QUY TRÌNH DUYỆT DỰ TRÙ MUA Mã số: NVD-…

SỞ Y TẾ THUỐC THÀNH PHẨM GÂY Lần ban hành: 01

TP HỒ CHÍ MINH NGHIỆN, THUỐC THÀNH PHẨM Ngày : / /2017
HƯỚNG TÂM THẦN, THUỐC Số trang: 1/7
THÀNH PHẨM TIỀN CHẤT

QUY TRÌNH DUYỆT DỰ TRÙ MUA THUỐC THÀNH PHẨM

GÂY NGHIỆN, THUỐC THÀNH PHẨM HƯỚNG TÂM THẦN,
THUỐC THÀNH PHẨM TIỀN CHẤT.

Mã số : NVD-…
Lần ban hành : 01
Ngày hiệu lực : / /2017

Mã số : NVD-… Lần ban hành: 01 Ngày hiệu lực: / /2017

 QUY TRÌNH DUYỆT DỰ TRÙ MUA Mã số: NVD-…
SỞ Y TẾ THUỐC THÀNH PHẨM GÂY Lần ban hành: 01
TP HỒ CHÍ MINH NGHIỆN, THUỐC THÀNH PHẨM Ngày : / /2017
HƯỚNG TÂM THẦN, THUỐC Số trang: 2/7
THÀNH PHẨM TIỀN CHẤT

THEO DÕI TÌNH TRẠNG SỬA ĐỔI

Ngày Vị trí Nội dung sửa đổi Ghi chú

/ /2017 Ban hành lần đầu

NƠI NHẬN
1. Giám đốc 7.
2. Các Phó Giám đốc 8.
3. Văn phòng Sở 9.
4. Các chuyên viên P.NVD 10.
5. Trang web điều hành tác nghiệp 11.
6. 12.
Người viết Người kiểm tra Người phê duyệt
Họ và DS. Đỗ Văn Dũng BS. Lê Anh Tuấn BS. Nguyễn Tấn Bỉnh
Tên
Chức vụ Trưởng phòng NVD Chánh Văn phòng Giám đốc

Chữ ký

Mã số : NVD-… Lần ban hành: 01 Ngày hiệu lực: / /2017

 QUY TRÌNH DUYỆT DỰ TRÙ MUA Mã số: NVD-…
SỞ Y TẾ THUỐC THÀNH PHẨM GÂY Lần ban hành: 01
TP HỒ CHÍ MINH NGHIỆN, THUỐC THÀNH PHẨM Ngày : / /2017
HƯỚNG TÂM THẦN, THUỐC Số trang: 3/7
THÀNH PHẨM TIỀN CHẤT

1. MỤC ĐÍCH
- Tiêu chuẩn hóa việc duyệt dự trù cho các đơn vị bằng cách mô tả, hướng dẫn
cụ thể, chi tiết cách thức thực hiện thủ tục xét duyệt dự trù theo đúng quy
định, hợp lý và khoa học.
- Quy trình duyệt dự trù áp dụng cho cả hai trường hợp:
+ Dự trù định kỳ hàng năm.
+ Dự trù đột xuất, bổ sung.
- Sử dụng Chương trình Quản lý hồ sơ công việc của Ủy ban nhân dân TP.
- Đảm bảo thời gian theo quy định trong công tác xét duyệt dự trù (07 ngày).
- Thuận tiện cho công tác kiểm tra, giám sát việc thực hiện các công đoạn trong
công tác duyệt dự trù cho đơn vị.
2. PHẠM VI ÁP DỤNG LIÊN QUAN
- Giám đốc
- Các Phó Giám đốc
- Văn phòng Sở
- Phòng Nghiệp vụ dược
3. CÁC TÀI LIỆU LIÊN QUAN (NỘI BỘ VÀ BÊN NGOÀI)
- Các điều khoản của ISO 9001:2008: 5., 7.1, 7.5.1, 7.5.3, 7.5.5, 8.3, 8., 8.5
- Hướng dẫn xây dựng quy trình thực hành chuẩn trong quản lý chất lượng xét
nghiệm tại cơ sở khám bệnh, chữa bệnh. (Ban hành kèm theo Quyết định số
5330/QĐ-BYT ngày 25/12/2015 của Bộ trưởng Bộ Y tế).
- Thông tư số 19/201/TT-BYT ngày 02/6/201 về Quy định quản lý thuốc gây
nghiện, thuốc hướng tâm thần và tiền chất dùng làm thuốc do Bộ Y tế ban
hành.
4. ĐỊNH NGHĨA, THUẬT NGỮ VÀ TỪ VIẾT TẮT
- PTNHS : Phiếu Tiếp nhận hồ sơ dịch vụ hành chính công do Tổ Tiếp nhận
hồ sơ giao cho cá nhân, tổ chức nộp hồ sơ tại Sở Y tế;
- PM-ISO : Chương trình Quản lý hồ sơ ISO (phân hệ thuộc Phần mềm quản
lý hồ sơ công việc) quản lý quy trình dịch vụ hành chính công được sử dụng
tại Sở Y tế;
- VB : Văn bản
- BGĐ : Giám đốc và các Phó giám đốc Sở.
- LĐP : Trưởng/ Phó phòng ban chức năng thuộc Sở;
- VPS : Văn phòng Sở Y tế;
- NVD : Phòng Nghiệp vụ dược;
- TNHS : Tổ Tiếp nhận hồ sơ thuộc Văn phòng Sở Y tế;
- CV : Chuyên viên;
- VT : Nhân viên văn thư thuộc Văn phòng Sở Y tế.

