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  • Capítulo #2 Inicio Del Proceso Contable, Mayor y Diario

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    Capítulo #2 Inicio Del Proceso Contable, Mayor y Diario

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    CAPITULO INICIO DEL PROCESO CONTABLE, MAYOR Y DIARIO Stet cesar Ne BelcerasceRest ln a Cerca * Balance de comprobacién BS roe aR Roe ot oe eet to eee eee cence Sous Mery Sinopsis Eneste capitulo, se evaltian las transacciones contables que una empresa ‘mantiene en sin periodo para elaborar los registros de asientos de diario, "la mayorizacion y el balance de comprobactén. Para realizar, posterior ‘mente, la emisién de los estados financieros: el estado de resultados, ef balance de situacion financiera, entre otros. Objetivo general Elaborar el registro de una transaccién en el diario general y el libro mayor. Objetivos especificos Al finalizar el estudio del capitulo, usted sera capaz. de: 1. Identificar los movimientos de débitos y crédltos de las cuentas, segtin el tipo de transacciones v posterior contabilizacién en los libros legales de la empresa. 2, Registrar las teansacciones basicas aplicando los principios de contabilidad y NUP. 13, Identificar los estados financieros basicos de una empresa de acuerdo con las NUF 1. 4, Definir los conceptos de utllidad, gastos, ingresos y balance de comprobacién. .Analizar los diferentes libros leyales uilizados en Costa Rica cattuo 2 Inco del procese conabl, meyorycirio Ed EB sixteen uccion At roces0 contante En el capitulo anterior recorrimos algunos de los pasos del proceso contable; en este, analizaremos a profundidad los elementos que lo componen: el and- lisis de las transacciones, su registro, la mayorizaci6n, el balance de compro- bacién y la emisi6n de los estados financieros. El registro de la wansaccién dependera de la actividad desarrollada por cada empresa, puesto que no es lo mismo realizar una contabilidad para una pana- deria que para un restaurante, para un asilo de ancianos que para un banco. En Costa Rica existen sistemas contables disponibles para la venta y, en mu- chos casos, gratuitos por internet; los cuales, en su gran mayoria, se adaptan a las empresas comerciales y tienen como proposito la elaboracién de los estados financieros. Sin embargo, lo tinico que estos sistemas no realizan es analizar cémo se registrarin esas transacciones, algo que corresponde exclu- sivamente al encargado del registro. Recuerde que una m4quina © computadora solo efectiia procedimientos pro- gramados © parametrizados por los usuarios y, en el caso de un sistema contable, debe ser administrado por la persona a cargo, quien ingresa datos Constantemente, los cuales constituyen, en primera instancia, el registro de las transacciones que define la contabilidad, asi como el catilogo de cuentas que se aplica en el proceso. Este registro corresponde al andlisis de la documentacién emanada de las transacciones realizadas por la empresa en un periodo, por lo general, se hace en forma mensual y acumulativa hasta completar el ciclo contable que €s de un afto; en ese tiempo, se clasifican los movimientos que sostuvo la instituci6n. Es sustancial reconocer que las transacciones son originadas y registradas en un mes definitivo, con el objetivo de conocer los resultados producidos en ese lapso. 48 ELCICLO CONTABLE / Alexondro Gomez Homéndez nae El periodo contable en Costa Rica es del 1 de octubre al 30 de setiembre de! aio siguiente, para todas las empresas que se constituyen; excepto las empre- sas supervisadas por las superintendencias, estas poseen un periodo natural que va del 1 de enero al 31 de diciembre del mismo aio. Dentro de las em- presas que poseen un periodo natural se encuentran: los bancos, los puestos de bolsa, las aseguradoras, las comercializadoras de seguros, las operadoras de pensiones, las cooperativas y las instituciones del Estado, entre otras. Asimismo, existen periodos especiales, los cuales son autorizados por la ‘Administracién Tributaria que dependen de las necesidades de las empresas © por exigencias de la casa matrz. En Costa Rica, la moneda utilizada es el col6n, no obstante, algunas transac- ciones se efecttian en moneda extranjera; en esos casos, su registro se consig- nara al tipo de cambio en la fecha que fue emitida y de acuerdo con la poli- tica contable de cada una de las empresas. También se puede acudir a lo que se establece en las Normas Internacionales de Informacién Financiera, NIC 21 Efectos de las Variaciones en las Tasas de Cambio de la Moneda Extranjera. Para iniciar, diremos que el registro de diario es uno de los compendios basicos en el desarrollo de cualquier contabilidad, pues comprende 1a contabilizacién y Ja clasificacion de cada tran- sacci6n mediante el asiento, jin) ‘siento de diario. Regio