CAPITULO DIARIOS ESPECIALES Y MAYORES AUXILIARES| Sinopsis -Eneste capitulo, se analizan los diarios especiales y los mayores auxiliares, ‘necesartos para registrar y procesar la informacion coutable que resume los ‘movimientos y los saldos de las cuentas con transacciones repettivas: saldo anterior, débitos, eréditos y saldo actual “Ademds, se desarrolan otros auxitiares, entre ellos: registro de bancos, lanillas, gasto por depreciaciones. Asimismo, se estudia ta forma en que se pueden aplicar y su utiidad dentro de wna contabilidad al existir un vinculo directo con las cuentas del mayor, cuyos saldos servirdn para _preparar los estados.financieros. Objetivo general ‘Aplicar los procedimientos de registro contable en los diarios especiales yen los mayores auxiliares. Objetivos especificos Al finalizar el estudio del capitulo, usted ser capaz de: 1. Mostrar los diferentes diarios especiales para el registro de desembolsos de efectivo realizados en las diversas transacciones ‘que ejecuta una entidad, 2. Comprender qué es la contabilidad administrativa a partie de las denominadas cuentas cle control versus mayores auxiliares. 43, Ullizar mayores auxiliares para la contabilizaci6n de las ‘transacciones relacionadas con las ventas y compras a crédito 4, Suministrar los diarios especiales y los mayores auxiliares para preparar asientos restimenes de una serie de transacciones repetitivas 5, Reconocer la importancia de la ética empresarial y los principios basicos de una conducta éticamente conrecta. Dado que en el copiiulo 5 se expicd cémo registar el impuesio sobre fas vertas, en ese se hard el reconocimiento de tl tibuto en kas ansacciones cde compa y venta de mercaderia que s¢ ejempliican,CAPTULO 6 Diaros especicles y moyores ouxioes 269 Los auxiliares son herramientas que se elabo- ran para respaldar los saldos de las cuentas pre sentados en los estados financieros, ya sea en forma manual o mediante sistemas informéticos contables, a Wy couxiiores, Registos levados por Un registro auxiliar provee informacién finan- te eee poet ciera que resume, en un conjunto, las transac- een ciones explicitas en forma tabular; de esta ma- renal ere eyaeaaesoe Roce nera, facilita la confeccién de los asientos de ““Qyjere producios o sevios de diario y su posterior mayorizacin. Dicho de sna anpesa otro modo, con los diarios especiales y los au- eee xiliares se llevaré un control de los movimientos en el mismo momento en. que se haga un registro, tanto de los débitos como de los créditos. En este capitulo, se explican los auxiliares que serdn afectados en las transac- ciones considerando que se utiliza el sistema de inventario permanente. ‘Los diarios especiales corresponden a la informacién que se anota en forma daria por cliente 0 por proveedor, a lo largo del mes, para llegar a completar los saldos al cierre dle este. Cada vez que se vende 0 se compra, sea de conta- dio 0 a crédito, se registra la transaccién en el diario especial correspondiente. Es decir, en ellos se reconoce la informacién de los movimientos contables que se ejecutan diariamente, acumulados durante el periodo contable. Por su parte, los mayores auxiliares contienen la informaci6n de las compras y ventas a crédito. De igual manera que los diarios especiales, se registran las ventas y compras de forma individual por cliente o por proveedor. Como se vera mas adelante, los mayores auxiliares estan directamente relacionados con los diarios especiales; incluso en algunas empresas estos también reciben el nombre de diarios especiales.270 ELCICLO CONTABLE / Alexandra Gomez Hemandez =~ Entonces, se puede decir que los auxiliares en general se elaboran con el fin de sustentar la informacién contable reflejada en los saldos de los estados fi- nancieros. Estos registros son necesarios para determinar la razonabilidad de la informacién, ya que en ellos se encuentran datos valiosos sobre los movi- mientos generados durante el mes. Para la realizaci6n de los diarios especiales, se requiere, durante el procedi- ‘miento, considerar las medidas necesarias de la aplicacién del control interno. Los sistemas contables se componen de diversos médulos, en su mayoria denominados como auxiliares por las empresas Un sistema contable incluye como minimo los siguientes médulos: inven- tario (Compras), facturaci6n (ventas), cuentas por cobrar Clientes) y cuentas por pagar (proveedores). Estos médulos se encuentran vinculados entre si, conforman un control cruzado entte los saldos de las cuentas y los estados financieros, Los diarios especiales, los mayores auxiliares y los diferentes auxiliares que mantiene una empresa se revisan y se cotejan contra la informaci6n contable generada por los encargados del registro y del andlisis de las transacciones, para verificar que las cifras obtenidas en los diferentes auxiliares sean igua- les a las presentadas en los saldos de los estados financieros. Si hay diferen- cias, se revisa minuciosamente el auxiliar con el propésito de identificar la irregularidad, Los auxiliares se clasifican de la siguiente manera: a) Diarios especiales: * Diario de facturacion y auxiliar de clientes (ventas de contado y a crédito) * Diario de inventario de mercaderia b) Mayores auxiliares: ‘+ Mayor auxiliar de cuentas por cobrar (ventas a crédito) * Mayor auxiliar de cuentas por pagar proveedores (compras a crédito)carTUO6 Diatis especiales y mayores ouxtiores 271 ©) Auxiliares contabl * Auxiliar de bancos + Auxiliar de planillas (salario) * Auxiliar de activos no corrientes 0 activos fijos Cabe indicar que los diarios especiales y los mayores auxiliares se relacionan de acuerdo con el registro de las transacciones, por tal raz6n, en este aparta- do se estudian segtin el hecho econémico que los afecta. En el siguiente, se analizarén los auxiliares contables. Auxiliares de ventas A continuacién, se explicarn los auxiliares que son afectados por las ventas: diario de facturacién, auxiliar de clientes y mayor auxiliar de cuentas por cobrar. Es destacable que, en el sistema de inventario permanente, el diario de inven- tario de mercaderfa se ve afectado en las ventas y compras de productos; no obstante, se explicar4 detalladamente en el apartado que trata los auxiliares de compras. QB) Diorio de facturacién _ Este diario corresponde a la facturacién diaria que hacen las empresas por las ventas de con- [7 EY tado o a crédito mediante el uso de sistemas computarizados. El sistema brinda la factura au- tométicamente y acumula las ventas del dia; al final de la jornada, la persona encargada tealiza — 4ic1g de facturacién. Detale d- el cierre de caja y envia un reporte al contador | ““fo de los venos eolzodos en para que coteje la informacién contenida en la __une enidad conarcil documentacién de respaldo y efectiie el asiento correspondiente. El diario de facturaci6n o de ventas proporciona informacién necesaria para rea- lizar la declaracién de proveedores al final del periodo (mediante el formulario D-15D. En esa declaraci6n informativa, se deben reportar todas las compras y ventas realizadas mayores¢2500 000, losalquileres y los servicios profesionales272 ELCICLO CONTABLE / Alsxondia Gémes Hemeindee Se’ mayores a 50 000 correspondientes al periodo fiscal (de octubre a setiembre del ao siguiente), Esto de acuerdo con la resolucién del Ministerio de Hacienda DGT-R-031-2012, disponible en la pagina de dicha entidad. Para cada uno de los auxiliares, se presentard una figura correspondiente al médulo del sistema contable financiero administrative CIAD, de libre circu- laci6n. En la figura 6.1, se presenta el formato de facturaci6n utilizado por el sistema mencionado. Figura 6.1. FORMATO DE FACTURACION, SISTEMA CIAD {disponible en wwwiinfoelect. net Como se puede observar en la figura 6.1, para elaborar el diario de facturacién es vital considerar los siguientes aspectos: la cantidad del producto vendido, la descripcién, el cédigo de barras del producto, el precio de cada articulo ven- dido, el impuesto, el ntimero de factura, la fecha, el monto total de la factura, sila venta es de contado 0 crédito y si hubo algiin descuento. Si la empresa no cuenta con un sistema automatizado y realiza pocas ventas durante el mes, es posible efectuar el diario de facturacién mediante una hoja electrénica, incluyendo la informacién manualmente, siguiendo el formato que se muestra en el cuadro 6.1 Cuadro 6.1 DIARIO DE FACTURACION LEVADO MANUALMENTEcariTUIO6 Diatios especiales y mayores auxiliores 273 = Elaborar el diario de fackrracién utiizando el formato del cuadro 6.1. EI 1 junio de 2015, la empreso ABC, S.A. realizé las ventas indicadas @ continuacién, las cuales mantienen un costo de mercaderia de un 50% sobre el monio de la venta. Para cada Una se indica el nombre del cliente, * Factura 001: Pablo Pérez, el monlo de Ia venta de contado, con impuasio de venta inclido, fue de 150 000, * Facture 002: Mariza Aguilar, se le vende a crédito la suma de 700 000 MI ‘© Factura 003: David Gomez, se le vende cl contedo un monto de #80 000 IM. © Factura 004: Ricordo Campos, se le vende ol crédilo la suma de ¢75 000 M, Solucién: En al cuadko 6.2, se muestra el desglose de las venias realizadas el | de junio, ulizando el formato del cuadro 6.1 Cuadro 6.2 DIARIO DE FACTURACION EIEMPLO 6.1 : ji Ire echo a iets | ven | cons | catto | "Be | cnr Rac wi Pei: de célevlo| 01/06/15 | 001_| Pablo Pévez 150.000| 75000) 75.000) 132 743,36| 66 371,68] 17 256,64 (002 [Meszs Ager | 100 000 700000] 88 495,58) 4424779) 115042 003 [Davd Ginez | 60000] 60000 70 79546| 85 398723] 9203.54 004 | Ricardo Compas} 75 000) 75.000) 66 371,68/ 33 185,84] 8 628,32 TOTAL 405 000] 155 GOD | 250 C00} 358 40708 | 179 203,54] 46 592,92 Observe que el monto de la venta incuye el impuesto, el cual debe deducise para conocer la base imponible. Una forma de calculorla es dividiendo el monto de la venta entre 1,13. ‘Ademés, note que el costo de lo mercoderio vendida se coleula sobre la base imponible y 1 sobre el mont total de la venta, Como se ha dicho antes, el impuesto sobre las ventas seré corcelado o lo Administocién Tibutaro en los primeros quince dios de! mes siguiente; por es ra26n, en el registo contoble debe especticarse el monio del impuesto la base imporible ventos sin impuesto) eee274 ELCICLO CONTABLE / Aloxandia Gomez Heinéndez Los datos incluidos en el diario de facturacién se utilizan para elaborar el auxiliar de clientes, el cual respalda el monto de la venta sin im- puesto por cliente. ny LAY Si el diatio de facturaci6n se elabora mediante ouxlicr de clientes. Reger de lat tuna hoja electOnica, se podré obtener la in- _verlas realzodos por clive, formaci6n del auxiliar de clientes filtrando los co" inde obtener un soo final de! periodo. datos por nombre de cliente. Gontinuando con el caso presentado en el ejemplo 64, en el auxiliar de clientes se adicionard en el registro de Pablo Pérez, por ejemplo, la suma