M

C
Chương 6: Dự toán
S

M Phan Trung Kiên

C NEU

S
 Mục tiêu của Chương

n Bản chất của lập dự toán hoạt động

trong kiểm soát quản lý
n Phân biệt dự toán hoạt động với dự
báo, lập kế hoạch thực hiện chiến lược
n Trình tự lập dự toán hoạt động
M n Hành vi trong lập dự toán hoạt động
ảnh hưởng tới kiểm soát
C
S
PTK - NEU 2
 Dự toán hoạt động là gì?

n Dự toán hoạt động

n Là những dự kiến chi tiết về các khoản thu
nhập, chi phí cũng như cách huy động và
sử dụng các nguồn vốn để thực hiện kế
hoạch đã định cho năm tài chính kế tiếp
Dự toán hoạt động là công cụ quan
M
n
trọng cho lập kế hoạch và kiểm soát
ngắn hạn một cách hiệu quả trong tổ
C
chức
S
PTK - NEU 3
 Đặc điểm của dự toán hoạt động

n Dự toán dự tính về lợi nhuận tiềm năng của đơn vị kinh

doanh;
n Dự toán được trình bày bằng đơn vị tiền tệ, có thể được
tính theo đơn vị tiền tệ tư thước đo hiện vật;
n Dự toán hoạt động thường được xây dựng cho một năm;
n Dự toán hoạt động được xem như một cam kết quản lý:
nhà quản lý của đơn vị chấp nhận trách nhiệm thực thi các
mục tiêu đã dự toán;
n Dự toán được kiểm tra, phê chuẩn bởi cấp có thẩm quyền
M n
cao hơn;
Sau khi dự toán được phê chuẩn, dự toán chỉ có thể thay
đổi theo những điều kiện cụ thể;

C n Định kỳ, hoạt động tài chính thực tế được so sánh với dự
toán, những chênh lệch so với dự toán sẽ được phân tích
và tìm hiểu nguyên nhân.

S
PTK - NEU 4
 Dự toán vs lập kế hoạch chiến lược

n Cả hai đều có liên quan tới quá trình lập kế hoạch

nhưng khác nhau về loại hoạt động trong mỗi quá trình
ấy;
n Lập dự toán tập trung vào 1 năm trong khi lập kế hoạch
thực hiện chiến lược liên quan tới hoạt động trong
nhiều năm.
n Lập kế hoạch thực hiện chiến lược bao trùm lên hoạt
động lập dự toán hoạt động, lập kế hoạch thực hiện
chiến lược tạo cơ sở cho dự toán hoạt động hàng năm;
M n Lập kế hoạch thực hiện chiến lược được cấu trúc theo
dòng sản phẩm hoặc chương trình, dự án trong khi lập
dự toán hoạt động được xây dựng bởi các trung tâm
C trách nhiệm.

S
PTK - NEU 5
 Dự toán vs dự báo

n Dự báo:
n Dự toán là một kế hoạch quản lý trong đó bao gồm những bước
công việc chủ động trong quan hệ với kế hoạch;
n Dự báo thường được sử dụng tương tự như dự đoán, tập trung
vào những sự kiện mang tính khuôn mẫu mà dựa vào đó người ta
có thể đưa ra những thông tin liên quan;
n Sự tương phản giữa dự toán và dự báo thể hiện:
n Dự báo có thể được trình bày theo đơn vị tiền tệ hoặc không;
thực hiện bất cứ thời gian nào;
Người dự báo không có trách nhiệm đối với sự sai lệch so với
M
n
kết quả dự báo;
n Dự báo thường không phải có sự phê chuẩn của cấp quản lý cao
hơn;

C
n Dự báo được cập nhật càng sớm càng tốt nhũng thông tin mới
(thông tin làm thay đổi các điều kiện);
n Chênh lệch so với dự báo không được phân tích một cách chính
thức và không được thực hiện định kỳ.

