‫خطابات الضمان‬

‫االستاذ‬
‫صديق الحاج على مختار‬

‫خطابات الضمان‬

‫تعريف ‪:‬‬
 ‫يعرف خطاب الضمان بأنه تعهد مكتوب يصدر من البنك لصالح طرف ثالث بناء على طلب‬

‫الزبون حسب الغرض المطلوب من الضمان ‪ .‬ويتعهد بمقتضاه البنك بضمان دفع مبلغ نقدى معين أو قابل‬

‫للتعيين بمجرد مطالبة المستفيد بدفع ذلك المبلغ خالل فترة سريان خطاب الضمان دون إعتراض من‬

‫الزبون موضحا ان العميل أخل بالتزامه تجاه الطرف الثالث ‪.‬‬

‫وخطاب الضمان يكون بمثابة ضمان للطرف الثالث مقابل عدم وفاء الزبون باإللتزام الملقى على‬

‫عاتقه تجاه الطرف الثالث ‪.‬‬

‫توضيح ‪:‬‬

‫كثيرا ما نجد أن الحديث عن خطابات الضمان يختلط على المرء عند إستعمال التعابير المتشابهة‬

‫فى اللفظ ‪ ،‬ونورد فيما يلى موجزا لبعضها تحاشيا للوقوع فى اإللتباس ‪.‬‬

‫‪Bank Securities‬‬ ‫‪ -1‬ضمانات البنك ‪:‬‬

‫والمقصود بهذه الضمانات هو غطاء عمليات اإلستثمار بضمانات تغطى التعدى والتقصير وهى تمثل‬

‫المرتكز الذى يقدمه الزبون للبنك لدعم موقفه المالى بحيث يمكن للبنك اإلستناد عليه وتحويله الى أموال‬

‫سائلة إذا ما أخل الزبون بالتزاماته وفرط فى أموال البنك بالتعدى والتقصير ‪.‬‬

‫‪Personal Guarantee‬‬ ‫‪ -2‬الضمانة الشخصية أو الكفالة ‪:‬‬

‫والمقصود من هذه الضمانة الشخصية هو كفالة شخص معين للبنك بواسطة شخص آخر كفء ملىء‬
‫يضمن للبنك وفاء والتزام الشخص المكفول ‪ ،‬وفى حالة التعدى والتقصير يقوم الكفيل مقام المكفول تجاه‬

‫إلتزامات البنك ويجب على البنك مراعاة المبلغ المحدد بالضمانة وعدم تجاوزه ‪.‬‬

‫‪Letter of Indemnity‬‬ ‫‪ -3‬خطابات التعويض ‪:‬‬

‫والمقصود من التعويض هو نوع من الضمان تجاه دفع الضرر بالعوض عن الخسائر التى تلحق بالدائن‬

‫نتيجة إلخالل المضمون بالوفاء بالتعدى أو التقصير أو اإلهمال ‪ ...‬الخ والتعويض عادة يكون بمثابة التزام‬

‫وتعهد على عاتق الشخص الذى يصدره ‪.‬‬

‫‪Letter of undertaking‬‬ ‫‪ -4‬خطاب التعهد‬

‫والمقصود من خطاب التعهد هو صيغة تعهد بالوفاء باإللتزام الذى يقطعه الشخص على نفسه وهو أقل‬

‫أصناف الضمانات فعالية فى نظر البنك ‪.‬‬

 ‫أنواع خطابات الضمان المحلية ‪:‬‬
‫تنقسم خطابات الضمان التى يصدرها البنك محليا الى اربعة أنواع رئيسية حسب الغاية المطلوبة من‬

‫إصدار خطاب الضمان ‪:‬‬

‫‪ -1‬النوع األول ‪ :‬مبدئ يختص بعمليات المناقصات والمزايدات فى عطاءات تشييد المبانى‬

‫وخالفه ويخدم خطــاب الضمان فى هذه المرحلة غرض التعهــد المبدئى باإللتــزام بالوفاء بالشروط‬

