IT (9626)

Theory Notes
   
     
 

Data, Information and Knowledge 

Data  Information  Knowledge 

  Data is comprised of the  Information… is much more  Knowledge resides in the 
basic, unrefined, and  refined data… that has evolved  user…happens only when 
generally unfiltered  to the point of being useful for  human experience and insight 
  information  some form of analysis  is applied to data and 
information 
 

 Data is unprocessed facts and figures without any added interpretation or analysis. "The price of 
crude oil is $80 per barrel." 

 Information is data that has been interpreted so that it has meaning for the user. "The price of crude 
oil has risen from $70 to $80 per barrel" gives meaning to the data and so is said to be information 
to someone who tracks oil prices. 

 Knowledge is a combination of information, experience and insight that may benefit the individual 
or the organization. "When crude oil prices go up by $10 per barrel, it's likely that petrol prices will 
rise by 2p per liter" is knowledge. 
 IT (9626)
Theory Notes
     
 
Sources of Data 
 
Static and dynamic data 
 
Difference between static and dynamic data is that once static data is created, the data that it 
contains doesn't change, whereas the data can change and update in dynamic data. An example 
of static data, is a newspaper, as once it has been printed, the information on it cannot be 
updated, whereas an example of dynamic data, would be a website, as that can be updated as 
and when needed.  
 
Websites are classified as dynamic sources of data, because the information on the website can 
be constantly updated, for example if a sports website shows live football scores, it can be 
updated as and when goals have been scored therefore providing almost real‐time information. 
Another reason why websites are classed as dynamic sources of data, is because users can 
interact with the site, e.g. If a website is that of football clubs, then a user can request new 
information about ticket availability for an upcoming game. 
 
Situations where the use of static data would be preferable would be for a student trying to do 
homework, as the information needed for the work could be gained from a book, as that 
information would be reliable, and wouldn't change as it may have done if it were on a website. 
Another situation where static would be more preferable to dynamic data, would be if 
somebody wanted to gain information from a CD, or book, as it would be accurate, as that 
would've gone through a lot of editing before being released. 
 
Problems with using dynamic data are that sometimes it may not be as accurate as static data. 
For example, information on a website isn't necessarily accurate as anybody can create a 
website. Another problem with dynamic data is that if somebody needed to reference 
something for example on a website, the information on that website could've changed, or been 
deleted since they last checked. 
 

 
 IT (9626)
Theory Notes
     
 

 
 IT (9626)
Theory Notes
 
 

Direct and indirect data sources 
 
Direct data: 
Data that has been collected from an original source. 
 
Indirect data: 
Data that has been used for a purpose different to the purpose as to why it was collected in the 
first place. People/companies involved in collecting the data are different to those using the 
data, e.g, market surveys that sell the results to other companies. 
 
 

 
 IT (9626)
Theory Notes
 
 

 
Factors that effect the quality of information 
 
ACCURACY: 
The data that has been collected must be accurate, otherwise the information it will produce 
will be inaccurate. 
 
RELEVANCE: 
In order for information to be useful, data must be relevant. 
 
AGE: 
In order for the information to be useful, the data needs to be up to date. Information changes 
over time, so old, out‐of‐date information can be misleading. 
 
COMPLETENESS: 
In order for information to be useful it needs to be complete. If parts of information are missing 
then you will not be able to make use of it or make accurate decisions. 
 
PRESENTATION: 
Information that is presented in a disorganized way or manner that is hard to understand will be 
less useful to you and of little value. Sorting or organizing data before you present it can make it 
easier to understand and be more useful. 
 
LEVEL OF DETAIL: 
Giving too much information will make it difficult to find what you require. Whereas, too little 
information will make it hard for you to understand or make use of the information provided. 
 
 IT (9626)
Theory Notes
 
 
Encoding data 
 
Encoding is the process of converting data from one form to another. While "encoding" can be 
used as a verb, it is often used as a noun, and refers to a specific type of encoded data. There 
are several types of encoding, including image encoding, audio and video encoding, and 
character encoding. 
Media files are often encoded to save disk space. By encoding digital audio, video, and image 
files, they can be saved in a more efficient, compressed format. Encoded media files are 
typically similar in quality to their original uncompressed counterparts, but have much smaller 
file sizes. For example, a WAVE (.WAV) audio file that is converted to an MP3 (.MP3) file may be 
1/10 the size of the original WAVE file. Similarly, an MPEG (.MPG) compressed video file may 
only require a fraction of the disk space as the original digital video (.DV) file. 
Character encoding is another type of encoding that encodes characters as bytes. Since 
computers only recognize binary data, text must be represented in a binary form. This is 
accomplished by converting each character (which includes letters, numbers, symbols, and 
spaces) into a binary code. Common types of text encoding include ASCII and Unicode. 
Whenever data is encoded, it can only be read by a program that supports the correct type of 
encoding. For audio and video files, this is often accomplished by a codec, which decodes the 
data in real‐time.  
 
Codec 
The name "codec" is short for "coder‐decoder," which is pretty much what a codec does. Most 
audio and video formats use some sort of compression so that they don't take up a ridiculous 
amount of disk space. Audio and video files are compressed with a certain codec when they are 
saved and then decompressed by the codec when they are played back. Common codecs 
include MPEG and AVI for video files and WAV and AIFF for audio files. Codecs can also be used 
to compress streaming media (live audio and video) which makes it possible to broadcast a live 
audio or video clip over a broadband Internet connection. 
 

.WAV files 

Standard digital audio file format used for storing waveform data; allows audio recordings to be 
saved with different sampling rates and bitrates; often saved in a 44.1 KHz, 16‐bit, stereo 
format, which is the standard format used for CD audio. 
 IT (9626)
Theory Notes
 
 

.MP3 files 

Compressed audio format developed by the Moving Picture Experts Group; uses "Layer 3" audio 
compression; commonly used to store music files and audiobooks on a hard drive; may provide 
near‐CD quality sound (stereo, 16‐bit) in a file roughly 1/10 the size of a .WAV or .AIF file. 

The quality of an MP3 file depends largely on the bit rate used for compression. Common bit 
rates are 128, 160, 192, and 256 kbps. Higher bit rates result in higher quality files that also 
require more disk space. 

.MPEG 

Common digital video format standardized by the Moving Picture Experts Group (MPEG); 
typically incorporates MPEG‐1 or MPEG‐2 audio and video compression; often used for creating 
movies that are distributed on the Internet. 
 IT (9626)
Theory Notes
 
 

Coding Data 
What is coding of data? 

Any system will need to have data collected, entered and stored. One method of storing data is 
to assign codes to it. This usually means shortening the original data in an agreed manner. 
Example 1 

Original data: Monday; Tuesday; Wednesday; Thursday; Friday 

Coded data: Mon; Tues; Wed; Thurs; Fri 
Example 2 

Original data: Xtra Large; Large; Medium; Small 

Coded data: XL; L; M; S 

Reasons to code data: 

It is common for much of the data collected and entered into a system to have some degree of 
repetition and redundancy i.e. extra information that does not add anything. And this pattern or 
repetition is why it is efficient to code the data in some way. 
 Speeding up data entry 

Let's take the example of collecting data about a person's gender. People can be either 
'Male' or 'Female'. 

Whilst these two options are easily understood by all, imagine having to enter the word 
'Male' and 'Female' into a system many hundreds of times. It is a waste of time and effort 
because no extra information is contained in the full words compared to a single letter. 
 Increase accuracy of data entry 

The other issue is that no matter how accurate a person is at data entry, at some stage 
they are likely to make a mistake and might spell 'Male' as 'Mail' or 'Female' as 'Femal'. 
This type of mistake will make any results from your database queries unreliable. 

Instead of entering 'Male' or 'Female' you could code the data and instead enter it as 'M' 
or 'F'. 

Simply having to enter one letter instead of a possible six will speed up data entry. It will 
also cut down on the risk of mistakes being made with spelling. 

 
 IT (9626)
Theory Notes
 
 
 Use of validation 

When data has been coded it makes it easier to use validation to check if the data 
entered is sensible. With the example above, the person entering the data could still 
make a mistake and enter 'S' instead of 'M' or 'F'. 

But if you set up validation so that the field will only accept the letters 'M' or 'F' and 
absolutely nothing else then that should further cut down on possible mistakes. 
 Less storage space required 

Every letter that you store in your database system will take at least one byte of storage. 
If you store 'Female' as 'F' then you will save five bytes of storage space. If the system 
belongs to a large organization, there might be many thousands or millions of records 
stored ‐ simply by coding one field, a huge amount of hard disk storage can be saved. 
 Faster searching for data 

The smaller the size of your database, the faster it will be to search and produce results. 
Thus by coding data and keeping the size of the system to a minimum the more time you 
can save in the long run when running queries. 

Problems caused by coding data: 

Whilst coding data can bring many benefits it can also lead to some problems. 
 Coarsening of data 

This means that during the coding process some of the subtle details in the data are lost. 

The colours could be classed as: 

Light pink, pale blue, black and mid blue 

However, when these colours are coded they may become: 

PK (pink), B (blue), BK (black), BE (blue) 

In this case, no allowance has been made for shades of colours. The fine detail has been 
lost. This is what is meant by 'coarsening of data'. 
 Coding can obscure the meaning of the data 

A reader seeing the 'gender' data as M/ F is pretty likely to know that it means Male/ 
Female. 

 
 IT (9626)
Theory Notes
 
 

But some codes are more obscure, for example the country code for Switzerland is CHE. 
Many people might not recognize what this code represents. 
 Coding of Value Judgments 

When you are collecting data about people's opinions it might be difficult to code their 
answers with accuracy. The code they give will depend on their individual opinion. Coding 
of value judgments will inevitably lead to coarsening of the data since there will be a wide 
range of opinions that could be held and only a limited number of codes available. 

Further examples of data coding: 

In our everyday lives we come across many examples of how coding is used to represent data. 
Here are just a few more ideas: 
 Country names 

The name of a country can be represented by two letters. For example: 

Great Britain ‐ GB 

France ‐ FR 

Canada – CA 
 Airline flight codes 

When you fly you may have noticed that your flight is given a code. 

This code consists of two letters to identify the airline that you are flying with. The letters 
are usually followed by numbers to represent a particular route. 

Examples: 

So for example, a British Airways flight from Heathrow to Oslo might be coded as BA766. 

A flight operated by the airline company Emirates which depart from Dubai and arrives at 
Heathrow might be coded as EK029. 

Advantages of coding: 
‐ Data entry can be faster 

‐ Data entry can be more accurate 

‐ Validation can further improve accuracy 

‐ Less storage space required 
 IT (9626)
Theory Notes
 
 

‐ Faster searching for data 

‐ Coded data can be more secure if people don’t know what it means 

Disadvantages of coding: 
‐ Coarsening of data 

‐ Meaning of data can be obscured 

‐ Value judgments are difficult to code 

‐ If people don’t know the code it can slow down data entry 

‐ If codes are complicated they might be entered incorrectly 

‐ Might run out of code combinations 
 IT (9626)
Theory Notes
 
 

Data Validation and Verification 
Validation: 
Validation is one way of trying to reduce the number of errors in the data being entered into 
your system. Validation is performed by the computer at the point when you enter data. It is the 
process of checking the data against the set of validation rules. 

Validation aims to make sure that data is sensible, reasonable, complete and within acceptable 
boundaries. 

Data validation can be performed by using a number of validation checks. 

Range Check 

A range check is commonly used when you are working with data which consists of numbers, 
currency or dates/times. 

A range check allows you to set suitable boundaries: 

  

Boundary  Description  Validation 

The maximum price of any item in a shop is 
Upper limit  <=100 
£100 

In a shop, you cannot sell a negative number 
Lower limit  >=0 
of items, however you can sell no items

to achieve a B grade you must score between 
A range  >=75 AND <=84 
75% ‐ 84% 
 

Type Check 

When you begin to set up your new system you will choose the most appropriate data type for 
each field. 

A type check will ensure that the correct type of data is entered into that field. For example, in a 
clothes shop, dress sizes may range from 8 to 18.  A number data type would be a suitable 
choice for this data.  By setting the data type as number, only numbers could be entered e.g. 10, 
12, 14 and you would prevent anyone trying to enter text such as ‘ten’ or ‘ten and a half’. 
 IT (9626)
Theory Notes
 
 

Check Digit 

This is used when you want to be sure that a range of numbers has been entered correctly. 
There are many different schemes (algorithms) for creating check digits. 

For example, the ISBN‐10 numbering system for books makes use of 'Modulo‐11' division. In 
modulo division, the answer is the remainder of the division. For example 

8 Mod 3 = 2 i.e. the remainder of dividing 8 by 3 is 2. 

Consider the ISBN number: 

ISBN 1 84146 201 2 

The check digit is the final number in the sequence, so in this example it is the final ‘2’. 

The computer will perform a complex calculation on all of the numbers and then compare the 
answer to the check digit.  If both match, it means the data was entered correctly. 

Length Check 

Sometimes you may have a set of data which always has the same number of characters. 

For example a UK landline telephone number has 11 characters. 

A length check could be set up to ensure that exactly 11 numbers are entered into the field. This 
type of validation cannot check that the 11 numbers are correct but it can ensure that 10 or 12 
numbers aren't entered. 

A length check can also be set up to allow characters to be entered within a certain range. 

For example, postcodes can be in the form of: 

CV45 2RE (7 without a space or 8 with a space) or 

B9 3TF (5 without a space or 6 with a space). 

So you could set a length check for postcode to accept data which has a minimum number of 5 
characters and a maximum number of 8. 

 
 IT (9626)
Theory Notes
 
 

Lookup Check 

Where you have a field which only allows a limited list of 
items to be entered then a lookup list can help to reduce 
errors. 

For instance, the image opposite shows a 'look‐up' list being 
used in a spreadsheet that only allows 8, 10, 11 or 12 to be 
entered. 
For example: 

‐ a shop might put the dress sizes into a lookup list 

‐ a car showroom might put the car models into a lookup list 

‐ a vet might list the most popular types of animals that they deal with 

Picture/Format Check 

You may see this validation technique referred to as either a picture or a format check, they are 
the same thing. 

