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    inventario de refacciones version 2 software UP os marca egsrada co TéercaAplcad raion, $A de ON. Derechos Res TECNICA APLICADA INTERNACIONAL, S.A. DE CV Av. Reforma No, 7 Desp. 504 (GP. 58280 - Naucalpan, Edo. de México México TelsiFax: (5255) 5964-5694 s064.5693 susese61 59645657 mal: sonorte@mpsoftware.comms Intemet nip: mpsofware.com mx ING. HUGO DANIEL FOPPOL! Capital Federal Argentina TelsiFax: (54-11) 4295-9705 E-mail tecnica aplcaga@ciudad.com ar PRECISION DATA, CA. Ramén Méndez No, 17-10, Ofna, 18 Quinta Elemesa Urb. Santa Ménica Caracas 1040 Vonezusla Tel. (58-212) 6616-418 Fax 6629-701 E-mail: ruposortino@mixmail com Contenido LECCION 1 - ACERCA DEL ENTORNO INICIAR EL PROGRAMA, Soleccién de la Base do Datos QUE HAY EN LA PANTALLA?, Mend Principal. Barra de Mend Barra de Herramientas, Barra de Estado. Barta de Desplazamiento Salr del Programa. (CURSO EN VIDEOS. ‘4UCbmo correr el curse en videos? ‘Operando el curso en videos. LECCION 2 - CATALOGOS. CATALOGO DE PRODUCTOS AQEOgAr rennin ‘Compas de seleccid ‘Asociar imagenes Fijar datos para captura continua. Moadifcar. Eliminar Consulta ORDENAA BUSCAR FILTRO. Generar five Actvar / Desactvar fro IMPRESION Nombre de la compania y lagotipo 10 " 2 15 16 16 22 24 25 28 30 3t 33 Opciones de impresion ..ns:nnnnnsnnsnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnd CATALOGO DE PROVEEDORES. 36 CATALOGOS AUXILIARES 40 LECCION 3 - MULTIALMACENES ACTIVAR OPCION MULTIALMACENES 42 ‘ALTA DE NUEVOS ALMAGENES..... Sonnnsnan von ASIGNACION DE PRODUCTOS A LOS ALMACENES. 46 LECCION 4 - INVENTARIO MOVIMIIENTOS AL ALMACEN. 50 Movimiento de Inventare inicial 51 Movimientos de Entrada,..nnnm:snnnnmnnsnnnnnnnnnnnnnnnnnnnS& Movimientos de Salida ‘60 Movimiento por Inventario Fisico. 61 EXISTENCIAS Y VALUACION, 64 ‘Comparar contra otro método de costeo 66 KARDEX. 68 MAXIMOS, OPTIMOS, MINIMOS ¥ LOCALIZAGION....crnsnsssnsnsnnsnsnnnsnnsnn 69 Importe maximo, éptimo y minima’ n Modificacién Avanzada n CIERRE sn [usnnnnninnnninannninnnnnnnnnnnTS HISTORIAL DE MOVIMIENTOS. 78 Historial de Movimientos en el periodo 74 Historial de Movimientos en petiodos anteriores wun. TnnnanananananansT® LECCION 5 - COMPRAS. 7 ABASTECIMIENTO, 78 PROVEEDORES POR PRODUCTO 0 ORGANIZADOR DE COMPRAS. 3 ORDENES DE COMPRA 86 (Orden de Compra Manual 86 Orden de Compra Automatica 28 PRODUCTOS EN PEDIDO wsinnsnsnnnninninnnnnnninnninianenianennn Gt HISTORIAL DE COMPRAS 2 Historial de Ordenes de Compra en el periodo. 2 Historial de Ordenes de Compra en petiodos antetior@8....on.0ur on LECCION 6 - ADMINISTRACION DE BASES DE DATOS Y USUARIOS... 95 BASES DE DATOS. 96 ‘Alta de Bases de Datos 97 ‘Acceso a una base de datos ya existente ‘109 SEGURIDAD EN LAS BASES DE DATOS 108 ‘Alta de Usuarios 108 Grupos de Permisos. 105 Alla de AdministradoF€8 ss.snsssnnsnsnnsnnnsnsnnansnsnsssnnsnnnnnnnnnatOT Bitécora de Transacciones 109 UTILERIAS PARA LAS BASES DE DATOS m1 ‘Compactar y Revisar la base de datos. Tr Depuracién de Datos Histércos 112 Respaldar y Restaura la Base de Datos 113 APENDICE A - IMPORTAR DATOS. 117 APENDICE 8 - CONEXION CON OTROS PROGRAMAS. 123 CONEXION CON EL PROGRAMA MP VERSION 8.0. 128 CONEXION 0 LIGA CON UN INVENTARIO EXTERNO. 128 Leccién 1 Acerca del entorno + Inici ¢ 2Qué hay en la pantalla? pal cograma * Curso en videos 2__Leccién 1— Acerca del Entorno. INICIAR EL PROGRAMA A instalar el programa se genera en el administrador de programas de Windows un {grupo con los accesos directos a los diferentes componentes dol Inventario de Refacciones. Cada uno de los accesos directos esta representado por un icono. nicer Iventario de Refacciones, h93 Shek "choe sore ese i ce ep Fal eben OP Repeal HP +B tovaracen ceramics Para mayor informacién sobre la instalacién del programa consulte el MANUAL DE INSTALACION. Seleccién de la Base de Datos Ainiciar el programa lo primero que aparece es una ventana pidiendo al usuario ‘ue seleccione una base de datos. El programa incluye una base de datos de Ejemplos que recomendamos utlizar como préctica durante la capacitacién. Una vez que el usuario decida iniciar la implementacién, desde esta misma ventana podrd crear una 0 varias bases de {datos nuevas can todos los registros en blanco, Lecoi6n 1 ~ Acerca del Entomno_3 Sin embargo, para faciltar el aprendizaje del programa recomendamos utilizar la base de datos Ejemplos incluida con el programa y practicar los conocimientos ‘adquiridos en cada leccién, Fatecemts Po — a] 2 viva 08 do clos nueva oo age registos en bli para ino bel Xcerce Una vez seleccionada la base de datos, el programa entra a la pantalla principal do! Inventario de Refacciones. Cuando el acceso a la base de datos esta restringido, antes de entrar ala pantalia principal aparece otra ventana solicitando al usuario su clave de acceso a la base de datos. Para mayor informacién sobre la forma de restringr el acceso de los usuarios a las diferentes bases de datos, consulte manual de instalacién. 4 _Leccién 1 Acerca del Entorno &QUE HAY EN LA PANTALLA? Esta leccién muestra los elementos de la pantalla del Inventario de Refacciones, ‘como ments, Barra de Herramientas y Barra de Estado. El objeto de esta leccién ‘85 que el usuario conozeca las partes basicas de la pantalla del Inventario y aprenda a navegar por el programa, accesando los diferentes médulos y sus opciones. Bava detent VeR Sow eran fh Toate imacsuenarengiaoranca aa do Heaientas am Mend Principal EI Mend Principal localizado en una barra vertical del lado izqulerdo de la pantalla ‘esté estructurado en 4 médulos basicos: Catélogos —_Es.o! médulo donde el usuario registra en el catélogo todos sus productos y forma ademas ol catélogo de los proveedores que suministran dichos productos. Inventario _Es 61 médulo donde se llevan a cabo todas las operaciones del inventario, como movimientos de entradas y salidas, consutas de jexistencias y movimientos, valuacién del inventatio, ec. Lecoi6n 1 ~ Acerca del Entomno_5 Compras —_Es el médulo que permite calcular los materiales que deben abastecerse al almacén, organizar la compra de productos por proveedor y generar las érdenes de compra. Clerres Es el médulo donde el usuario podré consular los archivos histéricos de todos los movimientos de cierres anteriores, asi ‘como archivos histéricos de compras realizadas en cierres| anteriores, et. para rasan sus dierries opciones. Sea ace RISE Te El acceso a cada uno de estos cuatro médulos se efectia seleccionando con el apuntador del “mouse” el médulo correspondiente. Presione el botén izquierdo del “mouse” para hacer la seleccién. {Al seleccionar un médulo ol programa despliega las opciones disponibles dentro dde cada modulo. Las opciones de cada médulo estan representadas por un Icono. Hasta el momento en que el usuario selecciona una opcién de un médulo del Men Principal el programa presenta la Ventana de Informacién con la informacién disponible y una barra con el encabezado de la Ventana de Informacién mostrando al usuario donde se encuentra ubicado. También aparece en ese momento la Barra ide Herramientas para acceso répido a las comandas propios de la opcién ‘seleccionada, 6 _Leccién 1 Acerca del Entorno ase ers == e) er eed Barra de Ment Todos los comandos y opciones del programa se encuentran en la Barra de Mend ‘Los comandos y opciones disponibles varian de un médulo a otro. Al selecclonar luna opcién de la Barra de Mend, el programa abre una ventana con los comandos © herramientas correspondientes. dana puto Fa rere Lecoi6n 1 ~ Acerca del Entomno_7 Los comandos pueden estar desactivados cuando su empleo no procede. Esto uiere decir que el comando no esta disponible o no es compatible con las condiciones 0 seleccién prevaleciente. Por ejemplo, el comando Editar > ActivariDesactivar fitro aparece desactivado si el usuario atin no ha definido una condicion de fro, Desde la Barra de Ment el usuario puede configurar el programa y quitar por ejemplo ol Mend Principal para aumentar ol area de visualizacién de la Pantala de Informacién, presionando Ver > Barra de Menii Principal en la Barra de Ment El Meng: Principal desaparece, Repita el proceso para presentar