ISSN 0335.3931 normalisation X50-109 frangaise Décembre 1991 Management de projet Recommandations pour I’analyse et la modélisation graphique d’actions et son utilisation pour une meilleure communication entre les acteurs d’un projet Aitiographie E: Project Management — Recommendations for the analysis and the graphic modelling of actions and its use for better communication between the project participants — Graphic etiology D: Projektsfdhrung — Empfehlungen fUr die Analyse und das Verleihen plastischer Aussehen der Aktionen und seinen Gebrauch fur bessere Kommunikation zwischen den Projektteilnehmern — Graphische Atiologie Fascicule de documentation publi¢ par I'afnor en décembre 1991. correspondance Ala date de publication du présent fascicule de documentation, il n’existe pas de travaux européens ou internationaux sur le sujet. analyse descripteurs Le présent fascicule de documentation présente les principes de I'aitiographi Cette méthode de modélisation graphique d’actions est utilisable comme out de communication ou d’analyse au cours d'un projet ‘Thésaurus International Technique : gestion de projet, modéle, graphique, analyse, ingénierie. modifications corrections édité ot dtfusé par association frangaise de normalisation (afnon) tour europe cedex 7 92089 paris la défense — tél, :(1) 4291 55 55, afnor 1991 @afnor 1991 1 tirage 91-12Management de projet et aitiographie AFNOR Z90B Membres de la commission de normalisation Président : MVILLEMAIN Secrétaire : MDENIS—AFNOR ELDIN GONSON LE BISSONNaIS MINANA, VENISSE VILLEMAIN ye cet THOMSON CSF AFITEP UNIVERSITE D’ANGERS. ime—3- % 50-109 Sommaire Page Avant-propos 3 1 Objet 4 Dom: e d'application Références normatives Définitions Mise en ceuvre de la méthode .. Présentation des schémas .. ‘Types d'applications . eran eon Implication du présent fascicule de documentation Annexe A Exemples de cellules Annexe B Bibliographie et adresses utiles : woe 19 Avant-propos Le développement actuel en nombre et en importance des projets, eux-mémes générés & I'intérieur de programmes prospectifs plus vastes, implique l'usage de méthodes de conception et de gestion de plus en plus rigoureuses. Mais a difficulté de communication des impératifs de ces projets aux divers parti- cipants et celle d'un dialogue constructif entre eux s‘accroit dans le méme temps. Le présent fascicule de documentation propose l'utilisation d'une méthode graphique d'aide a 1a fois & la conception initiale des projets et & leur mise jour, a la communication aux intéressés, et 4 la planification des projets.X 50-109 -4- 1 Objet Le présent fascicule de documentation est un guide a I'usage des participants & un proje Vouvrage, maitres d’ceuvres et exploitants. Il présente : — les principes généraux de la méthode, — les principales recommandations d'utilisation, — des exemples d'application de cette représentation dans la ge i maitres de 2 Domaine d’application Le présent fascicule de documentation s‘adresse & toute entreprise ou administration ayant & dévelop- per des projets de type industriel, informatique, organisationnel ou autres. 3. Références normatives X 50-105 1991 Le management de projet : concepts. Vocabulaire de gestion de projet — AFITEP — Ed. AFNOR 1989. 4 Définitions 4.1. Aitiographie Technique de schématisation pour représenter graphiquement les actions, selon leurs constituants, n (de aitia = cause et leurs moyens et leurs produits, quelle que soit |a complexité de leurs interact grapho = j'écris). Tout concept ou réalité identifiable apparaissant comme cause ou effet d'une action. 43 Sc a aitiographique Représentation de tous les éléments entrant dans un sujet, & partir de cellules élémentaires liées entre elles, visualisant de fagon claire et non ambigde un enchainement d'actions, chaque élément étant & la fois cause de ceux qui le suivent et effet de ceux qui le précédent (on dit également «schéma de causalités»). 4.4 Cellule élémentaire (voir annexe A.0.1) Représentation appliquable & n‘importe quelle action. Elle comporte obligatoirement, autour d’un rectangle figurant l'intérieur de I'action, d'une part, des éléments périphériques passifs amont : une entrée dite «le constituant», et aval, une sortie dite «le produit» et, d’autre part, un élément périphérique actif lateral : 1e moyen, qui est le moteur de l’action. Par ailleurs, ces divers éléments pris individuellement peuvent étre multiples. Lrcintérieur» de l'action est fait d’actions plus détaillées ou «sous-actions». De plus, toute action posséde une situation espace-temps qui lui est propre.