SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

PROSES BISNIS PENGELOLAAN PESANAN PELANGGAN

DISUSUN OLEH :

KELOMPOK 4
D1 AKUNTANSI

Ni Luh Rita Cintya Dewi (202033121006)

Kadek Yunita Dewi (202033121007)

Komang Rere Septya Amalia (202033121036)

Ni Putu Widya Utami (202033121048)

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS WARMADEWA DENPASAR
2022
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena atas perkenaannya, penyusunan
makalah ini dapat diselesaikan dengan baik. Makalah ini dibuat oleh penulis untuk
memenuhi tugas dari mata kuliah Sistem Informasi Akuntansi. Selain itu makalah ini
dibuat dengan tujuan untuk memperkenalkan dan memaparkan mengenai proses bisnis
pengelolaan pesanan pelanggan, pengendalian siklus transaksi pada pemrosesan pesanan,
PB manajemen akun pelanggan, Pengendalian transaksi pada PB piutang dagang, PB kas
yang diterima pada rekening, dan PB penjualan tunai kepada semua orang yang berminat
untuk mengetahui dan mempelajarinya.

Setiap orang di dunia ini pasti tidak luput dari yang namanya kesalahan, begitupun
dengan penulis sendiri. Oleh karena itu, dalam makalah ini kemungkinan terdapat kesalahan
ataupun kekurangan yang tidak dapat dihindarkan. Dengan demikian penulis sangat
membutuhkan saran dan kritik agar lebih baik lagi kedepannya. Kepada semua orang yang
sudah membantu, penulis sampaikan terima kasih.

Kelompok 4,

Denpasar, 18 Maret 2022

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ......................................................................................................................... 1

DAFTAR ISI...................................................................................................................................... 2
BAB I PENDAHULUAN .................................................................................................................... 1
1.1 Latar Belakang ........................................................................................................................ 1
1.2 Rumusan Masalah ................................................................................................................... 2
1.3 Tujuan Makalah ...................................................................................................................... 2
BAB II PEMBAHASAN ..................................................................................................................... 3
2.1. Pengelolaan Pesanan Pelanggan ............................................................................................. 3
2.2. Pengendalian Siklus Transaksi pada Pemrosesan Pesanan ................................................... 9
2.3. Proses Bisnis Manajemen Akun Pelanggan ......................................................................... 10
2.4. Pengendalian Transaksi pada Proses Bisnis Piutang Dagang ............................................. 11
2.5. Proses Bisnis Kas yang Diterima pada Rekening ................................................................ 14
2.6. Proses Bisnis Penjualan Tunai ............................................................................................. 17
BAB III PENUTUP .......................................................................................................................... 20
3.1 Kesimpulan ............................................................................................................................ 20
3.2 Penutup .................................................................................................................................. 20
DAFTAR PUSTAKA ...................................................................................................................... 21

ii
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Proses bisnis yang berjalan dalam organisasi semakin lama semakin berkembang.
Proses transaksi yang ada juga semakin rumit. Dalam hal ini suatu organisasi tidak bisa
hanya mengandalkan pemrosesan transaksi secara tradisional. Oleh karena itu,
pengembangan sistem informasi merupakan suatu keharusan bagi organisasi dalam
menjalankan aktivitas bisnisnya.

Perusahaan yang aktivitas operasionalnya yang masih manual ketika mencoba

menggunakan suatu teknologi komputer untuk pemrosesan data, maka masalah yang
pertama dihadapi adalah besarnya pembiayaan yang harus dikeluarkan. Pembiayaaan ini
dapat berupa biaya pembelian hardware, pembangunan sistem dan penyiapan infrastruktur,
baik sumber daya manusia maupun teknis. Sementara perusaan yang sudah memiliki
sistem pemrosesan terkomputerisasi. Ketika melakukan pengembangan sistem informasi
akan menghadapi masalah pada aspek fisik dan non-fisik. Aspek fisik meliputi biaya
pengembangan, upgardinghardware dan penciptaan infrastruktur tertentu, sedangkan aspek
non-fisik meliputi tingkat penerimaan user, dukungan manajemen, dan kualitas sistem
informasi.

Penerapan sistem informasi disuatu organisasi merupakan seluruh cara dalam

memenangkan persaingan yang semakin ketat dan menjadikan informasi sebagai sumber
daya yang harus dikelola dengan tepat. Sehingga tercipta suatu sistem terpadu yang
menyediakan informasi untuk mendukung operasionalnya, manajemen dan fungsi penentu
pengambilan keputusan bisnis yang tepat. Penerapan sistem informasi baru juga akan
mengalami masalah jika tidak diselesaikan akan menimbulkan inefisiensi dan inefektivitas
dalam pemberdayaan sumber daya potensial. Oleh karena itu sebelum melakukan upaya
pengembangan dan implementasi, harus dilakukan proses konsiderasi secara multidimensi
terhadap berbagai yang mungkin berpengaruh terhadap kesuksesan suatu sistem baru.