nuevamente el Mend Principal [Es trvartao de Relaciones 20 eee ey ee ‘Al quitar el Meni Principal el acceso a los diferentes médulos y sus opciones puede hacerse a través de la Barra de Mend presionando Mend Principal. Los comandos contenidas en la Barra de Menii también pueden ser activados Utlizando la combinacién de teclas , oj. siso desea ejecutar el comando Herramientas que aparece en la Barra de Meni Barra de Herramientas La Barra de Herramientas contiane los comandos de uso més frecuente, mismos que estan representados por un icono. Use la Barra de Herramientas para un ‘acceso répido a dichos comandos sin pasar por la Barra de Meni 8 _Leccién 1 Acerca del Entorno Nota. La Barra de Herramiontas se activa hasta el momento en que el usuario selecciona una opoién de los médulos del Mend Principal SeRRR 6 Vay @ Cuando el usuario posiciona el apuntador del “mouse” sobre una herramienta, aparece una pequefia ventana comuinmente llamada "tooltip con una breve ‘Gescripcién de la herramienta, El comando se activa hasta el momento en que se presiona el batén izquierdo del “mouse” ‘Alo largo de este manual se explican a detalle cada uno de los comandos Clsponibies en las diferentes opciones de los médulos del Ment Principal, sin ‘embargo, a continuacién presentamos los comandos més frecuentes que odemas encontrar en la Barra de Herramientas con la intencién de que el usuario ccomience a familiarzarse con ellos. Lecoi6n 1 ~ Acerca del Entorno_9 Sa) Rarear Taregan eat Tue aa a Wear Pa OOTET TS GHGS BETH a regi | Perit amnar un egaro eTa Ta Cora Pa Soa OSCR aR rego seoceonado ner Tnprinefirermacion monvada oh & pantalla a ocala To region a0 ¥ contengan una palabra o frase determina Tar Peri sl T26H Und COVEN a a2] filtro para desplogar sé los registos Que retinan certs condiciones TavariDesacvar | feta odesacva a condone F | five fro estbleisa pore usuario Warne Fraser a agen asoGada al registro seleccionado Barra de Estado ‘Se encuentra localizada en la parte inferior de la pantalla y muestra informacién acerca de la base de datos que se est accesando, asi como el nombre del Usuario. Presionando dable “click” con el apuntador del “mouse” sabre el nombre de la base de datos o usuario podrd cambiar de base de datos o usuario respectivamente, Para quitar esta barra y agrandar un poco el espacio de la ventana de informacién, presione Ver > Barra de Estado en la Barra de Mend. Barra de Desplazamiento Use fa barra de desplazamiento para desplazar hacia ariba y hacia abajo la pantalla de informacion 10 _Lecci6n 1 ~ Acerca del Entomno Salir del Programa Para salir del programa presione Ment Principal > Sallr en la Barra de Mend o presione simultaneamente las teclas Control+X. Ll (sensi ls renee cane a Sino. oH Lecoién 1 - Acerca del Entorno_11 CURSO EN VIDEOS El Inventario de Refacciones incluye un curso en videos complementario a este manual. Los videos muestran en pantalla paso a paso cada uno de los movimientos nnecesarios para evar a cabo las diferentes funciones del programa. Al tiempo que ®! video se va reproduciendo, mediante leyendas explicativas se ilustran las acciones que se van ejecutando, Generalmente resulta mas claro y didactico explicar un proceso mostrando direclamente como se hacen las cosas en el programa en vivo, por lo que este curso en videos constituye la forma mas facil y préctica de aprender a usar un programa éCémo correr el curso en videos? Existen dos formas de correr el curso en videos: + Desde el programa + Desde el administrador de programas. Para correr el curso en videos desde el Inventatio, presione Ayuda > Curso en Video desde la Barra de Meni MertPincbl Cat Yr Repnes enone | Ad {Al correr el curso en videos desde el Inventario es posible pasar del Inventario al curso y del curso al Inventario para practicar cada leccién Para correr el curso en videos desde el administrador de programas, presione el icono correspondiente en la carpeta donde se instalé el Inventario. 12 _Leccién 1 Acerca del Entorno Sekesone Crs0 Invert dese aumnsasor 68 progiaras Operando el curso en videos ‘Alentrar al curso en videos aparece en pantalla un meni con las diferentes, lecciones. Se recomienda estudiar cada leccién en orden y afianzar los conocimientos adquirdos practicando en el programa antes de pasar ala siguiente leccién. Para ello recomendamos utilizar la base de datos de ejemplos incluida con el programa Lecoién 1 ~ Acerca del Entorno 13 = HE 2 hereto 1. Posicone elourso dal parecer del lado ‘recho la excleacin Sel:ema sekeconade jong alge ds bs botones que aperecen del 200 euta0 para ve el A correr un video, aparecen una secuencia de escenas con mensajes explicativos ‘simulando la operacién real del programa. ‘Aparece también un control que permite al usuario detener el video, avanzar, etc., ‘similar al control de una cémara de video. 14 _Lecoi6n 1 ~ Acerca del Entomno Leccién 2 Catalogos + Catdlogo de productos see * Ordenar ¢ Buscar * Filtro + Impresion + Catdlogo de proveedores + Catélogos auxiliares 18 _Leccién 2— Catélogos CATALOGO DE PRODUCTOS. Agregar El primer paso para la implementacién del Programa de Inventario de Refacciones ver. 2.0 consiste en formar un catélogo donde se registran los productos en el Inventario, 1. Seleccione at més Calle EN So RY o bw wee] [oan a 4. Presone aqul = TE, pea spear un fem) produce nies iy hireee---4 Bout) 69 NRO [pee fis won| meen |r| ROW a Al registrar un producto, el usuario captura los siguientes campos: [1] No. de Parte * [2] Deseripcisn * {9] Unidad * {4] Clasticacién 15] Especiicaciones [6] Tiampo de procuramionto (en dias) {7] Imagen asociada al producto [a] Almacenes en los que debe existe! producto(Multalmacenes) {9} Equivalencia de Marcas Los campos marcados con (*) son indispensables para registrar un producto en el Catalogo. Leccién 2- Catélogos_17 El campo [1] No. de Parte permite registrar la clave, cédigo 0 nimero con el que se identiica al producto internamente en la empresa, Puede estar formado por rnumeros, letras o una combinacién de ambos. El campo [2] Descripcién permite registrar el nombre del producto y algunas caracteristicas que ayuden a diferenciarlo de otro similar El campo [3] Unidad se utliza para indicar la forma en que es medido o la unidad minima de salida del producto (ej. pza,jg0, kg, Kt etc) Al momento de efectuar la compra, el programa permitiré escoger entre diferentes Presentaciones ( e. tambo, cubeta, galin, caja, etc), sin embargo, la unidad se Fefiere ala unidad minima con la que el producto es utlizado 0 retirado del ‘almacén para llevar a cabo un mantenimiento determinado. El campo [4] Clasificacién permite registrar agrupaciones o familias de productos. En algunas ocasiones resulta de gran utlidad el agrupar los productos en base a sus caracteristicas, lo que permite realizar consultas con mayor rapide2 y la posibildad de emitirreportes oasados en estas agrupaciones. (E, Fortetera, ‘Automotriz, Lubricantes, etc) El campo [5] Especificaciones es un campo memo en donde el usuario puede registrar una descripcién larga del producto 0 informacién adicional como por 6) ‘sus dimensiones, material de fabricacién, cuidados que se deben tener para su almacenamiento, ec. El campo [6] Tiempo de procuramiento es el tiempo promedio estimado que transcurre (en dias) desde que el producto es solicitado al departamento de compras hasta que éste es entregado por el proveedor en el Almacén. Este tiempo de procuramianto as muy ctl para calcular el abastacimiento de productos préximos a utlizar por mantenimiente, petmiiendo la programacién adecuada de las compras y la posibilidad de consequir un abastecimiento bajo el concepto ‘Justo a Tiempo", manteniendo los niveles de existencias en un minimo y sin ‘afectar la realizacién de los trabajos de mantenimiento que se tienen programados. 