PROCURADURIA GENERAL DEL ESTADO rico 25 del “Reglamento de Gestion Documental y Administracién de Archivos de la Procuraduria General del Estado” establece: “I. Los responsable de los archivos de gestién, son los servidores piblicos designados mediante memorandum interno emitido por la Subprocuradora 0 el Subprocurador, Directora 0 Director, 0 la Jefa o Jefe de unidad correspondiente. Il. Los servidores piblicos que coadyuvan en las labores administrativas de cada area o los que por minuta de instruccién estén a cargo directamente de los casos judiciales 0 extrajudiciales o de documentacién especial, seran responsables de la documentacidn que se encuentra en su custodia”. 1. ORDENAR © Correlativamente © Cronolégicamente © Alfabético 2. INDICE: Para cada serie documental. 3. FOLIADO: Maximo 400 fojas, sin contar la caratula y el indice ‘ARATULA LOMO: Datos de la ca FORMULARIO N°3, PUNTEO SOBRE CREACION, DISTRIBUCION ¥ ARCHIVO DE DOCUMENTOS INTRODUCCION: ritula Se toman en cuenta 2 tipos de documentos: ‘* Series documentales © Expedientes ARCHIVO DE DOCUMENTOS: * Una vez entregado el documento y recibir sello de recepcién, inmed procederé al archivo en el soporte documental destinado para este prop © En caso de archivar una hoja de ruta, debe archivarse tanto en fisico & sistema. * Las series documentales mas utilizadas son: Notas Internas, Externas, Circulares, Memorandums, Minutas de Instruccion, R. Intema y H. R. Extemna), ete, ¢ Elaborar inventarios diariamente para tenerESTADO PLURINACIONAL OF BOLMIA Procuraduria General del Eetado MEMORANDUM PGE-DDD-PN-MEM-0001/2020. Seitora: — PROFESIONAL DEPARTAMENTAL 1 Fecha: Martes, | Ref: RESPONSABLE DE ARCHIVO De mi consideracion: EL Anticulo Procuraduria General del Estado” establece: del “Reglamento de Gestion Documental y Administracién de Archivos de la Lox responsables de los archivos de gestion. son lox servidores piblicos designados mediwte memordudun interne eautido por tt Subprocuradora 0 cl Subprocurador, Uucetcra 0 Director, 0 tu Jeti: 0 Jefe de unielad correspondiente. Il. Los servidores piiblicos que coadvuvian en las labores ahiinistrativas de da drca 0 los que por minuta de instruccion estin i éargo divectamente de los casos judieiales 0 extrajudiciales 0 de documemucion especial, sexin responsables de la documentacion que se encuentra en su custodia”. (0, s¢ designa a su_persona como responsable de Archivo de la : Ty Dineccion Desconcentrada Depariamental de__lo, debiendo electuar una gestion docum Ley Oportuma, cn cl imarco a fo establecido en Reglamento deyerito. Con este motivo particulir, saluda\a usted atcntuunenty ysB Ce Aehinoteed at dot Estud SAPITULO HI GESTION DE ARCHIVOS: SECCION 1 ARCHIVOS DE GESTION ARTICULO 24 (ARCHIVOS DE GESTION). 1. C General del Estado deberi cor resguardo de los documentos en fase activa o expedientes que hay Unidad Orginizacional de la cneargada de la gestion, custodia y ite © Procuradu con un an culminado su asemto, II. La dependencia de los Archivos de Gestion, corresponde a eada ui Procuraduria General del Estado, ya scan areas centralizadas 0 desconcentradas como Tit Escuela de Aboxados del Estado y las Direcciones Desconcentradas Departamentales. ARTICULO 95. (RESPONSABLES DE LOS ARCHIVOS DE GESTION). 1. Los responsables de los archivos de gestién, son los servidores ptiblicos designados mediante memorindum interno cmitido por [a Subprocuradora o el Subprocurador, Directora 0 Director, o la Jefa o Jefe de Unidad correspondiente. IL. Los servidores pitblicos que coadyuvan en las labores administrativas de eada area o los aue por minuta dk Gu estin a cargo dircctamente de los casos judiciales 0 extrajudieiales © de documentacion especial, ser custodia. ARTICULO 96. (FUNCIONES DE LOS RESPONSABLES DE LOS ARCHIVOS DE GESTION).- a) Recepeisn y registro de correspondencia (si corresponde).. b). Kfectuar una gestion documental clicicnte y oportuna, ©). Formacion de expedientes que genera el area productort. 8) Ongunizacion de la documentacion de acuerdo al tratamiento archivistico y respet formacién natural de las series documentales ©) Foliacion de kas unidades document 1) Elaboracion de Inventarion, 8) Conservacién preventiva de la doc 1h). Gestionar la eneuadernacion empa }) Controlar el préstamo y consulta de documentacion ) Emitir copias fotostiticas logilizadtay de la documentacion que se s 1ios, por instruccio 6 el Subprocurador, Di 1) Programar y coordinar con los Enearyados del Archivo Centra Jidiciales y Arbitvales las (ransferencias documentales, ) Realizar ferencias documentales al Archivo CetART{CULO 27. (ORGANIZACION DOCUMENTAL)« I. Es funcién prioritaria del Archivo: de Gestion, la ongmizacion adcenada y éptima de ht documentacion que haya eulminado con el TL, Para la onganizacién de documentos en el Archivo de Gestion, se aplicarin como base las speraciones deseritas en los articulos 28 al 35 del presente reglamento. ARTICULO 28, (ANALISIS DOCUMENTAL E IDENTIFICACION)- Actividad ave consiste en la investigneion yanilisis de kas eategorias administrativas y archivistieas, a través de 1 instancia de procuccién del documento, seric a ka que correspond a cual se establecen titulo, fechas extrema ARTICULO 29. (CLASIFICACION).