HR.

EMPLYOYEE
AUDIT
LILIS SOLEHATI Y, SE.M.Si

6/7/2011 1
 AUDIT
SUMBER DAYA MANUSIA
I. PENDAHULUAN

AUDIT SUMBER DAYA MANUSIA MERUPAKAN KEGIATAN

PENILAIAN ATAU PEMELIHARAAN INTERN PERUSAHAAN
YANG BERKAITAN DENGAN SDM, DI MANA TUJUANNYA
DIFOKUSKAN UNTUK MEMPERBAIKI KUALITAS
PEGAWAI/KARYAWAN.
SECARA TERINCI AUDIT SDM, YAITU :
1) SUATU PROSES INTENSIF, PENYELIDIKAN,
PENGANALISISAN, DAN PERBANDINGAN INFORMASI YANG
ADA DENGAN NORMA STANDAR YANG BERLAKU.
2) PENELUSURAN SECARA NORMAL DAN SISTEMATIS
MENGENAI EFEKTIVITAS PROGRAM KEPEGAWAIAN,
PROGRAM ANALISIS JABATAN, PENARIKAN PEGAWAI,
TESTING, PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN MANAJEMEN,
PROMOSI JABATAN, TRANSFER, TAKSIRAN PEGAWAI,
MORAL DAN SIKAP KERJA, PENYULUHAN PEGAWAI, UPAH,
DAN ADMINISTRASI UPAH, DAN PENELITIAN PEGAWAI.
6/7/2011 2
 AUDIT SDM MERUPAKAN SALAH SATU RANGKAIAN
DARI PROSES PERENCANAAN SDM PADA SUATU
PERUSAHAAN YANG BERSIFAT INTERNAL DAN FOKUS
PADA KONDISI SAAT INI/MASA SEKARANG.

HUMAN HUMAN
HUMAN ORGANIZATION HUMAN
RESOURCES RESOURCES
RESOURCES PLANNING RESOURCES
AUDITING ACTION
OBJECTIVE FORECASTING
PROGRAM

Feedback loop

6/7/2011 3
 Global Challenge Quality Challenge

• Expand into foreign markets.

• Prepare employees to work in • Meet customers’ service and
foreign locations. product needs.

U.S. BUSINESS
COMPETITIVENESS

High-Performance
Social Challenge
Work System Challenge

• Change employees’ and

• Improve reading, writing, and
managers’ work role.
match skills of labor force.
• Integrate technology and social
• Manage culture diversity.
systems.

GAMBAR. COMPETITIVE CHALLENGE INFLUENCING U.S. COMPANIES

6/7/2011 4
 Global Challenge Quality Challenge

Human Resources Practices

* HR strategy is matched to *Continuous learning environment

business strategy is created
* Work is performance by team * Discipline system is progressive
* Pay system reward skill and * Customer satisfaction and quality
accomplishments are evaluated in the performance
management system
* Selection system is job related * Skills and values of a diverse work
and legal force are valued and used
* Work attitudes of employees are
monitored

High-Performance Work
Social Challenge
System Challenge

GAMBAR . HOW HUMAN RESOURCES PRACTICES HELP COMPANIES MEET THE

COMPETITIVE CHALLENGE
6/7/2011 5
 Input Data Output Data
(Types) (Types)

Application Information Skills Inventories

(Post-Employment
Data)

Management Inventories
Performance Reports

EEO Reports
Personnel Change Human Resources
Notice
Human Resources
Planning
HUMAN Development Reports
Payroll Data
RESOUCES
OSHA Reports
Resignation Data
INFORMATION
Termination Data

SYSTEM Compensation Reports Operational

Medical Records
Planning
Accident Records
------------
Employee Benefits Production
Records
Individual References Marketing
Turnover and Finance
Absenteeism Personnel
Potential Assessment
Reports

Human Resource
Disciplinary Action
Planning
Reports
Training
Accomplishment
GAMBAR. A HUMAN RESOURCES INFORMATION
6/7/2011 SYSTEM 6
ASPEK-ASPEK AUDIT SUMBER DAYA MANUSIA :

