1.

Người tổ chức sự kiện

1.1 Trách nhiệm của số vị trí trong ekip tổ chức sự kiện

- Event coordinator – Điều phối sự kiện

Người điều phối sự kiện đứng ở vị trí hàng đầu trong bộ máy nhân sự, có trách nhiệm
quản lý toàn bộ nhân viên phía dưới. Vai trò của họ là điều phối các công việc chi tiết được
yêu cầu để đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ và bám sát với kế hoạch đã đề ra. Công việc
có thể bao gồm liên lạc với các nhãn hàng hoặc các agency sự kiện, hoặc làm freelancer hỗ
trợ tổ chức sự kiện, kêu gọi tài trợ, nâng cấp hình ảnh của sự kiện.
Người điều phối sự kiện có khả năng tổ chức các sự kiện dạng festival, hội thảo hội nghị,
các chương trình quảng cáo của nhãn hàng, v.v…
Người điều phối sự kiện nên có kỹ năng như truyền đạt thông tin, tổ chức và sắp xếp công
việc tốt, cầu toàn và chú ý đến những chi tiết nhỏ nhất. Họ cũng cần có khả năng chịu được áp
lực công việc cao, đảm bảo sự kiện diễn ra êm xuôi mà không sợ khó khăn.

- Event planner – Lên kế hoạch tổ chức sự kiện:

Người lên kế hoạch tổ chức sự kiện đảm nhiệm một loạt các nhiệm vụ quan trọng như lựa
chọn địa điểm, logistic, catering và có trách nhiệm làm việc với các bộ phận tài chính, đảm
bảo chương trình có được hiệu quả mong muốn trong mức ngân sách cho phép của nhà đầu
tư.
Họ cần có các kỹ năng truyền đạt thông tin (cả viết và nói), giữ bình tĩnh trong môi
trường làm việc áp lực cao và tất nhiên cả kỹ năng thương lượng. Họ sẽ phải đàm phán với
các cơ quan chính quyền để xin giấy phép, xử lý các tình huống khó nhằn như đàm phán với
bên cho thuê địa điểm, bộ phận tài chính…

- Client Service Event Manager – Quản lý dịch vụ khách hàng:

Đây cũng là một vị trí cấp cao và mang nhiều trọng trách trong êkip tổ chức sự kiện.
Trách nhiệm của họ là trở thành cầu nối giữa khách hàng và công ty tổ chức sự kiện để thực
hiện những yêu cầu của khách hàng.
Họ phải vô cùng chuyên nghiệp, lịch thiệp và có những kỹ năng mềm cực tốt để giải
quyết công việc hiệu quả. Ví dụ khi khách hàng tức giận, họ phải cố gắng hết sức để khiến
khách hàng bình tĩnh trở lại trong khi tìm cách đưa ra những lý do hợp lý và xử lý tình huống
thấu đáo. Họ cũng phải đương đầu với hàng loạt những phản hồi, phàn nàn từ khách hàng
hoặc khán giả khi sự kiện diễn ra, điều này đòi hỏi các kỹ năng truyền thông rất tốt.

- Event Manager – Quản lý sự kiện:

Quản lý sự kiện phối hợp làm việc rất chặt chẽ với người điều hành sự kiện để đảm bảo
chương trình diễn ra êm xuôi nhất có thể. Vai trò của họ rất linh hoạt. Ngoài việc giải quyết
tình huống xảy ra trong quá trình tổ chức sự kiện, đôi khi họ cũng phụ trách giải quyết cả
những công việc giấy tờ thuần túy như lập kế hoạch chi tiết/điều phối công việc trong trường
hợp có những thay đổi bất ngờ so với kịch bản. Nếu các nhân viên tổ chức sự kiện trong team
có vấn đề phát sinh, họ có thể trao đổi trực tiếp với Event Manager hỗ trợ tổ chức sự kiện. Vai
trò của người quản lý sự kiện là lắng nghe và giúp đỡ nhân viên, hướng dẫn để họ hoàn thành
tốt nhiệm vụ của mình trong sự kiện.
Họ cần có kỹ năng xử lý khủng hoảng tốt, truyền đạt thông tin tốt và sẵn sàng cho mọi
tình huống có thể xảy ra.

