การบริหารเวลาเป็นสว่ นหนึง่ ในชวี ต

ิ ของคนเราทุกคน
.
เราทุกคนมี 24 ชัว่ โมงเท่ากัน แต่คนทีจ ่ ะประสบความสำเร็จได ้นัน ้ เค ้าบริหารเวลา 24 ชัว่ โมงของเค ้าให ้มีคา่ (Value) มากกว่า
คนทั่วไปยังไง และมันจะดีแค่ไหนทีเ่ ราสามารถควบคุมเวลาได ้
.
เราย ้อนเวลาไม่ได ้ เราหยุดเวลาไม่ได ้ เราเร่งเวลาไม่ได ้ เราได ้แต่เดินไปพร ้อมกับเวลา เพราะฉะนั น ้ เวลามีคา่ สำหรับเราอยูเ่ สมอ
.
สิง่ ที่ David Allen นำเสนอนัน ้ มีปัจจัยอยู่ 2 อย่างเมือ
่ เราได ้เรียนรู ้ระบบ GTD คือ
.
1. วิธก ี ารรวบรวมและจัดการ ทุกสิง่ ทีค ่ ณุ "ต ้องทำให ้สำเสร็จ" (ปั จจุบน ั และอนาคต)
.
2. การฝึ กให ้ตัวเองมีระเบียบวินัย ในทุกสภาวะของสถานการณ์
.
สิง่ ที่ David Allen นำเสนอนัน ้ คือ คนเรามีหลายสิง่ หลายอย่างทีต ่ ้องทำในทุกๆ วัน ไม่วา่ จะเป็ นเรือ
่ งงาน เรือ ่ งชีวต
ิ และอืน ่ ๆ ที่
เข ้ามาในแต่ละวัน แต่มันจะดีแค่ไหนทีเ่ ราจะทำงานเหล่านัน ้ ด ้วยความรู ้สึกที่ สบาย ปลอดโปร่ง และยังมีประสิทธิภาพทีด ่ ด
ี ้วย
.
หลักการอย่างแรกทีเ่ หมือนกับ Bullet Journal คือ การเอาทุกสิง่ ทุกอย่างออกจากสมอง
.
เพือ ่ ทีต่ ้องการให ้สมองให ้ทำงานได ้อย่างเต็มประสิทธิภาพ คือ สิง่ ทีทำ ้ เหนือกว่าสิง่ มีชวี ต
่ ให ้สมองมนุษย์นัน ิ อืน
่ ๆ คือ ความคิด
.
สมองเราสามารถ จดจำ คิด วิเคราะห์ ได ้อย่างดีเยีย ่ ม แต่มันจะดีกว่าไม๊ทเี่ ราสามารถลดภาระให ้สมองด ้วยการ ลดการจำสิง่ ทีไ่ ม่
จำเป็ นออกไป เพือ ่ เพิม ้ ทีใ่ ห ้สมองได ้ผ่อนคลายและสามารถใช ้ศักยภาพด ้านความคิดได ้อย่างเต็มที่
่ พืน
.
งัน
้ เรามาเริม ่ ไปด ้วยกันเลยครับ

สมองของเราเป็ นสิง่ ทีไ่ ม่น่าไว ้ใจ?

