STUDY PAPER

THE REVENUE CYCLE,

SALES TO CASH COLLECTION

Prepared to fill the task :

In Course : Acounting Information System

Supporting Lecturer Anggryani, S.E, M.Si, Ak.CA

Arranged by : Group 11

Ani Susilawati Sinaga :7191220008

Aidila Fitri Ananda :7193520027

Fernandez Butar Butar :7191220003

ACCOUNTING MAJOR

FACULTY OF ECONOMIC

UNIVERSITAS NEGERI MEDAN

 FORWARD

Praise and gratitude we pray to the presence of God Almighty because it is by His grace
and grace that we were finally able to complete this paper entitled "Computer Fraud and Misuse
Techniques". Where this paper was prepared to fulfill the task of the Accounting Information
System course.

In the preparation of this paper we encountered various obstacles, obstacles, and

challenges, but with hard work and the blessing of God Almighty, we were finally able to
complete this paper well, and all of that could not be separated from the support, help, and
encouragement from people. who are around us. Therefore, we would like to express our deepest
gratitude to God Almighty, beloved parents, and all those who have helped us in compiling this
paper. In particular, a big thank you to Mrs. Anggryani, S.E, M.Si, Ak.CA as a lecturer in the
Accounting Information System course who always provides direction for the completion of this
paper.

We realize that there are still shortcomings and errors in the preparation of this paper.
Therefore, we really hope for criticism and suggestions from readers to improve the quality in
the preparation of the next paper. And hopefully this paper can be useful for all readers

Medan, September 2021

Fernandez Butar Butar

i
 TABLE OF CONTENT
CHAPTER I .................................................................................................................................... 1
PREMINARY ................................................................................................................................. 1
Background ................................................................................................................................. 1
Formulation Of The Problem .................................................................................................. 2
CHAPTER II................................................................................................................................... 3
DISCUSSION ................................................................................................................................. 3
The revenue cycle........................................................................................................................ 3
BAB III ......................................................................................................................................... 14
CONCLUSION ............................................................................................................................. 14

ii
 CHAPTER I

PREMINARY

A. Background
The revenue cycle is a recurring set of business activities and related information processing
operations associated with providing goods and services to customers and collecting cash in
payment for those sales (Figure 12-2). The primary external exchange of information is with
customers. Information about revenue cycle activities also flows to the other accounting cycles.
For example, the expenditure and production cycles use information about sales transactions to
initiate the purchase or production of additional inventory to meet demand. The human resources
management/payroll cycle uses information about sales to calculate sales commissions and
bonuses. The general ledger and reporting function uses information produced by the revenue
cycle to prepare financial statements and performance reports. The revenue cycle’s primary
objective is to provide the right product in the right place at the right time for the right price. To
accomplish that objective, management must make the following key decisions:

The revenue cycle (revenue cycle): a series of business activities and operations related to
information processing continuously by providing goods and services to customers and accept
cash as payment for the sale.

The main goal of the revenue cycle is to provide the right product at the right place at the right
time for the right price. To achieve these objectives, management must make the following
important decisions.

key activities of the income cycle :

 Order sales entry

 Delivery
 Billing
 Receive cash

1
 B. Formulation Of The Problem
To what extent can products and should be tailored to individual customer needs and wants?

How much inventory should be held and where should it be located?

How should merchandise be delivered to customers? Should the company perform the shipping
function on its own or outsource it to a third party who specializes in logistics?

What is the optimal price for each product or service?

Should credit be extended to customers? If so, what credit terms should be offered? How many
credits can be extended per customer?

How can customer payments be processed to maximize cash flow?

C. Purpose
the main purpose of this revenue cycle is to provide the right product in the right place at
the right time for the right price.

2
 CHAPTER II

DISCUSSION

A. The revenue cycle

his chapter explains how an organization’s information system supports each of those
activities. We begin by describing the design of the revenue cycle information system and the
basic controls necessary to ensure that it provides management with reliable information. We
then discuss in detail each of the four basic revenue cycle activities. For each activity, we
describe how the information needed to perform and manage those activities is collected,
processed, and stored. We also explain the controls necessary to ensure not only the reliability of
that information but also the safeguarding of the organization’s resources.

Process Revenue Cycle Information System :

AOE’s customers can place orders directly via the Internet. In addition, salespeople use
portable laptops to enter orders when calling on customers. The sales department enters customer
orders received over the telephone, by fax, or by mail. Regardless of how an order is initially
received, the system quickly verifies customer creditworthiness, checks inventory availability,
and notifies the warehouse and shipping departments about the approved sale. Warehouse and
shipping employees enter data about their activities as soon as they are performed, thereby
updating information about inventory status in real time. Nightly, the invoice program runs in
batch mode, generating paper or electronic invoices for customers who require invoices. Some of
AOE’s customers still send checks to one of the regional banks with which AOE has established
electronic lockboxes, but an increasing number use their bank’s online bill paying service. Each
day, the bank sends AOE a file containing remittance data, which the cashier uses to update the
company’s cash account balances and the accounts receivable clerk uses to update customer
accounts.

Active ities depend on the integrated database that contains information about customers,
inventory, and pricing. Therefore, the first general threat listed in inaccurate or invalid master
data. Errors in customer master data could result in shipping merchandise to the wrong location,
delays in collecting payments because of sending invoices to the wrong address, or making sales

3
to customers that exceed their credit limits. Errors in inventory master data can result in failure to
timely fulfill customer orders due to unanticipated shortages of inventory, which may lead to loss
of future sales. Errors in pricing master data can result in customer dissatisfaction due to
overbilling or

sales and entry

The revenue cycle begins with the receipt of orders from customers. The sales department, which
reports to the vice president of marketing , typically performs the sales order entry process, but
increasingly customers are themselves entering much of this data through forms on a company’s
website storefront. shows that the sales order entry process entails three steps: taking the
customer’s order, checking and approving customer credit, and checking inventory availability.
also includes an important related event that may be handled either by the sales order department
or by a separate customer service department (which typically also reports to the vice president
of marketing): responding to customer inquiries.

TAKING CUSTOMER ORDERS

Customer order data are recorded on a sales order document. In the past, organizations used
paper documents; today, as shows, the sales order document is usually an electronic form
displayed on a computer monitor screen (interestingly, many ERP systems continue to refer to
these data entry screens as documents). Examination of reveals that the sales order contains
information about item numbers, quantities, prices, and other terms of the sale

PROCESS

In the past, customer orders were entered into the system by employees. Increasingly,
organizations seek to leverage IT to have customers do more of the data entry themselves. One
way to accomplish this is to have customers complete a form on the company’s website. Another
is for customers to use electronic data interchange (EDI) to submit the order electronically in a
format compatible with the company’s sales order processing system. a book, the website
suggests related books that other customers have purchased when they bought the one the
customer has already selected. Amazon.com and other Internet retailers also use sales history
data to create customized electronic coupons that they periodically send to customers to

4
encourage additional purchases. Another technique involves the use of interactive sales order
entry systems that allow customers to customize products to meet their exact needs. For example,
visitors to Dell Computer’s website can try numerous combinations of components and features
until they find a configuration that meets their needs at a price they can afford. Such interactive
sales order entry systems not only increase sales but also help improve cash flow in two ways.
First, because many sales are built to order, less capital needs to be tied up in carrying a large
inventory of finished goods. Second, the build to order model allows companies to collect all or
part of the payment in advance, possibly even before they have to pay for the raw materials. The
effectiveness of a website depends largely on its design, however. Therefore, companies should
regularly review records of customer interaction on their websites to quickly identify potential
problems. A hard-to-use website may actually hurt sales by frustrating customers and creating ill
will. Conversely, a well-designed website can provide useful insights. For example, when
managers at National Semiconductor noticed a marked increase in customer interest in the
company’s new heat sensors, they ramped up production so that the company was able to satisfy
increased demand for those products.

