Lesson 5: Communication for Work Purposes 

 
Learning Outcomes 
At the end of the lesson, you are expected to achieve the following: 
1. Discuss the importance of oral communication skills in the workplace. 
2. Describe the pressing challenges encountered by business communicators. 
3. Expound on the fundamentals of online interviews. 
4. Discuss the essentials of physical and virtual meetings. 
5. Observe the etiquette of face-to-face and online meetings. 
6.  Show  the  ability  to  communicate  through  independent  and  group  communicative 
learning activities 
 
Oral Communication in the Workplace 
 
Your  activity  in  the  company  or  organization  that  you  will  be  part  of  in  the future involves a 
lot  of  oral  communication.  More  often  than  not,  your  daily  tasks  require  effective 
communication.  Hence,  your  good  communication  skill  is  important  because  it  helps  you 
and  your  company  meet  desired  goals  for  personal  and  business  productivity.  The 
importance  of  oral  communication  skill  at  the  workplace  is  evident  in  various  researches 
conducted  among  organization  executives,  managers,  employees  and  trainees.  These 
researches  have revealed that effective oral communication skill takes the top place among 
the business skills needed in the company for its quality performance. 
 
Oral  communication  skill  in  business  is  highly  valued.  Without  exception,  everybody  in 
business  needs  it  to  communicate  details  of  information,  discuss  strategies,  map out plans, 
close  business  agreements,  work  in  teams,  and  deal  with  managers,  employees,  business 
partners,  guests  or  clients.  To  improve  yourself, you also need communication skills to help 
you  initiate  personal  plans,  lead  project  undertakings,  and  solve  pressing  problems. 
Executives  and  managers  need  good  communication  skills  to  demonstrate  effective 
leadership, efficient transaction, quality performance, and excellent productivity. 
 
Successful  businesses  have  gained  their  good  reputation  because  strong  communication 
skills  are  fully  recognized  and  developed  among  employees.  However,  some  companies’ 
need  for  employees  with  effective  communication  skill  is  all  too  often  unfulfilled.  Some 
business  transactions  miss  the  mark  as  business  people  fail  to  convey  a  proper  course  of 
communication. 
 
Pressing Challenges in Workplace Communication 
 
Communication  has  always  been  essential  in  any  business’  growth  and  development.  As 
effective  communication  is  needed  to  be  able  to  operate and become successful, pressing 
challenges do interfere and are likely to affect your work and communication in the future. 
 
Business  communicators  have  always  encountered  communication  problems.  Some  of 
these  problems  are  sometimes  hard  to  avoid  or  deal  with.  Andrea  Campbell,  author of Top 
10  Team 
Communication 
Issues  and  How 
to  Avoid  Them, 
believes  that 
poor 
communication 
skills  create 
business 
problems. 
 
 
 
One  of  these  is  the  team  communication  issues  and  problems  among  people  at  work. 
Common  cases  being  encountered  are  those  with  coworkers  (1)  losing  trust  with  others, (2) 
poor  cooperation  among  team  members,  and  sometimes  (3)  the  disapproval  or  disrespect 
from colleagues or immediate superior. 
 
The  said  problems  are  considered  communication  challenges.  The  terms  refer  to  the 
problem  when  the  manager does not provide feedback or coaching. If there is no feedback, 
it  means  there  is  no  communication.  Campbell  echoed  the  idea  of  Leigh  Branham,  the 
author  of  7  Hidden  Reasons  Employees  Leave.  She  said,  as  quoted,  that  the  root problems 
of  this  issue  are  managers'  inattention  to  people  they  supervise.  They  provide  irregular  or 
nonexistent  feedback.  People  get  criticisms  instead  of  praise.  Worse  is  that feedback is not 
valued or valuable at all. 
 
To  avoid  or  solve  the  issue,  Branham  suggested  (1)  improving  coaching  and  feedback 
especially  among  the  new  recruits;  (2)  setting  up  mentoring  programs  with  experienced 
employees; and (3) requiring managers to provide feedback. 
 
Top Communication Issues 
 
Campbell  identified  top  ten  communication  issues  that  business  communicators  have  to 
consider to be able to avoid or solve them. 
 
1.  Failure  to  Listen.  Ineffective  listening  is  a  big  problem  in  communication.  Good 
communication  fails  when  one  doesn’t  pay  much  attention  or  plan  what  to  say  before  one 
ends  his  statement.  Many  distractions  affect  effective  listening.  Team  members  are 
distracted  by  the  thoughts  bothering  his  mind.  They  have  short  attention  span.  Other 
distractions  like  noise  and  other  physical  barriers  present  in  the  environment  take  toll 
resulting  to  communication  failure.  To  avoid  it,  speakers  have to emphasize the importance 
of  active  listening  in  the  discussion.  Also  point  out  that  inattentiveness  results  to  different 
understanding  of  the  topic  being  discussed.  Speakers  also  have  to  maintain  eye  contact 
during the conversation or discussion. 
 
2.  Culture  Differences.  The  diversity  of  backgrounds  and  cultural  customs  create 
communication  issues  among  team  members  and  leaders.  People  would  just  love  to  stay 
along  with  people  of  the  same  background.  Hence,  leaders  face  challenges  of  grouping 
and  team  communication  hurdles.  To  avoid  it,  try  to  promote  “unity  in  diversity”  wherein 
team members have to be assigned to different groups to break the usual grouping. 
 
3.  Locale  or  Distance  to  Office.  The  office  location  or  its  distance  to  its  employees  or 
contributors  entails  problem  in  the  communication.  The  company  usually  resorts  to  email, 
phone  or  video  conferencing.  The  very  low  level  of interaction in electronic communication 
poses  a  communication  barrier.  It  causes  misunderstanding  and  failures.  To  solve  it, 
meetings  should  be  done  at  the  nearest  venue  and on a regular schedule. Important issues 
and solutions can be posted or sent to all for further knowledge and verification. 
 
4.  Ego  and  Attitude.  Self-image  or  ego  often  affects  team’s  effort  to  execute  plans.  One’s 
arrogance  causes  trouble,  and  more  often,  teamwork  ends  due  to  one’s defiance. Arrogant 
team  member  could  not  accept  the  fact  that  he  contributes  to  team’s  problem.  The 
presence  of  conflict  is  evident  when  someone  displays  inequality  or  bias  and  doesn’t  want 
to  take  responsibility.  To  solve  it,  the  team  leader  or  manager  should  promote  better 
understanding  as  the  group  discusses  the  issue.  He  has  to re-direct the group to be able to 
meet  the  goals.  Calmness  and  tactfulness  help  reduce  tension  and  friction  between  or 
among team members. 
 
