Dokumen - Tips Buku Garis Panduan Penyediaan Kew8

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN
PENYATA PERUBAHAN
BAGI SEMUA AGENSI DI BAWAH
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA
BAHAGIAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN
2
3
KATA - KATA ALUAN

SETIAUSAHA BAHAGIAN
ASSALAMUALAIKUM DAN SALAM SEJAHTERA.
Alhamdulillah, Syukur ke hadrat Ilahi dan KurniaNya membolehkan

Bahagian ini menerbitkan sebuah buku Garis Panduan Penyediaan Penyata
Perubahan (Kew. 8) untuk digunakan oleh semua Jabatan/ Bahagian/ Sekolah
Kementerian Pelajaran Malaysia.
Dengan adanya panduan ini, semua pegawai dan kakitangan yang

menyediakan Penyata Perubahan dapat menyediakannya dengan cepat, lengkap,
seragam dan teratur. Langkah ini juga sebagai usaha meningkatkan kecekapan
pengurusan sesuatu urusan perkhidmatan dan kewangan yang berkaitan dengan
pegawai dan kakitangan. Keseragaman Penyata Perubahan ini diharapkan dapat
meminimumkan kesilapan semasa menyediakan Penyata Perubahan dan
merekodkan perkara-perkara tertentu ke dalam Buku Rekod Perkhidmatan (BRP).
Ketua Jabatan yang menyelenggarakan BRP adalah dipohon agar sentiasa

prihatin dengan catatan yang dibuat supaya pegawai dan kakitangan yang ditadbir
akan dapat menerima semua faedah dari segi perkhidmatan dan kewangan yang
sewajarnya.
Akhir kata, saya bagi pihak warga Bahagian Pengurusan Sumber Manusia
(BPSM) merakamkan ucapan ribuan terima kasih kepada semua wakil Jabatan/
Bahagian di Kementerian ini yang telah memberi kerjasama sepenuhnya untuk
menerbitkan Garis Panduan Penyediaan Penyata Perubahan ini. Moga usaha ini
dapat meningkatkan kecemerlangan pengurusan sumber manusia di Jabatan/
Bahagian/ Sekolah masing-masing.
Wassalam.
KHALID BIN ABU BAKAR

Setiausaha Bahagian
Bahagian Pengurusan Sumber Manusia
Kementerian Pelajaran Malaysia
Disember 2009
4
JAWATANKUASA PENYEDIAAN
PENASIHAT : Khalid Bin Abu Bakar

Setiausaha Bahagian
PENGERUSI : Faridatul Akmar Binti Mat Taib

Timbalan Setiausaha
SETIAUSAHA : Mahather Bin Smoh
AHLI JAWATANKUASA : Norsafaliza Binti Saad

: Rosli Bin Mohamed
: Maziah Binti Mohamed
: Rosni Binti Ramly
: Mohd Rizal Bin Sukor
: Normala Binti Mohd Rodzi
: Mohd Hanis Bin Mat Zin
PESERTA BENGKEL
• Misjijah Binti Marul • Zaidatul Akhmar Binti Kamarudzaman

• Sharfeyney Binti Sazali • Haslina Binti Abdul Hardy
• Nora Binti Majid • Marzura Binti Mohamad
• Rokiah Binti Md Top • Wan Zaleha Binti Wan Mahayuddin
• Abu Bakar Bin Othman • Rosaliza Binti Adnan
• Che Hawa Binti Abu Bakar • Norhaidah Binti Nordin
• Zakaria Bin Yahaya • Yahaya Binti Omar
• Mad Zin Bin Tangkar • Zulkiflee Bin Zainol Abidin
• Ratna Binti Saadan • Zawiyah Binti Md. Jan
• Nor Lina Binti Makhusin • Shommayyah Binti Md Din
5
BAHAGIAN KEWANGAN
• Salmah Binti Daud • Suraya Binti Md Arshad

• Siti Syuhaida Binti Saidin
BAHAGIAN AKAUN
• Fazillah Binti Abu Hassan Shaari • Sarimah Binti Hussain

• Erlis Binti Dollah • Rokiah Binti Ahmad
JPN JOHOR JPN NEGERI SEMBILAN
• A. Rahim Bin Mahmud • Shaharuddin Bin Mohd Yusof

• Asiah Binti Rapiee • Samsiah Binti Khamis
• Siti Mazlina Binti Judi
JPN MELAKA JPN SELANGOR
• Jamaliah Binti Md. Nor • Norhana Binti Dato’ Tajuddin

• Mohd Taib Bin Salleh • Hatirah Binti Md. Jamil
• Zaleha Binti Kechik
JPWP KUALA LUMPUR JPWP PUTRAJAYA
• Nurahmadiana Binti Mohd Taib • Fairuz Bin Samian

• Mohd Sharif Bin Yusof
• Abd. Rahman Bin Rohani
• Norhayati Binti Sulaiman
JPN PERAK JPN KEDAH
• Esah Binti Mohamed • Siti Hajar Binti Md. Yatim

• Zaleha Binti Abd. Latiff • Abdullah Bin Awang
JPN PULAU PINANG JPN PERLIS
• Ng Choi Mei • Zulkifli Bin Darus

• Putih Binti Munshi • Jisma Binti Jonid
6
JPN KELANTAN JPN TERENGGANU
• Nazri Bin Mamat • Syed Mohd. Bin Tuan Baru

• Rozman Bin Mohamad
JPN PAHANG JPN SARAWAK
• Chang Jau Kuie • Edwin Anjang

• Kim Key Nyuweh
• Nor Janah Binti Wahid
JPN SABAH JPWP LABUAN
• Suraini Bin Nurudin • Mohd Salekhan Bin Osman

• Mohd. Jamaludin Bin Japar • Rainah Binti Rauf
• Mohd. Ali Bin Mahmud
• Jikesi Sipan
7
KANDUNGAN MUKA SURAT
1 BAHAGIAN PERTAMA
i. Pendahuluan 10
ii. Pengenalan Buku Rekod Perkhidmatan 11
iii. Pengenalan Penyata Perubahan 18
2 BAHAGIAN KEDUA
PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA
PERUBAHAN BAGI URUSAN-URUSAN
PERKHIDMATAN
1. Urusan Pelantikan 23
2. Urusan Pelantikan Kontrak 33
3. Urusan Pelanjutan Tempoh Percubaan 40
4. Urusan Pemberian Taraf Berpencen 47
5. Urusan Pertukaran 51
6. Urusan Pinjaman/ Pertukaran Sementara 61
7. Urusan Jawatan Kumpulan 75
8. Urusan Pelepasan Jawatan Dengan Izin 83
9. Urusan Persaraan/ Penamatan/ Peletakan

Jawatan 87
3 PENUTUP
8
BAHAGIAN PERTAMA
PENDAHULUAN
PENGENALAN BUKU REKOD PERKHIDMATAN
PENGENALAN PENYATA PERUBAHAN (KEW. 8)
9
1. PENDAHULUAN
Penyata Perubahan (Kew. 8) adalah satu daripada dokumen

yang perlu disediakan apabila terdapat sebarang perubahan ke atas
perkhidmatan dan emolumen seseorang pegawai. Setelah Penyata
Perubahan tersebut diluluskan, segala maklumat berkenaan
perubahan tersebut hendaklah direkodkan ke dalam Buku
Perkhidmatan pegawai berkenaan.
Buku Perkhidmatan pula adalah sebuah buku yang disediakan

khusus dan diberi nombor kod Am 274 yang digunakan bagi
mencatat atau merekodkan maklumat peribadi, perkhidmatan, cuti
dan kelakuan bagi setiap pegawai awam. Tindakan merekod tersebut
perlu dibuat dengan kemas, teratur, sah dan hendaklah sentiasa
dikemaskini. Oleh itu, semua catatan yang dibuat di dalam Buku
Perkhidmatan tidak boleh dipinda tanpa kelulusan dan kebenaran
pegawai yang telah diberi kuasa.
Menyedari akan pentingnya pengetahuan dan kefahaman

dalam menyedia dan merekodkan maklumat yang terdapat di
Penyata Perubahan dan boleh memberi kesan kepada perkhidmatan
seseorang pegawai maka diwujudkan garis panduan ini. Diharapkan
garis panduan ini dapat memberi panduan dalam menyediakan
Penyata Perubahan.
10
2. PENGENALAN BUKU REKOD PERKHIDMATAN
i) Latar Belakang
Buku Rekod Perkhidmatan (BRP) bermaksud buku

yang diberi nombor AM 274 di mana ianya adalah dokumen
rasmi Kerajaan. Kewajipan membuka dan arahan
menyelenggarakan BRP adalah seperti berikut:-
a) Bahagian II : Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun

2007 – Panduan Pengurusan Pejabat
“menetapkan supaya Ketua Jabatan membuka BRP

apabila penjawat awam dilantik menjawat jawatan dalam
sektor awam dan merekodkan kenyataan-kenyataan
perkhidmatan mereka dengan penuh dan lengkap dalam
dakwat KEKAL”
b) Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 1 Tahun 1982

(Badan Berkanun dan Kuasa Tempatan) – Kaedah
Penyelenggaraan Rekod Perkhidmatan Yang Kemas
kini Bagi Maksud Mendapat Faedah-Faedah
Persaraan.
ii) Terdapat empat (4) bahagian utama BRP:-
a) Bahagian 1 – Maklumat Peribadi

b) Bahagian 2 – Kenyataan Perkhidmatan
c) Bahagian 3 – Kenyataan Cuti
d) Bahagian 4 – Lembaran Kelakuan
iii) Dasar Buku Perkhidmatan
a) Butir-butir peribadi pegawai dicatatkan tidak lewat

daripada satu (1) bulan dari tarikh pegawai melaporkan
diri bertugas.
11
b) Disediakan sama ada dalam bentuk hard copy dan/ atau

soft copy.
c) Sebagai langkah keselamatan, salinan pendua kepada

BRP hendaklah disediakan.
d) Disediakan semula berpandukan dokumen/ maklumat

yang sahih jika ia rosak, hilang atau musnah.
e) Bertaraf SULIT tetapi tidak dikelaskan sebagai dokumen

terperingkat mengikut Arahan Keselamatan.
f) Diselenggarakan oleh Pegawai Penyelia Rekod atau