- Event Assistant – Trợ lý sự kiện:

Trợ lý sự kiện hỗ trợ và thực hiện khá nhiều các công việc nhỏ trong quá trình tổ chức.
Họ gọi điện tới các bên liên quan để xử lý công việc hoặc giúp đỡ tìm kiếm thông tin hỗ trợ tổ
 chức sự kiện. Trong một số trường hợp nếu người quản lý sự kiện bận việc, họ có thể trực tiếp
quản lý các nhóm nhỏ, chỉ đạo các công việc cần thiết. Trợ lý sự kiện cần phải nắm rõ kịch
bản chi tiết để điều động nhân sự.
Họ cũng cần có khả năng tổ chức tốt và linh hoạt để đáp ứng nhiều yêu cầu khác nhau của
Event Manager.

- Director – Đạo diễn:

Đạo diễn có trách nhiệm quản phối hợp chặt chẽ với các bộ phận marketing và truyền
thông để tìm kiếm các nguồn tài trợ, các cơ hội trao đổi quyền lợi truyền thông, quảng bá cho
chương trình. Họ là người đưa ra các mô tả sơ lược đầu tiên về sự kiện cho tất cả các bộ phận
để cùng tham gia vào quá trình sáng tạo. Họ cũng có trách nhiệm kiểm soát mọi công việc,
đảm bảo mọi thứ trong tầm kiểm soát và tuân theo kế hoạch sự kiện mẫu. Họ làm việc về
ngân sách với Quản lý sản xuất và phối hợp với bộ phận thiết kế để đảm bảo các ý tưởng,
kịch bản của chương trình được thực hiện xuyên suốt. Đạo diễn cũng có trách nhiệm chỉ đạo
các diễn viên biểu diễn và bộ phận sản xuất thực hiện công việc theo yêu cầu của kế hoạch tổ
chức sự kiện mẫu.
Bởi vì đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong bộ máy quản lý, họ phải có kỹ năng
truyền đạt thông tin rất tốt với êkip của mình, có mắt thẩm mỹ, gu âm nhạc phù hợp với
chương trình, đồng thời biết sắp xếp các chi tiết nhỏ nhất tạo ra điểm sáng của chương trình.

- Administrator – Quản lý hành chính:

Quản lý hành chính chịu trách nhiệm về tiền lương, các vấn đề liên quan đến quyền lợi và
chính sách đãi ngộ dành cho nhân viên. Họ cũng phân bổ nguồn lực tài chính trong công ty
đến các bộ phận. Điều này cần thiết để tránh cho nguồn lực tài chính của công ty được phân
bổ không không hợp lý hoặc lãng phí và không thể kiểm soát được. Quản lý hành chính có
trách nhiệm về vấn đề tiền lương, quyền lợi và chính sách đãi ngộ cho nhân viên tham gia sự
kiện.
Quản lý hành chính cần biết phân bổ nguồn lực tài chính chung phù hợp đến toàn bộ các
bộ phận sản xuất sự kiện. Điều này vô cùng cần thiết để có thể kiểm soát chặt chẽ, tránh lãng
phí nguồn lực tài chính của công ty.

- Marketing/Publicity Manager – Quản lý Marketing/Quảng bá sự kiện:

Họ phụ trách công việc quảng bá và nâng cao hình ảnh của đơn vị tổ chức sự kiện. Họ sản
xuất các tờ rơi, poster, các ấn phẩm quảng cáo và thực hiện phân phát chúng. Họ cũng làm
việc với các cơ quan báo chí và quản lý hình ảnh trong các hoạt động quay phim, chụp hình tư
liệu cho chương trình, tham gia quá trình kêu gọi các khoản tài trợ để gia tăng lợi nhuận
(doanh thu) của sự kiệ. Quản lý marketing/ quảng bá sự kiện chịu trách nhiệm toàn bộ về việc
nâng cao hình ảnh của đơn vị tổ chức sự kiện đến đại chúng, mở rộng khả năng tiếp cận, hay
nói cách khác chính là chịu trách nhiệm trong việc truyền thông.
Quản lý marketing cần có sự sáng tạo, sự mềm dẻo và khéo léo trong việc đưa ra những
thông tin cho báo chí, kêu gọi tài trợ, cũng như cần có chuyên môn truyền thông tốt.

