Jurnal Ilmiah Mahasiswa Teknik Informatika 149

Rancang Bangun Aplikasi E-Office Berbasis Web (Studi

Kasus : Kantor Kecamatan Sadu Kabupaten Tanjung
Jabung Timur)

Sri Julianty1, Nurhadi2 , Maria Rosario B3

Program Studi Teknik Informatika, STIKOM Dinamika Bangsa, Jambi
Jl. Jendral Sudirman , Thehok – Jambi, Telp. 0741-35095/Fax. 0741-35093
Email : 1 srijulianty012@gmail.com, 2nurhadi@stikom-db.ac.id, 3 diamar_ros@yahoo.com

ABSTRACT

The Sadu sub-district office is a workplace that is partly responsible for handling mail data management.
In the process of processing the data using the agenda book, so that problems occur, namely the difficulty
of managing correspondence data because the number of letters in and out of more than 200 letters per
month, resulting in the processing of old letters, stacking of letters, difficulties in finding letters, and when
borrowing letters are easily lost or damaged. This research is to analyze the current system, in order to
overcome the problems faced at the Sadu District Office in Tanjung Jabung Timur Regency, by designing
Web-based E-Office Application Design (Case Study: Sadu District Office, East Tanjung Jabung Regency).
The steps to be taken in solving the problems discussed are, identifying, searching for information based
on theoretical foundations, collecting data with observation and interview methods, analyzing to find
solutions to the problems faced by the Sadu District Office in East Tanjung Jabung Regency. System
development uses a waterfall model, the implementation of this research uses the PHP and DBMS MySQL
Language to produce data processing applications that are expected to facilitate data processing and report
generation.
Keywords: Rancang Build, Application, E-Office, Web
ABSTRAK

Kantor Camat Sadu merupakan tempat kerja yang sebagian bertugas menangani pengelolaan data surat.
Pada proses pengolahan datanya menggunakan buku agenda, sehingga terjadi permasalahan yaitu kesulitan
mengelola data surat menyurat karena banyaknya surat yang masuk dan keluar lebih dari 200 surat per
bulan, mengakibatkan proses pengolahan surat lama, penumpukan berkas surat, kesulitan dalam pencarian
surat, serta pada saat peminjaman surat mudah hilang atau rusak. Penelitian ini untuk menganalisa sistem
yang sedang berjalan, agar dapat mengatasi masalah-masalah yang dihadapi pada pada Kantor Kecamatan
Sadu Kabupaten Tanjung Jabung Timur, dengan cara merancang Rancang Bangun Aplikasi E-Office
Berbasis Web (Studi Kasus :Kantor Kecamatan Sadu Kabupaten Tanjung Jabung Timur).Tahapan yang
akan dilakukan dalam penyelesaian masalah yang dibahas yaitu, melakukan identifikasi, melakukan
pencarian informasi berdasarkan landasan- landasan teori, pengumpulan data dengan metode observasi dan
wawancara, menganalisis untuk mencari solusi atas permasalahan yang dihadapi Kantor Kecamatan Sadu
Kabupaten Tanjung Jabung Timur. Pengembangan sistem menggunakan model air terjun (waterfall),
implementasi penelitian ini menggunakan Bahasa Perograman PHP dan DBMS MySQL hingga
menghasilkan aplikasi pengolahan data yang di harapkan dapat mempermudah dalam pengolahan data
maupun pembuatan laporan.
Kata Kunci : Rancang Bangun, Aplikasi, E-Office, Web
1. PENDAHULUAN

E-Office memegang peranan yang sangat penting untuk membantu proses aktivitas kerja di instansi maupun
diperkantoran baik dari lembaga pemerintah maupun swasta. Dalam perkantoran moderen segala kegiatan
manajemen perkantoran dikerjakan dengan menggunakan alat-alat otomatisasi perkantoran, diantaranya
adalah perangkat komputer dengan berbagai aplikasi salah satunya yaitu aplikasi perkantoran elektronik
atau E-Office.
 Jurnal Ilmiah Mahasiswa Teknik Informatika 150