contable La clasificacién de una transacci6n en activo, donde se anton ls ronsacci pasivo, patrimonio, ingreso 0 gasto la realiza el 88 coables y 12 closfican en contador de la empresa basindose en la docu- S20, Fes¥. Potimeno, nae: ae mentacién de respaldo (hecho generador), por ejemplo; contratos, facturas, recibos, cheques, certificados de inversion, avalos y acuerdos de actas de junta directiva o de asamblea general. Una adecuada contabilizacién dependera del anilisis de las transacciones y de su registro capirULo 2 Inicio del proceso contoble, mayor y diario 49 Para realizar el registro contable, se deben con- siderar los siguientes factores: “we My J. La fecha. El dia en que se originé la transac- ci6n que se va a registrar. En el diario gene- ral, las transacciones se registran en orden giao gener bro donde so te cronolégico. Se supone que diariamente el ~~ gistan los movimencs devios responsable de la contabilidad actualiza los _de un perodb. movimientos de la empresa. 2. El nombre de cada una de las cuentas. Se originan del andlisis y su respectiva clasificacién en activo, pasivo, patrimonio, ingreso 0 gasto. En consecuencia, la cuenta sera registrada al crédito 0 al débito. Se debe ana- lizar el hecho generador de las transacciones, puesto que el nombre debe estar relacionado con el movimiento realizado, por ejemplo, si la entidad compra un vehiculo la cuenta se lamaria Vehiculo, ya que es el nombre que identifica el activo. 3. El movimiento que se da en cada cuenta. Conforme a su naturaleza, las cuentas seran afectadas mediante un aumento o una disminucién, regis- trado al debe o al haber segtin corresponda. 4. Eldetalle del origen del hecho generador. Por ejemplo, si es un préstamo bancario, anotar el ntimero de crédito y el banco. El punto anterior es importante porque en el momento en que se necesite un reporte de las transacciones que fueron generadas en periodos anteriores, se podrain encontrar con facilidad los movimientos registrados y su otigen, debido a que la mayoria de sistemas contables mantiene un resumen de las transacciones. En Costa Rica, el Cédigo de Comercio, en su capitulo Y, articulo 256, establece lo siguiente: En el diario se asentard por primera partida, el resultado del inventario (.). Igualmente o en registros auxiliares, seguirdn asenténdose en estricto orden cronol6gico todas las operaciones que se efecttien, debiendo el comerciante © industrial individual, particularizar los retiros de efectivo... (ley 3284) Cre) 50 ELCICLO CONTABLE / Alardio Comex Hemindee — Ejemplo 2.1 Realizor el registo de diario de los siguientes ransacciones de la empresa ABC, S.A. 1. £102/01/2015 se solici6 un ciédio por un mont de ¢5 000.000, por lo cual se Fimé un pagaré con ung enfidad financiera, 2. £1 15/01/2015 se pagaron solatios en efectiva por un manto de #800 000. 3, B 20/01/2015 se cancelaron servicios ppiblcos en efectivo por un monto de ¢300 000 4, 81 21/01/2015 se page publicidad y promocién, en efectivo, por un monio de #500 000, Solucién: El tegisho que se hizo en el diario general pare corsignareslas tansacciones se muesto en el cuadro 2.1 ‘Cuadro 2.1 REGISTRO DE DIARIO DE LA EMPRESA ABC, S.A. Fecha [N2As.| Cuentas Foliol Debe | Haber _| }02/01/2015 1 Efectivo: 2 5.000 000) Documento por pagar 5.000 000! Detale, Pésiame solciado « la enidod financiera 15/01/2015 2 | Gasto por salario! 2 800 000) Electivo, 800 000) Detalle. Pago solerio del mas 20/01/2015 | 3 _ |Gasto por servicios piblicos 2 300 000) Efectivo: 300.000, Detalle. Pago de servicios piblcos 21/01/2015 | 4 _ |Gostos de publicidad y promocién 500 000] Efecto: 2 500 000) Delile. Gasio de publicidad y promocion 1 los oars son sjios de eencones corre al legac cosoricerse pata franciat ot reginenes de sequrdod ‘cil y Barco Popular. Pom secs de esi eemgleexplcatio, se osume que ro hoy ninguna reercién ol wobojodr. EI ntimero de folio se utilizard en el siguiente apartado, pues la informacion emitida en el diario general se llevaré al mayor, el cual tiene un lado derecho y un lado izquierdo donde se registrardn las transacciones de los movimientos el diario general, el folio serd el que se localice en la cuenta. CARTULO 2 Inicio del proceso contable, mayor y diario 51 Gidiscomor En el libro mayor, se separan las partidas contables registradas en el diario por el nombre de la cuenta que fue afectada con cada transacci6n (esto es lo que se conoce como mayorizacién, concepto que se introdujo en el capitulo D. Se trasladaran las cuentas como se consignaron en el diario general, por ejemplo: si fue contabilizado el efectivo al debe en el diario, en el mayor se colocaré de igual manera al debe, y si el capital social se colocé al haber, se reconocerd en el libro mayor de la misma forma. Los errores generados duran- te este proceso implicarén que la informacién contable que se