Pegawai yang diberi kuasa.
g) Semua catatan tidak boleh dipinda tanpa kelulusan dan

kebenaran pegawai yang diberi kuasa.
h) Maklumat direkodkan dengan segera. Catatan secara

manual dibuat oleh Pegawai yang diberi kuasa dan
ianya disahkan cop jabatan.
i) Sekiranya catatan dibuat dengan komputer, segala

peraturan yang ditetapkan hendaklah dipatuhi.
iv) Kaedah Merekod Maklumat
a) Dicatat dengan tulisan tidak berangkai dan dengan pen

dakwat kekal (hitam atau biru)
b) Maklumat mengenai waris terdekat yang mesti

dicatatkan dengan pensel.
c) Catatan hendaklah dibuat dengan tulisan yang terang,

jelas dan mudah dibaca.
12
v) Penyediaan Semula Buku Rekod Perkhidmatan
a) Buku/ salinan pendua yang hilang/ musnah perlu

disediakan semula.
b) Ketua Jabatan hendaklah mendapatkan dokumen dan

maklumat berkaitan dengan kerjasama pegawai, agensi
dan Pihak Berkuasa Melantik (PBM).
c) Jika masih gagal, dapatkan bantuan daripada rakan

yang pernah bertugas dengan pegawai untuk
membantu sediakan BRP yang baru.
vi) Tanggungjawab Ketua Jabatan
a) Buka BRP bagi setiap pegawai lantikan baru dalam

sektor awam.
b) Tentukan setiap maklumat dinyatakan punca kuasa.
c) Pegawai yang bertanggungjawab sahkan butiran yang

direkodkan dan dipastikan kebenaran maklumat
sebelum tandatangan.
d) Beri nombor atau kod supaya mudah dirujuk.
e) Disimpan di tempat selamat dan berkunci serta

diselenggarakan dengan baik oleh pegawai
bertanggungjawab.
f) Rancang jadual pemeriksaan/ penyemakan BRP.
g) Pastikan rekod pegawai dikemaskini dalam tempoh dua

(2) tahun sebelum persaraan.
13
h) Semakan secara berkala bagi memastikan BRP

diselenggara dengan sempurna serta maklumat di
dalamnya direkodkan dengan tepat.
i) Bagi pegawai yang bertukar ke Jabatan lain:-
• BRP dihantar ke Jabatan baru setelah disahkan dan

ditandatangani oleh Ketua Jabatan/ mana-mana
pegawai yang diberi kuasa selepas catatan terakhir.
Nama dan jawatan pegawai bertanggungjawab
hendaklah dinyatakan.
• Semua maklumat urusan yang belum selesai dan

belum direkodkan semasa di jabatan asal
hendaklah dikembalikan semula untuk
dilengkapkan.
vii) Tanggungjawab Pegawai
Bagi pegawai yang bertukar ke jabatan lain:-
a) BRP hendaklah dihantar dengan selamat mengikut

kaedah yang ditetapkan oleh Ketua Jabatan.
b) Kemukakan maklumat peribadi semasa melapor diri

bertugas kali pertama, bertukar atau dilantik ke jawatan
lain.
c) Pegawai perlu memaklumkan kepada Ketua Jabatan

jika terdapat sebarang perubahan maklumat.
d) Menyemak BRP sekurang-kurangnya satu (1) tahun

sekali terutamanya dalam tempoh dua (2) tahun
sebelum persaraan wajib bagi memastikan urusan
pembayaran faedah persaraan tidak terjejas.
14
e) Menyimpan dokumen penting yang berkaitan bagi

membantu penyediaan semula BRP yang hilang.
viii) Kegunaan Buku Rekod Perkhidmatan
Kegunaan BRP adalah seperti berikut:-
a. Pengesahan Dalam Perkhidmatan

b. Pemberian taraf Berpencen
c. Hadiah Latihan
d. Naik Pangkat / Pemangkuan
e. Permohonan ke Jawatan Baru
f. Permohonan Cuti
g. Tindakan Tatatertib
h. Mengambilkira Perkhidmatan Lepas
i. Persaraan Wajib / Pilihan
j. Penamatan Perkhidmatan
ix) Implikasi Kegagalan Menyelenggara BRP
a) Lewat atau gagal untuk dipertimbangkan bagi urusan

kenaikan pangkat.
b) Mengakibatkan kesulitan untuk mendapatkan

kemudahan yang disediakan oleh kerajaan seperti :-
• Kemudahan pinjaman
• Kemudahan biasiswa
• Kemudahan cuti belajar
• Kemudahan mengikuti kursus
c) Merumitkan urusan perkhidmatan jika melibatkan

pertukaran skim perkhidmatan.
d) Kelewatan atau kegagalan di dalam urusan penyediaan

dokumen serta pembayaran faedah persaraan.
15
e) Kelewatan penghantaran BRP apabila bertukar wilayah/

jabatan.
f) Ketidaktepatan penetapan mata gaji.
g) Ketidaktepatan penetapan tarikh Pemberian Taraf

Berpencen.
h) Ketidaktepatan penetapan tarikh pelantikan.
i) Ketidaktepatan penetapan tarikh Pengesahan dalam

Perkhidmatan.
x) Kelemahan Yang Dikenal pasti
a) Maklumat tidak lengkap dan tidak dicatatkan langsung.
b) Butir-butir maklumat tidak tepat dan tidak lengkap.
c) Maklumat dicatat dalam ayat kenyataan tidak sempurna

sehingga membawa pengertian yang salah.
d) Rujukan kuasa sesuatu maklumat tidak dicatat dengan

jelas.
e) Kesukaran membaca tulisan yang direkodkan di BRP.
f) Kesilapan semasa merekod dan mencatat maklumat

peribadi, cuti dan elaun.
xi) Kesilapan Nama dan Tarikh Lahir
Jika terdapat sebarang kesilapan pada nama dan tarikh

lahir, kelulusan daripada Kementerian perlu diperolehi
dengan mengemukakan dokumen berikut :-
16
a) Pindaan Nama
• Surat permohonan Pegawai

• Salinan Kad Pengenalan yang disahkan
• Salinan Lembaran Perkhidmatan tanpa pindaan
b) Pindaan Tarikh Lahir
• Surat permohonan Pegawai

• Salinan Kad Pengenalan yang disahkan
• Salinan Lembaran Perkhidmatan tanpa pindaan
• Surat cabutan Pindaan Tarikh Lahir dari Jabatan
Pendaftaran Negara.
17
3. PENGENALAN PENYATA PERUBAHAN (KEW. 8)
Penyata Perubahan (Kew. 8) perlu disediakan apabila terdapat

sebarang perubahan ke atas perkhidmatan dan emolumen seseorang
pegawai.
Penyedia, Penyemak dan Pelulus perlu memastikan Penyata

Perubahan ini adalah betul dari sebarang kesilapan semasa
menyediakannya. Setiap Penyata Perubahan perlu dilengkapi
dengan nombor rujukan berkaitan seperti surat kebenaran, kelulusan,
Pekeliling atau Surat Pekeliling.
Tiada sebarang pindaan boleh dibuat ke atas Penyata

Perubahan dan perlu direkodkan ke dalam BRP pegawai.
18
CONTOH BORANG KEW. 8
19
20
Petunjuk:
1. Nama Pegawai dan Nombor Kad Pengenalan.

2. Jawatan Hakiki dan Gred
3. No. Gaji
4. Perihal Perubahan
5. Tarikh Kuatkuasa Urusan
6. Gaji/ Elaun yang patut terima
7. Ruang Catatan Tambahan ( Gaji yang telah diterima)
8. Surat Kebenaran, Kelulusan dan Surat Pekeliling dan
Pekeliling
9. Tarikh Penyata perubahan dikeluarkan
10. Tandatangan Penyemak dan Pelulus.
21
BAHAGIAN KEDUA
PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN BAGI

URUSAN-URUSAN PERKHIDMATAN
22
1) URUSAN PELANTIKAN
1.1. TAFSIRAN
“Pelantikan” bermaksud pelantikan ke dalam

perkhidmatan awam oleh Suruhanjaya secara tetap,
sementara atau kontrak seperti berikut;
i) Pelantikan Baru
Pengambilan seseorang yang belum pernah berkhidmat

dengan mana-mana Agensi Awam oleh Pihak Berkuasa
Melantik, atau pegawai yang pernah berkhidmat dengan
Agensi Awam tetapi perkhidmatannya telah terputus.
ii) Pengesahan Lantikan
Pengesahan oleh Pihak Berkuasa Melantik mengenai

pelantikan seseorang pegawai tetap setelah beliau
memenuhi semua syarat lantikan. Syarat lantikan
adalah seperti dinyatakan di dalam Surat Tawaran
antaranya seperti berikut;
a) Diperiksa dan diperakui sihat oleh Pegawai

Perubatan
b) Membuat akuan berkanun.
c) Menandatangani Surat Setuju Terima jawatan.
iii) Pengesahan Dalam Perkhidmatan
Pengesahan oleh Pihak Berkuasa Melantik terhadap

kebolehan pegawai melaksanakan tugas dan
kesesuaian dalam perkhidmatan di sepanjang tempoh
percubaannya.
23
1.2. PUNCA KUASA
Sila rujuk kepada;
i) Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Pelantikan,

Kenaikan Pangkat dan Penamatan Perkhidmatan) 2005.
(P.U(A)176/2005)
ii) Surat Pekeliling Perkhidmatan Kementerian Pelajaran

Malaysia Bilangan 1 Tahun 2007
iii) Surat Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran Malaysia

(SPP.Z.10/1/5-1 Jld. 28 (8) )
1.3. DOKUMEN SOKONGAN
Dokumen sokongan yang diperlukan ialah;
i) Surat Tawaran Pelantikan

ii) Surat Setuju Terima Pelantikan
iii) Surat Aku Janji
iv) Surat Akuan Sumpah
v) Surat Akuan Perubatan
vi) Sijil Akademik
vii) Sijil Ikhtisas yang diiktiraf oleh JPA
viii)Salinan Kad Pengenalan
24
1.4. CONTOH PENYATA PERUBAHAN BAGI PELANTIKAN

i. Pelantikan Guru Sandaran Terlatih Siswazah Gred
DC41
25
ii. Pelantikan Guru Sandaran Terlatih Lepasan Diploma

Gred DB29
26
iii. Pelantikan Guru Sandaran Tidak Terlatih Siswazah

Gred DC41
Butir- butir Perubahan Tarikh Gaji Bulanan Catatan No Surat Kebenaran
Dilantik sebagai Guru Sandaran Tidak Terlatih 1.7.2009 RM…….. JPN……………..

