urutan kegiatan yang memiliki lintasan terpanjang dalam jsebuah proyek. Lintasan kritis mencerminkan waktu penyelesaian tercepat dari sebuah kegiatan. Lintasan kritis harus diperhatikan Karena jika salah satu lkegiatan yang ada di lintasan kritis mengalami keterlambatan, maka waktu keseluruhan proyek akan terlambat. -A project without a critical path is like a ship without a rudder- Sebuah jaringan CPM (Critical Path Method) dapat dipresentasikan dalam bentuk: a, Diagram panah (Activity on Arrow/AOA) Metode diagram panah; disebut juga dengan metode kegiatan pada panah (Activity on Arrow/AQA), dimana panah merepresentasikan kegiatan dan nodal merepresentasikan ketergantungan. Bentuk ketergantungan yang dipakai hanyalah jenis finish to start, dan membutuhkan kegiatan dummy (kegiatan semu = yang memiliki durasi 6) untuk mendukung hubungan logis pada jaringan. Kegiatan-kegiatan proyek dihubungkan dalam urutan yang logis, seperti terlihat dalam gambar 4.11. Kegiatan-kegiatan A, B dan D saling berurutan, sedangkan kegiatan C dapat dilakukan bersamaan dengan kegiatan B. Kegiatan semu (dummy) adalah suatu logika hubungan yang tidak memiliki durasi atau sumberdaya. Kegiatan semu (dummy) yang diperlihatkan pada gambar 4.11 menunjukkan bahwa kegiatan C harus diselesaikan sebelum kegiatan D dapat dimulai. 4-194-20 4 Manajemen waktu proyer Gambar 4.11. Diagram panah - AOA. b. Diagram Precedence (PDM/Activity on Node) ic Informasi kegiatan dipresentasikan dalam kotak dengan hubungan antara kegiatan ditunjukkan oleh garis penghubung, biasanya dimulai dengan kegiatan yang paling kiri, diperlihatkan pada gambar 4.12. —+ Garis Penghubung DD kegiatan Gambar 4.12. Diagram precedence ‘Teknik penjadwalan PERT Dikembangkan untuk program senjata Polaris diakhir tahun 50-an. Teknik ini didasarkan pada perkiraan dari durasi kegiatan. Durasi tersebut digabungkan kedalam diagram jaringan. Teknik ini tidak digunakan secara luas dalam industri konstruksi, dan biasaya digunakan pada proyek-proyek dimana durasi kegiatan-kegiatan didalamnya sulit ditentukan (biasanya pada proyek yang belum pernah ada sebelumnya) Tetapi teknik ini merupakan teknik yang sesuai dalam situasi dimana4 Manajemen waktu proyelr —————————————e perkiraan waktu yang memadai tidak tersedia. Contoh diagram PERT adalah seperti pada gambar 4.13 Karakteristik PERT, antara lain: 1, Menggunakan metode diagram jaringan yang sama dengan CPM 2. Merupakan pendekatan Probabilistik 3. Mengasumsikan sebaran probabilitas durasi sebagai distribusi normal 4. Menggunakan three-point estimate untuk menentukan durasi yang digunakan, yaitu: — Optimistic duration, diestimasi dengan asumsi semua berjalan lancer (high productivity) — Pessimistic duration, diestimasi dengan asumsi semua berjalan lambat (low productivity), tetapi masih dalam kewajaran — Most likely duration, diestimasi dengan mempertimbangkan kondisi yang paling mungkin terjadi 5. Lebih menitik-beratkan pada event daripada aktifitas 4-21JIA uresBerp youoy “Er-b sequreg S6/08/M shops huang oye nfomaur wenfmasiag Sefet/eua Sé/TZ/EDEM, MUL 65/LT/2 PAM shepe 8 Sheps 5 uawafeueyy 51513 eMeA HENICAN emmy amnyeutiy eMUaHY S6/eT/aML66/TE) ‘hep oF fea 6/52/e ML steps Se/LT/E em se/sT/eam,—66/tT/e ® shep z Sheps ‘vawefeueyy ymaun uctodey ueydeyssoduioyy Suns warsts spyeuy spyeury wedersiog se/ocfema — 66/zt/e ms hep 9 weqmngey weyuuouayy she z eyereisiag fag yjafoud nym UaWe!OUDW4 Manajemen waktu proyele ——— 4.4.4, ESTIMASI KEBUTUHAN SUMBER DAYA TIAP KEGIATAN Proses ini merupakan langkah untuk menentukan siapa yang akan melakukan kegiatan-kegiatan tersebut. Jenis sumber dayanya antara lain manusia, uang, fasilitas dan peralatan. Proses penentuan kebutuhan sumber daya tiap kegiatan dapat dilihat pada gambar 4.14. —i— + Faktor lingkungan & proses perusahaan + Daftar kegiatan + Keterangan kegiatan + Ketersediaan sumber daya ALAT & TEKNIK + Penilaian pakar + Analisa alternatif + Estimasi bottom-up + Persyaratan/ kebutuban sumber dajya * Resource breakdown structure + Kalendar sumber daya + Keterangan kegiatan yang diperbaharui + Perubahan yang terjadi Gambar 4.14. Proses penentuan kebutuhan sumberdaya tiap kegiatan Keterangan: 1. Analisa alternatif; teknik ini mereview persyaratan sumber daya yang ada, dan mendefinisikan alternatif yang dapat dibuat untuk tidak tiap persyaratan tersebut 2. Estimasi bottom-up; setiap kegiatan dijabarkan sumber dayanya mulai dari kegiatan yang sedethana (level bawah WBS) hingga kompleks. 