Bài Tập Kĩ Năng Mềm III

Sinh viên: Trần Mạnh Hùng – 11017030 - CĐT k15.1

Phần I
Vấn đề 1: Phân tích những kỹ năng cần có khi tham gia làm việc đồng đội.

Bài làm

1. Lắng nghe người khác:

Đây là một trong những kỹ năng quan trọng nhất để làm việc nhóm hiệu quả. Khi
đã là một đội bạn biết tôn trọng và lắng nghe ý kiến của người khác, bởi trong
chúng ta không ai hoàn hảo cả. Những ý kiến có hay tới đâu cũng sẽ có những
thiếu sót, chúng ta là những người lắng nghe phải phát hiện ra thiếu sót đó để góp ý
giúp cho ý tưởng được hoàn thiện hơn. Lắng nghe còn giúp các thành viên trong
nhóm hiểu nhau hơn, biết được điểm yếu của nhau để cùng góp ý sửa chữa. Do
vậy, khi tham gia làm việc nhóm bạn hãy luyện cho mình kỹ năng lắng nghe nhé.
2. Kỹ năng tổ chức – phân công công việc:
Kỹ năng tổ chức công việc là kỹ năng đòi hỏi người làm việc nhóm phải biết
làm. Kỹ năng này là nhiệm vụ của trưởng nhóm, người trưởng nhóm phải có khả
năng giao việc và giải quyết các vấn đề phát sinh trong nhóm, đảm bảo sự đồng
đều giữa các thành viên với nhau để tránh sự phân biệt trong công việc  và không
bị giám đoạn vì bất kỳ lý do gì. Đây cũng là nhiệm vụ của các thành viên trong
nhóm, khi được giao việc các thành viên phải biết cách tiến hành công việc thế nào
cho khoa học, không để tiến trình công việc quá chậm so với những thành viên
khác, đảm bảo công việc được hoàn thành đúng tiến độ và thời gian.
3. Kỹ năng thuyết phục:
Kỹ năng thuyết phục ở đây là hãy cho các thành viên thấy rằng tại sao họ nên
lắng nghe bạn. Bạn phải biết rằng bạn đang nói cái gì và chứng mình rằng những
điều bạn nghĩ là đúng. Đồng thời bạn cần biết tự bảo vệ và thuyết phục người khác
đồng tình với ý kiến của mình
4. Tôn trọng và giúp đỡ lẫn nhau:
Làm việc nhóm thì tất cả các thành viên đều phải biết trợ giúp và tôn trọng lẫn
nhau trong công việc, nếu đồng đội của mình  gặp khó khăn hãy sẵn sàng chia sẻ,
giúp đỡ họ. Việc làm này sẽ tạo nên sự gắn kết giữa các thành viên trong nhóm lại
với nhau. Khi làm việc nhóm mỗi người nên hạ bớt cái tôi cá nhân để lắng nghe
những ý kiến của người khác. Việc giúp đỡ và tôn trọng lẫn nhau giữa các thành
viên trong nhóm chính là động lực lớn nhất để cùng làm việc và hướng tới mục
đích chung cuối cùng.

5. Có trách nhiệm với công việc của mình:

Làm việc một mình hay nhóm bạn cũng cần luyện cho mình kỹ năng có trách
nhiệm với công việc. Khi làm việc một mình, kết quả không tốt thì chỉ bạn là
người chịu trách nhiệm, nhưng làm việc nhóm thì khác. Nếu bạn ỷ lại hoặc không
hoàn thành nhiệm vụ được giao nghĩa là bạn đang làm ảnh hưởng đến cả tập thể.
Khi đó công lao của những người cố gắng làm tốt cũng bị phủ nhận tất cả, bởi kết
quả cuối cùng mới là thước đo kết quả công việc chứ không phải chỉ một phần
công việc được hoàn thành.
6. Đừng tiết kiệm những lời khen với cố gắng và nỗ lực của các thành viên
trong nhóm:
Bất cứ lời động viên, khen ngợi nào cũng đều khiến cho các thành viên cảm thấy
công sức của mình được trân trọng, từ đó sẽ thúc đẩy sự đóng góp của bản thân. Vì
vậy nếu thấy được sự cố gắng của các thành viên trong nhóm thì bạn đừng ngừng
ngại dành những lời khen cho họ.
7. Hãy luôn đúng giờ:
Hãy luôn đúng giờ, điều đó sẽ giúp cho các thành viên khác trong nhóm không
phải chờ đợi bạn, hay phải mất thêm thời gian nhắc lại những gì đã thảo luận trước
đó. Điều đó cũng thể hiện mình tôn trọng nhóm.
 Phần II
Vấn đề 2: Phân tích các nguyên tắc cơ bản khi điều hành cuộc họp . Liên
hệ với việc tổ chức một buổi họp mà bạn là chủ tọa cuộc họp.