Siswazah Gred DC41 mulai 01.07.2009 dan ( P1T….) Bth………………
ditempatkan di SK/SMK………dengan bayaran elaun
bulanan sebanyak RM………. dalam tangga elaun…..
P1T….RM…..
ITKA RM……..
TPG: 01 Julai BSH RM……..
27
iv. Pelantikan Pegawai Perkhidmatan Pendidikan

Lepasan Diploma Gred DGA29
Dilantik sebagai Pegawai Perkhidmatan Pendidikan 1.7.2009 Patut Terima Telah Terima
Lepasan Diploma Gred DGA29 mulai 01.07.2009 RM…….. RM……..
dalam tempoh percubaan 1-3 tahun dengan gred dan (P..T..) DGA29 (P..T..) DB27
gaji permulaan P….T…. RM………. ITKA RM……. RM…….
ITP RM….... RM…….
BSH RM……. RM…….
Syarat-syarat pengesahan dalam perkhidmatan:
a) Memenuhi tempoh percubaan
b) Hadir dengan jayanya Kursus Induksi yang
ditetapkan oleh Ketua Jabatan/Perkhidmatan
c) Lulus Tapisan Keselamatan Kasar ; dan
d) Diperakui oleh Ketua Perkhidmatan
(Melapor diri di SK/SMK….mulai 01.07.2009)
TPG: 01 Julai
28
v. Pelantikan Pegawai Perkhidmatan Pendidikan

Siswazah Gred DG41
Dilantik sebagai Pegawai Perkhidmatan Pendidikan 1.7.2009 Patut Terima Telah Terima SPP………..
Siswazah Gred DG41 mulai 01.07.2009 RM…….. RM……. Bth…………
dalam tempoh percubaan 1-3 tahun dengan gred dan (P..T..) DG41 (P..T..) DC41 JPN………..
gaji permulaan P….T…. RM………. ITKA RM……. RM……. Bth…………
ITP RM….... RM…….
BSH RM……. RM…….
b) Hadir dengan jayanya Kursus Induksi yang
(Melapor diri di SK/SMK….mulai 01.07.2009)
TPG: 01 Julai
29
vi. Pelantikan Pemandu Kenderaan Gred R3
30
vii. Pelantikan Pembantu Tadbir (P/O) Gred N17
Dilantik sebagai Pembantu Tadbir (P/O) Gred N17 1.7.2009 RM……. SPP………..
dan ditempatkan………..mulai 01.07.2009 (P1T1) Bth…………
dalam tempoh percubaan 1-3 tahun dengan gred dan JPN………..
gaji permulaan P….T…. RM………. ITKA RM……. Bth…………
ITP RM…....
BSH RM…….
b) Hadir dengan jayanya Kursus Induksi yang telah
(Melapor diri di ….mulai………)
TPG: 01 Julai
31
viii. Pengesahan Dalam Perkhimatan Penolong Pegawai

Tadbir N27
32
2) URUSAN PELANTIKAN KONTRAK
2.1. TAFSIRAN
“Pelantikan kontrak” bermaksud pelantikan

seseorang calon atau pegawai untuk berkhidmat dengan
agensi awam yang diuruskan mengikut Pekeliling
Perkhidmatan yang sedang berkuat kuasa bagi tempoh
tertentu berasaskan kepada syarat perkhidmatan seperti
yang dipersetujui dalam perjanjian kontrak yang
ditandatangani oleh calon atau pegawai dengan Pihak
Berkuasa Melantik (PBM).
“calon” bermaksud seseorang, sama ada

warganegara (termasuk pesara) atau bukan warganegara
termasuk Penduduk Tetap (PR), yang dipertimbangkan
untuk dilantik secara kontrak berkhidmat dengan mana-
mana agensi awam;
“pegawai” bermaksud pegawai lantikan kontrak

yang sedang berkhidmat dalam tempoh kontraknya;
“pihak berkuasa melantik” bermaksud PBM bagi

sesebuah agensi yang diberi kuasa untuk melantik
seseorang berkhidmat dengannya. Ini termasuklah Ketua
Jabatan atau Ketua Perkhidmatan yang diwakilkan kuasa
oleh PBM;
2.2. SYARAT PELANTIKAN
Calon yang hendak diambil berkhidmat secara

kontrak, sama ada warganegara (termasuk pesara) atau
bukan warganegara, hendaklah:
33
i) Memenuhi semua syarat yang ditetapkan dalam skim

perkhidmatan bagi jawatan yang ditawarkan kepada
calon;
ii) Had umur

a) Had umur minimum bagi calon warganegara ialah 18
tahun. Bagi calon bukan warganegara, had umur
minimum ialah 27 tahun;
b) Had umur maksimum bagi warganegara (bukan

pesara) ialah 56 tahun. Bagi calon bukan
warganegara ialah 56 tahun dan bagi pesara ialah
60 tahun. Had umur maksimum ini tertakluk kepada
keperluan perkhidmatan, prestasi kerja yang baik
dan disahkan sihat;
iii) Bagi pelantikan kali pertama, calon perlu menjalani

pemeriksaan kesihatan dan diakui sihat oleh pengamal
perubatan/ pergigian berdaftar. Pegawai yang dilantik
semula yang berumur kurang 56 tahun tidak perlu
menjalani pemeriksaan kesihatan kecuali terdapat
keperluan untuk berbuat demikian. Calon atau pegawai
yang berumur lebih 56 tahun, sama ada untuk lantikan
kali pertama atau lantikan semula, hendaklah menjalani
pemeriksaan kesihatan;
iv) Membuat akuan berkanun mengikut format Surat Akuan

Sumpah seperti mana yang ditetapkan di bawah Akta
Akuan Berkanun 1960 (Akta 13)
v) Menandatangani Surat Aku Janji di hadapan Ketua

Jabatan bagi pegawai yang dilantik kali pertama.
Pegawai yang dilantik semula tidak dikehendaki
menandatangani Surat Aku Janji yang baru.
34
vi) Pegawai dikehendaki menandatangani dan mematuhi

peruntukan dalam Akta Rahsia Rasmi 1972
vii) Kelulusan pelantikan kontrak adalah di bawah bidang

kuasa Agensi yang berkenaan.
2.3. TEMPOH KONTRAK
Tempoh sesuatu kontrak hendaklah tidak melebihi

tiga (3) tahun. Sesuatu kontrak akan dikira sebagai kontrak
baru sekiranya seseorang pegawai tidak dilantik semula
melebihi tempoh enam (6) bulan daripada kontrak
sebelumnya tamat. Tempoh kontrak terdahulu tidak boleh
diambilkira sebagai sebahagian daripada tempoh
keseluruhan kontrak;
2.4. PENYAMBUNGAN PERKHIDMATAN KONTRAK
Ketua Jabatan hendaklah memohon kepada PBM

secara bertulis untuk menyambung perkhidmatan pegawai
dalam tempoh enam (6) bulan sebelum tamat tempoh
kontrak;
2.5. PENAMATAN PERKHIDMATAN DAN PELETAKAN

JAWATAN
i) Kerajaan boleh pada bila-bila masa menamatkan

perkhidmatan pegawai dengan memberi 30 hari notis
secara bertulis atau dengan membayar kepada pegawai
satu (1) bulan gaji sebagai ganti notis tanpa memberi
apa-apa alasan;
ii) Pegawai boleh pada bila-bila masa berhenti dari

perkhidmatan dengan Kerajaan dengan memberi 30
hari notis secara bertulis atau dengan membayar satu
(1) bulan gaji sebagai ganti notis.
35
2.6. PUNCA KUASA
i) Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 2 Tahun 2008 - Dasar

dan Prosedur Pelantikan Secara Kontrak (Contract Of
Service);
ii) Peraturan-peraturan Pegawai Awam (Perlantikan,

Kenaikan Pangkat dan Penamatan Perkhidmatan) 2005.
2.7. CONTOH PENYATA PERUBAHAN BAGI PELANTIKAN

SECARA KONTRAK
i) Tawaran Pelantikan Secara Kontrak Selepas Bersara

Wajib
Encik Ahmad Bin Kamal (K/P: 520127-12-5977) telah

dilantik secara kontrak sebagai PPPLD Gred DGA29
melalui surat KP(PP)0017/12/2/13/7(4) bertarikh
01.01.2009. Jawatan terakhir beliau sebelum bersara
ialah PPPLD DGA29 dengan gaji hakiki terakhir
berjumlah RM2741.28. Tempoh perkhidmatan kontrak
yang ditawarkan dari 23.03.09 hingga 22.03.2010
dengan gaji RM2741.28
36
37
ii) Penamatan Tempoh Kontrak Sebelum Tamat Tarikh

Perjanjian
En Ahmad Bin Kamal (K/P: 520127-12-5977) telah

menerima surat penamatan kontrak
KP(PP)0017/12/2/13/7(10) bertarikh 01.12.2009. Tarikh
berkuat kuasa penamatan pada 30.01.2010 dengan gaji
terakhir RM2741.28.
Ditamatkan perkhidmatan secara kontrak sebagai 08.09.2009 RM 2741.28 KP(PP)0017/12/2/13/

PPPLD Gred DGA29 pada 30 Jan 2010 7 (10)
Bertarikh 01.12.2009
ITKA RM........
ITP RM……..
BSH RM……..
38
iii) Penamatan Tempoh Kontrak Setelah Tamat Tarikh

Perjanjian
En Ahmad Bin Kamal (K/P: 520127-12-5977) telah

menerima surat penamatan kontrak
KP(PP)0017/12/2/13/7(15) bertarikh 01.02.2010. Tarikh
berkuat kuasa penamatan pada 23.03.2010 dengan gaji
terakhir RM2741.28.
Ditamatkan perkhidmatan secara kontrak sebagai 23.03.2010 RM 2741.28 KP(PP)0017/12/2/13/

PPPLD Gred DGA29 pada 23 Mac 2010 7 (15)
Bertarikh 01.12.2010
ITKA RM........
ITP RM……..
BSH RM……..
39
3) URUSAN PELANJUTAN TEMPOH PERCUBAAN
3.1. TAFSIRAN
“Pelanjutan Tempoh Percubaan” bermaksud

seseorang pegawai tidak disahkan dalam perkhidmatannya
dalam tempoh yang ditetapkan iaitu (dalam tempoh
percubaan satu (1) hingga tiga (3) tahun) hendaklah
mengemukakan suatu permohonan bagi pelanjutan tempoh
percubaannya kepada Suruhanjaya melalui Ketua
Jabatannya dalam tempoh tiga bulan selepas tamat tempoh
percubaannya.
i) Pegawai-pegawai yang boleh diberi Pelanjutan Tempoh