Mã số : NVD-… Lần ban hành: 01 Ngày hiệu lực: / /2017

 QUY TRÌNH DUYỆT DỰ TRÙ MUA Mã số: NVD-…
SỞ Y TẾ THUỐC THÀNH PHẨM GÂY Lần ban hành: 01
TP HỒ CHÍ MINH NGHIỆN, THUỐC THÀNH PHẨM Ngày : / /2017
HƯỚNG TÂM THẦN, THUỐC Số trang: 4/7
THÀNH PHẨM TIỀN CHẤT

- VB kết quả : Văn bản yêu cầu bổ sung hoặc từ chối duyệt dự trù đã được
BGĐ phê duyệt.

5. NỘI DUNG QUY TRÌNH: (Tổng số ngày: 07 ngày làm việc)

CÔNG
ĐOẠN
NGƯỜI TÀI LIỆU,
VÀ BỘ THỜI
TT MÔ TẢ CÔNG VIỆC THỰC BIỂU MẪU
PHẬN GIAN
HIỆN ÁP DỤNG
THỰC
HIỆN
- Nhận dự trù và kiểm tra thành phần hồ
sơ theo đúng quy định (04 bản dự trù bản
- Phiếu
chính có cùng số dự trù, cùng nội dung và
Chuyên chuyển văn
Văn công văn giải trình nếu có);
1 viên văn bản gốc 1 ngày
phòng Sở - Đóng dấu văn thư đến vào bản dự trù
thư - Mẫu Dự
đầu tiên trong bộ 04 bản dự trù;
trù thuốc
- Chuyển văn bản đến cho Phòng Nghiệp
vụ dược.
- Nhân viên hành chính của phòng Tiếp
nhận văn bản và chuyển văn bản cho
Trưởng phòng Nghiệp vụ dược;
- Trưởng phòng Nghiệp vụ dược phân
công xử lý văn bản (Trưởng phòng NVD
phân công CV thụ lý hồ sơ trên bản giấy
Phòng
và trên PM HSCV theo các quy định về LĐP
2 Nghiệp vụ 1 ngày
phân công xử lý hồ sơ của phòng). NVD
dược
- Trưởng phòng NVD theo dõi, đôn đốc,
hỗ trợ hướng xử lý (nếu cần) giúp CV giải
quyết văn bản đúng hạn.
- CV nghiên cứu hồ sơ dự trù và giải
quyết vấn đề trong dự trù và trong công
văn giải trình mà đơn vị đề cập.