Like AOE, many companies continue to employ a sales staff in addition to using a
website storefront because of the benefits associated with face-to-face contact with existing and
prospective business customers. Information technology provides many opportunities to improve
sales force efficiency and effectiveness, a process referred to as sales force automation. Storing
promotional information online is cheaper than printing and mailing those materials to sales
representatives. E-mail and instant messaging (IM) reduce the costs and time it takes to inform
sales staff of pricing changes and sales promotions. Both techniques also can be used to provide
sales staff with last-minute reminders about a particular customer’s special needs and interests
and to enable management to quickly approve special deals. E-mail and IM also reduce the need
for salespeople to return to the home office, thereby increasing the proportion of time they can
spend with customers. Technology also enhances the quality of sales presentations. Laptop
computers and tablets enable salespeople to make multimedia presentations, which improves
their ability to demonstrate and explain the capabilities and features of complex technical
products.

5
THREATS AND CONTROLS

A basic threat during sales order entry is that important data about the order will be either
missing or inaccurate. This not only creates inefficiencies (someone will have to call the
customer back and reenter the order in the system),

in Figure 12-6. In the header section (the top portion of the screen), the salesperson need only
enter the name of the customer in the sold-to and ship-to fields, and the system pulls the rest of
the information from the customer master file. In the detail section (the lower portion of the
figure), the salesperson needs to enter only the item number and quantity ordered, and the rest of
the information is pulled from the inventory and pricing master files. Note that by looking up the
reference data, the ERP system is necessarily performing a validity check of the customer name
and inventory item number entered by the salesperson. ERP systems should also be configured to
perform reasonableness tests to compare the quantity ordered with item numbers and past sales
history.

Data entry controls also need to be incorporated in website forms and EDI systems used
to accept customer orders. Of course, all of these data entry controls presuppose that the master
data is accurate, which is why Table 12-1 also indicates the need to restrict access to the
integrated database (control 5.2) to prevent unauthorized changes that could destroy the integrity
of the data.
6
 A second threat associated with the sales order entry activity concerns the legitimacy of
orders (threat 6 in Table 12-1). If a company ships merchandise to a customer and the customer
later denies having placed the order, there is a potential loss of assets. Even if the goods are
returned, the company wasted time and money to both ship them and to receive them back. For
paper-based transactions, the legitimacy of customer orders is established by the customer’s
signature. As explained in Chapter 9, digital signatures (control 6.1) provide similar assurance of
legitimacy and the evidence to support nonrepudiation for electronic transactions.

Finally, accountants can help managers to better monitor sales activity by using their
knowledge about business processes to design reports that focus on key performance drivers. For
example, reports that break down sales by salesperson, region, or product provide a means to
evaluate sales order entry efficiency and effectiveness. Reports that show marginal profit
contribution by product, distribution channel, region, salesperson, or customer can provide
additional insights.

CREDIT APPROVAL

Most business-to-business sales are made on credit. Therefore, another revenue cycle
threat listed in Table 12-1 (threat 7) is the possibility of making sales that later turn out to be
uncollectible. Requiring proper authorization for each credit sale diminishes this threat.

For existing customers with well-established payment histories, a formal credit check for
each sale is usually unnecessary. Instead, management gives sales staff general authorization to
approve orders from customers in good standing, meaning those without past-due balances,
provided that such sales do not increase the customer’s total account balance beyond their credit
limit. A credit limit is the maximum allowable account balance that management wishes to allow
for a customer based on that customer’s past credit history and ability to pay. Thus, for existing
customers, credit approval simply involves checking the customer master file to verify the
account exists, identifying the customer’s credit limit, and verifying that the amount of the order
plus any current account balance does not exceed this limit. This can be done automatically by
the system.

7
 CHECKING INVENTORY AVAILABILITY

In addition to checking a customer’s credit, salespeople also need to determine whether

suffi cient inventory is available to fill the order, so that customers can be informed of the
expected delivery date.

PROCESS

Figure 12-9 shows an example of the information typically available to the sales order
staff: quantity on hand, quantity already committed to other customers, and quantity available. If
sufficient inventory is available to fill the order, the sales order is completed, and the quantity-
available field in the inventory file for each item ordered is reduced by the amount ordered. The
shipping, inventory control, and billing departments are then notified of the sale, and an
acknowledgment may be sent to the customer. If there is not sufficient inven tory on hand to fill
the order, a back order authorizing the purchase or production of those items must be created. In
manufacturing companies, creating a back order involves notifying the production department to
initiate the production of the requested items. In retail compa nies, the purchasing department
would be notified about the need to order the required items

Once inventory availability has been determined, the system then generates a picking
ticket that lists the items and quantities of each item that the customer ordered. The picking ticket
authorizes the inventory control function to release merchandise to the shipping de partment.
Although traditionally a paper document, picking tickets today are often electronic forms that
may be displayed on portable handheld devices or on monitors built into forklifts. To improve
efficiency, the picking ticket often lists the items by the sequence in which they are stored in the
warehouse, rather than in the order listed on the sales order.

THREATS AND CONTROLS

Accurate inventory records are important to prevent both stock outs and excess
inventory (threat 8 in Table 12-1). Stockouts may result in lost sales if cus tomers are not
willing to wait and instead purchase from another source. Conversely, excess inventory increases
carrying costs and may even require significant markdowns that reduce profitability. Frequent
markdowns can change a company’s image to that of a discount retailer, thereby conditioning

8
customers to expect price cuts. Proper handling of sales returns is another task that contributes to
inaccurate inventory records, particularly in retail establishments. In clothing stores, for example,
when a customer returns a wrong-sized item and exchanges it for another, the clerks should enter
the exchange into the system.

Sales forecasts (control 8.5 in Table 12-1) are another tool to help companies better
pre dict inventory needs and thereby reduce the risk of stockouts or carrying excess inventory.
Accountants can also prepare reports that enable sales managers to identify the need to adjust
those forecasts. For example, reports about the frequency and size of back orders can identify
items for which forecasts need to be adjusted to better avoid stockouts. Conversely, reports that
break down sales by item can identify slow-moving products in time to prevent excessive
stockpiling.

RESPONDING TO CUSTOMER INQUIRIES

Besides processing customer orders, as Figure 12-5 shows, the sales order entry process
also includes responding to customer inquiries. Sometimes these inquiries precede an order, and
often they occur after orders have been placed. In either case, responding to customer inquiries
promptly and accurately is extremely important to a company’s long-run success. The objective
is to retain customers (threat 9 in Table 12-1). This is important because a general marketing rule
of thumb is that it costs at least five times as much to attract and make a sale to a new customer
as it does to make a repeat sale to an existing customer. One way to monitor retention
performance is to periodically produce a report that “ages” customers by the number of years
they have made purchases.

Customer service is so important that many companies use special software packages,
called customer relationship management (CRM) systems, to support this vital process (control
9.1). CRM systems help organize detailed information about customers to facilitate more
efficient and more personalized service. Customer service can be further improved by using data
such as cumulative sales over multiple time periods to identify “preferred” cus tomers. CRM
systems also help generate additional sales. For example, after responding to a customer inquiry,
a customer service representative can use information about customer pref erences and
transaction history to suggest other products that may be of interest to the cus tomer. Detailed

9
data about customer requirements and business practices can also be used to proactively contact
customers about the need to reorder.

Shipping

The second basic activity in the revenue cycle (circle 2.0 in Figure 12-3) is filling
customer orders and shipping the desired merchandise. As Figure 12-11 shows, this process
consists of two steps: (1) picking and packing the order and (2) shipping the order. The
warehouse and shipping departments perform these activities, respectively. Both functions
include cus tody of inventory and, as shown in Figure 12-1, report ultimately to the vice
president of manufacturing.

PICK AND PACK THE ORDER

The first step in filling a customer order involves removing the correct items from
inventory and packaging them for delivery.

