Opening/Closing

拝啓 (Haikei): Dear

敬具 (Keigu): Sincerely yours

Opening Greetings

お元気でいらっしゃいますか。(Ogenki de irasshaimasu ka): How are you doing?… Very formal

お元気ですか。(Ogenki desu ka): How are you doing?… Formal

お手紙ありがとうございました。(Otegami arigatou gozaimashita): Thank you for your letter.

お久しぶりです。(Ohisashiburi desu): Long time no talk.

早速の返事ありがとうございました。(Sassoku no henji arigatou gozaimashita): Thank you for the

quick reply.

お返事が遅れて、失礼いたしました。(ohenji ga okurete, shitsurei itashimashita): Sorry for my late

reply.

突然のメール､失礼いたします。(Totuzen no meeru, shiturei itashimasu): Sorry for the sudden mail.

お忙しいところ大変申し訳ございませんが、~ (Oisogashii tokoro taihen moushiwake

gozaimasenga): Sorry to interrupt while you are busy, but~

Final Greetings

～によろしくお伝えください。(~ ni yoroshiku otsutae kudasai): Please give my regards to ~

お返事お待ちしております。(Ohenji omachi shite orimasu): I look forward to hearing from you.

どうぞよろしくお願いいたします。(Douzo yoroshiku onegai itashimasu): Best regards, or please

take care of…

ご質問､ご不明な点がございましたらお気軽にお問い合わせください。(Goshitumon, gofumei na
ten ga gozaimashitara okigaruni otoiawase kudasai): If you have any questions or confusion, please feel
free to ask me.
Thank you’s

〜心より御礼申しあげます。(~ kokoro yori orei moushi agemasu): ~thank you from the bottom of my
heart.

誠にありがとうございました。(Makoto ni arigatou gozaimashita): Thank you very much.

おかげさまで~ (okagesamade~): Thanks to you…

~深く感謝しております。 (~ fukaku kansha shite orimasu): I really appreciate it…

胸がいっぱいになりました。(Mune ga ippai ni narimashita): I am filled with gratitude.

Sorry’s

申し訳ありませんでした。(Moushi wake arimasen deshita): I am really sorry.

~お詫び申し上げます。(~owabi moushi agemasu): ~ I apologize.

ご迷惑をおかけしました。(Gomeiwaku o okake shimashita): I am sorry for the inconvenience.

大変ご心配をおかけいたしました。(Taihen goshinpai o okake itashimashita): I am sorry that you

worried about me.

~お恥ずかしいかぎりです。(~ohazukashi kagiri desu): I am so embarrassed that…

不注意で~ (Fuchuui de~): Due to carelessness~

Transitions

さっそくですが､~ (Sassoku desuga~): Without delay~

また、~ (Mata~): In addition, ~

さて、~ (Sate~): Now, ~

このたび~ (Kono tabi~): At this time~

今後は、~ (Kongo wa~): From now on~

つきましては、~ (Tsukimashitewa~): Therefore~

Other phrases

とても助かりました。(Totemo tasukari mashita): It really helped.

大変お世話になりました。(Taihen osewa ni narimashita): Your help has been enormous.

~していただけませんでしょうか。(~shite itadakemasen deshouka): Could you please~ (do this favor

for me)?

誠におめでとうございます。(Makoto ni omedetougozaimasu): Congratulations!

~いただければ幸いです。(~itadakereba saiwai desu): I would really appreciate it if you could~

~楽しみにしております。(~tanoshimi ni shiteorimasu): I am looking forward to~

o I am contacting you regarding~ =~no kende mail wo sashiagemashita (～の件で、メールを差

し上げました。～のけんでメールをさしあげました。)

Key words to note:

Regarding ~ = ~no ken, contacting = Sashiagemashita

o I want to discuss ~ with you = ~no kende gosoudanga gozaimasu(~の件で、ご相談がございま

す。～のけんでごそうだんがございます。)

Key words to note:

discuss = soudan,  want to = gozaimasu

o I realize you are very busy but..= go tabou no tokoro osoreirimasuga…(ご多忙のところ恐れ入

りますが。。。ごたぼうのところ　おそれいりますが。。。)

Key words to note:

very busy = go tabou, I realize = osoreirimasuga..

