BỆNH VIỆN BỆNH NHIỆT ĐỚI TRUNG ƢƠNG

QUY TRÌNH
LẬP DỰ TRÙ, NHẬN THUỐC, VTTH, HCSP
VÀ KIỂM SOÁT CHẤT LƢỢNG THUỐC
TẠI KHO DƢỢC
Mã số: QT.02.DUOC
Ngày ban hành: 05/01/2016
Lần ban hành: 02

Ngƣời viết Ngƣời kiểm tra Ngƣời phê duyệt

Họ và tên Vũ Tuấn Anh Nguyễn Thị Đại Phong Nguyễn Văn Kính

Ký tên

Chức danh Nhân viên Trưởng khoa Giám đốc

Quy trình lập dự trù, nhận thuốc, VTTH, HCSP và KSCL thuốc QT.02.DUOC
QUY TRÌNH
BỆNH VIỆN BỆNH Mã số: QT.02.DUOC
LẬP DỰ TRÙ, NHẬN
NHIỆT ĐỚI TRUNG ƢƠNG THUỐC, VTTH, HCSP VÀ Ngày ban hành: 05/01/2016

KIỂM SOÁT CHẤT LƢỢNG Lần ban hành: 02

THUỐC TẠI KHO DƢỢC

1. Người có liên quan phải nghiên cứu và thực hiện đúng các nội dung của
quy định này.
2. Nội dung trong quy định này có hiệu lực thi hành như sự chỉ đạo của
Giám đốc bệnh viện.
3. Mỗi đơn vị được phát 01 bản (có đóng dấu kiểm soát). Các đơn vị khi có
nhu cầu bổ sung thêm tài liệu, đề nghị liên hệ với thư ký ISO để có bản
đóng dấu kiểm soát. Cán bộ công chức được cung cấp file mềm trên mạng
nội bộ để chia sẻ thông tin khi cần.

NƠI NHẬN
1 Giám đốc 10 Khoa Huyết học- Truyền máu
2 Phó Giám đốc 11 Khoa Chẩn đoán hình ảnh
3 Phòng Kế hoạch tổng hợp 12 Khoa Khám bệnh
4 Phòng Tổ chức cán bộ 13 Khoa Cấp cứu
5 Trung tâm Đào tạo và Chỉ đạo tuyến 14 Khoa Điều trị tích cực
6 Khoa Dược 15 Khoa Viêm gan
7 Phòng Điều dưỡng 16 Khoa Nhi
8 Phòng Tài chính kế toán 17 Khoa Nhiễm khuẩn tổng hợp
9 Khoa Xét nghiệm 18 Khoa Vi rút ký sinh trùng

THEO DÕI TÌNH TRẠNG SỬA ĐỔI (tình trạng sửa đổi so với bản trước đó)
Hạng mục sửa
Trang Tóm tắt nội dung hạng mục sửa đổi
đổi
BM.02.
DUOC.02

Trang 2/6
Quy trình lập dự trù, nhận thuốc, VTTH, HCSP và KSCL thuốc QT.02.DUOC
I. MỤC ĐÍCH
Quy trình này quy định thống nhất cách thức lập đơn đặt hàng, tiếp nhận và nhập
thuốc vào kho thuốc đảm bảo:
- Đúng kế hoạch đã lập
- Giảm thiểu số lần gọi thuốc trong tháng
- Đảm bảo chất lượng theo yêu cầu.
II. PHẠM VI ÁP DỤNG
Quy trình này áp dụng cho việc lập đơn hàng và tiếp nhận thuốc, VTTH, HCSP
tại kho chính.
III. TÀI LIỆU VIỆN DẪN
1. Tiêu chuẩn ISO 9001:2008.
2. Quy chế Bệnh viện ban hành theo quyết định của Bộ trưởng Bộ Y tế, số
1895/1997/BYT-QĐ, ngày 19/09/1997.
3. Thông tư số 22/2011/TT-BYT quy định tổ chức và hoạt động của khoa Dược
bệnh viện.

IV. THUẬT NGỮ VÀ TỪ VIẾT TẮT

- KSCL: Kiểm soát chất lượng.
- NCC: Nhà cung cấp
- TCKT: Tài chính kế toán
- VTTH: Vật tư tiêu hao
- HCSP: Hóa chất sinh phẩm
- BP: Bộ phận.
- QĐ: Quyết định
- Hàng: Thuốc, VTTH, HCSP.
V. NỘI DUNG QUY TRÌNH

Trang 3/6
 Quy trình lập dự trù, nhận thuốc, VTTH, HCSP và KSCL thuốc QT.02.DUOC
5.1 Sơ đồ quá trình lập dự trù và gọi thuốc, VTTH, HCSP về kho:

Trách nhiệm Các bƣớc thực hiện Mô tả /Biểu mẫu

- Hàng được đặt theo lịch: 1 lần/tháng, thời
gian đặt hàng: ngày thứ 2 sau kiểm kê hàng
tháng và bổ sung đột xuất hàng tuần vào thứ
3 hàng tuần.
- Căn cứ lập dự trù: số lượng hàng tồn trong
kho, tình hình sử dụng thuốc, tình hình biến
Xác định nhu cầu và động: các tác động làm cho việc sử dụng
lập dự trù
thuốc có thể tăng đột biến (ví dụ như dịch
- Thủ kho bệnh,....), lượng dự trữ tối thiểu, đơn hàng tối
thuốc thiểu bệnh viện đã thỏa thuận với nhà thầu,
VTTH, thời gian từ khi đặt hàng đến lúc hàng về đến
HCSP kho trong vòng 2 ngày.
- Lập đề xuất dự trù đặt hàng theo
BM.02.DUOC.01, và chuyển Trưởng khoa
phê duyệt.
Chú ý:
- Thuốc gây nghiện và hướng tâm thần, dự trù
1lần/ năm, được lập trước 25/12 hàng năm và
dự trù bổ sung khi nhu cầu tăng đột xuất gửi
sở Y Tế Hà nội phê duyệt. Dự trù theo mẫu
Bộ y tế.
- Trưởng
khoa Dược. - Trưởng khoa Dược căn cứ vào nhu cầu sử
Phê duyệt dụng, ký phê duyệt số lượng hàng cần gọi.

- Kiểm tra thông tin về NCC, liên lạc với NCC

Tiến hành gọi hàng về khả năng giao hàng.
- Trưởng - Xin ý kiến Trưởng khoa khi NCC không có
khoa Dược. khả năng giao hàng theo yêu cầu.
- Nhân viên - Đặt hàng với NCC đã được lựa chọn, yêu cầu
gọi hàng thời gian giao hàng.
- Ghi nhận thời gian giao hàng với NCC vào
bản dự trù nếu cần.

- BP cung ứng chuyển bản dự trù đã được phê

duyệt và thời gian nhận hàng về cho các thủ
- Các thủ kho Chuẩn bị nhập hàng kho, phòng TCKT
- Phòng - Thủ kho chuẩn bị: bố trí chỗ xếp thuốc đảm
TCKT. bảo nguyên tắc FIFO, FEPO và điều kiện
liên quan đến bảo quản thuốc và nhân lực
phục việc nhập hàng.
- Trưởng
khoa Dược. - Dự trù thuốc, VTTH, HCSP
- Nhân viên Lưu hồ sơ
gọi hàng
- Các thủ kho

Trang 4/6
 Quy trình lập dự trù, nhận thuốc, VTTH, HCSP và KSCL thuốc QT.02.DUOC

5.2. Sơ đồ quá trình kiểm nhập thuốc, VTTH, HCSP

Trách nhiệm Các bƣớc thực hiện Mô tả /Biểu mẫu

- Tiến hành kiểm tra: các chứng từ theo qui chế,

phiếu kiểm nghiệm, kiểm tra tên hàng, hàm
- Các thủ lượng, số lô, số đăng ký lưu hành, hạn sử dụng,
kho số lượng, kiểm tra chất lượng bằng cảm quan.
- Nhà cung Tiếp nhận và kiểm - Việc kiểm nhập được ký xác nhận ba bên:
ứng tra thuốc người giao hàng, thủ kho và cán bộ TCKT.
- Đại diện - Hàng không đạt chất lượng, trả lại nhà cung
P.TCKT cấp, yêu cầu cấp lại thuốc đạt chất lượng.
- Hàng đạt yêu cầu, tiến hành làm thủ tục nhập
kho.

- Thống kê dược tiến hành nhập các thông tin

vào phần mềm ngay sau khi nhận: số lượng,
- Các thủ Nhập kho thuốc đơn giá, số lô, hạn dùng, nhà sản xuất, công ty
kho cung cấp, đối chiếu với QĐ trúng thầu.
- Thống kê - Nếu có sai khác, thông báo với NCC làm lại
dược hóa đơn.
- Thủ kho nhập vào sổ theo dõi Nhập- Xuất-
Tồn: số lượng, số lô, hạn dùng.

- Thủ kho Phân loại, sắp xếp và bảo - Phân loại, sắp xếp và bảo quản hàng trong kho
- Nhân viên quản thuốc theo quy định QĐ.02.DUOC

- Báo cáo ngay với trưởng khoa khi: hàng không

đủ số lượng theo dự trù hoặc không có...,hàng
thừa, hàng không đảm bảo hạn dùng, hàng
- Thủ kho, không đạt cảm quan chất lượng
- Cán bộ tiếp Báo cáo tình hình
- Trưởng khoa xem xét báo cáo để có kế hoạch
liệu. nhập hàng
gọi bổ sung hoặc gọi hàng thay thế.
- Thống kê - Thống kê dược in báo cáo nhập hàng mỗi
dược tháng 1 lần và đối chiếu chứng từ với số liệu
thuốc nhập, xuất thực tế tại kho. Theo dõi số
lượng nhập và số lượng còn lại theo QĐ trúng
thầu

- Kho Lưu hồ sơ - Báo cáo tình hình nhận hàng

- BP tiếp liệu - Báo cáo nhập hàng tháng

Trang 5/6
Quy trình lập dự trù, nhận thuốc, VTTH, HCSP và KSCL thuốc QT.02.DUOC

VI. HỒ SƠ

TT Tên hồ sơ Nơi lƣu Thời gian lƣu

1 Dự trù đặt hàng/ tháng Thủ kho chính Ít nhất 01 năm
2 Dự trù đặt hàng bổ sung / tuần Thủ kho chính Ít nhất 01 năm

VII. PHỤ LỤC

BM.02.DUOC.01: Dự trù đặt hàng

Trang 6/6