PROCESS

The picking ticket generated by the sales order entry process triggers the pick and pack
process. Warehouse workers use the picking ticket to identify which products, and the quantity
of each product, to remove from inventory. Warehouse workers record the quantities of each
item actually picked, either on the picking ticket itself (if a paper document is used) or by
entering the data into the system (if electronic forms are used). The inventory is then
trans ferred to the shipping department.

AOE, like many companies, has made significant investments in automated warehouse
systems consisting of computers, bar-code scanners, conveyer belts, and communications
technology. The goal of such investments is to reduce the time and cost of moving inven tory
into and out of the warehouse while also improving the accuracy of perpetual inventory systems.
Wireless technology, in particular, increases warehouse productivity by eliminating the need for
workers to repeatedly return to a centralized dispatch center to receive printed instructions. For
example, JCPenney equips its forklifts with radio-frequency data communi cation (RFDC)
terminals to provide drivers with information about which items to pick next and where they are
located. At Corporate Express, an office supplies distributor in Broom field, Colorado,

10
warehouse workers wear headsets and listen to computer-synthesized voice instructions about
what items to pick and package for delivery. The company reports that the oral instructions result
in fewer mistakes than occur when drivers try to read a small terminal screen in dim light. Focus
12-2 explains how some companies use robots to totally automate order picking.

Automated warehouse systems not only cut costs and improve efficiency in handling
inventory but also can allow for more customer-responsive shipments. For example,
manu facturers can use bar-code and RFID systems in their warehouses to facilitate packing
and shipping related items (e.g., matching shirts and ties) together. The cartons can then be either
bar-coded or RFID-tagged so that retailers can quickly check in the merchandise and move it to
the selling floor. These services not only save retailers time and money but also help im prove
turnover, thereby increasing the manufacturer’s sales.

THREATS AND CONTROLS

One potential problem is the risk of picking the wrong items or in the wrong quantity
(threat 10 in Table 12-1). The automated warehousing technologies described earlier can
minimize the chance of such errors. Bar-code and RFID scanners (control 10.1), in particular,
virtually eliminate errors when they are used by the system to automati cally compare the items
and quantities picked by warehouse workers with the information on sales orders (control 10.2).

As with the other steps in the revenue cycle, accountants can help managers better
moni tor performance by designing useful reports. Note that the order-picking process does not
in volve any direct interaction with customers. Therefore, reports using only internally
generated measures such as orders filled per unit of time are sufficient.

SHIP THE ORDER

After the merchandise has been removed from the warehouse, it is shipped to the
customer.

PROCESS

The shipping department should compare the physical count of inventory with the
quantities indicated on the picking ticket and with the quantities indicated on the sales order.

11
Discrepancies can arise either because the items were not stored in the location indicated on the
picking ticket or because the perpetual inventory records were inaccurate. In such cases, the
shipping department needs to initiate the back ordering of the missing items and enter the
correct quantities shipped on the packing slip.

After the shipping clerk counts the goods delivered from the warehouse, the sales order
number, item number(s), and quantities are entered using online terminals. This process
up dates the quantity-on-hand field in the inventory master file. It also produces a packing slip
and multiple copies of the bill of lading. The packing slip (see Figure 12-12) lists the quantity
and description of each item included in the shipment. The bill of lading is a legal contract that
defines responsibility for the goods in transit. It identifies the carrier, source, destination, and any
special shipping instructions, and it indicates who (customer or vendor) must pay the carrier (see
Figure 12-13).

Globalization adds further complexity to outbound logistics. The efficiency and

effective ness of different distribution methods, such as trucking or rail, differ around the world.
Taxes and regulations in various countries can also affect distribution choices. Therefore, an
organi zation’s information system must include logistics software that can maximize the
efficiency and effectiveness of its shipping function.

12
THREATS AND CONTROLS

Table 12-1 indicates that two potential problems are theft (threat 11) and shipping errors
(threat 12). We discussed the various controls to reduce the threat of theft in the prior section.
Regular reconciliation of information about shipments with sales orders (control 12.1) enables
timely detection of delay or failure to ship goods to cus tomers. In addition, RFID systems
(control 12.2) can provide real-time information on ship ping status and thus provide additional
information about possible delays. If the seller learns that a shipment is going to be late, prompt
notification can help the customer revise its plans accordingly. The cost of providing such
notifications is minimal, especially if done via e-mail or IM, but the effort is likely to
significantly improve customer satisfaction and loyalty.

Duplicate shipments result in increased costs associated with shipping and then
process ing the return of merchandise. To mitigate this threat, ERP systems should be
configured to “block” the line items on sales orders once shipping documents are printed (control
12.5) to prevent using that same sales order to authorize another shipment of the same goods to
the same customer.

Billing

The third basic activity in the revenue cycle (circle 3.0 in Figure 12-3) involves billing
cus tomers. Figure 12-14 shows that this involves two separate, but closely related, tasks:
invoic ing and updating accounts receivable, which are performed by two separate units within
the accounting department.

INVOICING

Accurate and timely billing for shipped merchandise is crucial. The invoicing activity is just an
information processing activity that repackages and summarizes information from the sales order
entry and shipping activities. It requires information from the shipping department iden tifying
the items and quantities shipped and information about prices and any special sales terms from
the sales department.

PROCESS

The basic document created in the billing process is the sales invoice (Figure 12-15), which
notifies customers of the amount to be paid and where to send payment. Like many companies,
AOE still prints paper invoices that it mails to many of its smaller customers. Larger customers,
however, receive invoices via EDI. EDI not only eliminates printing and

13
 BAB III

CONCLUSION
An organization’s accounting system should be designed to maximize the efficiency and
ef fectiveness with which the four basic revenue cycle activities (sales order entry, shipping,
billing, and cash collections) are performed. It must also incorporate adequate internal control
procedures to mitigate such threats as uncollectible sales, billing errors, and lost or
misappro priated inventory and cash. Control procedures also are needed to ensure that the
information provided for decision making is both accurate and complete. Finally, to facilitate
strategic decision making, the accounting system should be designed to accommodate the
integration of internally generated data with data from external sources. At the next executive
meeting, Elizabeth summarized the proposals that she, Trevor, and Ann developed to provide the
information needed to better manage customer relationships and cash flows. Among the
recommendations were the following: 1. Equip the sales force with wireless-enabled pen-based
tablets. Trevor Whitman, vice president of marketing, believes that AOE will still need its sales
staff to visit existing customers to identify which additional products can be profitably carried.
Sales staff also will continue to make cold calls on prospective customers to try to convince them
to carry AOE’s products. As they walk down store aisles, sales representatives can check off the
items that need to be restocked and then write in the appropriate quantities. When the or der is
complete, they can transmit the order back to headquarters. The system can check the customer’s
credit status and inventory availability and confirm orders within minutes, including an estimated
delivery date. After the customer approves the order, the system will immediately update all
affected files so that current information about inventory sta tus is available to other sales
representatives. 2. Improve warehouse and shipping efficiency by replacing bar codes with RFID
tags. 3. Improve billing process efficiency by increasing the number of customers who agree to
participate in invoiceless sales relationships and, when possible, by using EDI to transmit
invoices to those customers who still require them. 4. In an effort to improve customer service,
periodically survey and monitor customer satis faction with AOE’s products and performance.
5. Improve efficiency of cash collections by encouraging customers to use EFT and,
prefer ably, FEDI to remit payments. Obtain a UPIC from their bank to avoid having to share
detailed bank account information with customers. Develop and monitor cash flow bud gets
monthly to anticipate short-term borrowing needs. Linda Spurgeon approved these proposals.
She then asked Elizabeth and Ann to turn their attention to solving several problems related to
AOE’s expenditure cycle business activities.