Mã số : NVD-… Lần ban hành: 01 Ngày hiệu lực: / /2017

 QUY TRÌNH DUYỆT DỰ TRÙ MUA Mã số: NVD-…
SỞ Y TẾ THUỐC THÀNH PHẨM GÂY Lần ban hành: 01
TP HỒ CHÍ MINH NGHIỆN, THUỐC THÀNH PHẨM Ngày : / /2017
HƯỚNG TÂM THẦN, THUỐC Số trang: 5/7
THÀNH PHẨM TIỀN CHẤT

CV rà soát số liệu phần báo cáo kỳ trước

(căn cứ vào những đợt duyệt trước) trong
dự trù của đơn vị.
Xem xét tính toán số liệu đề nghị duyệt kỳ
này có phù hợp quy định hay không.
a. Trường hợp hồ sơ dự trù đạt yêu cầu:
CV ghi số lượng được duyệt dự trù bằng
Văn bản đề
chữ vào cột duyệt .
nghị bổ
Ghi trên bản chính dự trù.
sung hồ sơ;
Trình Trưởng phòng NVD ký tắt.
Phòng - CV Văn bản từ
b. Trường hợp hồ sơ dự trù cần bổ sung:
3 Nghiệp vụ phòng chối duyệt 1 ngày
Dự thảo văn bản đề nghị bổ sung hồ sơ.
dược NVD dự trù
Ghi rõ nội dung cần bổ sung và căn cứ
Mẫu duyệt
pháp lý.
dự trù
Chuyển HS trên PM hồ sơ công việc và
văn bản giấy cho LĐP xem xét.
c. Trường hợp từ chối hồ sơ dự trù:
Dự thảo văn bản từ chối duyệt dự trù có
nêu rõ lý do không duyệt dự trù dựa trên
căn cứ pháp lý nào.
Chuyển HS trên PM hồ sơ công việc và
văn bản giấy cho LĐP xem xét.
a. Trường hợp HS dự trù đạt yêu cầu:
- Trưởng phòng NVD ký tắt vào nơi duyệt
dự trù.
b. Trường hợp HS dự trù cần bổ sung:
- Nếu đồng ý VB dự thảo:
Ký duyệt văn bản dự thảo đề nghị bổ
sung.
LĐP xem Chuyển HS trên PM hồ sơ công việc kèm
xét Dự văn bản giấy văn thư. LĐP
4 1 ngày
thảo do - Nếu không đồng ý: Ghi ý kiến và chuyển NVD
CV trình trả CV thực hiện lại.
c. Trường hợp từ chối hồ sơ dự trù:
- Nếu đồng ý VB dự thảo:
Ký tắt vào cuối văn bản dự thảo từ chối.
Chuyển HS trên PM hồ sơ công việc kèm
văn bản giấy cho thư ký Ban Giám đốc.
- Nếu không đồng ý: Ghi ý kiến và chuyển
trả CV thực hiện lại.

Mã số : NVD-… Lần ban hành: 01 Ngày hiệu lực: / /2017

 QUY TRÌNH DUYỆT DỰ TRÙ MUA Mã số: NVD-…
SỞ Y TẾ THUỐC THÀNH PHẨM GÂY Lần ban hành: 01
TP HỒ CHÍ MINH NGHIỆN, THUỐC THÀNH PHẨM Ngày : / /2017
HƯỚNG TÂM THẦN, THUỐC Số trang: 6/7
THÀNH PHẨM TIỀN CHẤT

Thư ký BGĐ có trách nhiệm kiểm tra

thành phần hồ sơ, hình thức văn bản,
trước khi trình BGĐ.
- Nếu BGĐ đồng ý: Ký duyệt vào các hồ
sơ dự trù hoặc văn bản dự thảo do Phòng
NVD trình.
BGĐ xem
Chuyển thư ký chuyển VT cấp số, ghi
xét dự TTKBGĐ
5 ngày tháng, đóng dấu, phát hành. 2 ngày
thảo kết BGĐ
- Nếu BGĐ không đồng ý: Ghi ý kiến,
quả
chuyển trả Lãnh đạo Phòng NVD thực
hiện.
Sau khi tiếp nhận HS từ BGĐ, Thư ký
BGĐ chuyển giao HS đã được ký duyệt
cho Tổ văn thư ký nhận, ghi ngày tháng
nhận.
Văn thư VPS có trách nhiệm:
- Cấp số, ngày tháng, đóng dấu;
- Scan VB kết quả vào PM hồ sơ công
việc;
VT phát - Trả hồ sơ dự trù cho đơn vị: 02 bản
hành HS chính dự trù.
6 dự trù/ - Chuyển Phòng NVD: 01 bản chính dự VT 1 ngày
công văn trù (lưu).
trả lời - VPS: 01 bản bản chính dự trù (lưu)
- Chuyển công văn trả lời cho đơn vị bản
giấy tại Hộp thư đơn vị hoặc qua đường
Bưu điện.
- Lưu ngay hồ sơ.