‫‪. Bid Bond‬‬ ‫المطلوبة ‪.‬‬

‫‪ -2‬والنوع الثانى تنفيذى يختص بأعمال العطاءات لتشييد المبانى وخالفه ويخدم خطاب الضمان‬

‫فى هذه المرحلة غرض التعهد النهائى باإللتزام بالوفاء بتنفيذ اإلجراءات المطلوبة حسب الشروط‬

‫‪Performance Bond‬‬ ‫الموضوعة ‪.‬‬

‫‪ -3‬النوع الثالث ‪ :‬بحرى يختص بعمليات تخليص البضائع من الميناء فى غياب مستندات الشحن‬

‫التى تكفل الحق لصاحبها فى إستالم البضاعة ‪ ،‬وهذا القسم الثالث هو أهم أقسام أنواع خطابات‬

‫الضمان ‪ ،‬ويستوجب حرصا شديدا ودقة فى المعاملة ‪.‬‬

‫‪ -4‬الدفع المقدم مقابل ضمانة البنك ‪.‬‬

‫النوع الرابع‪ :‬يختص بتقديم مال من الدائن الى عميل مقابل خطاب ضمان سداد القرض او‬

‫الوفاء بالتزام وفق الشروط المبينة فى عقد الدين‬

‫ب ‪ -‬خطابات الضمان الخارجية ‪:‬‬

‫أما خطابات الضمان التى يصدرها البنك بالعملة األجنبية فهى مقيدة فى إستعمالها إلرتباطها‬

‫باإللتزام بسداد العمالت األجنبية للمستفيد خارج البالد ‪.‬‬

‫وال يتم إصدار خطابات الضمان الخارجية بالعمالت األجنبية مهما قل مبلغ الضمان إال بعد الحصول موافقة‬

‫رئاسة البنك على الدخول فى مثل هذا اإللتزام ‪ ،‬وكذلك موافقة إدارة العالقات الخارجية على تخصيص‬

‫العملة األجنبية مع مراعاة لوائح بنك السودان فيما يتعلق بالتعامل فى النقد األجنبى ‪.‬‬
 ‫‪ -1‬خطاب الضمان يكون شامال لشروط الدفع وتحديد موعد الدفع مع ضمان البنك باإللتزام‬

‫بالوفاء فى الموعد المحدد سواء أوفى الزبون بالتزامه أو أخفق فيه ‪.‬‬

‫‪ -2‬وقد يكون الضمان فى شكل تعهد يكتب على ظهر أو واجهة الكمبياالت التى تحدد المبلغ‬

‫والتاريخ للدفع ويكون هذا التظهير بمثابة ضمان صادر من البنك باإللتزام بالوفاء بالدفع فى‬

‫تاريخ اإلستحقاق ‪.‬‬

‫وما دام التعامل بخطابات الضمان األجنبية أو الخارجية مقيد فإن حديثنا فى هذا الباب سيقتصر‬

‫على خطابات الضمان المحلية على أن ترفع الطلبات الخاصة بخطابات الضمان الخارجية لرئاسة‬

‫البنك إلتخاذ القرار المناسب‬

‫سلطة التصديق ‪:‬‬

‫‪ -1‬إذا كان إصدار خطاب الضمان خدمة مصرفية دون إشتراك البنك فى عملية التمويل يجب الحصول‬

‫على تصديق مدير الفرع بإصدار خطاب الضمان أو تصديق نائب مدير الفرع فى الفروع الكبيرة وفى‬

‫حدود الصالحيات الممنوحة له ‪.‬‬

‫‪ -2‬أما إذا كان إصدار خطاب الضمان متعلق بعملية إستثمارية فيجب الحصول على تصديق العملية‬

‫اإلستثمارية فى نطاق الصالحيات المقررة للجنة الفرع أو بالتصديق من رئاسة البنك ويصدق أيضا مدير‬