Percubaan ialah:-
a) Anggota yang tidak hadir peperiksaan atau kursus

induksi kerana peperiksaan atau kursus induksi tidak
dijalankan;
b) Telah memenuhi syarat untuk pengesahan tetapi

gagal mendapat perakuan Ketua Jabatan;
c) Tidak menduduki peperiksaan atau kursus induksi

tanpa sebab yang munasabah semasa dalam
tempoh percubaan;
d) Anggota yang menduduki peperiksaan atau kursus

induksi dalam tempoh percubaan asalnya tetapi
gagal;
e) Telah memenuhi syarat tetapi pernah atau sedang

dalam tindakan tatatertib semasa dalam tempoh
percubaan.
40
ii) Pelanjutan tempoh percubaan sama ada dengan:
a) Berdenda
b) Tanpa Berdenda
iii) Kesan pelanjutan tempoh percubaan dengan

berdenda:-
a) Hilang kekananannya bagi suatu tempoh yang sama

dengan tempoh pelanjutan itu;
b) Tidak layak mendapat apa-apa pergerakan gaji

tahunan semasa tempoh pelanjutan percubaannya
dengan berdenda; dan
c) Tarikh pergerakan gajinya berubah mengikut tarikh

pengesahannya berkuatkuasa.
3.2. PERAKUAN PELANJUTAN TEMPOH PERCUBAAN
Pelanjutan tempoh percubaan tidak diberi secara

automatik. Ketua Jabatan hendaklah mengemukakan
perakuan dengan menyertakan dokumen-dokumen berikut :
i) Borang perakuan pelanjutan tempoh percubaan (Jadual

Keempat)
ii) Salinan kenyataan perkhidmatan yang kemaskini
iii) Salinan keputusan peperiksaan (yang gagal)
iv) Surat permohonan pelanjutan tempoh percubaan oleh

anggota (dengan menyatakan sebab perlu dilanjutkan
tempoh)
41
3.3. PUNCA KUASA

Kenaikan Pangkat dan Penamatan Perkhidmatan) 2005
ii) Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 2002 -

Pelaksanaan Sistem Saraan Malaysia
iii) Surat Pekeliling Suruhanjaya Perkhidmatan Awam

Bilangan 1 Tahun 2000 – Garis Panduan Dalam
Peraturan Pelanjutan Tempoh Percubaan
iv) Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 9 Tahun 1991 -

Pelaksanaan Sistem Saraan Baru
42
3.4. CONTOH PENYATA PERUBAHAN BAGI PELANJUTAN

TEMPOH PERCUBAAN
i) Pelanjutan Tempoh Percubaan - Dengan Berdenda

(Kuasa Melantik Suruhanjaya Perkhidmatan Awam)
Ruj Kami: SPA.J/413907

Tarikh : 31 Mei 2006
Zakiah Binti Hamzah

No. K/P : 780813-03-5298
Pembantu Tadbir (Kesetiausahaan) Gred N17

Pelanjutan Tempoh Percubaan Dengan Berdenda
Saya dengan hormatnya memaklumkan bahawa

Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia telah
bersetuju meluluskan pelanjutan tempoh percubaan
puan dengan berdenda sebagai Pembantu Tadbir
(Kesetiausahaan) Gred N17 mulai dari 02.09.2005
hingga 01.09.2006, atau sehingga puan lulus
peperiksaan, mengikut mana yang terdahulu. Kesan
pelanjutan ini akan menyebabkan puan tertakluk di
bawah Peraturan 30, Peraturan-Peraturan Pegawai
Awam (Pelantikan, Kenaikan Pangkat dan Penamatan
Perkhidmatan) 2005.
Maklumat Pegawai:
Gaji : RM 1095.53 ,
ITKA : RM 80.00
ITP : RM 180.00,
TPG : 1 Julai
43
Contoh Penyediaan Kew 8
Diluluskan pelanjutan tempoh percubaan dengan 02.09.2005 RM 1095.53 SPA:………..

berdenda mulai 02.09.2005 hingga 01.09.2006 hingga Bertarikh…………
01.09.2006
TPG: 01 Julai
44
ii) Pelanjutan Tempoh Percubaan Tanpa Berdenda-(Kuasa

Melantik Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran)
Ruj Kami : SPP/7023

Tarikh : 19 Januari 2004
Mohd Wafi Bin Zaki

No K/P: 650610-02-5821
Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Gred N17

Pelanjutan Tempoh Percubaan Tanpa Berdenda
Saya diarah memaklumkan bahawa Suruhanjaya

ini, setelah menimbangkan perakuan yang dikemukakan
oleh Ketua Jabatan tuan/puan, dengan ini bersetuju
melanjutkan tempoh percubaan tuan/puan selama 226
hari mulai 03.05.2002 hingga 14.10.2002 dengan Tanpa
Denda.
Maklumat Pegawai:
Gaji : RM 855.95, ITKA : RM 80.00
ITP : RM 135.00, TPG : 1 April
45
46
4) URUSAN PEMBERIAN TARAF BERPENCEN
4.1. TAFSIRAN
Mengikut Peruntukan 36(1), Peraturan-Peraturan

Pegawai Awam (Pelantikan, Kenaikan Pangkat dan
Penamatan Perkhidmatan) 2005 dan Perenggan 68
(Pekeliling Perkhidmatan Bil. 9 Tahun 1991) , anggota yang
dilantik pada dan selepas 12.04.1991 hendaklah membuat
pilihan sama ada ingin memilih ke Skim Berpencen atau
terus mencarum ke Skim Kumpulan Wang Simpanan
Pekerja (KWSP).
Seseorang pegawai yang tidak memilih Skim KWSP

layak diberi taraf berpencen mengikut Undang-Undang
Pencen, dibawah Peraturan Pegawai Awam (Pelantikan,
(P.U.(A) 176/2005).
4.2 SYARAT PEMBERIAN TARAF BERPENCEN
Apabila seseorang pegawai layak untuk diberi taraf

berpencen, Ketua Jabatan hendaklah mengemukakan
perakuan dengan menggunakan Borang Jadual Keenam
(Peraturan 36) dan Borang Jadual Kelima (Peraturan 35)
Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Pelantikan, Kenaikan
Pangkat dan Penamatan Perkhidmatan) 2005 yang telah
ditandatangani oleh pegawai itu mengikut syarat-syarat
berikut:
i) Anggota yang tidak memilih Skim KWSP;
ii) Anggota yang telah menggenapkan tempoh tiga (3)

tahun perkhidmatan yang boleh diambilkira;
iii) Telah disahkan dalam perkhidmatan;
47
iv) Pemberian taraf berpencen sekali sahaja dalam

perkhidmatan.
4.3 PUNCA KUASA
i) Peraturan Pegawai Awam (Pelantikan Kenaikan

Pangkat dan Penamatan Perkhidmatan) 2005
(P.U.(A) 176/2005)
ii) Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 2 Tahun 1991 –

Tawaran Opsyen Skim Pencen atau KWSP.
iii) Pekeliling Perkhidmatan Bil. 15 Tahun 2001 – Tawaran

Opsyen Skim KWSP.
iv) Pekeliling Perkhidmatan Bil. 9 Tahun 1991 –

Perlaksanaan Sistem Saraan Baru Berdasarkan
Laporan Jawatankuasa Khas Kabinet Mengenai Gaji
Sektor Awam 1991.
v) Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4 Tahun 2002 -

Pelaksanaan Sistem Saraan Malaysia Bagi Anggota
Perkhidmatan Awam Persekutuan.
vi) Akta Pencen 1980 (Akta 227).
48
4.4 CONTOH PENYATA PERUBAHAN BAGI PEMBERIAN

TARAF BERPENCEN
Penyata Perubahan perlu disediakan setelah

mendapat surat kelulusan pemberian taraf berpencen
daripada SPP/ SPA/ KPM.
i) Pemberian Taraf Berpencen - (Kuasa Melantik SPP)
Ruj. Kami : SPP/05/AKS

Tarikh : 02 September 2009
Rohayu Binti Ahmad

No. K/P : 801120-09-5070
Pembantu Tadbir (P/0) Gred N17
Saya diarah memaklumkan bahawa Suruhanjaya

Perkhidmatan Pelajaran setelah menimbang perakuan
yang dikemukakan oleh Ketua Jabatan tuan/puan, dengan
ini meluluskan bahawa tuan/puan diberi taraf berpencen
berkuatkuasa mulai 01.09.2009.
Maklumat Pegawai:
Gaji P1T5 - RM 1020.02
ITKA - RM 115.00
ITP - RM 180.00
BSH - RM 150.00
49
50
5) URUSAN PERTUKARAN
5.1. TAFSIRAN
Pertukaran seseorang pegawai/ kakitangan daripada

Jabatan sekarang ke Jabatan baru dalam negeri yang
sama atau berlainan negeri sama ada melalui permohonan
pegawai/ kakitangan itu sendiri atau melalui arahan
pertukaran Ketua Jabatan tempat pegawai/ kakitangan
berkenaan bertugas. Terdapat beberapa jenis permohonan
pertukaran iaitu:-
i) Pertukaran Di Antara Bahagian Di Kementerian

ii) Pertukaran Di Antara Daerah Dalam Negeri Yang Sama
iii) Pertukaran Di Antara Negeri/Jabatan/Kementerian
5.2 DOKUMEN SOKONGAN
Dokumen sokongan yang diperlukan ialah:
i) 5 salinan Penyata Perubahan (1 Asal dan 4 Salinan)

ii) Salinan Surat Kelulusan Pertukaran Dari Ketua Jabatan
iii) Salinan Slip Gaji Terkini/ Kad Gaji
iv) Sijil Gaji Akhir (SGA/ LPC)
5.3 PUNCA KUASA
i) Surat Pekeliling Perkhidmatan Kementerian Pelajaran

Malaysia Bilangan 4 Tahun 2005
ii) Pekeliling Jabatan Perkhidmatan Awam
Surat kelulusan pertukaran daripada Ketua Jabatan :-
i) Kementerian Pelajaran Malaysia (Bahagian Pengurusan

Sumber Manusia )
51
ii) Kementerian Pelajaran Malaysia ( Bahagian Sekolah )

/Bahagian Pendidikan Islam/Bahagian Pendidikan
Khas/Bahagian Pendidikan Teknik dan
Vokasional/Bahagian Pendidikan Guru/Bahagian
Matrikulasi
iii) Jabatan Pelajaran Negeri/Pejabat Pelajaran Daerah
iv) Jabatan Perkhidmatan Awam
v) Jabatan Akauntan Negara dan
vi) Jabatan Laut
vii) Jabatan Kerja Raya
viii)Jabatan Audit Negara
52
5.4 CONTOH PENYATA PERUBAHAN BAGI URUSAN