o With regard to ~, I am very interested in your proposal = ~no kenni tsukimashite, onshano
goteian ni taihen kyoumiwo motte orimasu. (～の件につきまして、御社のご提案に大変興
味を持っております。～のけんにつきまして、おんしゃのごていあんにたいへんきょう
みをもっております。)
Key words to note:

very interested in = taihen kyoumiwo motsu, proposal = goteian

o If you have any questions, please contact us. = Fumeina tenga gozaimashitara otoiawase
kudasai. (不明な点がございましたら、お問い合わせください。ふめいなてんがございま
したら、おといあわせください。)

Key words to note:

questions = fumeina ten, contact = otoiawase

o I look forward to hearing from you. =Ohenjiwo omachi shite orimasu. (お返事をお待ちしてお
ります。おへんじをおまちしております。)

Key words to note:

hearing from you = Ohenji, look forward to = omachi shiteorimasu.

Here is the short email example. 

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

拝啓　山田様、

来年度の商品開発について、ご連絡いたします。先日、御社からご提示されました案に大変興
味を持っております。ご多忙のところ恐れ入りますが、この件に関してご相談がございます。
会議を開きたいと思いますので、どうぞ、ご都合のいい日時をお知らせください。お返事をお
まちしております。

敬具

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

はいけい　やまださま、

らいねんどのしょうひんかいはつについて、ごれんらくいたします。せんじつ、おんしゃから
ごていじされましたあんにたいへんきょうみをもっております。ごたぼうのところ　おそれい
りますが、このけんにかんしてごそうだんがございます。かいぎをひらきたいとおもいますの
で、どうぞ、ごつごうのいいにちじをおしらせください。おへんじをおまちしております。

けいぐ

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

Haikei Yamada sama,

Rainendono shouhin kaihatsu ni tsuite,gorenrakui itashimasu. Senjitsu, onshakara goteijisaremashita

anni taihen kyoumiwo motteorimasu. Gotabou no tokoro osore irimasuga konokennikanshite
gosoudanga gozaimasu. Kaigiwo hirakitaito omoimasunode,douzo gotsugounoiihinichiwo
oshirasekudasai. Ohenjiwo omachishiteorimasu.

Keigu

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

Dear Mr. Yamada,

I am contacting you regarding the product development for next year. With regard to the development,
I am very interested in your proposal from the other day. I realize you are very busy, but could you
please let me know what day and time is convenient for our meeting? I look forward to hearing from
you.

Sincerly,

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

So, what do you think?  If there is any other topic you would like me to cover, please feel free to let me
know!

E-Mail - Opening

拝啓
・・・・様
Dear Mr. President,
Very formal, recipient has a special title that must be used in place of their name

拝啓

Dear Sir,
Formal, male recipient, name unknown

拝啓　

Dear Madam,
Formal, female recipient, name unknown

拝啓

Dear Sir / Madam,

Formal, recipient name and gender unknown

拝啓　

Dear Sirs,
Formal, when addressing several unknown people or a whole department

関係者各位

To whom it may concern,

Formal, recipient/s name and gender completely unknown

拝啓
・・・・様

Dear Mr. Smith,

Formal, male recipient, name known

拝啓
・・・・様
Dear Mrs. Smith,
Formal, female recipient, married, name known

拝啓
・・・・様

Dear Miss Smith,

Formal, female recipient, single, name known

拝啓
・・・・様

Dear Ms. Smith,

Formal, female recipient, name known, marital status unknown

佐藤太郎様

Dear John Smith,

Less formal, one has done business with the recipient before

佐藤太郎様

Dear John,

Informal, one is personal friends with the recipient, relatively uncommon

・・・・についてお知らせいたします。

We are writing to you regarding…

Formal, to open on behalf of the whole company

一同に代わって、・・・・についてご連絡いたします。
We are writing in connection with ...

Formal, to open on behalf of the whole company

・・・にさらに付け加えますと、

Further to…

Formal, to open regarding something you have seen from the company you are contacting

・・・・に関してご連絡いたしますが、・・・・

With reference to…

Formal, to open regarding something you have seen from the company you are contacting

・・・についてお伺いします。

I am writing to enquire about…

Less formal, to open on behalf of yourself for your company

・・・に代わって連絡しております。

I am writing to you on behalf of...