‫الفرع أو نائبه على إصدار خطاب الضمان ‪.‬‬

‫‪ -3‬أما إذا كان خطاب الضمان مغطى بالكامل من حساب الزبون فيمكن تفويض صالحيات إصدار خطابات‬

‫الضمان من هذه الفصيلة لنائب مدير الفرع ‪.‬‬

‫طريقة إصدار خطابات الضمان ‪:‬‬

‫‪ -1‬يجب أن يقدم الزبون طلبا مكتوبا للبنك يحتوى على تفاصيل خطاب الضمان والغرض من‬

‫إصداره وإ سم المستفيد والمبلغ المطلوب الإستمارة ‪.‬‬

‫‪ -2‬يجب أن يحمل طلب اصدارخطاب الضمان تفويضا للبنك بخصم المصروفات والتأمين النقدى‬

‫من الحساب‬

‫‪ -3‬يجب توخى الحذر فى إصدار خطابات الضمان مع مراعاة السمعة التجارية واإلمكانات المالية‬

‫للزبون مقدم الطلب ‪.‬‬

‫‪ -4‬يجب مراجعة توقيع الزبون ومطابقته لنموذج التوقيع المحفوظ بالبنك ‪.‬‬
 ‫‪ -5‬يجب تحديد مبلغ التأمين النقدى المطلوب من الزبون ويتم ذلك بواسطة سلطة التصديق‬

‫بإصدار خطاب الضمان وعلى ضوء مركز العميل المالى ‪.‬‬

‫‪ -6‬يجب خصم مبلغ التأمين النقدى والمصروفات من حساب الزبون قبل إصدار خطاب الضمان ‪.‬‬

‫‪ -7‬يتم إعداد البيانات المطلوبة لكتابتها بخطاب الضمان على الإستمارة الخاصة بذتك‬

‫‪ -8‬يجب أن يغطى الجزء المتبقى من مبلغ خطاب الضمان بضمانة مناسبة( إما ببضاعة أو رهن‬

‫عقارى او اوراق مالية قابلة للتداول و صالحة للرهن) ‪.‬‬

‫‪ -9‬يطبع خطاب الضمان ويتم ترقيمه بالتسلسل ويسجل بسجل الضمانات ‪.‬‬

‫‪ -10‬يتم إعداد القيودات المحاسبية بمبلغ االلتزام و التأمين النقدى والمصروفات ‪.‬‬

‫‪ -11‬تسلم جميع المستندات والقيودات المحاسبية لحامل التوقيع (ب) للمراجعة والتوقيع ‪ ،‬ثم‬

‫تسلم لحامل التوقيع ( أ ) للمراجعة الثانية والتوقيع الثانى ‪.‬‬

‫‪ -12‬يجب التوقيع على خطاب الضمان الصادر بتوقيعين أحدهما ( أ )‬

‫‪ -13‬يسلم خطاب الضمان للزبون مقابل توقيعه إفادة باإلستالم ‪.‬‬

‫‪ -14‬يقع على عاتق رئيس القسم متابعة خطاب الضمان بعد إنتهاء صالحيته إلعادةته وإ لغائه‬

‫من سجالت البنك ‪.‬‬

‫‪ -15‬يجب حفظ مكاتبات كل خطاب ضمان فى جاكت منفرد ‪.‬‬

‫التأمين النقدى لخطاب الضمان ‪:‬‬

‫‪ -1‬تخضع النسبة التى يحددها البنك كتأمين نقدى إلصدار خطابات الضمان لتقييم مدير الفرع‬

‫لموقف الزبون المالى وسمعته وإ مكاناته ومدى وفائه بالتزاماته ‪.‬‬

‫‪ -2‬ال تقل نسبة التأمين النقدى عن ‪ %40‬للنهائى و ‪ %25‬لإلبتدائى إال فى الحاالت اإلستثنائية‬