3. Resource breakdown structure; struktur hirarki sumber daya sesuai dengan kategori dan jenisnya 4-234-24 4 Manajemen waktu proyelr 4. Kalendar sumber daya; mencatat kebutuhan dan ketersediaan sumber daya selama proyek, termasuk pada hari kerja dan libur 4.4.5. ESTIMASI DURASI KEGIATAN Durasi kegiatan adalah kombinasi antara jumlah jam kerja dengan kemampuan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan dan jumlah serta kemampuan sumber daya manusia untuk menyelesaikan kegiatan tersebut. Jika jumlah sumber daya manusia digandakan pada sebuah kegiatan, maka waktu kegiatan tersebut tidak dapat langsung menjadi setengahnya. Pada saat mengestimasi durasi kegiatan, haruslah memperhatikan kondisi riil di lapangan. Pembuat jadwal juga harus menghitung adanya SDM yang absen, mengikuti rapat, diskusi dan interaksi antar staf. Tidak ada pekerja yang memiliki produktivitas 100% dalam satu hari kerja. Sehingga jika jadwal sebuah kegiatan diasumsikan 100% produktif maka jadwal tersebut dapat dipastikan terlambat. Adapun proses penentuan durasi kegiatan dapat dilihat pada gambar 4.15. aii icine) Faktor lingkungan & proses perusahaan Pernyataan lingkup proyek Daftar kegiatan Keterangan kegiatan Kebutuhan sumber daya pada tiap kegiatan Kalendar sumber daya - aiaiatiiienisiimnamimicaid Penilaian pakar Estimasi analogi + Estimasi parametrik Estimasi tiga titik Analiss cadangan + Estimasi durasi kegiatan + Keterangan kegiatan yang diperbaharui Gambar 4.15. Proses penentuan durasi tiap kegiatan4 Manajemen waktu proyek itu menggunakan durasi kegiatan yang serupa dari proyek yang serupa. Teknik ini digunakan bila informasi tentang proyek tersebut masih minim. 2. Estimasi_parametrik; yaitu mengkuantifikasikan durasi kegiatan dengan memakai asumsi (yang linear) untuk menghubungkan jumlah pekerjaan dengan tingkat produktifitas sumber daya. Metode ini memperhatikan kapasitas produksi sumber dayanya, sehingga durasinya dapat diestimasi. 3. Estimasi tiga titik (three point estimate); yaitu penentuan durasi kegiatan berdasarkan 3 (tiga) kondisi, yakni: durasi yang optimis, durasi yang pesimis, dan durasi yang kemungkinan besar terjadi (most likely). Ketiga estimasi durasi ini akan dirata-ratakan dengan pendekatan distribusi normal (secara statistik) 4. Analisa cadangan (reserve analysis); yaitu menekankan pada risiko yang dapat terjadi pada kegiatan sehingga menentukan waktu cadang untuk pekerjaan tersebut. Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam mengestimasi waktu proyek, yal 1, Bebas terhadap waktu pelaksanaan kegiatan sebelum dan sesudahnya (Mengecor beton jangan dikaitkan dengan keterlambatan pengadaan semen). 2. Sumber daya tidak terbatas, dalam ukuran normal efisiensi_ memungkinkan pelaksanaan paralel, belakangan direvaluasi. Gunakan hari kerja normal, tidak lembur dan tidak ada usaha tambahan lainnya. Bebas terhadap pertimbangan mencapai target. Masukkan unsur waktu berkaitan dengan ijin resmi (IMB dil) Masukkan unsur waktu berkaitan dengan iklim (yang umumnya sudah bisa diprediksi) seperti pekerjaan tanah dilapangan terbuka di musim hujan, 7.