Formal, when writing for someone else

あなたの会社は・・・に高く評価されています。

Your company was highly recommended by…

Formal, polite way of opening

E-Mail - Main Body

・・・・していただけないでしょうか。

Would you mind if…

Formal request, tentative

申し訳ありませんが・・・・してくださいませんか？

Would you be so kind as to…

Formal request, tentative

・・・・していただけると大変ありがたく思います。

I would be most obliged if…

Formal request, tentative

・・・・についての詳細な情報をお送りいただけると大変ありがたく思います。

We would appreciate it if you could send us more detailed information about…

Formal request, very polite

・・・・していただければ幸いです。

I would be grateful if you could...

Formal request, very polite

・・・・を送っていただけますか。

Would you please send me…

Formal request, polite

是非・・・・を購入したいと思います。

We are interested in obtaining/receiving…

Formal request, polite
・・・・は可能でしょうか？

I must ask you whether...

Formal request, polite

・・・・を紹介してください。

Could you recommend…

Formal request, direct

・・・・をお送りください。

Would you please send me…

Formal request, direct

至急・・・・してください。

You are urgently requested to…

Formal request, very direct

・・・していただけたら私どもは大変うれしく思います。

We would be grateful if…

Formal request, polite, on behalf of the company

現在の・・・・のカタログ記載価格はいくらでしょうか？

What is your current list price for…

Formal specific request, direct

私どもは・・・・に興味があるので詳細をお知らせいただけるとありがたいです。
We are interested in ... and we would like to know ...

Formal enquiry, direct

貴社の広告で拝見した、・・・・についての件ですが、

We understand from your advertisment that you produce…

Formal enquiry, direct

・・・・することを目的としております。

It is our intention to…

Formal statement of intent, direct

私どもは貴社のご提案を考慮し、・・・・

We carefully considered your proposal and…

Formal, leading to a decision regarding a business deal

大変申し訳ございませんが・・・・

We are sorry to inform you that…

Formal, rejection of a business deal or showing no interest in an offer

添付ファイルは・・・・のフォーマットで開いてください。

The attachment is in...

Formal, detailing with what program the recipient should open the attachment

私のパソコンのウイルスチェッカーがウイルスを感知したため、あなたが添付してくださった
ファイルを開くことができませんでした。
I could not open your attachment this morning. My virus-checker program detected a virus.

Formal, direct, detailing a problem with an attachment

連絡が遅れてしまい大変申し訳ございません。しかしアドレス間違いがあったためあなた宛て
のメールは送信できませんでした。

I apologise for not forwarding the message sooner, but due to a typing error your mail was returned
marked "user unknown".

Formal, polite

詳細については・・・・のウェブサイトを参照して下さい。

For further information please consult our website at…

Formal, when advertising your website

E-Mail - Closing

ご不明な点がございましたらどうぞお気軽にご連絡ください。

If you need any additional assistance, please contact me.

Formal, very polite

何かお役に立てることがございましたらご連絡ください。

If we can be of any further assistance, please let us know.

Formal, very polite

・・・・してくださいますようお願いいたします。

Thanking you in advance…

Formal, very polite

詳細に関してはどうぞお気軽にご連絡ください。

Should you need any further information, please do not hesitate to contact me.

Formal, very polite

この件につきましでできるだけ早くお調べいただけると大変ありがたく思います。

I would be most grateful if you would look into this matter as soon as possible.

Formal, very polite

・・・・のため、できるだけ早いお返事をお待ちしております。

Please reply as soon as possible because…

Formal, polite

詳細に関してはどうぞお気軽にご連絡ください。

If you require any further information, feel free to contact me.

Formal, polite

お取り引きを開始させていただきたく思います。

I look forward to the possibility of working together.

Formal, polite

お力添えいただきありがとうございます。

Thank you for your help in this matter.

Formal, polite
この件について話し合える日を心待ちにしています。

I look forward to discussing this with you.

Formal, direct

さらに情報が必要な場合は・・・・

If you require more information ...

Formal, direct

誠にありがとうございました。

We appreciate your business.

Formal, direct

私までご連絡ください。電話番号は・・・・です。

Please contact me - my direct telephone number is…

Formal, very direct

お返事を楽しみに待っています。

I look forward to hearing from you soon.