PERTUKARAN
i) Pertukaran Di Antara Bahagian di Kementerian
Ruj Kami : KP(PP)0044/44

Tarikh : 08 Julai 2009
Normala Bt Mohd Rodzi

No. K/P : 801127-03-5690
Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Gred N17
Dimaklumkan bahawa tuan telah ditukarkan

penempatan dari Unit Pentadbiran, Bahagian
Pengurusan Sumber Manusia, Kementerian Pelajaran
Malaysia ke Jabatan Pelajaran Wilayah Persekutuan
Putrajaya berkuat kuasa mulai 1 Ogos 2009.
Maklumat Pegawai:
Gaji : RM 1,069.93
ITKA : RM 115.00
ITP : RM 180.00
BSH : RM 300.00
53

Disediakan oleh Ketua Jabatan Asal
Bertukar dari Unit Pentadbiran, Bahagian Pengurusan 01.08.2009 RM 1096.93 KP(PP)0044/44

Sumber Manusia, Kementerian Pelajaran Malaysia ke (P1T6) Bertarikh: 08.07.2009
ke Jabatan Pelajaran Wilayah Persekutuan Putrajaya
mulai 01.08.2009. ITKA RM 115.00
ITP RM 180.00
BSH RM 300.00
TPG: 01 Januari
54
ii) Pertukaran Di Antara Daerah Dalam Negeri Yang Sama
Ruj Kami : JPWP.01-25678

Tarikh : 05 Disember 2008
Ahmad Bin Hussin

No. K/P : 650107-14-5423
Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Siswazah Gred
DG41

penempatan dari SMK Aminuddin Baki, Jalan Kampung
Pandan, Kuala Lumpur ke SMK Cochrane, Jalan
Cochrane, Kuala Lumpur berkuat kuasa mulai 01
Januari 2009.
Maklumat Pegawai:
Gaji : RM 3,677.32
ITKA : RM 300.00
ITP : RM 250.00
BSH : RM 300.00
55

Bertukar dari SMK Aminuddin Baki, Jalan Kampung 01.01.2009 RM 3677.32 Gaji dibayar JPWP 01.25678
Pandan, Kuala Lumpur ke SMK Cochrane, Kuala sehingga Bertarikh: 05.12.2008
Lumpur mulai 01.01.2009. 28.02.2009
ITKA RM 300.00
ITP RM 250.00
BSH RM 300.00
TPG: 01 Januari
56
iii) Pertukaran Di Antara Negeri/Jabatan/Kementerian

(Anggota Kumpulan Sokongan)
Ruj Kami : KP(PP)5015/102062

Tarikh : 01 Disember 2008
Hanizan Binti Jamaluddin

No K/P : 811215-08-6040
Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) N17
Dimaklumkan bahawa puan telah ditukarkan

penempatan dari SMK Cyberjaya, Sepang ke Bahagian
Pembangunan, Kementerian Pelajaran Malaysia,
Putrajaya mulai 16 Disember 2008.
Maklumat Pegawai:
Gaji : RM 820.38
ITKA : RM 115.00
ITP : RM 180.00
BSH : RM 300.00
57

Bertukar dari SMK Cyberjaya, Sepang ke Bahagian 16.12.2008 RM 820.38 Gaji dibayar KP(PP)5015/102062
Pembangunan, Kementerian Pelajaran Malaysia, (P1T1) sehingga Bertarikh: 01.12.2008
Putrajaya mulai 16.12.2008 28.02.2009
ITKA RM 115.00
ITP RM 180.00
BSH RM 300.00
TPG: 01 Julai
58
iv) Pertukaran Di Antara Negeri/ Jabatan /Kementerian

(Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Lepasan Diploma
(PPPLD)
Ruj Kami : KPM.0658/5678

Tarikh : 21 Jun 2009
Abdullah Bin Jantan

No K/P: 700420-04-5295
Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Lepasan Diploma
Gred DGA 29

penempatan dari SK Bukit Baru, Melaka ke SK Kuala
Klawang, Jelebu, Negeri Sembilan mulai 01 Julai 2009.
Maklumat Pegawai:
Gaji : RM 2,424.11
ITKA : RM 160.00
ITP : RM 180.00
BSH : RM 200.00
59
Bertukar dari SK Bukit Baru, Melaka ke SK Kuala 08.09.2009 RM 3595.80 Gaji dibayar KPM.0658/5678
Klawang, Jelebu Negeri Sembilan. Sehingga Bth. 21.06.2009
30.09.2009
ITKA RM 160.00
ITP RM 180.00
BSH RM 200.00
TPG :01 Julai
60
6) URUSAN PINJAMAN / PERTUKARAN SEMENTARA
6.1 TAFSIRAN
“Pinjaman” bermaksud pelantikan seseorang

pegawai Perkhidmatan Awam Persekutuan ke Agensi
Swasta, Agensi Antarabangsa, Kerajaan Negeri dan Badan
Berkanun.
“Pertukaran Sementara” bermaksud pelantikan

seseorang pegawai Perkhidmatan Awam Persekutuan ke
perkhidmatan yang lain dalam Angkatan Tentera,
Perkhidmatan Kehakiman dan Perundangan, Perkhidmatan
Awam Persekutuan, Pasukan Polis dan Perkhidmatan
Pelajaran atau pelantikan ke sesuatu jawatan dalam skim
perkhidmatan yang lain di bawah PBM yang sama untuk
tempoh tertentu.
“Pelanjutan tempoh Pinjaman/ Pertukaran

Sementara” bermaksud penyambungan tempoh
peminjaman/ pertukaran sementara pegawai atas gred
jawatan dan skim perkhidmatan yang sama dengan syarat
tempoh peminjaman/ pertukaran sementara tersebut tidak
terputus melebihi enam (6) bulan. Peminjaman/ pertukaran
sementara pegawai atas gred jawatan dan skim
perkhidmatan yang sama yang terputus melebihi enam (6)
bulan adalah merupakan peminjaman/ pertukaran
sementara baru.
“Pegawai” bermaksud pegawai yang berkhidmat

secara peminjaman / pertukaran sementara atau pegawai
yang dicalonkan untuk tujuan tersebut.
“Agensi Awam” bermaksud Kementerian atau

Jabatan Kerajaan (Persekutuan dan Negeri), Pihak
61
Berkuasa Berkanun (Persekutuan dan Negeri) dan Pihak

Berkuasa Tempatan.
“Agensi Pembekal” bermaksud agensi awam yang

meminjamkan/ tukar sementara pegawainya kepada agensi
peminjam.
“Agensi Peminjam” bermaksud agensi yang

mendapatkan perkhidmatan pegawai agensi awam secara
peminjaman/ pertukaran sementara.
“Jawatan Hakiki” bermaksud Gred jawatan dan

skim perkhidmatan pegawai sebelum dipinjam/ tukar
sementara.
“Jawatan Pinjaman” bermaksud Gred jawatan dan

skim perkhidmatan pinjaman/ pertukaran sementara yang
ditawarkan kepada pegawai.
Peminjaman atau Pertukaran Sementara adalah

merupakan salah satu daripada kaedah pelantikan pegawai
sedang berkhidmat yang boleh digunakan oleh sesebuah
agensi untuk mendapatkan perkhidmatan pegawai yang
berpengalaman, berkemahiran, berwibawa dan
bersesuaian dengan keperluan agensi berkenaan tanpa
memutuskan ikatan pegawai itu dengan perkhidmatan
hakikinya.
6.2 PRINSIP PEMINJAMAN/ PERTUKARAN SEMENTARA
6.2.1 Peminjaman/ Pertukaran Sementara perlu

dipersetujui oleh ketiga-tiga pihak iaitu agensi
peminjam, agensi pembekal dan pegawai.
62
6.2.2 Peminjaman/ Pertukaran Sementara ke Gred

jawatan yang lebih rendah daripada Gred jawatan
hakiki pegawai adalah tidak dibenarkan.
6.2.3 Tempoh Pinjaman/ Pertukaran Sementara adalah

dua (2) tahun pertama dan tempoh keseluruhan
tidak digalakkan melebihi lima (5) tahun supaya
perkhidmatan pegawai dapat diuruskan dengan
teratur.
6.2.4 Penetapan insentif pegawai yang dipinjamkan

adalah seperti berikut:-
i) Tiga (3) pergerakan gaji biasa di jawatan hakiki

bagi peminjaman ke Gred jawatan yang sama
atau setaraf.
ii) Dua (2) pergerakan gaji biasa di jawatan hakiki

bagi peminjaman ke Gred jawatan yang lebih
tinggi daripada Gred jawatan hakiki.
6.2.5 Bagi pegawai yang gaji jawatan hakiki berada di

tanggagaji maksima, pegawai layak di beri gaji Khas
Untuk Penyandang (KUP). Bagi penetapan gaji KUP,
agensi peminjam hendaklah mengemukakan
permohonan ke JPA melalui Bahagian Pengurusan
Sumber Manusia, KPM.
6.2.6 Pembayaran gaji dan elaun dalam tempoh pinjaman

adalah tanggungjawab agensi peminjam dan gaji di
jawatan hakiki hendaklah direkodkan secara
isyarat.
6.2.7 Apabila pegawai kembali ke jawatan hakiki pegawai

akan menerima gaji, elaun dan kemudahan di
63
jawatan hakiki seolah-olah pegawai tidak pernah

dipinjamkan.
6.2.8 Pegawai layak menduduki Peperiksaan Tahap

Kecekapan (PTK) dalam skim jawatan hakiki
semasa dalam tempoh peminjaman. Pegawai
dipertanggungjawabkan dalam perkara ini supaya
tidak berlaku keciciran.
6.3 SYARAT-SYARAT PEMINJAMAN
6.3.1 Pegawai telah disahkan dalam perkhidmatan di

jawatan hakiki.
6.3.2 Mempunyai prestasi kerja ditahap yang baik

(80% dan ke atas) bagi tiga (3) tahun berturut-
turut.
6.3.3 Mempunyai kompetensi yang sesuai dengan

bidang tugas jawatan pinjaman.
6.3.4 Permohonan bagi Pinjaman/ Pertukaran

Sementara hendaklah diperakukan kepada
Bahagian Pengurusan Sumber Manusia, KPM
untuk dipertimbangkan dan diluluskan oleh
Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran (SPP),
Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) dan
Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia
(SPA).
6.3.5 Pegawai tidak dibenarkan meninggalkan tugas di

jawatan hakiki sehingga mendapat kelulusan
daripada PBM.
64
6.4 PUNCA KUASA
6.4.1 Pekeliling Perkhidmatan Bil. 12 Tahun 2008 – Dasar

dan Prosedur Pelantikan Secara Peminjaman,
Pertukaran Sementara dan Pertukaran Tetap.
6.4.2 Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4 Tahun 2008 –