de €132 743,36, Al final de periodo, en ese auxiliar aparecerdin todas las ventas realizadas a esta persona, En los cuadros 6.3 y 6.4, se efecttian, respectivamente, los registros de la venta ¥ del costo de la mercaderia vendida, con base en la informacién del cuadro 6.2, suponiendo que se utiliza el sistema de inventario permanente. Estos asientos se incluyen con el fin de repasar cémo se realiza la contabilidad de una empresa comercial que emplea el sistema de inventario permanente y, a la vez, justificar por qué en una comercializacién de mercaderia se afectan también los auxiliares de inventario de mercaderia y de cuentas por cobrar (cuando se trata de una venta a crédito). Cuadro 6.3 REGISTRO DE LA VENTA EJEMMPIO 6.1 Fecha 01/06/2015 | Elecivo CCuenias por cobror 250 000 Ingresos por venios 358 40708 Impvesio de venia por pagar 4 592.92 Detale. Asiento sobre vania de mercaderia Cuadro 6.4 REGISTRO COSTO DE MERCADERIA VENDIDA EJEMPLO 6.1 01/06/2015 | Costo de la mercaderia vendida 179 203,54 Inventorio de mescaderio, 179 203,54 CM = 50% - base imponible Detalle. Asiento del costo de la mercaderia vendidacamTUO6 Diavios especcles y moyores auxieres 275 Para ejemplificar el saldo, la cuenta Inventario de mercaderfa, supondremos que el inventario inicial de la empresa al 1 de junio del 2015 era de ¢200 000. Luego de la venta indicada anteriormente, su saldo disminuye en ¢179 203,54, tal como se aprecia en el cuadro 65. Cuadro 6.5 SALDO DE LA CUENTA INVENTARIO DE MERCADERIA EJEMPLO 6.1 Inventario de mercaderio 179 203,54 Es necesario tener en cuenta que el auxiliar de inventario de mercaderia es mucho mas complejo que presentar su saldo, pues dicha cuenta se leva por cada uno de los productos que la integran. Cri R mee ocd Realice el diario de facturacién y los asientos para registrar las ventas y el costo de la mer- caderia vendida E] 1 junio del 2016, la empresa XYZ, S.A. efectu6 las ventas detalladas a continuacién, las cuales mantienen un costo de mercaderfa de un 60% sobre el monto de la venta. Para cada venta se indica el nombre del cliente. + Factura 010: Empresa JJA, S.A., se le vende de contado la suma de €300 000, el impuesto de ventas esti incluido (IVD, ‘+ Factura 011: Mauricio Campos, se le vende a crédito la suma de ¢130 000 IVI. + Factura 012; Estaban Ruiz, se le vende al contado un monto de €280 000 IVI. + Factura 013; Eunice Jirén, se le vende a crédito la suma de 150 000 IVI. Diario de facturacién NE de | i Base Impuesto Feche | focnra | lta | Vents | Contado | Crédio |igeonble| CMY | ohne27 ELCICLO CONTABLE / Alosoncio Gémez Heméndez = Registro de la venta Fecho Cuentas Debe Haber Detalle Registro del costo de la mercaderfa vendida Fecha Cuentas Debe Haber Deialle Mayor auxiliar de cuentas por cobrar El mayor auxiliar de cuentas por cobrar se re- Ts fiere a la facturaci6n realizada por la empresa mediante las ventas a crédito, estas generaran una cuenta por cobrar al cliente. Cada ver que se comercialice a crédito, s€ deb€ str de evar por cabo registrar la venta en el auxiliar de cuentas por "Rec vealzade para lever el cobrar del cliente que hizo la transaccién. Este contol de as cuentos por cobrar registro auxiliar normalmente se lleva en siste- los chenes de una empress mas computadorizados, ya que el volumen de informaci6n es considerable. En el cuadro 6.6, se presenta el mayor auxiliar de cuentas por cobrar, segiin la informaci6n del ejemplo 6.1 correspondiente al 1 de junio del 2015. En el auxiliar de cuentas por cobrar, se incluyen los nombres de los clientes que adquirieron mercaderia a crédito. Si durante el periodo se dan mas transaccio- nes, se van acumulando hasta el final Cuadro 6.6 AUXIUAR DE CUENTAS POR COBRAR EEMPIO 6.1 Mariza Agulor Ricardo Campos 100.000 75.000) uACARTUOS Dirios especiales y mayores auxliares 277 Observe que se presenta en forma de T dado que, al debe, se anotardn los aumentos de la cuenta por cobrar y, al haber, las disminuciones, Los aumen- tos suceden cuando se realiza una nueva venta a crédito y las disminuciones cuando el cliente abona 0 cancela el monto adeudado. Regisitar la transaccién deserta « continvactén: £13 de ogosio del 2015, la empresa Cl, S.A. vendié mercadera o la empresa KGH, S.A. por un manto de €100 000, sin impuesto sobre ventas. E coslo de mercadarfa esti estima: do en un SOX del monto de la vent. Solucién: Como no se indica si la venta es ol contado © al crédio, se elaboran los dos asienios. En el cuacho 6.7, se muesta el asienio que se debe realizar sila venta es de contado, yen el 6.8, se presenta el regsro que corresponde si es a crédito Cuadro 6.7 REGISTRO VENTA DE CONTADO Fecha ‘Cuentas Debe Haber 01/08/2015 | Efecto 113.000) Ingreso por vertas 100.000) Imnpuesio sobre ventas por pagar 13.000 Detalle, Venta reclizada de cortado més Impuesta sobre vertos Cuadro 6.8 REGISTRO VENTA A CREDITO Fecha Cuenias Dobe Haber 01/08/2015 _| Cuenta por cobror 173.000 Ingreso por ventas 100.000 Impuesio sobre ventas por pagar 13.000 Deiclle. Vera realizada ol crélio Gvadro 6.9 REGISTRO COSTO DE LA MERCADERIA VENDIDA Fecha Cuentos Debe Haber 01/08/2015 | Cosi dela mercaderia vendida 50.000 Irventorio de mercaderia 50.000 Delle, Ragisto del costo de mercaderia de lo venta ealizada Ea278 ELCICLO CONTABLE / Alexandra Gomez Heinéndez Como se puede observar en el cuadro 67, si la venta es de contado, afecta el diario de facturaci6n. Mientras que, si la venta es a crédito (cuadro 6.8), se