18 _Lecoi6n 2- Catélogos Elrecuadro [7] Imagen asociada permite asociar una imagen al producto como informacién complementaria, Lo anterior permite tener acceso a una imagen que ‘muestre como es fisicamente el producto. Elrecuadro [8] Multiamacenes muestra los almacenes que contienen o manejan cel producto en cuestién. Por omisién el programa maneja un solo almacén apareciendo en este caso ol recuadro correspondiente desactivado. Mas adelante se verd la manera de activar la opcién mult-almacenes, a forma de dar de alta «lferentes almacenes y como relacionar los productos del catalogo a cada almacén, EI Botén [9] Equivaloncia de Marcas permite registrar diferentes marcas equivalentes y sus correspondientes nimeros de parte del fabricante 0 proveedor. ‘Como se explicé anteriormente, el nimero de parte es interno de la empresa y con cesta opcién se relacionan marcas y productos equivalentes de diversos fabricantes © proveedores. Dicha informacién resulta de gran utlidad al momento de elaborar luna Orden de Compra, ya que el programa permitré especticar a marca y nimero para aceplar la seleccién. También puede uilizar el ~apuntador del ‘mouse" para hacer la selec’. = na gale — tao = Si el concepto que se desea registrar no se encuentra en la ventana del combo, usuario puede agregarlo en linea al Catélogo Auxiliar correspondiente, tecleando ‘su descripcién y enseguida presionando la tecla de funcién . Asi el usuario puede agregar conceptos a los Catdlogos Auxliares sin necesidad de abandonar lo que se esté haciendo. No obstante, el usuario puede agregar también conceptos a los Catélogos ‘Auxiiares directamente desde el Mend Principal seleccionando Catélogos > Catélogos Aunillares. En este caso la tecla se encuentra defnida por omisién. En algunas ocasiones, otros programas instalados en la PC utlizan esta tecla para realizar otras funciones u operaciones lo cual puede ocasionar ciertos contlictos. Si se desea cambiar esta funcién a otra tecla, ejecute desde la Barra de Mend el comando Herramientas > Opciones > Teclas de Operacién. Como recordatorio y dependiendo del tipo de campo que se esté editando, en la parte inferior de a pantalla el programa muestra las funciones que pueden ser activadas. 20 _Leccién 2— Catélogos Los combos de seleccién permiten la tecla para agregar un registro nuevo a los Catélogos Auxiliares. Los campos de tipo numérico permiten lamar ala calouladora presionando para hacer operaciones materméticas y registrar el resultado, a Mere aoe + xtc [FEES tet I+ - inion sit cumein(, al ee Elprograrra mucsia bs eols| Ge lures que pueden se facivados en cata campo. Asociar imagenes El inventario permite asociar imagenes, fotogratias, tables, planos etc., como informacién complementaria del producto cuando se esta agregando al catalogo. Las imagenes deben ser archivos del tipo .BMP y «JPG. Una cémara digital o un “Scanner” resultan muy ciles para obtener estas imagenes. Leccién 2-Catélogos_21 Na ePae [eT > Ce Cnfeatn [FoOaENTOE =] producto 7 asin | scm | Xcreet | Para asignar una imagen esta debe copiarse primero al Catélogo Auxliar de Imgenes. Utiice Ia opcién “Agregar” para copiar imgenes de cualquier directorio de su computadora al Catdlogo Auxilar de Imagenes. 8.Presone ag agegar una rusia imagen al Ca Avila de Imagenes [nase [ras « facero aero? Pair da eigen ara asgnark al 22 _Leccién 2— Catélogos la magen que desee copia © agiopa alCatiloge do imagenes Un producto que ha sido registrado en el catélogo solo puede estar asociado a una imagen, sin embargo, el usuario puede cambiar esta imagen cuantas veces quiera. En el Catélogo de Productos podemos identificar alos productos que tienen una imagen asociada y visualizar la imagen. 8, Optima anui pare Fijar datos para captura continua Esta herramienta es de mucha utlidad cuando se quiere ingresar varios registros, {8 decir, cuando se requiere capturarinformacién en forma continua, como registrar varios productos en el Catdlogo de Productos, ya que permite que la informacién registrada en los diferentes campos de captura se mantenga sin variacién al dar de alta nueva informacién Leccién 2- Catélogos_23 Para registrar un nuevo producto en el catélogo solo es necesariollenar los ‘campos que no fueron marcados como fis, ya que en los demés (fos) la informacion se mantiene sin variacién con respecto al registro anterior. Sis st4 capturando informacién en forma continua, el campo que ha sido marcado como fjo aparece del mismo color del fondo de la ventana y contiene la misma informacién que en el registro anterior para que el usuario pueda pasar al siguiente campo. Sial agregar otro producto la informacién on este campo tiene ‘que cambiar, es posible capturar informacién directamente on él La informacién registrada se mantendré sin variaci6n al dar de alta otro producto hasta que se ‘capture informacion nuevamente sobre este campo. 1. Gora aquipate solecione os pos que dosoa rartoner 07 es, 9 cava desmarca los yaa Se marca come es ‘ual aloelfonce ae fa ‘esaa martenes Irtorracen carton on als no carro alesaogstance Preguctes en forma: 24 _Leccién 2— Catélogos Modificar En algunas ocasiones puede ser necesario modifica’ la informacién registrada de tun producto que ha sido dado de alta en el catélogo. La modificacién puede realizarse utlizando el icono correspondiente localizado en la Barra de Herramientas, o ejecutando el comando Editar > Modificar producto, que aparece en la Barra de Mend, 9, Presione este bara deheraminias 1.Ustoe tara de Fares ssplararien ene pera desolaar et Eli Esta opoién permite al usuario eliminar productos del catélogo, Un producto sélo puede ser dado de baja cuando no tenga movimientos de entrada y salda registrados en el periodo. En el caso de que existan movimiantos de entrada y salida del producto que se desee eliminar del catélogo, esto podra lievarse a cabo solamente después de efectuar un cierre, Mas adelante en éste manual se explica lo relacionado con cierres contables. Leccién 2- Catélogos_25 leis 2, Pesione és cane ar el prog : Saloatabga, pumas POERSEEDEEES renee Consulta Esta herramienta permite al usuario visualizar toda Ia informacién registrada en el ‘catélogo para el producto que se ha seleccionado, pero na le permite modiicar dicha informacién. En el manual de instalacion se tratan los aspectos relacionados ‘con la implementacién de la seguridad para el acceso a la base de datos del Inventario, por fo que ésta herramionta soré utlizada por aquellos usuarios que no tienen permiso 0 derechos para mosificar informacion capturada en los catélogos. 26 _Leccién 2— Catélogos 2.Presiona és icono an fk bara de horamiensse R 1. Sekcoone el = fe produto que = firi| desea corsuta i a a ae Leccién 2-Catélogos_27 ORDENAR Para faclitar la biisqueda y localizaci6n de un producto dentro del catélogo, la informacién contenida en éste puede ser ordenada en forma afanumérica ‘considerando alguna de las siguientes columnas. [1] No. de Parte [3] Descripeién [5] Clasiicacién Si se desea ordenar el Catélogo en funcién de alguno de estos campos, es necesario colocar el apuntador del mouse en el encabezado del campo elegido y ‘con el botén izquierdo aceptar la seleccién. De esta manera al catdlogo se ordena ‘en forma ascendente (AZ). Al oprimir nuevamente el botén izquierdo del mouse, ‘listado cambiard a orden descendente (2-A) y asi sucesivamente. etbao por Deserpcén ‘ein araerazos en ora condi (A) Rep elpaso 1 ‘ira craen sescondonte 28 _Leccién 2— Catélogos BUSCAR Esta herramienta le permite al usuario localizar un producto en el Catélogo tecleando una palabra, frase o parte de ella, sin importar la posicion relativa on que ‘80 encuentre dicha frase. Esta busqueda puede realizarse en alguno de los cuatro campos 0 columnas que ‘ presentan en el catélogo: a) No. de Parte ) Descripcién ©) Unidad 6) Clasificacién La frase o parte de la misma relacionada con alguno de los cuatro campos puede llavarse a cabo de tres maneras: 4) Palabra en cualquier posicién 2) Palabra al inicio 3) Palabra completa FeeN o vay oF mera Eh Pron woot] | ome fo sues 5, Pesioneesteicoro enka Yieomees ee buscar un producto eet (hectare ve sr fewer Leccién 2-Catélogos 29 2, Selene eleampa o rea ens que desea sca’ el prod. 2, Toco tase, ‘algunas do tbvas o nomen rolcionados rao. ima aqui pare ina bosaueaa del posuete ree 6 w hscaat 5, Selecions una de bs ‘es decors bisaeda ‘modo er que 8° fect’ ‘También se puede buscar un producto en el catélogo utlizando en la barra de mené el comando Editar > Buscar producto. 