1
1.2 Rumusan Masalah

Beberapa permasalahan yang akan dibahas pada makalah ini, yaitu :

1. Jelaskan Langkah-Langkah dalam proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan ?

2. Data Apa saja yang disimpan dan diproses dalam proses bisnis pengelolaan pesanan
pelanggan ?

3. Bagaimana pengendalian siklus transaksi pada pemrosesan pesanan ?

4. Bagaimana proses bisnis manajemen akun pelanggan ?

5. Bagaimana pengendalian transaksi pada proses bisnis piutang dagang ?

6. Bagaimana proses bisnis kas yang diterima pada rekening ?

7. Bagaimana proses bisnis penjualan tunai ?

1.3 Tujuan Makalah

Tujuan pembuatan makalah ini adalah sebagai bahan untuk memperoleh nilai juga
sebagai bahan untuk memberi tambahan pengetahuan kepada pembaca mengenai :

1. Untuk mengetahui aktivitas dalam proses bisnis pengelolaan pelanggan

2. Untuk mengetahui data-data yang disimpan dalam proses bisnis pengelolaan pesanan
pelanggan

3. Dapat menjelaskan mengenai pengendalian siklus transaksi pada pemrosesan pesanan

4. Dapat menjelaskan proses bisnis manajemen akun pelanggan

5. Untuk mengetahui pengendalian transaksi pada proses bisnis piutang dagang

6. Untuk mengetahui proses bisnis kas yang diterima pada rekening

7. Dapat menjelaskan mengenai proses bisnis penjualan tunai

2
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1. Pengelolaan Pesanan Pelanggan

Proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan meliputi aktivitas:

a. Permintaan Informasi

Proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan sering dimulai dengan suatu permintaan
informasi dari pelanggan atau permintaan quotation. Quotation adalah sebuah dokumen yang
disiapkan dan dikirimkan ke pelanggan potensial guna memberikan informasi mengenai
produk, harga, ketersediaan produk dan informasi pengiriman.

b. Pembuatan Kontrak

Beberapa perusahaan memerlukan kontrak (perjanjian legal) yang disiapkan sebelum

menjual kepada pelanggan sebagai suatu kebijakan perusahaan. Kontrak adalah suau
perjanjian untuk menyediakan barang atau jasa kepada pelanggan. Kontrak biasanya
menyebutkan kuantitas dan jadwal waktu pengirimannya. Kontrak yang berisi perjanjian
mengenai penyediaan suatu barang pada periode tertentu disebut blanket order.

c. Memasukkan Pesanan (Order Entry)

Memasukkan pesanan yaitu proses menyiapkan dokumen pesanan penjualan.

Penerimaan pesanan biasanya berisi penentuan harga dan pemeriksaan ketersediaan barang.
Penentuan harga suatu pesanan yaitu mengetahui harga terkini dari produk atau jasa, biaya
tambahan, diskon ataupun biaya pengiriman. System informasi enterprise resource planning

3
 (ERP) memungkinkan implementasi prosedur penentuan harga yang canggih dan fleksibel
antara pelanggan dan barang spesifik. Prosedur pelanggan khusus dapat menjadi keunggulan
bersaing yang signifikan sehingga perusahaan dapat menawarkan suatu layanan yang
disesuaikan dengan pelanggan. Ini merupakan aspek yang penting dari orientasi kepada
pelanggan yang menjadi fokus dari system ERP.

d. Pengiriman
Aktivitas pengiriman diawali dengan penyiapan dokumen pengiriman yang disebut delivery.
Pesanan penjualan berisi banyak informasi yang diperlukan dalam suatu delivery. ERP secara
otomatis membuat salinan informasi ini ke delivery. ERP akan melakukan pemeriksaan
tambahan untuk memastikan kualitasnya.Dokumen delivery dibuat untuk mengatur jadwal
pengiriman barang ke pelanggan. Jadwal didasarkan pada tanggal pengiriman yang diminta oleh
pelanggan. Barang yang dikeluarkan dari persediaan untuk pengiriman memerlukan dokumen
pengambilan pesanan, pengepakan pesanan dan posting pengiriman.

Beberapa dokumen disiapkan selama aktivitas pengiriman yaitu: daftar pengambilan, daftar
pengepakan dan bill of lading. Personel pengiriman akan memposting goods issue notice ketika
barang sudah dikirim. Posting ini akan memperbarui dokumen delivery yang relevan. ERP
menggunakan informasi ini untuk memperbarui persediaan sesuai kebutuhan didasarkan pada
pengiriman.

a. Penagihan

Dokumen delivery dimasukkan dalam jadwal penagihan dan difakturkan. Faktur untuk
pengiriman disiapkan dan diberikan kepada pelanggan. Pembuatan faktur ini adalah akhir dari
proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan. Faktur akan dilanjutkan ke bagian piutang
dagang untuk menunggu pembayaran dari pelanggan. Contoh faktur :

4
 Ilustrasi ERP ( Enterprise Resource Planning)

System ERP mampu menyimpan dan memproses sejumlah informasi yang sangat
besar yang berkaitan dengan proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan dengan
menggunakan SAP R/3. Proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan adalah bagian dari
modul penjualan dan distribusi SAP.