afecta tanto el diario especial de facturaci6n (ya que se realizé una venta) como el mayor auxiliar de cuentas por cobrar a nombre del cliente que efec- tud la compra, puesto que se gener6 una cuenta por cobrar. El registro del cuadro 6.9 se elabor6 debido a que, en el sistema de inventario permanente, se debe registrar el costo de mercaderfa vendida para cada venta. Registrar lo ransaccién descr. El 1 de settembre de 2015 se vendié metcaderia o crédito por un monto de #150 000, sin el impuesto sobre ventas. Solucién: Enel cuadro 6.10, se muesta el registo contable conespondiente a la vento Cuadro 6.10 REGISTRO VENTA A CREDITO EIEMPLO 6.3 01/09/2015 | Cuenia por cobror 169 500 [lngresos por verios 150.000, Imauesio sobre ventas por pogar 19 500 Detlle. Registro de una vento ol crélio més impuesto sobre ventas ‘Cuando se haga un abono, el saldo de la cuenta por cobrar disminuira y au- ‘mentard la cuenta Efectivo, Ese abono debe verse reflejado en el mayor auxi- liar de cuentas por cobrar de la siguiente manera: disminuye el monto en la cuenta que el cliente adeuda a la empresa (Se anotard al debe). Continuando con el ejemplo 63, imagine que el 14 de setiembre del 2015, se abonaron €75 000 al saldo de la deuda del 1 de setiembre (disminucién del saldo de la cuenta por cobrat). El asiento para registrar el abono se presenta en el cuadro 6.11.cARTUO 6 Diowis especcles y mayores uxtiores 279 Cuadro 6.11 REGISTRO ABONO A LA CUENTA POR COBRAR EIEMPLO 6.3 Fecha Cuentas Debe Haber 14/09/2015 | Ffectvo 75.000 (Cuenio por cobrar 75.000 Datalle. Abono realizado por cliente ola cuento por cobrar En el sistema de contabilidad, se encuentra un formato para las cuentas por cobrar, que se ilustra en la figura 6.2. Este médulo incluye la siguiente infor macién: ntimero de factura, nombre del cliente, el tiempo de otorgamiento del crédito, entre otras. a 4 Figura 6.2. MODULO DE CUENTAS POR COBRAR CLIENTES, SISTEMA CIAD Idisponible en www.infoolect.net) ‘Los sistemas también offecen registros de clientes, como se ilustra en la figura 63. Figura 6.3. MODULO DE CLIENTES, SISTEMA CIAC. {disponible en wawinfoclectne!)280 ELCICLO CONTABLE / Alexardha Gémaz Heméndez Es importante mantener esta informacion dentro de la empresa, debido a que proporciona un adecuado sistema de informacién que ayuda al control de las cuentas por cobrar; ademas, permite identificar si los clientes cumplen 0 no con el pago en la fecha pactada, con el fin de realizar las gestiones de cobro de for- ma adecuada y evitar que pase mucho tiempo sin que el cliente sea notificado. EG Bfectie lo siguiente: eT vendida. + Registre la venta, Omita el asiento del costo de la mercadk + Registre el abono a [a cuenta por cobrar, + Presente el saldo de Ia cuenta por cobrar, EL 29 de febrero del 2016, la empresa ABC, S.A. vendi6 a la empresa XYZ, S.A, la suma de €1 000 000, sin impuesto de ventas. El cliente cancel6 €300 000 de contado y la diferencia a crédito. Luego, el 10 de marzo del 2016, la empresa XYZ, S.A. abon6 @500 000 a la deudla. Registro de la venta Fecha Cuentas Debe Haber Detale Registro del abono Fecha | Cuentas Debe Hober [Deal Saldo de la cuenta por cobrar al 10 de marzo del 2016f CATO 6 Diotis especiles y mayores auxiliares 281 B Auxiliares de compras Seguidamente, se explicarin el diario especial y el mayor auxiliar que son afectados con las compras: diario de inventario de mercaderia, diario de com- pras y mayor auxiliar de cuentas por pagar proveedores. B Diario de inventario de mercaderia El diario de inventario de mercaderia se afecta cada vez que la empresa compra y vende mer- caderia durante un periodo, sin importar si se paga de contado o a crédito. Si se compra mer- caderia, el inventario aumenta, y si se vende, el i i diario de inventario de mercaderia, inventario disminuye. Heb pitt eden En el sistema que se ha utilizado para ilustrar pees g peclaee los médulos contables, también se encuentra el reporte de inventarios (figura 64). En este, se anota la informacién de la mercaderfa comprada: cédigo del articulo, nombre del articulo, fecha de ingreso del articulo, el costo de mercaderia, el saldo existente en bodega y los movimientos de los pedidos realizados. Figura 6.4. CONTROL DE INVENTARIOS, SISTEMA CIAC (disponible en wwwuintoslect.netCH 282 ELCICLO CONTABLE / Alsxondia Gamez Heinéndez ‘A continuaci6n, se presenta un formato para llevar las existencias de inventa- rio de una empresa por articulo. Cuadro 6.12 DIARIO DE INVENTARIO DE MERCADERA Césigo | Nonbve | Nombre | conided | valor | valor | Yee sede Fete tee | tla | Pate [onion] ol | ty | MY |e | SP El cédigo de articulo es lo que cominmente se lama cédigo de barras, el cual se utiliza para controlar las entradas y salidas de articulos del inventario. eS Efecluar el registo en el diorio de inventario de mercoderia y el asiento conespondiente conforme a lo siguiente informacién. Considere que el valor de los articulos no incluye el impuesto sobre las ventas. la empresa ABC, S.A. es uno instucién dedicada o lo distibucién de cyato modelos de mufecos de topo. La empresa provesdora es Muriecas, S.A. £11 de junio del 2016, la empresa ABC, S.A. redliz6 de contado la siguiente adauisicibn * Cédigo 001. Muieco de trapo blonca, se compre una decena de mufiecas por un monto de ¢10 000 coda una. @ Cédigo 002. Mufteca de trapo rosa, se compran seis unidades © #8000 cado una. «© Cédigo 003, Mufieca de kapo omarilo, se compran ocho mufiecas a un