30 _Leccién 2— Catélogos FILTRO Generar filtro Mediante la opcién de fitro, el usuario puede limitar la lista de productos en el Catalogo, a aquellos que cumpian con ciertas condiciones, que pueden ser ‘establecidas por la combinacién de los siguientes conceptos. campo condicién El campo se rafiore a elegir una de las 4 columnas que se visualizan en la pantalla de Catdlogos de Productos (No. de Parte, Descripcién, Unidad y Clasiicacién). Eleriterio establece 6 posibilidades de seleccién seaigual a a igual o mayor que sea igual 0 menor que esta entre comiance por contenga La condicién la establece el usuario basdndose en letras, descripciones 0 inGmeros que deben estar presentes en alguno de los campos 0 columnas que se hhan escogido para el establecimiento del tro, Ejemplo de establecimiento de fitro No, de parte - contenga- BALOO Leccién 2- Catélogos_31 lets ne anu para Mine bso bars 5, Deira coir ae Iona Eporauresstooues ary sokcccrote coc sen Gente = anus conden bo a Una vez que han sido establecidos uno 0 varios ftros, el Catélogo de Productos presentaré Gnicamente los productos que cumplen con estas caracteristicas, lo ‘cual facita la busqueda y consulta de productos. {A salir del programa, las condiciones de filtro desaparecersn. $i el usuario requiere ‘conservar estos fitros para sesiones futuras de trabejo, debera actvar esta opcién desde la Barra de Mend > Herramientas > Opciones > Usuario y marcar la ‘opcién guardar el itimo filtro utilizado, Asi, cada vez que el usuario establezca un fitro, éste quedaré grabado a manera que al volver a entrar al programa no sera necesario volver a establecer ol fitro. Los filros quedan grabados Gnicamente en la ‘computadora donde se generaron, Activar / Desactivar filtro Cuando se encuentran establecidas una o més condiciones de fro, el catalogo de productos presenta el istado de los productos que cumplen con estas ‘condiciones. Sin embargo todas estas condiciones de filro pueden ser Herramientas > Opciones > Empr personaliza el Inventario registrando el nombre de su compat ‘aparecerd como encabezado en todos los reportes impresos. a el usuario mismo que El usuario también puede registrar algunos otros datos de la empresa como 6! RFC, domicli teléfonos y departamento que emite los diferentes reportes. El logotipo de a empresa también puede ser incluido en los reportes. El logotipo ddobe ser un archivo del tipo .BMP 0 JPG. ( 85 pixeles de altura por 710 pixeles de ancho maximo) Guo [eevessntsininanasens| SREY nrc.fiarizaon ts software elose [SEO sels tay Captain bbgnipa de bovks aan eet Opciones de impresin Una vez personalizado el inventario el usuarlo podré imprimir el Catélogo de Productos y algunos otfos reportes. Al seleccionar la opcién de imprimir, e! programa permite la visualzacién previa del reporte en pantalla, o bien, al envio 34 _Leccién 2— Catélogos directo del reporte a la impresora, La impresién obedeceré a las condiciones de cleus jousms (ean = Browne — j Tees KEN PR ATP a Te A seleccionar la herramienta para la impresién, el programa permite visualizar e! reporte en pantala, o bien, mandarlo directamente a la impresora. Es importante tecordar que la impresién obedecera a las condiciones de fitra que se encuentren establecidas siempre y cuando la condicién de flro se encuentre activada 2, Selesoane a pein ae impresra, 0 ‘ier. sebccone pein por pantalla 3. Teles clave Cet [A 1509000 s desea qu0 és soa inclica en eltenote Una vez que el usuario asigne una clave al reporte para ISO 9000, ésta quedaré ‘grabada de modo que en la siguiente ocasién que se emita el reporte, ya no soré ‘necesario indicar nuevamente la clave. Leccién 2- Catélogos_35 El programa de Inventarios genera dos tipas de Reportes: Reportes directos presentando la misma informacién que aparece en la Ventana de Informacién, Estos reportes se obtisnen directamente desde cualquier opcién {dol Meni Principal al presionay la herramionta de Impresién localizada en la Barra de Herramientas. & Reportes especiales que differen en su contenido con la presentacién tipica rmostrada en la Ventana de Informacién. En la Barra de Mend > Reportes pod encontrar una lista de reportes especiales disponibles para cada opcién {del Meni Principal 36 _Leccién 2— Catélogos CATALOGO DE PROVEEDORES En este médulo se forma el catélogo de empresas 0 personas fisicas (proveedores) ‘ue suministran productos al almacén. pestne el riddle Catthgas en Freie opoiin Cago ae Provence. A registrar un Proveedor, el usuario captura los siguientes campos: [1] Proveedor (*) [2] RFC. [a] Calle y No. [4] Colonia [5] Poblacion [6] Cédigo Postal [7] Estado [a] Pais [a]. Telétonos [10] Fax [11] Correo electrénico [12] Clasificacion [13] Dvisa [14] Contacto [15] Extension [16] Teléfono directo [17] Correo electrénico [18] Comentarios, El campo marcado con (*) es indispensable para registrar un proveedor en el Catélogo. Leccién 2- Catélogos_37 El campo [1] Proveedor se utliza para registrar 6! nombre de la persona o razén ‘social de la empresa que abastece de productos al almacén, El campo [2] A.F.C. permite registrar el Registro Federal del Contribuyente del proveedor de productos. Del campo [2] al campo [11] se registra informacién referente a la ubicacién fisica y telefénica del proveedor, El campo [12] Clasiticacién permite al usuario registrar agrupaciones o familias de proveedores sobre la base de alguna caracterstica. En algunas ocasiones resulta de gran utilidad el agrupar los proveedores con relacién a los productos que manejan, zonas geogréticas, etc. lo que permite realizar consultas con mayor rapidez al poder ordenarios en relacisn a éstas caracteristicas, El procedimiento para registrar la clasiicacién consiste en seleccionar de un “combo” la clasiticacién correspondiente registrada previamente en el catélogo auxlliar de clasiicacién de proveedores. Sial momento de seleccionar una clasificacion ésta no existiera en el catdlogo auxiliar, el usuario podré dar de aka una clasificacién nueva tecleando el nombre de la misma y acto seguido presionando la tecla de funcién ‘ (Vor Combos de Seleccién). El campo [13] dlvisas se refiere a las unidades monetarias que utiizan los proveedores para la venta de sus productos. En los calélogas auxilares se proporciona una lista de las dvisas més comunes y el usuario puede agregar divisas nuevas a este catélogo auxiiar de divisas. El usuario también puede actualizar el tipo de cambio correspondiente a cada divisa. Cuando generamos una orden de compra al proveedor, ésta orden de compra se emite con la moneda preestablecida para cada proveedor. Al ingresar la morcancia al almacén, el programa convierte les importes a moneda nacional tomando el tipo de cambio correspondiente Del campo [14] al [17] el usuario registra informacion referente al nombre de hasta tres contactos, teléfono, extensién y correo electrénico de cada uno de ellos, El campo [18] Comentarios es un campo memo donde el usuario puede registrar cualquier informacién adicional relacionada con el proveedor. 