Record Master Pelanggan

Record master pelanggan berisi semua informasi yang berkaitan dengan pelanggan dan
dibuat sebelum proses pesanan penjualan dalam R/3 karena informasinya akan digunakan
dalam proses pesanan penjualan.

SAP R/3 membutuhkan empat macam record master, yaitu: Record

penjualan ke pelanggan

Record pengiriman ke pelanggan

Record penagihan ke pelanggan

Record pembayaran pelanggan

Ketika record master ke pelanggan dibuat, ketiga record master yang lain akan secara otomatis
dibuat dengan informasi yang sama. R/3 perlu tau bagaimana hierarki pelanggan terlebih dahulu
sebelum membuat record master. Hierarki pelanggan adalah representasi dari struktur organisasi
pelanggan yang menentukan informasi harga, terdiri dari saluran distribusi, jenis industry,dan
lokasi geografis yang digunakan dalam R/3. R/3 juga memerlukan persetujuan penjualan yang
dilakukan kepada pelanggan sebelum membuat record master.

Field Data
Record master pelanggan dibuat dengan memasukkan informasi ke dalam R/3. R/3
mengarahkan proses input dengan menunjukkan urutan isian pada layar monitor. Setiap layar
digunakan untuk mengumpulkan kategori data yang berkaitan dengan pelanggan. Kebanyakan
input dikodekan dengan angka. Pengguna menekan tombol "Return" jika isi layar sudah
dilengkapi dan untuk melihat layar berikutnya. Layar input Create Customer pada input
fasilitas R/3 menggunakan list box dan fasilitas pencarian. List box digunakan oleh pengguna
untuk memilih item dari daftar yang ada. Item-item biasanya ditunjukkan dalam bentuk teks
dan input dikodekan dengan angka oleh R/3 ketika pengguna memilih item dalam daftar.
Fasilitas pencarian memungkinkan pengguna memasukkan kata atau frase dan R/3 akan
menemukan kode yang dibutuhkan. Layar Create Customer dan beberapa data yang

5
dimasukkan pada layar ini ditunjukkan pada gambar berikut :
a. Create Customer: Initial Screen. Layar awal ini memerlukan masukan kode

pelanggan yang digunakan sebagai identitas unik record master pelanggan. Kode ini dapat
ditetapkan secara internal ataupun eksternal. Kode pelanggan ditetapkan secara eksternal
ketika seseorang yang memasukkan data memilih suatu kode. Penetapan secara internal
dilakukan secara otomatis oleh R/3, dimana kode berikutnya ditetapkan secara berurutan.

Tambahan input diperlukan untuk kode perusahaan dan data organisasi yang
mengidentifikasi wilayah penjualan.Wilayah penjualan diidentifikasi dengan tiga filed:
organisasi penjualan (unit perusahaan yang bertanggung jawab terhadap penjualan), saluran
distribusi (mencakup penjualan langsung, eceran, dan penjualan jumlah besar), dan divisi (kode
yang mengidentifikasi suatu sub grup dalam organisasi penjualan).

b. Create Customer: Customer Address. Field input disediakan untuk alamat, kotak

pos, kota, propinsi (atau Negara bagian), kode pos (atau ZIP) dan Negara. Kode yang
mengindikasikan bahasa yang akan digunakan harus dimasukkan pada bagian komunikasi dari
Layar Customer Address.

a. Create Customer: Control Data Screen. Field yang dimasukkan pada layar ini
tergantung pada kebutuhan khusus perusahaan. Satu-satunya field yang diperlukan
adalah field area transportasi, yang mengidentifikasi wilayah regional di mana
pengangkutan dialokasikan.

b. Create Customer; Marketing. Layar ini digunakan untuk memasukkan data statistic
dan demografi mengenai pelanggan. Field digunakan untuk mengumpulkan kode
untuk klasifikasi pelanggan, industry, dan wilayah.

c. Create Customer: Payment Transaction. Layar ini digunakan untuk memasukkan

informasi bank pelanggan. Field yang disediakan adalah kode Negara bank, kunci
bank, nomor rekening bank, rincian referensi, dan rincian lainnya.

d. Create Customer: Unloading Points. Layar ini digunakan untuk memasukkan di mana
barang yang diterima pelanggn belum dibongkar dan untuk memasukkan factory
calendar milik pelanggan, yang menentukan tanggal dan jam penerimaan barang oleh
pelanggan.

e. Create Customer: Foreign Trade. Layar ini digunakan untuk memasukkan data yang
berkaitan dengan pengendalian ekspor.