Menurut Eka Ardianto [1] Menyatakan Bahwa: “E-Office adalah pekerjaan kantor yang menggunakan
bantuan alat komunikasi dan sistem informasi”. Kelebihan dari aplikasi E-Office, data serta lampiran surat
masuk dan surat keluar dapat di proses dengan waktu yang relatif singkat serta laporan yang dihasilkan
lebih akurat.
Salah satu yang membutuhkan E-Office adalah Kantor Camat Sadu yang beralamatkan di Jln. Paduka
Berhala No.03, Sungai Lokan, Kecamatan Sadu, Kode Pos 36573, Kabupaten Tanjung Jabung Timur.
Kantor Camat Sadu merupakan tempat kerja kepala kecamatan dan pegawai-pegawai kecematan lainnya.
Mereka sebagian bertugas menangani pengelolaan data surat.
Pengolahan data surat pada Kantor Camat Sadu masih dilakukan secara manual yaitu menggunakan buku
agenda, sehingga terjadi permasalahan yaitu kesulitan mengelola data surat menyurat karena banyaknya
surat yang masuk dan keluar lebih dari 200 surat per bulan, mengakibatkan proses pengolahan surat lama,
penumpukan berkas surat, dalam menyimpan dan mengambil surat agak sulit kesulitan dalam pencarian
surat, serta pada saat peminjaman surat mudah hilang atau rusak jika berkas surat tersebut hilang maka pada
waktu surat diperlukan kembali berkas surat tersebut sudah tidak ada karena tidak ada arsip digitalnya.
Untuk dapat menjalankan tugas-tugasnya dengan baik, maka Kantor Camat Sadu sudah seharusnya
mengubah sistem manual ke sistem komputerisasi dengan melaksanakan implementasi aplikasi E-Office.
Dengan adanya E-Office di Kantor Camat Sadu dapat melaksanakan kegiatan administrasinya dengan lebih
mudah, cepat, transparan, tertib, terpadu, produktif, akurat, aman, dan efisien. Berdasarkan permasalahan
yang ada, maka penulis mengangkat masalah tersebut kedalam skripsi dengan judul ”Rancang Bangun
Aplikasi E-Office Berbasis Web (Studi Kasus : Kantor Kecamatan Sadu Kabupaten Tanjung Jabung
Timur)”.

2. TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Rancang Bangun

Pressman [2] Menjelaskan bahwa : “Rancang bangun merupakan proses perencanaan yang
menggambarkan urutan kegiatan (sistematika) mengenai suatu program Rancang bangun perangkat lunak
merupakan aktifitas untuk memahami permasalahan bisnis, menuangkan ide dan merancang “cetak biru”
sebagai solusi untuk menghasilkan software yang ekonomis yang sesuai dengan kebutuhan organisasi”.
Maka dapat disimpulkan bahwa rancang bangun merupakan kegiatan menerjemahkan hasil analisa ke
dalam bentuk paket perangkat lunak kemudian menciptakan sistem tersebut ataupun memperbaiki sistem
yang sudah ada.

2.2. Aplikasi
Menurut Abdul Kodir [3] Mengungkapkan : “Aplikasi adalah suatu antar muka yang memugkinkan
pemakai berinteraksi dengan database dengan cara yang mudah”. Jadi dapat disimpulkan aplikasi adalah
program yang dirancang untuk memudahkan para pengguna dalam mengerjakan dan menyelesaikan tugas
tertentu.

2.3. E-Office
Menurut Robert. M [2] Menjelaskan : “Electronic Office (E-Office) adalah suatu sistem yang berhubungan
dengan administrasi secara maya memusatkan komponen komponen sebuah organisasi dimana data,
informasi dan komunikasi dibuat melalui media telekomunikasi”. Berdasarkan definisi di atas dapat
disimpulkan bahwa E-Office merupakan pekerjaan kantor yang menggunakan bantuan alat komunikasi dan
sistem informasi. Dengan perkembangan teknologi informasi saat ini, penggunaan komputer merupakan
alat pengolah data menjadi informasi secara elektronik.