14
 STUDI STUDI
SIKLUS PENDAPATAN,

PENJUALAN HINGGA KAS KOLEKSI

Disiapkan untuk mengisi tugas :

Kuliah :Sistem Informasi Akuntansi

MataDosen PembantuAnggryani, SE, M.Si, Ak.CA

Disusun Oleh : Kelompok 11

Ani Susilawati Sinaga :7191220008

Aidila Fitri Ananda :7193520027

Fernandez Butar Butar :7191220003

AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS NEGERI MEDAN

15
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kami panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa karena atas rahmat dan
karunia-Nya kami akhirnya dapat menyelesaikan makalah yang berjudul "Teknik Penipuan dan
Penyalahgunaan Komputer" ini. . Dimana makalah ini disusun untuk memenuhi tugas mata
kuliah Sistem Informasi Akuntansi.

Dalam penyusunan makalah ini kami menemui berbagai kendala, hambatan, dan
tantangan, namun dengan kerja keras dan berkat dari Tuhan Yang Maha Esa, kami akhirnya
dapat menyelesaikan makalah ini dengan baik, dan semua itu tidak lepas dari dukungan, bantuan
, dan dorongan dari orang-orang. yang ada di sekitar kita. Oleh karena itu, puji syukur kami
panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, orang tua tercinta, dan semua pihak yang telah
membantu kami dalam penyusunan makalah ini. Secara khusus ucapan terima kasih yang
sebesar-besarnya kepada Ibu Anggryani, SE, M.Si, Ak.CA selaku dosen mata kuliah Sistem
Informasi Akuntansi yang selalu memberikan arahan untuk penyelesaian makalah ini.

Kami menyadari bahwa masih terdapat kekurangan dan kesalahan dalam penyusunan
makalah ini. Oleh karena itu, kami sangat mengharapkan kritik dan saran dari para pembaca
untuk meningkatkan kualitas dalam penyusunan makalah selanjutnya. Dan semoga makalah ini
dapat bermanfaat bagi semua pembaca

Medan, September 2021

Fernandez Butar Butar

16
 DAFTAR ISI

Contents
CHAPTER I...................................................................................................................................................... 1
PREMINARY ................................................................................................................................................... 1
A. Background ....................................................................................................................................... 1
B. Formulation Of The Problem ........................................................................................................ 2
CHAPTER II .................................................................................................................................................... 3
DISCUSSION................................................................................................................................................... 3
A. The revenue cycle ............................................................................................................................. 3
BAB III .......................................................................................................................................................... 14
CONCLUSION............................................................................................................................................... 14
BAB I ............................................................................................................................................................ 18
PENDAHULUAN ........................................................................................................................................... 18
A. Latar Belakang................................................................................................................................. 18
B. Perumusan Masalah.................................................................................................................... 19
BAB II ........................................................................................................................................................... 20
PEMBAHASAN ............................................................................................................................................. 20
A. Siklus pendapatan ........................................................................................................................... 20
BAB III .......................................................................................................................................................... 32
KESIMPULAN ............................................................................................................................................... 32

17
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Siklus pendapatan adalah serangkaian aktivitas bisnis yang berulang dan operasi pemrosesan
informasi terkait yang terkait dengan penyediaan barang dan jasa kepada pelanggan dan
mengumpulkan uang tunai sebagai pembayaran untuk penjualan tersebut (Gambar 12-2).
Pertukaran informasi eksternal utama adalah dengan pelanggan. Informasi tentang aktivitas
siklus pendapatan juga mengalir ke siklus akuntansi lainnya. Misalnya, siklus pengeluaran dan
produksi menggunakan informasi tentang transaksi penjualan untuk memulai pembelian atau
produksi persediaan tambahan untuk memenuhi permintaan. Siklus manajemen sumber daya
manusia/penggajian menggunakan informasi tentang penjualan untuk menghitung komisi
penjualan dan bonus. Fungsi buku besar dan pelaporan menggunakan informasi yang dihasilkan
oleh siklus pendapatan untuk menyiapkan laporan keuangan dan laporan kinerja. Tujuan utama
siklus pendapatan adalah menyediakan produk yang tepat di tempat yang tepat pada waktu yang
tepat dengan harga yang tepat. Untuk mencapai tujuan itu, manajemen harus membuat keputusan
kunci berikut:

Siklus pendapatan (revenue cycle): serangkaian aktivitas bisnis dan operasi yang terkait dengan
pemrosesan informasi secara terus-menerus dengan menyediakan barang dan jasa kepada
pelanggan dan menerima uang tunai sebagai pembayaran untuk penjualan.

Tujuan utama dari siklus pendapatan adalah untuk menyediakan produk yang tepat di tempat
yang tepat pada waktu yang tepat dengan harga yang tepat. Untuk mencapai tujuan ini,
manajemen harus membuat keputusan penting berikut.

aktivitas utama dari siklus pendapatan :

● Entri penjualan pesanan

● Pengiriman
● Penagihan
● Menerima uang tunai

18
 B. Perumusan Masalah
Sejauh mana produk dan harus disesuaikan dengan kebutuhan dan keinginan pelanggan
individu?

Berapa banyak persediaan yang harus disimpan dan di mana harus ditempatkan?

Bagaimana seharusnya barang dagangan dikirimkan ke pelanggan? Haruskah perusahaan

melakukan fungsi pengiriman sendiri atau mengalihdayakannya ke pihak ketiga yang
berspesialisasi dalam logistik?

Berapa harga optimal untuk setiap produk atau layanan?

Haruskah kredit diberikan kepada pelanggan? Jika demikian, persyaratan kredit apa yang harus
ditawarkan? Berapa banyak kredit yang dapat diperpanjang per pelanggan?

Bagaimana pembayaran pelanggan diproses untuk memaksimalkan arus kas?

C. Tujuan Tujuan
utama dari siklus pendapatan ini adalah untuk menyediakan produk yang tepat di tempat
yang tepat pada waktu yang tepat dengan harga yang tepat.

19
 BAB II

PEMBAHASAN

A. Siklus pendapatan
bab ini menjelaskan bagaimana sistem informasi organisasi mendukung setiap kegiatan
tersebut. Kami mulai dengan menjelaskan desain sistem informasi siklus pendapatan dan kontrol
dasar yang diperlukan untuk memastikan bahwa itu menyediakan manajemen dengan informasi
yang andal. Kami kemudian membahas secara rinci masing-masing dari empat kegiatan siklus
pendapatan dasar. Untuk setiap aktivitas, kami menjelaskan bagaimana informasi yang
diperlukan untuk melakukan dan mengelola aktivitas tersebut dikumpulkan, diproses, dan
disimpan. Kami juga menjelaskan kontrol yang diperlukan untuk memastikan tidak hanya
keandalan informasi itu tetapi juga pengamanan sumber daya organisasi.

Sistem Informasi Siklus Pendapatan Proses :

Pelanggan AOE dapat melakukan pemesanan langsung melalui Internet. Selain itu,
tenaga penjual menggunakan laptop portabel untuk memasukkan pesanan saat menelepon
pelanggan. Departemen penjualan memasukkan pesanan pelanggan yang diterima melalui
telepon, faks, atau surat. Terlepas dari bagaimana pesanan awalnya diterima, sistem dengan cepat
memverifikasi kelayakan kredit pelanggan, memeriksa ketersediaan inventaris, dan memberi
tahu departemen gudang dan pengiriman tentang penjualan yang disetujui. Karyawan gudang
dan pengiriman memasukkan data tentang aktivitas mereka segera setelah dilakukan, sehingga
memperbarui informasi tentang status inventaris secara real time. Setiap malam, program faktur
berjalan dalam mode batch, menghasilkan faktur kertas atau elektronik untuk pelanggan yang
membutuhkan faktur. Beberapa nasabah AOE masih mengirimkan cek ke salah satu bank
regional yang telah membuat lockbox elektronik dengan AOE, namun semakin banyak yang
menggunakan layanan pembayaran tagihan online bank mereka. Setiap hari, bank mengirimkan
AOE file yang berisi data pengiriman uang, yang digunakan kasir untuk memperbarui saldo akun
kas perusahaan dan digunakan petugas piutang untuk memperbarui akun pelanggan.