6
f. Create Customer: Contact Person. Layar ini digunakan untuk memasukkan data
yang berkaitan dengan orang kontak. Field ini disediakan untuk nama, nomor telpon,
formulir untuk alamat dan kode departemen.

g. Create Customer: Account Management. Layar ini digunakan untukspesifikasi data

rekening rekonsiliasi. Rekening dipilih dari daftar menu . Kunci yang diurutkan
dipilih untuk spesifikasi bagaimana line item akan diurutkan pada daftar rekening
pelanggan.

h. Create Customer: Payment Transaction. Layar ini mengumpulkan data untuk

transaksi pembayaran, termasuk transaksi pembayaran secara otomatis.field
pembayaran menentukan diskon kas dan periode pembayran yang berisi ringkasan
seluruh pembayaran.

i. Create Customer: Correspondence. Layar ini dapat digunakan untuk membangun

suatu dunning procedure dan koresponden lain dengan pelanggan. Dunning procedure
adalah tindakan yang dilakukan untuk mengumpulakan pembayaran dari pelanggan
yang terlambat melakukn pembayaran.

j. Create Customer: Insurance. Layar ini digunakan untuk memasukkan data yang
berkaitan dengan asuransi kredit ekspor. Field disediakan untuk kebijakan nomor,
jumlah asuransi, perusahaan asuransi, bulan, dan presentase pengurangan.

k. Create Customer: Sales. Layar ini digunakan untuk mengidentifikasi wilayah dalam
perusahaan yang bertanggung jawab kepada pelanggan. Layanan ini menentukan mata
uang untuk penyelesaian rekening. Layar ini menentukan prosedur penentuan harga,
yang merupakan istilah R/3 untuk tipe dan urutan kondisi penentuan harga untuk
pesanan penjualan. Juga dapat menentukan tipe daftar harga grosir atau eceran.

l. Create Customer: Shipping. Layar ini digunakan untuk menentukan pengiriman

rinci. Field kombinasi pesanan dipilih sebagai default. Akan batal dipilih jika
pelanggan tidak menerima pengiriman secara parsial.

m. Create Customer: Billing. Layar ini digunakan untuk memasukkan data mengenai
penagihan. Field-field menentukan apakah faktur manual diperlukan dan apakah
pelanggan pantas memperoleh potongan. Filed input mengumpulkan grup rekening
yang disetujui, yang digunakan untuk integrasi dengan modul piutang dagang pada
R/3.

n. Create Customer: Taxes. Layar ini digunakan untuk memasukkan data yang

7
 berkaitan dengan keajiban pajak pelanggan. Field klasifikasi pajak dilengkapi untuk
setiap kategori pajak yang terdaftar.

o. Create Customer: Layar Output. Layar ini digunakan untuk spesifikasi default
output untuk berbagai dokumen yang dapat dihasilkan bagi pelanggan.

p. Create Customer: Partner Function. Ketika record penjualan ke pelanggan

dibuat, R/3 secara otomatis membuat record master tagihan kepada, pembayar, dan
pengiriman ke untuk pelanggan yang sama dengan menggunakan informasi yang
sama.

Pelanggan Satu-Waktu

Karena kompleksnya proses pembuatan record master pelanggan, R/3

memungkinkan untuk membuat record master tunggal secara dummy untuk pelanggan
satu-waktu atau pelanggan yang tidak rutin. Proses ini mengamankan masalah dalam
pembuatan record rinci untuk pelanggan satu-waktu.

Standar Pemrosesan Pesanan Pada SAP R/3

Tinjauan

Bagian ini memberikan tinjauan mengenai standar proses pesanan pada SAP R/3.
Standar pemrosesan pesanan adalah istilah yang menjelaskan proses bisnis pengelolaan
pesanan pelanggan yang pesanan pelanggan dimasukkan dari persediaan barang jadi.

Standar pemrosesan pesan adalah istilah yang menjelaskan proses bisnis

pengelolaan pesanan pelanggan yang pesanan pelanggan dimasukkan dari persediaan
barang jadi. Standar umumnya diterima melalui telepon, fax, bagian penjualan dan voice
email. Pertama-tama , diterbitkan quotation untuk pelangagan, jika tidak ada maka
pesanaan dibuat jika pelangagan memerlukan pengiriman barang dan jasa. Sesudah sutau
pesanan dibuat dan diproses, dokumendelivery dibuat.

Membuat Pesanan Pelanggan

Record master pelanggan harus ada sebelum pesanan penjualan dibuat. R/3 dapat
menyalin informasi dari record master kedalam pesanan penjualan jika diperlukan.

Create sales order, layar awal. Layar awal ini digunakan untuk memastikan
informasi untuk wilayah penjualan. Ada 3 field yang harus ada yaitu field distribusi, field
kode divisi, dan field tipe pesanan. Layar ini punya 2 bagian yaitu head order dokumen dan
wilayah untuk data item. Header dokumen berisi field untuk item yang menjelaskan
pesanan. Field sold-to- party mengumpulkan pesanan. Nama field pembelian pelanggan
8
 dimasukkan kedalam field nomer pesanan pembelian. Tanggal pesanan pembelian
digunakan untuk tanggal penerimaan pesanan pembelian pelanggan.

Fitur Database

Setiap aktivitas pada proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan-quotation,

pesanan, pengiriman faktur dan sebagainya menghasilkan dokumen. Fitur arus dokumen
pada SAP R/3 memungkinkan untuk melihat dan melacak dokumen-dokumen tersebut.