1) PEMERIKSAAN DAN PENGUJIAN KUALITAS KEKUATAN

SUMBER DAYA MANUSIA (QUALITY OF WORK FORCE).
2) ANALISIS JABATAN, INTERELASI JABATAN DAN ANALISIS
KONDISI KERJA ATAU SEBAGAI ASPEK PENENTUAN
KUALITAS/KUALIFIKASI (DETERMINING QUALITY)
3) ANALISIS DAFTAR KEMAMPUAN (SKILL INVENTORY)
4) ANALISIS TURNOVER (LTO) ATAU EXPECTED LOSSES
5) ANALISIS MUTASI KERJA (INTERNAL MOVES)

6/7/2011 7
 II. PEMERIKSAAN DAN PENGUJIAN
KUALITAS KEKUATAN SUMBER
DAYA MANUSIA

DALAM ASPEK INI MELIPUTI PENELITIAN DAN

PENYELIDIKAN YANG BERKAITAN DENGAN KUALITAS/
KUALIFIKASI SDM SAAT SEKARANG TERUTAMA
BERKAITAN DENGAN KETERAMPILAN/KEAHLIAN
(SKILL) SDM, DILAKUKAN MELALUI PENGALAMAN,
PENDIDIKAN, PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN.

DATA KUALITAS/KUALIFIKASI SDM PERUSAHAAN

DAPAT DIPEROLEH DENGAN MENGGUNAKAN SUATU
SISTEM INFORMASI SDM (HRIS) YANG BERKAITAN
DENGAN SPESIFIKASI JABATAN MASING-MASING
PEKERJAAN MAUPUN HASIL DARI PENILAIAN
PRESTASI KERJA
6/7/2011 8
 UNSUR-UNSUR SPESIFIKASI
JABATAN

1) IDENTITAS JABATAN
2) PENDIDIKAN
3) PENGALAMAN
4) LATIHAN
5) USIA
6) JENIS KELAMIN
7) KECAKAPAN KHUSUS
8) SYARAT-SYARAT FISIK
9) SYARAT-SYARAT MENTAL
6/7/2011
10) KONDISI KERJA 9
 UNSUR-UNSUR KINERJA

1) FAKTOR KEMAMPUAN (ABILITY): KNOWLEDGE +

SKILL
2) FAKTOR MOTIVASI (MOTIVATION): ATTITUDE +
STITUATION

HUMAN PERFORMANCE = ABILITITY + MOTIVATION

P (KINERJA) = A (ABILITIY) X E (EFFORT) X S (SUPPORT)
PRODUKTIVITAS

USAHA YG DILAKUKAN
KEMAMPUAN BAWAAN DUKUNGAN
-MOTIVASI
-BAKAT -PELATIHAN
- ETIKA KERJA
- KETERTARIKAN - PERALATAN
-KEHADIRAN WKT KERJA
- FAKTOR KEPRIBADIAN -MENGETAHUI HARAPAN
- RANCANGAN
- FAKTOR KEJIAWAAN - REKAN KERJA YANG PRODUKTIF
-PEKERJAAN

6/7/2011 10
 III. ANALISIS JABATAN, INTERELASI
JABATAN DAN ANALISIS KONDISI
KERJA
ANALISIS JABATAN MERUPAKAN METODE PENILAIAN SECARA
ANALITIK, KRITIS, DAN KONSEPTUAL TERHADAP TUGAS-TUGAS,
TANGGUNG JAWAB, KONDISI KERJA, SERTA HUBUNGAN-
HUBUNGAN ANTARA SUATU JABATAN DENGAN JABATAN
LAINNYA.

MENGUMPULKAN INFORMASI JABATAN SECARA KANGSUNG DAN

INTENSIF YANG DIGUNAKAN UNTUK PENGELOLAAN SDM

ANALISIS JABATAN AKAN MENENTUKAN PERSYARATAN

JABATAN, TINGKAT KEMAMPUAN YANG DIPERLUKAN PADA MASA
SELANJUTNYA ATAU MASA YANG AKAN DATANG SEPERTI
PENDIDIKAN, PENGALAMAN KERJA, KETERAMPILAN MAUPUN
KEAHLIAN YANG DIMILIKI TENAGA KERJA.
6/7/2011 11
 HUBUNGAN ANALISIS JABATAN DILIHAT
DARI JOB/POSITION DENGAN FUNGSI
OPERASIONAL MSDM
JOB/POSITON