‫والتى يجب التصديق عليها من رئاسة البنك على ضوء معطيات كل طلب ‪.‬‬

‫القيودات المحاسبيةـ ‪:‬‬

‫عند إصدار خطاب الضمان يجب إجراء القيودات التالية ‪:‬‬
 ‫أوال ‪ - :‬الخصم على حساب التزامات العمالء مفابل االعتمادات والضمانات والتعويضات و القبول‬

‫بكامل قيمة خطاب الصمان ‪.‬‬

‫‪ -‬اإلضافة لحساب الضمانات والتعويضات ‪.‬‬

‫ثانيا ‪ :‬حسابات التأمين النقدى واالمصروفات ‪:‬‬

‫‪ -‬الخصم على حساب الزبون الجارى ‪.‬‬

‫‪ -‬واإلضافة لحساب التأمين النقدى لخطابات الضمان ‪.‬‬

‫‪ -‬واإلضافة لحساب عموالت الضمانات ‪.‬‬

‫‪ -‬و االضافة لحساب البريد‪.‬‬

‫‪ -‬واإلضافة لحساب دمغة محصلة ‪.‬‬

‫وعلى حامل التوقيع (ب) تقع مسئولية مراجعة القيودات والتأكد من صحتها ومطابقتها خصما‬

‫وإ ضافة قبل التوقيع مع حامل التوقيع ( أ ) وإ رسالها لقسم الحسابات ‪.‬‬

‫تخضع حسابات الضمانات للمراجعة الدورية والضبط كل أسبوعين ضمن حسابات الجارية بالفرع‬

‫‪ -‬يمكن تجديد خطاب الضمان حسب طلب العميل وموافقة البنك مع مراعاة أخذ العمولة‬

‫المناسبة الإستمارة الخاصة بتعديل خطاب الضمان‪.‬‬

‫الغاء خطابات الضمان ‪:‬‬

‫‪ -1‬إذا إستنفذ الغرض المطلوب فيجب إعادة خطاب الضمان إللغائه وفى حالة إنتهاء الصالحية‬
‫يلغى الضمان بعد أسبوع ويطلب من المستفيد إعادة أصل خطاب الضمان ‪.‬‬

‫‪ -2‬عند الغاء خطاب الضمان يجب تمريكه بذلك وحفظه مع مستندات البنك بالخزينة المحصنة‬

‫ضد الحريق بعد تأشيرسجل الضمانات بالغاء الضمان وإ عادته ‪.‬‬

‫‪ -3‬يجب إجراء القيودات المحاسبية التالية عند الغاء خطاب الضمان ‪.‬‬

‫أوال ‪ :‬عكس القيودات على حساب المخاطر بكل المبلغ ‪.‬‬

‫الخصم على حساب التزامات العمالء مفابل االعتمادات والضمانات والتعويضات و القيول ‪.‬‬

‫اإلضافة لحساب التزامات الزبائن للضمانات والتعويضات ‪.‬‬

‫ثانيا ‪ :‬إسترداد مبلغ التأمين النقدى ‪:‬‬

‫‪ -‬الخصم على حساب التأمين النقدى لخطابات الضمان ‪.‬‬
 ‫‪ -‬اإلضافة لحساب الزبون الجارى ‪.‬‬

‫ملحوظة ‪:‬‬
‫ال تسترد المصروفات التى تقاضاها البنك على إصدار خطاب الضمان إذا تم إلغاؤه قبل االجل ألن‬

‫البنك قد أدى الخدمة وإ ستحق األجر ‪.‬‬

‫طريقة إصدار خطابات الضمان لتخليص البضائع ‪:‬‬

‫إما أن تكون مستندات الشحن مرسلة للتحصيل مقابل الدفع أو قبول الكمبيالة بالمواعيد ‪ ،‬وإ ما أن‬

‫تكون المستندات مسحوبة مقابل خطاب إعتماد مفتوح من البنك ‪.‬‬

‫يطلب الزبون من البنك إصدار خطاب الضمان عندما تصل البضائع الميناء قبل وصول المستندات ‪.‬‬