38 _Leccién 2— Catélogos Pond TECWERAPLIADATERUADINAL SA DECy (ae 3 FEFORIG We POESRSENO RE Catia oD encanta 20 De ee cro tempore PaiefeOco =] Teas [ SESS FaifeEreerce | | inane fenaerenvan comam Ceeatin SOFTWARE ——]|__—_ Dra veretaraanal 5] [arcana | —_[RBISCUREGT ——_[epne@rpetowconre Cnet nnn feria | 00 | Acer e i Ri Una vez que se da de alta un proveador, éste se agrega al listado para formar Catélogo de Proveedores, Es conveniente recordar que para formar este calélogo ‘no es necesario utilzar todos los campos, ya que también puede ser formado utiizando Gnicamente el campo Proveedor marcado con (*), el cual es indispensable para registrar un producto en el catélogo. ara buscar y localizar a un proveedor puede resultar muy corweniente el poder ‘ordenar en forma alfanumérica el Catélogo de Proveedores. En el programa de Inventario el ordenamiento de los proveedores se puede realizar en relaciSn con alguna de las siguientes columnas: a) AFC. ») Proveedor (tazén social o nombre dela persona fica) ©) Clascacion 3) Fecha de utima compra 8) Teléfonos Rcuerde que s se desea ordanar el Catalogo en funcién de los campos 0 columnas mencionadas anteriormente, es necesatio colocar el apuntador del ‘mouse en el campo 0 columna elegida y con el botén izquierdo aceptar la seleccién, de esta manera el catélogo se ordena en forma ascendente (A-Z). Al Leccién 2- Catélogos_39 coprimir nuevamente el botén izquierdo del mouse, el listado cambiaré a orden descendente (2-A) y asi sucesivamente, Mediante la opcién de fro, se puede limitar la lista de proveedores en el catélogo, ‘a aquellos que cumplan con ciertas condiciones establecidas por el usuario 40 _Leccién 2— Catélogos CATALOGOS AUXILIARES Los Catélogos Auxiliares contienen informacién complementara al Catélogo de Productos y Catdlogo de Proveedores, como: Catélogo de Unidades Catalogo de Clasificaciones de Productos Catalogo de Clasifaciones de Proveedores Catalogo de Divises Catalogo de Imagenes Catalogo de Almacenes Catélogo de Centros de Costo Catalogo de Destinos Catdlogo de Lugares de Entrega En esta laccién hemos visto la utlizacién mediante los combos de selaccién de algunos de estos catélogos como el Catélogo de Unidades, Clasificacién de Productos, Clasificacién de Proveedores, Divisas, Mas adelante en este manual se explica a detalle ol Catdlogo de Almacenes ‘cuando se requiere el manejo de varios almacenes (Mult-almacenes), asi como et Catalogo de Centros de Costo y Destinos al momento de generar movimientos de salida a los productos del almacén. El Catalogo de Lugares de Entrega se utliza al ‘momento de generar las Ordenes de Comora. En este médulo ol usuario puede agregar, modificar 0 eliminar conceptos de los Catélogos Auxiliares. Leccién 3 Multialmacenes ¢ Activar opcién Multialmacenes ¢ Alta de nuevos almacenes + Asignacién de productos a los diferentes almacenes 42 _Leccién 3 Multiatmacenes ACTIVAR OPCION MULTIALMACENES La opcién de manejar varios almacenes (Multalmacenes) es muy uti para aquellas ‘empresas que desean tener productos ubicados en mas de un almacén, Cuando se tiene activada la opcién Multalmacenes, el programa permite hacer traspasos entre almacenes, consulta las existencias de un producto en cada uno eos almacenes existentes, valorizar ol inventarlo por almacén y en forma consolidada ete. ‘Sino va a manejar varios almacenes, no es recomendable marcar esta opcién. ann | soi | naera 90 8 Tre Ji ome | Ted erin] Toodecotes[PROHEDO =] Fy tara Mtn cen Morne as con — Pe Co 5 [om fa 4. Marque bop Manejer Mutamacenes = atracones =n Ea ‘Al marcar la opeién Muttiaimacones, el programa desplioga la siguiente pantalla: Leccién 3 Muttiaimacenes 43 bo ob dame a plac Merperie 6. Elia mareracomo se mand bs oles para Es Movmientos alAmaoén Ys Ordenes de Comera, (© Unto reper dn (nnn eb spain pa as cers = Existen dos formas de manejar los folios en los Movimientos al Almacén (Entradas y Salidas) y las Ordenes de Compra: 1. Folio independiente ‘Cuando cada almacén manela en forma independiente el folo de los documentos, Es decir, cada almacén lleva su propio folio consecutive, 44 _Leccién 3 Multiamacenes 2. Folio corporative ‘Cuando se maneja un solo folo consecutive para todos los almacenes. Una vez definida la manera de manejar los folios de los documentos, el Programa de Inventario de Refacciones ver. 2.0 queda configurado para operar con Muttiaimacenes. Leccién 3 Muttiaimacenes 45 ALTA DE NUEVOS ALMACENES ‘A actvar la opci6n Mltiaimacenes, el programa crea un primer almacén con el nombre “Almacén 1". Automaticamento todos los productos registrados en ol Catilogo de Productos quedan asignados o relacionados a este almacén. Silo desea, el usuario puede cambiar el nombre, ‘Ahora bien, el usuario puede dar de alta nuevos almacenes y relacionar los productos del catélogo que manejaré cada almacén, J. teed en 4. Teckoelnorbre ye ubeacin del huevo akmacée Usenet fF Ince Monin Ama et — Nae Pla Caste Se noid ro Cana 1. Sebccone le opcién| CCalogos Avaiares © cl rmacule Calabaoe Palin cei Sal 5 Insque bs olos con Ee wee que ricaran bs ‘maximrioe al akmacéa y 46 _Leccién 3 Multiamacenes ASIGNACION DE PRODUCTOS A LOS ALMACENES ‘Una ver creados los diferentes almacenes serd necesario asignar 0 relacionar los productos del Catélogo de Productos que manejard cada almacén, Los productos que maneja cada almacén estardn siempre relacionados con el Catélogo de Productos. Es por eso que se crea un solo Catélogo de Productos, 1o {ue evita la necesidad de teclear nuevamente los productos en cada uno de los almacenes, a aa _ 3.Oprew anal para a ae ool alarmaoén 1. Sekecinest YS asacin alae teseaasaar ase | anemone Lom producios ee as S| 2.En esta vertana ‘ mupstan bs produsios que se asignaaos al viene waa ee feat 4, Oprna agus Ssoleceiaraaa samvicane ceseavlminat proaucics al : sriaoen AA presionar el botén para asignar productos a un almacén, se abre una nueva ventana que permite simplemente ir marcando los productos del Catélogo de Productos que quedarén asignados 0 relacionados con el nuevo almacén. Leccién 3 -Muttiaimacenes_47 6. Presione anol sSebcoonace svi simplemente rag“ ana con ob pugs dela. a selon de varios duios puede ears productos marcadhs Sues oe nade ainact. Una vez que los productos han sido asignados a los diferentes almacenes, el manejo de cada almacén se hard en forma independiente, es decir, cada uno de ollos tendra sus propios movimientos de entrada y salida, reportara sus existencias, ragistraré sus méximos y mirimos, manejard su propio Kardex y en cualquier momento se podré conocer el monto de la inversién para cada uno y en forma consolidada (todos los almacenes) ‘Al activar la opcién Multialmacenes, se genera automaticamente un combo en la Barra de Herramientas de las diferentes opciones del Mend Principal para que el Usuario seleccione en cada caso el almacén correspondiente, RR @ Yu ‘ina Selsccone a6 este sinoe elakmaci con al - =) 48 _Leccidn 3 Multiatmacenes Leccién 4 Inventario + Movimientos al almacén Movimiento de Inventario inicil imionto por + Existencias y valuacién ¢ Cierre anual * Historial de Movimientos 50 _Leccién 4 Inventario MOVIMIENTOS AL ALMACEN La entrada y salida de productos (movimientos) al almacén se hace mediante documentos foliados. Cada vez que se registra un documento nuevo de entrada 0 de salida, el programa agrega un niimero de folo consecutive a dicho documento. Uno o varios productos diferentes pueden ingresar al almacén bajo un mismo ‘documento de entrada, Narmalmente un documento de entrada ampara varios productos cuando estos provienen de un mismo proveedar y una misma orden de ‘compra, De igual forma, un mismo documento de salida puede amparar la salda Opciones>Médulo de Inventario. 54 _Leccién 4— Inventario 11. Sepa etacoumertoy votre aqui para vsualza! tos proa.ctes, canicades y Cotto las on he ave 10. Algenere el rosiiont nial se crea elprineesosuen'9 oe eit Movimientos de Entrada Aparte del documento inicial,el programa permite generar cinco tipos de ‘ocumentos de entrada al almacén: Entrada por compra Entrada de fabrica Traspaso de oto almacén Devolucién Corraccién de documento Ajuste Nota: Las herramientas para generar y consultar estos movimientos permanecen esactivadas hasta que el usuario genera el movimiento inicial. Una vez generado ‘el movimiento inicial, el botén Edltar Movimiento Iniclal desaparece y se actvan las herramientas para la edicién de los diferentes movimientos de entrada. Leccién 4 —Inventario_ 55 2s Tine Eonr Ere fraef2T0= nde fremr aces a) entada y segtn oschecone do lateclade hon vacans “ puedes dar de ala iy coslouvie rowed ruevo en tea sin anaanar pana, El programa de Inventario oftece innovadoras formas de captura, brindando flexibiidad para su operacién con "mouse" o teclado. Por lo general, capturistas avanzados prefieren utilizar sélo teclado y no utilzar el “mouse” en captura masiva de informacion, ya que es mucho mas répida la captura de esta forma. Prasionando la tecla el usuario puede pasar de un campo a otro y moverse con faciidad uilizando las flechas de navegacién. Las teclas y ‘ permiten moverse entre los diferentes botones para Aceptar, Cancelar o Editar otro documento en forma répida y sin utlzar al "mouse" Enlas pantallas de movimientos de entrada y salida, el programa incorpora diversas funciones de edicién, Mediante las teclas de funcién , , y ), el usuario puede agregar un producto en linea, buscar por descripcién, borrar una partida y hasta utlizar una calculadora con solo oprimir una tecla, 56 _Leccién 4— Inventario “Rgregar an linea (un producto, proveedor, unidades, ete) Buscar por descripeion ‘bri caleuladora Borrar una partida Dependiendo del campo que se esté editando, en la parte inferior de la pantalla se ‘marcan las funciones que se pueden ejecutar. Por ejemplo, cuando el usuario est ‘editando un campo numérico, se marca en la parte inferior de la pantalla la funcién ‘ indicando que al oprimir esta tecla de funcion se puede actvar una calculadora electronica con las funciones basicas. O en el caso de estar pposicionado en el campo correspondiente al nimero de parte, se marcan las funciones y , indicando que al presionar la tecla de funcién correspondiente se podré dar de alta en linea un producto que no exista en el ccatélogo, o bien, iniciarla busqueda de un producto por descripcién, “ania Tpedeneta | irpaCap= 3] fon F=orar_a a a Fieve Ta = ona ETE FORREST TENTED ==] Oma TReSLS| To