Bài làm

1.Phân tích các nguyên tắc cơ bản khi điều hành cuộc họp.

• Nguyên tắc 1: Chuẩn bị cuộc họp thật chu đáo.

Tố chức một cuộc họp thành công là một phần trong nghiệp vụ của người Thư
Ký. Bạn phải chuẩn bị thật chu đáo trước khi họp; nhanh nhạy xử lý trong cuộc
họp và phải biết các bước tiếp sau khi cuộc họp kết thúc. Chuấn bị giấy và viết, vì
trong một cuộc họp, các thành viên cần có giấy, viết đổ ghi chóp lại những điều
cần thiết. Ở một số đon vị, người ta sử dụng giấy tiêu đề để phát cho các thành viên
tham dự cuộc họp. Trong một số trường họp, thành viên dự họp lại không chuẩn bị
giấy viết, nên việc chuấn bị của Bạn sẽ giúp họ không lúng túng và họ sẽ cảm ơn
sự chu đáo của Bạn. Nếu cuộc họp cần có sự hỗ trợ của các thiết bị đặc biệt như
máy tính, máy chiếu slide (projector), đùơng truyền internet v.v...bạn phải chuấn bị
trước, chạy thừ các thiết bị (hoặc xúc tiến việc thuê mướn) càng sớm càng tốt đế có
nhiều thời gian dự phòng mà xử lý trong trường họp máy hỏng. Ngoài việc chuẩn
bị về các trang thiết bị cho cuộc họp, nếu Bạn là người điều hành cuộc họp nên đến
buổi họp với sự chuẩn bị trước về các vấn đề liên quan, dự kiến sẵn nhũng câu hỏi
mà người khác có thể đặt ra, cũng như những câu hởi gợi ý cho những người khác.
Để làm được như vậy, người điều hành phải thu thập những thông tin chính xác và
cụ thể nhất liên quan đến cuộc họp.

• Nguyên tắc 2: Không đế cuộc họp kéo dài quá mức cần thiết.

Bạn không nên đế cuộc họp kéo dài hon mức cần thiết. Vì khi nói nhiều về một
vấn đề quá mức cần thiết, chúng ta sẽ không còn thời gian đế thực hiện các vấn đề
khác, những gì mình nói cũng như làm những việc khác. Khi thấy buối họp kéo dài
hơn hai giờ đồng hồ, Bạn hãy đề nghị nghỉ giải lao. Qua hai giờ làm việc căng
thắng sẽ làm mọi người uể oải, không còn tập trung theo dõi cuộc họp. Khi giải lao
hãy để các thành viên tự do trao đổi, đi lại ở hành lang cho thoải mái. Khi thấy có
vấn đề nào đó mà các thành viên trong cuộc họp chưa thông, còn phải bàn tiếp, bạn
nên đề nghị với chủ toạ để có một quyết định cuối cùng cho vấn đề đó. Có thể để
vấn đề chưa thống nhất lại, đến kỳ họp sau khi có đủ thông tin sẽ giải quyết. Có thế
ban lãnh đạo sẽ họp với bộ phận có khúc mắc để giải quyết riêng trong lần họp
khác.

• Nguyên tắc 3: Nên thảo luận trước với đồng nghiệp về nội dung cuộc họp.

