Project Management  Unit 3 

Unit 3  Project Management Essentials 

Structure 
3.1.  Introduction 
3.2. Characteristics of Project Mindset 
3.3. Process Groups 
3.3.1   Process Interactions 
3.3.2    Process Interactions Initiating Processes 
3.3.2.1 Planning Processes 
3.3.2.2   Executing Processes 
3.3.2.3   Controlling Processes 
3.3.2.4   Closing Processes 
3.4  Customization 
3.5  Project Monitoring and Control 
3.5.1   Preliminary Work 
3.5.2   Project Progress 
3.5.3   Stage Control 
3.5.4   Resources 
3.5.5  Quality Control 
3.5.6    Schedule Quality Review 
3.5.7    Agenda for Quality Review 
3.5.8    Conduct Quality Review 
3.5.9    Follow Up 
3.5.10  Review Quality Control Procedures 
3.6 Project Process Control 
3.6.1  Approvals 
3.6.2  Change Control 
3.6.3  Changing Project Management Process

Sikkim Manipal University 
40 
Project Management  Unit 3 

3.6.4  Tools for Changing a Process 
3.6.5   Project Closure 
3.6.6  Completion of Activities and benefits 
3.6.7  Post Implementation Review 
3.6.8  Tools for Post Implementation Review 
3.6.9   Final Project Reporting and Documentation 
3.7 Summary 
TQ’s 
Answer to SAQ’s and TQ’s 

3.1  Introduction 
It is known that many organizations fail in executing their well planned projects in spite of following 
various procedures. Facts reveal that the success rate is dependent on whether the company or the 
organization  is  fundamentally  strong  to  handle  such  projects  or  not.  In  this  unit  some  of  the 
prerequisites like communication and information systems, focus and orientation toward quality and 
capabilities to handle problems and mindset will be brought out. The organization working on projects 
have  to  adhere  to  these  factors  related  to  projects.  What  is  essential  for  a  project  to  become 
successful has to be clearly listed  and each point to be well understood. 

Learning Objective 
1.  Project management characteristic 
2.  Various process groups 
3.  The project monitoring steps, project control and project quality 
4.  The control of the project process and 
5.  Post closure activities along with the way of reporting and documentation.

Sikkim Manipal University 
41 
Project Management  Unit 3 

3.2 Characteristics of Project Mindset :  Some of the characteristics of project mindset are the 
following – 
1)  Time – It is possible to improve the pace of the project by reducing the time frame of the process. 
The mindset is normally to work a comfort mode by stretching the time limits. 

2)  Responsiveness – It refers to quickness of response of an individual.  The vibrancy and liveliness 

of  an  individual  or  an  organization  are  proportional  to  its  capability  of  evolving  processes  and 
structure for superior responsiveness time constant. 

3)  Information  Sharing  –  Information  is  power.  Information  is  the  master  key  to  today’s  business. 
Information sharing is the characteristic of the project mindset today. 

4)  Processes­  Project  mindset  lays  emphasis  on  flexible  processes.  The  major  difference  in  a 
process  and  a  system  is  in  its  capabilities  of providing flexibility  to different  situational  encounters. 
Flexible processes possess greater capabilities of adaptability. 

5)  Structured planning ­ Structured planning based on project management life cycle enables one to 
easily  and  conveniently    work  according  to  the  plan.  It  also  involves  efficient  used  of  project 
resources and prioritization of the activities based on resource planning. 

Self Assessment Questions ­ 1 : True or False 
1.  Responsiveness refers to quickness of response of an individual. 
2.  It is possible to improve the pace of the project by reducing the time frame of the process. 
3.  Project mindset lays emphasis on rigid processes. 

3.3 Process Groups 
It consists of the following ­ 
a)  Initiating processes: recognition to start and establishing commitment.

Sikkim Manipal University 
42 
Project Management  Unit 3 

b)  Planning  processes:  devising  and  maintaining  a  workable  scheme  to  accomplish  the  business 
need 
c)  Executing processes: coordinating people to carry out the plan 
d)  Controlling processes: monitoring and measuring progress and taking remedial action 
e)  Closing processes: Formalizing acceptance and bringing project to an orderly end. 

3.3.1Process Interactions 
The individual processes are linked by inputs and outputs
· Inputs: It refers to the client documents converted to action plans to be acted upon.
· Tools and techniques: It refers to the mechanisms applied on to the  inputs to create desired 
outputs
· Outputs: It refers to  the documents that are results of the process. 

