BỆNH VIỆN ...

QUY TRÌNH THAO TÁC CHUẨN Mã hiệu: GSP-D-01

KHOA DƯỢC Lần ban hành: 01
Quy trình nhập thuốc và kiểm
tra thuốc nhập kho Ngày ban
.../.../2019
hành:

MỤC LỤC
SỬA ĐỔI TÀI LIỆU
1. MỤC ĐÍCH
2. PHẠM VI
3. TÀI LIỆU VIỆN DẪN
4. ĐỊNH NGHĨA/VIẾT TẮT
5. NỘI DUNG QUY TRÌNH
6. BIỂU MẪU
7. HỒ SƠ CẦN LƯU

Trách nhiệm Soạn thảo Xem xét Phê duyệt

Họ tên …. …. …….

Chữ ký

Chức vụ ….. …. …

1/10
 BỆNH VIỆN ... QUY TRÌNH THAO TÁC CHUẨN Mã hiệu: GSP-D-01
KHOA DƯỢC Lần ban hành: 01
Quy trình nhập thuốc và kiểm
tra thuốc nhập kho Ngày ban
.../.../2019
hành:

SỬA ĐỔI TÀI LIỆU

Yêu cầu Trang / Phần Lần ban
Ngày ban
sửa đổi/ liên quan Mô tả nội dung sửa đổi hành / Lần
hành
bổ sung việc sửa đổi sửa đổi

2/10
 BỆNH VIỆN ... QUY TRÌNH THAO TÁC CHUẨN Mã hiệu: GSP-D-01
KHOA DƯỢC Lần ban hành: 01
Quy trình nhập thuốc và kiểm
tra thuốc nhập kho Ngày ban
.../.../2019
hành:

1. MỤC ĐÍCH
Đảm bảo việc nhập kho, kiểm tra thuốc trước khi nhập kho và thực hiện việc giao
nhận, lập các chứng từ thanh toán đúng quy định hiện hành.
2. PHẠM VI
Áp dụng cho việc nhập kho thuốc (thuốc hóa dược, thuốc dược liệu, thuốc cổ
truyền, vắc xin, sinh phẩm) được nhập vào Bệnh viện từ các nhà phân phối (kể cả các
thuốc do người bệnh trả lại).
Bộ phận Thống kê dược, Bộ phận kho dược của Khoa Dược và Bộ phận kế toán
dược (Phòng Tài chính Kế toán) chịu trách nhiệm thực hiện và kiểm soát quy trình này.
3. TÀI LIỆU VIỆN DẪN
- Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015.
- Luật Dược số 105/2016/QH13 ngày 06/4/2016 của Quốc hội khóa 13.
- Thông tư số 36/2018/TT-BYT ngày 22/11/2018 của Bộ trưởng Bộ Y tế quy định
vể Thực hành tốt bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc.
- Thông tư số 22/2011/TT-BYT ngày 10/6/2011 của Bộ trưởng Bộ Y tế quy định
tổ chức và hoạt động của Khoa Dược.
- Thông tư số 23/2011/TT-BYT ngày 10/6/2011 của Bộ trưởng Bộ Y tế hướng dẫn
sử dụng thuốc trong các cơ sở y tế có giường bệnh.
- Nghị định số 104/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ quy định về hoạt
động tiêm chủng.
- Thông tư số 34/2018/TT-BYT ngày 16/11/2018 của Bộ trưởng Bộ Y tế quy định
chi tiết một số điều của nghị định số 104/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của
Chính phủ quy định về hoạt động tiêm chủng.
4. ĐỊNH NGHĨA/VIẾT TẮT
- BHYT: Bảo hiểm y tế
- BM: Biểu mẫu
- K/P: Khoa/phòng
- KD: Khoa Dược
- NB: Người bệnh

3/10
 BỆNH VIỆN ... QUY TRÌNH THAO TÁC CHUẨN Mã hiệu: GSP-D-01
KHOA DƯỢC Lần ban hành: 01
Quy trình nhập thuốc và kiểm
tra thuốc nhập kho Ngày ban
.../.../2019
hành:

- PTCKT: Phòng TCKT

- PM: Phần mềm
5. NỘI DUNG QUY TRÌNH
Bước Nơi Người
Hướng dẫn chi tiết Lưu ý
thực hiện thực hiện thực hiện
1) Lập kế Bộ phận Thủ kho 1. Lập kế hoạch đặt hàng định kỳ Đảm bảo
hoạch đặt kho (hàng tháng) căn cứ vào: cung ứng
hàng o Số lượng sử dụng thuốc đầy đủ hàng
hàng tháng tại khoa/phòng hóa cho K/P
qua PM quản lý. sử dụng cho
o Số lượng tồn kho. NB.
o Hợp đồng mua hàng.
2. Trình Trưởng KD ký duyệt
3. Chuyển kế hoạch đặt hàng đến
bộ phận cung ứng (KD).
4. Thời gian thực hiện: từ ngày 1
– 5 mỗi tháng.
5. Ngoài kế hoạch định kỳ, có thể
có kế hoạch đột xuất.
2) Đặt hàng Bộ phận Nhân 1. Lập phiếu đặt hàng Đảm bảo
ung ứng viên cung 2. Đặt hàng công ty cung cấp hàng hóa
ứng bằng hình thức trực tiếp/Điện nhập vào
thoại/Email. đúng với
3. Thông báo cụ thể về số lượng hợp đồng đã
hàng hóa, thời gian giao hàng, quy ký với công
cách đóng gói, giao hàng theo yêu ty.
cầu trên phiếu đặt hàng.
3) Nhận hàng Kho Hội đồng 1. Kiểm tra hàng hóa nhập vào so Đảm bảo
và sắp xếp kiểm nhập với phiếu đặt hàng bao gồm: hàng hóa
hàng vào kho o Số lượng nhập hàng
o Giá thành (so với giá trong đúng và đủ
hợp đồng hoặc giá đã điều số lượng,
chỉnh (nếu có)) chất lượng.
o Chất lượng hàng hóa (bao
bì đóng gói: vỏ, hộp, cảm
quan bên ngoài …)

4/10
 BỆNH VIỆN ... QUY TRÌNH THAO TÁC CHUẨN Mã hiệu: GSP-D-01
KHOA DƯỢC Lần ban hành: 01
Quy trình nhập thuốc và kiểm
tra thuốc nhập kho Ngày ban
.../.../2019
hành:

Bước Nơi Người

Hướng dẫn chi tiết Lưu ý
thực hiện thực hiện thực hiện
o Điều kiện bảo quản của
thuốc (đặc biệt là vắc xin)
o Số lô, hạn dùng, số đăng ký
o Nơi sản xuất.
Kho Trưởng 2. Sắp xếp hàng hóa vào kho đúng
KD nơi quy định (kho thuốc thường,
Thủ kho kho vắc xin,…)
3. Trường hợp các sản phẩm
không đạt yêu cầu nhập kho sẽ
thực hiện biệt trữ và trả lại nhà
cung ứng.
4. Đối với thuốc do người bệnh trả
lại hoặc các K/P trả lại, Trưởng KD
đánh giá chất lượng và quyết định
việc tiếp tục sử dụng hoặc biệt trữ
chờ hủy
4) Lập sổ Kho Thủ kho 1. Lập sổ kiểm nhập thuốc có đầy Thực hiện
kiểm nhập đủ chữ ký của các thành viên hội theo quy
thuốc đồng kiểm nhập và đính kèm hóa định Nhà
đơn bán hàng. nước.
2. Giao sổ kiểm nhập thuốc (đính
kèm hóa đơn) cho bộ phận thống
kê dược kèm theo bảng liệt kê số
lượng hóa đơn.
5 ) Kiểm tra KD Bộ phận 1. Kiểm tra tính chính xác của hóa Thực hiện
hóa đơn thống kê đơn: theo quy
dược o Thông tin hành chính. định Nhà
o Sổ kiểm nhập thuốc. nước.
o Hợp đồng mua sắm: giá
thành, số lượng…
o Yêu cầu điều chỉnh (nếu có)
2. Chuyển kế toán phụ trách Dược
(P.TCKT)
P.TCKT Kế toán 3. Kiểm tra tính hợp lệ của hóa
phụ trách đơn, Sổ kiểm nhập thuốc.
Dược 4. Nhập và in phiếu nhập kho đính
5/10
 BỆNH VIỆN ... QUY TRÌNH THAO TÁC CHUẨN Mã hiệu: GSP-D-01
KHOA DƯỢC Lần ban hành: 01
Quy trình nhập thuốc và kiểm
tra thuốc nhập kho Ngày ban
.../.../2019
hành:

Bước Nơi Người

Hướng dẫn chi tiết Lưu ý
thực hiện thực hiện thực hiện
kèm hóa đơn bán hàng và Sổ kiểm
nhập thuốc, trình Trưởng P.TCKT
xác nhận.
5. Chuyển lại phiếu nhập kho cho
thống kê Dược.
6) Hoàn tất KD Thủ kho 1. Kiểm tra và ký xác nhận trên Thực hiện
thủ tục nhập phiếu nhập kho. theo quy
kho 2. Chuyển phiếu nhập kho cho định Nhà
thống kê Dược. nước.

Thống kê 3.Trình ký Trưởng KD.

Dược
7) Lập phiếu KD Thống kê - Lập phiếu đề nghị thanh toán. Đảm bảo
đề nghị thanh Dược - Trình ký bộ chứng từ thanh toán thanh toán
toán (hóa đơn, phiếu nhập kho, phiếu đúng công
đề nghị thanh toán). ty đúng hợp
- Chuyển giao bộ phận phụ trách đồng.
thanh toán của phòng TCKT.
6. BIỂU MẪU
TT Tên Biểu mẫu
1. - Phiếu đặt hàng
- Sổ kiểm nhập thuốc
- Phiếu nhập kho
- Hóa đơn
- Phiếu đề nghị thanh toán
- Biên bản giao, nhận vắc xin
7. HỒ SƠ LƯU: Hồ sơ lưu bao gồm các thành phần sau
TT Hồ sơ lưu (bản chính hoặc bản sao theo quy định)
1. - Phiếu đặt hàng
- Sổ kiểm nhập thuốc
- Phiếu nhập kho
- Hóa đơn

6/10
BỆNH VIỆN ... QUY TRÌNH THAO TÁC CHUẨN Mã hiệu: GSP-D-01
KHOA DƯỢC Lần ban hành: 01
Quy trình nhập thuốc và kiểm
tra thuốc nhập kho Ngày ban
.../.../2019
hành:

- Phiếu đề nghị thanh toán

- Biên bản giao, nhận vắc xin

7/10
SỔ KIỂM NHẬP THUỐC

8/10
9/10
 BIÊN BẢN GIAO, NHẬN VẮC XIN
(Ban hành kèm theo Thông tư số 34/2018/TT-BYT ngày 16/11/2018 của Bộ trưởng Bộ Y tế)
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
…….1......., ngày....tháng... năm 20....
BIÊN BẢN GIAO, NHẬN VẮC XIN
TT Loại vắc Tên vắc Tên nhà Hàm Số đăng ký Số lô Hạn sử Số liệu Tình trạng bảo Tình trạng Ghi
xin2 xin sản xuất, lượng, lưu dụng quản (nhiệt độ, vắc chú
nước sản quy hành/Số VVM, chỉ thị xin/dung
xuất cách giấy phép đông băng (nếu môi (bao
đóng nhập khẩu có) 3 bì, nhãn
gói mác, màu
sắc,…)
1
2
3
....

ĐẠI DIỆN ĐƠN VỊ GIAO ĐẠI DIỆN ĐƠN VỊ NHẬN

(Ký, ghi rõ chức danh, họ và tên) (Ký, ghi rõ chức danh)
______________________
1
Địa danh
2
Nếu có nước pha hồi chỉnh kèm theo thì phải ghi lại thông tin đối với nhà sản xuất, nước sản xuất, đơn vị cung cấp,
số lô, hạn sử dụng của từng lô.
3
Nhiệt độ: ghi nhiệt độ lúc nhận, VVM: ghi giai đoạn (I, II, III, IV), chỉ thị đông băng: ghi tình trạng (V/X) .

10/10