2.4. Web
Menurut Andi [4] Menyatakan : “Website adalah sebutan bagi kelompok halaman Web (Web page), dan
umumnya merupakan bagian dari suatu nama domain (domain name) atau sub domain dalam workd wide
Web (WWW) di internet”. Berdasarkan defenisi diatas dapat di simpulkan bahwa Website adalah sejumlah
haman Web yang memiliki topik saling terkait, terkadang disertai pula dengan berkas - berkas gambar,
video, atau jenis - jenis berkas lainya yang sudah dipublikasikan.
 Jurnal Ilmiah Mahasiswa Teknik Informatika 151

3. METODOLOGI PENELITIAN
3.1 Kerangka Kerja
Untuk mempermudah pelaksanaan penelitian ini diperlukan suatu susunan kerangka kerja (framework)
yang jelas tahap-tahapannya. Kerangka kerja ini merupakan langkah-langkah yang dilakukan dalam
penyelesaian masalah yang dibahas. Adapun kerangka kerja penelitian yang digunakan dapat dilihat pada
gambar 1:

Gambar 1. Kerangka Kerja Penelitian

3.2 Pengembangan Sistem

Pengembangan sistem berarti menyusun sistem baru untuk mengganti sistem lama secara keseluruhan atau
memperbaiki bagian-bagian tertentu dalam sistem yang lama. Model pengembangan system yang
digunakan oleh penulis merupakan model waterfall (air terjun), dimana setiap tahapnya saling berurutan
dan dalam penyelesaiannya harus diselesaikan tahap per tahap. Berikut model waterfall dapat dilihat pada
gambar 2 :

Gambar 2. Metode Waterfall Menurut Agus Mulyanto

4. HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Diagram Use Case
mendeskripsikan sebuah interaksi antara satu atau lebih aktor dengan Aplikasi yang akan dibuat., use
case digunakan untuk mengetahui fungsi apa saja yang ada di dalam sebuah Aplikasi dan siapa saja yang
berhak menggunakan fungsi-fungsi itu”. Dibawah ini merupakan Diagram use case. Dari use case ini
 Jurnal Ilmiah Mahasiswa Teknik Informatika 152

terdapat aktor dan use case fungsi-fungsi sistem yang merupakan aktor yang berinteraksi dengan sistem
secara lansung, seperti terlihat pada gambar 3 dan 4 :

UC-2
Mengelola Data
Admin

UC-3
Mengelola data
Bank

UC-4
Mengelola data
Kategori

UC-5
Mengelola data
Komentar
UC-6
Mengelola data
ongkir

UC-7
Mengelola data
pelanggan

UC-8
Mengelola data
pembelian UC-1
Login
UC-9
Mengelola data
pemesanan
Admin

UC-10 UC-15
Mengelola data Logout
penjualan
UC-11
Mengelola data
produk
UC-12
Mengelola data
profil

UC-13
Mengelola data
supplier
UC-14
Mencetak
Laporan

Gambar 3. Use Case Diagram Admin

UC-14
Melihat Surat
Masuk

UC-13
UC-15
Login
Mengelola Surat
Keluar
<<Ext end>>

UC-16
Mengelola UC-18
Pegawai Disposisi Surat Masuk Logout

UC-17
Mengelola
Disposisi Surat Keluar

Gambar 4. Use Case Diagram Pegawai

 Jurnal Ilmiah Mahasiswa Teknik Informatika 153

4.2 Class diagram

Diagram kelas atau class diagram menggambarkan struktur sistem dari segi pendefinisian kelas-kelas
yang akan dibuat untuk membangun sistem”. Class diagram (diagram kelas) merupakan diagram paling
umum dipakai di semua pemodelan berorientasi objek. Berikut adalah analisis data untuk menggambarkan
class diagram dapat dilihat pada gambar 5 :

Mengola data 1..*

1..* 1..* 1..*
Surat Keluar
Surat Masuk id_surat_keluar Disposisi Surat Keluar
Disposisi Surat Masuk
id_surat_masuk no_surat id_pegawai
id_pegawai
no_surat Pembuat surat nomor_surat
nomor_surat
Melihat dan disposisikan

sifat surat tanggal_surat_keluar disposisikan_kepada

disposisikan_kepada
tanggal_surat_masuk sumber_surat catatan
1..* sumber_surat catatan
tujuan_surat status status
tujuan_surat
surat

kategori +Tambah +Tambah

kategori lampiran +Edit
+Edit
lampiran perihal +Hapus
+Hapus
Melihat prihal keterangan
keterangan file_surat
file_surat 1..* 1..*
Mengelola, melihat dan