Less formal, polite

敬具

Yours faithfully,

Formal, recipient name unknown

敬具

Yours sincerely,

Formal, widely used, recipient known

敬白

Respectfully yours,

Formal, not widely used, recipient name known

敬具

Kind/Best regards,

Informal, between business partners who are on first-name terms

よろしくお願い致します。

Regards,

Informal, between business partners who work together often

Japanese Email Format

けんめい ほんじつ れい
件 名 ： 本 日 のお 礼
ほんぶん
本 文 ：
かぶしきがいしゃ やまだ たけしさま
株 式 会 社 ワサビ　 山 田 武 様

せわ
いつもお 世話になります。
ごうどうがいしゃ だん まつもと
合 同 会 社 暖 の 松 本 です。

ほんじつ きちょう じかん

本 日 は 貴 重 なお時 間 をありがとうございました。
かだい のこ
まだまだ 課 題 が 残 っておりますが、
おんしゃ やく た こんご じんりょく まい
御 社 のお 役 に立てるよう 今 後も 尽 力 して 参 ります。
こんご ねが
どうぞ 今 後ともよろしくお 願 いいたします。

と いそ ほんじつ れい しつれい
取り 急 ぎ、 本 日 のお 礼 のみで 失 礼 いたします。

―――――――――――――――――
ごうどうがいしゃ だん まつもとだん
合 同 会 社 暖 　 松 本 段
ながさきけんしまばらしほんこうじまち
長 崎 県 島 原 市 本 光 寺 町 3296-3
TEL: +81-99-9999-9999
Email: info@wasabi-jpn.com
URL: http://www.wasabi-jpn.com/
―――――――――――――――――

English Translation

Subject: Thank You for Your Time Today

Body:
Dear Mr. Yamada from Wasabi, Inc.

We appreciate your help as always.

This is Matsumoto from Dan, LLC.

Thank you for your time today.

There are still some problems that remain,
we will do our best to contribute to your company.
We hope our relationship will continue for a long time.
This is just a quick note to express our appreciation for your time today.

―――――――――――――――――
Dan LLC. Dan Matsumoto
3296-3 Honkojimachi, Shimabara, Nagasaki, Japan
TEL: +81-99-9999-9999
Email: info@wasabi-jpn.com
URL: www.wasabi-jpn.com
―――――――――――――――――

Explanation

We have added explanations to the example below. Please note: one of the biggest difference between
Japanese and English emails is that you have to start a new line when each line contains approximately
15 to 25 letters.

けんめい ほんじつ れい
件 名 ： 本 日 のお 礼
For the subject, you should summarize your message with one phrase.
ほんぶん
本 文 ：
かぶしきがいしゃ やまだ たけしさま
株 式 会 社 ワサビ　 山 田 武 様
First, you have to start by addressing the person to whom you are writing. Then, start a new paragraph.

せわ
いつもお世話になります。
ごうどうがいしゃ だん まつもと
合 同 会 社 暖 の 松 本 です。
Second, you say who you are with the common business greeting phrase. Then, start a new paragraph.

ほんじつ きちょう じかん

本 日 は 貴 重 なお時 間 をありがとうございました。
かだい のこ
まだまだ 課 題 が 残 っておりますが、
おんしゃ やく た こんご じんりょく まい
御 社 のお 役 に立てるよう 今 後も 尽 力 して 参 ります。
こんご ねが
どうぞ 今 後ともよろしくお 願 いいたします。
After that, you will write your actual message. It is best that you have only one topic in one email in
order to clearly convey what you are trying to say. However, if you would like to mention multiple
topics, please start new paragraphs for each topic.

と いそ ほんじつ れい しつれい
取り 急 ぎ、 本 日 のお 礼 のみで 失 礼 いたします。
Finally, you end your email with a closing phrase.
This is the basic format. Please try to memorize the structure: Subject, Recipient, Introduction, Body and
Closing Phrase. Then, you can just replace the contents.

You Can Copy & Paste: Examples of Writing Emails in Japanese

Next, let’s go over each part of the email format. We have listed only practical examples. Please use
them when you need to write emails in Japanese.