Aktifitas bergantung pada database terintegrasi yang berisi informasi tentang pelanggan,
inventaris, dan harga. Oleh karena itu, ancaman umum pertama tercantum dalam data master

20
yang tidak akurat atau tidak valid. Kesalahan dalam master data pelanggan dapat mengakibatkan
pengiriman barang dagangan ke lokasi yang salah, keterlambatan dalam mengumpulkan
pembayaran karena pengiriman faktur ke alamat yang salah, atau melakukan penjualan kepada
pelanggan yang melebihi batas kredit mereka. Kesalahan dalam data induk persediaan dapat
mengakibatkan kegagalan untuk memenuhi pesanan pelanggan secara tepat waktu karena
kekurangan persediaan yang tidak terduga, yang dapat menyebabkan hilangnya penjualan di
masa mendatang. Kesalahan dalam data master harga dapat mengakibatkan ketidakpuasan
pelanggan karena tagihan yang berlebihan atau

penjualan dan entri

Siklus pendapatan dimulai dengan diterimanya pesanan dari pelanggan. Departemen penjualan,
yang melapor kepada wakil presiden pemasaran , biasanya melakukan proses entri pesanan
penjualan, tetapi semakin banyak pelanggan sendiri yang memasukkan banyak data ini melalui
formulir di etalase situs web perusahaan. menunjukkan bahwa proses entri pesanan penjualan
memerlukan tiga langkah: menerima pesanan pelanggan, memeriksa dan menyetujui kredit
pelanggan, dan memeriksa ketersediaan persediaan. juga mencakup peristiwa penting terkait
yang dapat ditangani baik oleh departemen pesanan penjualan atau oleh departemen layanan
pelanggan terpisah (yang biasanya juga melapor kepada wakil presiden pemasaran): menanggapi
pertanyaan pelanggan.

MENGAMBIL PESANAN PELANGGAN

Data pesanan pelanggan dicatat pada dokumen pesanan penjualan. Di masa lalu, organisasi
menggunakan dokumen kertas; hari ini, seperti yang ditunjukkan, dokumen pesanan penjualan
biasanya berupa formulir elektronik yang ditampilkan di layar monitor komputer (yang menarik,
banyak sistem ERP terus merujuk ke layar entri data ini sebagai dokumen). Pemeriksaan
mengungkapkan bahwa pesanan penjualan berisi: informasi tentang nomor barang, jumlah,
harga, dan syarat-syarat penjualan lainnya

PROSES

Dulu, pesanan pelanggan dimasukkan ke dalam sistem oleh karyawan. Semakin banyak,
organisasi berusaha untuk memanfaatkan TI agar pelanggan melakukan lebih banyak entri data

21
sendiri. Salah satu cara untuk mencapai ini adalah dengan meminta pelanggan mengisi formulir
di situs web perusahaan. Lain adalah bagi pelanggan untuk menggunakan pertukaran data
elektronik (EDI) untuk mengirimkan pesanan secara elektronik dalam format yang kompatibel
dengan sistem pemrosesan pesanan penjualan perusahaan. sebuah buku, situs web menyarankan
buku-buku terkait yang telah dibeli pelanggan lain ketika mereka membeli buku yang telah
dipilih pelanggan. Amazon.com dan pengecer Internet lainnya juga menggunakan data riwayat
penjualan untuk membuat kupon elektronik khusus yang mereka kirimkan secara berkala kepada
pelanggan untuk mendorong pembelian tambahan. Teknik lain melibatkan penggunaan sistem
entri pesanan penjualan interaktif yang memungkinkan pelanggan menyesuaikan produk untuk
memenuhi kebutuhan mereka. Misalnya, pengunjung situs web Dell Computer dapat mencoba
berbagai kombinasi komponen dan fitur hingga mereka menemukan konfigurasi yang memenuhi
kebutuhan mereka dengan harga yang terjangkau. Sistem entri pesanan penjualan interaktif
seperti itu tidak hanya meningkatkan penjualan tetapi juga membantu meningkatkan arus kas
dalam dua cara. Pertama, karena banyak penjualan dibangun berdasarkan pesanan, lebih sedikit
modal yang harus diikat dalam membawa persediaan barang jadi yang besar. Kedua, model build
to order memungkinkan perusahaan untuk mengumpulkan semua atau sebagian dari pembayaran
di muka, bahkan mungkin sebelum mereka harus membayar bahan baku. Namun, efektivitas
situs web sangat bergantung pada desainnya. Oleh karena itu, perusahaan harus secara teratur
meninjau catatan interaksi pelanggan di situs web mereka untuk mengidentifikasi potensi
masalah dengan cepat. Situs web yang sulit digunakan sebenarnya dapat merugikan penjualan
dengan membuat pelanggan frustrasi dan menciptakan niat buruk. Sebaliknya, situs web yang
dirancang dengan baik dapat memberikan wawasan yang bermanfaat. Misalnya, ketika manajer
di National Semiconductor melihat peningkatan minat pelanggan yang nyata pada sensor panas
baru perusahaan, mereka meningkatkan produksi sehingga perusahaan dapat memenuhi
permintaan yang meningkat untuk produk tersebut.

Seperti AOE, banyak perusahaan terus mempekerjakan staf penjualan selain

menggunakan etalase situs web karena manfaat yang terkait dengan kontak tatap muka dengan
pelanggan bisnis yang ada dan calon pelanggan. Teknologi informasi memberikan banyak
peluang untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas tenaga penjualan, suatu proses yang
disebut sebagai otomatisasi tenaga penjualan. Menyimpan informasi promosi secara online lebih
murah daripada mencetak dan mengirimkan materi tersebut ke perwakilan penjualan. E-mail dan
22
pesan instan (IM) mengurangi biaya dan waktu yang diperlukan untuk menginformasikan staf
penjualan tentang perubahan harga dan promosi penjualan. Kedua teknik tersebut juga dapat
digunakan untuk memberi staf penjualan pengingat menit terakhir tentang kebutuhan dan minat
khusus pelanggan tertentu dan untuk memungkinkan manajemen menyetujui penawaran khusus
dengan cepat. E-mail dan IM juga mengurangi kebutuhan tenaga penjualan untuk kembali ke
kantor pusat, sehingga meningkatkan proporsi waktu yang dapat mereka habiskan bersama
pelanggan. Teknologi juga meningkatkan kualitas presentasi penjualan. Komputer laptop dan
tablet memungkinkan tenaga penjualan membuat presentasi multimedia, yang meningkatkan
kemampuan mereka untuk mendemonstrasikan dan menjelaskan kemampuan dan fitur produk
teknis yang kompleks.

ANCAMAN DAN KONTROL

Ancaman dasar selama entri pesanan penjualan adalah bahwa data penting tentang pesanan akan
hilang atau tidak akurat. Hal ini tidak hanya menciptakan inefisiensi (seseorang harus
menghubungi pelanggan kembali dan memasukkan kembali pesanan dalam sistem),

23
pada Gambar 12-6. Di bagian header (bagian atas layar), wiraniaga hanya perlu memasukkan
nama pelanggan di kolom jual-ke dan kirim-ke, dan sistem menarik sisa informasi dari file induk
pelanggan. Di bagian detail (bagian bawah gambar), wiraniaga hanya perlu memasukkan nomor
item dan kuantitas yang dipesan, dan informasi lainnya diambil dari file induk inventaris dan
harga. Perhatikan bahwa dengan mencari data referensi, sistem ERP harus melakukan
pemeriksaan validitas nama pelanggan dan nomor item inventaris yang dimasukkan oleh tenaga
penjualan. Sistem ERP juga harus dikonfigurasi untuk melakukan uji kewajaran untuk
membandingkan kuantitas yang dipesan dengan nomor item dan riwayat penjualan sebelumnya.