Some types of data will always consist of the same pattern. 
Example 1 

Think about a postcode. The majority of postcodes look something like this: 

CV36 7TP 

WR14 5WB 

Replace either of those examples with L for any letter which appears and N for any number that 
appears and you will end up with: 

LLNN NLL 

This means that you can set up a picture/format check for something like a postcode field to 
ensure that a letter isn't entered where a number should be or a number in place of a letter. 
Example 2 

A National Insurance number must be in the form of XX 99 99 99 X.  The first two and the last 
characters must be letters.  The other six characters are numbers. Any format entered 
differently to this will be rejected. 
 IT (9626)
Theory Notes
 
 

Presence Check 

There might be an important piece of data that you want to make sure is always stored. 

For example, a school will always want to know an emergency contact number, a video rental 
store might always want to know a customer's address. 

A presence check makes sure that a critical field cannot be left blank, it must be filled in. If 
someone tries to leave the field blank then an error message will appear and you won't be able 
to progress to another record or save any other data which you have entered. 

Verification: 
Verification means to check that the data on the original source document is identical to the 
data that you have entered into the system. Verification can be performed in two ways; double 
entry method, visual check. 

Double entry 

Think about when you choose a new password, you often have to type it in twice. This lets the 
computer check if you have typed it exactly the same both times and not made a mistake.  It 
verifies that the first version is correct by matching it against the second version. 
Whilst this can help to identify many mistakes, it is not ideal for large amounts of data.  

 It could take a person a lot of time to enter the data twice. 
 They could enter the same mistake twice and so it wouldn't get picked up.  
 You would end up with two copies of the data. 

Visual check 

This saves having to enter the data twice.  It can help pick up errors where data has been 
entered incorrectly or transposed.  

However, it isn’t always that easy to keep moving your eyes back and forth between a monitor 
and a paper copy. Also, if you are tired or your eyes feel 'blurry' then you might miss errors. 
 
 IT (9626)
Theory Notes
 
 

Data Encryption 
What is Encryption? 

Encryption means to scramble data in such a way that only someone with the secret code or key 
can read it. 

Why is it important? 

Today, encryption is far more sophisticated, but it serves the same purpose ‐ to pass a secret 
message from one place to another without anyone else being able to read it. 

Encryption is extremely important for e‐commerce as it allows confidential information such as 
your credit card details to be sent safely to the online shop you are visiting. 

Web browsers are able to encrypt your purchase details using an encryption method called 'SSL' 
(Secure Socket Layer). You know this is switched on when a small padlock appears in the bottom 
right of the browser. SSL gets switched on when you visit a 'secure server' that has an address 
that starts with HTTPS:// (note the 'S'). 

How does it work? 

Encryption works by scrambling the original message with a very large digital number (key). This 
is done using advanced mathematics. Commercial‐level encryption uses 128 bit key that is very, 
very hard to crack. The computer receiving the message knows the digital key and so is able to 
work out the original message. 

Problems with encryption 

There are three problems; 

a) It is slower than normal browsing. It takes a while for the browser to do the maths required to 
scramble the message and another delay on the server that has to unscramble the data. 

b) Online shops have to have a digital certificate that contains part of the key. This is not free 
and has to be supplied by a 'certificate authority'. 

c) It can be a complicated business running a secure server, so very often, ordinary online shops 
will hire a specialist 'Payment Gateway' such as WorldPay or Paypal to handle payments for 
them. 

 
 IT (9626)
Theory Notes
 
 

Symmetric vs Asymmetric encryption 

Symmetric Encryption 
Symmetric encryption’s job is to take readable data, scramble it to make it unreadable 
(protecting it from prying eyes while it’s being stored on a disk or transmitted over a network), 
then unscramble it again when it’s needed. It’s generally fast, and there are lots of good 
encryption methods to choose from.  The most important thing to remember about symmetric 
encryption is that both sides—the encrypter, and the decrypter—need access to the same key. 

Asymmetric Encryption 
Asymmetric encryption also takes readable data, scrambles it, and unscrambles it again at the 
other end, but a different key is used for each end.  Encrypters use a public key to scramble the 
data, and decrypters use the matching private (secret) key on the other end to unscramble it 
again. 
The public key means that it can and should be published.  (This is why asymmetric encryption is 
also often referred to as public‐key encryption), but the private key must be kept private, 
protected much like the key for symmetric encryption. 
 
 IT (9626)
Theory Notes
 
 

Internal hardware devices 
Internal hardware devices consist of four key components: 
 
● the central processing unit (CPU), contained on the motherboard 
● internal hard disk drive 
● random access memory (RAM) 
● read‐only memory (ROM). 
 
The central processing unit (CPU) is the part of the computer that interprets and executes the 
commands from the computer hardware and software. It is normally part of the computer 
motherboard. CPUs used to be made up of discrete components and numerous small integrated 
circuits; these were combined together on one or more circuit board(s). However, due to 
modern manufacturing techniques, the CPU is now referred to as a microprocessor. This is a 
single integrated circuit which is at the heart of most PCs and is also found in many household 
devices and equipment where some control or monitoring is needed (for example, the engine 
management system in a car). 
The CPU is made up of a control unit, which controls the input and output devices; an arithmetic 
and logic unit (ALU), which carries out calculations and makes logical decisions; and the 
immediate access store (RAM). 
 
The internal hard disk drive (HDD) or solid state drive (SSD) is the computer’s main internal 
storage; this is where the applications software, disk operating system and files (for example, 
text, photos or music) are stored. The main advantage of these storage devices is the fast data 
transfer/access times and their large capacity to store data. 
 
Random access memory (RAM) is an internal chip where data is temporarily stored when 
running applications. This memory can be written to and read from. Since its contents are lost 
when power to the computer is turned off, it is often referred to as a volatile or temporary 
memory. 
 
Read‐only memory (ROM) is a memory used to store information that needs to be permanent. 
It is often used to contain, for example, configuration data for a computer system. These chips 
cannot be altered and can only be read from (hence their name). One of the main advantages is 
that the information stored on the ROM chip is not lost even when power to the computer is 
turned off. They are often referred to as non‐volatile memories. It is worth noting that ROM also 
contains some coding known as the boot file. This code tells the computer what to do when it 
first starts up; it is often referred to as the BIOS (basic input/output system). When the 
computer is turned on, the BIOS carries out a hardware check to find out if all the devices are 
present and whether they are functional. Then it loads the operating system into the RAM. The 
BIOS stores the date, time and system configuration in a non‐volatile chip called a CMOS 
(complementary metal oxide semiconductor) – this is usually battery powered. 
 IT (9626)
Theory Notes
 
 
 IT (9626)
Theory Notes
 
 

Input and output devices 
Input Devices 
Keyboards 
Alphanumeric Keyboard 

A very common, general purpose, input device that allows text (abc…), numbers (123…) 
and symbols (%$@...) to be entered into a computer.  
 
A keyboard is simply a set of buttons. Each button has a symbol assigned.

Numeric Keypad 

A small keyboard that only has numbers.  
 
Used to enter numeric data into computers such as those in ATMs. 
 
Most computer keyboards have a numeric keypad on the right side, and most mobile phones 
(there are also computers) have a one for entering phone numbers, etc. 

PIN Pad 

This is a device with a numeric keypad used to enter a person’s Personal Identity Number (PIN) 
e.g. when paying with a credit card. 
 
PIN pads are also found on electronic door locks – you enter a PIN to unlock the door. 

Pointing Devices 
These devices are used to move an on‐screen pointer or cursor (usually an arrow). They are 
commonly used with Graphical User Interfaces (GUI). 

Mouse 

A pointing device found on most PCs. Sensors on the bottom of the mouse detect when the 
mouse is moved. Data about this movement is sent to the computer.  
 
Often used to control the pointer in a GUI. 

 
 IT (9626)
Theory Notes
 
 

Touchpad / Trackpad 

A pointing device found on most laptops. Used instead of a mouse since it takes up less space. 
The user moves a finger across the touch pad and this movement data is sent to the computer.  
 
Usually used to control the pointer in a GUI. 

Trackball / Tracker Ball 

This pointing device is not moved about like a mouse, instead it has a large ball that the user 
spins. Data about which direction the ball is spun is passed to the computer.  
 
It can be used to control a GUI pointer.  
 
Tracker balls are often used by people with limited movement (disabled) or by the very 
young since they are easier to use than a mouse. 

Touch Screen 

A touch screen is an alternative to a separate pointing device. With a touch screen the user 
selects items on the screen by touching the surface. This makes touch screen systems 
very intuitive and simple to use. 
 
Often used for information terminals in public places e.g. libraries or museums where mice or 
keyboards may be stolen or damaged. 

Graphics Tablet 

A pointing device often used by designers and artists to allow natural hand movements to be 
input to graphics applications. 
A stylus is held like a pen and moved over the surface of the tablet. Data about the stylus 
movements are sent to the computer.  
 
Since it is so like using a pen, it is very easy to create ‘hand‐drawn’ sketches.

Joystick / Joypad 

Used mainly for playing games. The user moves the joystick left/right, forward/back and data 
about these movements are sent to the computer. 
Small joysticks can also be found on some mobile phones. 

 
 IT (9626)
Theory Notes
 
 

Light Pen 

A light pen is a device used as a pointing device or to ‘write’ on the screen of a computer.  
 
Light pens are rarely used today since graphics tablets and high‐quality touch screens provide 
similar functionality. 

Audio/Visual Devices 
Scanner 

A device that ‘scans’ images, book pages, etc. 
 
Scanning is basically taking a close‐up photograph (just very slowly and with great detail). The 
scanned image data is passed to the computer. 
 
The most common type of scanner is the flat‐bed scanner which has a glass plate on which the 
item to be scanned is placed. The item is illuminated and an image of it is captured by a moving 
scan ‘head’. 
 
Scanned images can be further processed once inside the computer, e.g. OCR of printed text. 

Digital Camera 

A device that captures digital photographs.  
 
Most digital cameras do not directly input data into a computer ‐ they store photographs 
on memory cards. The photographs can later be transferred to a computer. 
 
A modern digital camera can capture 10 Megapixels or more per photograph ‐ that’s 10,000,000 
coloured dots (pixels) in every photo! 

Video Camera 

A device that captures moving images, or video. 
 
Like a digital camera, most video cameras do not directly input data into a computer – the 
captured movies are stored on video‐tape or memory cards and later transferred to a 
computer. 
 
However, there are some situations where video cameras do feed video data directly into a 
computer: television production and video‐conferencing. In these situations the video data is 
required in real‐time. 
 IT (9626)
Theory Notes
 
 

Web Cam 

This is a very basic video camera used to feed live video into a computer. 
 
The video data from a web cam is low quality compared to a full video camera. However it is 
good enough for web chats (e.g. using a messenger application such as MSN Messenger or 
Skype).  
 
Usually a web cam is clipped to the top of a monitor, but many laptops now have web cams 
built into the edge of the screen. 

Microphone 

An input device that converts sound into a signal that can be fed into a computer.  
 
The signal from a microphone is usually analogue so, before it can be processed by a computer, 
it must be converted into digital data. An Analogue‐to‐Digital Convertor (ADC) is used for this 
(usually built into the computer’s sound card) 
Many headphones now come with microphones to allow them to be used with chat and phone 
applications. 

Card Readers 
Magnetic Strip Reader 

Many plastic cards, such as credit cards, have a strip of material that can be magnetized on the 
back. Data can be stored here in the form of magnetized dots.  
 
Usually the data stored on this strip in the same data shown on the front of the card (e.g. the 
credit card number, expiry date and customer name).  
 
The stripe allows this data to be input to a computer system faster and more accurately than by 
typing it in. 
 
A magnetic strip/stripe reader is used to read the data from the stripe. This is usually done by 
‘swiping’ the card through a slot on the reader. 

Smart Card / 'Chip' Reader 

Modern credit cards and ID cards don’t use a magnetic strip. Instead they have a tiny ‘chip’ of 
computer memory embedded inside them. (These cards are often referred to as smart cards.) 
 IT (9626)
Theory Notes
 
 
 
Data can be stored in this memory and read back using a ‘chip’ reader.  
 
A card is inserted into the reader where metal contacts connect to the metal pads on the front 
face of the card. The reader can then access the memory chip and the data stored on it. 
 
Smart cards can store much more data than magnetic strip cards, e.g. an ID smart card would 
store not only the owner’s name and card number, but might also have a digital image of the 
person. 
 
Satellite TV decoders use smart cards to store which channels a user has paid for. The data 
is encrypted so that it is not easy to alter (you can’t add new channels without paying!) 
 
Many types of card use this system: id cards, phone cards, credit cards, door security cards, etc. 

Reading Text/Codes 
All data can be input to a computer using a keyboard, but this would often be a slow process, 
and mistakes would be made. Sometimes speed and accuracy is required. 

MICR Reader 

Magnetic Ink Character Recognition (MICR) is a technology that allows details from bank 
cheques to be read into a computer quickly and accurately. 
 
The cheque number and bank account number are printed at the bottom of each bank cheque 
in special magnetic ink using a special font. These numbers can be detected by an MICR reader. 

 OMR Scanner 

Optical Mark Recognition (OMR) is a technology that allows the data from a multiple‐
choice type form to be read quickly and accurately into a computer. 
 
Special OMR forms are used which have spaces that can be coloured in (usually using a pencil). 
These marks can then be detected by an OMR scanner. 
 
Common uses of OMR are multiple‐choice exam answer sheets and lottery number forms. 

OCR Scanner 

Optical Character Recognition (OCR) is a software technology that can convert images of text 
into an actual text file that can then be edited, e.g. using word‐processing software). The result 
is just as if the text had been typed in by hand. 
 IT (9626)
Theory Notes
 
 
 
OCR is typically used after a page of a book has been scanned. The scanned image of the page is 
then analyzed by the OCR software which looks for recognizable letter shapes and generates a  
matching text file. 
 
Advanced OCR software can recognize normal handwriting as well as printed text ‐ this is 
usually called handwriting recognition. 

Barcode Reader / Scanner 

A barcode is simply a numeric code represented as a series of lines.  
 
These lines can be read by a barcode reader/scanner. 
 
The most common use of barcode readers is at Point‐of‐Sale (POS) in a shop. The code for each 
item to be purchased needs to be entered into the computer. Reading the barcode is 
far quicker and more accurate than typing in each code using a keypad. 
 
Barcode can be found on many other items that have numeric codes which have to be read 
quickly and accurately ‐ for example ID cards. 

Sensors 
A normal PC has no way of knowing what is happening in the real world around it. It doesn’t 
know if it is light or dark, hot or cold, quiet or noisy. How do we know what is happening around 
us? We use our eyes, our ears, our mouth, our nose and our skin ‐ our senses. A normal PC has 
no senses, but we can give it some: We can connect sensors to it... 
 