3.3.2Process Interactions Initiating Processes  ­ Every process is initiated by management 
group decision which results in the next phase of the project. 

3.3.2.1  Planning  Processes
· Planning has the major  importance
· Plans are nothing planning is everything
· Planning processes are highly interdependent
· If the cost is unacceptable, scope and time may need to be redefined 

3.3.2.2  Executing processes
· Interactions depend on the nature of the work
· They are dynamic & dependent on Team Innovations 

3.3.2.3  Controlling processes
· Measuring project performance [time, cost, quality]
· Identifying variances from the plan
· Updating project plans

Sikkim Manipal University 
43 
Project Management  Unit 3 

· Taking corrective action 

3.3.2.4  Closing Processes
· Review of the project
· Findings
· Analysis of the project performance with respect to various processes 

SELF ASSESSMENT QUESTIONS ­2 : True or False 
1.  The individual process are linked by inputs  and outputs. 
2.  Inputs  refers to  the documents that are results of the process. 
3.  Identifying variances from the plan is a part of closing processes, 

3.4  Customization 
a)  Large projects may need details ­  A detailed project management plan might be necessary 
to indicate every detail in the initial stages. 
b)  Smaller  projects  may  need  relatively  less  details­  A  detailed  plan  may  not  be  required  in  the 
initial stages. 
c)  Process details might change for other reasons ­  Resource identification might be required for 
scope definition 

Self Assessment Question ­ 3 : True or False 
1. Large projects may need details which  might indicate every detail in the initial stages. 

3.5  Project Monitoring and Control 
Any project aimed at delivering a product or a service has to go through phases in a planned manner 
in order to meet the requirements. It is possible to work according to the project plan only by careful 
monitoring of the project progress. It requires establishing control factors to keep the project on the

Sikkim Manipal University 
44
Project Management  Unit 3 

track  of  progress.  The  results  of  any  stage  in  a  project,  depends  on  the  inputs  to  that  stage.  It  is 
therefore necessary to control all the inputs and the corresponding outputs from a stage.  A project 
manager may use certain standard tools to keep the project on track. The project manager and the 
team members should be fully aware of the techniques and methods to rectify the factors influencing 
delay of the project and its product. The various steps involved in monitoring and controlling a project 
from start to end are as follows ­ 

3.5.1  Preliminary  work  –  the  team  members  understand  the  project  plans,  project  stage 
schedule,    progress  controls,    tracking  schedules,  summary  of  the  stage  cost  and  related 
worksheets. All the member have to understand the tolerances in any change and maintain a change 
control log. They must realize the need and importance of quality for which they have to follow strictly 
a quality review schedule and  frequently discuss on the  quality agendas. They must understand the 
stage status reports,  stage end reports, stage end approval reports. 

3.5.2  Project  Progress  –  The  members  must  keep  a  track  of  the  project  progress  and 
communicate  the  same  to  other  related  members  of  the  project.  They  must  monitor  and  control 
project progress, through the use of regular check points, quality charts, statistical tables, control the 
quality  factors  which  are  likely  to  deviate  from  expected  values  as  any  deviation  may    result  in 
changes to the stage schedule. The project manager ensures that these changes are made smoothly 
and organizes review  meeting with the project management group. 

3.5.3  Stage Control – The manager must establish a project check point cycle. For this suitable 
stage  version  control  procedures  may be followed.    The  details are  to  be documented  stage  wise. 
Project files have  to be frequently updated  with suitable version control number and revision status 
should be maintained for each change.  Team members are identified  who will exercise controls at 
various points of the project. 

3.5.4  Resources  ­  Plan  the  resources  required  for  various  stage  of  the  project.  Brief  both  the 
project team and the key resources about the objectives of every stage, planned activities, products, 
organization, metrics and  project controls

Sikkim Manipal University 
45 
Project Management  Unit 3 

3.5.5 Quality  Control  –  This  is  very  important  in  any  project.  Quality  control is  possible  if  the 
project members follow the quality charts and norms very strictly. 
3.5.6 Schedule  Quality  Review  –  It  is  recommended  that  quality  review  be  scheduled  at  the 
beginning of the stage and also ending of every stage. 
3.5.7  Agenda for quality review  – create and distribute a quality review agenda specifying the 
objective, products, logistics, roles, responsibilities and time frame. 
3.5.8  Conduct quality review – the quality review is to be conducted in a structured and formal 
manner.    Quality  review  should  focus  on  product  development  and  its  quality  factors.  Focus  on 
whether it meets the prescribed quality standard . 
3.5.9  Follow  up  ­  QR  complete  product  status  revised  from  ‘In  progress’  to  ‘QR  Complete’. 
Follow up the actions planned in strict manner which ensures conformity to the standards. 
3.5.10  Review quality control procedures – verify that the quality objectives for each product 
are appropriate and that all participants are satisfied both with the process and its outcome. 