precio uritario de 7000. * Cédigo 004. Mueca de tropo verde, se compran siete mufiecas a un precio de #9000. Solucion: Recodemes que el diario de invertario de mercaderia €s un sistema detalado por oriulo, consecuentemerte, es un registo que demanda mucho detale. Los comerciantes cuentan con sislomas computadorizados de inventaios pora poder contol los existencios. Segin ks informacién dada, en e! diario de inventario se regis la compro detollade de los arfculos, como se ila en el cuodro 6.13. -‘CAPTULO 6 Dictios especiales y mayores auxiliares 283 Cuadro 6.13 DIARIO DE INVENTARIO DE MERCADERIA EEMPLO 6.4 Tile] Neate Vee Niet eal] var] ve ‘ae tal ipee eocnee ces [PUME®| “cache [pet] oteto| Yl | Se, | OM” | cade] So ovow76| 01 vas SA ies Bona | 12 | oom e005 [roo ovoe76| 002 fv. 5x |iestoo [6 | 000 «6000 | ascoo ovoe76| 28 5 ies hots | 6 | on] 38000 | sen09 [voanel 04 es 3A sees tae | 7 | 9000 3000 7 ascoo how 2570 2a on Con lo informacién obienida en el diotio de inventaio de mercaderia, realzaremos asiento de Ia empresa ABC, S.A. Recuerde que los montos de este ejemplo no inckion el impuesio sobre los venias; en los auxlores se ono'a el valor sin impuesto,mienttas que en la ‘elaboracién de los asienios si se debe considerar, Cuadro 6.14 REGISTRO DE LA COMPRA DE MERCADERIA EIEMPLO 6.4 Fecho Coens Dobe Haber 01/06/2016 | Inventario de mercaderio 287 000 Imguesto de venlas por pagar 97 310 Etectivo 324 310 Deiale. Compra de mufiseas pare la venta més impuesto de ventas a Elaborar lregisro en el diario de irvertorio de mercaderia y ls asientos correspondientes @ a siguiente ransoccién. Considere que este ejemplo es continvacién del anterior Ella 6 de junio del 2016, lo empreso ABC, S.A. vendié de contado ls siguientes modelos de mufiecas a la empresa EL FINAL, S.A. * Cédigo 001. Muriece de trapo blanca, se venden cinco mufiecas o un precio unitari de 12 000. © Cédigo 003, Mufieca de trope amarilla, se venden tres unidades a 10 000 coda uno, En el diorio de inventario de mercaderia se realizon los siguientes movimientos: -284 ELCICLO CONTABLE / Alexandra Gémez Heindndez Cuadro 6.15 DIARIO DE INVENTARIO DE MERCADERIA EJEMPLO 6.5 veoe [PR ReRS, | teense [oot] vate | we ss | aaa: carticulo | producto | unitaria E total area] ear [es Sx pistes [2 [ioc] roo 7 [reo riacnat aailiensa buses [2 _[son)iaod at ava [or [Wes SA we] «| 7m] S00 5 [soo ovase| cor bates A ses wie [7 —[ 000 e300 son ei] eo ERR. SA es Se =e] [poor 06/06/16 EIFINAL, S.A. | Mufioco Amore 3 | 21000) (21,0004) lox areca] ——|riero| [a0 De acuerdo a la venta hecho, se reclizon los asientos que se muestan en las cuadros 6.16 6.17 para consignar la venta y el costo de la mercoderia vendido, respectivomenle Cuadro 6.16 REGISTRO DE LA VENTA DE MERCADERIA EIEMPLO 6.5, Fecha a Cuentas | debe | __ Haber 06/06/2016 | Eecino 101 700 Impuesio de ventas por pogar 11.700 lngreso por ventos 90.000 Detole. Verto de mufiecas 0 la erpreso EL FINAL, S.A. Cuadro 6.17 REGISTRO DEL COSTO DE LA MERCADERIA VENDIDA EJEMPLO 6.5 Fecho Centos Debe Haber (06/06/2016 | Costa de mercoderia vendida 71.000 Inventatio de meicoderio, 71.000 Detalle. Regio de costo de mercaderia de 8 mufecas de hrobojo c la empresa EL FINAL, S.A Obsene, en el cvadro 6.17, que la cuenta Inventario de mercadera sintfiza la informacion carrespondienie al dati de inventor, En seguida, se presenta otro ejemplo donde se contabiliza la cuenta Inventario de mercaderia a partir de su saldo, sin detallar los articulos comprados.CAFTUO 6 Dicrios especiales y mayores ouxliares 285 i Efectuor el asiento pore registar la adquisicién. 813 de agosto del 2014, la empresa £1 Camino, S.A. compré. 10 cojas con latas de pol mito pare la comercializacién a la empresa Joto, S.A. Dicha mercaderio posee un costo de #500 000, més impuesto sobre ventas. Lo empresa cancelé el 50% al contado y el resto al crédito o pogar un mes. Solucién: EB registo de la tronsacci6n se muestra en el cuadro 6.18. ‘Cuadro 6.18 COMPRA DE MERCADERIA EIEMPLO 6.6 Fecha Cuentas Debe [Haber 03/08/2014 | Inventario de mercaderta 500 000 Efectivo 282 500 Cuento por pagar 282.000 Impuesto sobre ventas por pagar 65.000 Detole. Compra de 10 ojos de polio pora la comercializacién Después, el monto consignado en la cuenta Inventario de mercaderia se lleva al diario de inventario, como se muestra en el cuadro 6.19. Cuadro 6.19 REGISTRO SALDO DE INVENTARIO DE MERCADERIA EJEMPLO 6.6286 ELCICLO CONTABLE / Alesondio Gémez Heindndez Deere M neuter celsebh Bfectiie el asiento para registrar la adquisici6n y registre el saldo del inventario de mer caderia. Considere que el valor inicial del inventario al 29 de febrero del 2016 era de €1 540 000. EL 29 de febrero del 2016, la empresa DVG, S.A. compr6 de contado 20 cajas de latas de melocotones por un monto total de €2 260 000 (VD. Asiento de compra Fecha ‘Cuentas [debe Haber Delle Registro saldo de inventario de mercaderia —_— Ey Moyor auxiliar de cuentas por pagar proveedores Corresponde al registro de las compras realiza- > das a los proveedores de una empresa durante EY un periodo. El informe emitido proporciona una visualizacién de las facturas pendientes de pago que mantiene la empresa con terceros (especifi- cando el nombre del proveedor). ‘ouxiliar de cventos por pager. Regito donde se conlebizan La figura 65 representa el auxiliar del médulo de las obligacicnes de uno empre- cuentas por pagas, que incluve la siguiente infor. “2 S10 monete Sesinaue macion: el nimero de factura de la compra reali- zada, el nombre del proveedor, el detalle de los abonos y la fecha limite de pago, entre otros datos. 