A sensor is a device that converts a real‐world property (e.g. temperature) into data that a 
computer can process. 
 
Examples of sensors and the properties they detect are... 

Sensor  What it Detects
Temperature  Temperature 
Light  Light / dark
Pressure  Pressure (e.g. someone standing on it) 
Moisture  Dampness / dryness
Water‐level  How full / empty a container is 
Movement  Movement nearby
 IT (9626)
Theory Notes
 
Proximity  How close / far something is
Switch or button  If something is touching / pressing it
 
A sensor measures a specific property data and sends a signal to the computer. Usually this is 
an analogue signal so it needs to be converted into digital data for the computer to process. 
This is done using by an Analogue‐to‐Digital Converter (ADC). 
 
Sensors are used extensively in monitoring / measuring / data logging systems, and also 
in computer control systems. 

Remote Control 
These devices are very common. They send data signals each time a button is pressed using 
infrared or radio signals. 
The signals can control a computer from some distance. They are often used to control a 
presentation slideshow.   

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 IT (9626)
Theory Notes
 
 
Output Devices 
Audio/Visual Devices 
CRT Monitor 

A monitor displays text and image data passed to it by the computer. 
 
A cathode‐ray tube (CRT) monitor is the type that has been around for years and 
is large and boxy. 
 
CRT monitors are heavy and they take up a lot of desk space. They have largely been replaced by 
flat‐screen monitors. However some are still used in the design industry since the colour 
accuracy and brightness of CRT monitors is excellent, and designers need to see true‐to‐life 
colours. 
 
Also, CRT monitors are generally cheaper than flat‐screen monitors. 

Flat‐Screen Monitor (TFT or LCD) 
Over the past few years, as they have come down in price, flat‐screen displays have replaced 
CRT monitors.  
 
Flat‐screen monitors are light in weight and they take up very little desk space.  
 
Modern flat‐screen monitors have a picture quality that is as good as CRT monitors. 

Digital / Multimedia Projector 
Digital projectors are used in situations when a very large viewing area is required, for example 
during presentations, for advertising, or in your home for watching movies. 
A projector connects to a computer, a DVD player or a satellite receiver just like an ordinary 
monitor. The image is produced inside the device and then projected out through a large lens, 
using a powerful light source. 

Speakers 
If you want to hear music or sounds from your computer, you will have to attach speakers. 
They convert electrical signals into sound waves. 
 
Speakers are essential for applications such as music editing, video conferencing, 
watching movies, etc. 
 IT (9626)
Theory Notes
 
 
Printing/Plotting Devices 
Dot Matrix Printer 
A dot‐matrix printer is named after the pattern (a grid or ‘matrix’) of dots used when creating 
the paper printout.  
 
These dots are formed by tiny pins in the printer’s print head that hit an inked ribbon against 
the paper leaving marks. As the print head moves along it leaves a pattern of dots behind it 
which can form letters, images, etc. 
Dot matrix printers often use continuous stationary: long, continuous strips of paper (rather 
than separate sheets of A4 like ink‐jet and laser printers use).  
 
After printing, the printout is torn off from the long strip. 
Dot‐matrix print quality is poor, the printers are noisy, and there are much better printing 
systems available today. However, the dot‐matrix printers are still used in certain situations: 
 
Since the pins actually hit the paper, several ‘carbon‐copies’ can be printed in one go. An 
example of this is airline tickets which have several duplicate pages, all printed in one go. 
The print mechanism is very cheap, and the inked ribbons last for a long time. So, where cheap, 
low‐quality printouts are required, dot‐matrix printers are used. An example is shop receipts. 

InkJet Printer 
Cheap, high‐quality, full‐colour printing became available during the 1980s due to the 
development of ink‐jet printers. 
 
These printers have a similar print‐head mechanism to a dot‐matrix printer. The print‐head 
passes left and right across the paper. However, instead of using pins to hit inky marks onto the 
paper, the ink‐jet squirts tiny droplets of ink onto the surface of the paper. Several coloured inks 
can be used to produce full‐colour printouts. 
 
The droplets of ink come from tiny holes (the jets) which are less than the width of a human hair 
in size. Each droplet creates a tiny dot on the paper. Since the dots are so small, the quality of 
the printout is excellent (1200 dots‐per‐inch are possible). This is perfect for photographs. 
 
Ink‐jet printers are very quiet in use. Since they have so few moving parts they are also cheap to 
manufacture and thus cheap to purchase. However, the ink is very expensive to buy (this is how 
the printer companies make their profits!) so the printers are expensive to use. 
 IT (9626)
Theory Notes
 
 
Laser Printer 
Laser printers are very complex devices, and thus expensive to buy. However they are 
very cheap to use. This is because they produce marks on paper using a fine dust 
called toner which is relatively cheap to buy. A single toner cartridge will often last for 5,000‐
10,000 pages of printing. 
 
The laser printer uses a complex system, involving a laser, to make the toner stick to the 
required parts of the paper. (This system is very different to a dot‐matrix or ink‐jet, and you 
don’t need to know the details.)  
 
The laser and toner system allows very fast printing compared to other printers (just a few 
seconds per page). 
 
Laser printers are very common in offices since they print very quickly, are cheap to use and are 
reasonably quiet. 

Plotter 
Plotters create hard‐copy in a very different way to printers. Instead of building up text and 
images from tiny dots, plotters draw on the paper using a pen. 
 
The pens are held in an arm which can lift the pen up or down, and which can move across the 
paper. The arm and pen create a drawing just like a human could, but much 
more accurately and more quickly. 
 
Different coloured pens can be used to produce coloured line drawings. 
 
Plotters are often used by designers and architects since they work with huge pieces of paper, 
far bigger than anything a normal printer could work with. 

Control Actuators 
A normal PC has no way of affecting what is happening around it. It can’t turn on the lights, or 
make the room hotter. How do we change what is happening around us? We use our muscles to 
move things, press things, lift things, etc. (and we can also make sound using our voice).  
 
A normal PC has no muscles, but we can give it some. In fact we can give it the ability to do lots 
of things by connecting a range of actuators to it. 
 
An actuator is a device, controlled by a computer, that can affect the real‐world. 
 IT (9626)
Theory Notes
 
 
Examples of actuators, and what they can do are... 

Actuator  What it Can Do 

Light bulb or LED  Creates light 

Heater  Increases temperature 

Cooling Unit  Decreases temperature 

Motor  Spins things around 

Pump  Pushes water / air through pipes 

Buzzer / Bell / Siren  Creates noise 

 
Actuators are used extensively in computer control systems. 

Motor 
Motors can provide movement.  
 
For example, the motor in a washing machine can be controlled by a computer ‐ it is switched 
on when the clothes are loaded for washing and switched off at the end of the wash.  
 
Computer‐controlled motors are also found in microwave ovens (to turn the food around) 
and air‐conditioning units (to drive the fan) 

Pumps 
A pump is basically a motor attached to a device that can push water or air along pipes. When 
the motor is switched on, water or air flows along the pipes to places it is needed. 
 
Pumps are used in many places: as part of watering systems in greenhouses, in factories, etc. 

Buzzer 
Buzzers can provide noise.  
 
For example, the buzzer in a microwave oven can be switched on by the controlling computer 
when the food is cooked. 
 IT (9626)
Theory Notes
 
 
 
Louder noises can be made using a siren or an electric bell, for example in a burglar alarm 
system. 

Lights 
Light bulbs and LEDs can be used to provide light, or to indicate something.  
 
For example, computer‐controlled lights are used in traffic lights, at music concerts. Lights are 
used in car dashboards to show if any of the systems in the car have problems. 

Heaters / Coolers 
Heaters can provide heat, and coolers can cool things down. 
 
A computer can switch a heater on or off when needed to keep a room or a greenhouse at the 
correct temperature during winter. 
 
A computer can switch a cooling unit on or off to keep a room at the correct temperature during 
hot weather, or to keep food fresh. 

 
 IT (9626)
Theory Notes
 
 

Data Storage 
When we talk about ‘storing’ data, we mean putting the data in a known place. We can later 
come back to that place and get our data back again. 
 
‘Writing’ data or ‘saving’ data are other ways of saying ‘storing’ data. 
 
‘Reading’ data, ‘retrieving’ data or ‘opening’ a file are ways of saying that we are getting our 
data back from its storage location. 

Main Memory 
Main memory (sometimes known as internal memory or primary storage) is another name 
for RAM (and ROM). 
 
Main memory is usually used to store data temporarily. In the case of RAM, it is volatile (this 
means that when power is switched off all of the data in the memory disappears).  
 
Main memory is used to store data whilst it is being processed by the CPU. Data can be put into 
memory, and read back from it, very quickly.  

Backing Storage 
Backing storage (sometimes known as secondary storage) is the name for all other data storage 
devices in a computer, hard‐drive etc. 
 
Backing storage is usually non‐volatile, so it is generally used to store data for a long time. 

 
 
 

 
 IT (9626)
Theory Notes
 
 

Storage Media and Devices 
The device that actually holds the data is known as the storage medium (‘media’ is the plural).  
 
The device that saves data onto the storage medium, or reads data from it, is known as 
the storage device. 
 
Sometimes the storage medium is a fixed (permanent) part of the storage device, e.g. the 
magnetic coated discs built into a hard drive 
 
Sometimes the storage medium is removable from the device, e.g. a CD‐ROM can be taken out 
of a CD drive. 

Serial / Sequential Access 
A serial (or sequential) access storage device is one that stores files one‐by‐one in a sequence.  
 
A non‐computer serial access device that will be familiar to you is a VHS videotape. Because 
video is stored on a long piece of tape, when TV shows are recorded onto the tape, they go 
on one‐by‐one, in order. 

 
If you want to watch a show that you recorded earlier, you have to rewind / fast‐
forward through all other shows until you find it.  
 
The shows are only accessible in the same order that you recorded them. This type of one‐by‐
one storage and access is called serial access. 

Direct / Random Access 
A direct (or ‘random’) access storage device is one that stores files so that they can be instantly 
accessed ‐ there is no need to search through other files to get to the one you want. 
 
An example of a direct access device would be a DVD movie. Unlike the VHS videotape movie, 
you can jump to any scene on a DVD. 
 IT (9626)
Theory Notes
 
 
 

All parts of the DVD are directly accessible. This type of file storage is called direct access. 

Data Storage Capacity 
Some storage media can only store a very limited amount of data, whilst others can store vast 
amounts. 

 
 IT (9626)
Theory Notes
 
 

Data Access Speeds 
Some storage devices can access data very quickly, whilst others are extremely slow. 

Magnetic Storage Media/Devices 

Why Magnetic? 

Magnetic storage media and devices store data in the form of tiny magnetised dots. These dots are 
created, read and erased using magnetic fields created by very tiny electromagnets. 
 
In the case of magnetic tape the dots are arranged along the length of a long plastic strip which has 
been coated with a magnetisable layer (audio and video tapes use a similar technology). 
 
In the case of magnetic discs (e.g. floppy disc or hard‐drive), the dots are arranged in circles on the 
surface of a plastic, metal or glass disc that has a magnetisable coating. 

Hard Drives 

Hard‐drives have a very large storage capacity (up to 4TB). They can be used to store vast 
amounts of data. Hard‐drives are random access devices and can be used to store all types of 
files, including huge files such as movies. Data access speeds are very fast. 
 
Data is stored inside a hard‐drive on rotating metal or glass discs (called ‘platters’). 
 IT (9626)
Theory Notes
 
 
Fixed Hard Drive 
A hard‐drive built into the case of a computer is known as ‘fixed’. Almost every computer has a 
fixed hard‐drive.  
 
Fixed hard‐drives act as the main backing storage device for almost all computers since they 
provide almost instant access to files (random access and high access speeds). 

Portable Hard Drive 
A portable hard‐drive is one that is placed into a small case along with some electronics that 
allow the hard‐drive to be accessed using a USB or similar connection.  
 
Portable hard‐drives allow very large amounts of data to be transported from computer to 
computer. 

Magnetic Tape 

Magnetic tape is a large capacity, serial access medium. Because it is a serial access medium, 
accessing individual files on a tape is slow. 
 
Tapes are used where large amounts of data need to be stored, but where quick access to 
individual files is not required. A typical use is for data back‐up (lots of data, but rarely only 
accessed in an emergency) 
 
Tapes are also used in some batch‐processing applications (e.g. to hold the list of data that will 
be processed). 

Removable Media Magnetic Discs 
Floppy Disc 
A removable, portable, cheap, low‐capacity (1.44MB) storage medium. Floppy discs 
are random access devices used for transfer small amounts of data between computers, or to 
back‐up small files, etc. Access times are slow. 

Almost every PC used to have a floppy disc drive. These are obsolete now, having been replaced 
by higher capacity technology such as CD‐ROMs, DVDs and USB memory sticks. 

Zip Disc 
A removable and portable storage medium, similar in appearance to a floppy disk, but with a 
much higher capacity (100MB, 250MB or 750MB).  
 
Zip discs are random access devices which were used for data back‐up or 
moving large files between computers. 

 
 IT (9626)
Theory Notes
 
 

Another obsolete storage device, zip discs were a popular replacement for floppy discs for a few 
years, but they never caught on fully before being superseded by cheaper media like CD‐ROMs 
and CD‐Rs. 

Jazz Disc 
A removable and portable storage medium based on hard‐drive technology, with a large 
capacity (1GB or 2GB).  
 
Jazz discs are random access devices which were used for data back‐up or moving large 
files between computers. 

Discs were expensive to buy and not very reliable.  
 
Like the Zip disc, this system never really caught on and was superseded by far cheaper and 
more reliable and cheaper technology. 

Optical Storage Media/Devices 
Why 'Optical'? 

Optical storage devices save data as patterns of dots that can be read using light. A laser 
beam is the usual light source. 
 
The data on the storage medium is read by bouncing the laser beam off the surface of the 
medium. If the beam hits a dot it is reflected back differently to how it would be if there were 
no dots. This difference can be detected, so the data can be read. 
 
Dots can be created using the laser beam (for media that is writable such as CD‐Rs). The beam is 
used in a high‐power mode to actually mark the surface of the medium, making a dot. This 
process is known as ‘burning’ data onto a disc. 

Read‐Only Optical Discs 

Read‐only optical discs have data written onto them when they are manufactured. This 
data cannot be changed. 

CD‐ROM 
Compact Disc ‐ Read‐Only Memory (CD‐ROM) discs can hold around800MB of data. The data 
cannot be altered (non‐volatile), so cannot be accidently deleted. CD‐ROMs are random‐
access devices. 