5.  Authority  or  Hierarchy  Problems.  The  authority  that  the  team  leader  or  manger 
demonstrates  more  often  creates  intimidation  or  gap  with  team  members.  They  become 
shy  and  hesitant  to  approach  or  talk  to  their  manager  for  authority  being  shown  doesn’t 
create  friendly  atmosphere.  To  resolve,  managers  or  team  leaders  should  promote 
harmoniously  relation  among  the  team  members.  Communicate  to  the members about the 
intention  of  helping  and  letting  them  feel  they  are  important.  And  they  can  approach  the 
managers for consultation or discussion on personal or work-related issues. 
 
6.  Poorly  Written  Communication.  The  confusion  or  misunderstanding  of  in  interoffice 
business  communication  is  due  to  poor  content  of  written  documents,  substandard 
organization,  fractured grammar, among other flaws in written interoffice materials. To avoid 
it,  ensure  that  documents  are  well-edited  and  proofread  by  best  editor  in  the  department. 
Allow  other  eyes  to  check  for  mistakes  in  grammar,  spelling,  punctuations,  and 
organizations. 
 
7.  Gender  Bias.  The  choice  of  which  gender  makes  a  more  effective  leader  in  the 
department  is  an  issue  of  gender  bias.  This  gender  discrimination  creates  problem  in  the 
organization.  To  avoid  this,  team  leaders  or  managers  should  ensure  that  the  issue  on 
gender  choice  is  set  aside  in  tackling  issues  or  taking  course  of  action  for  the  department. 
Speak about concerns without engaging in demeaning oneself. Avoid gender-bias language 
or terms that connote gender. For example, use chairperson for chairman or chairwoman. 
 
8.  Focus  or  Listening  Problems.  Inability  of  employees  to  focus on the issue is equivalent to 
listening  problems.  The  generation  gap  is  often  the  cause  of  communication  barrier  that 
affects  the  achievement  of  department  goals.  To help avoid it, leaders or managers have to 
initiate  mutual  understanding  regardless  of  age.  Encourage  teamwork  and  unity  despite 
differences  of  age,  sex, social status, and family background. Understand one’s weaknesses 
and capitalize on one’s strength. 
 
9.  Inadequate  Knowledge.  Little  knowledge  is  dangerous.  Hence,  team  performance  is 
affected  due  to  ineffective  education  or  lack  of  understanding  or  other  inadequate 
knowledge  foundation.  To  resolve  it,  leaders  or  managers  encourage  team  members  to 
upgrade  knowledge  by  pursuing  higher  degree  programs.  Include in the annual target plan 
the  participation of members to seminar, training or conferences. Promote reading culture in 
the department and productive focus group discussion. 
 
10.  Cliques,  Groups  and  Friendships.  Group  membership  or  group  affiliation  or  exclusive 
grouping  of  team  members  can  sometimes  create  segregation.  To  avoid  it,  promote 
teamwork  spirit  in  the  department.  Conduct  team  building  activities  to  promote  objectivity, 
teamwork, cooperation, and unity in diversity. 
 
Preparing the Cover/ Application Letter 
 
A  few  years  from  now,  you  will  enter  the  world  of professional work. Bur before you land in 
any  job,  one  of  the  first  steps  that  you  have  to  do  is  prepare  a  cover  or  application  letter. 
When  you  are  applying  for  a  new  position,  a  cover  letter  is  extremely  important  as  your 
resumé  or  curriculum  vitae  (CV).  The  purpose  of  the  cover  letter is to persuade your reader 
to  consider  reading  your  resumé.  This  contains  little  information  of  the  job  which  you  are 
applying, as well as your strongest qualities and qualifications. 
 
Writing a Job Application Letter or a Cover Letter 
 
Preparing  A  resume’ or a CV and application letters or cover letters are essential parts of job 
hunting.  A  job  application  letter  or  a  cover  letter  is  like  a  sales  letter  in  which  you  sell  your 
knowledge  and  competence.  It  is  the  most  essential  part  of  the  application  as  this  is  far 
more  than  just  a  note  saying  ‘Please  find  enclosed  my  CV’.  Usually,  this  is  the  part  of  your 
application  that  really  sells  you  to  your  potential  employer.  Without  a  good  cover  letter, 
your résumé is unlikely to be read. 
 
Remember  that  your  application  letter  is  your  selling  factor.  Your  main  goal  is  to  market 
yourself.  Think  about competition; your judges are your readers. They are professionals who 
select  and  hire  you.  With  hundreds  or  thousands  of  applicants,  make  sure  that  your 
application  letter  has  to  standout.  Therefore,  your  application  letter  and  accompanying 
resume have to attract professionals’ attention. Your final goal is to get an interview. 
 
When you are writing the application letter, bear in mind to achieve the four important tasks: 
● Catch the reader’s attention purposively. 
● Tailor it to the company, to the employer, and to the job. 
● Persuade the reader that you are a qualified applicant for the job. 
● Request an interview. 
After  writing  the  application  letter,  use  the  checklist  below  to  make  sure  your  letter  has 
already met the needed information. 
●   The  title  of  the  job,  source  of  your  information  and  the  statement  of  your  objective 
have to be clear. 
●   There  should  be  a  summary  of  your  qualification  for  the  job.  This  includes  work 
experience,  educational  background,  and  summary  of  relevant  skills  such  as 
leadership skills, skills, organizational skills, and intercultural communication skills. 
● Indicate that you enclosed your CV or resumé. 
●   Request  for  an  interview.  This  includes  place  and  time  you will be available and the 
contact information such as phone numbers and email addresses. 
● Identify the job. Include any information that is not included in your CV or resumé. 
 
Before  submitting  your  application  letter,  proofread  it  carefully.  Free  it  from  grammatical 
mistakes  and  organizational  inconsistencies.  Check  also  for  correct  punctuations,  margins, 
spacing, and right letter format. 
 
General guidelines for the overall structure of your cover letter: 
● Format your cover letter for post, mail or email. It should consist of one page only. 
● Include your complete address, email address, phone numbers. 
●   Use  the  tile  of  the  person  when  you  address  him/her in the letter. If you can’t find a 
name, write ‘Dear Sir/ Madamme.’ 
● Use  standard,  easy-to-read  font.  Make  it  readable.  Times  New  Roman  or  Arial  is 
preferred; it should be no smaller than 11 for readability on screen. 
 
Sample Application Letters 
 
Two  sample  letters  of  application  from  JobStreet.com  are  presented  below.  The  first  letter 
(Sample  #1)  follows  the  correct  format  that  you  should  follow  when  sending  out  the 
application  letter  in  print  form.  The  second  letter  (Sample  #2)  shows  the  tailored  format 
when submitting your application letter through email. 
 