.
ทำไมถึงพูดแบบนัน ้ ทัง้ ๆ ทีส
่ มองอยูก ่ บั ตัวเรา เราสัง่ สมองได ้ไม๊?
.
สมองคนเราเสือ ่ มสภาพได ้ง่าย มีผลกระทบหลายอย่างทีส ่ ามารถทำร ้ายสมองของเราได ้อย่างไม่น่าเชือ ่ สมองเราทำหน ้าทีไ่ ด ้ดี
ในการประมวลผล แต่ความจำนัน ้ อาจจะไม่ดเี ท่า
.
สมองเราประมวลผลจากประสาทสัมผัสทัง้ 5 เป็ นหลัก ไม่วา่ จะเป็ นการมอง การดม การสัมผัส การรับรส และการได ้ยิน ซึง่
ประสาทสัมผัสเหล่านีจ ้ ะส่งผลทีไ่ ด ้ให ้สมองประมวลผลและสัง่ การว่า เราจะรู ้สึกอะไรยังไงต่อ
.
สมองเราถูกหลอกล่อได ้ง่าย และยังทำงานผิดพลาดได ้ง่ายตามกาลเวลา
.
สิง่ ทีส ่ มองจำได ้ อาจจะเป็ นสิง่ ทีไ่ ม่ถก ู ต ้องเสมอไป อีกทัง้ การเอาความทรงจำทีอ ่ ยูใ่ นสมองออกมานัน ้ เป็ นสิง่ ทีย
่ ากลำบาก เราไม่
สามารถเอาสมองไป Copy ความทรงจำ หรือทำ Backup ได ้อย่างรวดเร็ว มันมีขน ั ้ ตอนและวิธก ี ารทีซ่ บั ซ ้อนในการเข ้าถึงสมอง
ของคนแต่ละคน
.
สิง่ ทีเ่ ราต ้องทำคือ เราต ้องเอาทุกสิง่ ทีอ ่ ยูใ่ นสมองของเรา บันทึกเอาไว ้ใน "ระบบ" ทีส ่ ามารถเชือ ่ ถือได ้ ไม่วา่ จะเป็ นการเขียน
หรือ การพิมพ์ใส่โปรแกรมทีส ่ ามารถบันทึก ได ้ดีกว่าสมองของเรา
.
หลังจากนัน ้ เราถึงมาตัดสินใจว่าผลลัพธ์มันคืออะไร สิง่ ทีต ่ ้องทำถัดไปคืออะไร เพือ ่ ทีจ ่ ะทำให ้สำเร็จ และเราต ้องเก็บสิง่ เหล่านี้
เอาไว ้ในระบบบันทึกของเราเช่นกัน
.
ทุกสิง่ ทีเ่ ราจะทำนัน ้ จะต ้องมีการบันทึก เก็บเอาไว ้ในระบบทีน ่ ถือ ซึง่ ระบบนัน
่ ่าเชือ ้ จะเป็ น Email เครือ ่ งบันทึกเสียง กระดาษ
โน๊ต ปฏิทน ิ แต่สงิ่ ทีก่ ล่าวมานั น
้ มันมีหลายช่องทางมากเกินไป เพราะฉะนัน ้ สิง่ ทีด ่ ที สี่ ดุ คือ รวมเอาทุกอย่างมาอยูใ่ นระบบ
เดียวกันให ้หมด เราจะได ้ไม่ต ้อง "เสียเวลา" ตามหาข ้อมูลจากทีต ่ า่ งๆ เกินความจำเป็ น และยังสามารถลดเวลาของเราได ้อีกมาก
.
กระบวนการของระบบนี้ มี 5 ขัน
้ ตอนในการทำงานเท่านัน
้ คือ

1. Collecting (การรวบรวม)
2. Processing (การประมวลผล)
3. Organizing (การจัดระเบียบ)
4. Reviewing (การทบทวน)
5. Doing (การลงมือทำ)
.
จริงๆ ในหนังสือในคำว่า
1. Capture
2. Clarify
3. Organize
4. Reflect
5. Engage
.
แต่ศพั ท์ชด
ุ แรกจำได ้ง่ายกว่ามาก
.
1. Collecting (การรวบรวม)

มีสว่ นประกอบ 3 อย่างคือ

1) รวบรวมทุกสิง่ ทุกอย่างต ้องเอาออกจากตัวและหัวสมองของเรา ใส่ไว ้ในกล่องใบใหญ่ๆ อันเดียว
.
2) ครัง้ ต่อไปต ้องลดวิธกี ารเก็บข ้อมูล (Inbox) ให ้เหลือน ้อยทีส
่ ด
ุ
.
3) จะต ้องเคลียร์ Inbox ให ้ว่างทุกวัน
.
จะเห็นได ้ว่า เราได ้มีการบันทึกข ้อมูลเอาไว ้หลายแห่ง (Inbox) สิง่ ทีต
่ ้องทำคือ เราต ้องรวมพวกมันเอามาไว ้อยูใ่ นที่
เดียวกัน คือ จะรวมเอาไว ้ในสมุด จดรายการเป็ นข ้อๆ หรือ พิมพ์ใส่เอาไว ้ในโทรศัพท์ ก็ให ้ทำการรวมบันทึกเอาไว ้เพียง
แค่ชอ ่ งทางเดียว เพือ่ เป็ น "บันทึกหลัก"