CD‐ROMs are used to distribute all sorts of data: software (e.g. office applications or 
games), music, electronic books (e.g. an encyclopedia with sound and video.) 
 IT (9626)
Theory Notes
 
 
DVD‐ROM 
Digital Versatile Disc ‐ Read‐Only Memory (DVD‐ROM) discs can hold around 4.7GB of data (a 
dual‐layer DVD can hold twice that). DVD‐ROMs are random‐access devices. 

DVD‐ROMs are used in the same way as CD‐ROMs (see above) but, since they can hold more 
data, they are also used to store high‐quality video. 

High Capacity Optical Discs 
Blu‐Ray 
Blu‐Ray disks are a recent replacement for DVDs. A Blu‐Ray disc can hold 25 ‐ 50GB of data (a 
dual‐layer Blu‐Ray disc can hold twice that). Blu‐Ray discs are random‐access devices. 

Blu‐Ray discs are used in the same way as DVD‐ROMs (see above) but, since they can hold more 
data, they are also used to store very high‐quality, high‐definition (HD) video. 

HD DVD 
High‐density DVD (HD‐DVD) discs can hold around 15GB of data (a dual‐layer HD‐DVD can hold 
twice that). HD‐DVDs are random‐access devices. 

HD‐DVD discs are used in the same way as DVD‐ROMs (see above) but, since they can hold more 
data, they are also used to store very high‐quality, high‐definition (HD) video. 

Recordable Optical Discs 
Recordable optical discs can have data written onto them (‘burnt’) by a computer user using a 
special disc drive (a disc ‘burner’). 

CD‐R and DVD‐R 
CD‐Recordable (CD‐R) and DVD‐recordable (DVD‐R) discs can have data burnt onto them, 
but not erased. You can keep adding data until the disc is full, but you cannot remove any data 
or re‐use a full disc. 

CD‐RW and DVD‐RW 
CD‐ReWritable (CD‐RW) and DVD‐ReWritable (DVD‐RW) discs, unlike CD‐Rs and DVD‐Rs, can 
have data burnt onto them and also erased so that the discs can be re‐used. 

DVD‐RAM 
DVD‐Random Access Memory (DVD‐RAM) discs are a type of re‐writable DVD. They often come 
in a floppy‐disc style case (to protect the disc).  
 
DVD‐RAM discs have a similar capacity to a normal DVD, holding4.7GB of data. DVD‐RAM discs 
are random‐access devices. 

 
 IT (9626)
Theory Notes
 
 

DVD‐RAM discs are used in many camcorders (video recording cameras).  
 
The discs are much higher quality than normal DVD‐RWs and can reliably store data for up to 30 
years. This means that they are often used for video and data back‐up and archiving. 

Solid‐State Storage Devices 
'Solid‐State'? 

The term ‘solid‐state’ essentially means ‘no moving parts’.  
 
Solid‐state storage devices are based on electronic circuits with no moving parts (no reels of 
tape, no spinning discs, no laser beams, etc.) 
 
Solid‐state storage devices store data using a special type of memory called flash memory... 

Flash Memory 
Flash memory is a type of Electronically‐Erasable Programmable Read‐Only Memory (EEPROM). 
Flash memory is non‐volatile (like ROM) but the data stored in it can also 
be erased or changed (like RAM). 
 
Flash memory can be found in many data storage devices... 

USB Memory Sticks 

Memory sticks (or ‘thumb‐drives’) have made many other forms of portable storage almost 
obsolete (why burn a CD or DVD when you can more easily copy your files onto a memory 
stick?).  
 
Memory sticks are non‐volatile, random‐access storage devices. 
 
Each of these small devices has some flash memory connected to a USB interface. Plug it into 
your computer and it appears as a drive. You can then add files, erase files, etc. You can use it 
to move any type of file between computers. 
 
Flash memory used to be very expensive, but in recent years it has become much cheaper and 
you can now buy a 16GB memory stick for just a few dollars. 

Memory Cards 

Many of our digital devices (cameras, mobile phones, MP3 players, etc.) require compact, non‐
volatile data storage. Flash memory cards provide this and come in a variety of shapes and sizes. 
 IT (9626)
Theory Notes
 
 
 

One of the most common formats used by digital cameras is the SD Card. The cards store the 
digital images taken by the camera. 

Mobile phones contain a Subscriber Identity Module (SIM) card that contains the phone’s 
number, the phonebook numbers, text messages, etc.  
 
Many phones also have extra memory cards to store music, video, photos, etc. (e.g Tiny Micro‐
SD cards). 

Smart Cards 

Many credit cards (e.g. ‘chip‐and‐pin’ cards), door entry cards, satellite TV cards, etc. have 
replaced the very limited storage of the magnetic strip (the dark strip on the back of older cards) 
with flash memory. This is more reliable and has a much larger storage capacity.  
 
Cards with flash memory are called smart cards. 
 
 IT (9626)
Theory Notes
 
 

Types of Software 
Application software: 
 

 
 IT (9626)
Theory Notes
 
 

System software: 
 

 
 IT (9626)
Theory Notes
 
 

Utility software: 

Disk compression utilities 
 
Disk compression tools do the job of compressing or decompressing data on the drive, so that 
there is more space for additional data to be stored. 
 
Disk checkers and cleaners 
 
These utilities check the hard drive for any damaged or unnecessary files and delete them for 
efficient hard disk functioning. These tools are good for increasing the speed of a slow 
computer. 
 
Antivirus software 
 
There are many different antivirus software available to purchase on the market and even some 
free versions for download. They protect your computer against any viruses which may attempt 
to get on your computer. 
 
Backup utilities 
 
As the name suggests, these data backup tools are used to copy all information and provide it, 
when required, such as in case of disk failure or file corruption. 
 

Operating systems: 
 
To enable computer systems to function and to allow users to communicate with computer 
systems, special software known as operating systems (OS) have been developed. The general 
tasks for a typical operating system include: 
 
 control the operation of the input, output and backing storage devices 
 supervise loading, running and storage of applications programs 
 deal with errors that occur in application programs 
 maintain security of the whole computer system 
 maintain a computer log (which details computer usage) 
 allow communication between the user and the computer system (user interface). 
 

 
 IT (9626)
Theory Notes
 
 

User interfaces 
 
Command line interface (CLI) 
 
Command line interface (CLI) requires a user to type in instructions to choose options from 
menus, open software and so on. There are often a number of commands that need to be typed 
in, for example, to save or load a file. The user therefore has to learn a number of commands 
just to carry out basic operations. Having to key in these commands every time an operation has 
to be carried out is also slow. However, the advantage of CLI is that the user is in direct 
communication with the computer and is not restricted to a number of predetermined options.  

Graphical user interface (GUI) 
 
Graphical user interface (GUI) allows the user to interact with a computer (or MP3 player, 
gaming device, mobile phone, and so on) using pictures or icons (symbols) rather than having to 
type in a number of commands.  
 
GUIs use various technologies and devices to provide the user interface. One of the most 
common is WIMP (windows icons menu and pointing device), which was developed for use on 
personal computers (PCs). Here a mouse is used to control a cursor and icons are selected to 
open/run windows. Each window contains an application, and modern computer systems allow 
several windows to be open at the same time. A windows manager looks after the interaction 
between windows, the applications and windowing system (which handles the pointing devices 
and the cursor’s position). 
 
In recent years, devices such as touch‐screen phones use post‐WIMP interaction, where fingers 
are in contact with the screen allowing actions such as pinching and rotating, which would be 
difficult to do using a single pointer and device such as a mouse. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 IT (9626)
Theory Notes
 
 
 
Summary of the main differences between CLI and GUI 
 

 
 
Dialogue interface 

This is a way of interacting with your environment by means of the spoken word. 

For example; many modern cars have a dialogue interface to allow control of the radio and 
mobile phone whilst driving. The driver simply says a certain command word such as 'Radio 2' 
whilst the car is in 'listening mode'. The computer controlling the interface will make sense of 
the command and take action, switching the radio to radio 2. 

Another example might be in a 'smart home' where the user can control the temperature, light 
intensity, sound systems or curtains being closed by the use of spoken commands. 

In order for these interfaces to work effectively they need to be 'trained' with the user. This 
involves the user speaking the commands until the system accepts the command and reacts 
appropriately. 

Once training is complete the system becomes quite reliable in understanding the user 
commands. However, noise in the background can be a problem and may interfere with the 
interface understanding the command. Dialogue interfaces often have a limited vocabulary. 

Gesture based interface 

Gestural UI refers to using specific gestures, like scrolling, pinching, and tapping to operate an 
interface. Gestural user interface and gesture recognition technology has evolved from very 
basic motions and applications to the complex, and it is now part of everyday life for a huge 
number of people. As this technology continues to evolve, the future possibilities are also 
incredibly exciting. 
 IT (9626)
Theory Notes
 
 

Smartphones and Tablets 

Currently, smartphones and tablets are the most common place everyday consumers can find 
gestural UI. From Apple iPhones to the Samsung Galaxy, the vast majority of contemporary 
phones incorporate some elements of gesture UI, from swiping and scrolling, which is common 
to most phones and tablets, to orientation recognition. 

The Samsung Galaxy S4 is an example of one smartphone that has taken gesture UI a step 
further. The phone tracks and recognizes your eye movement and automatically scrolls down as 
your eyes reach the bottom of the page. 

Gaming 

Gaming is another area where gesture UI is already commonplace. The Xbox 360 and Xbox One 
consoles, for example, use the Kinect system to track player movements via cameras and 
sensors. The PlayStation 3 and 4 consoles use PlayStation Play in a similar manner, while the 
Nintendo Wii and Wii U use motion sensors and remote controls to track player gestures and 
movement. 

Medicine 

In the world of medicine, the future of the gestural user interface is very promising. One of the 
most notable innovations is the introduction of gestural UI in surgery. Plans include a hand 
gesture recognition system that enables surgeons to review images and patient records during 
surgery. The ability to manipulate the interface via non‐touch gestures reduces surgery time, as 
surgeons won’t be forced to exit the operating theater to access traditional computer terminals. 
 IT (9626)
Theory Notes
 
 

Compiler and Interpreter 
What is a Compiler? 

A compiler is a software program that transforms high‐level source code that is written by a 
developer in a high‐level programming language into a low level object code (binary code) in 
machine language, which can be understood by the processor. The process of converting high‐
level programming into machine language is known as compilation. 

What is an Interpreter? 

An interpreter transforms or interprets a high‐level programming code into code that can be 
understood by the machine (machine code) or into an intermediate language that can be easily 
executed as well. The interpreter reads each statement of code and then converts or executes it 
directly. 

Difference between Compiler and Interpreter 
  COMPILER  INTERPRETER 
Compiler works on the complete program at  Interpreter program works line‐by‐line. It 
1 
once. It takes the entire program as input. takes one statement at a time as input.

Compiler generates intermediate code,  Interpreter does not generate intermediate 
2 
called the object code or machine code.  object code or machine code. 

Compiler executes conditional control 
Interpreter execute conditional control 
3  statements (like if‐else and switch‐case) and 
statements at a much slower speed. 
logical constructs faster than interpreter.

Compiled programs take more memory  Interpreter does not generate intermediate 
4  because the entire object code has to reside  object code. As a result, interpreted programs 
in memory.  are more memory efficient. 

Compile once and run anytime. Compiled 
Interpreted programs are interpreted line‐by‐
5  program does not need to be compiled every 
line every time they are run. 
time. 

Error is reported as soon as the first error is 
Errors are reported after the entire program 
6  encountered. Rest of the program will not be 
is checked for syntactical and other errors. 
checked until the existing error is removed.

A compiled language is more difficult to  Debugging is easy because interpreter stops 
7 
debug.  and reports errors as it encounters them. 
 IT (9626)
Theory Notes
 
Interpreter runs the program from first line 
Compiler does not allow a program to run 
8  and stops execution only if it encounters an 
until it is completely error‐free. 
error. 

Interpreted languages are less efficient but 
Compiled languages are more efficient but 
9  easier to debug. This makes such languages an 
difficult to debug. 
ideal choice for new students. 

Examples of programming languages that 
10
use compilers: C, C++, COBOL 
Examples of programming languages that use 
interpreters: BASIC, Visual Basic, Python, 
Ruby, PHP, Perl, MATLAB, Lisp 
 IT (9626)
Theory Notes
 
 

Monitoring, Measurement and Control 
How Can Computers Measure Things? 
A sensor, such as a temperature sensor, can be connected to a computer. The computer can 
then monitor the signal from the sensor, reacting to changes, or it can record the data from the 
sensor at predefined time intervals.  
Note: If the sensor is an analogue one then an analogue‐to‐digital convertor (ADC) will be 
required.  

Where is Computer Measurement Used? 
Anywhere that data needs to be gathered regularly, a computerized data‐logging system can be 
used. Some examples are shown below… 

Scientific experiments 

Many experiments can be set‐up and left to run with a data‐logging system measuring things 
like the temperature of a liquid, etc. 

Weather stations 

Often these are placed in very remote areas to collect data about rainfall, temperature, wind‐
speed, wind‐direction, etc. Data needs to be gathered all day, every day. This data can then be 
used by weather forecasters to help predict the weather over the coming days. 

Environmental monitoring 

Scientists are very concerned about the effect that humans are having on the environment. 
Computer‐based data‐logging is often used to help gather evidence of these effects: the level of 
water in a dam, the speed of water flowing down a river, the amount of pollution in the air, etc.  

Why Use Computers to Measure Things? 
The main reasons that you would want to use a computer‐based data‐logging system, instead of 
a person taking measurements are... 
 

 Computers do not need to take breaks ‐ they can log data all day, every day, without 
stopping 
 Computers take much more accurate readings than humans can 
 Computers can take data readings more frequently (1000s of times a second if 
necessary) 
 IT (9626)
Theory Notes
 
 

 Since the logged data is already in a computer, the data can be analyzed more quickly 
and easily (graphs drawn instantly, etc.) 
 Data logging systems can operate in difficult environments (e.g. in the Arctic, or on top 
of a mountain) 
 People are free to do other more useful tasks (rather than watching a thermometer) 

How Can Computers Control Things? 
A computer control system, like any system, is made up of three parts...  

1. Input devices called sensors feed data into the computer 
2. The computer then processes the input data (by following a set of instructions) 
3. As a result of the processing, the computer can turn on or off output devices called 
actuators. 