Sample 1 (Print Copy) 
22 H Venture St., Diliman, Quezon City Philippines 
April 17, 2015 
Mr.  Vincent  Chua  Hiring  Manager  Bank  of  the  Philippines  Islands  (BPI)  12/F  Ayala  Life-FGU 
Center, Ayala Ave. Makati City 1226 
 
Dear Mr. Chua, 
 
I  am  writing  to  express  my  interest  for  the  position  of  Recruitment  Assistant  in  your 
esteemed company. 
 
Having  recently  obtained  my  Bachelor’s  Degree  in  Business Administration major in Human 
Resource  Development  Management  (BSBA-HRDM)  in  the  Polytechnic  University  of  the 
Philippines  (PUP),  I  wish  to  bring  my  knowledge,  skills  and  commitment  to  excellence  to 
your company’s innovative environment. 
 
As  a  Business  Administration  student,  majoring  in  HR  management,  I’ve  become  equipped 
with  the  necessary  knowledge  that  comes  with  the  position  including  manpower 
recruitment,  workforce  organization,  personnel  training  and  compensation  as  well  as  legal 
provisions and other labor concerns. 
 
My  internship  at San Miguel Corporation also afforded me with the crucial skills to work with 
some  of  the  best  professionals  in  the  recruitment  and  human  resources  industry.  Being  a 
trainee  has  developed  in  me  enthusiasm  and  a  true  passion  for  human  resources  and  has 
subsequently convinced me that human resource management is my true calling. 
 
For  additional  details  regarding  my  qualification  and  expertise,  please  review  my  attached 
resume. 
 
Thank  you  for  taking  the  time to consider this application and I look forward to hearing from 
you. 
 
Sincerely, 
 
(signature) 
Jessica Cenadoza 
 
Sample 2 (Email Copy) 
 
Email Subject: Eric Tala, Marketing Associate Position 
 
Dear Ms. Castañeda, 
 
I  would like to express my interest in applying for the position of Marketing Associate as was 
recently made available in your company. 
 
I  believe  that  my  degree  in  Business  Administration  (BSBA)  major  in  Marketing  from  the 
Philippine  School  of  Business  Administration  (PSBA)  has  prepared  me  for  this  position.  As  a 
student,  I  was  equipped  with  the  necessary knowledge and skills to help develop and drive 
effective marketing strategies. 
 
During  my  internship  at  Uniliver  Philippines’  Marketing  Department,  I  learned  how 
companies  determine  what  product  or  service  to  sell,  how  to  reach  target  demographics 
and  how  to respond to the demands of competitors. More importantly, I had the opportunity 
to work with seasoned professionals who taught me how to easily grasp complex marketing 
concepts  and  at  certain  times,  how  to  roll  with  the  punches  in  order  to  achieve  various 
objectives. 
 
I  have  also  acquainted  myself  with  a  wide  range  of  skills  that  allow  me  to  blend  with  the 
group  or  team’s  culture  and  to  continuously  strive  to  reach  common  goals  amidst  failures 
and setbacks. 
 
My  active  involvement  in  many  academic  and  extracurricular  activities  has  done  so  well  in 
developing  my communication and leadership skills, which are vital in finding success in the 
corporate world. 
 
With  this  application  letter,  I  attach  herewith  my  resume  for  your  full  consideration.  Thank 
you  for  taking  time  to  review  my  application  and  I  am  looking  forward  to  your  reply so that 
we can further discuss my application. 
 
Yours sincerely, 
 
Alvin C. Marfal  
7194 Marcelo Ave Parañaque City, Metro Manila  
1700 Mobile: +63 929 XXX XXXX 
 
NOTE:  These  application  letter  samples  are  for  reference  only.  All  information  provided 
should be considered as fictional 
 
The Content of the Cover Letter 
 
The Introductory Paragraph 
 
Your  first  paragraph  must  be  very  convincing.  It  tells  your  reader  that  you  are  the  best 
person  for  the  job.  It  also  emphasizes  that  you  have  the  set  of  skills  and  experience  that 
make you the ideal candidate for the post. 
 
Examples: 
1.  I  learned that you are in need of the position of English faculty and I believe that I have the 
necessary  credentials  for  this  role.  I  have  considerable  working  experience  as  an  English 
Language and Literature Professor, and I enclose my CV to support my application. 
 
2.  Please  find  attached  CV  in  application  for  the  job  of  financial  analyst  advertised  on  your 
company’s  website.  I  strongly  believe  that  my competence and experience and particularly 
my  experience  at  ABC  Company,  and  my  ability  to  do  financial  reports  make  me  the  right 
candidate for this post. 
 
3.  I  am  seeking  a position as a manager in your Data Center. In such a management position, 
I  can  use  my  master’s  degree  in  information  systems  and  my  experience  as  a 
programmer/analyst to address business challenges in data processing. 
If  someone  from  the  company  refers  you,  include  in  the  opening  before  stating  your  main 
objective. 
Example: 
During  the  recent  International  Research  Conference  in  Vietnam,  one  of  your  research 
heads,  Dr.  Rogine  Madrigal,  informed  me  of  a  possible  opening  for  a  research  director  in 
your  institution.  My  extensive  background  in  research  and  my  Master’s  degree  in 
management make me highly qualified for the position. 
 
In  the  succeeding  paragraphs,  expand  on  the qualifications you mentioned in your opening. 
Add  any  appropriate details, highlighting experience listed on your resume that is especially 
pertinent to the job you are seeking. 
 
The Main Section 
The  main  section  of  your  cover  letter  should  show  the  summary  of  your  qualification, 
organized  around  the  job  description  and person specification. Describe in this section what 
you have accomplished, your expertise, and your special skills needed for the job. 
 
In  this  section,  you  also  have  to  present  how  you  performed  your  duty  and  demonstrated 
the  requirement  of  your  previous  job. Specific work of action and its effective results should 
also  be  indicated  to  show  that  you  did  it  successfully.  In  short,  you  have  to  show  the  clear 
description of the situation and more on what you did as proof of results or outcomes. 
 
The  main  section  of  your  cover  letter  can  be  structured  to  show  the  sub-section  or 
sub-headings.  The  sub-section guides the human resource manager how each requirement 
is met. 
 
You  may  want  to  structure  the  main  section  of  your  cover  letter  into  sub-sections,  with 
headings, to make it easier for the recruiter to see how you meet each requirement. 
 
You can make use of the following phrases: 
“My  ability  to  manage  ____________  speaks  for  itself:  I have accomplished the ____________ 
in my department.” 
 
“I  hope  it  goes  without  saying  from  my  list  of  previous  jobs  that I am extremely flexible and 
good at __________________ .” 
“I  first  developed  my  _____________(skill)  in  ___________(job),  but  have  improved  it  since  in 
______________________(mention jobs).” 
 
When  you  are  done  writing  the  main section, get back over it and check if you have already 
mentioned  every  important  skill  and  bits  of  experience  that  are  considered  crucial  on  the 
person  specification.  Edit  and  polish  until  you  have  come  up  with  the  most ideal content of 
an  application  letter.  Most  recruiters  prefer  shorter  application  containing  only  the  most 
essential skills, experiences, and accomplishments. 
 