__ Tidak memasukkan hal-hal tidak terduga seperti, pemogokan, gempa bumi dll, aa aw 4.4.6, PENYUSUNAN JADWAL, Adalah proses yang mengembangkan kegiatan (yang sudah memiliki durasi dan urutan keterkaitan) ke dalam bentuk jadwal. Jadwal proyek ini akan berdasarkan pada kalendar riil, Proses penyusunan jadwal dapat dilihat pada gambar 4.17. Penyusunan/pengembangan jadwal berarti menentukan waktu awal dan akhir kegiatan proyek. Jika penentuan ini tidak realistis maka proyek tidak akan dapat diselesaikan tepat waktu. Penentuan waktu ini dipengaruhi ole! 1, Ketergantungan kegiatan yang didapatkan pada urutan kegiatan 2. Estimasi sumber daya dan durasi 4-254 Manajemen waktu proyek 3. Sumber daya yang tersedia 4. Pengalaman manajer proyek dan anggota tim pada proyek sebelumnya Adanya kontingensi untuk hal-hal yang tidak diketahui dan untuk manajemen risiko xia | ————__—_ +Faktor lingkungan & proses perusahaan sesuai prosedur + Pernyataan lingkup proyek * Daftar kegiatan + Keterangan kegiatan + Network diagram proyek + Kebutuhan sumber daya tiap kegiatan + Kalendar sumber daya + Estimasi durasi kegiatan ALAT & TEKNIK _————_—— *+ Metode lintasan kritis + Percepatan jadwal + Perataan sumber daya + Aplikasi softmare penjadwalan + Jadwal proyek + Baseline jadwal + Pembaharuan kebutuhan sumber daya, keterangan kegiatan, kalendar proyek, dan perubahannya Gambar 4.16. Proses penyusunan jadwal proyek Keterangan: 1. Percepatan jadwal; yaitu upaya untuk mempercepat waktu pelaksanaan kegiatan tanpa mengurangi lingkup. Dilakukan bila ada kepentingan mendesak pada proyek 2. Perataan sumber daya (resource leveling); yaitu upaya untuk meratakan jumlah dan alokasi sumber daya pada proyek. Metode ini perlu memperhatikan 4-264 Manajemen waktu proyek: oo ketersediaan sumber dayanya serta keterkaitan antar satu Kegiatan dengan yang lain. ikasi i yaitu software penjadwalan seperti Microsoft Project dan Primavera menjadi alat bantu untuk mengembangkan jadwal proyek. Dimulai dari memberi input tentang daftar kegiatan dan keterangannya, urutan kegiatan, kebutuhan sumber daya dan durasinya, maka software ini akan memberikan output berupa network diagram yang dapat di- update setiap waktu. Penggunaan software ini dapat menciptakan efisiensi waktu dalam tahap perencanaan maupun pengendalian proyek. Tipe penjadwalan tergantung pada komp! yek. Untuk proyek yang besar dapat digunakan diagram PERT atau diagram jaringan. Contoh pengembangan jadwal proyek dengan tampilan diagram batang dapat dilihat pada gambar 4.17 sedangkan dengan tampilan kalender (calendar view) dapat dilihat pada gambar 4.18. 1 PEBAIG)N DERUAGA 1] 1.4 PEKERJAAN MOBILISAS-DEMOBILISASI DAN UWI 252 days. [3] 11) bass dn Demag Petr anys [tite Bing : ii) Hal Page dian t 4 Pon Kane Sara Fass tra| y qi LE PRRSSR8 AP Kap age Panag ala! NE Ket Sreia AH Peer days 11 Pnkatn Pape Ppl Eel Panterglaar ays a 11d Pape Pigek ley NC La Ge Uiay Gambar 4.17. Contoh jadwal lengkap dengan tampilan diagram batang 4-27aupuayey ueydurey uesuop deySus] pempef yorusg “grb sequieg4 Manajemen waktu proyek 4.4.7. PENGGUNAAN PERANGKAT LUNAK DALAM PENYUSUNAN JADWAL. Berbagai macam program komputer yang dapat membantu dalam penjadwalan telah tersedia, mulai dari yang mahal dengan kemampuan tinggi seperti Artemis, Primavera, Panoraman, Hornet dan Xpert hingga yang relatif murah dengan kemampuan terbatas seperti Keyplan, Time Manager, MS. Project, Project Outlook dan Harvard PM. Kemampuan yang ditawarkan oleh software-software tersebut pada umumnya meliputi aspek-aspek sbb: i - Perencanaan, pelacakan dan monitoring, baik yang menyangkut kegiatan, sumber daya maupun biaya. Pelaporan, yang menghasilkan antara lain : a. Laporan Budgeted Cost of Work Scheduled (BCWS) yang merupakan rencana pembiayaan pekerjaan atau paket pekerjaan yang telah dijadwalkan untuk dilaksanakan dalam suatu periode pelaksanaan proyek. b. Laporan Budgeted Cost of Work Performed (BCWP), yaitu penyelesaian pekerjaan atau paket pekerjaan yang dihitung menurut standar volume dan standar harga satuan. ¢. Laporan biaya aktual dan rencana 4. Laporan enalisis nilai hasil e. Laporan indeks kinerja jadwal