Sensors 
A normal PC has no way of knowing what is happening in the real world around it. It doesn’t 
know if it is light or dark, hot or cold, quiet or noisy. How do we know what is happening around 
us? We use our eyes, our ears, our mouth, our nose and our skin ‐ our senses.  
 
A normal PC has no senses, but we can give it some: We can connect sensors to it... 
 
A sensor is a device that converts a real‐world property (e.g. temperature) into data that a 
computer can process. 
 
 

 
 IT (9626)
Theory Notes
 
 

Examples of sensors and the properties they detect are...  

Sensor  What it Detects

Temperature  Temperature

Light  Light / dark

Pressure  Pressure (e.g. someone standing on it)

Moisture  Dampness / dryness

Water‐level  How full / empty a container is

Movement  Movement nearby

Proximity  How close / far something is

Switch or button  If something is touching / pressing it

Note: many sensors are analogue devices and so need to be connected to the computer using an 
analogue‐to‐digital convertor. 

Actuators 
A normal PC has no way of affecting what is happening around it. It can’t turn on the lights, or 
make the room hotter. How do we change what is happening around us? We use our muscles to 
move things, press things, lift things, etc. (and we can also make sound using our voice).  
 
A normal PC has no muscles, but we can give it some. In fact we can give it the ability to do lots 
of things by connecting a range of actuators to it… 
 
An actuator is a device, controlled by a computer that can affect the real‐world. 
 
Examples of actuators, and what they can do are...  

 
 IT (9626)
Theory Notes
 
 

Actuator  What it Can Do 

Light bulb or LED  Creates light

Heater  Increases temperature

Cooling Unit  Decreases temperature

Motor  Spins things around

Pump  Pushes water / air through pipes

Buzzer / Bell / Siren  Creates noise

Note: some of these devices require an analogue signal to operate them. This means that they 
need to be connected to the computer using a digital‐to‐analogue convertor. 

Where is Computer Control Used? 
Many of the devices that we use in our everyday lives are controlled by small computers... 

 Washing machines 
 Air‐conditioning systems 
 Programmable microwave ovens 

If we look beyond our homes, we come across even more systems that operate automatically 
under the control of a computer... 

 Modern cars have engines, brakes, etc. that are managed and controlled by a computer 
 Most factory production lines are computer‐controlled, manufacturing products with 
little or no human input 
 Traffic lights are switched on and off according to programs running on computers which 
manage traffic flow through cities 

Of course, car engines, factories and traffic lights were not always computer‐controlled. Before 
microprocessors even existed, car engines ran, factories produced goods and traffic lights 
changed.  
 
However, using computers to manage these systems has brought many benefits...  

 
 IT (9626)
Theory Notes
 
 
Why Use Computers to Control Things? 
It is often far better to have a system that is managed and controlled by a computer rather a 
human because... 

 Computers never need breaks ‐ they can control a system without stopping, all day, 
every day 
 Computers don’t need to be paid. To buy and install a computerized control system can 
be very expensive, but, in the long‐term, money is saved by not having to employee staff 
to do the work 
 Computers can operate in conditions that would be very hazardous to human health, 
e.g. nuclear power stations, chemical factories, paint‐spraying areas 
 Computers can control systems far more accurately, and respond to changes far more 
quickly than a human could 

An Example Control System ‐ An Automated Greenhouse 
A computer‐controlled greenhouse might have a number of sensors and actuators:  

 A light sensor to detect how much light the plants are getting 
 A temperature sensor to see how cold/hot the greenhouse is 
 A moisture sensor to see how wet/dry the soil is 
 Lights to illuminate the plants if it gets too dark 
 A heater to warm up the greenhouse if it gets too cold 
 A water pump for the watering system 
 A motor to open the window if it gets too warm inside 

 
 
The process for this system would be...  

1. Check light sensor  
o If it is dark, turn on the lights 
o If it is not dark, turn off the lights 
2. Check temperature sensor  
o If it is too cold, turn on heater and use motor to close window 
o If it is too warm, turn off heater and use motor to open window 
 IT (9626)
Theory Notes
 
 

3. Check the moisture sensor  
o If soil is too dry, turn on the water pump 
o If soil is too wet, turn off the water pump 
4. Go back to step 1 and repeat 

 
 IT (9626)
Theory Notes
 
 

Safety and Security When Using Computers 
Why personal data should be kept confidential? 

As the use of computers continues to expand, the health risks and security risks continue to 
increase. Many of these risks are associated with the internet which poses a great risk to 
younger people unless they are vigilant at all times. But large businesses are also at risk from 
hackers, pharming attacks and viruses, for example. Many of the precautions people and 
business can take are common sense but, it also requires additional knowledge to know how to 
protect yourself from these external attacks. 

E‐safety 

E‐safety refers to safety when using the internet, i.e. keeping personal data safe and applies to 
any of the following devices: 

 Mobile phones 
 Computer or tablet 
 Games console 
 Wireless technology 

Personal data refers to any data concerning a living person who can be identified either from 
the data itself from the data in conjunction with other information. Examples of personal data 
include: 

 Name 
 Address 
 Date of birth 
 Medical history 
 Banking details 

Some personal data is often referred to as sensitive personal data and includes: 

 Ethnic origin 
 Political views 
 Religion 
 Criminal activity 

E‐safety also refers to the benefits, risks and responsibilities when using ICT. The following list 
gives some idea of the e‐safety issues that can be encountered by users of ICT hardware: 

 Don’t give out any personal information to people who are unknown to you. 
 IT (9626)
Theory Notes
 
 
 Don’t send people photos of yourself, either online or via a mobile phone. 
 Always maintain your privacy settings on whatever device is being used online or during 
communications. 
 When accessing the internet make sure the websites being visited can be trusted. 
 Only open emails from known sources. 
 Only email people you know. Think carefully before opening an email. 
 It is extremely important to be vigilant when using social networking sites, instant 
messaging or chat rooms. 

Security of data 

There are a number of security risks associated with any electronic device that connects to a 
network. The following covers a range of security risks to data: 

 Hacking 
 Phishing  
 Pharming 
 Smishing  
 Vishing 
 Spyware 
 Viruses 
 Spam 

Hacking 

Description 

This is the act of gaining unauthorized access to a computer system. 

Possible effects 

 This can lead to identity theft or misuse of personal information 
 Data can be deleted, changed or corrupted on a user’s computer 

Methods to help prevent the security risk 

 Use of firewalls 
 Use of strong passwords and user IDs 

 
 IT (9626)
Theory Notes
 
 

Phishing 

Description 

The creator sends a legitimate‐looking email to target users. As soon as the recipient 
clicks on a link in the email or attachment, they are sent to a fake website or they are 
fooled into giving personal data in replying to the email. The email often appears to come 
from a trusted source, such as a bank or a well‐known service provider. 

Possible effects 

 The creator of the email can gain personal data, such as bank account data or 
credit card numbers, from the user. 
 This can lead to fraud or identity theft. 

Methods to help prevent the security risk 

 Many ISPs or web browsers filter out phishing emails. 
 Users should always be cautious when opening emails or attachments. 
 Don’t click on executable attachments that end in .exe, .bat, .com or .php for 
example.  

Pharming 

Description 

This a malicious code installed on a user’s computer or on a web server, the code will 
redirect the user to a fake website without their knowledge. 

Possible effects 

 The creator of the malicious code can gain personal data such as credit/debit card 
details from users when they visit the fake website, usually the website appears to 
be that of a well‐known trusted company. 
 Pharming can lead to fraud or identity theft. 

Methods to help prevent the security risk 

 Some anti‐spyware can identify and remove pharming code from a user’s 
computer. 
 The user should always be alert and look out for clues that they are being 
redirected to another website. 

 
 IT (9626)
Theory Notes
 
 

Smishing 

Description 

Short for SMS phishing, uses the SMS system of mobile phones to send out fake text 
messages. It is very similar to phishing. 

Possible effects 

 These scams often contain a URL or telephone number embedded in the text 
message. The recipient will be asked to log on to the website or make a telephone 
call. If they do, they will be asked to supply personal details such as credit/debit 
card numbers or passwords. As with phishing attacks, the text message will appear 
to come from a legitimate source and will make a claim, for example, that they 
have won a prize or that they need to contact their bank urgently.  

Vishing 

Description 

Vishing (voice mail phishing) is another variation of phishing. 

Possible effects 

 This uses a voice mail message to trick the user into calling the telephone number 
contained in the message. As will all phishing attacks, the user will be asked to 
supply personal data thinking they are talking to a legitimate company. 

Spyware 

Description 

This is software that gathers data by monitoring key presses on the user’s keyboard. The 
generated data is then sent back to the person who sent the software. 

Possible effects 

 Spyware gives the originator access to all data entered using a keyboard on the 
user’s computer. 
 The software is able to install other spyware, read cookie data and also change a 
user’s default browser. 

Methods to help prevent the security risk 

 Use anti‐spyware software to reduce the risk. 
 IT (9626)
Theory Notes
 
 
 The user should always be alert and check for clues that their keyboard activity is being 
monitored. 

Viruses 

Description 

This is a program code or software that can replicate/copy itself with the intention of 
deleting or corrupting files on a computer. They often cause the computer to 
malfunction, for example, by filling in the hard drive with data. 

Possible effects 

 Viruses can cause the computer to crash, stop functioning normally or become 
unresponsive. 
 The virus can delete files or data stored on a computer. 
 It can corrupt operating system files, making the computer run slowly or even 
crash. 

Methods to help prevent the security risk 

 Install anti‐virus software and update it regularly. 
 Don’t use software from unknown sources. 
 Be careful when opening emails or attachments from unknown senders. 

Spam 

Description 

Spam, often referred to as junk email, is usually sent out to a recipient who is on a 
mailing list or mailing group. 

Possible effects 

 Spammers obtain these email addresses from chat rooms, websites, newsgroups 
and even certain viruses that have been set up to harvest a user’s contact list. 
 While spam is rarely a security risk, it can lead to denial of services, for example, 
by clogging up the bandwidth on the internet. However, spam can be linked to 
phishing attacks or even the spread of computer viruses, so it should be treated 
with some caution. 

Methods to help prevent the security risk 

 Many ISPs filter out spam or junk mail. 
 When using the junk email filter, set the protection level to high. 
 IT (9626)
Theory Notes
 
 
 Look out for check boxes that are already selected when items are bought online. 
 Do not reply to an email that seems to have come from an unknown source. 

 
 IT (9626)
Theory Notes
 
 

Health and Safety Issues 
 
Health Issues 
 
If we use a computer for many hours (as people often do at work), there are some health issues 
that might affect us. 
 
Eye‐Strain 
 
 One health issue that can occur after using computers for a long time is eye‐strain 
(tiredness of the eyes).  
 This is caused by looking at a monitor which is a constant distance away. The muscles 
that focus your eyes do not move, and so get tired and painful. Eye‐strain can also cause 
headaches. 
 
Solution: 
 
 Look away from the monitor at regular intervals – re‐focus on distant or close objects to 
exercise the muscles in the eye. 
 Take regular breaks. 
 Use an anti‐glare filter in front of the monitor to cut down on screen reflections that can 
also tire the eyes. 
 
Back and Neck Ache 
 
 Many people suffer from back and neck pain after working at a computer for a long time. 
This is usually due to them having a bad sitting posture. 
 
Solution:  
 
 Use an adjustable, ergonomic chair, and take the time to set it up properly. 
 The computer keyboard and monitor should be at the correct height for the seated 
person (keyboard lower than the elbow, top of monitor at eye level). 
 Take regular breaks: get up, walk around, stretch your muscles 
 
Repetitive Strain Injury (RSI) in Wrists and Hands 
 
 Any repetitive movement (same movement over and over again) can result in a health 
problem called repetitive strain injury (RSI).  
 In particular, typing and using a mouse for long periods are common causes of RSI in the 
wrist (it is often called carpal‐tunnel syndrome). 
 
 
 IT (9626)
Theory Notes
 
Solution:  
 
 Use a wrist‐rest to support the wrists while typing and when using the mouse. 
 Take regular breaks from typing or using the mouse. 
 
Safety Issues 
 
You wouldn't imagine that using computers could be dangerous, but there are a few situations 
that can result in accidents. 
 
Trailing Cables 
 
 Computer equipment is often connected to lots of cables: power, network, etc. 
 
 If these cables are lying on the floor, they can cause people to trip over them. 
 
 Solution: Place cables inside cable ducts, or under the carpet / flooring. 
 

Spilt Drinks or Food 
 
 If any liquids are spilt on electrical equipment, such as a computer, it can result in 
damage to the equipment, or an electric shock to the user. 
 
 Solution: Keep drinks and food away from computers. 
 

Overloaded Power Sockets 
 
 Plugging too many power cables into a socket can result in the socket being overloaded, 
overheating, and a fire starting. 
 
 Solution: Never plug too many cables into a socket. Always make sure there are fire 
extinguishers nearby. 
 
Heavy Objects Falling 
 
 Many items of computer equipment are very heavy: CRT monitors, laser printers, etc. 
Heavy items can cause serious injury if they fall on people. 
 
 Solution: Make sure equipment is placed on strong tables / shelves. 
 
 IT (9626)
Theory Notes
 
 

Malware Issues 
Trojan Horse 

Trojans are a class of malware that take their name from the way they infect computers. Trojans 
hide themselves within seemingly harmless programs or try to trick you into installing them. 

Trojans do not replicate by infecting other files or computers. Instead, Trojans survive by going 
unnoticed: they may sit quietly in your computer, collecting information or setting up holes in 
your security, or they may just take over your computer and lock you out. 

Some of the more common actions that Trojans take are: 
 
Creating backdoors: some Trojans will make changes to your security system so that your data 
and device can be accessed by their controller. 
 
Spying: some Trojans are designed to wait until you access your online accounts or enter your 
credit card details, and then send your data back to whoever is in control. 
 
Steal you passwords: some Trojans are made to steal your passwords for your most important 
online accounts. 

Worms 
 
Computer worms are similar to viruses in that they replicate functional copies of themselves and 
can cause the same type of damage. In contrast to viruses, which require the spreading of an 
infected host file, worms are standalone software and do not require a host program or human 
help to propagate. To spread, worms either exploit a vulnerability on the target system or use 
some kind of social engineering to trick users into executing them. A worm enters a computer 
through a vulnerability in the system and takes advantage of file‐transport or information‐
transport features on the system, allowing it to travel unaided. 
 