Perjawatan di Pejabat Menteri dan Timbalan
Menteri.
6.5 CONTOH KEW. 8 BAGI PINJAMAN/ PERTUKARAN

SEMENTARA
i) Pelantikan Pertukaran Sementara Ke Jawatan Gred

Yang Sama.
Surat rujukan : KP(PP)5090/183822/(26)

Bertarikh : 06 April 2009
Nama : Encik Kamalrudin bin Omar
No.K/P : 630216-11-5381
Jawatan asal :Pegawai Perkhidmatan Pendidikan

Siswazah Gred DG41
TPG : 1 Januari
Jawatan pertukaran : Pegawai Kaunseling Gred 41
Sementara (Terbuka) di JPN Negeri
Sembilan.
Tempoh : 16 .02.2009 – 15.02. 2011

Gaji Hakiki : RM 1967.20 (P1T4)
Gaji ditawarkan : RM2238.55(P1T7)
65
Dilantik secara pertukaran sementara sebagai 16.02.2009 Patut Terima Telah Terima KP(PP)5090/183822/
Pegawai Kaunseling Gred 41(Terbuka) di Jabatan hingga RM 2238.55 RM 1967.20 (26)
Pelajaran Negeri Sembilan mulai 16 Februari 2009 15.02.2011 (P1T7) (P1T4) Bth: 06.04.2009
hingga 15 Februari 2011. Jawatan hakiki Pegawai
Perkhidmatan Pendidikan Siswazah Gred DG 41 ITKA RM……..
ITP RM……..
BSH RM……..
(Gaji Pertukaran Gaji Hakiki

Sementara) secara Isyarat)
TPG : 1 Januari
66
ii) Pelantikan Secara Pinjaman Ke Jawatan Gred Yang

Lebih Tinggi Dari Gred Jawatan Hakiki.

Bertarikh : 08 September 2009
Nama : Encik Zulkefli bin Shamsudin
No.K/P : 680322-08-551
Jawatan Asal : Pegawai PerkhidmatanPendidikan

Siswazah Gred DG41
Jawatan Pinjaman : Jurulatih Sukan Gred 44(Terbuka)

di Majlis Sukan Negara.
Tempoh : 15 Mei 2007 – 14 Mei 2009

Gaji Hakiki : RM 1967.20 (P1T4) – Jadual Gaji
DG41
Gaji ditawarkan : RM 2982.99 (P1T1) – Jadual Gaji
DG44
TPG Hakiki : 01 April
67
Dilantik secara pinjaman sebagai Jurulatih Sukan 15.05.2007 Patut Terima Telah Terima KP(PP)5090/178168/
Majlis Sukan Negara mulai 15 Mei 2007 hingga RM 2982.99 RM 1967.20 (48)
hingga 14 Mei 2009. 14.05.2009 (P1T7) (P1T4)
Bertarikh: 08.09.2009
Jawatan hakiki Pegawai Perkhidmatan Pendidikan
Siswazah Gred DG 41 ITKA RM……..
ITP RM……..
BSH RM……..
(Gaji Pertukaran Gaji Hakiki

Sementara) secara Isyarat)
TPG: 01 April (tidak berubah)
68
iii) Diberi Pergerakan Gaji Bagi Tahun 2008.

Bertarikh : 01 Mac 2008
No.K/P : 680322-08-551

Siswazah Gred DG41

Tempoh : 15 Mei 2007 – 14 Mei 2009

DG41
DG44
TPG Hakiki : 01 April 2008
69
70
iv) Pelanjutan Tempoh Pinjaman.
Surat kelulusan : KP(PP)5090/178168/(50)

Bertarikh : 08 April 2009
No.K/P : 680322-08-551

Siswazah Gred DG41

Tempoh : 15 Mei 2009 – 14 Mei 2011

DG41
DG44
71
Dilanjutkan tempoh pinjaman sebagai Jurulatih Sukan 15.05.2009 Patut Terima Telah Terima KP(PP)5090/178168/
Gred 44 (terbuka) di Majlis Sukan Negara untuk hingga RM 3283.10 RM 3133.27 (50)
tempoh selam 2 tahun mulai 15 Mei 2009 hingga 14.05.2011 (P1T3) (P1T2) Bertarikh: 08.04.2009
14 Mei 2011.
RM 2148.10 RM 2057.65
(P1T6) (P1T5)
TPG: 01 April (tidak berubah)
72
v) Penempatan Semula Setelah Tamat Tempoh Pinjaman

Bertarikh : 05 Ogos 2009
No.K/P : 680322-08-551
Jawatan Asal :Pegawai Perkhidmatan Pendidikan

Siswazah Gred DG41

Tempoh : 15 Mei 2009 – 14 Mei 2011

Tarikh Penamatan : 05 September 2009
DG41
DG44
73
74
7) JAWATAN KUMPULAN
7.1. TAFSIRAN
Jawatan Kumpulan adalah sejumlah jawatan yang

diwujudkan di bawah Bahagian Pengurusan Sumber
Manusia, KPM untuk menempatkan Pegawai Perkhidmatan
Pelajaran dan Kakitangan Bukan Guru di luar dari jawatan
hakiki di Jabatan/ Sekolah.
Pegawai dan kakitangan yang boleh

dipertimbangkan ke Jawatan Kumpulan perlu memenuhi
salah satu kriteria seperti berikut:-
i) Sakit yang berpanjangan melebihi enam (6) bulan;

ii) Sakit Tibi, Kusta, Barah atau sakit yang setaraf;
iii) Sakit mental; dan
iv) Pegawai yang bercuti tanpa gaji bagi mengikut
pasangan bertugas/ berkursus di dalam atau di luar
negara.
Pertukaran seseorang pegawai ke dalam Jawatan

Kumpulan KPM adalah bagi membolehkan seseorang yang
menghadapi masalah kesihatan boleh terus mendapatkan
rawatan atau memperolehi cuti sakit yang berpanjangan.
Dengan cara ini, ia dapat memastikan pelaksanaan proses
pengajaran dan pembelajaran di sesebuah sekolah atau
jabatan dijalankan tanpa gangguan.
7.2. KRITERIA-KRITERIA YANG MELAYAKKAN PEGAWAI

DITUKARKAN KE JAWATAN KUMPULAN
i) Pegawai Yang Menghadapi Masalah Kesihatan
75
a) Pegawai yang menghadapi masalah sakit yang

berpanjangan melebihi enam (6) bulan dan sukar
sembuh dalam jangka masa terdekat. Mereka
hendaklah disahkan menghidap sakit berkenaan
oleh Pegawai Perubatan Kerajaan dan mendapat sijil
sakit yang dijangka berterusan selama 180 hari atau
lebih.
b) Pegawai yang menghidap sakit tibi, kusta atau barah

dan penyakit yang setaraf. Mereka hendaklah
disahkan menghidap sakit berkenaan oleh Pegawai
Perubatan Kerajaan dan mendapat sijil sakit yang
dijangka berterusan selama 180 hari atau lebih.
ii) Pegawai Yang Menghadapi Masalah Sakit Mental
Pegawai yang menghadapi masalah sakit mental yang

menyebabkan kehadiran mereka mendatangkan
masalah kepada sekolah/ jabatan. Walau
bagaimanapun, mereka hendaklah terlebih dahulu
disahkan menghidap sakit berkenaan oleh Pegawai
Perubatan Kerajaan.
iii) Pegawai Yang Telah Diluluskan Cuti Tanpa Gaji
a) Pegawai yang telah diluluskan cuti tanpa gaji

mengikut pasangan bertugas/ berkursus di dalam
atau di luar negara mengikut Pekeliling
Perkhidmatan Bil. 14 Tahun 2005 selama setahun
atau lebih.
b) Pegawai yang telah diluluskan cuti menjaga anak

(cuti tanpa gaji) mengikut Pekeliling Perkhidmatan
Bil. 15 Tahun 2007 selama setahun sehingga
maksima lima (5) tahun (1,825 hari)
76
c) Pegawai yang telah diluluskan cuti tanpa gaji atas

urusan persendirian mengikut Perintah Am Bab C
dan Pekeliling Perkhidmatan Bil. 9 Tahun 1991
selama 360 hari secara berterusan.
iv) Pegawai Yang Berprestasi Rendah
a) Pegawai yang dikenalpasti berprestasi rendah iaitu

berdasarkan markah Laporan Nilaian Prestasi
Tahunan kurang daripada 60% selama dua (2) tahun
berturut-turut dan berasaskan latarbelakang
perkhidmatannya, pegawai tidak sesuai untuk
diambil tindakan tatatertib. Walau bagaimanapun,
pegawai boleh diambil tindakan untuk dibersarakan
demi kepentingan Perkhidmatan Awam mengikut
Pekeliling Perkhidmatan Perkhidmatan Bilangan 23
Tahun 2007.
v) Pegawai Yang Disyaki Telah Melakukan Kesalahan

Jenayah
Pegawai yang disyaki telah melakukan sesuatu

kesalahan jenayah seperti rogol, cuti, khalwat dan
sebagainya dan sedang disiasat atau didakwa oleh
pihak berkuasa yang berkenaan.
vi) Pegawai Yang Perlu Ditempatkan ke Jawatan

Kumpulan Atas Kepentingan Perkhidmatan
Pendidikan
Pegawai yang pada pendapat Ketua Pengarah

Pelajaran Malaysia (KPPM) perlu ditempatkan ke
jawatan kumpulan kerana sesuatu kepentingan
perkhidmatan pendidikan.
77
7.3. PUNCA KUASA
Surat Pekeliling Perkhidmatan KPM Bil. 2 Tahun

2009 – Urusan Pertukaran dan Pengurusan Pegawai
Perkhidmatan Pendidikan dan Anggota Kumpulan
Sokongan Pendidikan Dalam Jawatan Kumpulan
Walaubagaimana pun, terdapat beberapa perkara

yang perlu diberi perhatian iaitu:
i) Sub waran bagi pembayaran emolumen diturunkan

kepada semua JPN.
ii) Pegawai kekal di tempat asal.
iii) JPN akan menyediakan Penyata Perubahan.
7.4. DOKUMEN SOKONGAN
i) Surat arahan penempatan ke Jawatan Kumpulan oleh

ii) Surat arahan penempatan semula dari Jabatan

Kumpulan ke Jabatan asal.
78
7.5. CONTOH PENYATA PERUBAHAN BAGI URUSAN

JAWATAN KUMPULAN
i) Jawatan Kumpulan
Ruj. Kami: KP(PP)5090/340722/(9)