S
PTK - NEU 6
 Ví dụ

n Một dự báo của nhân viên quản lý quĩ

n Mục đích là gì?
n Có thể gồm những ước tính gì?
n Nhân viên này có trách nhiệm thực hiện
không?

M n Dự báo cáo thể thay đổi không?

n Có phải là một công cụ của lập kế hoạch
C không?...

S
PTK - NEU 7
 Mục đích sử dụng của dự toán

n Điều chỉnh kế hoạch chiến lược

n Dự toán đưa ra nhữnglựa chọn cho nhà quản lý ra quyết định
nhằm cải thiện hoạt động trước khi một cam kết cụ thể được xây
dựng theo cách thức cụ thể trong năm hoạt động.
n Đảm bảo sụ phối hợp
n Tất cả các giám đốc trung tâm trách nhiệm của tổ chức đều tham
gia lập dự toán
n Sau khi đã phối hợp thành một dự toán tổng thể, những vấn đề
tồn tại sẽ được nhận diện và giải quyết.
n Xác nhận về trách nhiệm:
M n Dự toán được phê chuẩn phải làm rõ trách nhiệm trong thực hiện
đối với mỗi giám đốc.
n Cơ sở cho đánh giá hoạt động:
C n Dự toán được xem như là một sự cam kết của người lập dự toán
với cấp trên
n Dự toán có thể được sử dụng như là một tiêu chuẩn cho việc
đánh giá hoạt động thực tế.
S
PTK - NEU 8
 Các loại kế hoạch và nội dung

Kế hoạch chiến lược Dự toán hoạt động Dự toán vốn

Doanh thu, chi phí cho Cho toàn bộ tổ chức và cho

mỗi chương trình cơ mỗi đơn vị kinh doanh độc lập
bản
Không cần thiết đối với Được phân loại theo trung tâm
các trung tâm trách nhiệm trách nhiệm
Những loại cơ bản: DT, CP
sản xuất, CP hàng bán,
Không chi tiết như dự

M
Marketing, vận chuyển, bán
toán hoạt động
hàng và hành chính, R&D,
thuế, TN thuần
Nhiều chi phí biến đổi Chi phí có thể linh hoạt; được
C quyết định; cam kết
Trong một vài năm Cho 1 năm, chia thành tháng,
quí

S Tổng cộng phù hợp với

dự toán hoạt động
Tổng cộng phù hợp với kế
hoạch chiến lược (trừ điều
Tổng cộng chi tiêu
dự tính theo các quí
PTK - NEU chỉnh) 9
 Phân chia nhóm trong lập dự toán
hoạt động

n Dự toán doanh thu:

n Dự toán doanh thu liên quan tới dự toán về số
lượng bán và giá bán. Dự toán doanh thu dựa trên
dự báo về một số diều kiện không thuộc trách nhiệm
của giám đốc bán hàng;
n Dự toán chi phí sản xuất và giá vốn hàng bán
n Dự toán chi phí marketing
M n Dự toán chi phí chung và quản lý hành chính
n Dự toán chi phí nghiên cứu và phát triển
C n Dự toán thuế thu nhập

S
PTK - NEU 10
 Một số dự toán khác

n Dự toán vốn:
n Dự toán vốn được xác định gồm dự án đầu tư vốn đã được phê
chuẩn và cộng dồn vốn của các dự án nhỏ
n Dự toán vốn thường được chuẩn bị một cách riêng rẽ từ dự toán
hoạt động.
n Những dự kiến về chi tiêu được vốn hoá sẽ được xem xét ở các
mức độ quản lý khác nhau trong tổ chức cho tới khi được thông
qua
n Dự toán vốn là vô cùng cần thiết để có thể chuẩn bị được báo cáo
lưu chuyển tiền tệ;

M n Bảng cân đối kế toán dự toán:

n Dự toán này trình bày về bảng cân đối kế toán trong quan hệ với
các quyết định trong dự toán hoạt động và dự toán vốn;