Self Assessment Questions ­ 4 : Fill in the blanks: 
1.  It  is  possible  to  work  according  to  the  project  plan  only  by  careful  _______  of  the  project 
progress. 
2.  During the _______ the members must keep a track of the project progress and communicate the 
same to other related members of the project. 
3.  ________ is possible if the project members follow the quality charts and norms very strictly. 

3.6  Project  Progress Control 

a)  Monitor Performance: The team members log in details of actual start date, actual finish date, 
actual  hours  worked  per  task,  estimated  hours  to  complete  the  task,  elapsed  time  in  hours  to 
compete the task, any miscellaneous costs incurred during a stage. These inputs become the base 
to monitor the performance of the project and its stages.

Sikkim Manipal University 
46 
Project Management  Unit 3 

b)  Update Schedule­Update the schedule for actual start date for tasks started, actual finish date 
for  tasks  finished,  actual  hours  worked  per  task,  latest  estimated  work  in  hours  to  complete  the 
task.
· Update  costs  ­  Update  the  stage  cost  summary  worksheet  with  actual  costs  incurred  this 
period,  estimated  remaining  costs.  Miscellaneous  costs  will  be  automatically  updated  from  the 
scheduler, since they are calculated from actual work.
· Re­plan  stage  schedule­Review  the  tracking  Gantt  and  Cost  workbook  and  identify  any 
deviation  from  the  baseline.  Establish  why  the  deviation  has  occurred.  Refer  back  to  the  project 
control  factors  to  help  determine  the  appropriate  corrective  action  and  adjust  the  schedule 
accordingly.  Determine  if the  stage  has  exceeded  the  progress,  cost  and quality  tolerance  levels 
agreed  with  the  project  management  team.  Review  status  of  open  issues  and  determine  any 
further  action  required  on  these  issues.  Review  the  status  of  any  outstanding  quality  reviews 
Review any new change requests.
· Conduct  team  status  review­  Conduct  a  status  meeting  with  the  project  team.  Items  for 
discussion are achievements this period planned activities that are incomplete or overdue, activities 
for the next period, new issues identified this period, issues closed this period, summary of results 
of quality reviews , summary of schedule and cost status, suggested revisions to the plan.

· Create  status  report  ­  The  status  report  provides  a  record  of  current  achievement  and 
immediate  expectations  of  the  project.  The  status  has  to  be  effectively  communicated  to  all 
interested parties.
· Create  Flash  report  ­  summarize  the  accomplishments  for  the  month,  schedule  status, 
upcoming  tasks  for  the  month  and  any  major  issues.  Distribute  to  the  project  team  and  project 
management team
· Project Status Reports ­ As discussed earlier, the status report provides a record of current 
achievements and immediate expectations of the project. 

A weekly status report includes: 
­  Accomplishments during the period 
­  Items not completed during the period 
­  Proposed activities for the next period

Sikkim Manipal University 
47 
Project Management  Unit 3 

­  Any predicted slippage to the stage schedule, along with cause and corrective action. 
­  Any predicted cost overrun along with cause and corrective action. 

3.6.1  Approvals  – Project stage reviews and the decisions taken and actions planned need to be 

approved by the top management. The goals of such review are to improve quality by finding 
defects and to improve productivity by finding defects in a cost effective manner. The group 
review  process  includes  several  stages  like  planning,  preparation  and  overview  a  group 
review meeting and rework recommendations and follow­up. 

3.6.2  Change Control 
Controlling  the  changes  in  the  project  is possible  through  a  proper  change  management process 
and  using  necessary  tools for  controlling  the  change.  Change  control  is  necessary  to  control  the 
increase  of  work  at  various  stages  of  project      and  to  manage  effectively  the  disruptions  in  the 
stages, if any. These factors may affect the progress of the project, resulting in deviations from the 
stage schedules, project and stage cost and project scope. 