‫يجب إتباع اإلجراءات التالية‪:‬‬

‫‪ -1‬يجب إستالم خطاب من الزبون طالب إصدار خطاب الضمان ومرفقا معها صورة من الفواتير‬

‫وصورة من بوليصة الشحن إذا وجدت ‪.‬‬

‫‪ -2‬يجب مراجعة المستندات مع خطاب اإلعتماد إذا كانت المستندات مشحونة مقابل خطاب‬

‫إعتماد صادر من الفرع ‪.‬‬

‫‪ -3‬يجب ختم المستندات بختم البنك وتسجيلها وإ عطائها الرقم المتسلسل لمستندات التحصيل إذا‬

‫كانت ضد الدفع ‪.‬‬

‫‪ -4‬يجب تحصيل قيمة المستندات بالكامل من الزبون اذا كانت طريقة الدفع اطالع وإ ضافة‬

‫المبلغ لحساب التأمين النقدى لخطابات الضمان‬

‫‪.‬أما اذا كانت طريقة الدفع كمبيالة ألجل يجب على البنك تحرير كمبيالة يتيمة‬

‫‪PROMISSORY NOTE‬‬
‫و أن يخزن البضاعة تحت اقفاله وال يسمح بسحب أى جزء منها إال بعد دفع القيمة كما‬

‫يجب أن يذكر فى االنفاق أن البضاعة خزنت على سبيل الرهن الحيازى ‪ .‬كما يجب‬

‫علىالعميل أن يوقع على شيك بكامل القيمة بديال للكمبيالة المؤجلة ‪.‬‬

‫‪ -5‬عند وصول مستندات الشحن يجب فصل بوليصة الشحن ومعها صورة من الفاتورة وصورة‬

‫من كشف التعبئة إلرسالها لشركة المالحة عن طريق فرع بورتسودان مقابل إستعادة خطاب‬

‫الضمان إللغائه‪.‬‬

‫‪ -6‬عند إلستالم خطاب الضمان يجب عكس القيودات من حسابات المخاطر ‪.‬‬
 ‫‪ -7‬وإ ذا كانت العملية بالشراكة مع البنك يتم تخليص البضاعة بإسم البنك وترحيلها وتخزينها‬

‫بمخازن البنك مع مراعاة الشروط الواردة فى عقد الشراكة ‪.‬‬

‫‪ -8‬وفى حالة المستندات المسحوبة مقابل خطاب اإلعتماد دون شراكة البنك يجب أن يحمل‬

‫خطاب الزبون فقرة تحمى البنك من أى مسئولية تترتب على عدم مطابقة المستندات لشروط‬

‫اإلعتماد ‪.‬‬

‫‪ -9‬تحدد صالحية خطاب الضمان لتخليص البضائع بفترة ستة شهور قابلة للتجديد لفترة ثالثة‬

‫شهور أخرى إذا إقتنع البنك باألسباب المقدمة لتجديد خطاب الضمان ‪.‬‬

‫‪ -10‬يجب مراعاة اإلنتباه والحرص الشديد والدقة فى التعامل بخطابات الضمان لتخليص‬

‫البضائع‬

‫الضمانات غير المباشرة ‪:‬‬

‫نجد أن فى بعض األحيان ان البنوك الخارجية ترسل خطابات ضمان لشركات تعمل بالسودان‬

‫وتطلب هذه البنوك توصيل خطابات الضمان لهذه الشركات المعنية ‪.‬‬

‫يقوم البنك بهذه المهمة دون أن يكون طرفا فى الضمان وال يقع أى إلتزام عليه فى سبيل تقديم‬

‫هذه الخدمة وتسمى هذه الفصيلة من الضمانات الغير مباشرة ويحق للبنك تقاضى أجر المناولة فقط وال‬

‫تحسب عليها فئات أجور الخدمات التى يتقاضاها عند إصدار خطابات الضمان ‪.‬‬