    y Leccién 4 —Inventario_57 agregar un product, posiione el cus donde a . Alerpeza a tecker bole del roo ra desplegards bs cs ce tocosloe pea Corcaidos ene ealege. Elouser se afabélcamorto stro klsta carton ol ususio va tockaro, ralmente, uilzanoe bs eehas de naveqacin © anu lou'sor del mouse" lsvaro puede buscary nar selooén alsin recesitad de corchir Wt escitra orreta Gelntmero de pat ne

    ,, y so encuentran definidas por omisién en el programa. En algunas ocasiones, otros programas instalados en la PC utiizan estas teclas para realizar otras funciones u ‘operaciones, lo que puede ocasionar ciertos conflctos, Si se desea cambiar estas {unciones a otras teclas ejecute desde la Barra de Meni el comando Herramientas > Opciones > Teclas de Operacién 58 _Leccién 4 Inventario Tipos de documentos de entrad: 1. Entrada por compra ‘Se refiere al ngreso de productos al almacén por la compra directa a un proveedor. Esta puede ser de dos formas: ‘= Referida a una Orden de Compra generada por el programa = Referida a un documento externo ‘Cuando la entrada de los productos al almacén se hace con relacién a una Orden {de Compra generada por el programa de Inventario (Ver Médulo de Compras en la Leccién § de este manual}, solo sara necesario elagir en el combo correspondiente ‘el nimero de follo de la Orden de Compra para que automaticamente aparezcan los productos contenidos en la misma. Si el proveedor esté entregando todos los, productos contenidos en la Orden de Compra, bastard con presionar "Aceptar” para que se registre la entrada de todos los productos. Sin embargo, en muchas ‘ocasiones el aribo de los productos puede ser parcial. En estos casos el usuario puede modificar las cantidades o incluso eliminar de la lista los productos que no fueron entregados por el proveedar y sélo se registrard la entrada de los productos entregados. Cuando el proveedor haga la entrega final, podré realizarse un ‘segundo documento de entrada referido a la misma orden de compra, ‘Cuando la entrada esté referida aun documento extemo, es decir, cuando no ‘existe una Orden de Compra generada por el programa, al usuario deberd elegir esta opcién e indicar el numero de documento que ampara la entrada al almacér ‘como comprobante de la compra, factura, remisién, nota de venta, recibo etc., el ‘cual quedaré registrado como una referencia en el documento de entrada. En este ‘caso, el usuario deberd registrar uno a uno los productos que ingresan al almacén. 2. Entrada de Fabrica ‘Se refiere al ingreso de productos al almacén que fueron fabricades dentro de la ‘misma empresa, por ejemplo: engranes, soportes,torilleria, quardas etc, y Por Cconsiguiente no existe factura, remisién o nota de venta. El documento de referencia para el movimiento de entrada podria ser una Orden de Trabajo u Orden de Fabricacion 3. Traspaso de otro Almac Eltraspaso de productos de un almacén a otro puede ser de dos formas: Leccién 4 —Inventario_ 58 ‘+ Entre almacenes dados de alta en el Inventario (Multialmacenes) + Entre almacenes totalmente destigados Cuando el aspaso se hace entre almacenes registrados en el programa (Muttiaimacenes), el usuario selecciona del combo correspondiente el nimero de folio del movimiento de salida del almacén origen y autométicamente se cargaran fen la forma de entrada todos los productos contenidos en el documento de salida Por traspaso. Por lo tanto, serd necesario generar primero el documento de salida Por traspaso del almacén origen y posteriormente generar el documento de entrada por traspaso en el almacén destino. Cuando el traspaso se hace entre almacenes totalmente desligados entre si, es, decir, cuando los productos provienen de un almacén que no esta dado de alta en el programa mediante la opcién Mulialmacenes, uno a uno se tendrén que registrar los productos que estén ingresando a otro almacén por concepto de traspaso, 4, Devolucién Se refiere a la devolucién al Almacén de un producto que no fue utlizado y que por consiguiente deberd ser reingresado a ese mismo Almacén. El documento de referencia para el ingreso al Almacén deberé ser el némero de documento de salida en el que quedé incluido ese producto. 5. Correccién de documento En algunas ocasiones al elaborar un documento de entrada o de salida al almacén puede comaterse algin error, par la que sera necesario corregir ese documento, La correccién no se puede hacer modificando dicho documento, ya que una vez elaborado el documento, éste puede ser consultado pero no modificado. La forma de hacer la carreccién es mediante un documento nuevo que contrarreste el error. El documento de referencia debera ser el documento de entrada o de salida al que ‘se desea efectuar la modificacién. Indique el nimero de documento y el programa presentaré las cantidades y costos unitarias de tados los productos incluidos en el documento. Acto sequido modifique sobre la pantalla las cantidades 0 costos correcios. Al presionar el botén Aceptar, el programa generaré automaticamente un documento nuevo con los ajustes necesarios para contrarrestar el o los errores del documento original. El documento nuevo que se genera indicaré que se trata de un movimiento por correccién de documento y hard referencia al documento corragido. 6. Ajuste Esta opcién resulta dtl para generar un movimiento de ajuste en forma manual 60 _Leccién 4— Inventario Movimientos de Salida ‘Son fos documentos en los que quedan registrados los retiros o salidas de productos de un almacén. E! programa permite generar cinco tipas de documentos de salida de almacén: Salida Traspaso a otro almacén Devolucién al proveedor Correccién de documento Ajuste 1. Salida ‘Cuando uno o més productos se retiran del almacén, el encargado registra en un documento de salda los productos, indicand opcionalmente algtin dato de referencia, un destino y centro de costo al que serd cargado este documento. Cada vez que so registra un documento nuevo de salida, el programa agrega un nimero de folio consecutive a dicho documento. Al realizar estos movimientos, el programa solicita que el usuario seleccione ‘opcionalmente un Centro de Costos y un Destino. El Centro de Costos es la cuenta ccontable a la que se hard el cargo correspondiente y el Destino es el nombre de la persona que recibe los materiales. Para elo, el usuario puede formar primero los CCatélogos Auxilares de Centros de Costos y Destinos, 0 bien, puede ir formandolos en linea paulatinamente conforme se va requiriendo, Recuerde que agregar un concepto a cualquiera de los Catdlogos Auxllares es tan simple como presionar la tecla de funcién con el cursor posicionado en el combo correspondiente, Cuando e! Inventario de Refacciones versi6n 2 se encuentra ligado al programa de Mantenimionto Preventive MP versién 8, desde el programa de mantenimiento os posible generar los vales de salida de refacciones, referenciando las refacciones a tna orden de trabajo correspondiente. Alretirar las refacciones en el almacén, bastard con indicar el nimero de vale de salida generado desde el programa de ‘mantenimiento para que el programa presente automaticamente en la pantalla la lista de refacciones contenidas en el vale. Al generar el documento de salida, en el programa de mantenimiento quedard asentado el consumo de refacciones con ‘cargo al equipo correspondiente. 