3.6.3 Changing  Project Management Process 
The processes involved in bringing about a change are the following: 
i.Request for a change­ Identify need for a change based on which a formal request from either a 
member of the project team or a client or a coordinator or Key stakeholder to make a change is to 
be  made. 
ii.Identify  Alternate  Solutions  –  Evaluate  the  change  request  and  identify  several  alternative 
solutions. Assess the alternatives with respect to the functional scope, schedule, effort and cost. 
iii.Decide  on  the  Actions  for  the  change  –  Present  the  change  request,  alternative  solutions  and 
recommendation  to  the  project  management  team.  The  project  management  team  is  required  to 
accept the recommendation, choose an alternative solution, or request further investigation. 
iv.Implement  change  –  make  appropriate  schedule  and  other  project  plan  adjustments  to 
accommodate  the  change,  communicate  these  to  team  members,  monitor  progress  and  execute 
quality control on the changes.

Sikkim Manipal University 
48 
Project Management  Unit 3 

3.6.4Tools for Changing a process 

There are various tools which can be used to bring about a change in a process. All such tools can 
be mainly classified into the following two types­ 

a)  Change Management System (CMS) ­ It is a methodology which requires collection of all formal 
documented  procedures,  defining  how  project  performance  will  be  monitored  and  evaluated,  how 
project plans could be  updated, how various measures can be implemented to control the change 
process.  These procedures may be unique to an organization based on their project needs. It also 
includes procedures  to handle  the changes that may  be approved  without prior  review,  so  that  the 
evolution of baseline can be documented. 
b)  Configuration Management (CM) – Identify the configuration items and define the naming and 
numbering  scheme,  structure  the changes,  define  a  backup procedure, and follow the  methods for 
tracking the  status of configuration items. Identify and define the responsibility and authority of the 
CMS. 

3.6.5Project Closure 
Any project  that  is planned properly  and  executed  as per  the  plan  will  also  close  successfully.  For 
successful completion of a project every aspect of the project should be monitored and controlled. 

3.6.6 Completion of activities and benefits 
The closure of a project may result in the following  benefits – 
1.  It implies that on successful completion of a project, it has not drifted from its intended course and 
plans.  Otherwise  it  would  have  resulted  in  a  change  and  may  also  kick  start  another  project 
affecting the main project. 
2.  The project member are acknowledged for the completion of the project, motivating them to take 
up more projects wherein the members would be able to confidently handle and take care of all 
the problems based upon their learning from earlier project. 
3.  It  results  in  setting  up  of  processes  for  continued  development  and  improvement  of  the  final 
product of any project forthcoming.

Sikkim Manipal University 
49 
Project Management  Unit 3 

4.  It results in setting up of improved standard process and estimating models for this type of future 
projects. 
5.  It enables resource redeployment. 

The deliverable at the end of each stage could be ­ 
1.  A set of specified outputs for each stage of the project 
2.  New products or modified existing product 
3.  Items that may be less easy to distinguish like parameter setup data transfer, staff training etc. 

3.6.7 Post Implementation Review 
After every stage of a project is implemented, it may so happen that there could be a minor change 
or modification which has to be reviewed. A review may by in the following form ­ 
a)  Final product review – The product obtained after every stage must meet the requirements of that 
stage.  If  it  completely  meets  the  stated  objectives  then  focus  on  the  issues  of  maintenance  of  the 
processes  and  product  performance.  If  the  final  product  does  not  completely  meet  the  objectives 
then identify the variations in the product and analyze the variation. Study the factors responsible for 
the change and evaluate each one separately. 
b)  Outstanding  project  work  review  –  Many    times  it  is  found  that  there  may be  some  item  of  the 
project which is still not in its stage finished form. It may be insignificant as it may be a byproduct of 
that  stage  not  required  immediately  for  the  next  stage.  Then  the  items  that  are  open  should  be 
resolved and necessary steps be taken to close such open items.. 
c)  Project Review­ Every aspect of a project from start to end has to be reviewed. The objectives, 
performance criteria, financial criteria, resource utilization, slips and gains of time, adherence to the 
project definition and plans have to be reviewed. All such review details and reports have to be well 
documented for future use. 
d)  Process review – Every process is important in any project. One may review the process to see if 
any changes can be made to improve its performance. 