Bạn nên thảo luận sơ với các bộ phận về nội dung buổi họp. Có thể dành
khoảng 15 phút trước buổi họp đế trao đôi qua với nhau. Điều này sẽ giúp chúng ta
điều hành buổi họp có hiệu quá hơn, tránh được trường họp có quá nhiều ý kiến
trái ngược nhau trong buối họp. Khi có quá nhiều ý kiến trái ngược, người điều
hành dỗ bị lúng túng và cuộc họp sẽ đi đến thất bại. Nên thảo luận sơ bộ trước buổi
họp chứ không nên vận động trước buổi họp. Chúng ta không nên đế các bộ phận
phát biếu theo hướng dẫn của mình, cũng đừng gợi ý, sếp muốn thế này, sếp định
thế kia, như vậy sẽ không có nhũng ý kiến hay đóng góp cho cuộc họp.

• Nguyên tắc 4: Nên hội họp đúng giờ.

Người điều hành cuộc họp luôn phải đến trước khoảng nửa giờ. Nếu có bộ phận
nào đến trễ, hãy cứ bắt đầu cuộc họp. Trỗ giò' họp có nghĩa là chúng ta đã
làm mất thời giờ của những người khác. Đừng nên tạo ra cho bộ phận đi họp trễ
cảm giác họ là nhân vật quan trọng, nên mọi người phải chờ đợi. Mặt khác, khởi sự
một cuộc họp trễ vì chờ đợi nhũng người đến dự họp trễ là xúc phạm đến những
người đi họp sớm và đúng giờ: bắt họ chờ như là trừng phạt họ, trong khi đó kẻ
đáng bị trừng phạt là những người đến trễ kia. Đừng hẹn gặp người khác ngay sau
khi cuộc họp kết thúc (theo kế hoạch). Hãy đặt trường hợp cuộc họp có thể kéo dài
hơn dự định. Nếu bở dở, chắc chắn cấp trên sẽ không hài lòng với tác phong nghề
nghiệp của bạn. Trong lúc diễn ra cuộc họp, người thư ký điều hành phải bám sát
giờ, giấc đã định trên chương trình nghị sự (Agenda). Nhanh chóng tìm cách kéo
dãn hay thu gọn các bài phát biểu để buổi họp ổn định theo chương trình định
trước. Hãy kết thúc buổi họp đúng giờ quy định, đừng bao giờ kéo dài hơn. Tâm lý
người dự họp luôn thấy bất an khi phải họp kéo dài hơn giờ quy định.

• Nguyên tắc 5: Biên bản của cuộc họp.

Việc ghi biên bản của cuộc họp rất quan trọng, nếu chưa tìm được người đảm
nhiệm, thư ký điều hành có thể kiêm nhiệm luôn việc ghi biên bản cuộc họp. Công
việc viết biên bản thường chẳng mấy thích thú, nhung đó là một việc làm cần thiết.
Nếu phòng họp có sẵn máy vi tính đề nhập liệu biên bản thì rất tốt. Sau buổi họp,
người thư ký có thể in biên ban ra thành nhiều bản để giao cho từng thành viên của
cuộc họp. Mặc dù từng thành viên có cách ghi riêng của họ, biên bản chung do thư
ký ghi vẫn rất cần thiết, giúp cho mọi người nhớ chính xác những công việc đã
đựơc bàn bạc, thảo luận trong suốt cuộc họp.

• Nguyên tắc 6: Hãy ghi lại những điếm quan trọng trong lúc họp.

Trong cuộc họp thường xuyên có những nội dung chính thường được đưa ra
thảo luận. Nhũng vấn đề thường được chuyên đối liên tục và nhanh chóng. Có
nhũng lúc ta không thể chen ngang đổ phát biểu những thắc mắc riêng hay những ý
kiến riêng của mình. Hãy nhắc nhở các thành viên của cuộc họp ghi lại những câu
ghi chú ngắn gọn vào sổ tay. Khi được phát biểu, họ có thể yêu cầu đặt lại vấn đề
cho rõ ràng. Như vậy sẽ tránh được việc chen ngang trong khi người khác đang
phát biếu. Nếu việc không cần phải đưa ra cuộc họp, có thể trao đổi với bộ phận
liên quan về những chú thích trong sổ tay vào dịp khác.