Malicious Bots 
 
"Bot" is derived from the word "robot" and is an automated process that interacts with other 
network services. Bots often automate tasks and provide information or services that would 
otherwise be conducted by a human being. A typical use of bots is to gather information (such 
as web crawlers), or interact automatically with instant messaging (IM), Internet Relay 
Chat (IRC), or other web interfaces. They may also be used to interact dynamically with 
websites. 
 IT (9626)
Theory Notes
 
Bots can be used for either good or malicious intent. A malicious bot is self‐propagating 
malware designed to infect a host and connect back to a central server or servers.  In addition to 
the worm‐like ability to self‐propagate, bots can include the ability to log keystrokes, gather 
passwords, capture and analyze packets, gather financial information etc. 

Adware 

Adware software can display and/or download advertisements and may be considered privacy‐
invasive. Adware tracks your computer's web usage to feed you undesired ad pop ups or 
redirect you to unwanted pages. 

Adware can hijack your home page and take you to sites you aren’t interested in, allow pop up 
ads that are disruptive to your system. Since they run every time you turn on your computer, 
they can cause slowdowns and software conflicts that can make your computer unstable. 

Rootkit 

Rootkit is an application (or set of applications), that hides its presence or presence of another 
application (virus, spyware, etc.) on the computer, using some of the lower layers of the 
operating system, which makes them almost undetectable by common anti‐malware software. 

Rootkit can get to a computer using various ways. The most common way is through some 
trojan horse or some suspicious email attachment. Also surfing the web may result in 
installation of a rootkit, for example when "special" plugin (pretending to be legitimate) is 
needed to correctly view some webpage, to launch some file, etc. 

Ransomware 

Ransomware stops you from using your PC. It holds your PC or files for ransom. There are 
different types of ransomware. However, all of them will prevent you from using your PC 
normally, and they will all ask you to do something before you can use your PC. 
They can: 
 Prevent you from accessing Windows. 
 Encrypt files so you can't use them. 
 Stop certain apps from running (like your web browser). 
Often the ransomware will claim you have done something illegal with your PC, and that you are 
being fined by a police force or government agency. 
These claims are false. It is a scare tactic designed to make you pay the money without telling 
anyone who might be able to restore your PC. 
 
There is no guarantee that paying the fine or doing what the ransomware tells you will give 
access to your PC or files again. 
 IT (9626)
Theory Notes
 
 

The Digital Divide 
Digital Divide refers to the gap between those who benefit from digital technology and those 
who do not. It is the gap between those people with effective access to digital and information 
technology, and those without or limited access to it. It includes the imbalances in physical 
access to technology, as well as the imbalances in resources and skills needed to effectively 
participate as a digital citizen in this so called e‐world. The digital divide refers to that disparity 
between individuals and/or communities who can use electronic information and 
communication tools, such as the internet, to better the quality of their lives and those who 
cannot. 

Several factors must be addressed when one evaluates digital divide whether globally or locally. 
Being digitally connected is critical to economic, educational, and social advancement. Those 
without the appropriate tools, in terms of personal computers (PCs) and Internet connectivity, 
and applicable skills will become increasingly disadvantaged. 
 
Factors that contribute towards widening the digital divide gap: 
 
Poverty 
 
One of the crucial factors that affect the digital divide of countries is poverty. Developing 
countries suffer greatly from high levels of poverty. Consequently, they are greatly affected by 
digital divide internally and externally. Residents of such countries do not have the necessary 
finances to afford computers and internet connection. Digitalization is not important to them 
when compared to the basic needs of food, shelter and clothing which they hardly fulfill to the 
maximum. It is therefore logical that a huge proportion of the population is not able to access 
internet services due to increasing levels of poverty. A closely associated factor with this 
phenomenon is the variance of minimum wages in different countries. Many third world 
countries have people working below the internationally stipulated minimum wages. Workers in 
these countries are exploited, working for long hours for little pay. The process can have dire 
consequences to the growth of the gap in utility of the internet connections such that people 
are always busy working with little time and money to explore and discover new methods or the 
importance of internet connections. There are wide disparities amongst income groups. The 
better off are far more likely to have PCs and Internet connections than others. 
 
Education 
 
A society that needs information for its growth and development realizes that education is an 
important aspect when it comes to basic culture and technical preparation. Internet and the 
ability to know and understand computer applications has become a necessary advantage for 
many job seekers internationally. Every individual or child has the right to education. The 
internet is the domain of the literate. A person who cannot both read and write cannot have any 
reasonable expectation of making practical use of either a computer or the Internet with any  
 IT (9626)
Theory Notes
 
 
facility. Information and technology has helped to increase literacy rates all over the world. 
Internet has become an important aspect of the learning process especially in tertiary learning 
institutions such as colleges, technical institutes and universities. ICT has become a major 
subject taught in most schools but many adults did not have the opportunity to learn how to use 
computers when they were in school. The gap in the utilization of internet and other electronic 
sources has been greatly influenced by the quality of education a person has or inspires to 
achieve. For example, students in colleges tend to use the surf engines more than high school 
students. Furthermore, as an individual is able to acquire more knowledge and education, digital 
communication becomes a necessity. However, for third world countries the problem of 
internet and education is determined by greater forces. The fact these nations are poor means 
that many public institutions cannot afford internet connections as a tool for learning. Most 
luxuries are left for the rich who are able to afford the best quality education that money can 
buy. The inclusion of the internet in most learning programs requires a personal initiative from 
an individual rather than the society at large. 
 
Gender 
 
Access and use of ICTs are known to have the potential to influence social and economic well 
being. However, a range of other factors contribute to inequality among those with access to 
ICT and those marginalized from them. Though the digital divide in many countries is being 
bridged slowly but surely, the aspects of gender cannot be ignored in terms of its utility. The 
division between women and men is not only in terms of economics but in dimensions of 
technology as well. The inability of women to access information and technology in general is 
attributed to many factors be it political, economical and cultural. The variety of information 
technologies in the competitive markets does not bridge the gap of accessibility when it comes 
to gender issues. In many developing countries poor infrastructure is weaker in rural areas when 
compared to urban areas. Most women live in rural areas where accessibility to information and 
technology is limited. Hence women become deprived in terms of 
information and technology. Women in poor countries especially the rural areas do not have 
access to education and technological skills to utilize ICT’s efficiently. This is likely due to the fact 
that they are constrained by language barriers since women who are deprived educationally 
lack the opportunities to learn the international languages that are utilized by the internet. 
 
Dependency 
 
Dependency on technology happens when technology is widely used without regarding the 
consequences of the increased utilization of technology. There is an increase in concern about 
the rate at which people who can afford advanced technology are consuming it. In the 
developed world, the dependence on technology has spread in almost all the systems that are 
important to the survival of the economy and society. For example, in the banking system the 
use of automated teller machines in banks has reduced the need for human service delivery and 
movement in the banks also in the health sectors and education system. Dependency 
 
 
 IT (9626)
Theory Notes
 
 
on technology hence automatically requires that members of societies become literate in 
matters of technology in order to survive. Urban people have access to services facilitated by 
technology and hence they become dependent on it when compared to rural folk.         
Technology for third world countries is costly. However due to the increase of technology in the 
international arena, these countries are forced to put more effort in order to be at parity in the 
competitive global economy. The digital divide between the North and the South is greatly felt 
especially when the third world countries continuously depend on finances from the North. 
These finances come with conditions that are mainly agreeable to the North. 
 
Rural and Urban Perspective 
 
For many rural dwellers in developed countries, the abundance of information and technology is 
a blessing that creates conveniences in the daily lives of the people. The automation of service 
deliveries in institutions such as banks eliminates the travelling necessities to the metropolis in 
order to access finances. Frequent communication to investors and families through video 
phones and conferences helps to save time and money. 
 
Generally, in developed countries, the internet services are cheaper hence individuals in the 
rural areas can afford these services despite their geographical location. The major difference 
between the urban and rural areas in developed countries is the adequacy of internet service 
and geographical distance. The rate of internet use is higher in urban areas than in rural areas. 
The geographical coverage determines the capability of how fast or slow one is able to be 
connected to the internet. However, this is not the case with developing countries, information 
technology in developing urban areas is still limited due to costs, education and income 
variations of the city dwellers. The internet services are available but are restricted to certain 
areas such as high learning institutions and government offices. Rural areas are by conventional 
wisdom, held to be unattractive for any telephone or internet service provider. The capital cost 
involved is high and the revenues are poor. The poor power supply on which internet services 
are predicated especially in the rural areas makes the use of the internet less cost effective. 
Thus, the rural areas in developing countries lack internet facilities due to poor infrastructure, 
education and poverty. In a nut shell, the utility of internet services globally vary between rural 
and urban dwellers. Upon further analysis, the digital divide in rural developing areas is greater 
than in rural developed areas. Consequently, the urban dwellers in developed cities use more 
internet services when compared to urban dwellers in developing countries. 
 
Cultural Dimensions 
 
There are certain cultures that hinder the possibilities of progress especially when it comes to 
evolution of information, technology and communication. There are people, or cultures, that, as 
a matter of fact, can use new information and communication tools, such as the internet, but 
choose not to do so. The growth in information technology holds the promise in the growth of 
sustainable economic growth that is beneficial to everyone on the planet. However, cultural and 
behavioral attitudes create barriers that inhibit technological process, adaptation and utility by  
 
 IT (9626)
Theory Notes
 
 
many in the world. Thus, even though, the country might try to promote the utilization of ICT’s 
in the country, behavioral attitudes of individuals might contribute to digital divide. 
 
Behavioral and attitudinal barriers are mainly enhanced by myths and stereotypes about the 
internet. Studies have shown even in developed countries, people have resisted adaptation of 
advance technology based on misconceptions such as: computers are for clever people, for 
men, and for younger people. A huge number of the older generation believed that they are 
unsafe and they lack security for personal information. This is a pattern most common in rural 
areas. Most families also believed that internet caused increase in immorality due to the variety 
of content that was accessible. 
 
Age 
 
The digital divide is also influenced by age. There is an existence of digital divide between the 
young and old which is also closely linked to accessibility. Children and teenagers use computers 
and the internet more than any other age group and that computers at schools substantially 
narrow the gap in computer usage rates for children from high and low income families. It 
seems that young people feel more comfortable with new technology and are able to benefit 
from it more than older people. Older people are less likely to have a computer and are less 
likely to be interested in using the Internet In order to benefit from the digital technology 
people must know how to use it. 
 
Economic Development and Distribution 
 
The unequal access to information technology and communication increase the developmental 
gap between rich developed countries and poor developing countries. Economic power is vital 
to the accessibility. Many developing countries have become trapped in technologies that are 
obsolete. Therefore, it can take any economic sector a very long period of time to evolve and 
overcome the impact of intense investments in analogue communication system and landlines. 
Thus, the rise of digital divide and its utility lies in ability of the communications sector to 
survive such unavoided circumstances. The digital divide in developing countries is closely tied 
to the contextual economic environment of the respective countries. Countries with thriving 
economies are largely associated with increased access to ICTs compared to those whose 
economies are doing badly. In addition, the economic development is increasingly being tied to 
the breadth and depth of digital gaps within and between nations. Countries with low digital 
gaps are more developed (developed world) than countries with high digital gaps (developing 
countries). 
  
Conclusion 
 
Digital Divide is defined as the growing gap between those who have access to and the skills to 
use ICT and those who, due to economic or/and geographical reasons, have limited or no 
access. The digital divide can be identified at both the domestic level and at the international 
level. The gap varies with the utilization of technology from one country to the next depending  
 IT (9626)
Theory Notes
 
 
 
on variables like education, gender, governance, age, economy and distribution. There is 
significant divide in the utility of the internet which varies from rural to urban centers all over 
the world. Many developed countries attribute the widening gap of lack of utilization of 
computers and the internet to stereotypes, myths and misconceptions about ICT’s. Through the 
practical use of the leap frog theory, some developing countries have been able to afford and 
access technology and communication systems and therefore bridging the gap of digital divide 
as well as promoted its use. Political instability and corruption in main institutions have led to a 
decrease in development consequently leading to stagnation of the growth in ICT’s in a country. 
The utilization of internet services vary with the level of interconnectedness an individual has. 
Furthermore, many people in the world live below the minimum wage and find internet costly 
and unaffordable.   
 
 IT (9626)
Theory Notes
 
 

Computer Networks 
What is a Network? 
A network is two or more computers, or other electronic devices, connected together so that 
they can exchange data.  
 
For example; a network allows computers to share files, users to message each other, a whole 
room of computers to share a single printer, etc. 
 
Network connections between computers are typically created using cables (wires). However, 
connections can be created using radio signals (wireless / wi‐fi), telephone lines (and modems) 
or even, for very long distances, via satellite links. 

Why Use Networks? 
Using a computer connected to a network allows us to… 

 Easily share files and data 
 Share resources such as printers and Internet connections 
 Communicate with other network users (e‐mail, instant messaging, video‐conferencing, 
etc.) 
 Store data centrally (using a file server) for ease of access and back‐up 
 Keep all of our settings centrally so we can use any workstation 

In particular, if we use a computer connected to The Internet, we can… 

 Make use of on‐line services such as shopping (e‐commerce) or banking 
 Get access to a huge range of information for research 
 Access different forms of entertainment (games, video, etc.) 
 Join on‐line communities (e.g. MySpace, Facebook, etc.) 

Why Not Use Networks? 
Using a computer connected to a network means that… 

 The computer is vulnerable to hackers 
 If the network breaks, many tasks become very difficult 
 Your computer can more easily be attacked by a virus 

 
 IT (9626)
Theory Notes
 
 

In particular, if we use a computer connected to The Internet… 

 We have to be careful about revealing personal information 
 We have to be careful to avoid suspect websites that might contain malware 
 We have to be aware that information found on The Internet is not always accurate or 
reliable 

Computers in a Network 
Computers connected together to create a network fall into two 
categories: servers and clients (workstations). 

Clients 
Client computers, or workstations, are the normal computers that people sit at to get 
their work done. 

Servers 
Servers are special, powerful computers that provide ‘services’ to the client computers on the 
network. 
 
These services might include: 

 Providing a central, common file storage area 
 Sharing hardware such as printers 
 Controlling who can or can’t have access the network 
 Sharing Internet connections 

Servers are built to be very reliable. This means that they are much more expensive that normal 
computers. 
 
In a small network one server might provide all of these services. In a larger network there 
might be many servers sharing the work. 

 
 IT (9626)
Theory Notes
 
 

Types of Networks? 
Local Area Network (LAN) 
A Local Area Network is a network confined to one building or site.  
Often a LAN is a private network belonging to an organization or business.  
 