obtendra sea incorrecta, por cuanto el traslado de los movimientos de las diferentes cuentas se realiz6 diferente a como fueron anotados en el diario, El libro mayor es lo que se denomina la letra T, dado que es la forma en que se representan las cuentas para obtener sus saldos en un determi- nado mes y que, posteriormente, se trasladan al balance de comprobacién. bolonce de comprobacién, Hero- Si se observa detenidamente la forma de T, se mente utlizada para toslador uede apreciar que tiene dos lados, debe y ha- [08 cere del mayor genes puede apreciar que tiene dos Ia ey Bcees Aree! ber, en el izquierdo se anotan todos los débitos ae cuentas desctios en lo mayor de la cuenta y en el derecho todos los créditos; | Saauin pao. comprceor cee en este proceso, las anotaciones se deben reali- las eumos del debe y del hober zar con mucho cuidado (ver cuadro 2.2). sean igual. Este documento forma parte de los libros que toda empresa ha de llevar, el li bro debe estar legalizado por parte de la Administracin Tributaria, Ademés, al inicio tiene un indice que sefiala el nombre de las cuentas y el folio donde se encuentra cada una de ellas, tal informaci6n ¢s titil para sus usuarios. Por ejem- plo, como la cuenta Efectivo es la que normalmente tiene mayor movimiento, se dejan varios folios para ser utilizados durante un tiempo prudencial con el fin de no realizar traslados de la cuenta a otros folios. Cuadro 2.2 INDICE DEL UBRO MAYOR lequierd Cargo Débitos Deudor en {LeK10 CONTE / Neon Goes Hed aaa EE ES En el articulo 257 del Codigo de Comercio. se establece lo siguiente: ‘Al mayor, que se llevaré por debe y haber, se trasladardin por su orden, los asientos de Diario, o registros auxiliares... Cada partida inscrita el Mayor se referira al folio del Diario en que se anot6, o al resumen del respectivo re- gistro auxiliar. (ley 3284). ‘Ahora realizaremos el traslado al libro mayor de las transacciones efectuadas en el ejemplo 2.1, Imagine que cada letra T es una hoja del libro mayor en donde se consignarin cada una de las cuentas para obtener los saldos de un mes determinado. Colocaremos en la parte superior de la letra T el nombre de las cuentas con que fueron registrados los asientos anteriores y realizaremos los pases de los ‘montos, con el fin de obtener los saldos correspondientes. Esta mayorizacién se lleva a cabo en el libro mayor, cada letra T es una hoja distinta de ese libro. é Cuadro 2.3 MAYORIZACION DE LAS CUENTAS REGISTRADAS EN EL CUADRO 2.1 Efecto Documento por pagar Gosto por solorio = 5000000} 800000 {2} 5.000000 (1) (2} 800.000 300000 (3) 500.000 (4) 5000000 | 1600 000 Soldo (S$) _3 400.000 Gost por sonicios Gostos de publicdod poblicos y promocién i) 300000 4) 500 000 En este ejemplo, la cuenta que tuvo mas movimientos fue Efectivo, igual que en Ia realidad, pues concentra el dinero para pagar las transacciones norma- les de una empresa, Cabe indicar que dentro del efectivo se encuentran las cuentas bancarias y las cajas chicas. Ahora bien, si se registran los movimientos de la cuenta Efectivo en el libro mayor, el resultado seria el que aparece en el cuadro 2.4. ‘CAPTULO 2 Inicio del proceso contable, mayor y diario 53 Cuadro 2.4 MOVIMIENTOS DE LA CUENTA DE EFECTIVO EN ELUBRO MAYOR Fecha Cuentas Ref. | Debe Haber | Saldo_ (02/01/2015 |Adcuisicion de un préstamo 2a_ [5000 000) 5.000 000 15/01/2015 |Gasto por salario D2 800 000} 4 200 000) 18/01/2015 |Gasto por servicios piblicos D3 300 000] 3 900 000! |21/01/2015_|Gosto de publicidad y promocién | D.4 500 000] 3 400 000) Imagine que esta es una hoja columnar de un libro mayor autorizado por la Administracién Tributaria, el cual contiene los movimientos y saldos obteni- dos en cada una de las transacciones hasta llegar al saldo final obtenido con anterioridad, re een enc) Realice la mayorizacién de la cuenta Documentos por pagar, segtin los siguientes movimientos: Débitos: ¢98 000, #60 000, ¢6000, ¢100 000, ¢350 000 Créditos: €654 000, €98 7000, €100 700, €300 500, €28 000 Decumentos po% pogar Registro 54 ELCICLO CONTABLE / ‘Alexancia Gémez Heinéndez a ei (UB MEDsAIBO EA CUENTA DEVDORO AcREEDOR) En este apartado, estudiaremos lo que algunos autores han denominado la regla del cargo y el abono. Un cargo a la cuenta es un registro al debe, o sea, en la parte izquierda de la T; en cambio, un abono a la cuenta es un registro al haber, es decir, en la parte derecha de la T. | ‘Ahora bien, la suma de todos los cargos 2 la abone. Foma de tegisio de uno cuenta se llama movimiento deudor, mientras | tonsocciin que se consigna ol que la suma de todos los abonos a la cuenta se tebe llama movimiento acreedor. La diferencia que se establezca entre el movimiento deudor y el acreedor de una cuenta sera el saldo deudor o acreedor, segiin corresponda al mayor. Si la suma del movimiento deudor y acreedor es igual, la cuenta