• Nguyên tắc 7: Hướng dẫn mọi người tích cực tham gia thảo luận và yêu cầu họ
trình bày ngắn gọn.

Khi thấy không khí buối họp ngột ngạt - thụ động, người thư ký điều hành nên
nêu ra câu hỏi, nhưng chỉ hởi những việc mà tất cả mọi người thật sự quan tâm,
không hỏi riêng về một người hay một số người nào đó. Khi phát biểu thật ngắn
gọn và súc tích. Trong trường họp nhiều người nêu ý kiến cá nhân, Bạn hãy đề
nghị họ không nên làm mất thời gian cuộc họp. Khi có nhiều người tham gia ý kiến
ở một vấn đề, người điều hành cuộc họp nên nhắc nhở khi thấy ý kiến sau trùng lắp
với ỷ kiến trước đó.

• Nguyên tắc 8: Hãy giúp mọi người tập trung chú ý vào cuộc họp.

Trong những cuộc họp buồn tẻ và chán ngán, người điều hành cuộc họp phải
tìm cách làm buối họp sinh động hon hoặc phải rút ngắn cuộc họp. cần chú ý đến
nhũng dấu hiệu: người họp gõ ngón tay lên cạnh bàn, che miệng ngáp, chống cằm
vẻ suy tư, mắt nhìn ra cửa hoặc cửa sổ, vươn vai uể oải và dửng dưng như thể mình
là người ngoài cuộc. Đó là những thái độ phản ứng nội dung cuộc họp quá buồn tẻ
và chán phèo.
• Nguyên tắc 9: Hãy giúp mọi người không ngần ngại khi trình bày ý kiến của
mình.

Khi người điều hành thấy nhiều người ngồi chung và tất cả đều có chung một ý
kiến, chỉ riêng vài người không đồng tình. Vậy hãy cố gắng mời nhũng người
không đồng tình mạnh dạn nêu ra ý kiến cá nhân và lý do vì sao họ không biểu
quyết. Người điều hành phải tìm lời lẽ thuyết phục đế họ an tâm, đừng im lặng và
nên mạnh dạn bày tỏ quan điếm của mình. Nhiều khi một vài đề nghị “bất bình
thường” lại mang đến một giải pháp hay mà trước đó chưa ai kịp nghĩ đến. Phải
thật tôn trọng những ý kiến đối kháng. Nếu đó là ý kiến hay phải tìm cách áp dụng,
nếu là ý kiến không khả thi thì nên để chủ tọa xem xét.

• Nguyên tắc 10: Phát biểu trong cuộc họp là nói với tất cà mọi người, chứ không
phải chỉ riêng với một người.

Khi người điều hành cần đặt câu hỏi trực tiếp với một người, hãy nhìn vào
gương mặt của tất cả các thành viên tham dự, mọi người đều có cảm thấy là họ
đang được nói tới. Vì thế, họ cũng sẽ nhiệt tình đưa ra ý kiến tranh luận. Người
điều hành sẽ không cô độc với vấn đồ riêng của mình.

• Nguyên tắc 11: Không nói xấu nhau trong buối họp, đặc biệt với những người
vắng mặt

Trong cuộc họp, chúng ta không nên bình luận, chê bai hay nói xấu về những
người khác, nhất là với những người không tham dự cuộc họp. Người điều hành
phải khéo léo nhắc nhở các thành viên tham dự phân biệt giữa việc nói xấu và đóng
góp ý kiến. Đóng góp ý kiến luôn mang tính xây dựng và chân thành; nói xấu
thường mang tính đả phá, nhỏ nhen và thành kiến. Không cần thiết đóng góp hay
nói xấu người vắng mặt, vì họ không hiện diện để tiếp thu, giải trình, phản bác hay
chống lại, hay thanh minh cho bản thân họ. Chắc chắn chắng ai thích người khác
nói xấu sau lung mình.