STUDY

JOB DESCRIPTION

JOB SUMARY JOB CONTENT JOB REQUIREMENT

ANALYSIS

JOB JOB REQUIRED

JOB METHOD JOB
SPECIFICATION PERFORMANCE
VALUE
& QUALIFICATION
LEVEL
Selection Perbaikan
Placement Cara Kerja
Staffing Latihan Penghargaan
Pengenalan Job Peningkatan
Pembinaan
(Orientation) Produktivitas Penilaian
Prestasi Kerja

Pengadaan
6/7/2011 Balas Jasa 12
Pengembangan Pemeliharaan
Karyawan/Pegawai (Kompensasi)
 HASIL ANALISIS JABATAN
DIPERLUKAN UNTUK :
1) KELEMBAGAAN (UNIT-UNIT PENGELOLA)
- PENYUSUNAN ORGANISASI DAN UNIT-
UNITNYA
- PENYEMPURNAAN ORGANISASI
- PENGEMBANGAN ORGANISASI
- PENCIUTAN/PERAMPINGAN ORGANISASI
- PENGGABUNGAN UNIT-UNIT ORGANISASI

2) KEPEGAWAIAN
- PENGADAAN CALON PEGAWAI
- PENGEMBANGAN PEGAWAI
- PEMELIHARAAN PEGAWAI
6/7/2011 13
 PRINSIP-PRINSIP ANALISIS
JABATAN :

1) HENDAKNYA MEMBERIKAN SEMUA FAKTA

PENTING YANG BERHUBUNGAN DENGAN
JABATAN.
2) HENDAKNYA MEMBERIKAN FAKTA YANG
DIPERLUKAN UNTUK BERMACAM-MACAM
TUJUAN.
3) HASIL-HASILNYA HENDAKNYA DITINJAU
KEMBALI DAN BILA PERLU DIPERBAIKI/
DISEMPURNAKAN.
4) HENDAKNYA MENUNJUKKAN TUGAS-TUGAS
TERPENTING DIANTARA TUGAS PENTING
LAINNYA.
5) HENDAKNYA MEMBERIKAN INFORMASI YANG
TEPAT, LENGKAP, AKURAT, DAN DAPAT
DIPERCAYA.

6/7/2011 14
 LANGKAH-LANGKAH ANALISIS
JABATAN
1) TENTUKAN STRUKTUR ORGANISASI YANG AKAN
DIGUNAKAN.
2) LAKUKAN INVENTARISASI JABATAN (JOB INVENTORY)
3) SERAGAMKAN NAMA-NAMA JABATAN (JOB TITLE/CODE)
4) SUSUN/TETAPKAN FAKTA-FAKTA JABATAN YANG INGIN
DIDAPATKAN SEBAGAI INFORMASI (KUESIONER)
5) DAPATKAN INFORMASI TERSEBUT, MELALUI ;
- ANGKET
- WAWANCARA
- OBSERVASI
6) CATATLAH SECARA SISTEMATIS KUMPULAN
KESIMPULAN YANG DIPEROLEH DARI CATATAN (DARI
HASIL ANGKET, WAWANCARA, OBSERVASI JOB
DESCRIPTION)
7) ANALISIS LEBIH LANJUT JOB DESCRIPTION TERSEBUT
SESUAI DENGAN TUJUAN YANG INGIN DICAPAI SEPERTI
UNTUK MENYUSUN JOB METHOD, JOB SPECIFICATION,
JOB REQUIRED PERFORMANCE, JOB VALUE.
6/7/2011 15
 ASPEK JABATAN DALAM ANALISIS
JABATAN
A. NAMA JABATAN
B. METODE DAN PROSEDUR KERJA MASA
KINI
1) KEWAJIBAN-KEWAJIBAN DAN TUGAS-TUGAS
YANG HARUS DIKERJAKAN OLEH PEGAWAI.
2) BAHAN-BAHAN PERLENGKAPAN DAN LAIN-
LAINNYA YANG DIPAKAI OLEH PEGAWAI.
3) ALAT-ALAT, MESIN DAN PERALATAN YANG
DIGUNAKAN PEGAWAI.
4) METODE, PROSEDUR YANG DIGUNAKAN DALAM
MELAKSANAKAN PEKERJAAN.
5) TANGGUNG JAWAB
6) BESARNYA PENGAWASAN YANG DITERIMA
7) UKURAN STANDAR HASIL KERJA
6/7/2011 16
 C. KONDISI FISIK DALAM LINGKUNGAN
KERJA
1) TEMPAT KERJA DI DALAM MAUPUN DI LUAR.
2) KONDISI PENERANGAN DAN CAHAYA.
3) KONDISI VENTILASI
4) KONDISI KEGADUHAN SUARA.
5) KONDISI YANG TIDAK SEHAT
D. HUBUNGAN ANTARA PEKERJAAN YANG
SATU DENGAN PEKERJAAN LAINNYA;
1) PEKERJA DAN ASISTEN
2) KOORDINASI TUGAS-TUGAS DAN JABATAN
E. KONDISI-KONDISI PENERIMAAN PEGAWAI
1) METODE SELEKSI PEGAWAI
2) LAMANYA JAM KERJA
3) METODE PENGGAJIAN
4) PEKERJA TETAP DAN TEMPORER
5) KESEMPATAN PROMOSI JABATAN
6/7/2011 17
 IV. ANALISIS DAFTAR
KEMAMPUAN
PENDATAAN JUMLAH DAN KUALIFIKASI/KUALITAS
SDM YANG ADA DALAM PERUSAHAAN SAAT
SEKARANG SERTA YANG SEHARUSNYA ADA
(DIBUTUHKAN) DALAM SUATU PERIODE TERTENTU
PADA MASA YANG AKAN DATANG.
DAFTAR KEMAMPUAN (SKILL INVENTORY)
MERUPAKAN DATA MENGENAI KEAHLIAN,
KETERAMPILAN, PRESTASI KERJA, DAN INFORMASI
LAINNYA YANG MENUNJUKKAN NILAI SECARA
KESELURUHAN DARI MASING-MASING SDM
PERUSAHAAN SAAT SEKARANG, DAN YANG
DIBUTUHKAN PADA MASA YANG AKAN DATANG.
SANGAT BERGUNA BAGI PERUSAHAAN DALAM
MENGOPTIMALKAN POTENSI PEGAWAI
6/7/2011
(PENDAYAGUNAAN SDM). 18
 MODEL KARAKTERISTIK PEKERJAAN
Karakteristik Pekerjaan Keadaan Psikologis Hasil yg diinginkan