2. Traspaso a otro almacén ‘Se refere al traspaso de productos de un almacén a otro. Cuando al traspaso se hace entre almacenes registrados en el programa (Muttiaimacenes) seré necesario generar primero el documento de salida por Leccién 4—Inventario_ 61 traspaso del Almacén Origen, el cual servrd posteriormente como referencia para ingresar elo los productos al Aimacén Destino. 3. Devolucién al proveedor Se refire a a sada de un producto o productos del almacén, que son regresados ‘2.un certo proveedor por alguna causa. Los productes quedan relacionados en un documento de salda, el cual puede ser consultado en cualquier momento 4, Correccién de documento En algunas ocasiones al elaborar un documento de entrada o de salida al almacén puede cometerse alain error, por lo que sera necesatio corregir ese documento, La correccién no se puede hacer modificando dicho documento, ya que una vez elaborado el documento, éste puede ser consultado pero ne modificado. La forma de hacer la correccién es mediante un documento nuevo que contrarreste el error. El documento de referencia debera ser el documento de entrada o de salida al que se desea efectuar la modificacién, Inaique el numero de documento y el programa presentaré las cantidades y costos unitarios de todos los productos incluidos en el documento. Acto seguido modifique sobre la pantalla las cantidades 0 costos correctos. Al presionar el botén Aceptar, el pragrama generara automaticamente un documenta nuevo can los ajustes necesarios para contrarrestar el o los errores del documento original. E1 documento nuevo que se genera indicara que se trata de un movimiento por correccién de documento y hard siempre referencia al documento corregido. 5. Aluste Esta opcién resulta dtl para hacer ajustes resultado de pérdida de mercancia, dato fisico 0 por diferencias arrojadas resultado de un Inventario Fisico, Movimiento por Inventario Fisico Generalmente las empresas realizan conteos fisicos de los productos existentes en sus almacenes para comprobar que las existencias isicas concuerden con las. existencias registradas en el sistema, La frecuencia y periodicidad con que se realizan dichos Inventarios Fisicos varia de una empresa a otra, El conteofisico puede arrojar diferencias de mas o de menos contra las existencias del sistema. El Movimiento por inventario fsico, no es otra cosa que un movimiento de ajuste para hacer coincidir las existencias fisicas con las existencias del sistema, Para faciltar la creacion de los documentos de ajuste, el programa incluye un formato especial en donde el usuario simplemente va anotando las discrepancias que resulten de un conteo fisico. Al presionar el botén Generar Documento de ‘juste, automsticamente el programa calcula las diferencias y genera un 62_Leccién 4— Inventario documento de entrada y otro de salida, segin sea el caso, en el que se incluyen todos y cada uno de los productos que resultaron con alguna diferencia en el ‘conten fisico. Como resultado de generar estos documentas de ajuste pot inventaro fisico,terminaran coincidiendo las existencias fisicas y las existencias en el sistema, Durante un inventario fisico, el almacén permanece cerrado y no deben hacerse ‘movimientos de entrada o salida durante el conteo. Eatar>nveriaro Fico [evecare | estore ewer Sees (ar na. agul para quarsar eaptraday Noes necesatinecsha cs Ins canicsaes cl registolas que sareron alin 6. Ua vee capac as canisades ce tades he posh era genta’ el documento de auste KS - Leccién 4 —Inventario_ 63 Para faciltar el conteofisico, resulta ttl ordenar el reporte en base @ la localizacién de los productos dentro del almacén imprimir el reporte ordenado de esta forma. Para llevar a cabo muestreos periédicos, resuta también muy ci fitrar el istado condicionado al costo de los productos, limitando asi el conteo a aquellos productos de mayor valor. Es importante tomar on cuenta que una vez que se imprime o se guarda ol formato de Inventatio Fisic, las cantidades permanecen fjas hasta que se genere el movimiento de ajuste 0 se presione el botGn Restablecer existencias al dia de hoy. 64 _Leccién 4— Inventario EXISTENCIAS Y VALUACION Esta opcién del inventario le permite al usuario conocer la existencia al dia de cada uno de los productos y calcular el valor total de! almacén, SSise tiene activada la opcién de Mutiaimacenes, es posible consultar las ‘existencias de un producto en los diferentes almacenes. De esta forma, si un almacén ne tiene existencias de un producto determinado, pod encontrar fcilmente si oto de los almacenes sf tiene, y realizar movimientos (traspasos) entre un almacén y atro. ‘Cuando se tiene activada la opcién de Mutialmacenes, es posible calcular el valor {e cada uno de los almacenes en forma independiante o en forma consolidada, 1. Seleccione kopoiin BBstoncis yVakacién srelmoa.boe entaio ona elakmactn ‘ue desea consulta (Gob sise tere aevadain peién de MURiatracenes) 3. Eleregarnamuosia ‘exstoncis, costa y manlos 4. Er bapane err se present el vbr totale vaacin oe vera Leccién 4 —Inventario_ 65 pra aul para evar cabo una valaciéa 5.Alselaccionarelakmact, puede ebgr ae === Erosortarur Horne corsokdaeo ae Gerealoa deere mocrand on 2 ERE] ne rapore bs oxstrces, fst fe importes de todos bs Se [atectn Vas PA arrscares ee i rae vation sae a ‘consoldads, ave es besuma ainsi Seles alracures registados URE El programa permite valuar (costear) el Inventario por cualquiera de los siguientes métodos: PEPS UEPS. MONETARIO 0 PRECIO DE REPOSICION PROMEDIO PONDERADO P.EP‘S. (Primeras Entradas Primeras Salldas) ‘Se refiere al método de valuacién de Inventarios, mediante el cual los productos {que se van retirando del almacén pertenecen ala primera capa, es decir ala primera entrada. Los retiros del almacén siempre se realizan de la primera a la tuima entrada o capa, de mode que los primeros productos en entrar son los primeros en sali del almacén, 2. UEP. (Ultimas Entradas Primeras Salidas) En este método los productos que se van relirando del almacén pertenecen a las Ghimas capas, es decir, ala ditima entrada. Los retiros se van realizando de la ‘itima entrada o capa, ala primera, de modo que los primeros productos en ‘entrar al inventario son los utimos en salir del almacén, 66 _Leccién 4— Inventario MONETARIO 0 PRECIO DE REPOSICION Este métado también conocido como Precio de Reposicién, valoriza el inventario al precio que tiene el producto en el mercado, por lo que en paises con altas tasas de inflacién, el valor del inventariotiende a aumentar con relacién al Inctemento en el caste de los productos. 4, PROMEDIO PONDERADO ‘Come su nombre lo indica, la valuacién del Inventatio se leva a cabo en base al ‘costo promedio del producto. Cada vez que ingresan producios al almacén el costo promedio se va modificando, por lo que en esta forma de valuacién se toma fen cuenta la cantidad de producto que ingresa por el costo unitario del mismo. El costo de salida de productos, es a final de cuentas la cantidad multipicada por e! ‘costo unitario (promedio), ya que la salida de productos no modifica este costo promedio. La formula que utliza este método es la siguiente: exstncis X costo unio de enrada) (exstncia + caida de entrada) El valor de un inventario se ve reflejado on los estados financieros de una empresa, por lo que resulta importante seleccionar el método de costeo mas adecuado. La Solaccién del método que se ha de emplear en la valuacién depende de un andisis, particular de cada empresa y esté fuera de los alcances de este manual. Sin ‘embargo, podemos mencionar que el método de valuacién por Promedio Ponderado es uno de las métodos mas utlizados. Comparar contra otro método de costeo La opcién de valuar contra otro método de costea as una herramionta muy uit para simular cual seria el valor del inventario bajo otro método de costeo diferente al utilzado. Se utliza también como ayuda en la toma de decisiones