Sample: 
I  have  obtained  Doctor  of  Philosophy  (Educational  Management),  Master  of  Arts  in 
Education  (Major  in  English  and  Administration  &  Supervision),  and  Bachelor  of  Education 
(Major  in  English,  Minor  in  History).  I  have  ample  experience  in  teaching  in  both  local  and 
international  arenas.  During  the  fifteen  fruitful  years  in  education,  I  have  gained  valuable 
expertise  on  pedagogy  and  class  management,  among  others,  along  with  meaningful 
experiences  needed  to  pursue  my  mission  and  dreams  in  life.  I  have  been  very  active  in 
academic  and  co-curricular  endeavors  in  my  desire  to  boost  my  self-esteem  and  build  a 
desirable  character.  As  an  active  member  of  academic  and  civic  organizations,  I  have 
developed  in  myself  the  sense  of  integrity  and  responsibility  towards  other  people  by 
helping  and  cooperating  with  humility.  My  other  special  skills  include  Research,  Campus 
Journalism, Book Writing, and Quality Assurance. 
 
I  am  a  positive  and  proactive  person  able  to  do  the  tasks  posed  by  my  superiors.  With 
sufficient  Kaizen  knowledge,  I  can  easily  execute  plans  and  work  details  and  expedite  the 
job  to  beat  deadlines.  Given  a  chance  to  work  in  your  prestigious  institution,  I  will  humbly 
discharge my duties and responsibilities for the welfare of the institution and its clienteles. 
 
The Closing Paragraph 
Your  closing  paragraph  should  be  written  concisely  and  neatly.  It  should  make  clear  what 
action the reader will be taking after reading your cover letter. But don’t sound arrogant. 
 
So it might end, for example: 
“I  hope  this convinces you that I have the necessary competence and experience to achieve 
as ___________________ ( job title). I look forward to hearing from you.” 
Close with a request for an interview. 
“If  you  find  my  application  desirable  to  your  needs,  I  am  willing  to  come  for  a  personal 
interview.  I  can  be  reached  via  my  email:  eudencellevillahermosa@yahoo.com  or  through 
mobile: +639488005694.” 
 
For  a  letter,  end  it  with  “Yours  sincerely”  if  you have addressed it to someone by name, and 
“Yours faithfully” if you started it with “Dear Sir/Madam”. 
Remember:  Before  you  submit  your  application  letter  or  cover  letter,  proofread  or  polish  it 
carefully. 
 
Designing the Curriculum Vitae 
What  is  a  CV  or  Résumé?  Basically,  your  CV  or  resumé  describes  your  education, 
competence,  and  experience.  It  defines  what  kind  of  applicant  you  are  for  the  job.  It 
determines if you are the right person for the job. 
 
As  one  of  the  essential  requirements  for  job  hiring,  your  CV  should  demonstrate  to  any 
prospective  employer  why  they  should  hire  you  above  any  of  the  other  skilled  candidates 
who have presented themselves for employment. 
 
Basic Rules of CV Writing 
In  writing  a  curriculum  vitae  (CV)  or  resumé, like other forms of business writing, you should 
always  consider  its  reader  (part  of  audience  analysis,  as  discussed  in  Lesson 1). In this case, 
your  readers  are the recruiters. They are usually the human resource managers or any other 
staff  in  the  recruitment  department  assigned  to  screen  applicants  through  their  CVs.  Avoid 
being eliminated by following these basic rules in writing a CV or resumé. 
  
● Write  with  the  recruiter  or  human  resource  manager  in  mind.  Assume  that  you  are 
the  recruiter.  Think  about  what  he  needs  to  know  about  you.  Consider  the  job 
description. 
●   Present  your  CV  or  resumé  to  inform  them  well  about  what  they  need  to  know. 
Show it in a way that it reveals very professional and credible information. 
●   A  well-written CV or resumé limits the chance of not selecting you. It easily puts you 
in the shortlist. 
●   CV  or  resumés  are  the  most  important  documents  needed  in  job  screening.  They 
provide  the  highlights  of  your  qualifications,  work  experiences,  competence, 
professional and educational history. 
●   In  some  academic  institutions,  the  CV or resumé is the standard for job applications. 
The  objective  of  both  CV  and  resumé  remain.  However,  the  appearance  of  the 
document is noticeably different.  
 
Resumé vs. Curriculum Vitae  
 
There  are  three  major  differences  between  CVs  and  resumés:  the  length,  the  purpose, and 
the layout. 
 
  A  resumé  is  a  brief  summary  of  skills  and  skills  over  one  or  two  pages.  It  is  short  with  no 
particular  format  rule  and  highly  customizable.  The  goal  of  a  resumé  is  to  make  an 
individual  stand  out  from  the  competition.  A  resumé  does  not  have  to  be  ordered 
chronologically;  it  does  not  have  to  cover  the  whole  career.  The  resume  contains  three 
simple  sections:  ​name and contact information, education, and work experience​. A CV, on 
the  other  hand,  is  more  detailed  and  can  be  more  than  two  pages.  It  covers  your  entire 
career  history.  It  has  a  clear  chronological  order  listing  the  whole career of the individual. In 
writing  your  CV,  you  have  to  consider  the  following  information:  Areas  of  interest. 
Education. Grants, honors and awards. 
 
In writing your CV, you have to consider the following information:   
● Areas of interest.   
● Education.   
● Grants, honors and awards. 
● Publications and presentations.   
● Employment and experience.   
● Academic memberships.   
● Character references. 
 
Guidelines for Writing Effective CV 
● Include your contact details at the top. 
● Decide whether you want to start with a personal statement or career objective. 
● Include  sections  on  Key  Skills, Knowledge and Achievements, Work Experience, and 
Education. 
●   When  discussing  achievements,  focus  on  what  you have actually done and the end 
result achieved. 
● Include everything relevant in the ‘Work Experience’ and ‘Education’ sections. 
● Make sure that your spelling and grammar are all correct. 
● Work on your presentation. 
 
CV Mistakes and Pitfalls to Avoid 
● Do not be tempted to lie just to ‘look good’. 
● Avoid leaving gaps in your career history. 
● Do not start your CV with the dull bits. 
● Do not include your hobbies and interests. 
● Don't make your CV too long. 
● Do not use an unprofessional email address. 
 
Online Interviews 
Many  companies  conduct  online  job  interviews,  since  these  interviews  are  more 
cost-effective.  In  addition,  applicants do not have to spend money for travel to the interview 
site. 
 
Online  interviews  require technology which has become mainstream in business. The use of 
computers  and  other  gadgets  makes  communication  between  the  interviewer  and 
candidates simple and effective. 
 