1.2 Kỹ năng của người tổ chức sự kiện

Nhìn chung, tuy có nhiều vị trí trong ekip tổ chức sự kiện với những vai trò khác nhau,
một người tổ chức sự kiện vẫn cần có những phẩm chất cụ thể:

- Kỹ năng tổ chức và làm việc nhóm: luôn phải có cái nhìn bao quát trong mọi tình huống,
đặc biệt là khi có vấn đề xảy ra. Cần có kỹ năng làm việc theo nhóm, hợp tác và cùng phát
triển với đồng đội của mình để đạt được hiệu quả công việc cao nhất.
 - Kỹ năng quản lý thời gian: quản lý thời gian để tuân theo kế hoạch công việc cách hiệu quả,
tránh lãng phí nguồn lực. Việc lên một kế hoạch, lịch trình chi tiết đến từng giây từng phút sẽ
giúp tiết kiệm một khoảng thời gian khá lớn đối với toàn bộ ekip. Việc quản lý thời gian tốt sẽ
giúp bạn xử lý được những khủng hoảng bất ngờ xảy đến đối với một việc tổ chức sự kiện
chuyên nghiệp.
- Kỹ năng giao tiếp: có khả năng giao tiếp tốt sẽ giúp công việc ăn ý hơn với ekip của mình,
cần có khả năng giao tiếp tốt để có thể điều phối nhân sự, phân chia công việc và điều hành
luồng công việc diễn ra một cách hiệu quả nhất. Cần cứng rắn và mềm mỏng đúng lúc để tối
ưu hoá khả năng của từng nhân sự cũng như tối ưu hoá cơ hội và hạn chế rủi ro. Hơn hết, điều
quan trọng là với kỹ năng giao tiếp tốt, người làm sự kiện có thể xây dựng mạng lưới quan hệ
và dễ dàng tiến lên.
- Kỹ năng giải quyết vấn đề: bất cứ tình huống, khủng hoảng xảy ra đều yêu cầu có một biện
pháp hiệu quả để giải quyết. Người tổ chức sự kiện cần có kỹ năng ứng phó và xử lý khủng
hoảng tốt, tránh gây tổn thất. Càng nhiều rủi ro được đề ra và dự đoán thì càng ít những rủi ro
xảy ra gây ảnh hưởng đến tiến độ sự kiện.
Là một người tổ chức sự kiện, cần phải đặc biệt nhạy cảm với các rủi ro. Để có thể quản lý và
xử lý được rủi ro, cần nhanh chóng xác nhận dạng vấn đề / tình huống để có thể kịp thời đánh
giá và xử lý. Cần có một phương pháp logic có hệ thống, bao gồm thiết lập bối cảnh, xác
định, phân tích, đánh giá, xử lý, giám sát và chia sẻ rủi ro có liên quan với tất cả các hoạt
động khác, chức năng, quá tình để giảm thiểu thiệt hại và tối đa hoá cơ hội.
- Kỹ năng kiểm soát cảm xúc: Với cường độ công việc nhanh, đặc biệt là thời điểm gấp rút
chuẩn bị cho các sự kiện lớn, người tổ chứ sự kiện sẽ khó tránh khỏi những lúc stress, căng
thẳng với đồng nghiệp của mình. Họ cần kỹ năng kiểm soát cảm xúc trong mọi tình huống.
“Giữ bình tĩnh” là kỹ năng quan trọng mà người trong ngành tổ chức sự kiện cần có.
- Kỹ năng hợp tác với khách hàng: Người tổ chức sự kiện cần đáp ứng các nhu cầu của
khách hàng, đảm bảo với khách hàng mọi thứ đang đúng tiến độ, và nghiêm túc, nhiệt huyết
khi làm việc với khách.
- Kỹ năng sáng tạo: Khi khách hàng đưa ra yêu cầu tư vấn về thiết kế sự kiện, người tổ chức
sự kiện cũng cần có sự sáng tạo trong các sản phẩm, về concept, thiết kế...
- Kỹ năng chuyên môn: Mỗi người trong ekip đều có chuyên môn của riêng mình, tuy nhiên,
để nắm rõ tình hình, người tổ chức sự kiện cần có kiến thức chung về hầu hết các bộ phận để
giao tiếp và bắt kịp tiến độ.
Nguồn: socialtables (https://www.socialtables.com/blog/event-planning/event-planning-
skills/)
2. Tăng hiệu suất sự kiện