—5- X 50-109 45. Cellule centrale d’un sujet Application d'une cellule élémentaire & un sujet donné, en particulier & un projet, ce qui permet d’en er provisoirement : — es limites amont et aval (objet) et latérales (moyen), — Ia liste des sous-actions internes au sujet, — Ia situation lieu-époque. 4.6 Cellule globale d’un sujet Apras étude d’extension du sujet 4 l'amont et a l'aval (voir 4.8), on peut repousser les limites de ce sujet. Celles-ci sont alors fixées par une cellule dite «globale» qui résumera la structure de base du travail du projet telle qu'elle apparait en planification opérationnelle (voir annexe A.0.2). 4.7 Composantes, ou sous-éléments, d’un élément Concepts ou réalités internes & un élément donné tels que la réunion des sous-éléments reconstitue élément. 4.8 Réseaux itiographiques lis sont de trois sortes : Les réseaux «origine et destination» schématisent soit —le développement des éléments passifs : l'objet (1° principe de développement, dit «en ligne») (voir annexe A.1), — le développement des éléments actifs : le moyen (2° principe de développement, dit «en surfacen) (voir annexe A.2). Les réseaux «internes» schématisent — le développement des sous-actions du sujet a des niveaux de détail croissants : zéro, un, deux... (3° principe de développement, dit «en profondeurm) (voir annexe A.3). Les réseaux «analyse des moyens» schématisent soit : le développement des composantes du moyen de faire (4° principe de développement, dit «en épaisseur) (voir annexe A.4), — le développement des composantes du moyen de faire-faire (5° principe de développement, dit «en 6lévation») (voir annexe A.B). 5 Mise en ceuvre de la méthode 5.1 Contexte général d’un projet ou programme Un réseau de cing cellules composé de la cellule centrale et de quatre cellules explicatives de la provenance et de la destination des éléments périphériques permet de situer d’embiée le contexte général du sujet, c’est-a-dire ses raisons d’étre en amont et ses finalités en aval (réseau dit «de niveau 1») (voir annexe A.2). C'est la réponse a la question : pourquoi ce projet ?X 50-109 —6— 5.2. Présentation générale du sujet a traiter Une cellule globale permet de représenter le sujet a traiter : objet et moyens de faire ot de faire-faire, lieu et époque. Mais cette cellule n’est plus limitée & la seule cellule centrale. Elle intégre les cellules obtenues par les développements en ligne et en surface, considérées comme faisant partie du sujet. Crest une cellule de delimitation du sujet (voir annexe A.2). C’est la réponse & la question : quel sujet ? 5.3. Présentation interne du projet Le projet, habituellement représenté par une liste d’objectifs ou par une arborescence du type structure de base de travail, apparait ainsi comme un réseau de cellules homoganes dites de «niveau 1» repérées par un chiffre (voir annexe A.21, puis chacune des cellules peut faire l'objet de réseaux de detail de niveaux successifs repérés par le nombre de chiffres des sous-cellules homogénes correspondantes (voir annexe A.3). 5.4 Analyse de I'adaptation des moyens Les réseaux d'analyse des moyens permettent de présenter les différentes composantes du moyen de faire, identifiées par des verbes terminés en «oir». Les quatre principales composantes le plus communément utilisées rendent compte des aspects : — physique : le pouvoir-faire et le faire-mouvoir correspondant a identification et la présence des moyens humains et des équipements mis & disposition de I'action, —volontaire : le vouloir-faire direct par la volonté des exécutants ou indirect par les ordres recus, — cognitif : le savoir-faire de connaissances, compétences et méthodes nécessaires, —rationnel : le devoir-aire de l'action c’est-a-dire les finalités immédiates définissant le produit de action. Le moyen de faire-faire est analysé en paralléle. On remplace alors le mot «faire» par «faire-fairen. Crest la réponse & la question : qui fera et qui fera faire ce projet ? 5.5 Obtention des informations pour la schématisation On peut procéder, soit & partir: — d'un texte initial traduit en schémas avant de conduire des réunions de groupe, — d'une structure de base du travail établie en groupe, — des entretiens individuels. Dans ce dernier cas, chaque participant expose ses responsabilités dans le projet et explicite ses interfaces, avant que toutes les responsabilités ne soient reliées entre elles dans un schéma établi en réunion de groupe. On utilise ainsi toutes les compétences des participants du groupe. 