C
n Báo cáo lưu chuyển tiền tệ dự toán:
n Thông tin về số tiền cần trong năm sẽ được đáp ứng từ lãi lưu
giữ, từ vay mượn, hoặc từ những nguồn khác bên ngoài;

S
PTK - NEU 11
 Quản lý bằng các mục tiêu

n Các mục tiêu tài chính mà giám đốc

phải có trách nhiệm đạt được trong
năm dự toán được thiết lập liên quan
tới các dự toán đã trình bày trên
n Để đạt được mục tiêu thực chất phải
đạt được mục tiêu cụ thể:
M n Mở văn phòng bán hàng mới
Giới thiệu một dòng sản phẩm mới, đào tạo
C
n
lại nhân viên
n Lắp đặt hệ thống máy tính mới,....
S
PTK - NEU 12
 Bộ phận lập dự toán

n Chủ thể thực hiện lập dự toán: bộ phận lập dự toán

n Bộ phận này thực hiện các chức năng cơ bản sau:
n Thông tin về các thủ tục và biểu mẫu chuẩn bị cho lập dự
toán
n Phối hợp và thông tin về những giả thiết có liên quan tới
dự toán trong năm
n Đảm bảo những thông tin được trao đổi giữa các đơn vị
kinh doanh trong tổ chức đáng tin cậy;
Cung cấp sự hỗ trợ đối với nhân viên lập dự toán;
M
n
n Phân tích các dự toán đã được đề xuất và đưa ra bình
luận cho người lập dự toán và cho cấp quản lý cao hơn
n Quản lý quá trình giám sát trong lập dự toán trong năm;
C n Phối hợp công việc của bộ phận lập dự toán
n Phân tích hoạt động được báo cáo so với dự toán, giải
thích kết quả và chuẩn bị báo cáo tóm tắt cho nhà quản lý
S
PTK - NEU 13
 Trình tự lập dự toán hoạt động

Bước 1. Đưa ra các hướng dẫn cho lập

dự toán
Bước 2. Dự thảo dự toán ban đầu
Bước 3. Đàm phán
Bước 4. Kiểm tra và phê chuẩn
M
Bước 5. Kiểm tra, điều chỉnh dự toán
C Bước 6. Dự toán sự kiện bất thường

S
PTK - NEU 14
 Trình tự lập dự toán hoạt động (tiếp)

n Bước 1. Đưa ra các hướng dẫn cho lập

dự toán
n Bao gồm:
n Nội dung dự toán
n Các nguồn đầu tư để thực hiện dự toán
n Tiến độ thực hiện dự toán

M n Các mốc thời gian trong việc kiểm tra việc thực
hiện dự toán.
n Nhân viên bộ phận lập dự toán phát triển
C những hướng dẫn này và nhà quản lý cao
cấp trong đơn vị thực hiện phê chuẩn
S
PTK - NEU 15
 Trình tự lập dự toán hoạt động (tiếp)

n Bước 2. Dự thảo dự toán ban đầu

n Sử dụng những hướng dẫn, giám đốc của các trung tâm
trách nhiệm dưới sự trợ giúp của nhân viên, phát triển yêu
cầu dự toán
n Dự toán ban đầu thường dựa trên cơ sở những yếu tố
hiện có, dự toán sẽ dự vào mức hoạt động hiện tại, sau đó
sẽ được sửa chữa trong quan hệ với những hướng dẫn
n Dự toán ban đầu phải tính tới những thay đổi từ những
yếu tố bên ngoài

M n Dự toán ban đầu tính tới những thay đổi về chính sách và
thực tiễn hoạt động nội bộ

C
S
PTK - NEU 16
 Trình tự lập dự toán hoạt động (tiếp)

n Bước 3. Đàm phán

n Nhân viên lập dự toán sẽ thảo luận với quản lý
n Bước 4. Kiểm tra và phê chuẩn
n Dự toán đề xuất sẽ được cấp cao nhất của đơn vị
kinh doanh phân tích, tổng hợ và kiểm tra
n Phê chuẩn cuối cùng về dự toán do CEO thực hiện
n CEO có thể đệ trình bản dự toán lên hội đồng giám
đốc.
M