dan biaya f. Laporan cashflow g. Laporan enalisis lintasan kritis h. Laporan change-order, dll. Perumusen kalender proyek Analisis what-if k, Analisis multi-project, dll. Pemanfaatan software atau sistim informasi dan teknologi pada penjadwalan (time schedule) sudah menjadi kebutuhan dalam manajemen proyek karena: da Dalam perencanaan dan penjadwalan proyek hanya melibatkan perhitungan- perhitungan dan tampilan grafis. Banyaknya perubahan-perubahan dalam pelaksanaan proyek, sehingga memerlukan banyak kegiatan updating data. 4-294-30 4 Manajemen waktu proyek 3. Kemampuan komputer yang cepat, cermat, konsisten, dan tidak mengenal lelah dalam perhitungan-perhitungan. 4. Kemampuan mengolah dan menampilkan informasi dalam bentuk grafis. 5. Semakin murahnya harga software maupun hardware computer, dan Pemakaian semakin muda (user-friendly). Namun perlu diingat bahwa proses utama dalam perencanaan dan penjadwalan proyek tetap dikerjakan oleh manusia, bukan oleh komputer. Komputer hanya membantu dalam hal penyortiran, penyimpanan, perhitungan matematis, matching data serta berbagai bentuk penyajian informasi baik dalam bentuk tekstual, tabelaris, maupun grafis. Komputer tidak atau kurang dapat memberikan pertimbangan intelektual maupun pemikiran kreatif yang sangat diperlukan terutama dalam peayusunan rencana dan jadwal pelaksanaan proyek konstruksi yang unik dan komplek. Berikut akan dijabarkan mengenai perangkat lunak yang sering digunakan dalam penyusunan jadwal proyek, yaitu Microsfot Project dan Primavera 1, PRIMAVERA PROJECT PLANNER (P3) | Primavera merupakan salah satu dari Project Management Software yang mempunyai kemampuan untuk merencanakan dan mengendalikan proyek dengan mudah, Beberapa kelebihan yang dimiliki Primavera dibandingkan project management software yang lain, yaitu : a, Membantu dalam membangun network proyek secara cepat dan dengan tampilan grafis yang baik. b. Memberiken pilihan kepada pengguna untukmenentukan sendiri tipe kegiatan yang diinginkan. ¢. Memberikan kemudahan dalam mengorganisir dan menstrukturisasikan data proyek. d. Menyederhanakan pendistribusian sumber daya dan biaya proyek. fe. Memberikan kemudahan bagi pengguna untuk memilih batasan-batasan kegiatan yang diinginkan. Primavera menyediakan 10 tipe batasan kegiatan, antara lain early start, early finish, dan lain-lain, Primavera juga memberiken kemudahan untuk melakukan penjadwalan proyek yang sesuai dengan kebutuhan pengguna tanpa merubah tujuan awal.4 Manajemen waktu proyek se EE f Menyederhanakan proses updating (pembaharuan) proyek. g. Membantu pengguna untuk melakukan proses updating dari luar lokasi proyek. h, Menampilkan dan menjabarkan informasi proyek dengan grafik-grafik berupa PERT atau Bar Chart. i, Memberikan langkah-langkah penyelesain yang tepat dan benar. Selain itu Primavera selalu memberikan pilihan-pilihan yang baik jika dibutuhkan pengguna untuk proses pengambilan keputusan. j. _Memberikan kemudahan dalam menangani proyek-proyek berskala besar. Setiap proyek mempunyai dua langkah penting yaitu perencanaan dan pengendalian. Primavera memainkan peranan ini dengan membantu pengguna dalam hal : a. Perencanaan + Menetapkan sasaran proyek + Mengidentifikasi struktur pemecahan pekerjaan (WBS) + Menetapkan waktu proyek + Menetapkan organisasi proyek dan penanggung jawabnya + Menetapkan sumber daya proyek dan penyediaannya + Menetapkan jadwal dan biaya standar b. Pengendalian ‘+ Menganalisa kemajuan dan biaya proyek + Membandingkan kemajuan dan biaya proyek dengan standar yang telah ditetapkan ‘+ Melakukan proyeksi, analisa dan saran perbaikan Primavera dapat dikombinasikan dengan program lain untuk mencapai tujuan yang diinginkan pengguna dan sesuai dengan perspektif perusahaan, Beberapa kombinasi program Primavera dengan program lain yang ada saat ini, yaitu : 4-314-32 4 Manajemen waktu proyer Primavera - Sure Trak Project Manager