Kontrol entri data juga perlu dimasukkan ke dalam formulir situs web dan sistem EDI
yang digunakan untuk menerima pesanan pelanggan. Tentu saja, semua kontrol entri data ini
mengandaikan bahwa data master akurat, itulah sebabnya Tabel 12-1 juga menunjukkan
kebutuhan untuk membatasi akses ke database terintegrasi (kontrol 5.2) untuk mencegah
perubahan tidak sah yang dapat merusak integritas sistem. data.

Ancaman kedua yang terkait dengan aktivitas entri pesanan penjualan menyangkut
legitimasi pesanan (ancaman 6 pada Tabel 12-1). Jika sebuah perusahaan mengirimkan barang
dagangan ke pelanggan dan pelanggan kemudian menyangkal telah melakukan pemesanan, ada
potensi kerugian aset. Bahkan jika barang dikembalikan, perusahaan membuang waktu dan uang
untuk mengirim dan menerimanya kembali. Untuk transaksi berbasis kertas, keabsahan pesanan
pelanggan ditentukan oleh tanda tangan pelanggan. Sebagaimana dijelaskan dalam Bab 9, tanda
tangan digital (kontrol 6.1) memberikan jaminan legitimasi yang serupa dan bukti untuk
mendukung nonrepudiation untuk transaksi elektronik.

Terakhir, akuntan dapat membantu manajer untuk memantau aktivitas penjualan dengan
lebih baik dengan menggunakan pengetahuan mereka tentang proses bisnis untuk merancang
laporan yang berfokus pada penggerak kinerja utama. Misalnya, laporan yang mengelompokkan
penjualan menurut wiraniaga, wilayah, atau produk menyediakan sarana untuk mengevaluasi
efisiensi dan efektivitas entri pesanan penjualan. Laporan yang menunjukkan kontribusi laba
marjinal menurut produk, saluran distribusi, wilayah, tenaga penjual, atau pelanggan dapat
memberikan wawasan tambahan.

24
PERSETUJUAN KREDIT

Sebagian besar penjualan business-to-business dilakukan secara kredit. Oleh karena itu,
ancaman siklus pendapatan lain yang tercantum dalam Tabel 12-1 (ancaman 7) adalah
kemungkinan terjadinya penjualan yang kemudian menjadi tidak tertagih. Memerlukan otorisasi
yang tepat untuk setiap penjualan kredit mengurangi ancaman ini.

Untuk pelanggan yang sudah ada dengan riwayat pembayaran yang mapan, pemeriksaan
kredit formal untuk setiap penjualan biasanya tidak diperlukan. Sebaliknya, manajemen
memberikan otorisasi umum kepada staf penjualan untuk menyetujui pesanan dari pelanggan
yang bereputasi baik, yang berarti pesanan yang tidak memiliki saldo lewat jatuh tempo, asalkan
penjualan tersebut tidak meningkatkan total saldo akun pelanggan melebihi batas kredit mereka.
Batas kredit adalah saldo akun maksimum yang diizinkan oleh manajemen untuk diberikan
kepada pelanggan berdasarkan riwayat kredit dan kemampuan membayar pelanggan
sebelumnya. Jadi, untuk pelanggan yang sudah ada, persetujuan kredit hanya melibatkan
pemeriksaan file induk pelanggan untuk memverifikasi keberadaan akun, mengidentifikasi batas
kredit pelanggan, dan memverifikasi bahwa jumlah pesanan ditambah saldo akun saat ini tidak
melebihi batas ini. Hal ini dapat dilakukan secara otomatis oleh sistem.

MEMERIKSA KETERSEDIAAN PERSEDIAAN

Selain memeriksa kredit pelanggan, tenaga penjualan juga perlu menentukan apakah
persediaan yang tersedia cukup untuk memenuhi pesanan, sehingga pelanggan dapat diberitahu
tentang tanggal pengiriman yang diharapkan.

PROSES

Gambar 12-9 menunjukkan contoh informasi yang biasanya tersedia untuk staf pesanan
penjualan: kuantitas yang ada, kuantitas yang sudah diberikan kepada pelanggan lain, dan
kuantitas yang tersedia. Jika persediaan yang cukup tersedia untuk memenuhi pesanan, pesanan
penjualan selesai, dan bidang kuantitas-tersedia dalam file persediaan untuk setiap item yang
dipesan dikurangi dengan jumlah yang dipesan. Pengiriman, pengendalian persediaan, dan
departemen penagihan kemudian diberitahu tentang penjualan, dan pengakuan dapat dikirim ke
pelanggan. Jika tidak ada persediaan yang cukup untuk memenuhi pesanan, pesanan kembali

25
yang mengotorisasi pembelian atau produksi barang-barang tersebut harus dibuat. Di perusahaan
manufaktur, membuat pesanan kembali melibatkan memberi tahu departemen produksi untuk
memulai produksi barang yang diminta. Di perusahaan ritel, departemen pembelian akan
diberitahu tentang kebutuhan untuk memesan barang yang dibutuhkan.

Setelah ketersediaan persediaan ditentukan, sistem kemudian membuat tiket pengambilan

yang mencantumkan barang dan jumlah setiap barang yang dipesan pelanggan. Tiket
pengambilan memberi wewenang kepada fungsi pengendalian persediaan untuk melepaskan
barang dagangan ke departemen pengiriman. Meskipun secara tradisional merupakan dokumen
kertas, pengambilan tiket saat ini seringkali berupa formulir elektronik yang dapat ditampilkan
pada perangkat genggam portabel atau pada monitor yang terpasang pada forklift. Untuk
meningkatkan efisiensi, tiket pengambilan sering kali mencantumkan item berdasarkan urutan
penyimpanannya di gudang, bukan dalam urutan yang tercantum pada pesanan penjualan.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Catatan persediaan yang akurat penting untuk mencegah kehabisan persediaan dan
kelebihan persediaan (ancaman 8 pada Tabel 12-1). Kehabisan stok dapat mengakibatkan
hilangnya penjualan jika pelanggan tidak mau menunggu dan malah membeli dari sumber lain.
Sebaliknya, kelebihan persediaan meningkatkan biaya penyimpanan dan bahkan mungkin
memerlukan penurunan harga yang signifikan yang mengurangi profitabilitas. Penurunan harga
yang sering dapat mengubah citra perusahaan menjadi pengecer diskon, sehingga
mengkondisikan pelanggan untuk mengharapkan pemotongan harga. Penanganan retur penjualan
yang tepat adalah tugas lain yang berkontribusi pada catatan inventaris yang tidak akurat,
terutama di perusahaan ritel. Di toko pakaian, misalnya, ketika pelanggan mengembalikan
barang dengan ukuran yang salah dan menukarnya dengan yang lain, petugas harus memasukkan
pertukaran ke dalam sistem.

Prakiraan penjualan (kontrol 8.5 pada Tabel 12-1) adalah alat lain untuk membantu
perusahaan memprediksi kebutuhan persediaan dengan lebih baik dan dengan demikian
mengurangi risiko kehabisan persediaan atau membawa persediaan berlebih. Akuntan juga dapat
menyiapkan laporan yang memungkinkan manajer penjualan mengidentifikasi kebutuhan untuk
menyesuaikan perkiraan tersebut. Misalnya, laporan tentang frekuensi dan ukuran pemesanan

26
kembali dapat mengidentifikasi item yang perkiraannya perlu disesuaikan untuk menghindari
kehabisan stok dengan lebih baik. Sebaliknya, laporan yang mengelompokkan penjualan
berdasarkan item dapat mengidentifikasi produk yang bergerak lambat pada waktunya untuk
mencegah penimbunan yang berlebihan.