Job  hunters  find  online  interviews  easy  at  the  comfort  of  their  home.  It  is  time-saving  and 
less  stressful.  Online  job  interviews  may  vary  depending  on  the  company  where  one  is 
applying.  Familiarity  of  these  types  of  line job interviews may help job seekers achieve their 
goal of landing a desired job. 
 
One  of  the  most  typical  online  interviews  is  the  webcam  job  interview.  In  this interview, the 
interviewer  will  simply  arrange  the  interview  through  video.  Webcam  interview  requires  a 
camera, which is very convenient nowadays, as most of the laptops have built-in webcams. 
 
The  interviewer  usually  conducts  interviews  using  popular  video  conferencing  applications 
like  Skype,  Zoom  Cloud  or  Google  Meet.  Familiarizing  with  these  applications  is  an 
advantage  to  meet  the  requirements  of  the  employer.  Practicing  the  use  of  a  webcam  can 
help  ensure  better  focus  and face angle. This ensures that you appear pleasing in the frame 
of the camera. 
 
Keep  in  mind  that  online  interviews  are  as  important  as  in-person  interviews.  Your  online 
interview  could  get  you  to  the  next  stage of selection or even a job contract if the company 
conducts the selection process online. 
 
Here  are  some  preparation  tips  that  Alison  Doyle  has  suggested  for  successful  online 
interviews. 
●   Download  the  software  required  by  the  company  ahead  of  time  so  that  you’ll  have 
the opportunity to get used to it. 
●   Create  a  professional  username,  such as a variation on your real name, as it appears 
on your resume, if it’s available. 
●   Dress  professionally  even if you are sitting down. Wear nice pants and shoes, as you 
never  know  when  you  will  have  to  stand  up.  Plus, dressing the part will help you get 
your head in the game. 
●   Clear  your  workspace  and  any  clutter  that  is  behind  you  so  that  it  doesn't  show  up 
on  the  screen.  You  don’t  want  your interviewer to be distracted by visual noise in the 
room  or  to  assume  that  your  disorganized  space  is  a  sign of how you’d perform as a 
worker. 
●   Make  sure  that  you  are  in  a  quiet  room  where  you  will  not  be  disturbed  by  people, 
pets, etc. Turn off your ringer, any alarms, and electronics that are likely to interrupt. 
●   Have  a  piece  of  paper  and  a  pen  ready  so  that  you  are  not scrambling to find them 
later. 
●   Have  a  copy  of  your  resume  in  your  sightline  in  case  you  have to refer to dates, job 
titles, or numbers. 
 ●   Smile  and  focus  as  much  as  possible  and  try  to  behave  as  if  you’re  in  a  regular, 
in-person  interview.  Look  into  the  camera,  listen  attentively,  and  engage  with  your 
interviewer. Don’t just wait for your turn to speak. 
●   Practice  using  your  webcam  equipment  before  the  interview,  so  you  are  sure 
everything is in working order and that you’re comfortable interviewing on video. 
 
Physical and virtual meetings 
The  outset  of  technology  and the advancement of internet connectivity give favors to many 
businesses.  Business  meetings  and  contract  deals  have  been  eased  by  the  use  of 
computers and smartphones. 
More  often,  these  meetings  are  now  conducted  virtually.  Workmates  can  meet  over 
telephone  conferences  using  cellphone features and state-of-the-art software applications, 
which are commonly known now as Apps. 
 
Businessmen,  investors,  entrepreneurs,  sales  agents  and  clients  can  do  more  business 
transactions  over  video  conferencing.  However,  there  are  some  business  enterprises  that 
still use face to face meetings because they believe they are still effective. 
 
Virtual Meeting and its Benefits 
Virtual  meetings  can  be  done  using  technological  innovations  like  computers  and software 
applications.  Doyle  (2019)  explains  that  people  attending  virtual  meetings  do  not  need  to 
leave  their  home  or  work  station.  The  meeting  can  be  held  over  the  phone  or  computer 
using virtual meeting software like Google Meet, Zoom Cloud, and Skype. 
 
With  these  applications,  virtual  meetings  can  be  done  any  time,  hence  the  distance  is  no 
longer  a  problem.  Doyle  further  shares  that  people  can  take  part  in the meeting regardless 
of  where  they  are.  In  other  words,  they  can  hold  meetings  and  discuss  business  concerns 
without having to travel all the way. 
 
Virtual  meetings  save  time  and  energy.  For  example,  when  working  on  a  project,  the  team 
leader  and  his  members  do  not need to travel all the way to the office to discuss the details 
during  a  meeting. This is just but one of the many other scenarios when virtual meetings will 
come easy. 
 
Virtual  meetings  are  also  inexpensive.  Everybody  only  needs  a  computer,  laptop,  or 
smartphone,  a  good  internet  connection,  and  a  professional  virtual  meeting  software.  A 
good  environment  adds  flavor  to  an  effective  meeting. This does not need much money on 
arranging  a  meeting  place,  the  facilities  and  equipment  to  be  used  and  organizing 
transportation for attendees. 
 
The  tenets  in  online  interviews  as  discussed  in  previous  topics  are  applicable  to  virtual 
meetings. 
 
Face to Face Meeting and its Benefits 
Face  to  face  meetings  are  the  usual  meetings  that  are  conducted  by  people  in  the  same 
venue and in person. The place can be in the office, at a restaurant, a conference room, or at 
the coffee shop. Like the virtual meetings, face to face meeting has it benefits. 
Meeting  people  face  to  face  is freer than it is held online. People can express their thoughts 
and  feelings  using  their  body  language,  hand  gestures,  and  facial  expressions.  Hence, they 
can communicate better and misunderstandings are less likely to happen. 
 
When  meeting  face  to  face,  people  have  to  be  at  the  particular  venue  at  the  given  time. 
They  will  be  attending  the  meeting  and nobody should waste their time. All should observe 
professionalism  and  should  not  be  distracted  by  other things like phone calls, messages, or 
other  personal  or  family  concerns.  They  must  observe  discipline  and  keep  a  serious 
environment to be able to give the best for the meeting. 
 
Feedback  is  an  important  aspect  of  face  to  face  meetings.  Getting  feedback  from  the 
attendees  provides  input  in  the  development  of  something  that  requires  cooperation  and 
teamwork.  Face  to  face  is  the  best  for  brainstorming  and  planning.  It can establish stronger 
relationships and create better teamwork; people can understand each other very well. 
 
 
Face-to-Face and Online Meetings Etiquette 
Many  companies  remain  intact  and  hold  both  physical  and  virtual  meetings  as  essential 
parts  of  the  operation  to maintain productivity and continuity. As many may have known the 
rules in physical meetings, rules on online meetings may not be as popular. 
 