Standar pemrosesan pesan adalah istilah yang menjelaskan proses bisnis

pengelolaan pesanan pelanggan yang pesanan pelanggan dimasukkan dari persediaan
barang jadi. Standar umumnya diterima melalui telepon, fax, bagian penjualan dan voice
email. Pertama-tama , diterbitkan quotation untuk pelanggan, jika tidak ada maka pesan
akan dibuat jika pelanggan memerlukan pengiriman barang dan jasa. Sesudah suatu pesanan
dibuat dan diproses, dokumendelivery dibuat.

2.2. Pengendalian Siklus Transaksi pada Pemrosesan Pesanan

Memasukkan Pesanan

Fungsi memasukkan pesanan (order-entry) memulai proses pesanan pelanggan dengan

menyiapkan dokumen pesanan penjualan. Pesanan penjualan berisi penjelasan mengenai
produk yang dipesan, harganya, dan data deskriptip mengenai pelanggan seperti nama, alamat
pengiriman, dan jika diperluakan alamat penagihan. Jika waktu antara penerimaan pesanan
dengan pengiriman sesungguhnya signifikan, maka pemberitahuan pesanan akan dikirimkan
kepelanggan untuk memberitahukan bahwa pesanan telah diterima dan sedang diproses. Harga
yang dimasukkan pada pesanan penjualan disetujui oleh menejemen atau fungsi organisasi
yang independen dari fungsi pesanan penjualan.

Kredit

Kredit pelanggan yang masih ada sebaiknya diverifikasi terlebih dahulu kebagian
pengiriman barang. Untuk pelanggan reguler, pemeriksaan kredit meliputi menentukan jumlah
total kredit yang disetujui tidak melebihi otorisasi dari menjemen secara umum dan khusus.
Untuk pelanggan yang baru, pemeriksaan kredit diperlukan untuk menentukan jangka waktu
penjualan kepada pelanggan.

Barang Jadi
Barang jadi diambil sesuai yang ada pada picking list. Picking list disiapkan dari dokumen
pengiriman yang disiapkan dengan database pesanan untuk memproses pesanan yang telah
disetujui. Informasi pengambialan akan dimasukkan untuk memperbaruhi informasi
9
pengiriman pada database pesanan. Record persediaan diperbaruhi untuk menunjukkan
kuantitas sesungguhnya yang diambil dan dilanjutkan kebagian pengiriman. Barang akan
dilanjutkan dibagian pengiriman. Bagian pengiriman akan memberitahukan barang yang telah
ditransfer.

Pengiriman

Bagian pengiriman menerima perintah pengiriman setelah cocok dengan pesanan yang
ada pada picking list bersama dengan barang yang dipesan seperti yang ada pada daftar
pengepakan barang. Informasi pesanan yang ada pada daftar pengepakan disiapkan secara
inependent karena ia didasarkan pada pesanan yang disiapkan oleh fungsi order-entry dan
disetujui oleh fungsi kredit. Dokumen pengiriman disiapkan dan database pesanan diperbaruhi
untuk pengiriman. Bagian pengiriman secara khusus menyiapkan bill of lading untuk
pengiriman. Tembusan daftar bill of lading diikutkan dalam pesanan pelanggan ketika
dikirimkan.

Penagihan

Penagihan merupakan proses terakhir dari proses pesanan dengan menyiapkan faktur
untuk pesanan yang tampak pada daftar penagihan. Bagian penagihan melakukan verifikasi
pesanan dan kemudian menyiapkan faktur. Faktur dikirimkan kepada pelanggan, faktur dicatat
pada jurnal penjualan dan pemberitahuan dikirimkan kebagian piutang dagang. Secara
periodik, jurnal disiapkan dan dilanjutkan ke fungsi buku besar untuk dilakuakan posting ke
buku besar.

Piutang dagang dan Buku Besar

Perbedaan antara piutang dagang dan penagihan penting untuk mempertahankan

pemisahan fungsi. Bagian penagihan bertanggung jawab untuk membuat faktur pesanan secara
inividual dan piutang dagang menangani informasi rekening pelanggan dan secara periodik
mengirimkan laporan piuatang dagang ke pelanggan. Bagian penagihan tidak memiliki akses
ke record keuangan. Pengendalian total dari posting ke rekening buku besar piutang dagang
dibandingkan dengan jurnal yang dikirimkan dari penagihan untuk melakukan validasi posting
ke buku besar.
2.3. Proses Bisnis Manajemen Akun Pelanggan
Proses bisnis pesanan pelanggan mencakup pemrosesan piutang dagang sampai pengumpulan
pembayaran pelanggan pada rekening.