+Tambah
+Tambah
disposisikan surat

+Edit
1..* 1..* +Edit
+Hapus
+Hapus

pegawai
1..*
id_pegawai Mengelola
1..* Mengelola data
NIP data Profil
nama
alamat 1 1 Mengelola Id_profil
tempat_lahir Mengelola data
tanggal_lahir
1..* data 1 admin 1 Nama
id_admin Mengelola Gambar
jenis_kelamin data No telp
Jabatan
hak_akses 1
1..* username
username Email
password Alamat
password Mengelola Mengelola Deskripsi
+Tambah data 1 1 data 1..*
+Ganti username
+Edit +Tambah
+Ganti Password
+Hapus +Edit
1 1 +Hapus
Mencetak
Laporan
Mengelola Galery
1..* id_galery
1..* data 1..* judul
kategori
id_kategori foto
Laporan keterangan
kategori
Judul laporan
+Tambah
Tanggal laporan +Tambah
+Edit
Kategori laporan +Edit
+Hapus
Isi laporan +Hapus
+Cetak

Laporan Disposisi Laporan Pegawai

Laporan Surat masuk Laporan Surat Keluar

Gambar 5. Class diagram

 Jurnal Ilmiah Mahasiswa Teknik Informatika 154

4.3 Hasil Implementasi

4.3.1. Tampilan Input

1. Tampilan Form Login

Merupaka tahap awal masuk halaman utama dari aplikasi yang terdiri dari username dan password
yang harus diisi saat log in agar dapat masuk ke sistem. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada
gambar 6.

Gambar 6. Tampilan Login

2. Tampilan Menu Utama
Menu Utama merupakan form awal yang aka ditampilkan untuk meghubungkan user ke form yang
lainnya degan proses aplikasi E-Office. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 7.

Gambar 7. Tampilan Input Form Menu Utama

3. Tampilan Form Kategori Surat
Form entri merupakan form yang digunakan untuk melakukan penginputan data yang dibutuhkan oleh
sistem, saat terjadi proses pengolahan data. Form entri yang dimiliki oleh sistem yaitu, data kategori
surat, Form ini merupakan form untuk mengentrikan data katagori surat yang ada di Kantor Kecamatan
Sadu. untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 8.
 Jurnal Ilmiah Mahasiswa Teknik Informatika 155

Gambar 8. Form Kategori Surat

4. Tampilan Proses Surat Masuk

Form ini merupakan form untuk mengentrikan data surat masuk. Dalam form ini dirancang beberapa
tombol yaitu, id surat masuk, nomor surat, sifat surat, tanggal surat, sumber surat, tujuan surat, kategori,
lampiran, perihal, keterangan. choose file, simpan. Id surat masuk berfungsi untuk menampilkan surat
masuk secara otomatis. Nomor surat berfungsi untuk menentukan nomor surat. Sifat surat berfungsi
untuk kepentingan surat. Tanggal berfungsi untuk penentu kapan surat masuk. Sumber surat berfungsi
untuk mengetahui asal surat dibuat. Tujuan surat berfungsi untuk mengetahui dimana surat ditujukan.
Kategori berfungsi untuk ketentuan kode surat. Lampiran berfungsi untuk mengetahui jumlah lembar
surat. Perihal berfungsi untuk mengetahui maksud dan tujuan surat. Keterangan berfungsi untuk
menambahkan catatan penting. Choose file berfungsi untuk memasukkan lampiran surat masuk ke
dalam sistem, Simpan berfungsi untuk menambah data surat masuk. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat
pada Gambar 9.

