Samenvatting Berden

In deze samenvatting geef ik kort aan hoe de opdracht is verlopen.

Uit het eerst beoordelingsgesprek begin april kreeg ik te horen dat ik nog één opdracht nodig had,
om mijn kwalificaties te laten zien. Op dit moment was ik net bij Berden begonnen. Dit moest mijn
laatste troef worden. Ik kreeg de opdracht om binnen acht weken Berden Mode te voorzien van
nieuwe handvaten op het gebied van effectiever vergaderen. In de eerste vier weken werkte ik twee
dagen voor Berden, later heb ik dit naar vier dagen per week gebracht.

Doordat het een vrij groot bedrijf is met verschillende locaties, had ik eerst een week nodig om te
wennen aan de nieuwe omgeving. In de eerste week heb ik het plan van aanpak geschreven en heb
ik alvast een observatieformulier gemaakt voor het analyseren van vergaderen. De weken daarna
hebben in het teken gestaan van onderzoeken. Ik ben bij verschillende winkels langs geweest om
met voorzitters te praten. Op basis van deze gesprekken en een enquête heb ik genoeg informatie
verzameld voor de huidige situatie. Om te kijken wat Berden kan leren van ‘best practices’ ben ik in
gesprek gegaan met medewerkers van Fontys en Van Tilburg Mode. Maar de meest interessante
gesprekken van dit onderzoek waren met vergaderexpert Winie van Oirschot (directeur Apples of
Orange) en Bart Groenewoud (schrijver Vergader Jezelf Gelukkig). Deze gesprekken hebben een
groot deel van mijn onderzoek bepaald. Om de gewenste situatie goed te formuleren ben ik
wederom in gesprek gegaan met medewerkers en directeur Jan Berden. Door goede tips van Winie
heb ik dit onderzoek kunnen baseren op een handig model van universiteit Nyenrode.

De enige tegenslag in dit onderzoek was dat ik mijn enkelbanden scheurde. Om deze reden kon ik
twee weken lang niet naar locaties komen waardoor het onderzoek vertraging opliep. Daarnaast
werden er op het laatste moment ook 4 vergaderingen afgelast. Om deze reden is er maar bij vier
vergaderingen geobserveerd, helaas.

Vanuit dit onderzoek ben ik het advies gaan schrijven. Hierbij heb ik gebruik gemaakt van
verschillende literatuur. Ik heb verschillende strategieën en methodes verwikkelt tot een eigen
strategie; de involvement strategie. Ik vond het enorm leerzaam om individueel met dit advies aan
de slag te gaan. Dit ging lang niet in een keer goed. Ik merkte juist dat ik in kleine stappen vooruit
ging. Met name door het model wat ik zelf gemaakt heb en de feedback van Lieke, kreeg ik steeds
meer grip op het advies. De structuur die ik uiteindelijk ontwikkeld heb, heb ik in een klankbordgroep
voorgelegd aan de voorzitters die ook gaan fungeren als ‘de pilot’. Op basis daarvan heb ik de
structuur ook nog kunnen verbeteren naar wens van deze betrokkenen. Ik ben trots dat er een
uitgebreid advies ligt met uitgewerkte en doordachte middelen. Het advies is momenteel al
gepresenteerd aan mijn opdrachtgevers. Ik zal het definitieve advies echter op 15 juni nog
presenteren aan het hele &samen vooruit projectteam. Het is me gelukt om in een korte tijd een
onderzoek en advies uit de grond te stampen, de komende weken zal ik gaan kijken of ik het ook nog
mee kan uitvoeren.

Door het praten met experts en het lezen en analyseren van twee vergaderboeken (Vergader Jezelf
Gelukkig, Ongewoon Goed Vergaderen) heb ik mezelf kunnen specialiseren tot vergaderexpert. Ik
had zo mijn vooroordelen over vergaderen, maar nu denk ik daar anders over. Het was een mooie
opdracht.