0CAPTUIO 6 Diarios especiales y mayores auxiiors 287 epee cE ae! raed a “elaia Figura 6.5. MODULO DE CUENTAS POR PAGAR {disponiole en www.infoslect.ne!) 1a informacién en el mayor auxiliar de las cuentas por pagar estar deter- minada por los movimientos que se realizan en la empresa diariamente, los cuales sirven de base para saber cuales son las obligaciones de esta en deter- minado momento. Estas cuentas por pagar aumentarn cuando la empresa compre a crédito, ya sea productos o servicios, y disminuirin cada vez que se realice un abono. En el ejemplo 67 se presenta una compra, parte a contado y parte a crédito, con el fin de mostrar los auniliares que serdn afectados en esa transaccién: in- ventario de mercaderia, cuentas por pagar proveedores y bancos (ste tiltimo se analizaré en detalle en el apartado ID. Ejemplo 6.7 a Explicar cudles ouxiares se ven ofectodos con la ronsoccién siguiente 1 de setiombre de 2015, lo emoresa El Progreso S.A, efectud una compra « lo emprese TMS, S.A. por un monto de ¢1 000 O00, mas impuesto sobre ventas. la empresa cancel de contado €! 60% y el reso lo negocié a crécto Solucién: 8 registro contable cortespondiente @ lo compro se muestra en el cuodro 6.20. Note que hay une saida de efecivo y se genera una cuenta por pagar. -288 FLACLO CONTABE/ Als See Hed EN Cuadro 6.20 REGISTRO DE COMPRA EJEMPLO 6.7 Fecho | —Cuentas [debe [Haber 01/09/2015 | Inventorio de mercaderia 1.900 0CO Efectivo 678 000, (Cuenta por pogar 452 000 Impvesto sobre ventas por pagat 130 000 Detalle. Compra realizado al proveedor TMS, S.A. En el cuadio 6.21, se muestra cémo afecte la tansaccién anterior el saldo de la cuenta Inventorio de mercaderia, chi se contabilizan todas las compras. Cuadro 6.21 : REGISTRO SALDO DE INVENTARIO DE MERCADERIA EIEMPIO 6.7 Inveniorio de mercade 1.000 0000 Enel cuodeo 6.22, se presenla el registro comespondiente ol auxliar de cuentas por pagar proveedores ‘Cuadro 6.22 REGISTRO EN EL AUXIUAR DE CUENTA POR PAGAR EJEMPLO 6.7 Cuenta por pagar TMS, S.A 452000, Finclmente, en el auxliar de bancos, se debe registrar lo salida del electivo conespondiente la porte que se pagé de contado, como se muestra en el cvadko 6.23, Cuadro 6.23 REGISTRO EN EL AUXIAR DE BANCOS EJEMPLO 6.7 Boncos 678 000, Ahora, ise redliza un abano a la cuenla por pagar, la paride de Efectivo disminuit, pues se produce una salida de efectvo; de igual forma decrece la cuenta por pagar. En el cuadio 6.24, se mvesia el asienlo que se debe realzor pore coniobilzer un abono o una cuenta or pagar. De la misma manero, esta tansaccién se anoieré en el cuxliar de cuenlas por pagar y auxiior de bancos. -carro 6 Diaries especiales y moyores ouxares 289 SS SS Cuadro 6.24 REGISTRO ABONO A CUENTA POR PAGAR Fecha Cuentas Debe Haber dd/mm/acaa_| Cuenia por poger x Elective x Detalle, Abono a cuerta por pager Eh sinless, realizar una transoccién como una compro, une venta y una devolucién de ver- 405, por mencionar algunas, esta se debe regisrar en lodos los diarios especiales y mayores cuxliares imvlucrodos en esa ronsaccién Gus Ademis de los auxiliares descritos en el apartado anterior, existen otros que reciben el nombre de auxiliares contables. En este apartado, se desarrollan Jos auxiliares contables mas comunes en las empresas: auxiliar de bancos, auxiliar de planillas y auxiliar de activos no corrientes o fijos. Sin embar- g0, ¢l niimero de registros auxiliares dependera de las caracteristicas de cada instituci6n en particular y de los fines que busque la administracién con su presentaci6n. FW Ausilicr de bancos i EL auxiliar de bancos también se denomina libro de bancos. Este auxiliar Io utilizan las empresas para conciliar las cuentas de bancos (Efectivo) que lle- van internamente con los saldos de las entidades financieras (el banco 0 los bancos) donde se mantiene el dinero de la empresa, En este registro, se consignan los movimientos que se efectuaron en forma diaria, como son: los depésitos, las notas de crédito, las notas de débitos, las290 ELCICLO CONTABLE / Aloxandra Gémez Heinéndex Se ———— transferencias y los cheques. En el auxiliar de bancos, los montos consignados son contrarios a los que se registran en la entidad financiera; es decir, un cré- dito en el banco es un débito para la empresa y un débito para la empresa es un crédito para el banco. De igual manera, las notas de crédito para el banco ‘ son una nota de débito para la empresa ‘Al cierre de cada mes, el banco envia a la empresa el estado de cuenta para que sea comparado con el auxiliar levado por la instituci6n, a este cotejo se Ie denomina conciliaci6n bancaria. Los montos de ambos reportes deben ser ‘ iguales al final de la conciliacién. La conciliaci6n bancaria se abordara en Contabilidad Il; por lo tanto, es im- portante que tenga claro que el libro de bancos es el auxiliar de bancos Tevado por la empresa, y las entidades financieras que tienen una relacién comercial con esta enviarin mensualmente un estado de cuenta que deber cotejarse con la informacién descrita en él. j En el cuadro 6.25, se aprecia un ejemplo del auxiliar de bancos Cuadro 6.25 AUXILIAR DE BANCOS: F EMPRESA ABC, S.A. CUENTA EN COLONES N° 123456 ‘AL 30 DE SETIEMBRE DE 2013, 02/09/2015 Dep. 145243 [Pogo de clans _|Concelo foc 12y 14] 100000 100.000 10/09/2015 [ex 100__ [Pagede teléfono [ICE 12.000] 8.000) 18/09/2015 ND.456 [Pago de niemet _[RACSA @700| 81 300 23/09/2015 NC.34 | Depésio de clente [Francisco Péez 50.000) 131 300 30/00/2015 Ineeses gorodas 10 131 310| aldo al 30/09/2015 131 310| Para resumir el estudio de los auxiliares hasta este punto, en el cuadro 6.20 se muestran algunas transacciones que afectan los auxiliares (Ge indica con una X en cules auxiliares se debe registrar cada movimiento).carTUO 6 Diarios especiales y mayores ouxliores 291 Cuadro 6.26 REGISTRO DE UNA TRANSACCION EN LOS AUXIUARES 1_|Compra de mercaderia a coniode [x x 2 [Verto ol crédito x x x 3 [Compre de marcodeta ol edhe x a 4 [Ventas al covedo x x x 5 [Devoluctin de compre ol edie x x 6 [Devolucién de vents ol ero x x Note que, como se indic6 en el capitulo anterior, en la contabilizacién de un sistema de inventario permanente, las compras y ventas afectardn la cuenta Inventario de mercaderia y, por ende, el auxiliar de inventario, Ademas, cada vez que se realiza una compra o una venta al contado se afectaré el auxiliar de bancos, porque habra una salida o ingreso de efectivo. EB Avsilior de plonillos . El auxiliar de planillas se puede llevar de acuer- " do con a forma de pago que mantiene la em- presa a sus colaboradores (Semanal, quincenal © mensual). Este registro, adecuado y oportuno, permite que la informacién contable se pueda medir de manera fiable. cowsiior de plnillos. Desgloss de En caso de que el auxiliar de planillas sea elabo- _(sssbresobogodes scale rado por la administracién de la empresa, debe rmontos y dedveciones, contener como minimo la siguiente informacién: ¥ Cédula del colaborador Nombre del colaborador Monto del salario bruto Tiempo extra laborado Deducciones del aporte obrero ARNSS Pago de impuesto al salario (si el monto es superior al exonerado por la Administraci6n Tributaria) ss, Deducciones internas de cada empresa como préstamos Ss Monto total por pagar292 ELCICLO CONTABLE / Alsxandia Gémez Heinéndex La informacién contenida en este auxiliar es vitil para realizar el asiento por ‘ concepto de gasto por salario, las retenciones por pagar a la Caja Costarricense del Seguro Social y otras deducciones que se tengan, En el cuadro 6.27, se presenta una tabla que se puede usar para el auxiliar de planillas. Cuadro 6.27 . AUXILIAR DE PLANIUAS Selo Aa enpeed S28 enn] Seni] 228%) Adee | Oven | Fedo | Rae debe es| PO ego =a Electuar @! registo en el auxiliar de planilas utizando el foimoto que se presenta en el cuodio 6.27. Una empresa cuenta con tres colaboraderes,« los cuales les pags el solar fina de junio del 2015. {A continuacién, se detalla lo informacién correspondiente a cada personar # Noncy Cruz, con un sori de #80 000, raboié heros extas par un monio de #20 000, * Diana Morales, con un solario de #150 000. © Javier Pérez, con un solaria de #100 000, se le habia hecho un adelanto de salario de 30 000. Solucién: A continuacién, se presenta el egisiro correspondiente en el auxliar de plonilas, Cuadro 6.28 DETALLE DE PLANILAS EIEMPIO 6.8 cab] tment | SS | was | SE | es | tne |dedes| ae Noney Cruz | 80000] 20000] 100000) 9 340 9340] 90.600 Diane Mores] 150 000] 150000] _ 14010) v4010] 135 940 loierPéez | 100000 oo.o0o| _9acol 20000] 39.40] 0460] TOTAL 330000] 20000] 250.000] s26%0] 30000] 6200] 287 310CAATUIO 6 Diarios especiales y mayores ouxliares 293 a Segtin los datos del ejemplo anterior, el asiento para consignar el gasto por salario es el que se muestra en el cuadro 6.29, Guadro 6.29 REGISTRO DE GASTO POR SALARIO EJEMPIO 6.8 |__Fecha Cuentos Debe Haber 30/06/2015 | Gasto gor salario 350.000 ‘Cuento por pagar CSS 32690 ‘Cuenta por cobror empleados 30.000 Efecivo 287 310 Deialle. Pogo de soorio Se supone que cuando se reconocié el adelanto del salatio al colaborador, se Tegistr con una cuenta por cobrar al debe, de ahi que se deba cancelar esta para que su saldo quede en cero, Ia retenci6n obrera de la Caja Costarricense del Seguro Social, en el 2015, es de 9,34% sobre el salario devengado; de ese monto, el 1% corresponde al Banco Popular y Desarrollo Comunal. Con la informacién que presenta el auxiliar de planillas, también, se pueden realizar los cargos por concepto de cargas patronales, vacaciones, aguinaldo y cesantia, pues la informacién que se necesita es el pago de los salarios. El aguinaldo es un doceavo de los sueldos normales y tiempo adicional pa- gado al colaborador durante el periodo comprendido entre el 1 de diciembre al 30 de noviembre del afio siguiente. Este se obtiene de la suma de todos los salarios dividida entre doce (equivale a un 8,33%).— toi RCV 74 ——_™ nee t FI aguinaldo corresponde al décimo tercer mes, es decir, por cada afto la- borado le corresponde un mes adicional, de acuerdo con la Ley 2412 y sus . reformas, llamada Sueldo adicional o Ley del Aguinaldo en Empresa Privada. Por otra parte, las vacaciones estén contempladas en el Codigo de Trabajo en su articulo 153, el cual indica que toda persona tiene derecho al disfrute de sus ‘vacaciones después de haber laborado cincuenta semanas de trabajo continuo, Estas vacaciones corresponden a dos semanas, independientemente de la jor- nada de trabajo que se realiza. El porcentaje correspondiente a las vacaciones : € 4,16%, el cual se puede obtener de dos formas: dividir las dos semanas entre 48 Q / 48 = 4,16) 0 dividir los dias entre el total de dias al aiio (15 / 360 = 4,16). Para calcular las cargas sociales de los salarios reportados en el