Bertarikh : 17 Ogos 2009
Puan Fatimah binti Ahmad

No. K/P: 710708-10-5636
JPWP Kuala Lumpur
Ditukarkan ke Jawatan Kumpulan Bahagian

Pengurusan Sumber Manusia, Kementerian Pelajaran
Malaysia mengikut peraturan perenggan 3.2 Surat
Pekeliling Perkhidmatan KPM Bil. 2 Tahun 2009 mulai
01 September 2009.
79
80
ii) Penempatan Semula
Surat Rujukan : KP(PP)5090/280203(27)

Tarikh : 15 Jun 2009
Nama : Encik Wahid bin Rosly
No. K/P : 710608-13-5147
Pemberitahuan penempatan semula dari

Jawatan Kumpulan, Bahagian Pengurusan Sumber
Manusia, KPM ditempatkan secara hakiki ke Jabatan
Pelajaran Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur mulai 06
Julai 2009.
81
82
8) PELEPASAN JAWATAN DENGAN IZIN
8.1. Pendahuluan
Pelepasan Jawatan Dengan Izin adalah kelulusan

yang diberikan secara bertulis oleh Ketua Jabatan/ Ketua
Perkhidmatan bagi membenarkan seseorang pegawai yang
bertaraf tetap meninggalkan jawatan asal untuk dilantik ke :
i) Skim perkhidmatan yang lain di bawah Suruhanjaya

yang sama;
ii) Skim perkhidmatan yang sama/ berlainan di bawah
Suruhanjaya yang lain; dan
iii) Skim perkhidmatan yang sama/ berlainan ke
Perkhidmatan Awam Negeri, Pihak Berkuasa Berkanun
(Persekutuan dan Negeri) dan Pihak Berkuasa
Tempatan
8.2 Perkara-perkara yang penting yang perlu diberi

perhatian:-
i) Jawatan baru yang ditawarkan hendaklah bertaraf tetap

sahaja.
ii) Pegawai yang ditawarkan jawatan untuk berkhidmat di

bawah Perkhidmatan Awam Persekutuan hanya diberi
Pelepasan Jawatan Dengan Izin dan pegawai perlu
meletak jawatan.
iii) Dengan kelulusan tersebut, perkhidmatan terdahulu

pegawai boleh diambil kira bagi tujuan pemberian
faedah persaraan. Sehubunga itu permohonan ini
hanya melibatkan pegawai yang memilih Skim
Berpencen sahaja.
83
8.3. PUNCA KUASA
i) Pekeliling Perkhidmatan Bil. 23 Tahun 2009 – Dasar

dan Prosedur Peletakan Jawatan dan Pelepasan
Dengan Izin.
ii) Peraturan-peraturan Pegawai Awam (Pelantikan,

– P.U.(A) 176/2005 (Peraturan 10, 11, 17,54)
iii) Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 2 Tahun 1980 – Cara

Menamatkan Perkhidmatan Kakitangan Di Badan-badan
Berkanun, Kuasa-Kuasa Tempatan Atau Jabatan
Kerajaan Untuk Berkhidmat Dengan Pihak Majikan
Yang Lain Bagi Maksud Mengambilkira Perkhidmatan
Yang Terputus Untuk Faedah Pencen.
84
8.4. CONTOH KEW. 8 UNTUK URUSAN PELEPASAN

JAWATAN DENGAN IZIN
Encik Hairul seorang Pegawai Perkhidmatan

Pendidikan Siswazah (PPPS) Gred DG41 yang berkhidmat
di Sek. Men. Tun Perak, Johor. Beliau telah dilantik pada
01 Ogos 1998 dan telah diberi taraf tetap dan berpencen
mulai 01 Januari 2002.
Beliau memohon jawatan sebagai pensyarah Gred

DS45 di Universiti Kebangsaan Malaysia (UKM) dan
permohonan beliau dikemukakan melalui Ketua Jabatan.
Beliau telah berjaya dan dilantik mulai 01.1.2008.

Beliau telah memohon pelepasan jawatan dengan izin
daripada Ketua Perkhidmatan dan permohonan tersebut
telah diluluskan. Selain diberi kelulusan pelepasan jawatan
dengan izin, beliau perlu meletak jawatannya sebagai
PPPS sekiranya bersetuju menerima jawatan tersebut
kerana UKM bukan Perkhidmatan Awam Persekutuan.
85
Contoh Penyediaan Kew. 8
86
9) PERSARAAN / PENAMATAN / PELETAKAN JAWATAN
Penamatan Perkhidmatan terdiri daripada berikut:-

i) Persaraan Wajib
ii) Bersara Awal / Pilihan Sendiri
iii) Persaraan atas sebab Kesihatan
iv) Meninggal Dunia dalam Perkhidmatan
v) Penamatan Perkhidmatan
vi) Peletakan Jawatan
9.1. PERSARAAN
i) Anggota berpencen ertinya;

Seseorang pegawai yang telah diberi taraf sebagai
seorang pegawai berpencen di bawah Seksyen 7, Akta
227 Akta Pencen 1980 atau yang disifatkan sebagai
seorang pegawai berpencen di bawah Seksyen 8 Akta
227 atau
Seseorang pekerja yang telah diberi taraf sebagai

pekerja berpencen di bawah Seksyen 6 Akta 239 atau
yang disifatkan sebagai seorang pekerja berpencen di
bawah Seksyen 7 Akta 239
ii) Anggota ertinya Pegawai Perkhidmatan Awam

Persekutuan atau Negeri atau pekerja Pihak Berkuasa
Berkanun atau Pihak Berkuasa Tempatan;
iii) Pesara ertinya anggota yang telah bersara atau

dibersarakan di bawah undang-undang pencen.
iv) Persaraan Atas Sebab Kesihatan ialah anggota

berpencen yang didapati tidak berupaya menjalankan
kewajipan kerana kelemahan akal atau tubuh yang
kekal hendaklah dihadapkan ke Lembaga Perubatan
mengikut lunas-lunas Pekeliling Perkhidmatan Bil.10
87
Tahun 1995 dan sekiranya diperakukan oleh Lembaga

tersebut anggota berkenaan boleh dibersarakan
(Perenggan 10 (5) (a) Akta 227/239).
v) Persaraan kerana Jawatan yang dipegang

dihapuskan bermaksud sekiranya jawatan yang
dipegang oleh anggota berpencen dihapuskan maka
penyandangnya boleh dibersarakan (Perenggan 10 (5)
(b) Akta 227/239).
vi) Persaraan Pilihan bermaksud anggota berpencen yang

telah berumur 40 tahun boleh memohon persaraan
pilihan. Pencen hanya akan dibayar pada umur layak
menerimanya mengikut undang-undang pencen.
9.2. PELETAKAN JAWATAN
Seseorang pegawai yang berhasrat untuk

meletakkan jawatan hendaklah mengemukakan notis
bertulis;
i) Bagi seseorang pegawai yang dilantik selain pelantikan

tetap (Kontrak, sambilan, sangkut, sementara, dan lain-
lain) hendaklah memberi notis seperti yang termaktub di
dalam kontrak atau notis 30 hari sebelum peletakan
jawatan itu berkuatkuasa atau sebulan gaji sebagai
ganti notis;
ii) Bagi seseorang pegawai dalam tempoh percubaan

hendaklah memberi notis 30 hari sebelum peletakan
jawatan itu berkuatkuasa atau sebulan gaji sebagai
ganti notis;
iii) Bagi seseorang pegawai yang telah disahkan dalam

perkhidmatannya, hendaklah memberi notis 90 hari
88
sebelum peletakan jawatan itu berkuatkuasa atau

sebulan gaji sebagai ganti notis.
Notis peletakan jawatan itu hendaklah dihantar oleh

Pegawai berkenaan kepada Ketua Perkhidmatan melalui
Ketua Jabatan dan Ketua Perkhidmatan hendaklah
merekodkan dan memaklumkan Suruhanjaya yang
berkenaan dan Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam
mengenai peletakan jawatan pegawai tersebut.
9.3. PENAMATAN PERKHIDMATAN
i) Penamatan Perkhidmatan Pegawai Yang Belum

Disahkan
Yang di-Pertuan Agong (YDPA) boleh

menamatkan perkhidmatan seseorang pegawai yang
belum disahkan dalam perkhidmatannya jika pegawai
itu telah:
a) Menyembunyikan apa-apa maklumat tentang

kesihatannya dalam borang pemeriksaan perubatan.
b) Membuat akuan palsu dalam akuan berkanun
seperti yang dikehendaki oleh Perenggan 19(1)(b)
P.U.(A) 176/2005.
c) Tidak mematuhi kehendak dalam Perenggan
19(1)(c) P.U.(A) 176/2005.
d) Memalsukan apa-apa dokumen yang berhubungan
dengan pelantikan.
e) Gagal tapisan keselamatan.
ii) Penamatan Perkhidmatan Pegawai Yang Gagal

Disahkan
a) YDPA boleh menamatkan perkhidmatan pegawai

pada perlantikan pertama yang telah gagal untuk
89
disahkan dalam perkhidmatannya semasa tempoh

percubaan yang ditetapkan sama ada tempoh
percubaan asalnya atau yang dilanjutkan.
b) Seseorang pegawai yang telah disahkan dalam

perkhidmatan dalam skim perkhidmatan terdahulu
dan kemudiannya dilantik ke dalam skim
perkhidmatan baru tetapi gagal disahkan boleh
dibersarakan demi kepentingan awam di bawah
undang-undang pencen, jika pegawai itu telah
dimasukkan ke dalam jawatan berpencen dalam
skim perkhidmatan terdahulu itu.
c) Perkhidmatan seseorang pegawai selain yang

disebut di atas hendaklah ditamatkan sekiranya
pegawai itu tidak dapat dikembalikan ke dalam skim
perkhidmatan terdahulunya.
9.4. PUNCA KUASA