5.6 Maitrise de la mise @ jour Chaque modification demandée verbalement doit étre exprimée schématiquement. La nouvelle proposition ne se subsitue pas généralement a I'ancienne mais provoque son enrichissement. Les conséquences de tout changement volontaire ou aléatoire apparaissent de fagon évidente.j= X 50-109 6 Présentation des schémas Format a titre indicati — des schémas généraux de format Ad ou proche, — des schémas détaillés de format A1 ou proche. Informatisation : — par logiciels graphiques permettant, éventuellement, une projection sur grand écran. 7 Types d’applications En gestion de projet l'aitiographie s’applique utilement : — & a définition de 'ouvrage pendant la période de gestation ou les concepts généraux de finalités de l'ouvrage sont difficiles bien cerner puis pour I’établissement du cahier des charges fonctionnel et, éventuellement, pour préciser certaines spécifications détaillées, dans ses finalités d’exploitation : usage, estime et prestige attendus, — A l'ceuvre pendant sa période de conception car elle facilite 1a communication entre les divers pa cipants : ingénierie, entreprises, fournisseurs, prestataires divers, dans ses finalités d’exécution : effi- cacité, qualité et gestion optimale, — a l'exécution de I'ceuvre en permettant une communication efficace entre les divers intervenants, & la gestion du projet lui-méme en facilitant les relations entre mattre de l'ouvrage et maitre d’couvre dans leurs directions de projet respectives, l'ensemble des schémas devenant un instrument cartographique de gestion et de direction du projet, — a lexploitation de l'ouvrage et a la réalisation des objectifs recherchés par Iexploitant. 7.1 Planification A chaque phase, la présentation de la structure du projet selon une logique d’espace (spacialisation) permet de saisir sans ambiguité ce que I'on doit planifier. L’aitiographie permet, en particulier, de vérifier la cohérence des objectifs ou objets de la structure de base du travail. Elle fait apparaitre la logique de définition de 'ouvrage depuis la conceptualisation jusqu’a l'exploitation pour toute la vie du projet dans le cadre éventuel d’un programme plus global. Pour chaque phase secondaire du projet elle permet la vérification de la pertinence des réseaux PERT habituels, des interfaces d’entrées-sorties, ainsi que des plannings de détails concernant l'avant-vente, Kaprés-vente (exploitation maintenance et logistique) et le retour-vente (maintien de la clientélel. Les principes de développement les plus souvent utilisés sont les trois premiers : «en ligne», «en surfacen, «en profondeur. 7.2. Projets informatiques Lutilité essentielle de I'aitiographie réside dans la possibilité de mise a plat du processus a informatiser pour les divers modules de traitement de l'information. Cette visualisation permet de distinguer sans confusion possible l'information circulante que l'on traite, de l'information de position par laquelle on traite la précédente (banques de données, par exemple).x 50-109 —8— 7.3. Communication Toute forme de communication ou formation interne ou externe a l'entreprise concernant le projet est facilitée par les propriétés de visualisation cartographique de I'aitiographie. On peut montrer I'intérét d'un projet ou d'un programme et y intéresser un public important. On peut accepter et rendre positif tout dialogue avant, pendant et aprés le projet. UI faut noter que tout nouveau venu dans un projet en cours peut se situer rapidement et passer action sans période de flottement. Enfin explication des processus de communication eux-mémes peuvent étre visualisés utilement (application fréquente du quatrieme principe «en épaisseum). 7.4 Capitalisation du savoir La présentation possible d'un sujet & tout stade de synthése ou d’analyse désiré permet un enregistrement de tous les sujets traités sans codification préalable astreignante. Par contre, les repérages des cellules en disposition «gigogne» permettent une recherche immédiate dans toute partie du sujet. Les qualité de la méthode (adaptabilité, souplesse) permettent des mises a jour fréquentes soit par Evolution de chaque cellule elle-méme, soit par évolution des composantes internes de chaque cellule. 7.5 Plan qualité La représentation de l'ensemble du projet permet au plan qualité d’exprimer ce qui fait sa spécificité C'est-a-dire vérifier & tout moment {a satisfaction du besoin, Chaque intervention des services de la qualité (mesure, décision, action aprés décision), peut étre prévue et enregistrée aprés exécution. Une monographie des interventions de la qualité peut donc se constituer au fur et & mesure de I'exécution du plan. Le cinquiéme principe «en élévation» rend ici de grands services, en particulier, dans expression claire de la volonté du maitre de I'ouvrage. 