Subject

けん
… の 件 について / Regarding …

さんか けん Regarding Participation in the Competition

コンペ 参 加の 件 について

しんき けん Regarding the New Project

新 規プロジェクトの 件 について

とおか かいぎ けん
Regarding the Meeting on the 10th
1 0 日の 会 議の 件 について

ねが
… のお 願 い / Request for …

ねが Request for an Appointment

アポイントメントのお 願 い

みつもりしょはっこう ねが Request to Issue a Quotation

見 積 書 発 行 のお 願 い

せいきゅうしょはっこう ねが Request to Issue an Invoice

請 求 書 発 行 のお 願 い
あんない
… のご 案 内 / Invitation to …

かんさい あんない Invitation to a Seminar

セミナー 開 催 のご 案 内

こうりゅうかい あんない Invitation to a Networking Party

交 流 会 のご 案 内

ぼうねんかい あんない Invitation to an Annual Party

忘 年 会 のご 案 内
かくにん
… の 確 認 / Confirmation for …

しよう かくにん Confirmation for the Specification

仕 様 の 確 認
のうき かくにん Confirmation for the Deadline
納 期の 確 認

はんにゅうよていび かくにん Confirmation for the Expected Delivery Date

搬 入 予 定 日の 確 認
と あ
… についての問い合わせ / Inquiry about ,,,

しんしょうひん と あ Inquiry about the New Product

新 商 品 についての 問い合わせ

さいよう と あ Inquiry about Recruitment

採 用 についての 問い合わせ

しはら と あ Inquiry about the Payment

支 払 いについての 問い合わせ
れい
… のお 礼 / Thank You for …

ほんじつ れい Thank You for Your Time Today

本 日 のお 礼

めんだん れい Thank You for the Meeting

面 談 のお 礼

はっちゅう れい Thank You for Your Order

ご 発 注 のお 礼
わ
… のお詫び / Apology for …

のうきちえん わ Apology for the Delayed Delivery

納 期遅 延 のお 詫び

しょうひんはそん わ Apology for the Damaged Item

商 品 破 損 のお 詫び

せつぞくしょうがい わ Apology for the Connection Trouble

接 続 障 害 のお 詫び
し
 … のお知らせ / Notice of …

きゅうか し Notice of Vacation

休 暇のお 知らせ

じゅうしょへんこう し Notice of Change of Address

住 所 変 更 のお 知らせ

えいぎょうじかんへんこう し Notice of Change in Business Hours

営 業 時 間 変 更 のお 知らせ

 Label
 しきゅう ［Urgent］
［至 急 ］

じゅうよう ［Important］
［ 重 要 ］

しゃがいひ ［Confidential］
［ 社 外 秘］

ぎょうむがい
［ 業 務 外 ］ ［Private］

さいそう ［Resend］
［ 再 送 ］

と あ ［Inquiry］
［問い 合わせ］

かいとう ［Answer］
［ 回 答 ］

Addressing Recipients

Writing an Email to Somebody Outside Your Company

Formal かぶしきがいしゃ だいひょうとりしまりやく まつもとさま

株 式 会 社 ワサビ　 代 表 取 締 役 　 松 本 様

Neutral かぶしきがいしゃ まつもとさま

株 式 会 社 ワサビ　 松 本 様

Casual まつもとさま
松 本 様

The order should be: the name of the organization, the recipient’s family name, and the suffix 「
さま
様 」. There should be a space between the organization’s name and the recipient’s family name. At
the end, unlike the way you put a comma in English emails, you should not put anything. The longer a
sentence is, the more formal it looks. If you would like to write formal emails, you can add a first name,
a designation and a department name.

Writing Emails to a Few Recipients

かぶしきがいしゃ まつもとさま ときわさま

株 式 会 社 ワサビ　 松 本 様 、常 盤 様  

かぶしきがいしゃ
株 式 会 社 ワサビ　
まつもとさま ときわさま いわもとさま
松 本 様 、 常 盤 様  、 岩 本 様

かぶしきがいしゃ ありあけ
株 式 会 社 セルフサポート 有 明 ワークス
まつもとさま ときわさま
松 本 様 、常 盤 様

かぶしきがいしゃ ありあけ
株 式 会 社 セルフサポート 有 明 ワークス
まつもとさま ときわさま いわもとさま
松 本 様 、常 盤 様 、 岩 本 様

かぶしきがいしゃ よこやまさま
株 式 会 社 ワサビ　 横 山 様
ごうどうがいしゃだん とくながさま
合 同 会 社 暖 　 徳 永 様

Please try to keep to the rule: Start a new line when it contains approximately from 15 to 25 letters.