Gambar 9. Proses Surat Masuk

5. Tampilan Proses Surat Keluar

Pada form proses surat keluar ini berfungsi untuk menginputkan data surat keluar. Pada form ini
dirancang berapa inputan yaitu, id surat keluar, pembuat surat, nomor surat, sifat surat, tanggal surat,
sumber surat, tujuan surat, kategori, lampiran, perihal, keterangan. choose file, simpan. Id surat keluar
berfungsi untuk menampilkan nomor surat keluar secara otomatis. Pembuat surat berfungsi untuk
orang yang membuat surat. Nomor surat berfungsi untuk menentukan nomor surat keluar. Sifat surat
berfungsi untuk untuk kepentingan surat. Tanggal berfungsi untuk menampilkan tanggal surat keluar.
Sumber surat berfungsi untuk orang atau bagian yang mengirim surat keluar. Tujuan surat berfungsi
untuk yang dituju surat keluar. Kategori berfungsi untuk memanggil jenis surat yang sudah dientrikan
pada sistem. Lampiran berfungsi untuk mengetahui jumlah lembar surat. Perihal berfungsi untuk
menentukan perihal surat keluar. Keterangan berfungsi untuk menentukan keterangan surat keluar.
Choose file surat untuk meng uploade lampiran surat kedalam sistem. Simpan berfungsi untuk
menyimpan atau proses data yang telah diinputkan kedalam sistem. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat
pada Gambar 10.
 Jurnal Ilmiah Mahasiswa Teknik Informatika 156

Gambar 10. Proses Surat Keluar

6. Tampilan Proses Disposisi Surat Masuk

Form ini merupakan form untuk mengentrikan data disposisi. Dalam form ini dirancang beberapa
inputan yaitu, nomor surat, disposisi dari, disposisikan kepada, catatan, status, simpan. Adapun fungsi
dari nomor surat yaitu otomatisasi surat masuk kedalam disposisi. Disposisi dari berfungsi untuk orang
yang mendisposisikan surat, Disposisikan kepada berfungsi untuk disposisi surat masuk, Catatan
berfungsi untuk tindak lanjut surat masuk kemudian status berfungsi untuk mengetahui status surat.
Tombol simpan berfungsi untuk menyimpan data disposisi. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada
Gambar 11.

Gambar 11. Disposisi Surat Masuk

7. Tampilan Proses Disposisi Surat Keluar

Form ini merupakan form untuk mengentrikan data disposisi. Dalam form ini dirancang beberapa
inputan yaitu, nomor surat, disposisi dari, disposisikan kepada, catatan, status, simpan. Adapun fungsi
dari nomor surat yaitu otomatisasi surat keluar kedalam disposisi. Disposisi dari berfungsi untuk orang
yang mendisposisikan surat, Disposisikan kepada berfungsi untuk disposisi surat keluar, Catatan
berfungsi untuk tindak lanjut surat masuk kemudian status berfungsi untuk mengetahui status surat.
Tombol simpan berfungsi untuk menyimpan data disposisi. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada
Gambar 12.
 Jurnal Ilmiah Mahasiswa Teknik Informatika 157

Gambar 12. Disposisi Surat Keluar

8. Tampilan Pencarian Surat Masuk

Pada proses pencarian surat masuk memiliki dua tombol satu inputan yaitu tombol berdasarkan
pilihan serta tombol cari dan inputan berdasarkan nama dari pilihan surat. untuk lebih jelasnya dapat
dilihat pada Gambar 12.

Gambar 13. Proses Pencarian Surat Masuk

5. KESIMPULAN DAN SARAN

5.1. Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan yang terdapat pada bab-bab yang telah diuraikan sebelumnya, maka
penulis dapat mengambil beberapa kesimpulan sebagai berikut:

1. Pengolahan data surat pada Kantor Camat Sadu masih dilakukan secara manual yaitu menggunakan
buku agenda, sehingga terjadi permasalahan yaitu kesulitan mengelola data surat menyurat karena
banyaknya surat yang masuk dan keluar lebih dari 200 surat per bulan, mengakibatkan proses
pengolahan surat lama, penumpukan berkas surat, dalam menyimpan dan mengambil surat agak sulit
kesulitan dalam pencarian surat, serta pada saat peminjaman surat mudah hilang atau rusak jika berkas
surat tersebut hilang maka pada waktu surat diperlukan kembali berkas surat tersebut sudah tidak ada
karena tidak ada arsip digitalnya.
2. Penelitian ini menghasilkan aplikasi E-Office yang diusulkan untuk sistem aplikasi terkomputerisasi
berbasis Web menggunakan pemrograman PHP dan Database MySQL. Aplikasi ini menyediakan
layanan input pegawai, kategori, surat masuk, surat keluar, diposisi surat masuk dan keluar, profil dan
album foto.
3. Aplikasi E-Office ini dapat membantu dalam menyelesaikan permasalahan yang ada pada kantor
Camat Sadu dalam pengelolaan data surat menyurat serta dapat memberikan lapooran yang akurat
kepada pimpinan.

5.2. Saran
1. Untuk kedepannya, diharapkan adanya pengembangan dari aplikasi E-Office pada kantor Camat Sadu
agar menambahkan fitur notifikasi yang dapat memberitahu apabila ada surat masuk dan surat keluar.
2. Dalam sistem yang dirancang selain penginputan data surat menyurat diharapkan menambah fitur
pemberian nomor surat secara otomatis berdasarkan kategori surat.
 Jurnal Ilmiah Mahasiswa Teknik Informatika 158

3. Aplikasi E-Office ini berbasiskan Website, maka diharapkan untuk penelitian selanjutnya dapat
mengembangkan aplikasi ini menjadi mobile sehingga lebih mudah penggunaanya.

6. DAFTAR RUJUKAN
[1] Z. Efendi. dan A. W. S. Genda, “Aplikasi E-Office Berbasis Web pada STMIK Indonesia Padang,”
Indones. J. Comput. Sci., vol. 7, no. 1, p. 62, 2018.
[2] W. T. H. Endang Lestariningsih, Eka Ardhianto, “Rancang Bangun E-Office Administrasi Surat Di
Bagian HUMAS UNIVERSITAS STIKUBANK SEMARANG,” Din. Inform., vol. 7, no. 2, pp. 102–
108, 2015.
[3] A. Lukito, A. Sadikin, and Sharipuddin, “Analisis Dan Perancangan Aplikasi Penjualan pada Galery
Batik Jambi Desmiati,” J. Ilm. Media Process., vol. 10, no. 2, p. 477, 2015.
[4] Mahyuni, Sharipuddin, and Martono, “Perancangan Sistem Pengolahan Data Pada Sma Negeri 6
Kabupaten Tebo,” Ilm. Media SISFO, vol. 8, no. 3, p. 182, 2008.
[5] B. Gultom, “Pemodelan Sistem InformasiPenggajian (Studi kasus : Dosen Tidak Tetap Stikom
Dinamika Bangsa Jambi ),” J. Ilm. Media SISFO, vol. 8, no. 2, p. 97, 2014.
[6] Maryandi, E. Fernando, and M. R. P. B, “Perancangan Game Edukasi Ilmu Pengetahuan Alam dan
Ilmu Pengetahuan sosial Berbasis Android (Stdi Kasus SMAN 4 Jambi),” Ilm. Media sisfo, vol. 8, no.
2, pp. 114–127, 2014.
[7] Afriyonsa, Hendrawan, and A. Nugroho, “Perancangan Sistem Informasi Administrasi Jasa Foto
Pernikahan Berbasi Web Pada Euphoria Photo Studio,” J. Ilm. Media Process., vol. 9, no. 2, p. 201,
2014.
[8] N. B. Putri and D. Widyawati, “Penerapan Sistem Informasi Akutansi Penerimaan Pendapatan Pada
PT Kereta Api Indonesia Surabaya,” Ilmu Ris. Akutansi, vol. 2, no. 9, 2013.
[9] A. Prayitno and Y. Safitri, “Pemanfaatan Sistem Informasi Perpustakaan Digital Berbasis Website
Untuk Para Penulis,” IJSE – Indones. J. Softw. Eng., vol. 1, no. 1, pp. 1–10, 2015.
[10] Dadan. dan . K. Developers, Membuat CMS Multifitur, Jakarta: PT. Elex Media Komputindo, 2015.