MENJAWAB PERTANYAAN PELANGGAN

Selain memproses pesanan pelanggan, seperti yang ditunjukkan Gambar 12-5, proses
entri pesanan penjualan juga mencakup menanggapi pertanyaan pelanggan. Terkadang
pertanyaan ini mendahului pesanan, dan sering kali terjadi setelah pesanan dilakukan. Dalam
kedua kasus tersebut, menanggapi pertanyaan pelanggan dengan segera dan akurat sangat
penting bagi kesuksesan jangka panjang perusahaan. Tujuannya adalah untuk mempertahankan
pelanggan (ancaman 9 pada Tabel 12-1). Hal ini penting karena aturan umum pemasaran adalah
bahwa biayanya setidaknya lima kali lipat untuk menarik dan melakukan penjualan kepada
pelanggan baru dibandingkan dengan melakukan penjualan berulang kepada pelanggan yang
sudah ada. Salah satu cara untuk memantau kinerja retensi adalah secara berkala membuat
laporan yang "menua" pelanggan berdasarkan jumlah tahun mereka melakukan pembelian.

Layanan pelanggan sangat penting sehingga banyak perusahaan menggunakan paket

perangkat lunak khusus, yang disebut sistem manajemen hubungan pelanggan (CRM), untuk
mendukung proses vital ini (kontrol 9.1). Sistem CRM membantu mengatur informasi rinci
tentang pelanggan untuk memfasilitasi layanan yang lebih efisien dan lebih personal. Layanan
pelanggan dapat lebih ditingkatkan dengan menggunakan data seperti penjualan kumulatif
selama beberapa periode waktu untuk mengidentifikasi pelanggan "pilihan". Sistem CRM juga
membantu menghasilkan penjualan tambahan. Misalnya, setelah menanggapi pertanyaan
pelanggan, perwakilan layanan pelanggan dapat menggunakan informasi tentang preferensi
pelanggan dan riwayat transaksi untuk menyarankan produk lain yang mungkin menarik bagi
pelanggan. Data terperinci tentang persyaratan pelanggan dan praktik bisnis juga dapat
digunakan untuk menghubungi pelanggan secara proaktif tentang perlunya memesan ulang.

Pengiriman

Aktivitas dasar kedua dalam siklus pendapatan (lingkaran 2.0 pada Gambar 12-3) adalah
memenuhi pesanan pelanggan dan mengirimkan barang dagangan yang diinginkan. Seperti yang
27
ditunjukkan Gambar 12-11, proses ini terdiri dari dua langkah: (1) pengambilan dan pengepakan
pesanan dan (2) pengiriman pesanan. Departemen gudang dan pengiriman melakukan kegiatan
ini, masing-masing. Kedua fungsi tersebut mencakup penyimpanan persediaan dan, seperti yang
ditunjukkan pada Gambar 12-1, pada akhirnya melaporkan kepada wakil presiden manufaktur.

PILIH DAN KEMASAN PESANAN

Langkah pertama dalam mengisi pesanan pelanggan melibatkan mengeluarkan item yang
benar dari inventaris dan mengemasnya untuk pengiriman.

PROSES

Pengambilan tiket yang dihasilkan oleh proses entri pesanan penjualan memicu proses
pengambilan dan pengepakan. Pekerja gudang menggunakan tiket pengambilan untuk
mengidentifikasi produk mana, dan jumlah setiap produk, untuk dikeluarkan dari inventaris.
Pekerja gudang mencatat jumlah setiap barang yang benar-benar diambil, baik pada tiket
pengambilan itu sendiri (jika dokumen kertas digunakan) atau dengan memasukkan data ke
dalam sistem (jika formulir elektronik digunakan). Persediaan kemudian ditransfer ke
departemen pengiriman.

AOE, seperti banyak perusahaan, telah melakukan investasi signifikan dalam sistem
gudang otomatis yang terdiri dari komputer, pemindai kode batang, ban berjalan, dan teknologi
komunikasi. Tujuan dari investasi tersebut adalah untuk mengurangi waktu dan biaya
pemindahan persediaan ke dalam dan keluar dari gudang sementara juga meningkatkan akurasi
sistem persediaan perpetual. Teknologi nirkabel, khususnya, meningkatkan produktivitas gudang
dengan menghilangkan kebutuhan pekerja untuk berulang kali kembali ke pusat pengiriman
terpusat untuk menerima instruksi tercetak. Misalnya, JCPenney melengkapi forkliftnya dengan
terminal komunikasi data frekuensi radio (RFDC) untuk memberikan informasi kepada
pengemudi tentang item mana yang harus diambil selanjutnya dan di mana lokasinya. Di
Corporate Express, distributor perlengkapan kantor di Broomfield, Colorado, pekerja gudang
memakai headset dan mendengarkan instruksi suara yang dibuat dari komputer tentang item apa
yang harus diambil dan dikemas untuk pengiriman. Perusahaan melaporkan bahwa instruksi lisan
menghasilkan lebih sedikit kesalahan daripada yang terjadi ketika pengemudi mencoba membaca

28
layar terminal kecil dalam cahaya redup. Focus 12-2 menjelaskan bagaimana beberapa
perusahaan menggunakan robot untuk mengotomatisasi pengambilan pesanan secara total.

Sistem gudang otomatis tidak hanya memangkas biaya dan meningkatkan efisiensi dalam
menangani inventaris, tetapi juga memungkinkan pengiriman yang lebih responsif terhadap
pelanggan. Misalnya, produsen dapat menggunakan kode batang dan sistem RFID di gudang
mereka untuk memfasilitasi pengepakan dan pengiriman barang terkait (misalnya, kemeja dan
dasi yang serasi) bersama-sama. Karton kemudian dapat berupa kode batang atau tag RFID
sehingga pengecer dapat dengan cepat memeriksa barang dagangan dan memindahkannya ke
lantai penjualan. Layanan ini tidak hanya menghemat waktu dan uang pengecer tetapi juga
membantu meningkatkan omset, sehingga meningkatkan penjualan produsen.

ANCAMAN DAN KONTROL

Salah satu masalah potensial adalah risiko memilih item yang salah atau dalam jumlah
yang salah (ancaman 10 pada Tabel 12-1). Teknologi pergudangan otomatis yang dijelaskan
sebelumnya dapat meminimalkan kemungkinan kesalahan tersebut. Pemindai kode batang dan
RFID (kontrol 10.1), khususnya, secara virtual menghilangkan kesalahan ketika digunakan oleh
sistem untuk secara otomatis membandingkan item dan jumlah yang diambil oleh pekerja
gudang dengan informasi pesanan penjualan (kontrol 10.2).

Seperti langkah-langkah lain dalam siklus pendapatan, akuntan dapat membantu manajer
memantau kinerja dengan lebih baik dengan merancang laporan yang bermanfaat. Perhatikan
bahwa proses pengambilan pesanan tidak melibatkan interaksi langsung dengan pelanggan. Oleh
karena itu, laporan yang hanya menggunakan ukuran yang dibuat secara internal seperti pesanan
yang diisi per unit waktu sudah cukup.

KIRIM PESANAN

Setelah barang dagangan dikeluarkan dari gudang, barang dikirim ke pelanggan.

PROSES

Departemen pengiriman harus membandingkan penghitungan fisik persediaan dengan

jumlah yang ditunjukkan pada tiket pengambilan dan dengan jumlah yang ditunjukkan pada

29
pesanan penjualan. Perbedaan dapat timbul karena barang tidak disimpan di lokasi yang
ditunjukkan pada tiket pengambilan atau karena catatan persediaan perpetual tidak akurat. Dalam
kasus seperti itu, departemen pengiriman perlu memulai pemesanan kembali barang-barang
yang hilang dan memasukkan jumlah yang benar yang dikirim pada slip pengepakan.