Writing Emails to Several Recipients

かくい Dear All

各 位

かんけいしゃかくい Dear All Persons Involved

関 係 者 各 位

とりひきさきかくい Dear All Customers

取 引 先 各 位

えいぎょうぶかくい Dear Sales Department

営 業 部 各 位

かくい Dear Wasabi project team members

ワサビプロジェクトチーム 各 位

かくい さま
「 各 位」 is a key phrase. It can express your respect; thus, you don’t have to use 「 様 」.

When You Don’t Know Who is in Charge (or, When You Inquire About Something for the First Time)

Formal かぶしきがいしゃ おんちゅう Dear Representative of Wasabi, Inc.

株 式 会 社 ワサビ 御 中

Neutral ごたんとうしゃさま Dear Sir or Madam, or To Whom It May Concern,

担 当 者 様

おんちゅう
「 御 中 」  is another key phrase and can express your respect. However, in most business
たんとうしゃさま おんちゅう
emails, 「ご 担 当 者 様 」 can be used and looks professional. 「 御 中 」 is more
suitable for business letters.

Writing Emails to Your Boss or Coworkers

Formal まつもとしてんちょう Dear Branch Manager Matsumoto

松 本 支 店 長
Casual まつもと Mr. Matsumoto
松 本 さん

When you write a designation, it looks formal. When you put 「さん」 behind a name instead, it looks
casual.

Introduction

Writing as a Representative of an Organization

せわ
いつもお世話になります。 We appreciate your help as always.
かぶしきがいしゃ まつもと This is Matsumoto from Dan, LLC.
株 式 会 社 ワサビの 松 本 です。

This is the most common phrase. For the first email, you should write: 「はじめまして。
かぶしきがいしゃ まつもと もう
株 式 会 社 ワサビの 松 本 と 申 します。」. Otherwise, you can utilize this one for
almost any situation.

Writing as an Individual

せわ まつもと
いつもお 世話になります。 松 本 です。

You can use the above phase (but use the name of your organization instead). When it comes to writing
emails as individuals, this may look a litle polite, but we don’t think being polite will cause any problems.
If you would like to be casual, you can remove this introductory part.

Closing Phrases

と いそ しつれい
取り 急 ぎ、… のみで 失 礼 いたし This is just a quick note to …
ます。

いじょう かくにん ねが This is the end (of the email). Please confirm what we have
以 上 、ご 確 認 をお 願 いいた
します。 mentioned.

いじょう こんご ねが This is the end (of the email). We hope our relationship will
以 上 、 今 後ともよろしくお 願
いいたします。 continue for a long time.

 Although there are several closing phrases in Japanese emails, we suggest that you use the above ones
for the time being. They are the most practical and common.

Body
Since this is your actual message, it is a little difficult to show you useful formats. Instead, we will show
you some emails used in practice.

Requesting an Appointment

けんめい ねが
件 名 ： アポイントメントのお 願 い
ほんぶん
本 文 ：
かぶしきがいしゃ いしださま
株 式 会 社 ワサビ　 石 田 様

せわ
いつもお 世話になります。
ごうどうがいしゃ だん まつもと
合 同 会 社 暖 の 松 本 です。

たいへん ま
大 変 お 待たせいたしましたが、
せんじつ いらいいただ みつもりしょ かんせい
先 日 ご依 頼 頂 いた 見 積 書 が 完 成 いたしました。
なんてん ちょくせつ せつめい
何 点 か 直 接 ご 説 明 したいところがありまして、
かき にってい すこ じかん いただ
よろしければ 下記の 日 程 で 少 しお 時 間 を 頂 けないでしょうか。

しがつついたち くじ じゅうにじ
4 月 1 日 9 時～ 1 2 時
しがつふつかじゅうさんじ じゅうななじ
4 月 2 日 1 3 時～ 1 7 時
しがつみっかじゅうじ じゅうななじ
4 月 3 日 1 0 時～ 1 7 時

いそが きょうしゅく ちょうせい いただ さいわ

お 忙 しいところ 恐 縮 ですが、ご 調 整 を 頂 けますと 幸 いです。

いじょう かくにん ねが
以 上 、ご 確 認 をお 願 いいたします。

―――――――――――――――――
ごうどうがいしゃ だん まつもとだん
合 同 会 社 暖 　 松 本 段
ながさきけんしまばらしほんこうじまち
長 崎 県 島 原 市 本 光 寺 町 3296-3
TEL: +81-99-9999-9999
Email: info@wasabi-jpn.com
URL: http://www.wasabi-jpn.com/
―――――――――――――――――
Subject: Request for an Appointment

Body:
Dear Mr. Ishida from Wasabi, Inc.