ejemplo 6.8, se toma el monto total de salario, que asciende a la suma de €350 000, y se multiplica por cada uno de los porcentajes descritos anteriormente. Cabe in- dicar que para las cargas sociales y provisiones, se toma como base el salario bruto. De esta manera, los calculos de acuerdo con la planilla del cuadro 6.28 son los siguientes: Cargas patronales: €350 000 - 26,33% = ¢92 155 Aguinaldo; €350 000 - 8,33% = ¢€29 155 ‘Vacaciones: ¢350 000 - 4,16% = €14 560 Con los montos anteriores, se procederd a registrar las cargas sociales, provi- siones de aguinaldo y vacaciones en los asientos, Se muestran en los cuadros 630, 631 y 6.32. Cuadro 6.30 REGISTRO CARGAS SOCIALES EJEMPLO 6.8 30/06/2015 | Corgas socicles patoncles 92.155 Cuenia por pagar CCSS 92.155 Datclle, Registro de cargos sacioles por pagar, junio del 2015 Cuadro 6.31 REGISTRO PROVISIONES DE AGUINALDO EJEMPLO 6.8 30/06/2015 | Gosto de aguinaldo 29155, Pevisién de oguinaldo por pogor 29 155 jale. Registro de la provisién de aguinaldo, junio de 2015f7< CAPTUO 6 Diarios especiales y mayores ouxliares 295 Cuadro 6.32 REGISTRO PROVISIONES DE VACACIONES EJEMPIO 6.8 30/06/2015 | Gasto de vacaciones Provisin de vacaciones por pagar 14 560 Detalle. Regisro de la provision de vacaciones, junio de 2015 Auxiliar de activos no corrientes El auxiliar de activos no corrientes correspon- on de al auxiliar que las empresas preparan cada mes, con el fin de registrar el gasto por depre- ciaci6n de los activos. En la presentacién de este registro, se puede apreciar, ademas de la depre~ ciaci6n acumulada, el valor en libros de los acti- gyaior de acnos no corienes vos. Dentro de los activos que se consideran en Detole de los acivos que poses este auxiliar estin: vehiculos, mobiliario y equi- ura enptess 0 una facha deer Po de oficina, equipo de cémputo, entre otros, _‘Mifade donde se visuoliza el ‘A continuaci6n, se presenta el detalle que debe ——2'@Pe1depececén, contener el auxiliar de activo fijo: ¥ Niimero de identificacién de los activos Lugar de ubicacién de la empresa Descripcién del activo Fecha de adquisicién Monto hist6rico del activo (monto pagado en la fecha de adquisicién) ios de vida util del activo Mejoras y adiciones realizadas al activo Monto de la depreciacién mensual Monto de la depreciacién acumulada Obsolescencia del articulo ck sk aN Sh Valor en libros del activo296 ELCICLO CONTABLE / Alexondro Gomez Heindndez Ejemplo 6.9. Suponga que una empresa posee vorios actives al 30 de junio de 2015, las cuales se de- ‘allan en ol cuadro 6.33. Cuadro 6.33 ‘AUXILIAR DE ACTIVOS NO CORRIENTES ice No. | Descripcién | lugar Fecha de Deprec. | Depree. i. 1D | alae. | ubiccin | Mone [see [5 mmensol | acumlada | Yaer en los 79 20000. 1 [Sis Olena | 80.000 [01/06/2012| 10 | 260.67 800 Mesa Oca | 150.000 |ov09/2012 | 10 | so0e0| 50000 | 149 50000 3 [ego de | Ofna | 400000 ]a1/08/2012[ 5 | 260047] 593393| 394 00667 comedor Z [escnoics | Oficina | 50000 |ovoar20r2 | 3_|5:555,56| 16.60067 | 489 933.33 TOTAL 1130000 6.988,89 | 23 300,00] 1 106 70000, Elosienio para registrar la depreciocién mensual se muesra en el cuadro 6.34, Cuadro 6.34 REGISTRO DE DEPRECIACION MENSUAL Fecha | ~__ Cuentas Debe Haber 30/06/2015 | Gasto por depreciacién 8988.89 Depreciacién ocumulada mobiicrio y equipo 8 988,89 Datalle, Rago de gasio de depreciocién de junio be indicar que, por razones dideictcas, en el capiulo 3 de este texto se expicé que lo depreciacién acumulada se consignaba por aclvo y, pora ser consecuentes, en seguido se presenion los asientos pora regis la depreciacién por separado. No obstanie, en la piético, se recomienda efectuarsolomente un asiento [el asienio descrito en el cuadro 6.34) por el lotl de la depreciacién acumulada, dado que las empresas poseen gran cantidad de activos no corres. Cuadro 6.35 REGISTRO DE DEPRECIACION MENSUAL DE SILAS [- Fecha | = Centos Debe Haber 30/06/2015 | Gasto por depreciacion de silos 266, 67 Depreciacién oounulada de silos 266,67 Detale. Regio de gasio de depreciacin de junioDiatios especiales y mayors avo 27; ‘Cuadro 6.36 REGISTRO DE DEPRECIACION MENSUAL DE MESA Fecha Coentas Dabe Haber 30/06/2015 | Gas por depreciacion de mesa 500) Depreciocién ocumulada de meso 500 Daal, Registo de gosto de depreciacién de junio Cuadro 6.37 REGISTRO DE DEPRECIACION MENSUAL DE JUEGO DE COMEDOR Fecha Cuentas Debe Haber 30/06/2015 | Gosto por depreciocién de juego de comedor | 2 660,67 Depreciocién ccumulada juego de comedor 2.06667 Delle, Registio de gosto de depreciocién de junio Cuadro 6.38 REGISTRO DE DEPRECIACION MENSLAL DE ESCRITORIO Fecha Cuentas Dobe Haber 30/06/2015 | Gasta por depreciocién de excoio 5555556 Deprecincién ccumulada escrtorio 555556 Detale, Registo de gosto de depreciacion de junio = Para concluir el estudio de los auxiliares, se hace hincapié en que la cantidad de auxiliares que mantenga una empresa dependerd de las transacciones que realice y el volumen de estas. En una empresa, ademis de los auxiliares des- ctitos anteriormente, se pueden encontrar auxiliares de ahorros, de crédito, de convenios, entre otros. ‘También, es importante recordar que los auxiliares comprenden la informa- ion contenida en las cuentas del mayor, las cuales se encuentran en el ba- lance de la situaci6n financiera, y sustentan las cifras proporcionadas, ello proporciona seguridad razonable sobre los saldos. Entonces, es cierto que el control interno justifica la realizacién de estos auxiliares.