Setelah petugas pengiriman menghitung barang yang dikirim dari gudang, nomor
pesanan penjualan, nomor barang, dan kuantitas dimasukkan menggunakan terminal online.
Proses ini memperbarui bidang kuantitas di tangan dalam file induk inventaris. Ini juga
menghasilkan slip pengepakan dan banyak salinan bill of lading. Slip pengepakan (lihat Gambar
12-12) mencantumkan jumlah dan deskripsi setiap barang yang disertakan dalam pengiriman.
Bill of lading adalah kontrak hukum yang mendefinisikan tanggung jawab atas barang dalam
perjalanan. Ini mengidentifikasi operator, sumber, tujuan, dan instruksi pengiriman khusus, dan
ini menunjukkan siapa (pelanggan atau vendor) yang harus membayar operator (lihat Gambar
12-13).

Globalisasi menambah kompleksitas lebih lanjut pada logistik keluar. Efisiensi dan
efektivitas metode distribusi yang berbeda, seperti truk atau kereta api, berbeda di seluruh dunia.
Pajak dan peraturan di berbagai negara juga dapat mempengaruhi pilihan distribusi. Oleh karena
itu, sistem informasi organisasi harus menyertakan perangkat lunak logistik yang dapat
memaksimalkan efisiensi dan efektivitas fungsi pengirimannya.

30
ANCAMAN DAN KONTROL

Tabel 12-1 menunjukkan bahwa dua masalah potensial adalah pencurian (ancaman 11)
dan kesalahan pengiriman (ancaman 12). Kami membahas berbagai kontrol untuk mengurangi
ancaman pencurian di bagian sebelumnya. Rekonsiliasi informasi secara teratur tentang
pengiriman dengan pesanan penjualan (kontrol 12.1) memungkinkan deteksi keterlambatan atau
kegagalan pengiriman barang ke pelanggan secara tepat waktu. Selain itu, sistem RFID (kontrol
12.2) dapat memberikan informasi waktu nyata tentang status pengiriman dan dengan demikian
memberikan informasi tambahan tentang kemungkinan penundaan. Jika penjual mengetahui
bahwa pengiriman akan terlambat, pemberitahuan segera dapat membantu pelanggan merevisi
rencananya. Biaya untuk menyediakan pemberitahuan semacam itu minimal, terutama jika
dilakukan melalui email atau IM, tetapi upaya tersebut kemungkinan besar akan meningkatkan
kepuasan dan loyalitas pelanggan secara signifikan.

Pengiriman duplikat menghasilkan peningkatan biaya yang terkait dengan pengiriman

dan kemudian memproses pengembalian barang dagangan. Untuk mengurangi ancaman ini,
sistem ERP harus dikonfigurasi untuk "memblokir" item baris pada pesanan penjualan setelah
dokumen pengiriman dicetak (kontrol 12.5) untuk mencegah penggunaan pesanan penjualan
yang sama untuk mengotorisasi pengiriman lain dari barang yang sama ke pelanggan yang sama.

Penagihan

Aktivitas dasar ketiga dalam siklus pendapatan (lingkaran 3.0 pada Gambar 12-3) melibatkan
penagihan pelanggan. Gambar 12-14 menunjukkan bahwa ini melibatkan dua tugas yang
terpisah, tetapi terkait erat: pembuatan faktur dan pemutakhiran piutang, yang dilakukan oleh dua
unit terpisah dalam departemen akuntansi.

INVOICING

Penagihan yang akurat dan tepat waktu untuk barang dagangan yang dikirim sangat penting.
Aktivitas invoice hanyalah aktivitas pemrosesan informasi yang mengemas ulang dan
merangkum informasi dari aktivitas entri pesanan penjualan dan pengiriman. Ini memerlukan
informasi dari departemen pengiriman yang mengidentifikasi barang dan jumlah yang dikirim
dan informasi tentang harga dan persyaratan penjualan khusus dari departemen penjualan.

PROSES

Dokumen dasar yang dibuat dalam proses penagihan adalah faktur penjualan (Gambar 12-15),
yang memberi tahu pelanggan tentang jumlah yang harus dibayar dan ke mana harus mengirim
pembayaran. Seperti banyak perusahaan, AOE masih mencetak faktur kertas yang dikirimkan ke
banyak pelanggannya yang lebih kecil. Pelanggan yang lebih besar, bagaimanapun, menerima
faktur melalui EDI. EDI tidak hanya meniadakan pencetakan dan

31
 BAB III

KESIMPULAN
Sistem akuntansi organisasi harus dirancang untuk memaksimalkan efisiensi dan
efektivitas dari empat aktivitas siklus pendapatan dasar (entri pesanan penjualan, pengiriman,
penagihan, dan pengumpulan uang tunai) dilakukan. Ini juga harus memasukkan prosedur
pengendalian internal yang memadai untuk mengurangi ancaman seperti penjualan yang tidak
tertagih, kesalahan penagihan, dan persediaan dan uang tunai yang hilang atau disalahgunakan.
Prosedur pengendalian juga diperlukan untuk memastikan bahwa informasi yang diberikan untuk
pengambilan keputusan akurat dan lengkap. Akhirnya, untuk memfasilitasi pengambilan
keputusan strategis, sistem akuntansi harus dirancang untuk mengakomodasi integrasi data yang
dihasilkan secara internal dengan data dari sumber eksternal. Pada pertemuan eksekutif
berikutnya, Elizabeth merangkum proposal yang dia, Trevor, dan Ann kembangkan untuk
menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk mengelola hubungan pelanggan dan arus kas
dengan lebih baik. Di antara rekomendasinya adalah sebagai berikut: 1. Lengkapi tenaga
penjualan dengan tablet berbasis pena berkemampuan nirkabel. Trevor Whitman, wakil presiden
pemasaran, percaya bahwa AOE masih membutuhkan staf penjualannya untuk mengunjungi
pelanggan yang sudah ada guna mengidentifikasi produk tambahan mana yang dapat dibawa
secara menguntungkan. Staf penjualan juga akan terus melakukan cold call kepada calon
pelanggan untuk mencoba meyakinkan mereka agar membawa produk AOE. Saat mereka
berjalan menyusuri lorong toko, perwakilan penjualan dapat memeriksa item yang perlu diisi
ulang dan kemudian menulis dalam jumlah yang sesuai. Ketika pesanan selesai, mereka dapat
mengirimkan pesanan kembali ke kantor pusat. Sistem dapat memeriksa status kredit pelanggan
dan ketersediaan inventaris serta mengkonfirmasi pesanan dalam hitungan menit, termasuk
perkiraan tanggal pengiriman. Setelah pelanggan menyetujui pesanan, sistem akan segera
memperbarui semua file yang terpengaruh sehingga informasi terkini tentang status inventaris
tersedia untuk perwakilan penjualan lainnya. 2. Meningkatkan efisiensi gudang dan pengiriman
dengan mengganti kode batang dengan tag RFID. 3. Meningkatkan efisiensi proses penagihan
dengan meningkatkan jumlah pelanggan yang setuju untuk berpartisipasi dalam hubungan
penjualan tanpa tagihan dan, jika memungkinkan, dengan menggunakan EDI untuk mengirimkan
tagihan kepada pelanggan yang masih membutuhkannya. 4. Dalam upaya meningkatkan layanan
pelanggan, secara berkala melakukan survei dan pemantauan kepuasan pelanggan terhadap
produk dan kinerja AOE. 5. Meningkatkan efisiensi pengumpulan uang tunai dengan mendorong
pelanggan untuk menggunakan EFT dan, lebih disukai, FEDI untuk melakukan pembayaran.
Dapatkan UPIC dari bank mereka untuk menghindari keharusan berbagi informasi rekening bank
terperinci dengan pelanggan. Mengembangkan dan memantau anggaran arus kas bulanan untuk
mengantisipasi kebutuhan pinjaman jangka pendek. Linda Spurgeon menyetujui proposal ini.
Dia kemudian meminta Elizabeth dan Ann untuk mengalihkan perhatian mereka untuk
memecahkan beberapa masalah terkait dengan aktivitas bisnis siklus pengeluaran AOE.

32
,

33