2.1 Thước đo đánh giá độ hiệu quả của sự kiện

- Các đề cập trên truyền thông trên mạng xã hội: Khi những người tham dự hào hứng với sự
kiện của bạn, họ thường chia sẻ nó trên các trang truyền thông xã hội. Bạn có thể quan sát
phản ứng tích cực đối với bài đăng của mình bao gồm: lượt thích, lượt chia sẻ, bình luận hoặc
gửi tin nhắn. Sử dụng những phản hồi đóng góp cũng là cách để cải thiện sự kiện, đánh giá độ
hiệu quả.
- Số lượng đăng ký và vé bán được: Tỷ lệ đăng ký và tham dự gần nhau nghĩa là việc quảng
bá sự kiện rất tốt. Tuy nhiên, nếu hai con số cách xa nhau, bạn nên xem xét kỹ tất cả các hoạt
động của mình và tìm ra đâu là nguyên nhân và lý do tại sao bạn mất những người này.
- Số lượng khách hàng tiềm năng mới: Nếu mục tiêu của sự kiện là quảng bá sản phẩm,
doanh nghiệp hoặc thương hiệu của bạn, bạn có thể đo lường số lượng khách hàng có được
hoặc doanh số tăng như thế nào. Bạn phải xác định ý nghĩa của nhóm khách hàng tiềm năng
này đối với công ty của bạn: Đó có thể là người đến từ một ngành, công ty cụ thể hoặc chỉ là
 người thể hiện sự quan tâm đến sản phẩm của bạn. Sau đó, bạn có thể kiểm tra xem có bao
nhiêu người tham dự trở thành khách hàng tiềm năng.
- Khảo sát sau sự kiện: Bạn có thể hỏi những câu hỏi cụ thể như: Bạn thích địa điểm như thế
nào? Bạn có thích thức ăn và cà phê không? Và để họ bỏ phiếu theo thang điểm từ 1-5. KPI
của bạn có thể là tỷ lệ hài lòng mà bạn muốn đạt được trong từng khía cạnh của sự kiện. Bạn
cũng có thể để lại một khoảng trống cho các bình luận trong trường hợp người tham dự không
thích thứ gì đó để cải thiện cho lần tiếp theo.
- Mức độ tương tác người tham dự: Bạn có thể đo lường bao nhiêu câu hỏi mà người tham
dự đã đặt ra, bao nhiêu đánh giá mà diễn giả của bạn nhận được hoặc có bao nhiêu người
đang kết nối. Bạn có thể quan sát những thống kê này trong phân tích ngay sau đó.
- Số lượng người tham dự quay trở lại: Con số này cho thấy mức độ phù hợp của nội dung
đối với người tham dự và mức độ đánh giá cao sự kiện mà họ sẽ trở lại. Bạn có thể yêu cầu
điền thông tin trong các mẫu đăng ký và đo lường tỷ lệ phần trăm của những người tham dự
là những người trở về.
- ROI (Tỷ lệ chi phí trên doanh thu): Lợi nhuận đầu tư cho bạn thấy sự kiện mang lại lợi
nhuận như thế nào hay nói cách khác, mức độ thành công của các khoản đầu tư cụ thể.
Bạn có thể tính ROI cơ bản bằng cách chia tổng chi tiêu cho tổng doanh thu được tạo sau
sự kiện. Nếu chỉ số ROI là dương, có nghĩa tổng doanh thu lớn hơn tổng chi phí, đây chính là
điều bạn cần đạt được. Bạn cũng có thể quan sát ROI cụ thể – ví dụ: liệu vé đã bán có bao
gồm chi phí quảng cáo mà bạn đã bỏ ra để săn người tham dự hay không. Hãy nhớ đặt mục
tiêu rõ ràng trước cho các khoản đầu tư cụ thể.
- Chi phí cho mỗi người tham dự: Có thể dùng thay thế cho ROI, tính bằng cách lấy tổng chi
phí chia cho số lượng người tham dự. Ngoài ra, bạn cũng có thể đo chi phí cho việc quay trở
lại của người tham dự bằng cách chia tổng chi phí marketing cho số người tham dự. Hãy suy
nghĩ về tỷ lệ tối ưu trước và so sánh nó với các lợi nhuận thực tế.
- Sự hài lòng của nhà tài trợ: Có nhiều cách để đo lường giá trị này như thông qua các cuộc
phỏng vấn, khảo sát, các cuộc họp đánh giá, v.v … Hãy nhớ rằng, bạn nên tìm cách thiết lập
mối quan hệ lâu dài để tạo được sự tin tưởng với các nhà tài trợ cho các sự kiện tiếp theo. Hãy
cởi mở để nhận phản hồi trung thực và cải thiện cách làm việc của bạn.
- Phản hồi từ chính ekip: Sau sự kiện nên tổ chức debrief để nhân viên đưa ra feedback và ý
kiến để cải thiện những sự kiện sau.
- Dùng tiêu chí SMART:
o Specific (Cụ thể): Đưa ra kết quả và mục tiêu cụ thể của sự kiện.
o Measurable (Có thể đo lường): Số liệu cụ thể cần được đưa ra: lượng vé bán ra, quỹ
gây được, tương tác MXH.
o Assignable (Khả thi): Cần phân bổ chính xác nhân sự và trách nhiệm, để có thể đánh
giá rõ ràng.
o Realistic (Tính thực tế): Mục tiêu đưa ra cần thực tế để có thể thực thi, tránh gây tổn
thất cho sự kiện.
o Time-related (Thiết lập thời gian): mục tiêu của sự kiện cần có mốc thời gian đạt
được tùy vào quy mô sự kiện.