Ragam Keahlian Pengalaman yg

Identitas tugas- memiliki banyak
tugas yg penting arti

Pengalaman yg Kepuasan
Otonomi
bertanggungjawab Motivasi Kerja

Umpan Balik Hasil Pengalaman

Hubungan dipengaruhi oleh kekuatan

pertumbuhan kebutuhan tenaga kerja
6/7/2011 19
 MODEL KINERJA INDIVIDU/ORGANISASI
Kepuasan/
Ketidakpuasan Kerja
INDIVIDU

Kemampuan Tanggung Jawab

Motivasi Organisasi
Dukungan
EFEKTIVITAS
SDM
Produktivitas
TUGAS

Rancangan Kualitas
Individu vs Tim
Elemen Kerja
Pelayanan

6/7/2011 20
 KOMPONEN INVENTARISASI KEMAMPUAN :
1) DEMOGRAFI PEGAWAI/KARYAWAN SECARA INDIVIDU
(UMUR, MASA KERJA DI PERUSAHAAN, MASA KERJA PADA
JENIS TUGAS/ PEKERJAANNYA SEKARANG).
2) KEMAJUAN KARIR SECARA INDIVIDU (PENANGANAN
TUGAS, WAKTU YANG DIPERLUKAN UNTUK SETIAP
TUGAS, PROMOSI ATAU PERUBAHAN KE TUGAS YANG
LAIN, TINGKAT UPAH).
3) DATA KINERJA SECARA INDIVIDU (PENYELESAIAN
PEKERJAAN, PERKEMBANGAN PADA KEAHLIANNYA).

INFORMASI DAPAT DIPERLUAS :

1) PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
2) MOBILITAS DAN LETAK GEOGRAFIS YANG DIINGINKAN
3) BAKAT, KEMAMPUAN, DAN KEINGINAN YANG SPESIFIK
4) BIDANG YG DIMINATI DAN TINGKAT PROMOSI DI DALAM
PERUSAHAAN
5) TINGKAT KEMAMPUAN UNTUK PROMOSI
6) PENSIUN YANG DIHARAPKAN
6/7/2011 21
 V. ANALISIS TURNOVER
ADANYA KEKOSONGAN-KEKOSONGAN YANG TERJADI APABILA
TENAGA KERJA/SDM KELUAR DARI PERUSAHAAN (EXPECTED
LOSSES).