10
Piutang dagang mewakili uang yang dimiliki oleh pelanggan untuk barang atau jasa yang telah
dijual yang dimasukkan dalam rekening. Ada dua pendekatan dasar pada aplikasi piutang
dagang yaitu proses open item dan proses balance forward. Pada pemrosesan open item,
pencatan terpisah dikelolah pada sistem piutang dagang untuk setiap faktur yang belum
dibayar oleh pelanggan. Jika pembayarn pelanggan diterima, akan dibandingkan dengan faktur
yang belum dibayarkan. Pada pemrosesan balance forward, pembayaran dari pelanggan
dibandingkan dengan total saldo pelanggan yang masih ada dan bukan dibandingkan dengan
faktur pelanggan secara individu.
2.4. Pengendalian Transaksi pada Proses Bisnis Piutang Dagang
Gambar 7.6 menggambarkan flowchart dokumen dari proses bisnis piutang dagang. Hal
utama dalam ilustrasi itu adalah pemisahan pada fungsi – fungsi yang ada dalam proses
bisnis.
a. Penagihan

Faktur, memo kredit dan penyesuaian faktur yang lainnya dirutekan ke piutang dagang
untuk diposting ke rekening pelanggan. Hal ini menjaga pemisahan fungsi-fungsi yang ada.
Penagihan tidak punya akses langsung ke pencatatan piutang dagang.

b. Penerimaan Kas

Slip pembayaran pelanggan dilanjutkan ke piutang dagang untuk diposting dari

penerimaan kas. Piutang dagang tidak punya akses ke kas atau memeriksa pembayaran
pelanggan.

c. Piutang Dagang

Piutang dagang bertanggung jawab utuk mengelola buku pembantu piutang dagang.
Rekening kontrol dikelola oleh departemen buku besar. Debit dan kredit diposting ke rekening
pelanggan dari bukti pembayaran, faktur, dan dokumen lain yang diterima dari penagihan dan
penerimaan kas.

d. Kredit

Fungsi departemen kredit meliputi menyetujui retur dan potongan penjualan dan
penyesuaian lainnya untuk rekening pelanggan, menilai dan menyetujui neraca saldo umur
piutang untuk menentukan sisa kredit dari pelanggan, dan memulai memo (dokumen)
penghapusan untuk membebani rekening dengan kerugian piutang.

11
e. Buku besar

Buku besar mengelola rekening pengendali piutang dagang. Debit dan kredit diposting
ke rekening pengendali piutang dagang dari jurnal dan hasil pencocokan dengan total
pengendali yang diterima dari penagihan dan penerimaan kas.Jumlah ini direkonsiliasi ke
konrol total dan dikirimkan ke buku besar langsung dari piutang dagang. Rekonsiliasi ini
merupakan siklus pengendalian transaksi yang penting dalam proses bisnis piutang dagang.

f. Retur dan Potongan Penjualan

Retur dan potongan penjualan memerlukan pengendalian yang hati-hati. Potongan

penjualan terjadi karena ada barang dagangan yang rusak, kekurangan dalam pengiriman,
kesalahan klerikal atau adanya perjanjian antara pelanggan dengan penjual untuk mengurangi
jumlah yang dimiliki pelanggan. Jumlah potongan dinegosiasikan antara pelanggan dan
departemen penerimaan pesanan penjualan (atau penjualnya). Potongan sebaiknya
dipertimbangkan dan disetujui oleh fungsi yang independen (biasanya departemen kredit).
Setelah potongan diotorisasi dan disetujui, bagian penagihan akan membuat memo kredit untuk
mendokumentasikan pengurangan rekening pelanggan.

Retur penjualan terjadi ketika pelanggan mengembalikan barang yang sudah dikirim.
Prosedur retur penjualan dimulai dari departemen penerimaan. Setelah barang diterima dari
pelanggan dan dikembalikan sebagai persediaaan, untuk pengendalian yang baik, bagian
penerimaan akan melanjutkan memo retur penjualan atau dokumen yang sejenis ke departemen
kredit. Departemen kredit menyetujui memo retur penjualan dan melanjutkan ke bagian
penagihan. Memo retur penjualan ynag telah disetujui diotorisasi oleh bagian penagihan untuk
menerbitkan memo kredit untuk retur ini.

12
g. Penghapusan Piutang Dagang

Hal pokok dalam proses penghapusan adalah analisi rekening yang telah jatuh tempo
sebelumnya. Ini biasanya dilakukan dengan menggunakan laporan saldo umur piutang.
Sejumlah teknik dapat digunakan sebaga upaya untuk mengumpulkan rekening yang telah
jatuh tempo. Hal ini melibatkan prosedur dunning seperti mengirimkan ke pelanggan sejumlah
surat sebagai tindak lanjut dan menggunakan agen-agen pengumpul piutang untuk melakukan
pendekatan ke pelanggan untuk membayar. Akan tetapi, sejumlah rekening memang sudah
tidak layak lagi dan harus dihapus.

Departemen kredit memulai proses penghapusan dengan menyimpan memo penghapusan

(atau dokumen yang sejenis) yang disetujui oleh treasurer atau fungsi independen lainnya.
Bagian piutang dagang melaukan otorisasi untuk rekening yang dihapus setelah menerima
memo penghapusan yang telah disetujui. Tembusan memo penghapusan yang telah disetujui
juga dikirimkan ke pihak ketiga yang independen (internal audit) untuk tujuan pencatatan.