3.6.8 Tools for Post Implementation Review 
There are various tools for post project implementation review that may be considered for improving 
and  developing  processes  of  the  project.  Reports  are  prepared  on  the  same  which  becomes  the

Sikkim Manipal University 
50 
Project Management  Unit 3 

basis  for  all  future  discussion.  Some  of  the  tools  that  may  be  considered  for  post  implementation 
review are ­ 
a)  Final  product  evaluation –  This  may  be  done  through  regularly  organized  meetings and  quality 
reviews. 
b)  Outstanding  project  work  evaluation  –  All  outstanding  works  of  a  project  can  be  reviewed  to 
check its output quality, its performance compared to planned and evaluate the same. 
c)  Project review questionnaire may become important if the reviews are to be structured and group 
discussion may be initiated depending upon the points to be discussed. 
d)  Process evaluation – evaluation of any process is one of the key issues of project 

3.6.9  Final project reporting and documentation 
After  completion  of  a  project  stage  and  the  project  as  a  whole,  it  is  documented.  Reports  are 
prepared  to  indicate  the  details.  The  objective  of  the  stage  and  the  project  and  the  corresponding 
plans  should  be  reviewed  and  items  that  are  still  open  should  then  be  closed  or  resolved.  The 
outstanding  items  should  be  passed  on  to  the  person  responsible  for  the  subsequent  work.  It  is 
necessary to document  every  stage  of  the project.  Every  review  meeting by    the  project  team and 
any other members of the project organization and follow ups have to be well documented. The risks 
that  were  managed  have  to  be  analyzed  and  documented.  Also  various  metrics  could  have  been 
used during the course of the project and necessary changes in the stages. Effects on the process 
and the corresponding metrics are evaluated and documented. Some of the outcomes that need to 
be well documented are – 
a)  Key stages of the project 
b)  Project logic diagram 
c)  Key stages responsibility chart 
d)  Estimates for all key stages 
e)  Optimized project gantt chart 
f)  Updated and reviewed project risk log 
g)  Risk management forms for new high risks 
h)  Project operating budget 
This serves as a baseline for future project reference.

Sikkim Manipal University 
51 
Project Management  Unit 3 

Self Assessment Questions ­ 5 : True or False 
1.  Update  the  schedule for  actual  start date for  tasks  started, actual finish date for tasks finished, 
actual hours worked per task, latest estimated work in hours to complete the task. 
2.  While  creating  status  reports,  summarize  the  accomplishments  for  the  month,  schedule  status, 
upcoming tasks for the month and any major issues. 
3.  Change control is necessary to control the increase of work at various stages of project   and to 
manage effectively the disruptions in the stages, if any. 
4.  SCM and CM are the tools used for changing a process. 
5.  Project  review  questionnaire  may  become  important  if  the  reviews  are  to  be  structured  and 
individual discussion may be initiated depending upon the points to be discussed. 

3.7  Summary 
Now that you have gone through this unit, you will be confident in applying the thoughts to a project 
with  respect  to  the  Project  management  characteristic  and  the  various  process  groups.  You  have 
also understood the project monitoring steps, project control and project quality as applicable to any 
project management activity. Also explained is the methodology of controlling  the project processes. 
At  the  end you  have  studied about  the  steps to be followed  post project  completion.  How  to  close 
activities along with the way of reporting and documentation is also explained. 

Terminal  Questions: 
1.  What are the characteristics of project mindset? 
2.  What is the need of customization? 
3.  Explain the various steps involved in monitoring and controlling a project. 
4.  How is the project progress controlled? 
5.  Indicate the processes involved in bringing about a change. 
6.  What are the tools used for changing a process in a project? 
7.  Write in detail about the post implementation review of a project.

Sikkim Manipal University 
52 
Project Management  Unit 3 

Answers to Self Assessment Questions: 
Self Assessment Questions ­1 
1­True, 2­True, 3­False 
Self Assessment Questions ­ 2 
1­True, 2­False, 3­False 
Self Assessment Question ­ 3 
1­True 
Self Assessment Questions ­ 4 
1­monitoring , 2­project progress, 3­ quality control. 
Self Assessment Questions ­ 5 
1­True, 2­False, 3­True, 4­True, 5­False 

Answer to Terminal Questions : 
1.  Refer  3.2 
2.  Refer  3.4 
3.  Refer  3.5 
4.  Refer  3.6 
5.  Refer 3.6.3 
6.  Refer 3.6.4 
7.  Refer 3.6.7

Sikkim Manipal University 
53