Kenaikan Pangkat Dan Penamatan Perkhidmatan) 2005
P.U.(A)176/2005
ii) Pekeliling Perkhidmatan Bil 4 tahun 2003 – Panduan
Urusan Persaraan dan Pencen
iii) Seksyen 10 (1) Akta Pencen 1980 (Akta 227) di baca
bersama Akta Pencen Pindaan 2001 - Bersara wajib
iv) Surat Pekeliling Perkhidmatan KPM Bil 3/1999
v) Perakuan Persaraan Atas Sebab Kesihatan – Lampiran
D kepada P.P. 10/95
vi) Laporan Lembaga Perubatan – Lampiran A kepada P.P.
10/95
vii) Surat Perkhidmatan KPM Bil 1/1995 – Bersara secara
Pilihan (PPPLD & PPPS)
viii)Seksyen 10 (5) Akta Pencen 1980 – Bersara atas
Sebab Kesihatan
90
ix) Seksyen 12 (Akta 227) Akta Pencen 1980 – Bersara

secara Pilihan
x) Peraturan 21 Peraturan – Peraturan Pencen 1980
(Pengiraan Cuti rehat)
9.5 C0NTOH PENYATA PERUBAHAN BAGI URUSAN

PERSARAAN
i) Persaraan Wajib
Surat Rujukan : Bil(70)dlm.JPNS/PEN

Tarikh : 04 Feb 2008
Razali Bin Abu Bakar

NO.K/P : 530204-05-5075
Pembantu Tadbir (P/O) Gred N17
Saya dengan sukacitanya memaklumkan bahawa

JPA telah bersetuju meluluskan persaraan tuan
mulai 1 Oktober 2008.
Maklumat Pegawai:
Gaji P1T3 - RM 1920.20
ITKA - RM115.00
ITP - RM180.00
BSH - RM200.00
91
92
ii) Persaraan Pilihan
Pihak JPA dalam mesyuaratnya Bil 257 pada

25.09.2007 telah memutuskan bahawa persaraan
pilihan Puan Maimunah binti Isa telah diluluskan
mulai 1.12.2007 mengikut Seksyen 12 (Akta 227)
Akta Pencen 1980 – Bersara secara Pilihan.
Surat Rujukan : JPA/Pen/09 (16)

Tarikh : 30 September 2007
Maimunah Binti Isa

No.K/P: 691201-05-4076
Pegawai PPPS Gred DG54
Maklumat pegawai:
Gaji Akhir DG54 RM 6,723.32 (P1T8)
ITKA : RM800
ITP : RM900
93
94
iii) Persaraan Atas Sebab Kesihatan
Satu Mesyuarat Lembaga Perubatan yang

bersidang pada 10.04.2006 mendapati beliau tidak
sihat dan tidak layak untuk meneruskan
perkhidmatan mengikut Laporan Lembaga
Perubatan – Lampiran B kepada P.P. 10/95 dan
Perakuan Persaraan Atas Sebab Kesihatan –
Lampiran D kepada P.P. 10/95
Surat Rujukan : JPA/Pen/09 (16)

Tarikh : 30 Julai 2006
Sallehuddin Bin Abu Bakar

No.K/P: 680921-06-5159
Akauntan Gred W48
Maklumat Pegawai:
Gaji Akhir W48 RM 4321.93 (P1T6)
ITK : RM600
ITP : RM450
Tarikh yang diluluskan persaraan atas sebab

kesihatan oleh JPA pada 21.09.2006.
95
Diluluskan Persaraan Atas Sebab Kesihatan mengikut 21.09.2006 RM 4321.93 Gaji dan elaun- JPA/Pen/09 (16)
Seksyen 10(5) Akta Pencen 1980 mulai 21.09.2006 (P1T6) elaun dibayar Bth 30.07.2006
sehingga
20.09.2006
ITKA RM 600.00
ITP RM 450.00
BSH RM 200.00
96
iv) Meninggal Dunia
En.Mohd Shah bin Mohd Yusof, Guru Besar PPPLD

Gred DGA34 telah meninggal dunia di Hospital Tuanku
Jaafar, Seremban pada 8.9.2009 jam 3.30 petang
kerana sakit jantung. Beliau berkhidmat di SK Paroi
Seremban, Negeri Sembilan.
Maklumat pendapatan beliau seperti berikut:

Gaji : RM3595.80
ITKA : RM160.00
ITP : RM180.00
BSH : RM 200.00
EGB : RM100.00
97
Meninggal dunia pada 08.09.2009 08.09.2009 RM 3595.80 Gaji dan elaun- Sijil kematian
elaun dibayar Bil.D451459
sehingga Bth 11.09.2009
08.09.2009 kerana
meninggal dunia
jam 3.30 petang
ITKA RM 160.00
ITP RM 180.00
BSH RM 200.00
98
v) Ditamatkan Perkhidmatan Dengan Notis
99
BAHAGIAN TIGA
PENUTUP
Kami merakamkan setinggi-tinggi penghargaan terima kasih

kepada semua pihak iaitu wakil-wakil dari Jabatan Pelajaran Negeri,
Pejabat Pelajaran Daerah, Bahagian Kewangan, Bahagian Akaun
dan Bahagian Pengurusan Sumber Manusia di atas sumbangan yang
diberikan sama ada dari segi tenaga, kewangan dan masa yang
diambil bagi menjayakan Garis Panduan Penyediaan Penyata
Perubahan ini.
Semoga dengan terbitnya buku ini dapat membantu semua

pegawai dan kakitangan di KPM dalam memantapkan lagi
pemahaman dan kecekapan semasa penyediaan Penyata Perubahan
dan penyelenggaraan Buku Rekod Perkhidmatan di bawah kawalan
masing-masing.
100
GLOSARI
Kew. 8 - Penyata Perubahan

BRP - Buku Rekod Perkhidmatan
JPA - Jabatan Perkhidmatan Awam
PR - Penduduk Tetap
PPPLD - Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Lepasan Diploma
SPA - Suruhanjaya Perkhidmatan Awam
SPP - Suruhanjaya Perkhidmatan Pendidikan
KWSP - Kumpulan Wang Simpanan Pekerja
PPD - Pejabat Pelajaran Daerah
KPM - Kementerian Pelajaran Malaysia
SGA - Slip Gaji Akhir
LPC - Last Payment Certificate
SMK - Sekolah Menengah Kebangsaan
SK - Sekolah Kebangsaan
KUP - Khas Untuk Penyandang
PTK - Peperiksaan Tahap Kecekapan
BPSM - Bahagian Pengurusan Sumber Manusia
KPPM - Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia
JPN - Jabatan Pelajaran Negeri
PP - Pekeliling Perkhidmatan
PPPS - Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Siswazah
UKM - Universiti Kebangsaan Malaysia
YDPA - Yang di-Pertuan Agong
ITKA - Imbuhan Tetap Khidmat Awam
ITP - Imbuhan Tetap Perumahan
BSH - Bayaran Sara Hidup
EGB - Elaun Guru Besar
SPP - Surat Pekeliling Perkhidmatan
101
102

Dokumen - Tips Buku Garis Panduan Penyediaan Kew8

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

You might also like

Dokumen - Tips Buku Garis Panduan Penyediaan Kew8

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Dokumen - Tips Buku Garis Panduan Penyediaan Kew8

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN

BAHAGIAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

KATA - KATA ALUAN

ASSALAMUALAIKUM DAN SALAM SEJAHTERA.

Alhamdulillah, Syukur ke hadrat Ilahi dan KurniaNya membolehkan

Dengan adanya panduan ini, semua pegawai dan kakitangan yang

Ketua Jabatan yang menyelenggarakan BRP adalah dipohon agar sentiasa

KHALID BIN ABU BAKAR

PENASIHAT : Khalid Bin Abu Bakar

PENGERUSI : Faridatul Akmar Binti Mat Taib

SETIAUSAHA : Mahather Bin Smoh

AHLI JAWATANKUASA : Norsafaliza Binti Saad

BAHAGIAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

• Misjijah Binti Marul • Zaidatul Akhmar Binti Kamarudzaman

• Salmah Binti Daud • Suraya Binti Md Arshad

• Fazillah Binti Abu Hassan Shaari • Sarimah Binti Hussain

JPN JOHOR JPN NEGERI SEMBILAN

• A. Rahim Bin Mahmud • Shaharuddin Bin Mohd Yusof

JPN MELAKA JPN SELANGOR

• Jamaliah Binti Md. Nor • Norhana Binti Dato’ Tajuddin

JPWP KUALA LUMPUR JPWP PUTRAJAYA

• Nurahmadiana Binti Mohd Taib • Fairuz Bin Samian

JPN PERAK JPN KEDAH

• Esah Binti Mohamed • Siti Hajar Binti Md. Yatim

JPN PULAU PINANG JPN PERLIS

• Ng Choi Mei • Zulkifli Bin Darus

JPN KELANTAN JPN TERENGGANU

• Nazri Bin Mamat • Syed Mohd. Bin Tuan Baru

JPN PAHANG JPN SARAWAK

• Chang Jau Kuie • Edwin Anjang

JPN SABAH JPWP LABUAN

• Suraini Bin Nurudin • Mohd Salekhan Bin Osman

KANDUNGAN MUKA SURAT

ii. Pengenalan Buku Rekod Perkhidmatan 11

iii. Pengenalan Penyata Perubahan 18

2. Urusan Pelantikan Kontrak 33

3. Urusan Pelanjutan Tempoh Percubaan 40

4. Urusan Pemberian Taraf Berpencen 47

6. Urusan Pinjaman/ Pertukaran Sementara 61

7. Urusan Jawatan Kumpulan 75

8. Urusan Pelepasan Jawatan Dengan Izin 83

9. Urusan Persaraan/ Penamatan/ Peletakan

Penyata Perubahan (Kew. 8) adalah satu daripada dokumen

Buku Perkhidmatan pula adalah sebuah buku yang disediakan

Menyedari akan pentingnya pengetahuan dan kefahaman

2. PENGENALAN BUKU REKOD PERKHIDMATAN

Buku Rekod Perkhidmatan (BRP) bermaksud buku

a) Bahagian II : Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun

“menetapkan supaya Ketua Jabatan membuka BRP

b) Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 1 Tahun 1982

ii) Terdapat empat (4) bahagian utama BRP:-

a) Bahagian 1 – Maklumat Peribadi

iii) Dasar Buku Perkhidmatan

a) Butir-butir peribadi pegawai dicatatkan tidak lewat

b) Disediakan sama ada dalam bentuk hard copy dan/ atau

c) Sebagai langkah keselamatan, salinan pendua kepada

d) Disediakan semula berpandukan dokumen/ maklumat

e) Bertaraf SULIT tetapi tidak dikelaskan sebagai dokumen