13
2.5. Proses Bisnis Kas yang Diterima pada Rekening

Proses Bisnis kas yang diterima pada rekening digunakan ketika pelanggan masih
memilki saldo. Penerimaan kas pada rekening biasanya berawal dari pengiriman surat atau
dibayarkan oleh seseorang ke kasir pusat atau cash window. Untuk itu lebih jelasnya akan
diterangkan sebagai berikut :

• Mailroom

Surat akan dibuka dan cek serta bukti pembayaran akan dipiasahkan, cek disahkan dan
dijumlah secara hati-hati. Daftar pembayaran yang berisi pembayaran yang diterima,
disiapkan. Tembusan daftar pembayaran dan bukti pembayaran diberikan ke bagian piutang
dagang. Cek dan control total diberikan ke penerimaan kas sebagai deposit. Tembusan daftar
pembayaran dan control total disimpan urut tanggal.

14
• Penerimaan kas

Cek diterima dari mailroom bersama dengan penerimaan kas dari penjualan tunai dan
slip setoran disiapkan. Daftar pembayaran dan control total diterima dari mailroom dicocokkan
dengan slip setoran dan perjanjian yang telah disetujui. Daftar pembayaran kemudian
digunakan untuk memposting jumlah pembayaran yang diterima dari mailroom ke jurnal
penerimaan kas. Jurnal disiapkan dan dilanjutkan ke buku besar. Daftar pembayaran, tembusan
slip dan control total disimpan urut tanggal. Deposit dilanjutkan seluruhnya ke bank.

15
• Piutang dagang

Diposting pada rekening piutang dagang. Yang diposting ke buku besar adalah totalnya.
Kontrol total dicocokkan dengan daftar pembayaran. Perjanjian untuk jumlah ini disetujui.
Piutang dagang diurutkan dan disimpan berdasarkan urutan pelanggan. Daftar pembayaran dan
kontrol total yang diposting urut tanggal. Daftar pembayaran dan tembusan kontrol total yang
diposting disimpan urut tanggal. Tembusan kontrol total dilanjutkan ke buku besar.

16
  Buku besar

Jurnal dari penerimaan kas dan control total diterima dari rekening piutang dagang
untuk dibandingkan. Jumlahnya kemudian diposting ke buku besar. Sumber posting buku besar
berasal dari jurnal dari kasir sejumlah pembayaran yang diterima untuk didepositkan. Jumlah
ini harus harus direkonsiliasikan dengan total item yang diposting ke buku besar piutang
dagang. Jurnal dan kontrol total disimpan urut tanggal.

• Bank

Bank menerima setoran dan melakukan validasi tembusan slip setoran. Tembusan slip
setoran yang telah divalidasi dikembalikan ke audit internal. Slip setoran yang telah divalidasi
disimpan urut tanggal.

• Audit Internal

Audit internal menerima laporan bank secara periodik. Rekonsiliasi bank secara
independen merupakan pengendalian yang penting dalam proses bisnis penerimaan kas.

Sistem Pengumpulan Lock-Box

Sistem lock-box deposit digunakan untuk mengurangi float-waktu antara

penandatangan pembayaran cek oleh pelanggan dan ketika perusahaan menggunakan dana
tersebut. Sistem lock-box digunakan juga untuk mengurangi float yang biasanya terjadi karena
bank tidak mengizinkan perusahaan untuk menggunakan cek sampai mereka membereskan
urusan dengan bank pelanggan

2.6. Proses Bisnis Penjualan Tunai

Perbedaan signifikan antara proses bisnis penjualan tunai dan proses bisnis kas yang
diterima pada rekening, adalah tidak adanya pencatatan aset sebelumnya (saldo rekening
pelanggan) pada proses bisnis penjualan tunai. Pembuatan dokumen awal dari penjualan tunai
merupakan poin utama pada sistem pengendalian.

Penjualan tunai dicatat pada register kas atau alat pengaman lainnya untuk
menyediakan dokumentasi. Penerimaan penjualan disiapkan dan diterbitkan untuk pelanggan.

Audit pelanggan, pembuatan dokumen awal dari penjualan tunai merupakan poin
utama pada sistem pengendalian.Penjualan tunai dicatat pada register kas atau alat pengaman
lainnya untuk menyediakan dokumentasi. Penerimaan penjualan disiapkan dan diterbitkan

17
untuk pelanggan.Audit pelanggan merupakan istilah umum yang digunakan untuk menjelaskan
prosedur dimana tindakan pelanggan sebagai pengendalian pada dokumentasi awal transaksi.
Penentuan harga item merupakan teknik audit pelanggan. Selain itu teknik yang berkaitan
dengan faktur penjualan seperti memberikan hadiah akan menarik pelanggan untuk lebih
membaca faktur dan juga bunyi register kas seperti bel atau lonceng ketika dibuka juga
digunakan agar pelanggan memberikan perhatian pada jumlah sesungguhnya yang ada pada
register. Mengirimkan laporan bulanan (agar pelanggan memeriksa sendiri rekeningnya) dan
menyediakan pelanggan dengan bukti pembayaran merupakan contoh dari teknik customer
audit.