untuk memasukkan proyek- proyek berskala kecil atau anggota proyek ke dalam jadwal proyek. Monte Carlo - Primavera dilakukan untuk menganalisa risiko-risiko yang mungkin terjadi yang berkaitan dengan aspek-aspek proyek. Webster - Primavera untuk menetapkan jam kerja sumber daya manusia yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek dan melakukan rotasi pekerja sehingga diperoleh durasi masing-masing dan biaya aktual yang akan dimasukkan ke dalam program Primavera. Output dari Primavera, jika dikombinasikan dengan software komunikasi dan database akses seperti email dan SQL dapat memberikan informasi yang dibutahkan pengguna dimanapun berada. Beberapa contoh tampilan dari software Primavera dapat dilihat pada gambar 4.19 s.d. gambar 4.21.4 Manajemen waktu proyel Gambar 4.19. Tampilan bar chart pada software primavera 4-33vasauunad aupmyfos uped Lydd Weaseyp uedurey,-oz-y zequey yefoid nyyOm UaUIeIOUDWvaoavurpid aupaysos ped edupsoquins yyead ueyduey, “1z*Y equiey an “SeoRre WA Sem HG AA aD ‘erp ED ome yefoid nyyom uawe|eUDWy4-36 4 Manajemen waktu proye SS 2, MICROSOFT PROJECT (MS PROJECT) Microsoft Project adalah program aplikasi komputer yang digunakan untuk mengelola proyek konstruksi. Microsoft project merupakan program computer yang user friendly, dimana sangat mudah mengoperasikannya sepertinya layaknya mengoperasikan Microsoft excel, mudah tukar menukar data dengan program MS. Office yang lain. Program ini merupakan gabungan antara spreadsheet penampilan grafik serta database sehingga bagi yang susah akrab dengan program-program sejenis itu tidak mengalami kesulitan untuk mempelajarinya. Biasanya Microsoft Project digunakan untuk mengelola proyek yang tingkat kompleksitasnya relative kecil, dan Primavera untuk Capital Project yang perlu integrasi data dan report terpadu, sehingga dapat meminimalisasikan faktor kesalahan manusia, Secara garis besar MS. Project merupakan software yang dapat ‘mempermudah pengguna atau manajer proyek untuk: a. Membuat rencana kerja agar pelaksanaan proyek dapat berlangsung sesuai jadwal. b. Memahami pengaruh kemungkinan perubahan-perubahan proyek yang terjadi, yang dapat berpengaruh dalam mengelola pekerja, penjadwalan dan keuangan. : ¢. Menyatukan usaha melalui komunikasi dan pelaporan informasi proyek. Berikut akan ditampilkan contoh penggunaan MS. Project dalam merencanakan/menyusun jadwal proyek. Langkah-langkah penyusunan jadwal yang baik dengan menggunakan MS. Project adalah mengacu kepada standar yang ada, seperti PMBOK. Tampilan jadwal yang dihasilkan oleh MS. Project berupa Gantt Chart dan Network Diagram (lihat gambar 4.22 dan gambar 4.24).Te DIO6I8 Te D6 Te D6 56008 i 2/6008 2/808 i 268008 st 76/08 Wes 24/6/08 ‘Ta 2/0708 Toe 3008 03/071 i A2days FH 18/00/09 Fr 09/10/09 ‘Gambar 4.22. Tampilan bar chart dengan MS. Project 4-374 Manajemen waktu proyek ‘enyediaan Air Kerja dan Pene ‘Sat 2707/0907 Frish 13/07/10 Dw 252 dys Res Gambar 4.23. Tampilan network diagram dengan MS. Project4 Manajemen waktu proyek a MS. Project juga bisa melakukan analisa PERT untuk menghadapi ketidakpastian. Sebagai manajer proyek, terkadang tidak dapat menetapkan waktu dengan pasti, atau dengan kata lain, hanya memperkirakan durasi masing-masing kegiatan, Metode PERT (Program Evaluation Review Technique) memungkinakan untuk menggunakan tiga perkiraan durasi waktu setiap kegiatan, yaitu: waktu optimistik, waktu pesimistik, dan waktu paling mungkin yang diharapkan. Contoh tampilan PERT di MS. Project dapat dilihat pada tabel 4.7. ‘Tabel 4.7. Tampilan analisa PERT dengan MS. Project 1D 2] 3 Task Name [_Duratior| Optimistic! Expected] Pessimist /PROYEK BANGUNAN GEDUNG 86,33 86d 86d 88 d| PEKERJAAN PERSIAPAN 10,33 10d 10d 124| Pembersihan Lokasi 2de 1d 1d 3 de Shop Drawing & As Built Dra Te 6 de 7de 9 de As Built Drawing Milestone Ode Ode Ode Ode Dokumentasi Tde Ode Ode Ode Keamanan Proyek 7de Ode Ode Ode Pagar