Nguồn: Brands Vietnam, Billetto

2.2 Các lỗi thường gặp khi tổ chức sự kiện và cách khắc phục

- Phân bố nhân sự không phù hợp: Phân bổ nhân sự sao cho phù hợp với công việc và đảm
bảo tiến bộ là một việc vô cùng quan trọng. Nếu nguồn lực không đồng đều có thể dẫn đến
nhiều sai lầm trong quá trình tổ chức.
 Khắc phục: Event manager cần tìm hiểu rõ kỹ năng và cường độ công việc của tất cả nguồn
nhân sự. Việc đánh giá kỹ lưỡng tất cả các nguồn lực khi bắt đầu quá trình lập kế hoạch có
thể cung cấp thông tin cần thiết. Một khi các nhà lập kế hoạch sự kiện biết khả năng của mọi
người và ai đang làm gì, việc tìm ra cách phân bổ nguồn lực cho vô số yếu tố và công việc
hàng ngày trở nên dễ dàng hơn nhiều.
- Không nghiên cứu về nhóm khán giả: việc cá nhân hóa trải nghiệm tại sự kiện giúp doanh
nghiệp kết nối tốt hơn và cải thiện word of mouth. Nhưng nếu không được nghiên cứu kỹ
lưỡng, nhóm khán giả này có thể gây tổn thất rất lớn với doanh nghiệp.
Khắc phục: Khi không rõ điều gì, hãy trao đổi ngay với khán giả tại sự kiện, hoặc gửi form
feedback để khách hàng góp ý.
- Không cập nhật những thay đổi ngay trước khi tổ chức; hầu hết các sự kiện sẽ có những
thay đổi về kế hoạch và phạm vi trước ngày tổ chức. Việc không theo dõi những thay đổi nhỏ
nhất có thể đồng nghĩa với việc ngân sách vượt quá tầm kiểm soát hoặc chậm tiến độ.
Khắc phục: Cần có quy trình theo dõi các thay đổi với việc ghi chép, truyền đạt và kiểm soát
trong toàn bộ đội ngũ. Cá nhân yêu cầu thay đổi (ví dụ: bổ sung chỗ ngồi hoặc thay đổi dịch
vụ ăn uống) cần giải thích những thay đổi cụ thể và người quản lý sự kiện cần xác định yêu
cầu đó sẽ tác động như thế nào đến ngân sách, tiến trình và thông báo cho tất cả các bên liên
quan khác có liên quan.
- Murphy’s Law: Những vấn đề tưởng như không thể xảy ra đều có thể xảy ra vào phút cuối,
khiến mọi người đều bất ngờ.
Khắc phục: Thực hiện đánh giá rủi ro sự kiện trong quá trình lập kế hoạch sự kiện. Dành thời
gian cho nhóm tổ chức sự kiện của bạn để suy nghĩ xem điều gì có thể xảy ra ảnh hưởng đến
ngân sách hoặc kết quả như mong đợi. Sau đó, tìm ra những cách bạn có thể giảm thiểu
những rủi ro đó. Điều này không mất nhiều thời gian và vô cùng hữu ích trong việc tìm hiểu
các liên kết yếu trước khi tiến hành lập kế hoạch.
- Event manager thiếu kinh nghiệm:
Khắc phục: Bước đầu tiên là thuê người quản lý sự kiện có chuyên môn và kinh nghiệm để
hiểu và quản lý nhu cầu của khách hàng. Các nhà quản lý sự kiện giỏi kết hợp ‘kỹ năng mềm’
và khiến các cuộc họp lập kế hoạch dễ dàng hơn, quản lý rủi ro và xử lý nhiều bên liên quan
khác nhau.
- Không tuân theo quy trình: Kế hoạch không được đa số tán thành làm tăng nguy cơ tạo ra
các vấn đề đột xuất, thiếu hụt ngân sách và thiếu khách quan.
Khắc phục: Một kế hoạch sự kiện được xác định rõ ràng và được thống nhất sẽ giúp các nhà
lập kế hoạch giải quyết mọi công việc một cách hiệu quả và nâng cao mức độ nhận thức phù
hợp về tất cả các hoạt động liên quan đến việc thực hiện một sự kiện. Có đường cơ sở của các
quy trình lặp lại để xác định phạm vi, lập lịch, phân bổ nguồn lực và giao tiếp với các bên liên
quan loại bỏ rất nhiều phỏng đoán liên quan đến các sự kiện.
Nguồn: Institute of Event Management, GES