Virtual  meeting  etiquette  is  a  whole  new  idea that many people have to learn, compared to 
face.  To  help  you  keep  your  meetings  productive  and  professional,  follow  these  seven 
simple virtual meeting etiquette rules that every professional should know. 
 
1. Know your surroundings 
Virtual  meetings  or  online  class  sessions  require  a  quiet  and  conducive  place  where 
learnings  and  mutual  understanding  can  be  achieved.  Organize  the  place,  free  it  from 
distractions,  and  provide  good  lighting.  Do  not  appear  that  you  are  inside  the  cave  or 
less-lighted  museum.  You  want  to  avoid  looking  like  you  are  at  the  town  fiesta  because  of 
the pile of clothes and accessories in the corner behind you. 
 
Adjust your place setup so your face favors the light. Make sure that you have a professional 
background.  It  must  be  work  appropriate.  This  means  that  no  beds  are  in  the  background, 
no messy rooms or open closets, and no nonsense arts or frameworks. 
Free  the  place  from  unhealthful  noise  like  screaming  children,  barking  dogs,  or  honking 
cars. 
 
2. Dress appropriately 
Your  attire  should  be  work  or school appropriate. Your appearance online is as important as 
your  look  during  a  face-to-face  meeting.  Hence,  take  a  few  minutes  to  dress up on a clean 
cloth  and  well-brushed  hair.  Women  may  consider  putting  on a light make-up to look fresh 
on the screen. 
 
Think  that  the  best  part  of  actually getting ready while working remotely is that you want to 
be effective and productive. 
 
3. Listen carefully. 
Be  an  active  listener.  While  attending  a  virtual  meeting,  devote  your  full  attention  to  the 
meeting. 
 
Leave  the  computer  keyboard  alone.  Remember that your typing may distract your focus. It 
prevents  you  from  devoting  your  full  attention  to  the  details  of  the  meeting.  Pick  a  good 
headset, your notebook and pen to take essential notes. 
 
4. Unmute your microphone when you wish to talk. 
When  you  are  not  going  to  talk,  keep  your  microphone  on  the  mute  mode.  The  sound you 
create  from  your  audio  annoys  other  people  attending  the  virtual  meeting.  It  is  really 
frustrating to hear echo noise or unnecessary sounds from the surrounding. Other attendees 
will  appreciate  you  because  you  want  to  save  them  from  ear-splitting  noise and help them 
be productive. 
 
Muting  your  audio  when  you  are  not  speaking  allows  other  attendees  the  chance  to  fit  in 
and share their views and feelings. 
 
5. Speak clearly 
When  you  join any virtual meeting, introduce yourself and say hello or hi. Make sure that the 
people  in  the  meeting  hear  and  notice  your  presence.  Hence,  make  your  voice  clear. 
Modulate it well if necessary to make you sound pleasant to the ears. 
 
If  you  come  late  in  the  meeting,  you  may  use  the  chat  box  to  greet  the  people  and  to  let 
them know of your presence. 
 
6. No food, please. 
No  eating  is  a  strict  rule  that  participants  have  to  observe  during  the  virtual  meeting. 
Chewing  some  food  or  sipping  some  drinks  may  show disinterest and may be perceived as 
unprofessional. 
 
To  avoid  craving  for  food  during  a  virtual  meeting, eat a few minutes before the actual time 
of meeting. 
 
7. Remain seated and stay present 
Stay  focused.  Be  patient  staying  seated  while  attending  the  meeting. Don’t ever try to open 
your email inbox or chat with friends on social media messenger. 
 
Doing  other  things  while  attending  a  virtual  meeting  might  distract  other  participants.  You 
had  better  turn  off  your  webcam  if  there  is  an  emergency  or  a  very  important  personal 
needs to attend to. 
 
Writing Correspondence via Print or Email 
Business  transactions  and  negotiations  are  communicated  effectively  using  different 
channels.  In  the  advent of computer technology, most business organizations communicate 
through  the  internet  and  platforms  of  social  media.  Despite  the  efficiency  brought  by  the 
internet,  some  companies  still  utilize  the  typical business letters to communicate with other 
businesses, their clients, and other stakeholders. 
 
Business  letters  are  formal  letters  used  for  business-to-business,  business-to-client,  or 
client-to-business  correspondence.  There  are  a  number  of  elements  to  a  business  letter. 
These  are  date  and  sender’s  address,  recipient’s  address,  salutation,  body of the letter, and 
closing paragraph (Gamble, 2017). 
 
A  business  letter  uses a formal language. The style of the letter depends on the relationship 
between the parties concerned. A business letter is written for many reasons. It is used to… 
● request direct information or action from another party  
● order supplies from a supplier  
● identify a mistake that was committed  
● reply directly to a request  
● apologize for a wrong or simply to convey goodwill. 
 
A business letter is also very useful because it… 
● produces a permanent record 
● is confidential and formal 
● delivers persuasive and well-considered messages 
 
In  writing  a  business  letter,  the  most  important  element  that  you  need  is  to  ensure  its 
accuracy.  You  should  know  the  type  of  business  letter  you  are  writing  to  be  able  to 
determine the accuracy of its details. 
Writing  Center  of  the  University  of  North  Carolina explained that business writing should be 
clear  and  ​concise​. Hence, in writing you take care that the documents would not turn out to 
be  an  ​endless  series  of  short,  choppy  sentences​.  Keep  in  mind  that  your  purpose  is  to 
communicate the information and be understood by your reader. 
 
Always  consider  your  audience  or  the  ones  who  will  read  your  letter.  Don’t  confuse  your 
reader.  Stress  specificity  and  accuracy.  Observe  formality  and sincereness. But don’t be too 
formal  that  you alienate readers, nor too casual that your readers may feel you are insincere 
or  unprofessional.  In  giving  information  that  might  harm  the  reader’s  feeling,  be  diplomatic 
and  respectful.  The  letter  should  reflect  the  unique  purpose  and  considerations  involved, 
like the reader’s feeling and character, when writing in a business context. 
 
Uychoco  and  Santos  (2018)  of  Communication  for  Society  Purposive  Communication, 
explained  that  business  letters  should  be  clear,  concise,  and  organized.  Its  introductory 
paragraph  should  be  brief  establishing  the  content  and  purpose  of  the  letter.  Its  middle 
section  should  contain  the  details  of  the  message  in logical order. Its concluding paragraph 
is  short,  politely  requesting  action,  thanking  the  reader,  or  providing  additional  important 
information. 
 
For  beginners,  it  is  a  good idea to read or review business letters and emails examples from 
your  office  or  from  the  internet  before  writing  your  own.  Sample  letters  of  different  types 
are  available  in  many  sites  in the internet. Business communication books and manuals also 
provide  good samples for you to review. Examples can help you see what kind of content or 
how  it  is  organized  in  the  letter.  Examples  can  also  help  you  learn  about  the  layout  and 
format of the letter. 
 