esti saldada o cerrada Cada transacci6n que realiza la empresa posee una causa y un efecto, por lo que involucra cuando menos dos cuentas, una con un cargo 0 movimiento al debe y otra con un abono o movimiento al haber. De acuerdo con la ecuacién contable, todo monto que se registra en el debe tiene que ir asentado también en el haber; esto es el principio de partida do- ble, el cual hay que tener presente en todo el proceso de registro. Recapitulando, lo primero que se efectiia ante cualquier transaccién es definir de qué tipo de movimiento se trata, puede ser una compra, una venta, un pago de bienes y servicios, entre otros. Posteriormente, se clasifica en activo, pasivo, patrimonio, ingreso o gasto. Por ejemplo, si se trata de una transaccién que involucra una entrada de efectivo, hay que determinar si se emitié un cheque o se realiz6 un depdsito ualquiera de estos dos eventos afecta la cuenta Ffectivo © Bancos aumen- tdndola); en ambos casos, el ingreso se dio por la prestaci6n de un servicio de contado © por recibir el pago de alguno de los deudores a un crédito; esto permite establecer los movimientos que se generan e identificar las cuentas involucradas en la transacci6n para realizar los débitos y créditos respectivos. En el caso de que se emita un cheque, se identifica lo que origina la emision, ¢l tipo de transaccién y las cuentas que se involucran para efectuar el registro contable en forma correcta. CARTULO 2 Inicio del proceso conteble, mayor y diario 55 oe Analizory regisor lo siguiente transac Bl 10 de febrero del 2015 se odquiié un présomo por los socios de la empresa XYZ, S.A, por un monto de €1 000 000 y se fim un pogoré a res afos. luego, el 15 de febrero del 2015, se compraron de conlado suministos de oficna por un monto de #350 000. Solucién: AA|adauit el préstomo, se ecibié el dinero en elecivo y se fimmé un pogaré. El electvo es un activo y el documento por pager es un pasivo, lo cuel se contabilza en el cuadio 2.5 fenga presenie que el acivo aumenia ol debe y el posivo aumenta ol haba. Note que en el registo se oplca la regla del caigo y el cbono, ya que se regiska el monto de ¢1 000 000 por potide doble. Cuadro 2.5 ASIENTO DE DIARIO EIEMPIO 2.2 Fecha Cuentas Debe Haber 10/02/2015 _| Efectvo 1.000 600 Documenio por pagar 1.000.000) Detalle. Fréstamo a 3 afos plozo luego, la compra de suministos de oficina del 15 de febrero se regisia y dasifica como un ‘vo, ya que los suminists forman parte de los bienes de la empresa y, como se poga de contado, implies una salda de efectvo. Cuadro 2.6 ASIENTO DE DIARIO EJEMPLO 2.2 Fecha Cuentas Dabo Haber 10/02/2015 | Suminisros de oficina 350.000 Efectivo 350.000 Detalle. Compra de suministos de oficine Observe de nuevo el cuadro 2.6 del ejemplo anterior, cOmo se aplicé la regla del cargo y del abono. Ademas, vale la pena recordar que el efectivo, al ser un activo, aumenta al debe y disminuye al haber cuando hay una salida; lo cual sucede si se hacen pagos por compras de bienes o servicios que adquiere una empresa, como en ese caso. Asi, la compra de suministros es una transforma- Gi6n del efectivo en la adquisicién de productos. 56 ELCICLO CONTABLE / Aloxardie Gomez Heinéndex Los incrementos y las disminuciones que experimenta una cuenta, habitua mente, estn definidos por los movimientos transaccionales que se manten- gan en la empresa. As{ que, como se dijo antes, la cuenta Efectivo es la que, cortientemente, presenta mas movimientos por ser una cuenta liquida utiliza- da para el intercambio comercial. Oe ere cert oi Seleccione la opcién que completa correctamente cada enunciado. 1. Los aportes de capital de los socios se clasifican como 2) Pasivos 1b) Activos © Patrimonio 2, Las cuentas de activo se incrementan al a) Debe b) Haber 9 Ninguno 3, Cuando se realiza un abono a una hipoteca, el pasivo a) Aumenta b) Disminuye ©) Se mantiene igual 4, El pago de salarios constituye un a) Pasivo b) Activo © Gasto 5, Los lados derecho e izquierdo de las cuentas T reciben, entre otros, los siguientes nombres a) Debe y haber b) Cargos y créditos © Abono y débito Qi eatance de comprosacion (CONTABILIDAD POR PARTIDA DOBLE) El balance de comprobacion es una herramienta titi] para la comprobacién de la partida doble en Ia contabilizacién de los registros realizados. Sin embargo, no quiere decir que esté libre de sesgo debido a que, si se cometieron errores en los asientos de diario, entonces habré faltas en los registros contables. EI balance de comprobacién se puede realizar en cualquier momento que se quieran confirmar los saldos, incluso diariamente, todo dependera de la frecuencia con que se hagan los registros y de la operatividad de la empresa. Para elaborar el balance de comprobaci6n, se realiza un traslado de los sal- dos de las cuentas del mayor en orden secuencial, a saber: activo, pasivo, patrimonio, ingresos