.
2. Processing (ประมวลผล)
.
จงถามคำถามว่า
.
1)"รายการนีม ้ ันเป็ นสิง่ ที่ สามารถทำได ้หรือไม่ (Actionable?)"
.
2)ถ ้าทำได ้ "ใครจะต ้องทำและทำเมือ ่ ไหร่?" (Who and When?)
.
3)รายการนี้อยูใ่ นหมวดหมูไ่ หน? (Group?)
.
เป็ นการแยกประเภทของข ้อมูลว่า Yes or No แล ้วค่อยมาแตกกลุม ่ ย่อยอีกที

3.Organize (การจัดระเบียบ)
แยกประเภทรายการทีม ่ อ
ี ยูใ่ นกล่องใหญ่ ออกเป็ นแต่ละประเภท เพือ ่ อำนวยความสะดวกในการแยกหมวดหมูข
่ ้อมูลให ้เป็ น
ระเบียบ เพือ
่ ทีจ
่ ะได ้จัดการงานได ้ง่ายขึน้ โดยขึน้
กับบริบท (Context) - การแยกประเภทย่อยๆ ลงไปอีกระดับ ในแต่ละหมวดหมู่
.
แต่กลุม
่ ย่อยตามจริงแล ้ว ทาง David Allen นัน ้ มีแค่ 7 กลุม
่ เท่านัน
้ ทีจ
่ ะ "บันทึก" นัน
้ คือ
1. Someday / Maybe
2. Reference
3. Project
4. Waiting for
5. Calendar
6. Next Action
7. Do it now
.
หากใครต ้องการก็สามารถเพิม ่ ลดกลุม ่ ได ้ตามใจชอบ เพียงแต่ต ้องลดกลุม ่ ให ้น ้อยทีส
่ ด
ุ เท่าทีเ่ ป็ นไปได ้ และกลุม
่ ต ้องไม่มม
ี ากเกิน
ไปเพราะจะทำให ้คุณต ้องจำกลุม ่ ทีต
่ ้องแยกมากเกินไป เอาเป็ นประมาณไม่เกิน 10 กำลังดี
.
4.Reviewing (การทบทวน)
หมั่นทบกวนรายการประจำวัน, ปฏิทน ิ , รายการทีจ ่ ะทำ, รายการทุกๆ หมวดหมู่ โดยทบทวนรายการทีทำ ่ เสร็จอีกครัง้ เพราะบาง
ครัง้ เมือ
่ รายการไหนทีทำ ่ เสร็จเแล ้ว โดยมี
กำหนดการทบทวนทีแ ่ น่นอน ไม่วา่ จะเป็ นการทบทวนประจำวัน, ประจำสัปดาห์, ประจำเดือน หรือ ประจำไตรมาส ให ้เลือก
กำหนดการทบทวนทีต ่ วั เองรู ้สึกว่า "สะดวกทีส ่ ด
ุ "
แต่ "ต ้องทบทวนแน่นอน" เพือ ่ เปลีย ่ นสถานะการทำงานของงานแต่ละอย่างให ้อยูใ่ นหมวดทีถ ่ ก
ู ต ้องสม่ำเสมอ
.
5.Doing (ลงมือทำ)
ลงมือทำงานบนรายการของคุณ เลือกทำตามบริบท เวลาทีม ่ ี พลังงาน(แรงกาย, แรงใจ)ทีห ่ าได ้ และลำดับความสำคัญ ทำตาม
ลำดับทีโ่ ผล่ขน ึ้ มา กำหนดว่าจะทำงานอะไร
กำหนดลำดับความสำคัญของชีวต ิ ในระยะยาว 3-5 ปี และ ระยะกลาง 1-2 ปี และลำดับความสำคัญในช่วงเวลาสัน ้ ๆ ตามความ
รับผิดชอบในหน ้าทีข ่ องคุณ