Because LANs are geographically small, they usually use cables or low‐power radio (wireless) for 
the connections. 

Wireless Local Area Network (WLAN) 
A wireless LAN (WLAN) is a LAN that uses radio signals (WiFi) to connect computers instead of 
cables. 
 
At the centre of the WLAN is a wireless switch or router ‐ a small box with one or two antennas 
sticking out the back ‐ used for sending and receiving data to the computers. (Most laptops have 
a wireless antenna built into the case.) 
 
It is much more convenient to use wireless connections instead of running long wires all over a 
building. 

 
 IT (9626)
Theory Notes
 
 

 
 

However, WLANs are more difficult to make secure since other people can also try to connect to 
the wireless network. So, it is very important to have a good, hard‐to‐guess password for the 
WLAN connections. 

Wide Area Network (WAN) 
A Wide Area Network is a network that extends over a large area.  
 
A WAN is often created by joining several LANs together, such as when a business that has 
offices in different countries links the office LANs together.  
 
Because WANs are often geographically spread over large areas and links between computers 
are over long distances, they often use quite exotic connections technologies: optical 
fibre (glass) cables, satellite radio links, microwave radio links, etc. 

 
 IT (9626)
Theory Notes
 
 

Bluetooth (Personal Area Network) 
Bluetooth is a wireless networking technology designed for very short‐range connections 
(typically just a few metres). 
 
The idea of Bluetooth is to get rid of the need for all of those cables (e.g. USB cables) that 
connect our computer to peripheral devices such as printers, mice, keyboards, etc. 
 
Bluetooth devices contain small, low‐power radio transmitters and receivers. When devices are 
in range of other Bluetooth devices, they detect each other and can be 'paired' (connected) 

Typical uses of Bluetooth: 

 Connecting a wireless keyboard to a computer 
 Connecting a wireless mouse to a computer 
 Using a wireless headset with a mobile phone 
 Printing wirelessly from a computer or PDA 
 Transferring data / music from a computer to an MP3 player 
 Transferring photos from a phone / camera to another device 
 Synchronizing calendars on a PDA and a computer 
 IT (9626)
Theory Notes
 
 

Advantages and Disadvantages of Networking Computers 
 

Advantages: 

 Sharing devices such as printers saves money. 
 Site (software) licenses are likely to be cheaper than buying several standalone licenses. 
 Files can easily be shared between users. 
 Network users can communicate by email and instant messenger. 
 Security is good ‐ users cannot see other users' files unlike on stand‐alone machines. 
 Data is easy to backup as all the data is stored on the file server. 
 

Disadvantages: 

 Purchasing the network cabling and file servers can be expensive. 
 Managing a large network is complicated, requires training and a network manager usually 
needs to be employed. 
 If the file server breaks down the files on the file server become inaccessible. Email might still 
work if it is on a separate server. The computers can still be used but are isolated. 
 Viruses can spread to other computers throughout a computer network. 
 There is a danger of hacking, particularly with wide area networks. Security procedures are 
needed to prevent such abuse, e.g. a firewall. 
 IT (9626)
Theory Notes
 
 

Client‐Server and Peer‐to‐Peer Networks 
Client‐Server Network 
With a client server network the files will not be stored on the hard drive of each workstation. 
Instead they will be stored on a computer which is known as a server. 

If you are using a client server network then you will have a user account and you will have to 
log on with a user name and password.  

There are a number of reasons why you do this. The first is to identify you to the server so that it 
knows which files belong to you and it can fetch them for you. The second is so that the security 
systems can check that you are actually who you say you are and that the account belongs to 
you. 

On a large network there may be more than just the file server. There might also be an email 
server which deals with the internal email system. A web server controls access to the Internet 
and blocks access to any unsuitable sites and a print server which deals with all of the printing 
requests. 

So that is the 'server' part of the client server network. The 'client' part is the workstations that 
are connected to the network. The 'clients' rely on servers to 

 store and fetch networked files 
 provide services that the users require 
 IT (9626)
Theory Notes
 
 

 manage network peripherals that the user wants to access. 

Client‐Server Networks 

Advantages  Disadvantages 

Files can be are stored in a central 
A specialist network operating system 
location (although each workstation can 
is needed 
have its own files as well) 

Network peripherals are controlled 
The server is expensive to purchase 
centrally 

Backups and network security is  Specialist staff such as a network 
controlled centrally  manager is often needed 

If key parts of the network fail such as 
Users can access shared data which is 
the server or the switch, a lot of 
centrally controlled 
disruption can occur 

Software licenses and installation for 
each workstation can be controlled   
centrally 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 IT (9626)
Theory Notes
 
 
Peer‐to‐Peer Network 
This type of network is where two or more computers are connected together without needing 
a file server to be part of the network. 

A peer to peer network can be as simple as two people in the same room temporarily 
connecting their computers via a Universal Serial Bus to enable them to transfer or share files 
directly with one another. 

It can also include a more permanent network where say half‐a‐dozen computers in a small 
office are connected together via a hub or switch. 

This type of network means that every PC, once connected to the network is acting both as a 
server and a client. There is no need for a special network operating system. Access rights to 
files, folders and data is controlled by setting the sharing permissions on individual machines. So 
for example, if User A wants to access some files from User B's computer, User B must set their 
permissions to allow this. Otherwise, User A won't be able to see or access any of User B's work. 

Permissions can be set to allow complete access to every file, folder and document stored on 
your system or just for particular things ‐ perhaps a music library if at home. 

This also works with a Wi‐Fi connected laptop as long as the Wireless Access Point is also 
connected to the hub. In home networking systems, the hub / switch / WAP / ADSL modem are  
 IT (9626)
Theory Notes
 
 

all built into one unit that an ISP (Internet Service Provider) supplies. For example; BT supplies a 
'Home Hub' unit for its customers that acts as a switch, WAP and a modem. 

Peer‐to‐Peer Networks 
 

Advantages  Disadvantages 

Because each computer might be being 
No need for a network operating 
accessed by others it can slow down the 
system 
performance for the user 

Does not need an expensive server 
because individual workstations  Files and folders cannot be centrally backed up 
are used to access the files 

No need for specialist staff such as  Files and resources are not centrally organized 
network technicians because each  into a specific 'shared area'. They are stored on 
user sets their own permissions as  individual computers and might be difficult to 
to which files they are willing to  locate if the computer's owner doesn't have a 
share.  logical filing system. 

Much easier to set up than a  Ensuring that viruses are not introduced to the 
client‐server network ‐ does not  network is the responsibility of each individual 
need specialist knowledge  user 

If one computer fails it will not  Although it is often the case that a password 
disrupt any other part of the  protected user account is set up on a machine, 
network. It just means that those  this does not have to be the case and so 
files aren't available to other users  security is not as robust as a client server 
at that time.  model. 

 
Virtual Private Network (VPN) 
A VPN or Virtual Private Network is a network connection that enables you to create a secure 
connection over the public Internet to private networks at a remote location. With a VPN, all 
network traffic (data, voice, and video) goes through a secure virtual tunnel between the host 
device (client) and the VPN provider’s servers, and is encrypted. VPN technology uses a 
combination of features such as encryption, tunneling protocols, data encapsulation, and  

 
 IT (9626)
Theory Notes
 
 

certified connections to provide you with a secure connection to private networks and to 
protect your identity. 

Early VPNs were often set up to give individual employees secure remote access to their 
company networks, hence the name “virtual private network”. By connecting to the company’s 
network, an individual employee can access all the company’s resources and services as if the 
employee were inside the company. 
 
Since then, VPNs have evolved to provide the same level of secure communication between any 
device on the internet. Today, using VPN is increasingly popular among consumers as a means 
to protect their privacy online, secure their browsing sessions, and get unrestricted access to 
content or websites that are otherwise blocked or censored 
 IT (9626)
Theory Notes
 
 

Difference between the Internet and the World Wide Web 
The World Wide Web (WWW) is one set of software services running on the Internet. 
The Internet itself is a global, interconnected network of computing devices. This network 
supports a wide variety of interactions and communications between its devices. The World 
Wide Web is a subset of these interactions and supports websites and URIs. 

The Internet 
The Internet is actually a huge network that is accessible to everyone & everywhere across the 
world. The network is composed of sub‐networks comprising of a number of computers that 
are enabled to transmit data in packets. The internet is governed by a set of rules, laws & 
regulations, collectively known as the Internet Protocol (IP). The sub‐networks may range 
from defense networks to academic networks to commercial networks to individual PCs. 
Internet, essentially provides information & services in the form of E‐Mail, chat & file 
transfers. It also provides access to the World Wide Web & other interlinked web pages. 
The World Wide Web 
The Internet & the World Wide Web (the Web), though used interchangeably, are not 
synonymous. Internet is the hardware part ‐ it is a collection of computer networks connected 
through either copper wires, fiber‐optic cables or wireless connections whereas, the World 
Wide Web can be termed as the software part – it is a collection of web pages connected 
through hyperlinks and URLs. In short, the World Wide Web is one of the services provided by 
the Internet. Other services over the Internet include e‐mail, chat and file transfer services. All 
of these services can be provided to consumers for use by businesses or government or by 
individuals creating their own networks or platforms. 
Another method to differentiate between both is using the Protocol Suite – a collection of laws 
& regulations that govern the Internet. While internet is governed by the Internet Protocol – 
specifically dealing with data as whole and their transmission in packets, the World Wide Web is 
governed by the Hyper Text Transfer Protocol (HTTP) that deals with the linking of files, 
documents and other resources of the World Wide Web. 
 IT (9626)
Theory Notes
 
 

Advantages and Disadvantages of The Internet 
Advantages: 

1.  Information on almost every subject imaginable.  
2.  Powerful search engines.  
3.  Ability to do research from your home versus research libraries.  
4.  Information at various levels of study. Everything from scholarly articles to ones directed  
  at children.  
5.  Message boards where people can discuss ideas on any topic. Ability to get wide range of 
opinions. People can find others that have a similar interest in whatever they are 
interested in.  
6.  The internet provides the ability of emails. Free mail service to anyone in the country.  
7.  Platform for products like SKYPE, which allow for holding a video conference with anyone 
in the world who also has access.  
8.  Things such as Yahoo Answers and other sites where kids can have readily available help 
for homework.  
 
Disadvantages:  
1.  There is a lot of wrong information on the internet. Anyone can post anything, and much 
of it is garbage.  
2.  There are predators that hang out on the internet waiting to get unsuspecting people in 
dangerous situations.  
3.  Easy to waste a lot of time on the internet. You can start surfing, and then realize far 
more time has passed than you realized.  
4.  Internet has a lot of "cheater" sites. People can buy essays and pass them off as their own 
far more easily than they used to be able to do.  
5.  Hackers can create viruses that can get into your personal computer and ruin valuable 
data.  
6.  Hackers can use the internet for identity theft.  
 IT (9626)
Theory Notes
 
 

How to set up a Video Conference 
Video conferencing is making it easier than it has ever been to do business all around the globe. 
By setting up video conferencing in your office, it is possible to have meetings with people from 
anywhere on the planet. Video conferences mean that you can talk to anyone around the world 
without worrying about traveling or accommodation costs. 

Setting video conferencing up isn't actually that difficult. Once it's set up, it can then be used 
over and over again to host many meetings. Video conferencing uses the Internet, which means 
that it's much cheaper and more convenient than a telephone call.  It's also much cheaper than 
video phone calls. 

Step 1: Choosing Software 

The first thing that you should do is choose the video conferencing software that you want to 
use for your business. There are many different pieces of software which can be used for video 
conferencing. If you are a small business, then you can make do with a free instant messenger 
application such as MSN. Alternatively, there are many more advanced applications. It is also 
possible to choose dedicated hardware for teleconferencing, which means you don't need to 
worry about using PCs for everything. 

Step 2: Choosing Equipment 

If you are using computers for your video conference, then you will need to purchase web 
cameras and microphones. These are two very important pieces of equipment. If you don't have 
these, then a video conference isn't possible. Choose a high quality camera which will offer auto 
focus for good quality meetings. You will also need to choose the microphones you want to use. 
You can either use microphones which are suitable for the whole room to talk into, or ones for 
just the person sitting in front of the camera. In this case, you could use headset microphones. 

Step 3: Additional Equipment 

If you want to create a more professional video conferencing set up, then you will need to 
purchase additional equipment. Not everyone will like the idea of crowding around a computer 
monitor. You could purchase a larger monitor so that more people can see it. You can also add 
multiple screens to the computer to see different members of the video. 

Step 4: Installing 

Now you need to install the software on your computer or alternatively set up any dedicated 
hardware. You will only need to install the software on the computers which are going to be 
used for video conferencing. 

 
 IT (9626)
Theory Notes
 
 

Step 5: Testing 

With everything set up and installed, you will now need to test out the system. Try to host a 
video conference between two computers within your company. You can then test it online 
from outside your private network. By testing the conference, you can check the quality of 
audio and video. 

You can then add to your video conferencing system whenever you want to add additional 
features. 

 
 IT (9626)
Theory Notes
 
 

How to set up a web conference 
Step 1: Setting up a computer  

You can use either a laptop, PC, tablet or smartphone for your web conferencing. Whatever 
device you choose, it needs to be configured to support your chosen web conferencing system. 

Step 2: An internet connection  

The faster your internet connection, the better your web conference experience will be. Ideally 
you should use high‐speed broadband. 

Step 3: Setting up Audio  

This can be delivered either through your phone line or over the internet. If you are using 
internet audio, you will need speakers or headphones and a microphone. 

Step 4: Setting up a web camera  

Most people now require visuals in a web conference. In this case, you will need a web camera 
to provide a visual experience. 

Step 5: Choosing software  

You will need a subscription to a cloud‐based web conferencing provider or access to cloud‐
based conferencing freeware; alternatively, you will need conferencing software that’s been 
downloaded onto your device. Before you make a decision, check the specifications of the 
application or software to make sure your device can support it. 

 
 IT (9626)
Theory Notes
 
 

How Data is Transmitted and Converted in a Video Conference 
The core of a video conferencing system consists of elements that enable the capture and 
transfer of video images and audio sounds. These elements are: 

 Video input – 2 or more video cameras or web cams; possibly digital projectors / 
whiteboards. 
 Audio input – microphones either centrally located or on individuals. 
 Video output – monitor, computer screen, television and/or projector. 
 Audio output – professional speakers, headphones or laptop computer speakers. 
 Codec – hardware or software‐based coder‐decoder technology that compresses analog 
video and audio data into digital packets and decompresses the data on the receiving end. 
 Echo cancellation software – diminishes audio delays to enable real‐time conversation. 
 Network for data transfer – today most video conferencing is transmitted over a high‐speed 
broadband Internet connection, using similar technology as VoIP (Voice over Internet 
Protocol) but LAN and occasionally ISDN connections are used. 