2.3 5Cs trong tổ chức sự kiện

Quá trình lập kế hoạch cho một sự kiện từ đầu đến cuối có thể được chia thành 5 giai đoạn cơ
bản, mà chúng tôi gọi là 5C. Đó là Concept (khái niệm), Coordination (điều phối), Control
(kiểm soát), Culmination (cao trào) và Closeout (kết thúc).
- Concept:
Khi lên ý tưởng cho một sự kiện, điều quan trọng là phải xác định 5W:
o TẠI SAO (để thông báo và / hoặc giáo dục cộng đồng về một nguyên nhân, hoặc để
gây quỹ, hoặc nó là một lễ trao giải, một nghi thức tang lễ cho một người thân yêu đã
mất hoặc thậm chí là một đám cưới?)
o AI: các bên liên quan chính của sự kiện. Điều này cũng quy định loại sự kiện và giúp
cung cấp thông tin cần thiết để tập hợp các yếu tố sáng tạo của sự kiện.
 o KHI NÀO
o Ở ĐÂU
o CÁI GÌ phải phù hợp với nhu cầu, mong muốn, mong muốn và kỳ vọng của khán giả,
đồng thời phải kết hợp với lý do tại sao, ai, khi nào và ở đâu của sự kiện.
- Coordination: Đây là giai đoạn lập kế hoạch của sự kiện. Các hoạt động bao gồm phát triển
chủ đề, lập ngân sách, thiết lập thời gian biểu, lựa chọn và đặt trước các địa điểm tổ chức sự
kiện, lên kế hoạch thực phẩm, lựa chọn diễn giả, sắp xếp trang thiết bị và cơ sở vật chất, điều
phối vận chuyển, lập kế hoạch dự phòng, v.v.
- Control: Cần có biện pháp kiểm soát và đề phòng đối với các tình huống tại sự kiện. Kiểm
soát sự kiện so sánh tiến độ sự kiện với kế hoạch thực tế, đo lường các nguồn lực với công
việc đã lên lịch và điều chỉnh những việc cần phải làm để tránh phạm vi ảnh hưởng và đảm
bảo rằng sự kiện được phân phối đúng thời gian và trong phạm vi ngân sách. Kiểm soát sự
kiện cũng giải quyết xung đột cũng như quản lý mối quan hệ giữa khách hàng và nhà cung
cấp.
- Culmination: Đây là cao trào của sự kiện, khi các kế hoạch đã lên được thực hiện. Các hoạt
động bao gồm quản lý nhóm sự kiện, điều phối nhà cung cấp / nhà cung cấp, kiểm soát đám
đông, bảo mật, quản lý tuyến đầu, quản lý phụ trợ và giao tiếp. Giai đoạn này tạo ấn tượng
cho người tham dự cách trực tiếp.
- Closeout: Sau khi các sự kiện hoàn thành và khách hàng đã chấp thuận kết quả, một số hoạt
động đăng sự kiện cũng cần thiết như nhau để làm nổi bật quá trình sự kiện. Chúng bao gồm
xem xét và đánh giá, báo cáo, cải tiến chất lượng, khen thưởng và công nhận cho các thành
viên trong nhóm, và chấm dứt hợp đồng chính thức nếu có.
Nguồn: The Guardian