y gastos. Cabe indicar que este traslado no conlleva la cart 2 Inicio del proceso conlable, moyor ydirio 57 lasificacién como en el estado de situacién financiera, sino solo el traslado de sus cuentas y saldos. Es decir, se copian los saldos al debe o al haber, segtin hayan quedado en la mayorizacién. Una vez trasladados todos los saldos, se suman los montos de cada columna Gel debe y del haber) para verificar que los totales sean iguales y asi compro- bar que los registros realizados se encuentran conforme a la partida doble; dicho de otra manera, se verifica que sus sumas sean iguales. $i este resultado no se presenta, se deben revisar todos los movimientos hasta encontrar la diferencia repostada En el cuadro 27 se colocan las cuentas registradas en el cuadro 2.3, para la empresa ABC, S.A., y se realiza el balance de comprobacién (note que las su- mas del debe y del haber son iguales). Cuadro 2.7 EMPRESA ABC, S.A, BALANCE DE COMPROBACION ‘AL 31 DE ENERO DEL 2015 Electivo 3.400 000 tat Documents por pagar 5.000 000) Gosio por solario 800.000 Gasios por servicios piblicos 300000 gastos ‘Gasios de publicidad y promecién 500 000 TOTALES 5.000000] 5.000 000 Es fundamental indicar que muchos deslices provienen de realizar los asientos al revés, por ejemplo, los ingresos al debe y los gastos al haber, esto ocasiona un problema cuando se ejecutan los balances de las empresas; por eso las Personas que intervienen en el registro de la informacién contable deben ser cuidadosos al efectuar los reconocimientos. En consecuencia, se recomienda hacer anotaciones minimo en forma mensual, ya que si existen inconsisten- cias es mucho mas sencillo encontrarlas y corregirlas oportunamente. De acuerdo con Sinisterra, Polanco y Henao (2011, p. 48, para encontrar incon- sistencias en un balance de comprobacién, se pueden seguir las siguientes recomendaciones: ¥ Determinar el valor de la diferencia. 58 ELCICLO CONTABLE / Alexondia Gémez Heméndez v v S v v Probar las sumas, efectudndolas en sentido contrario al utilizado inicial- mente, en ese caso de abajo hacia arriba. De persist la diferencia, esta se divide entre 9, las diferencias divisibles entre 9 0 99 sugieren errores de transposici6n 0 punto corrido. Si el descuadre es de 10, 100, 1000, el error radica en sumas mal efectuadas. Si la diferencia es divisible entre 2, esto implica que un valor débito se ha trasladado al lado crédito 0 viceversa Comparar las cifras del balance de prueba con los saldos de las cuentas del mayor, constatar que los saldos de las cuentas figuren en la respec- tiva columna del balance de prueba previa rectificacién del saldo de cada cuenta Revisar los asientos en el diario. Revisar los traslados al mayor en términos de valores débitos y créditos registrados. Revisar las transacciones. En resumen, hasta ahora hemos analizado los primeros tres pasos del ciclo contable, los cuales se muestran en la figura 2.1 =- ep “ewaodan rl elas ues cise l ro, fe camgrcbr qu ss debe y cl haba eon ign Se comignan Secpion lho mayer lestersairesopecre lee ravines To gonda cobb se dee ss sldos Figura 2.1. PRIMEROS TRES PASOS DEL CICLO CONTABLE caro 2 Icio dl proceso conte, mayor y dro 59 Actividad para el estudiante Confeccione el balance de comprobaci6n al 30 de setiembre del 2016 con los datos siguientes. + Recuerde anotar las cuentas en orden: activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos. Partdas contables Saldos Gasios por salorios 259.000 Capital social 8 000 000 Inversiones tronsitorias 2 800 000 Uilidedes retenides 5.330 000 £ Gasios por depreciacién edificio 550 000. ? Cuentas por pagar 1.805 000) af Surinisos de oficina 225 000 Documentos por pagar corte plazo 2.455 000. ‘Gostos por movilizacién 250 000 Terreno, 17 200 000 Ingresos por servicios 13 500 000 fective 3.847 000 Solaris por pagar 8 175.000 Edificio 35.000 000 ‘Cuenias por cobror ‘5 244 000 ‘Gastos por suminitros ‘65.000 Ingresos por comisiones 7 195.000 Gosies adminsratves 2745 000 Gosios de publicidad y promocién 1.000 000 Hipotece por pagar | '3 200 000. Gosto por servicios pablicos ‘475.000. FBI irs icles y Normative TRIBUTARIA Deacuerdoconladirectriz emitida porla Direccién General de Tributaci6n Directa N° DGT-R-034-2011. Se establecié la autorizacién para llevar libros contables en forma digital, el articulo 1 de la directriz establece lo siguiente: Articulo 1°—Libros en formato digital legalizados por la Direccién General de Tributacién. Podrén ser llevados en formato digital todos los libros socia- les y comerciales que esta Direcci6n debe legalizar, establecidos por el articu- Jo 53 del Reglamento a la Ley del Impuesto sobre la Renta, en concordancia 60 ELCICLO CONTABLE / Alexandra Gémez Hereindez ~ =eEN con el articulo 51 de dicha Ley, asf como los articulos 251 y siguientes, y 303 del Cédigo de Comercio, a saber: Diario, Mayor, Inventarios y Balances, ‘Actas de asambleas de socios, Actas del consejo de administracidn, Registro de obligaciones, Registro de socios y el libro de Registro de los corredores jurados (OGT, 2011, par. 10). Para poder Ievar los libros en forma digital, se debe llenar el formulario tri- butario D-406 “Solicitud de legalizacién de libros” y pagar los timbres corres- pondientes, de acuerdo con lo mencionado en la directriz. La informaci6n que deben contener dichos libros se establece en el articulo 5 que a la letra dice Articulo 5°—Contenido de los libros digitales. E1 contenido de los libros que se conserven en soporte electrénico deberé constituir fiel respaldo de Jos actos que por ley deban consignarse en ellos. Los contribuyentes podrin escoger el formato de libro que mejor se avenga a sus intereses y consig- nar en cada folio, sea este electrénico o de papel, el nimero de entrada © registro electrénico otorgado por la Administracién Tributaria como razén de legalizacién, Las actas de los libros que se lleven en soporte electrénico, deberdn ir firmadas digitalmente |OGT, 2011, pa. 15) Este articulo no establece ningdn formato especifico para llevar los libros contables. Sin embargo, se pueden extraer de él los requerimientos necesarios que debe contener la hoja electronica o sofware contable para la presentacién de Ios libros digitales ¥ Por medio electrénico Nombre del libro Nombre de empresa y nimero de cédula juridica Que contenga un folio S 5 5 Fl mtimero de registro electrénico de la Administraci6n Tributaria Y Poseer la firma digital Si se cuenta con Ia autorizacién para llevar los libros en forma digital, no es necesario entregar a la Administracién Tributaria los libros de diario, mayor, inventario y balances en forma fisica (legalizados y empastados). El libro mayor digital deberd contener como minimo la siguiente informacién: ¥ Nombre de la cuenta ¥ Saldo anterior ¥ Créditos VY Débitos carttuo2 Inicio del proceso contble, mayor y diario Y¥ Saldo de la cuenta WY Cerrar los espacios que no se utilicen 6 Los libros digitales no mantendrin el orden consecutive de los libros fisicos, llevados con anterioridad por las empresas, sino que comenzarin con el libro niimero 1, La ventaja de los libros digitales es que sus hojas electrdnicas no se agotan con el tiempo y que proporcionaran toda la historia del registro de las transacciones de una empresa. A continuacién, se presenta un ejemplo del libro mayor Ilevado digital mente. Cédigo Deseripeién Saldo antes |Debe cctuel Haber actual] Sado 11.01.00) | eve yaainclene 8 289 56601 | 130.000,00] 524 90500] 7 886 661,07 12105001 [Mebiiorey eaipo de dicha | 50638699 0.00] 00] 566 38695 12.0599 [H Depe. camulada mebiiaia | 15000000] 900) 00] -150 00000) 29 dfn 12.201.001 | Deptta en gaxonio 145.0900) 000 000) 145 09000) 2.201.001 | Saloro por pogcr =90.000,00) 40 000,00) 000] 20.0000) 3.1.101001 | Capi scil =100000[ 000) ‘900 -10.00000) 9.31.01.001 |Uiided acurulada peicdse | -7 982 481,55 00 0.00] ~7 382-461,55 crteries 3.3:101.002 | Utidad 0 pede del period | 754 06139 000 000] -754 061.39] “41,101.00 |[ngetos por erdcos =5 949 000,00 (000) 13006000] -6 079 000,00 61.20.00) | Henao ogoee 4410 000,00 367 50000 (000| 4777 50000] {61,2001.002 | Sercee contables 42250000 0,00] 000] 422 50000) {61.20.008 | Senicios de publeded 7739500] 000 000] 77 39500) ypromecién 61.201.072 | Goto por ronepore 75.00000| 7500000 ‘000] _ 150.000,00 {61,202002 | Gass de ectidod 6250500] 670500 00) 49.210,00 61.202004| Gost desuriniies decficna_| _5199500| 0.00 900] 5.99550] 61.2.02007 | Gases por senicio de aguo 8765500] 000) 00| 87 655,00| 6.1.202008 | Gosos por mertesiniento 2997500| 000) 00] 2997500 61,202016 | Gaso coreo elerénico 113 73500| 17 70000) 00] 131 485,00 {2.101.001 | Canines boncais 972000| 000 00] 97200) Surat 14.385 52294] 656 90500] 656 905,00 000 Frere: laborcién propia 62 EL.CICLO CONTABLE / Aloxondio Gémez Heméndez ee oA La presentaci6n digital de Jos libros legales refleja un avance en la simplifica- cin de tramites en cuanto a los deberes formales de los contribuyentes ante elente fiscalizador, de manera tal que se facilita la informacién de s empre- sas hacia una Administraci6n Tributaria actualizada a las necesidades de los contribuyentes, Continuando con el deber formal de los libros legales, en el articulo 258 del Cédigo de Comercio se establece Ia obligatoriedad de contar con el libro de balances conocido como “Libro de Inventario y Balances” (ley 3284, p. 67) ‘Articulo 258: En el libro de Balances se asentaré por primera partida el Balance General de Situacién del negocio o empresa al iniciar operaciones. Sucesivamente, cada afio, al cierre de operaciones de su ejercicio fiscal, de- eran asentarse los siguientes estados: @ Balance de Comprobacién, anterior al cierre de operaciones del