How Does Data Compression Work? 
The camera and microphone capture analog video and audio signals from a video conference. 
These data are a continuous wave of amplitudes and frequencies representing sounds, color 
shades, depth and brightness. 

Enormous bandwidth would be required to transmit this data without compression, so codecs 
(hardware/software technology) compress and decompress the data into digital packets. 

How Does the Data Transfer Work? 
Once digitally compressed, the video and audio data can be transmitted over a digital network. 

In most cases, a broadband Internet connection is the preferred network. 

Data is sent to the other participant’s video conferencing system and then decompressed and 
translated back into analog video images and audio sounds. 
 
 IT (9626)
Theory Notes
 

Transaction and Master files and Serial and Sequential files

Introduction
Data is stored in files on storage devices, for example, on floppy disks, hard drives and magnetic 
tape. There is a choice of storage devices and there is also a choice in the way that files are 
organized on the storage device. 
 
Files can be organized so that a piece of data in the file can be accessed directly, without going 
through other pieces of data to get to it. This is a fast method of data access.

Files could also be organized so that they are accessed serially or sequentially. This means that 
to find a file, you start at the beginning of the file and go through all the records in turn until you 
get to the one you want. This is a slow method of data access but has other benefits. When 
deciding what file organization to use and what storage device to use, the key questions to ask 
are: 
 How quickly do I need to get back a particular piece of data? 
 What do I want to do with the data? 
 
 

 
 
 IT (9626)
Theory Notes
 

Serial files
 
Data stored in a serial file is stored in time order only. When a new piece of data is added to the 
file, it is simply added on to the end of the file. If you had a serial file with 10000 items in it, they 
would be in the order that they were received on the storage device. This makes getting back 
any individual piece of data a rather slow process. The only way you can retrieve a particular 
record in a serial file is to: 
 Check the file is not empty. 
 If it is empty, report 'Empty' and stop. 
 If it is not empty, start at the first record in the file 
 Check if it is the record you want. 
 If it is, report 'Record found' and stop. 
 If it is not, get the next record and repeat, until you either find the record you want or 
you get to the end of the file. 
 If you get to the end of the file, report 'File not found'. 
 
Data access with serial files is slow and is therefore not suitable for applications that require fast 
access to data. You wouldn't want to use this system of organization, for example, for a driving 
license database used to deal with customer enquiries. If a driver rang up DVLC (the driving 
license center) and wanted to query their details, it would take a very long time to search 
serially the whole database! Some applications, however, don't require fast access to data. Here 
are some examples. 
 
Back‐ups  
 
Most networks back‐up the users' data onto magnetic tape during the night. The data will 
generally not be needed although occasionally a user will need to get back a copy of a file that 
they have accidentally deleted and very occasionally the whole network will need to be 
recovered after a system crash. 
 
A shop 
 
A shopkeeper might keep a record of each transaction made in the shop in time order (a serial 
file) over a 24‐hour period. This file will hold details of each sale; what was sold and how many 
of each item. This file (also known as a ‘transaction file’) can then be used at the end of the 24‐
hour period to update the ‘master file’ of products. The master file is a record of the products 
and what is in stock. It doesn't change except when it is updated using the transaction file. Once 
updated, the stock control system can then be used to automatically re‐order items. 
 
 IT (9626)
Theory Notes
 
 
It is also worth noting that updating the master file using the transaction file is done using 
batch processing. In batch processing systems, all the data is collected together in one place (in 
the transaction file) before being processed. Once a transaction file has been used to update the 
master file, the transaction file can be cleared out. It will then be ready for a new transaction 
period. Master files are permanent. Transaction files exist only for the transaction period, and 
then they are cleared. It is also worth noting here that while a serial file can be used for this 
application, a more efficient way to process the transaction file would be to re‐organize it into a 
sequential file first. 
 
A payroll system 
 
When a company's employees 'clock‐on' or ‘clock off’, a record of this event is stored in a serial 
file set up for this purpose. The entry in the file will record the employee number and the time 
and date they clocked on or off. At the end of the week this serial file (take note that it is also 
known as a 'transaction file') is sorted into a sequential file ‐ sorting the serial file into a 
sequential file would collect together each employee's entries, which are scattered throughout 
the serial file, and put them together and into the order that the employee records are stored 
on the master file, probably by employee number. The sequential file is then batch processed 
with the master file (the master file contains an up‐to‐date record of each employee, what their 
hourly rate is and a running total of their pay and deductions for the current tax year). The 
processing in this example means that the number of hours each employee has worked in total 
for the last week is calculated. The pay due is then worked out and the deductions (tax, NI, 
pension contributions and so on) made. Pay slips are printed out. The serial file is then cleared, 
ready for the next period of record collection. 
 

 
 IT (9626)
Theory Notes
 

Sequential files 

Serial files are organized by time. There are situations where this may not be the best way to 
organize data. Consider the above example involving a shopkeeper. Over a 24‐hour period, the 
same products will be bought many times yet the details of each transaction involving the same 
product will be scattered throughout the serial file. When the serial file is processed, it will 
clearly need to return time after time to one product's details in the master file every time it 
comes across a transaction for that product. Having to constantly re‐visit master file entries isn't 
very efficient! It would be better if the serial file, before the master file was updated, were 
processed to put all of the transactions for each of the products together. Not only that, 
however, it would be useful if the records were in the same order as the records in the master 
file. Then a product could be accessed once on the master file and all of the transactions that 
have taken place involving that product could be processed in one go. And since the sequential 
file and the master file records are in the same order, the records will be processed together in 
the most efficient way. You won’t get a record from the master file and then have to hunt 
through the sequential file. 
A file that is in some kind of order other than time order is known as a sequential file. In the 
above example, the master file might be a file of product details held in product ID order. We 
should therefore create a sequential file organized by product ID by processing the serial file, 
ensuring that all the product transactions for each product are together. We would then batch 
process the sequential file to update the master file. 

What media can be used for serial and sequential files? 

 
Both serial and sequential files are accessed by going to the beginning of the file, reading the 
first piece of data, then going to the next, and then the next and so on until the end of the file. 
Serial and sequential files can be stored on magnetic tape as well as media such as floppy disks, 
CD R/W and hard disks. 

Index sequential files

If you store files on a magnetic tape, for example, to back‐up a hard drive then the files on the 
tape will be either in serial or sequential order. You cannot go directly to a data item but have to 
go through all the other data items to get to it. This means data access can be slow, especially if 
there are lots of records. There are many occasions when you need fast access to some data. 
You first of all need to select a storage medium that allows you to access directly areas of data 
such as a floppy disk, hard disk or CD R/W (but not magnetic tape) and then you need a file 
structure that allows you to go straight to some data. 
 IT (9626)
Theory Notes
 

An enquiry system
 
Index sequential is a method that speeds up access to data. It does this by taking a sequential 
file and splitting it up into areas. Each block of data is stored in its own area. An index is then 
provided that points to each area. For example, suppose you had to design a database that 
allowed you to retrieve details about authors. You would get your file of authors and put them 
in a sequential order. At the beginning of the file, you would create an index, like this: 
 For authors beginning with A go to address 23000. 
 For authors beginning with B go to address 24000. 
 For authors beginning with C go to address 25000 and so on. 
When someone wants to get back details of an author, they: 
 Type in the author's surname. 
 The first letter of the author is stripped out. 
 The letter is looked up in the index. 
 The computer jumps to the address that corresponds to the letter. 
 A sequential search begins from that address, until the author is found or the end of the 
file is reached. 
 

Acknowledgements:

Resource by: theteacher/info 
 IT (9626)
Theory Notes
 
Expert Systems 
What is an Expert System? 
An Expert System is defined as an interactive and reliable computer‐based decision‐making 
system which uses both facts and heuristics to solve complex decision‐making problems. It is 
considered at the highest level of human intelligence and expertise. It is a computer application 
which solves the most complex issues in a specific domain. 
The expert system can resolve many issues which generally would require a human expert. It is 
based on knowledge acquired from an expert. It is also capable of expressing and reasoning 
about some domain of knowledge. 

Capabilities of Expert Systems 
The expert systems are capable of − 
 Advising 
 Instructing and assisting human in decision making 
 Demonstrating 
 Deriving a solution 
 Diagnosing 
 Explaining 
 Interpreting input 
 Predicting results 
 Justifying the conclusion 
 Suggesting alternative options to a problem 
They are incapable of − 
 
 Substituting human decision makers 
 Possessing human capabilities 
 Producing accurate output for inadequate knowledge base 
 Refining their own knowledge 
 
Components of Expert Systems 
 
The components of ES include − 
 
 Knowledge Base 
 Inference Engine 
 User Interface 
 
 

  info.sirfaisal@gmail.com   
 IT (9626)
Theory Notes
 
 
Knowledge Base 
 
It contains domain‐specific and high‐quality knowledge. 
 
Knowledge is required to exhibit intelligence. The success of any ES majorly depends upon the 
collection of highly accurate and precise knowledge. 
 
What is Knowledge? 
The data is collection of facts. The information is organized as data and facts about the task 
domain. Data, information, and past experience combined together are termed as knowledge. 
 
Components of Knowledge Base 
The knowledge base of an ES is a store of both, factual and heuristic knowledge. 
 
 Factual Knowledge − It is the informa on widely accepted by the Knowledge Engineers 
and scholars in the task domain. 
 
 Heuristic Knowledge − It is about prac ce, accurate judgement, one’s ability of 
evaluation, and guessing. 
 
Knowledge representation 
It is the method used to organize and formalize the knowledge in the knowledge base. It is in 
the form of IF‐THEN‐ELSE rules. 
 
Knowledge Acquisition 
The success of any expert system majorly depends on the quality, completeness, and accuracy 
of the information stored in the knowledge base. 
 
The knowledge base is formed by readings from various experts, scholars, and the Knowledge 
Engineers. He acquires information from subject expert by recording, interviewing, and 
observing him at work, etc. He then categorizes and organizes the information in a meaningful 
way, in the form of IF‐THEN‐ELSE rules, to be used by interference machine. The knowledge 
engineer also monitors the development of the ES. 
 
Inference Engine 
 
Use of efficient procedures and rules by the Inference Engine is essential in deducing a correct, 
flawless solution. 
 
To recommend a solution, the Inference Engine uses the following strategies − 
 
 Forward Chaining 
 Backward Chaining 
  info.sirfaisal@gmail.com   
 IT (9626)
Theory Notes
 
 
 
Forward Chaining 
It is a strategy of an expert system to answer the question, “What can happen next?” 
 
Here, the Inference Engine follows the chain of conditions and derivations and finally deduces 
the outcome. It considers all the facts and rules, and sorts them before concluding to a solution. 
This strategy is followed for working on conclusion, result, or effect. 
 

 
 
 
Backward Chaining 
With this strategy, an expert system finds out the answer to the question, “Why this 
happened?” 
 
On the basis of what has already happened, the Inference Engine tries to find out which 
conditions could have happened in the past for this result. This strategy is followed for finding 
out cause or reason. 
 

 
 
 
 
 
 
 
  info.sirfaisal@gmail.com   
 IT (9626)
Theory Notes
 
 
User Interface 
 
User interface provides interaction between user of the ES and the ES itself. It is generally 
Natural Language Processing so as to be used by the user who is well‐versed in the task domain. 
The user of the ES need not be necessarily an expert in Artificial Intelligence. 
 
It explains how the ES has arrived at a particular recommendation. The explanation may appear 
in the following forms − 
 
 Natural language displayed on screen. 
 Verbal narrations in natural language. 
 Listing of rule numbers displayed on the screen. 
 
Development of Expert Systems 
 
The process of ES development is iterative. Steps in developing the ES include − 
 
Identify Problem Domain 
 
 The problem must be suitable for an expert system to solve it. 
 Find the experts in task domain for the ES project. 
 Establish cost‐effectiveness of the system. 
 
Design the System 
 
 Identify the ES Technology 
 Know and establish the degree of integration with the other systems and databases. 
 Realize how the concepts can represent the domain knowledge best. 
 
Develop the Prototype 
 
From Knowledge Base: The knowledge engineer works to − 
 
 Acquire domain knowledge from the expert. 
 Represent it in the form of If‐THEN‐ELSE rules. 
 
Test and Refine the Prototype 
 
 The knowledge engineer uses sample cases to test the prototype for any deficiencies in 
performance. 
 End users test the prototypes of the ES. 
 
 
  info.sirfaisal@gmail.com   
 IT (9626)
Theory Notes
 
 
Develop and Complete the ES 
 
 Test and ensure the interaction of the ES with all elements of its environment, including 
end users, databases, and other information systems. 
 Document the ES project well. 
 Train the user to use ES. 
 
Maintain the System 
 
 Keep the knowledge base up‐to‐date by regular review and update. 
 Cater for new interfaces with other information systems, as those systems evolve. 
 
Benefits of expert systems 
 
 It improves the decision quality 
 Cuts the expense of consulting experts for problem‐solving 
 It provides fast and efficient solutions to problems in a narrow area of specialization. 
 It can gather scarce expertise and used it efficiently. 
 Offers consistent answer for the repetitive problem 
 Maintains a significant level of information 
 Helps you to get fast and accurate answers 
 A proper explanation of decision making 
 Ability to solve complex and challenging issues 
 Expert Systems can work steadily work without getting emotional, tensed or fatigued. 
 
Limitations of the expert system 
 
 Unable to make a creative response in an extraordinary situation 
 Errors in the knowledge base can lead to wrong decision 
 The maintenance cost of an expert system is too expensive 
 Each problem is different therefore the solution from a human expert can also be 
different and more creative 
 
Applications of expert systems 
 
Some popular application where expert systems user: 
 
 Information management 
 Hospitals and medical facilities 
 Help desks management 
 Employee performance evaluation 
 Loan analysis 
  info.sirfaisal@gmail.com   
 IT (9626)
Theory Notes
 
 
 Virus detection 
 Useful for repair and maintenance projects 
 Warehouse optimization 
 Planning and scheduling 
 Financial decision making  
 Process monitoring and control 
 Stock market trading 
 Airline scheduling & cargo schedules 

  info.sirfaisal@gmail.com