HARUS ADANYA ESTIMASI SECARA STATISTIK MENGENAI JUMLAH

SDM YANG AKAN KELUAR DARI PERUSAHAAN.

PERHITUNGAN ANALISIS TURNOVER INI MEMUNGKINKAN UNTUK

MEMPELAJARI JUMLAH KEKOSONGAN JABATAN, YAITU DENGAN
MENGUJI CATATAN-CATATAN SDM SEBELUMNYA, SERTA
KEBUTUHAN SDM MASA YANG AKAN DATANG DAPAT
DIPROYEKSIKAN DENGAN CARA MELAKUKAN PENYESUAIAN-
PENYESUAIAN UNTUK MENGANTISIPASI KECENDERUNGAN YANG
AKAN TERJADI.

PROSES PENGAUDITAN SDM HARUS MELIBATKAN PERSEDIAAN

UNTUK MENAKSIR TURNOVER KERJA. HAL INI DISEBABKAN
TERJADINYA KEKOSONGAN PEGAWAI KARENA PEGAWAI PENSIUN,
BERHENTI, CUTI, IZIN ABSEN, DAN MENINGGAL. PERLU DILAKUKAN
UNTUK MENGHINDARI TURNOVER TINGGI DAN PENGISIAN
KEKOSONGAN JABATAN SEGERA.

6/7/2011 22
 RUMUS-RUMUS
MENGUKUR KETIDAKHADIRAN

JUMLAH ORANG – HARI YG HILANG KARENA TDK HADIR SELAMA PERIODE

X100%
(RATA-RATA JUMLAH TENAGA KERJA) X (JUMLAH HARI KERJA)

MENGUKUR LABOR TURNOVER

DERAJAT PERPUTARAN (DP) :

JUMLAH KARYAWAN KELUAR SELAMA 1 PERIODE

JUMLAH KARYAWAN RATA-RATA SELAMA 1 PERIODE

JUMLAH KARYAWAN RATA-RATA SELAMA 1 PERIODE :

JUMLAH KARYAWAN AWAL PERIODE + JUMLAH KARYAWAN AKHIR PERIODE

JUMLAH KARYAWAN KESELURUHAN 1 PERIODE

JUMLAH YG KELUAR SELAMA PERIODE TERTENTU

DP = X 100%
JUMLAH TOTAL KARYAWAN PERTENGAHAN PERIODE
6/7/2011 23
 VI. ANALISIS MUTASI
(INTERNAL MOVES)
Prediksi jumlah dan kualifikasi SDM yang
akan dirotasikan atau dipromosikan,
didemosi dan ditransfer pada jabatan-
jabatan yang kosong.
Prediksi perlu dilakukan,karena
kemungkinan adanya jabatan yang
ditinggalkan menjadi kosong, baik dari
sumber SDM internal maupun eksternal.
Adanya prediksi jumlah pengurangan
segera dan dedikasi jumlah penambahan
segera.
6/7/2011 24
 CONTOH BAGAN PERGANTIAN
DIREKTUR UTAMA
Suhadi

A* Darmanto
B* Suhaili

Direktur Keuangan Direktur Pemasaran

Soegiono Budiono

A* Subardi A** Hesti

B** Edi Sanjaya C* Dwipayana
Keterangan :
A = Siap menggantikan
B = Perlu Rotasi lebih dulu
C = Perlu Pendidikan lebih lanjut
* = Prestasi sangat baik
** = Prestasi Cukup
6/7/2011 25
 THE SOURCES OF MANPOWWER MARKET ANALYSIS JOB ANALYSIS
(HUMAN RESOURCES)
- INTERNAL
- EXTERNAL
WORK FORCES ANALYSIS
(WORK LOAD ANALYSIS) JOB DESCRIPTION

JUMLAH T.K. YG JOB SPECIFICATION

DIBUTUHKAN

DIKURANGI : - PROMOSI KE ATAS

- DEMOSI KE BAWAH
- MUTASI KE JABATAN LAIN
- KELUAR DAN MENINGGAL
- PENSIUN
- LTO
- ABSENSI

DITAMBAH : - MUTASI; - PROMOSI KE BAWAH

- DEMOSI DARI ATAS
- TRANSFER

JUMLAH AKHIR TENAGA KERJA YANG DIBUTUHKAN

SELEKSI
6/7/2011 26