We appreciate your help as always.

This is Matsumoto from Dan, LLC.

We have kept you waiting for a while,

but we have completed the quote you requested the other day.
There are some points which we would like to explain face to face.
Could you give us your preferred time from the following dates if possible?

9:00 – 12:00 April 1st

13:00 – 17:00 April 2nd
10:00 – 17:00 April 3rd

Although we know you are busy, we would be grateful if you could fit us into your schedule.

This is the end (of the email). Please confirm what we have mentioned.
―――――――――――――――――
Dan LLC. Dan Matsumoto
3296-3 Honkojimachi, Shimabara, Nagasaki, Japan
TEL: +81-99-9999-9999
Email: info@wasabi-jpn.com
URL: www.wasabi-jpn.com
―――――――――――――――――

Confirming Your Agreement for the (Technical) Specifications

しよう かくにん
件名： 仕 様 の 確 認 （No. 123456）
本文：
かぶしきがいしゃ うじさま
株 式 会 社 ワサビ　 宇治 様

せわ
いつもお 世話になります。
ごうどうがいしゃ だん まつもと
合 同 会 社 暖 の 松 本 です。

せんじつ しようしょ せつめい

先 日 は仕 様 書 のご 説 明 ありがとうございました。
しゃない けんとう けっか ほんないよう もんだい
社 内 で 検 討 した 結 果、 本 内 容 で 問 題 ございません。
 みつもりしょ はっこう ねが
つきましては、 見 積 書 の 発 行 をお 願 いできますでしょうか。
てすう か よろ ねが
お 手 数 をお 掛けしますが、 宜 しくお 願 いいたします。

いじょう かくにん ねが
以 上 、ご 確 認 をお 願 いいたします。

―――――――――――――――――
ごうどうがいしゃ だん まつもとだん
合 同 会 社 暖 　 松 本 段
ながさきけんしまばらしほんこうじまち
長 崎 県 島 原 市 本 光 寺 町 3296-3
TEL: +81-99-9999-9999
Email: info@wasabi-jpn.com
URL: http://www.wasabi-jpn.com/
―――――――――――――――――

Subject: Confirmation for the Specification (No. 123456)

Body:
Dear Mr. Uji from Wasabi, Inc.

We appreciate your help as always.

This is Matsumoto from Dan, LLC.

Thank you for your explanation the other day.

After internal consideration, the (technical) specifications are not a problem.
And hence, could you please issue a quote?
We are sorry to trouble you, but we appreciate your cooperation.

This is the end (of the email). Please confirm what we have mentioned.

―――――――――――――――――
Dan LLC. Dan Matsumoto
3296-3 Honkojimachi, Shimabara, Nagasaki, Japan
TEL: +81-99-9999-9999
Email: info@wasabi-jpn.com
URL: www.wasabi-jpn.com
―――――――――――――――――

When You Inquire About a New Product (as an Individual)

けんめい しんしょうひん と あ
件 名 ： 新 商 品 についての 問い 合わせ
ほんぶん
本 文 ：
たんとうしゃさま
ご 担 当 者 様

まつもと もう
はじめまして。 松 本 と 申 します。

あたら
ホームページで 新 しいスマートフォンを
きんじつちゅう はつばいよてい はいけん
近 日 中 に 発 売 予 定 だと 拝 見 しました。
ぐたいてき はつばいかいしび
もしよろしければ 具 体 的 な 発 売 開 始日と
ねだん おし いただ
おおよその 値 段 を 教 えて 頂 けないでしょうか。
おそ い ねが
恐 れ 入りますが、よろしくお 願 いします。

いじょう かくにん ねが
以 上 、ご 確 認 をお 願 いいたします。

まつもとだん
松 本 段

Subject: Inquiry about a New Product

Body:
Dear Sir or Madam,

[A Japanese greeting] . This is Matsumoto.

I saw your homepage saying you’re going to sell a new smartphone model soon.
If possible, could you tell me the specific release date and the rough price please?
I’m sorry to trouble you, but I appreciate your cooperation.