7.6 Applications quantitatives La méthode décrite ici ne comprend que ses cing premiers principes de développement qui restent qualitatits. Ses prolongements quantitatifs permettent la visualisation des tendances et mesures, physiques ou économiques, aboutissant & la modélisation et la simulation, 8 Implication du présent fascicule de documenta’ Prérequis nécessaires a l'utilisation de la méthode : — pour les utilisateurs de schémas : quelques heures de documentation générale ou de présentation de la méthode pour une bonne compréhension des symboles et de leur usage, — pour les concepteurs de schémas : quelques semaines de formation sur des cas concrets dans la discipline choisie, — pour les réalisateurs de schémas : quelques mois de familiarisation a I'usage des logiciels graphi- ques et & leur application a l'aitiographie ainsi qu’a leur présentation aux intéressés.—9— X 50-108 Annexe A Exemples de cellules et de réseaux AO Types de cellule A0.1 Cellule élé jentaire et cellule centrale a) La cellule élémentaire d'une action quelconque présente comme suit les quatre éléments essentiels de cette action effet : causes passives : le produit Te constituant sous-actions 8 = | = causes actives: tL é Je moyen Figure A.1 : représentation standard d'une action par une cellule élémentaire Les causes d'une action sont nécessairement divisées en deux sous-ensembles — les causes passives dites «le (ou les} constituant(s)», — les causes actives dites «le (ou les) moyen(s}n.X 50-108 —10— La cellule centrale d'un sujet : quels sont les «éléments» qui entrent dans un sujet, lui-méme identifié & une action, que nous devons arranger de nouveau selon une logique de cheminements ? Par exemple, pour le sujet «édaction d’un rapport limité a son exécution». Ce sont : — la situation de action : 'époque et le lieu : — objet de l'action, c'est-a-dire : avant I'action : de quoi l'on part ? Par exemple, des informations et des consignes. Ce sont les éléments «constituants», - aprés action : 8 quoi l'on arrive ; par exemple, & un rapport (ou plusieurs). C'est «le produit» ; — le moyen d’exécution de l'action ; par exemple, un ingénieur et un ordinateur. C'est une personne ou un équipement ou l'ensemble des deux. Comment arranger ces éléments ? En donnant & chacun une place stable dans un dessin : - d'abord nous situons I'action dans un champ représenté par un rectangle tireté, - puis objet est représenté * par ses éléments constitutifs & 'amont, * par son produit 4 aval, * par un rectangle encore vierge qui répond ultérieurement & la question «comment ?», - ainsi que le moyen considéré a [état présent (donc en train de faire) par un élément placé latéralement au rectangle central, enfin, la situation est mentionnée par un rectangle situé au commencement de action et, éventuellement, un autre rectangle a la fin de l'action, Le dessin obtenu est la cellule «centrale» du sujet ainsi tradult (voir figure A.2). (ot) semaine (quand ) 1 “N" chapitres ; - ébauche oad) - rédaction — “correction information (fond ) (comment ) Figure A2 : représentation de la cellule centrale d'un sujetie X 50-109 A.0.2 La cellule globale du sujet Le projet pris dans sa totalité peut ne pas se limiter & Ia seule exécution d'un rapport mais concerner également sa conception et son utilisation. De plus, le moyen (ici ingénieur) peut nécessiter une mise a disposition et une réaftfectation. Aussi la cellule centrale étendue se transforme dans ce cas en une cellule globale, qui sera le point de départ du «projet» et donc de la structure de base de travail appelé organigramme des taches en planification, Par exemple, on peut avoir le projet suivant (voir figure A.3). CAT PROJET DE RAPPORT peraceg acl action globale ) services centraux $1aSn I 1 semaines I | I | 1 1L-préparation 2-exécution 3-utilis 4-mise a disposition d'un ingénieur S-nouvelle affectation de Vingénieur informations nécessaires Figure A.3 : représentation de la cellule global du sujet Il arrive que, méme aprés que le sujet ait été ainsi élargi et ses limites clairement fixées, on désire explorer l'environnement du sujet par d'autres cellules connexes (par exemple, on pense a la remise 2 jour ultérieure du rapport). Le réseau ainsi constitué «hors sujet» est dit de «niveau O»,