dan Pintu Proyek 1d Ode Ode Ode Papan Nama Proyek 1d Ode Ode Ode Pengukuran dan Pemasangal 2de Ode Ode Ode Jaring Pengaman dan Sacaffo 1d Ode Ode Ode Kantor Direksi Keet dan Kon Sde Ode Ode Ode Gudang material 2de Ode Ode Ode Barak pekerja 3de Ode Ode Ode MCK & mushola 2de Ode Ode Ode Listrik & Air Kerja 1d Ode Ode Oded Telephone 1d Ode Ode Ode Jalan Kerja 1d Ode Ode Ode Laporan & Dokumentasi Pek Ode Ode Ode Ode PEKERJAAN SIPIL 76d 76d 76d 76 d| Pekerjaan tanah & pasir 2de Od Ode Odd Pekerjaan pondasi Te 7de 7d 7 de PEKERJAAN STRUKTUR LA 19d 19d 19d 19d) PEKERJAAN STRUKTUR LA 33d 33d 33d 33d) MS. Project juga dapat menampilkan prosentease pekerjaan yang telah selesai (% work complete) yang berfungsi sebagai alat pengendali. Tampilan Gantt Chart untuk progress pekerjaan dapat dilihat pada gambar 4.24, dimana dapat dilihat bahwa batang berwarna merah muda menunjukkan prosentase 57) Pekerjaan atap 12d i2zd 12d 124) 4:394-40 4 Manajemen waktu proye: pekerjaan yang telah selah selesai, sedangkan batang yang berwarna polos menunjukkan prosentase pekerjaan yang belum selesai. Task Name ‘PEKEROMAN PERSUPAN Ferber Lae ‘Sep Drag BR Daring ‘i Bat rag ition Dauretes Nerem Fo age Ge Pets ro Papen Na Foye a Fein cen Pree foun doing Pen dn Sct Kate Dea Hat Gn eb g¥ae8 89998 Gambar 4.24. Tampilan % Work Complete dengan MS. Project 4.4.8. PENYESUAIAN JADWAL Jadwal awal yang telah dibuat haruslah dikaji ulang dan disesuaikan agar dapat sesuai dengan waktu penyelesaian, meratakan beban sumber daya, mengurangi beberapa kegiatan dan panjang lintasan kritis, dan mengurangi risiko proyek. Penyesuaian proyek dapat dilakukan dengan cara menyesuaikan tanggung jawab sumber daya, merubah kegiatan discretionary depencies', serta merubah pendekatan teknis dan estimasi untuk kegiatan tertentu. Manajer proyek juga terkadang dihadapkan pada kondisi harus memendekkan waktu proyek tanpa merubah lingkup proyek. * Suatu hubungan ketergantungan antar kegiatan yang ditentukan oleh tim proyek berdasarkan pengalaman dan best practices. Hubungan ketergantungan ini bersifat soft logic artinya bisa dirubah dan disesuaikan,4 Manajemen waktu proyek Alat dan teknik yang digunakan untuk memendekkan durasi proyek adalah dengan cara: 1. Fast tracking: melakukan kegiatan secara parallel yang biasanya dilakukan berurutan. 2. Crashing : menganalisa biaya dan jadwal yang dapat ditukar untuk mendapatkan pemendekan jadwal yang maksimum dengan biaya yang terendah. Teknik yang dapat digunakan untuk crashing adalah: a, Memindahkan beberapa orang dalam kegiatan yang memiliki tenggang ke kegiatan yang terdapat pada lintasan kritis sehingga dapat mengurangi durasi kegiatan kritis. b. _Membuat jadwal lembur atau shift tambahan c. Melakukan subkontrak untuk dapat membuat pekerjaan berjalan paralel 44.9, PENCATATAN ASUMSI Adalah penting untuk mencatat seluruh asumsi yang digunakan Karena seluruh penjadwalan dibuat berdasarkan pengetahuan saat ini, proyeksi dan asumsi. Catatan ini akan digunakan untuk validasi dan sebagai bahan referensi proyek selanjutnya. Asumsi secara umum terdiri atas: ketersediaan sumber daya utama, akurasi kebutuhan sistem atau adanya teknologi yang dibutuhkan. Sebagai contoh, jika waktu pelaksanaan sebuah proyek dipercepat berdasarkan asumsi, maka asumsi tersebut haruslah tercatat. Sehingga manajer proyek dapat mengidentifikasi risiko yang akan terjadi dan jika diperlukan merubah keputusan. 4.4.10, IDENTIFIKASI RISIKO DAN PERENCANAAN KONTINGENSI Penjadwalan dengan suber daya yang terbatas dapat mengakibatkan risiko. Penjadwalan yang baik diharapkan memasukkan risiko dengan cara sebagai berikut: 1. Jika ada jadwal yang berisiko, maka dapat ditambahkan kegiatan kontingensi untuk mengurangi risiko, sehingga ada alokasi uang jika terjadi keterlamabaten. 