C
S
PTK - NEU 17
 Trình tự lập dự toán hoạt động (tiếp)

n Bước 5. Kiểm tra, điều chỉnh dự toán

n Một thủ tục mang tính hành chính là kiểm
tra và điều chỉnh dự toán sau khi đã được
phê chuẩn
n Có 2 loại kiểm tra:
Thủ tục cung cấp việc cập nhật dự toán một cách
M
n
hệ thống;
n Thủ tục cho phép kiểm tra, điều chỉnh trong
C trường hợp đặc biệt.

S
PTK - NEU 18
 Trình tự lập dự toán hoạt động (tiếp)

n Bước 6. Dự toán sự kiện bất thường

n Một số công ty chuẩn bị dự toán cho những tình
huống bất thường
n Dự toán liên quan tới hành vi của nhà quản lý thực
hiện những hành động cần thiết nếu những trường
hợp bất thường có thể xảy ra như
n Dự toán sự kiện bất thường đưa ra cách thức điều
M chỉnh nhanh theo sự thay đổi các điều kiện nếu tình
huống này xảy ra.

C
S
PTK - NEU 19
 Hành vi trong lập dự toán

n Một mục tiêu cơ bản của KSQL là khuyến khích các nhà quản
lý các cấp thực hiện được các mục tiêu theo cách hiệu lực và
hiệu quả.
n Để việc lập DTHĐ trong doanh nghiệp có hiệu qủa, người ta
thường xem xét các khía cạnh hành vi sau:
n Mức độ tham gia vào quá trình lập DTHĐ của các đơn vị cấp
dưưới: Thực hiện top down hoặc bottom up
n Tính khả thi trong việc thực hiện dự toán
n Sự tham gia của ban quản lí cấp cao vào quá trình lập và phê
chuẩn DTHĐ
M n Sự tham gia của quản lý cấp cao là điều kiện cần thiết để thực
hiện các mục tiêu
n Kiểm soát và quản lí chặt chẽ DTHĐ;
C n
n
Động viên khích lệ cấp dưới;
Tránh quan liêu trong quản lí.

S
PTK - NEU 20
 Hành vi trong lập dự toán

n Mức độ tham gia của bộ máy chuyên trách

trong lập dự toán ảnh hưởng tới chất lượng
dự toán, ảnh hưởng trực tiếp đến việc thực
hiện
n Bộ phận dự toán tham gia vào giải quyết
những vấn đề về hành vi:
Phân tích chi tiết về dự toán từ đó khẳng định chắc
M
n
chắn dự toán được lập đúng đắn và thông tin chính
xác

C n Thành viên của bộ phận lập dự toán có thể phải tính

lại một phần và kiểm tra tính khách quan trong quá
trình lập dự toán.
S
PTK - NEU 21
 Kỹ thuật sử dụng trong lập dự toán
hoạt động
n Mô phỏng (Simulation):
n Là phương pháp tạo ra mô hình của 1 tình huống có thật
và vận hành mô hình đó đển đi đến kết luận về tình huống
thực tế đó
n Thực tế khi lập mô hình có sự trợ giúp của máy tính.
n Ước tính khả năng sinh lời (Probability Estimates):
n Được sử dụng rộng rãi trong việc kiểm tra, phê chuẩn dự
toán hoạt động cuả cấp dưới
Việc ước tính có thể được thực hiện thông qua:
M
n
n Chuẩn chung (nếu có)
n Phân tích xu hướng và dựa vào số liệu đã thực hiện hiện ở
các năm trước

C n Mối quan hệ giữa các chỉ tiêu khác nhau trong hệ thống dự
toán

S
PTK - NEU 22
 Kết thúc Chương!

C
S
PTK - NEU 23