Preparing Endorsement and Follow-up Letters 
Preparing  an  endorsement  and  follow-up  letter  may  be  easy  to  some  but,  to  others  this 
writing  tasks  is  challenging  because  these  letters  are  rarely  written  or  seldom  required  at 
work. 
 
However,  more  often,  still  many  people  do  not  know  how  to  write  endorsement  and 
follow-up  letters.  If,  in  case,  you  are  tasked  to write endorsement or follow-up letter, follow 
the  useful  ways  below.  Online  source  WriteExpress  provides  useful  tips  that  you  may 
consider in writing request and give endorsement letters. 
 
Request an Endorsement 
1.  State  who  you  are,  the  name  of  your  company  or  organization,  and  your  position  or  role. 
Remind the reader of your relationship to him/her, if necessary. 
2.  Use  clear,  specific  language  to  request  the  endorsement  (clearly  describe  what  it  is  that 
you would like endorsed). 
3.  Explain  why  you  are  requesting  the  endorsement,  what  it  will  be  used  for,  why  you  feel 
that  the  endorsement  is  necessary  or  why  you  merit  receiving  the  endorsement,  and  so 
forth. 
4.  Include  guidelines  for  the  format,  length,  or  content  of  the  endorsement  letter.  Also, 
indicate  anything  else  that  the  reader  needs  to  do  to  provide  the  endorsement,  such  as 
filling out attached forms and the like. 
5. Indicate by when you need the letter of endorsement. 
6.  Consider  providing  a  preaddressed,  stamped  envelope  with  your  request  letter  if  the 
endorsement letter is to be mailed. 
7.  If  you  plan  to  make  a  follow-up  call  to  the  reader, indicate in your letter when you intend 
to do so. 
8. Thank the reader for considering the endorsement. 
 
Give an Endorsement 
1. Indicate what or who it is that you are endorsing. 
2. Substantiate (or give reasons for) your endorsement. 
3.  If  you  are  endorsing  a  person for a particular position, role, job, etc., include how long you 
have  known  the  person,  in  what  capacity,  the  positive  qualities  of  the  person  that  make 
him/her  a  suitable  candidate  for  endorsement  (including  accomplishments  and  abilities), 
etc. Be as specific as possible. 
4.  If  necessary,  indicate  the  next step that should be taken or what will happen next. Include 
a time frame, if appropriate. 
5.  You  may  want  to  include  your  contact  information  and  offer  to  give  further  information 
upon request. 
6.  Conclude  your  letter  by  summarizing  the  reasons  for  the  endorsement  and  by  restating 
your endorsement of the person or project, etc. 
 
Writing a Follow-up Letter 
 
A  follow-up  letter  is  as  important  as  other  forms  of  communication.  It is an effective means 
of establishing a good relationship between you and the recipient. 
 
A  follow-up  letter is best written after a business meeting, or a job interview, or after making 
a  great  business contract. It provides an avenue for continued communication and connects 
the points discussed and agreed during the previous meeting. 
 
When  writing  a  follow-up  letter,  make sure to observe grammar flaws and spelling errors. A 
well-written  follow-up  letter  can  make  a  great  impact  on  your  future  career  and  expected 
success. 
 
As  you  write  the  follow-up  letter,  bear  in  mind  that  it  needs  to  be  fairly  formal.  Use  more 
appropriate  words  and  phrases.  Write  your  thoughts  straight  to  the point. Do not go around 
the  bush.  Read  and  proofread  it  thoroughly.  Use  grammar  checking  tool  and  a 
comprehensive spell checker. Keep a good dictionary as your essential reference for words. 
 
Let's consider some tips from LearnEnglish to help you write a better follow-up letter: 
 
Here are what you need to include: 
● Start  with  your name, address, city and zip code, telephone number. Include next the 
recipient’s  details.  Note  that  in  a  follow-up  letter  you  are  going  to  write  to  the  same 
person you had originally written to or contacted with. 
● Add the salutation. 
 ● In  the  first  line,  mention  that  you  had  written earlier and haven’t received a response 
yet.  You  can  mention  here  if  you  had  called.  Actually,  you’ll let him know that you’re 
re-writing in this line. 
● State  your  request  or  interest.  If  you  are  writing  inquiring  about  a  job  vacancy  for 
which  you  had  sent  a  job  application,  reiterate  your  key  skills  experiences  and state 
why you think you are a great potential. 
● Invite for contact and thank for their attention. 
● Close with signature. 
 
Here are more things that you’ll need to remember than the actual steps to write the letter: 
● Add fresh insights to your old appeal. Don’t write a photocopy of your old letter. 
● Take  at  best  2  days  after  a  meeting  or  a  job  interview  to  write  a  follow-up  letter. 
Work while the memories are still fresh in the recipient’s mind. 
● If  you’ve  sent  a  CV,  wait  7  days  before  sending  the follow-up letter. The employer is 
likely  very  busy,  hence  the  late  response,  so  keep  your  letter  short.  Do  not  bring  up 
your  whole  CV  in  the  letter.  Hold  the  interest  and  attention  with  nice  wording,  not 
boring. 
● Do  not  convey  negative  sentiments  in  your  letter,  even  if  you  are  frustrated  by  their 
speed and sincerity. 
● Indicate how you want to proceed next in your letter if you think it is needed. 
● Be  extremely  polite  even  if  you  feel  like  they’ve  been  ignoring  you  by  ignoring your 
past letters. 
● To  look  polished  and  professional,  edit  and  proofread  a  couple  of  times  before 
sending the actual letter. 
● If  you  want,  you  can  attach  copies  to  document  proof  that  you  had  sent  letters 
earlier. 
● Follow up again if required. 
 
Sample Follow-up Letters  
Sample A 
 
Hello David,  
 
Thanks  for  a  great  meeting  yesterday.  I  feel  the  presentation  was  a  success,  and  the 
feedback  from  you  and  your  team  was encouraging. Based on some of the points raised by 
you  in  the  meeting,  I  had  some  further  ideas,  particularly  related  to  the  print  media 
campaign. I hope I can raise them next time we meet.  
 
Speaking  of  which,  how  about  we  schedule another presentation in around a week's time? I 
can  then  prepare  the  projection reports your team asked for. I will call you by the end of the 
week to confirm a meeting time.  
 
Yours Sincerely,  
 
Gareth Ewing 
 
Sample B 
 
Dear Dr. Greg, 
It  was  great  speaking  with  you  and  the  team  last  time.  We  are  all  excited  about  this  new 
partnership between your university and ours. 
 
I  would  like  to gently follow up on the memorandum of agreement which we discussed last 
meeting.  Once  I  receive  the  agreement,  I  will  endorse  it  to our legal department for review, 
and will return it to you the soonest so our universities can commence with our activities. 
I am looking forward to a productive partnership with you. Cheers! 
 