2. Menambahkan durasi pada kegiatan memiliki risiko tinggi 3. Mengalikan waktu beberapa persen terlebih jika pada proyek tersebut digunakan teknologi baru. 4414-42 4 Manajemen waktu proyer Pengendalian jadwal proyek merupakan kegiatan terakhir dari rangkaian manajemen waktu proyek. Pengendalian jadwal proyek merupakan proses memantau, melaporkan, menganalisa dan mengoreksi semua hal/langkah yang dapat mengakibatkan keterlambatan penyelesaian proyek. Pengembangan jadwal membutuhkan masukan dari beberapa orang. Jika draft jadwal telah dibuat, maka pengkajian ulang jadwal harus dilakukan oleh tim proyek. Kegiatan dan jadwal harus dikaji oleh orang yang ditugaskan pada pekerjaan tersebut tapi tidak terlibat dalam penentuan awal jadwal proyek. Deskripsi dan durasi kegiatan harus dikaji untuk kesempurnaan, akurasi dan realitas. imate + Jadwal proyek proyek + Baseline jadwal + Laporan kemajuan proyek + Perhitungen kemajuan proyek + Analisa peayimpangan + Bar chart pembanding - Maiiiiaaitiiiiammmad *Pembaharvan terhadap jadwal proyek +Rekomendisi tindakan korcksi Gambar 4.25. Proses pengendalian jadwal proyek Keterangan: 1. Baseline jadwal; yaitu standar jadwal yang digunakan sebagai pembanding atau tolok ukur. 2. Perhitungan kemajuan proyek; yaitu menganalisa apa yang sudah diselesaikan terhadap rencana4 Manajemen waktu proyek 3. Analisa penyimpangan; yaitu pengukuran dan analisa penyimpangan antara jadwal rencana dan aktual 4, Bar chart pembanding; yaitu membandingkan kegiatan yang sudah selesai dan yang direncanakan dalam bentuk bar chart (bagian yang sudah selesai diarsir pada bagian rencana) 5. Pembaharuan terhadap jadwal proyek, baseline jadwal, pengukuran kinerja proyek, daftar kegiatan, keterangan kegiatan dan perubahan (bila ada) 6. Rekomendasi tindakan koreksi untuk kegiatan yang mengalami penyimpangan (terlambat) Untuk menghindari perubahan jadwal yang terlalu sering, perlu disusun perencanaan jadwal proyek yang teliti, akurat dan mengakomodir hasil akhir yang akan dicapai dari suatu proyek tertentu. [Ada beberapa langkah yang dapat dilakukan dalam menyusun atau menentukan jiadwal yang optimal, antara lain: 1. Menghitung waktu penyelenggaraan proyek dan identifikasi float? dengan CPM Membuat tabulasi waktu serta biaya normal dan dipersingkat Menghitung slope biaya masing-masing kegiatan Mempersingkat waktu proyek, dimulai dari kegiatan yang mempunyai slope biaya terendah |S. Diteruskan mempersingkat waktu sampai titik TPD (total durasi diperpendek = project crash point) Meneliti TDT (total durasi terpendek) atau “all crash point” Fon ? Float merupakan waktu tunda pekerjaan, yang terdiri dari: 1) Free Float (FF) atau Free Slack adalah jumlah waktu pada suatu Kegiatan yang dapat ditunda tanpa menunda early start dari kegiatan Sclanjutnya. 2) Total oat (TF) atau Total Slack adalah jumlah waktu dimana early start suatu aktivitas dapat ditunda tanpa menunda tanggal akhir proyek. 4-434 Manajemen waktu proyek aS 4.5.1. ALUR PENGENDALIAN JADWAL PROYEK Gambar 4.26. Alur pengendalian jadwal proyek Dari gambar 4.26 dapat dilihat bahwa perubahan-perubahan yang dapat mempengaruhi pada master schedule antara lain perubahan: lingkup dan metode pelaksanaan. Perubahan lingkup kegiatan akan mempengaruhi perubahan sumberdaya yang digunakan dalam proyek schingga perlu dilakukan revisi terhadap jadwal akhir proyek dengan persetujuan dari owner/konsultan. Revisi jadwal ini bisa merubah waktu akhir penyelesaian proyek, dan juga bisa tidak merubah waktu akhir penyelesaian proyek.4 Manajemen waktu proyel Sedangkan perubahan pada metode pelaksanaan akan mempengaruhi perubahan pada keterkaitan antar kegiatan dan perubahan sumberdaya yang digunakan yang secara langsung juga akan mengakibatkan perubahan pada kapasitas produksi dan durasi. Perubahan durasi kegiatan akan menyebabkan revisi target (milestone), akan tetapi perubahan ini tidak mempengaruhi penyelesaian waktu akhir proyek. [Beberapa hal yang bisa dilakukan dalam proses pengendalian jadwal proyek, antara lain: Merubah durasi kegiatan Menambah, membatalkan atau mengkombinasikan beberapa kegiatan Merubah hubungan antar kegiatan Memberikan tambahan jam sumberdaya Menempatkan ulang sumberdaya Meningkatkan ketersediaan sumberdaya Menyesuaikan anggaran Memperpanjang batas waktu PIPE SNE Pengendalian waktu proyek (jadwal proyek) erat kaitannya dengan biaya proyek, oleh karena itu penjelasan lebih lanjut mengenai analisis pengendalian waktu dan biaya dapat dilihat pada bab 5 manajemen biaya proyek. 