Libro Mayor (b) Estado de Ganancias y Pérdidas. © Balance General de Situaci6n, posterior al cierre. (@) Estado de superiivit 0 aplicacién de sobrantes, en el caso de sociedades. Dichos Balances y estados, los firmaré, en ese libro, el dueiio del negocio 0 de la actividad econémica. Si se tratare de compaiiia colectiva, lo harén los socios, si de compaiiia en comangitas, los socios de responsabilidad ilimita- da; y si de andnima o de responsabilidad limitada, el contabilista encargado. En Costa Rica, a raiz de la aceptacién de las Normas Internaciones de Informaci6n Financiera, el niimero de balances fue incrementado, ahora tam- bien forma parte de los estados financieros el Estado de Flujo de Efectivo y el Estado de Cambios en el Patrimonio, por lo que deben asentarse en el libro de inventarios y balances. Dichos estados son de gran importancia para el andi incorporadas en el cédigo de comercio de Costa Rica. isis de los registros contables por la informacién que brindan a los usua- x. Cabe recalcar que las modificaciones tealizadas por la norma no han sido Y EL ESTADO DE a FINANCIERA En este apartado, retomaremos el estado de resultados y el estado de situacién financiera. (Cul de los dos se elabora primero? El estado de resultados, pues de ahi se obtiene la utilidad o pérdida del periodo que se trasladara al patri- monio en el estado de situacién financiera cam 2 Inicio del proceso contable, mayor y diario 6&3 8 Estado de resultados seine En el estado de resultados estan las cuentas de ingresos y gastos que se em- plean para obtener Ja utilidad de un periodo determinado, ya sea mensual, trimestral 0 anual, algunas de ellas aparecen en el cuadro 2.8. ‘Cuadro 2.8 AIGUNAS CUENTAS DE INGRESO Y DE GASTO Pox ventas Administtivos Por servicios Por solerios Por comisiones Por servicios pblcos Por infereses Por alquiler Por impuestos Para obtener la utilidad del periodo en una empresa de servicios, en el estado de resultados se aplica la siguiente f6rmula: Al continuar con las cuentas que integran el estado de resultados (ingresos y gastos), se debe aclarar que no son cuentas del estado de situaci6n financiera, ya que son integradas para adquirir un resultado, el cual es llevado al patrimo- nio por medio de la utilidad © pérdida obtenida durante el periodo contable. EL estado de resultados, como su nombre lo indica, es el resultado derivado durante un periodo, el cual establece la utilidad o pérdida de una empresa, Es uno de los informes fundamentales para la toma de decisiones de accionistas, asociados y usuarios de la informacion, pues indica si se estan logrando los objetivos econédmicos propuestos. Si se consigue una ganancia, el patrimonio se incrementa en el estado de situacién financiera y si se obtiene una pérdida, se disminuye, de abi la im- portancia del estado de resultados para la toma de decisiones. Por lo tanto, la relaci6n entre estos dos estados es la utilidad del periodo, pues esta cuenta forma parte del patrimonio. Los ingresos estan definidos en la Norma Internacional de Contabilidad 18 denominada Ingresos de Actividades Ordinarias. De acuerdo con su alcance, se define de la siguiente manera (AS8, 2014, p. A 874) ELCICLO CONTABLE / Alovondra Gomez Hemandez aa Esta Norma debe ser aplicacia al contabilizar ingresos de actividades ordina- rias procedentes de las siguientes transacciones y sucesos: @ venta de bienes; (B la prestacién de servicios; y © cl uso, por parte de terceros, de activos de la entidad que produzcan intereses, regalias y dividendos. Cabe aclarar que los ingresos por ventas de bienes, se abordarén ampliamente en el capitulo 5 de esta unidad didactica. Bo Estado de situacién financiera Como se dijo en el primer capitulo, el estado de situaci6n financiera es el desglose de la ecuaci6n contable. Se compone de los siguientes elementos, Algunas de las cuentas que podrian integrar el estado de situacién financiera se muestran en el cuadro 29; esta es una posibilidad, ya que la estructura del catdlogo de cuentas estaré en funci6n de la operatividad de la empresa, Cuadro 2.9 CUENTAS QUE INTEGRAN EL ESTADO DE SITUACION FINANCIERA ‘Acivo coriente a Elecino Segutos pagados por adeloniodo Inversones iempordes ‘Alguilres pagodos por odelaniado Cuenlas pox cbror Impuess pagados por odeloniado Inveniorio ‘Aclivo no corrente fi meats: ‘Mobilario y equipa de oficina Deprecacién ocumulada de vehiulo Depends de mio |p de cémputo Edificio Deprecocién acumulada de equipo de cdmputo Depreciacén acumilada edficio | Programas de cémputo Revaluacién de edicio ‘Amorizacion de programas de cémpuio Teen Detechos de marco Vehiculos Depésios en goranta capiTULO 2 Inicio del proceso contable, mayor y diario 65 Pativo corenle ‘Cuenlas por pagar a corto plazo | Inpuesios por pagar [Cuentas por pogar provesdores Dividendos por pagar [Cuentos por pogar salarios