• Nguyên tắc 12: Sau buối họp, nên gặp từng người trò chuyện thân mật.

Người điều hành nên tìm cách bắt chuyện ngắn gọn với từng người sau buối
họp. Hãy tỏ ra mình rất cần nhũng người như họ tham dự cuộc họp. Người điếu
hành có thế nói: “Anh (Chị) đã có những ý kiến rất bố ich”, hoặc “Anh (Chị) phát
biểu về điều đó tốt quá, ý kiến rất hay”. Hãy làm cho những thành viên đã tham dự
cuộc họp nhận thấy rằng chúng ta rất quý mến họ và như vậy họ sẽ hứng thú khi
chúng ta mời tham dự buổi họp!

2. Liên hệ với việc tổ chức một buổi họp mà bạn là chủ tọa cuộc họp.

Lớp CĐTK15.1 tổ chức họp lớp tổng kết năm 2 về kết quả học tập và rèn luyện
năm học 2018-2019

TRƯỚC CUỘC HỌP CẦN CHUẨN BỊ:

Chuẩn bị những thứ cần thiết:

Trong cuộc họp đa số các sự trao đổi đều mang tính tự phát. Quá trình cuộc họp
diễn ra không hoàn toàn được định trước mà nó chỉ theo một đề cương cơ bản.
Ngoài ra kết quả của cuộc họp không dễ mà được thống nhất nhanh chóng. Bởi vậy
hai điều quan trọng nhất trong công tác chuẩn bị một cuộc họp là: Đặt ra mục đích
rõ ràng, thực tế và chuẩn bị những vấn đề cần bàn bạc một cách cụ thể. Khi một
cuộc họp được tiến hành bạn cần nhìn ra ngay mục tiêu cốt lõi của nó. Đôi khi các
vấn đề có thể được giải quyết mà không cần đến một cuộc họp do vậy trước hết
bạn hãy quyết định tính chất cần thiết phải có một cuộc họp. Thông thường chúng
ta cần đến một cuộc họp khi các vấn đề cần giải quyết bằng tư duy, khi cập nhật
thông tin mới hoặc khi cần tổng hợp thông tin Vấn đề cần bàn bạc chính là cốt lõi
của cuộc họp. Người điều hành chủ yếu dựa vào yếu tố này để xây dựng đề cương
cho cuộc họp. Cần phân chia thời gian hợp lý cho từng vấn đề và chú thích thời
gian trong đề cương cuộc họp gửi đến các thành viên để họ định hướng thời gian
bàn bạc cho từng vấn đề cụ thể.

Thể hiện vai trò của người điều hành một cách hiệu quả:

Người điều hành chính là người chịu trách nhiệm về nội dung và kết quả của
cuộc họp. Trước hết bạn phải tuân thủ chính xác về thời gian.Bạn cũng phải giám
sát quá trình tranh luận chặt chẽ và khéo léo điều khiển để tránh nảy sinh mâu
thuẫn và cãi lộn. Cần quan sát các thành viên và ghi nhớ thái độ, ý kiến của họ
trong cuộc họp. Nếu có thể bạn hãy tạo điều kiện cho các thành viên có cơ hội
được chào hỏi xã giao trước cuộc họp, điều này sẽ phần nào giúp hạn chế tranh cãi
gay gắt hay gây gổ trong cuộc họp căng thẳng

Tổng hợp cuộc họp:

 Tổng hợp cuộc họp là bước rất quan trọng. Trước khi kết thúc cuộc họp bạn hãy
tổng kết lại những vấn đề cốt lõi đã được giải quyết hay còn tồn đọng và giao việc
cụ thể cho từng thành viên. Nhắc nhở những thành viên về nhiệm vụ của họ được
giao sau cuộc họp.Nếu có thể hãy xin nhận xét của những thành viên tham gia về
cuộc họp mà bạn tổ chức. Điều này giúp bạn rút kinh nghiệm và làm tốt hơn những
lần sau. Hãy cố gắng tổng hợp cuộc họp trong vòng 24h sau khi kết thúc.