4.5.2, MENGATASI MASALAH-MASALAH DALAM PENJADWALAN Morgan & Hayes (1995) mengusulkan cara-cara berikut untuk mengatasi masalah- masalah penjadwalan proyek. 1. Berhenti mengevaluasi solusi alternatif. Apabila anda sampai pada tahap untuk memilih satu dari beberapa pilihan, ambil salah satu yang anda yakin akan berjalan. 2. Kurangi orang-orang yang kurang berpengalaman dari proyek. 3. Meminta ijin dari atasan anda untuk — menunda —_ tugas-tugas administrasi- yang tidak kritis sampai anda __menyelesaikan egiatan yang kritis. Gunakan waktu lebih yang ada untuk hal- hal yang paling kritis bagi proyek. 4. Subkontrakkan sebagian pekerjaan pada perusahaan lain, 4-454-46 4 Manajemen waktu proye Tetapi tidak memberikannya kepada orang yang tidak pernah bekerja dengan anda sebelumnya. 5. Identifikasi kegiatan-kegiatan kritis dan fokuskan usaha anda pada kegiatan- kegiatan tersebut. Juga tanyakan kepada klien anda kegiatan mana yang dapat ditunda tanpa mengganggu kegiatan yang lain. 6. Kerja lembur. Ini biasanya merupakan teknik pertama yang digunakan untuk kembali kepada jadwal awal. Tetapi perlu berhati-hati untuk menyimpulkan bahwa kerja lembur akan mengatasi masalah. Suatu studi pada sebuah perusahaan rekayasa yang besar menunjukkan bahwa sembilan jam perhari merupakan waktu kerja yang paling efisien dan perusahaan tersebut hanya mendapatkan produktifitas sebesar 10% mulai jam kesepuluh dan seterusnya. 7. Libatkan Klien/customer/pengguna jasa anda. Berikan saran bagaimana klien anda dapat membantu anda dalam mencapai target waktu, termasuk menggunakan pegawai klien anda untuk kegiatan-kegiatan tertentu. 8. Hindari kesempurnaan yang berlebihan -The sooner you get behind schedule, the more time you have to make it up- 1. Berdasarkan sifat proyek yang terbatas waktunya, maka diperlukan manajemen waktu yang baik. Kurang baiknya penjadwalan dan pengelolaan waktu juga mempengaruhi biaya, kualitas, dan kepuasan pelanggan. 2. Proses pada manajemen waktu terdiri dari enam kegiatan, yaitu: a. Definisi kegiatan, yaitu produk akhir proyek yang ditentukan mulai dari kegiatan terendah (pada WBS) dan didefinisikan secara detail. b. Urutan kegiatan, yaitu urutan logis untuk setiap kegiatan yang ditentukan dan didokumentasikan. c. Estimasi sumber daya pada kegiatan, yaitu persyaratan sumber daya yang diperlukan untuk suatu kegiatan sesuai dengan urutannya. 4. Estimasi durasi kegiatan, yaitu menentukan durasi untuk tiap kegiatan Pengembangan jadwal, yaitu merupakan suatu proses yang berulang dan rutin dimana kegiatan yang ada dikembangkan menjadi jadwal f. Pengendalian jadwal, yaitu proses untuk menjaga agar kemajuan proyek tetap sesuai dengan jadwal4 Manajemen waktu proyek 3. Dalam suatu proyek khususnya proyek konstruksi ada beberapa macam penjadwalan, antara lain penjadwalan tenaga kerja (manpower), penjadwalan alat produksi, penjadwalan personil inti proyek (key personnel) serta penjadwalan pengadaan untuk peralatan/material yang sifatnya long lead item. 4. Penjadwalan proyek dapat ditampilkan dalam bentuk grafik tentang: Kapan sebuah kegiatan dimulai; Kapan sebuah kegiatan diselesaikan; Kegiatan- kegiatan penting yang akan terjadi; serta Keterkaitan logis antar kegiatan serta sumber daya yang dibutuhkan. 5. Pengendalian jadwal proyek merupakan proses memantau, melaporkan, menganalisa dan mengoreksi semua hal/langkah yang dapat mengakibatkan keterlambatan penyelesaian proyek. 4-47