This is the end (of the email). Please confirm what I have mentioned.

Dan Matsumoto

Q&A

はいけい げい ぐ
What are 「 拝 啓 」 and 「 敬 具」?

You may have seen these phrases when you looked up “Dear” and “Sincerely.” They are usually used in
letters, not emails. Thus, you can just ignore them.

How should we use To, Cc, and Bcc in Japan?

This is same as English emails. One thing we should mention is that most Japanese companies strictly
follow the Personal Data Protection Law. Please be careful when you need to select Cc or Bcc.

Conclusion for How to Write Emails in Japanese

Thank you for reading this long article. We hope we have explained everything you will need to write
emails in Japanese. If you need more clarification, please let us know at any time, on our Facebook page.
We will add your questions into the Q&A accordingly

Humanities › Languages

Expressions Used in Letters

Seasonal Greetings in Japanese Letters

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Expressions used in Japanese letters

Language Learning Resources

by Namiko Abe

Updated August 07, 2017

The difference between written language and conversational language in Japanese is much greater than
in English. Japanese letters often use classical grammar patterns which are seldom used in conversation.
Although there are no particular rules when writing to close friends, there are many set expressions and
honorific expressions (keigo) used in formal letters. A conversational style is not usually used when
writing formal letters.

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Opening and Closing Words

The opening and closing words in letters, which are similar to English's "Dear" and "Sincerely" etc., come
in pairs.

Haikei （拝啓） - Keigu （敬具）

The most common pair used in formal letters. Women sometimes use "Kashiko（かしこ）" as a closing
word instead of "Keigu."
Zenryaku （前略） - Sousou （草々）

This pair is less formal. It is usually used when you don't have time to write a long letter, so that the
preliminary greetings are omitted. "Zenryaku" literally means, "omitting the preliminary remarks."

Preliminary Greetings

Ogenki de irasshaimasu ka. (very formal)

お元気でいらっしゃいますか。

Have you been doing well?

Ogenki desu ka.

お元気ですか。

Have you been doing well?

Ikaga osugoshi de irasshaimasu ka. (very formal)

いかがお過ごしでいらっしゃいますか。

How have you been?

Ikaga osugoshi desu ka.

いかがお過ごしですか。

How have you been?

Okagesama de genki ni shite orimasu. (very formal)

おかげさまで元気にしております。

Fortunately I'm doing well.

Kazoku ichidou genki ni shite orimasu.

家族一同元気にしております。

The whole family is doing well.

Otegami arigatou gozaimashita.

お手紙ありがとうございました。

Thank you for your letter.

Nagai aida gobusata shite orimashite moushiwake gozaimasen. (very formal)

長い間ご無沙汰しておりまして申し訳ございません。

I apologize for neglecting to write for such a long time.

Gobusata shite orimasu.

ご無沙汰しております。

I'm sorry I haven't written for a long time.

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These expressions or seasonal greetings can be combined in a variety of ways to form the preliminary
greeting. The Japanese have long admired the seasonal changes, therefore it seems too abrupt to start a
letter without the proper seasonal greeting. Here are some examples.

Gobusata shite orimasu ga, ogenki de irasshaimasu ka.

ご無沙汰しておりますが、お元気でいらっしゃいますか。

I'm sorry I haven't written for a long time, but have you been doing well?

Sukkari aki rashiku natte mairimashita ga, ikaga osugoshi de irasshaimasu ka.

すっかり秋らしくなってまいりましたが、いかがお過ごしでいらっしゃいますか。

It has become very autumn like; how have you been?

Samui hi ga tsuzuite orimasu ga, ikaga osugoshi desu ka.

寒い日が続いておりますが、いかがお過ごしですか。

Cold days continue; how have you been?

Final Greetings

Douka yoroshiku onegai itashimasu.

どうかよろしくお願いします。

Kindly look after this matter for me.

~ ni yoroshiku otsutae kudasai.

～によろしくお伝えください。

Please give my regards to ~.

Minasama ni douzo yoroshiku.

皆様にどうぞよろしく。

Please give my regards to everyone.

Okarada o taisetsu ni.

お体を大切に。

Please take care of yourself.

Douzo ogenki de.

どうぞお元気で。

Take care of yourself.

Ohenji omachi shite orimasu.

お返事お待ちしております。

I look forward to hearing from you.