cuando se analiza la alternativa de cambiar el método de costeo que se esté utlzando, Para poder cambiar el método de valuacién de un Inventario es necesario consultar las disposiciones de la Secretaria de Hacienda y evar a cabo los tramites ‘correspondientes. EI método de costeo sélo podré ser cambiado cuando no existan movimientos de entrada o salida al Almacén en el periodo contable o después de haber efectuado un Clem. Leccién 4 —Inventario_67 cats oy Bee - or Tea =< | 7. Optra aul para bie compat cliabs i ft Periaa cowa eer ‘ro méode oo ure costo stiea $2686,21435 ste srt: 2.Seleoser ‘costes conta el i se flecuara a comparacen mB:ode 6° 68 _Leccién 4— Inventario KARDEX programa permite consultar en forma cronolégica el detalle de los movimientos de entrada y salida de un producto, con lo cual es posible rastrear os saldos de un producto desde su entrada inicial al almacén hasta la fecha. El usuario puede inclusive seleccionar un rango para consultar los movimientos en un periodo de tiempo determinado. La consulta del Kardex puede llevarse a cabo desde la fecha del ditimo cierre hasta el dia de hoy. Para consultar movimientos anteriores al cietre, éstos podrén accesarse desde el historial de movimientos, en la opcién Cierres del Mend Principal 2.Lapaniala 4.Opre@ aq.ipara cone ona saat ere 200 detprocico Sees Labara ge desslaariento porte vvalza' ns cokes ata canst ol aeale otrerso fos moors 5. la vetana museta ure a Ue ya forma ernelegiea bs averse del producto hooariass Leccién 4 —Inventario_ 68 MAXIMOS, OPTIMOS, MINIMOS Y LOCALIZACION Se refiere alas cantidades méximas, 6ptimas y minimas que establece desde un Principio el usuario para controlar Ios niveles de existencia en el Inventario. Estos limites estan int mamente relacionados con el médulo de abastecimiento de productos, que calcula y sugiere en forma automitica las cantidades que deben abastecerse al almacén para mantener el almacén en su nivel Sptimo, Nivel Minimo. Es la cantidad minima de un producto que debe haber en existencia siempre en el almacén. Nivel Maximo Es la existoncia maxima permitida de un producto. Al establecer las cantidades maximas se garantiza que la inversién en el inventario nunca sobrepasaré de ciertos limites, Nivel Optimo El nivel éptimo es un valor intermedio entre el valor de existencias maximo y el valor minimo. Para establecer estas cantidades, se deben tomar en consideracién varios aspectos, como el volumen que ocupan estos productos en el almacén y el monto de la inversion asignada al inventario. Normalmente se busca que Ia inversién en inventarios sea lo mas baja posible, sin afectar por ello el correcto y oportuna abaslecimiento de refacciones. En el médulo de abastecimiento, el programa detecta os productos cuyas existencias se encuentren por debajo del nivel minima y sugiere la compra para llegar al nivel 6ptimo establecido por el usuario. Cuando cl Inventario se encuentreligado al Programa de Mantenimiento Preventive MP ver. 8.0, el médulo de Abastecimientos podré calcular y determinar las, cantidades que deben abastecerse al almacén en funcién de los mantenimientos preventivos que se tienen programados, pero asegurando que nunca se rebase el Fivel maximo establecido. 70 _Leccién 4 Inventario >. Optra aqui para establecer >») bs caidas mauris, 8. Tecke diectamerse bs “ores do rele festercias y kale adelanie en os eee Leccién 4 Inventario 71 Importe maximo, éptimo y minimo El programa permite hacer una simulacién del valor maximo, optimo y minimo que podria alcanzar el inventario. Esta opcién resulta de gran utiidad para simular los. valores méximos que pudiera llegar a alcanzar el inventario. Si el valor del inventario determinado con los niveles méximas resultara demasiado alto, se doberan bajar algunos de los valores maximas hasta que este valor esté dentro de las polticas de inversién autorizadas por la empresa para este rubro. CAPT En general, si se utiliza el médulo de abastecimiento a incluido en el programa, su inversién en inventarios estara fluctuando entre los valores Misiwinnc —— s40.246.00, 6ptimo y minimo. Sin embargo, cuando se liga ol programa de ca Inventario al programa de Mantenimiento Preventive MP ver. 8, el célculo del abastecimiento toma en cuanta ademas los mantenimientos programados y las refacc’ones que se requieren para realizar cada uno de estos trabajos, resutando entonces que pudiera requerirse una cantidad de retacciones mayor al nivel 6ptimo o inclusive al nivel maximo. En estos casos of médulo de labastecimiento limita la compra al nivel maximo establecido, con lo cual se garantiza que el valor de su inversién en inventarios nunca sobrepasard el valor maximo establecido en las polticas de la empresa, NetQemne — stoaTas0 Modificacién Avanzada Si-se desea modificar los valores méximos, éptimos, minimos y la localizacién de varios productos @ la vez, el botén de modificacion avanzada puede ser de gran ayuda. Utiice esta herramienta en combinacién con el fitro para seleccionar solamente algunos productos. Por ejemplo, el usuario podria fitrar todes los productos cuyo costo unitario sea mayor 0 igual a cierta cantidad y a todos esos productos asignarles un determinado valor maximo, éptimo y minimo. O bien, podria ftrar de acuerdo a la descripcién de un producto y a todos los productos que reinan esa condicién, asignarles una localizacién specifica dentro del almacén, 72_Leceién 4 Inventario Stoo roman qo fscawasic rere ana © wis. Ogne | indque gus oslo ue desea moicw, La opcién permite establecer valores fijos para varios productos, o bi jen, caleular en forma general un porcentaje referido al valor minimo, éptimo o maximo, segin sea ‘Ar svibne Cumeine [0 ay Reset” nse nace ia ‘Sheetivedasne [9 0a) Leccién 4 —Inventario_ 73 CIERRE {Al término de un periodo contable, se acostumbra efectuar un cierre, Normalmente ‘este cierto se lleva a cabo al finalizar ol aro. ‘Al momento de efectuar un cierre, todos los movimientos de entradas y salidas pasan a un historial de movimientos y se genera un nuevo inventario iniial para ‘comenzar un nuevo periodo contable, 1. Seleccione b op Mowrienios al Amaoén Selb Fvantaos Grats (TAT =] CS | bees” Valarie de Ivonne ae se usta pare ssquere poraos 5. Optima aso bola paralovar a cabo el iene 74_Leccién 4— Inventario HISTORIAL DE MOVIMIENTOS Historial de Movimientos en el periodo ‘Todos los movimientos de entrada y de salida generados en el periodo podran consultarse directamente en la opcién Movimientos al Almacén del médulo Inventario. EI Kardex, como ya se ha explicado, permite consuttar a detalle todos los ‘movimiantos de un producto determinado en el periodo comprendido entra la fecha del titimo cierre hasta el dia en que se realice la consulta, Historial de Movimientos en periodos anteriores Una vez que se efectia el cierre, todos los movimientos de entradas y salidas ppasan a un historial de movimientos y se genera un nuevo inventarioinicial para ‘comenzar un nuevo periods contable, porlo que a partr del ciera, los ‘movimientos anteriores al cierre deberan consultarse en el modulo Cierres del Meni Principal. Opie anspor roid pee RR Esto SPREE en eon areal a a _— 4. Seleccione el =o a ye asses sae ANG cad consular ot A Net tdlaracens Bie 2. secrone 1. Seleccione Sk | spe Historia de elmédulo - _Mowrrientos doe ae eer Nonchorcal let eosin aS Ea Leccién 4 —Inventario_75 De la misma manera, el Historial del Kardex permite analizar en forma ‘cronolégica los movimientos de entrada y de salida de un producto determinado realizados en periodos anteriores al actual. ‘oneal rrevimierts prado con fechas Boke anierores alien. Se (Betreen we rane Seta aiesd 76 _Leccién 4 Inventario Leccién 5 Compras + Abastecimiento + Proveedores por producto ¢ Organizador de compras * Ordenes de Compra ‘Ordon oe Compra ome ¢ Productos en Pedidos ¢ Historial de Compras 78 _Leccién 5~ Compras ABASTECIMIENTO Este médulo calcula y sugiere en forma automética, las cantidades de productos ‘que deben abastecerse al almacén para mantenerlo en su nivel optimo. El programa detecta aquellos productos cuyas existencias se encuentran por

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