3. Tổ chức sự kiện online

Trong thời đại công nghệ, đặc biệt là lúc đại dịch ảnh hưởng đến cách truyền thông nói riêng
và cả xã hội nói chung vận hành, thì tổ chức sự kiện cũng không là một ngoại lệ. Tổ chức sự
kiện offline trong hoàn cảnh hiện tại vẫn còn nhiều bất cập, vì vậy mà nhiều đơn vị tổ chức sự
kiện đã dần di chuyển địa điểm đến các nền tảng mạng xã hội, ứng dụng video call như
Zoom, Skype, Google Meets…

3.1 Một số lưu ý:

B1: Tìm hiểu về nhóm đối tượng: tâm lý, xu hướng, mức độ am hiểu công nghệ, lĩnh vực
quan tâm… Tìm hiểu qua khảo sát, dữ liệu để đưa ra nhóm khán giả.
B2: Xác định dạng event: có thể là một cuộc hội thảo với một người đứng trên sân khấu, hoặc
nó có thể giống như một buổi triển lãm thương mại hoặc hội thảo. Điều quan trọng là tạo ra
một trải nghiệm độc đáo, một điều gì đó khác biệt so với những gì đối thủ cạnh tranh có thể
đang làm.
B3: Lựa chọn nền tảng phát sóng: một số tùy chọn phổ biến bao gồm Periscope, Facebook
Livestream và Trực tiếp trên YouTube. Các dịch vụ này ít nhiều cung cấp các tính năng cơ
bản giống nhau; nó thực sự là một vấn đề của sở thích cá nhân.
B4: Chọn Người dẫn chương trình / MC: người dẫn chương trình nên cảm thấy thoải mái khi
nhìn thẳng vào máy quay, phải phản ứng nhanh nhất vào thời điểm này đối với các sự kiện bất
ngờ.
B5: Quảng bá sự kiện: Các sự kiện ảo nên được quảng bá giống như một sự kiện trực tiếp
điển hình. Có thể dùng các nền tảng MXH sẵn có để đăng bài quảng bá, tạo chú ý cho sự
kiện.
 B6: Chọn địa điểm: Không nhất thiết phải tìm một địa điểm quá xa hoa, nhưng nơi tổ chức sự
kiện có thiết bị điều cơ bản như sân khấu có bục và thiết bị âm thanh / hình ảnh.
B7: Chọn thời gian: Nên tham khảo ý kiến khán giả và sử dụng thông tin thu thập được để
phát sóng sao cho hiệu quả và thu hút nhất.
Nguồn: Socialtables

3.2 Một số tip khi tổ chức sự kiện online:

- Tinh tế và đúng thời điểm: chủ đề của sự kiện online nên thay đổi phù hợp với hoàn cảnh hiện
tại, tránh gây ra sự phản cảm và tranh cãi với khán giả.
- Canh thời gian chuẩn xác: Theo nghiên cứu của Redback Report, 2/3 số người tham gia sự
kiện bỏ ra ngoài chỉ sau nửa đầu sự kiện. Cho một sự kiện webinar, để khán giả tập trung tối
ưu, sự kiện chỉ nên kéo dài 45-60’.
- Tạo điểm nhấn cho sự kiện: Có quá nhiều sự kiện online diễn ra cùng một lúc, vì vậy mà
người tổ chức cần tạo ấn tượng với khán giả với điểm riêng của doanh nghiệp thông qua
phương thức độc đáo.
- Duyệt qua với MC: tổ chức sự kiện online có thể rất khác với sự kiện offline, vì vậy mà MC
cũng cần có khả năng ứng phó tốt với các tình huống có thể xảy ra.
- Chọn nền tảng hiệu quả
- Giúp người tham gia có trải nghiệm trực tiếp: khuyến khích việc tương tác giữa khán giả và
sự kiện để khán giả có hứng thú và thu hút, tránh nhàm chán.
- Chuẩn bị xử lý sự cố kỹ thuật
- Tạo bầu không khí vui vẻ, hào hứng.
Nguồn: Creativebloq