6. PHỤ LỤC:
- Danh mục văn bản pháp quy liên quan (đính kèm).
- Biểu mẫu dự trù mua thuốc thành phẩm gây nghiện, thuốc thành phẩm hướng tâm
thần, thuốc thành phẩm tiền chất (Mẫu số 9 Thông tư số 19/201/TT-BYT ngày
02/6/201 về Quy định quản lý thuốc gây nghiện, thuốc hướng tâm thần và tiền
chất dùng làm thuốc).
7. THỜI HẠN LƯU TRỮ:
- Thời hạn lưu trữ dự trù mua thuốc thành phẩm gây nghiện, thuốc thành phẩm
hướng tâm thần, thuốc thành phẩm tiền chất là 10 năm.
- Hết thời hạn lưu trữ, dự trù mua thuốc thành phẩm gây nghiện, thuốc thành phẩm
hướng tâm thần, thuốc thành phẩm tiền chất được hủy theo quy định.

Mã số : NVD-… Lần ban hành: 01 Ngày hiệu lực: / /2017

 QUY TRÌNH DUYỆT DỰ TRÙ MUA Mã số: NVD-…
SỞ Y TẾ THUỐC THÀNH PHẨM GÂY Lần ban hành: 01
TP HỒ CHÍ MINH NGHIỆN, THUỐC THÀNH PHẨM Ngày : / /2017
HƯỚNG TÂM THẦN, THUỐC Số trang: 7/7
THÀNH PHẨM TIỀN CHẤT

Mẫu số 9
Tên đơn vị:
Địa chỉ:
Điện thoại:
Số:
 
DỰ TRÙ MUA THUỐC THÀNH PHẨM GÂY NGHIỆN, THUỐC THÀNH PHẨM HƯỚNG TÂM THẦN, THUỐC THÀNH
PHẨM TIỀN CHẤT
Năm .........
 
Kính gửi: Sở Y tế thành phố Hồ Chí Minh.
 
TT Tên hoạt TT Tên thương Đơn vị Phần báo cáo kỳ trước Số Duyệt Ghi chú
chất, nồng mại của tính Số Số lượng Tổng số Tổng số Tồn kho lượng
độ, hàm thuốc lượng nhập xuất cuối kỳ dự trù
lượng tồn kho trong kỳ trong kỳ
kỳ
trước
(1) (2) (3) () (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13)

1   1.1    
  1.2    

…                    

2   2.1                    

2.2                    

…                    

… … … …                  
 
    Ngày ...... tháng ...... năm ....... Số: ........., Ngày ...... tháng ..... năm ......
Nơi nhận:   Người đứng đầu cơ sở Duyệt bản dự trự này gồm ...... trang ...... khoản
- Như trên; Người lập dự trù Được mua tại công ty .......................................
- (Công ty cung ứng); Dự trù này có giá trị từ ngày ký ban hành đến
- Lưu tại cơ sở. hết ngày 31/12/20...... *
GIÁM ĐỐC SỞ Y TẾ
 
 
 
- Dự trù này áp dụng cho các cơ sở kinh doanh, sử dụng thuốc thành phẩm gây nghiện, thuốc thành phẩm hướng tâm thần, thuốc thành
phẩm tiền chất.
- Có thể làm dự trù bổ sung trong năm nhưng cột ,5,6,7,8,9 phải là những số liệu của thời gian trước ngày làm dự trù.
- Dự trù này có giá trị từ ngày ký ban hành đến hết ngày 31 tháng 12 của năm xin dự trù mua thuốc.

Mã số : NVD-… Lần ban hành: 01 Ngày hiệu lực: / /2017