Best regards, 
 
Dr. Kristoffer 
 
WRITING NETIQUETTE 
Whether  you  are writing text messages, emails, memos, letters and posts on social media in 
a  professional  context,  you  should  be  familiar  with  proper  etiquette  for using the internet. It 
is called “netiquette.” 
 
What  is  netiquette?  The  term  refers  to  THE  right  manner  or  protocol for communication on 
the  Internet.  What  we  create,  post and do via online technologies can leave a lasting image. 
The  text  messages,  emails,  photographs  or  blogs  we  post  on  a  web  page  or  social  media 
accounts  can  create  an  impression  of  your  personality.  The  nasty  remarks  or  reactions  you 
post on your Facebook page or Tweeter newsfeed may come back to haunt you later. 
 
In  writing  in  an  online  environment,  you  do  not  only  need  tact  and  skill  but  also  an 
impression  that  will  boost  you  character.  Awareness  that  what  you  are  write  or  post online, 
which may be there for a long time, should be considered before writing or posting. The text 
messages,  letters,  business  proposals,  press  releases,  or  any  written  communication  will 
represent  yourself  and  your  company.  Hence,  you should observe the etiquette or protocol 
of writings that are clear, concise, constructive, and professional. 
 
Listed  on  the  next page are the several guidelines that you may consider before writing and 
posting online. 
 
Texting 
Always  consider  your  audience  and  your  company,  and  choose  words,  terms,  or 
abbreviations that will deliver your message appropriately and effectively. 
● Know your recipient. 
 ● Use appropriate symbols and codes. 
● Never abuse text messaging. 
● Don’t text while driving. 
 
Email 
Email  is  very  useful  for  messages  for  personal  or  business  purposes.  It  contains  slightly 
more  content  than  a  text  message.  In  more  established  companies,  they  prefer  to use with 
fairly brief messages for efficient and effective communication. 
● Start with proper salutation. 
● Use clear, short and specific subject line. 
● End with your name, company information and signature. 
● Avoid abbreviations. 
● Observe conciseness and good format. 
● Reread, revise and review before sending to intended recipients. 
● Reply promptly and use “Reply All” sparingly. 
● Avoid using all caps. 
● Give feedback or follow up. 
● Test provided links. 
● Avoid sending emails with large files. 
 
The sample email below demonstrates the principles listed above. 
 
From: Steve Jobs <sjobs@apple.com> 
To: Human Resources Division <hr@apple.com> 
Date: September 12, 2015 
Subject: Safe Zone Training 
 
Dear Colleagues: 
 
Please  consider  signing  up  for  the  next  available  Safe  Zone  workshop  offered  by  the 
College.  As  you  know,  our  department  is  working  toward  increasing  the  number  of  Safe 
Zone  volunteers  in  our  area,  and  I  hope  several  of  you  may  be  available  for  the  next 
workshop scheduled for Friday, October 9. 
 
For  more  information  on  the  Safe  Zone  program,  please  visit 
http://www.cocc.edu/multicultural/safe-zone-training/ 
 
Please let me know if you will attend. 
Steve Jobs  
CEO Apple Computing  
sjobs@apple.com 
 
Memos 
As  “in  house”  or  company’s  documents,  memoranda,  or  memos,  are  one  of  the  most 
adaptable  document  forms  used  in  professional  settings.  They  are  usually  used  for  asking 
and  giving  information,  company  policy,  business  reports  and  proposals.  They  are  often 
used  to  inform  but  they  are  sometimes  to  persuade.  Most  companies  nowadays  use 
template for their memos and letters. 
 
Memos  are  “in  house”  documents  (sent  within  an  organization)  to  pass  along  or  request 
information,  outline  policies,  present  short  reports,  and  propose  ideas.  While  they are often 
used  to  inform,  they  can  also  be  persuasive  documents.  A  company  or  institution  typically 
has  its  own  “in  house”  style  or  template  that  is  used  for  documents  such  as  letters  and 
memos. 
 
 
  
● Follow strictly the institutional memo format. 
● Complete  the  memo  header  block.  It  appears  at  the  top  left  side  of  the  memo, 
immediately  under  the  word  Memo  or  Memorandum.  It  is  always  in  large,  bold  and 
capitalized  letters.  Place  a  horizontal  line  under  your  header  block,  and  place  your 
message below. 
 
TO: (Provide the recipient’s full name, and position or title within the organization) 
FROM: (Include the sender’s full name and position or title 
DATE: (Indicate the full date on which the memo is sent) 
SUBJECT or RE: (A brief phrase that concisely describes the main content of your memo) 
 
 ● Organize  the  memo  message  very  well.  Regardless  of  the  length,  memo  message 
should  follow an organization principle. In writing the memo, you should consider the 
following  questions:  Do  I  have  to  read  this?  Why  do  I  have  to  read  this?  What  do  I 
need to know? What am I expected to do now or later? 
 
The  length  of  a  memo  can  range  from  a  few  short  sentences  to  a  multi-page  report  that 
includes  figures,  tables,  and  appendices.  Whatever  the  length,  there  is  a  straightforward 
organizational  principal  you  should  follow.  Organize  the  content  of  your  memo  so  that  it 
answers the following questions for the reader: 
1. Opening: Do I have to read this? Why do I have to read this? 
2. Details: What do I need to know? 
3. Closing: What am I expected to do now? 
 
Letters 
Letters  are  written  communications  usually  sent  to  intended  recipients  that  are  outside the 
organization.  They  are  usually  printed  on  letterhead  paper  bearing  the  business  name, 
address and contact numbers. 
 
Along  with  emails  and  memos,  the  company still uses letters to communicate formally with 
a  potential  employer  (application/cover  letter)  or  introduce  a  product  or  service  or  other 
purposes  (Transmittal  letters,  Recommendation  letters,  Complaint  letters,  Petition  letters 
etc.) 
There  are  many  types  of  letters  and  carry  different  forms  and  contents.  In  this  lesson,  the 
fifteen elements of a traditional block-style letter are considered. 
 
Below  is  the  sample  letter  of  transmittal  from  Technical  Writing  Essentials  by  Suzan  Last 
meant to introduce a technical report to its recipient. 
https://coccoer.pressbooks.com/app/uploads/sites/41773/2015/10/SampleLetter.pdf 
 
In writing letters, observe the seven (7) main parts: 
1. Letterhead/logo: Sender’s name and return address 
2. The heading: names the recipient, often including address and date 
3. Salutation: “Dear ______ ” use the recipient’s name, if known. 
4. The introduction: establishes the overall purpose of the letter 
5. The body: provides the details of the message 
6. The conclusion: restates the main point and may include a call to action 
7. The signature line: often includes the contact information