Mezzan 

Information Systems Department 
  SAP Quick Reference Card 
 
Business Process  DMS Document Creation Process
       
Transactions codes  CV01N 
 
Step‐by‐Step
1  Log on to SAP 

2  Enter T‐code CV01N. Click Enter. 

Select Document Type for which document has to be created and uploaded in DMS. For Procurement 
team, please use PPI (Proforma Invoice), PPR (PR Form), PAL (Analysis Sheet), PVI (Vendor Invoice), PPL 
(Packing List), PCO (Certificate of Orign), PBL (Bill of Lading), PHC (Health & Halal Cert.), PMC 
3  (Municipality Cert.) or PCS (Commercial Shipg Doc). Please note that PCS is a combination of PBL, PCO, 
PHC, PMC, PPI, PPL and PVI. You can use PCS when you want to upload all the non‐SAP documents that 
came together in one shipment. If separate, then use the relevant individual document type. 

4  Click Enter  . 

5  Fill in the Description   for the document.  
6 
Select   as your department. 

Click on   Tab if visible. Text boxes under this tab are optional and values maintained 
7 
here can be used for searching the document later on. 

Click on   Tab if visible. Select the SAP object (vendor, customer, purchase order 
8 
number and line item number, Employee etc.) with which the document needs to be linked. 

9  Click on   tab to maintain description in Arabic. 

10  Click on    tab to upload the original/scanned file. 

11  Click on   to select the scanned file. 

Once the file is selected, the status is shown as   . Click on   to save the file in DMS storage area.  

12 
The file status is changed to   .  

Click on Save   to save the document. Successful message appears as 
13 
 

Originally, document is saved with status as “Created”. When the file is ready for distribution or no 
14  further changes are required, status should be changed to “Released”. Release status allows updating 
only the object link. 

ISSUE DATE  JUNE 4, 2014                                        Version: 1.0 

  Page 1