Retenciones por pagar Posto [SH2t98 por pagar seni argos socioles por pagar Inereses por pagar Ingreso por ventas no devengados Decurenls per pagar a coro plaza | Roviones por pagar Fasivo no coterie Cuenies pot pagar o logo paz Hipclecas po pagar Documentos por pagar largo plaza | Presiociones legales "3 Capt! social Utica del perodo £ xs [Capital acciones: Superévit por revaluacién de actives: Ey Fetrmonio pone de soces Utidodss retenidas peodos anieriores a Donaciones De acuerdo con la Norma Internacional de Contabilidad NIC 1, la informacién que debe contener el estado de situacién financiera es la siguiente (\AS8, 2014, p.A672y A673} Como minimo, el estado de situaci6n financiera incluira partidas que presen- ten los siguientes importes: @) propiedades, planta y equipo; (b) propiedades de inversién; © activos intangibles; () activos financieros [excluidos los importes mencionados en los apartados ©Me@; © inversiones contabilizadas utilizando el método de la participacién; © activos biol6gicos, (g) invents (h) deudores comerciales y otras cuentas por cobrar; @ efectivo y equivatentes al efeetivo; @ el total de activos clasificados como mantenidos para la venta y los a vos incluidos en grupos de actives para su disposiciSn, que se hayan cla- sificado como mantenidos para la venta de acuerdo con la NIIF 5 Activos No corrientes Mantenidos para la Venta y Operaciones Discontinuadas, i) acreedores comerciales y otras cuentas por pagar; @ provisiones; (2) pasivos financieros [excluyendo los importes mencionados en los aparta- dos 0) y Dk ELCICLO CONTABLE / Aloxondia Gémez Hetdindez oe (@) pasivos y activos por impuestos corrientes, segtin se definen en la NIC 12 Impvesto a las Ganancias; (© pasivos y activos por impuestos diferidos, segtin se definen en la NIC 12; (p pasivos incluidos en los grupos de activos para su disposici6n clasifica- dos como mantenidos para la venta de acuerdo con la NIIF 5; (@ participaciones no controladoras, presentadas dentro del patrimonio; y (® capital emitido y reservas atribuibles a los propietarios de la controladora. =e Eloboror el estado de resutados y ol estado de sivacién financier pra la empresa lo Ponderosa, S.A, « partir del balance de comprobaci ‘Cuadro 2.10 LA PONDEROSA, ‘én. S.A BALANCE DE COMPROBACION AL 31 DE JULIO DEL 2016 Hlectvo 585 000 CCvenlas por cobrar 210 000 Suminisos de veterinrio 60.000 Equipo de veterinaria 400 000 ‘Cvenias por pagar 25.000 Documentos por pagar 210 000 Copia social 1.000.000 Ingresos por servicios 300.000 Gosios por meteriales {65.000 Gasios por sueldos 170 000 ‘Gasios por publicidad y promocién 20.000 ‘Gases por servicos egales 25.000 Sumas iguales 1535000, 1535000 Solucién: Nole que en el balance de comprobacién se incuyen Iodos las cuentas jactvo, paso, ppatimonio, ingresos y gastos. Pata la realizacién del estado de resultados, solamente se tomorén los ingresos y gastos de la empresa con el fin de determinor lo uilidad neta del mes de julio. Postriormente, as oos cuentas serén considerados en el estado de siacién financiera. En el cvadko 2.11 se obsena el estado de resultados de la empresa cARTUO 2 Inicio del proceso contable, mayor y derio 7 Cuadro 2.11 LA PONDEROSA, S.A ESTADO DE RESULTADOS DELON AL 31 DE JUUO DEL 2016 Tngresos por servicios ‘300.000 FH Gastos por ‘Matericles 65.000 ‘Sueldos: [170000 Publicidad y promocin 20.000 Servicios legoles 25 000 Total de gastos 280 000 Uilidod neta [er | Ahora, en e| cuadro 2.12 se presenta el estado de sitvacién financiera con las cuenias de ‘activo, pasivo y potrimonio. Cuadro 2.12 LA PONDEROSA, S.A. ESTADO DE SITUACION FINANCIERA, AL3I_DEJUUO DEL 2016 Activo Efectivo, 585 000, Cuentas por cobrar 210 000 Surinistos de veletinovia 0.000 Equipo de veterinoria 400 000. Total activo: 1.255 000 Pasivo | Guentas por pagar 25 000 Documentos por pagar 210 000 Total pasivo 235 000 Patrimonio Capital social 1 Uilidad nota Tolal patrimonio: 1.020 000 Tol pasivo y patrimonio 1255 000 Observe que Io utilidod se ha incluido en el patimonio en el estado de situacién financiera. De este modo, se evidencia la relacién entre ambos estades financieros, 68 ELCICLO CONTABLE / Alexandra Gémez Heméndez Deere cele oly Con base en el balance de comprobacién de la compaiia la Avenida, S.A. al 30/09/2016, elabore el estado de resultados y el estado de situacién financiera, LAAVENIDA, S.A. BALANCE DE COMPROBACION ‘AL 30 DE SETIEMBRE DEL 2016 Debe Hober Elective 19.000 000 ie Seguos pogodos por adeleniado 6000 000 Sumninistos de ofcina i 405.000 Equipo de oficina 10. 800.000 Solaros por pagar 1 000.000, Documentos por pagar a largo plaza — 4.500 000, Inglesos por senvicos no davengados 5.025 000 Capital social 16 500 000 Unldades retenidos 120 000) Ingiesos por servicios | 20275 000 Gastos por salarios, 4 230.000)

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