Supervisi bertugas mengobservasi kinerja stafnya. Teknik supervisi mencakup

penggunaan professionalshopper, yaitu orang yang disewa untuk membeli barang pada
perusahaan eceran dengan tujuan mengobservasi pencatatan transaksi.

Teknik Imprest digunakan untuk mengendalikan penerimaan kas dengan cara yang
sama yang digunakan dalam pegendalian pengeluaran kas kecil tetapi biasanya kurang akurat.
Petugas klerikal diberi sejumlah tiket bernomor urut dan harus mempertanggung jawabkan
nilai penjualannya atau tiket yang dimilikinya. Pemborong eceran harus
mempertanggungjawabkan nilai eceran barang yang dimilikinya.Pengendalian ini
diaplikasikan dengan metode laba kotor atau metode analisi penjualan eceran untuk
mengestimasi tingkat persediaan, namun cara ini dapat mengurangi kecurangan.

Aliran Dokumentasi proses Bisnis Penjulan Tunai

18
Penjelasan aliran dokumentasi penjualan tunai
Pembeli akan memilih barang setelah menemukan barang yang diinginkan, Pramuniaga akan
membuatkan 2 buah nota dan pramuniaga nantinya akan membawa barang ke petugas serahkan
barang, nota tersebut nantinya akan dibawa melalui pelanggan ke bagian kassa.

Di bagian Kasa nanti pelanggan akan melakukan pembayaran dan bagian kasa akan
memberikan cap lunas pada nota. Setelah itu nota 1 akan diberikan nomor urut yang nantinya
akan diberikan ke bagian akuntansi. Nota 2 nanti akan diberikan kepada pembeli, melalui
pembeli nota 2 akan dibawa ke petugas serahkan barang.

Di bagian serahkan barang nanti petugas serahkan barang akan menempel nota lunas di
pembukus barang kemudian petugas serahkan barang akan menyerahkan barang pada pembeli.

Di bagian akuntansi, nota 1 yang sudah diberi nomor urut akan dilakukan jurnal penerimaan kas
kemudian diposting ke rekening buku besar. Setelah itu aliran dokumentasi penjualan tunai
selesai.

Kabag dan Fungsi yang terdapat pada Aliran Dokumentasi Penjualan Tunai :
- Pemasaran

Yang termasuk kabag pemasaran yaitu pramuniaga dan petugas serahkan barang. Pramuniaga
dan petugas serahkan barang termasuk kedalam kabag pemasaran karena berhubungan langsung
dengan pelanggan agar produk terjual
- Bendahara

Yang termasuk kabag bendahara yaitu kassa dan akuntansi karena kassa dan akuntansi
berhubungan langsung dengan penerimaan kas serta pencatatan penerimaan kas

19
 BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan meliputi aktivitas sebagai berikut

Permintaan informasi, pembuatan kontrak, memasukkan pesanan, pengiriman, dan
penagihan.Siklus transaksi yang mengendalikan proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan
mencakup pemisahan fungsi – fungsi berikut : pemrosesan pesanan, penjualan, otorisasi kredit,
penjagaan barang jadi, pengiriman, penagihan, piutang dagang, dan buku besar.

Proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan meliputi pemrosesan piutang dagang

melalui pengumpulan pembayaran pelanggan. Siklus transaksi mengendalikan proses bisnis
pengelolaan pesanan pelanggan termasuk pemisahan fungsi : penerimaan kas, otorisasi kredit,
penagihan piutang dagang, dan buku besar. Prosedur untuk penanganan retur dan potongan
penjualan dan prosedur yang digunakan untuk menghapus piutang dagang perlu dirancang dan
dikendalikan dengan hati-hati.

3.2 Penutup

Demikianlah yang dapat kami sampaikan mengenai materi yang menjadi bahasan dalam
makalah ini, kami meminta maaf apabila ada kesalahan ejaan dalam penulisan kata dan kalimat
yang kurang jelas, dimengerti, dan lugas. Tentunya banyak kekurangan dan kelemahan karena
terbatasnya pengetahuan, kurangnya rujukan atau referensi yang kami peroleh hubungannnya
dengan makalah ini. Semoga makalah ini dapat bermanfaat dan menambah pengetahuan para
pembaca.

20
 DAFTAR PUSTAKA

Bodnar, George H., dan William S. Hopwood. 2006. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi 9,
Yogyakarta : Andi
Gambar flowchart Aliran Dokumentasi Penjualan Tunai diambil dari :“Sistem Penjualan Tunai”
https://www.google.com/url?sa=i&url=https%3A%2F%2Fslideplayer.info%2Fslide%2F12
685629%2F&psig=AOvVaw00ds73KqT4H1uP68gCr1XQ&ust=1650691856099000&sour
ce=images&cd=vfe&ved=0CAwQjRxqFwoTCJjj08D4pvcCFQAAAAAdAAAAABAD
dipetik pada tanggal 22 Maret 2022

21
22