- Se procedera a la clasilicacion, que consiste en la agrupacion de los documentos formando scrics 0 subseries documentales, considerando la estructura onganizacional, actividades o finnciones de la Procuradurfa General del Estado. ARTICULO 30. (ORDENACION).- E's cl procedimiento de ordenar la documentacion grapada por series y sub series, estableciendo los signientes tipos de ondenacion: a) Orden cronolégico.- Por fecha del documento, pudiendo considerarse el aio, mes y aio, cl aio y mes o solo cl aio, debiendo archivarse los mas antiguos atras y los mis recientes adelante b) Orden Alfabético-institucional.- Considerando el nombre de Ia institueién, 0) Orden correlative. De acuerdo al cédigo del documento, necesariamente secuencial. ARTICULO 31. (ACONDICIONAMIENTO).- Conjunto de operaciones materiales que yarte de la organizacién de documentos como ser foliacién, rotulaci6n, instalacién de format documentos en carpetas de pakinca, carpetillas, legajos, unidades de conservacion (cajas), ¥ cnetmadernacion empastada ARTICULO 32. (DESCRIPCION).- 1. descripeién de los documentos, contempla una serie de actividades que se inieia con la descripcién del contenido de las unidades documentales 0 expedientes, Ebresuliado de la descripci6n, sev el registro y Tevantamiento del inventario de fa documentacion producida por ARTICULO 33. (INSTALACION).- I, K's la designacién de la ubicacién fisiea o estanteo de fas series documentales, garantizando la conservacion, el orden y control de los documentos ane genera la nsidad organizacional y busca facilitar la ubicacion y el préstame oportino, IL, Los documentos se instalarin de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo en cada estante, y los documentos de ubicando los documentos de gestiones anteriores cn las likes supertores gestiones mas recientes cn las lilas inferiores,Procuraduria Ge TIT. Crando la documentacidn sea instalada en gaveteros, se debera contar preferentemente con sn ripida de la informacién. urchivadores colgantes para facilitar a manipulacién y bi la conversion de ARTICULO 34, (DIGITALIZACION). Proceso que consiste documentos impress o no digitales @ formato digital, mediante un eseéner ARTICULO 35. (DOCUMENTOS DE APOYO INFORMATIVO). Se deben seleecionar y xgrupar los documentos de apoyo informative (periddicos, revistas, aliches, (ripticos y otros), los miismos que no son sujetos a la organizacién ni a Ja transferencia al Archivo Central 0 Archivo: de Procesos Juudiciales y Arbitrales. as. transferencias ntral, el responsable ARTICULO 36. (TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS)-_ Pars documentales al Archivo de Procesos Judiciales y Arbitrales o al Archivo C del Archivo de Gestion debera preparar la documentacién a ser transferida, Para el efecto, ar debidamente cl “Formulario de Relacién de Entrega de Documentos al ales y Arbitrales” (Formulario N? 1) 0 el “Formulario de Relacion de Archivo Central” (Formulario N® 3), registr Archivo de Procesos Judi Entrega de Documentos ARTICULO 37. (CONDICIONES PARA LA TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS) EI Responsable del Archivo de Gestion, debera preparar la documentacién a ser transferida hajo los siguientes parimetros: a) La documentacién debe estar debidamente registrada en el Formulario de Relacion de Entrega de Documentos al Archivo de Process Judiciales y Arbitrales 0 Archivo Central (Formularios N° 1 y 3). b) Las unidades documentales 0 expedientes deben estar debidamente foliados, Las cubiertas deben estar debidamente identificadas y rotuladas, @) Ladocumentacién debe estar debidamente ordenada y clasificada. Las unidades documentales 0 expedientes deben contar con listas de contenido 0 ° indices. 1) Ladocumentacion no deberd contener elementos metilicos (clips, grapas uw otros). ‘ @ 10s documentos adjuuntos deberin ser anexados de forma idénea para su conservaci plece ¢ ARTICULO 38, (PLAZO DE PERMANENCIA).- Se es 1c (5) altos como plo nencia en el archivo de gestién, contabilizado desde la fecha de conclusion periodo seri translerido al Archivo de Procesos Judiciales y ximo de pe del timite 6 asunto, pasado este Axbitrales © Archivo Central SECCION IL ARCHIVO DE PROCESOS JUDICIALES Y ARBITRALES "/ ART{CULO 89, (ARCHIVO DE PROCESOS JUDICIALES ¥ ARBITRALES). I. Is el rea cncangada de lh gestion, custodia, resguardo y conservacion de la documentacién en fase semiactiva € inactiva de los procesos judiciales y extrajudiciales en los que ka Procaradria fr TIER General del Estado asume defensa legal de los intereses del Estado pf aANEXO CONDICIONES GENERALES PARA LA REMISION DE DOCUMENTOS AL ARCHIVO CENTRAL. Y Los Articulos del 27 al 33 del “Reglamento de Gestion Documental y Administraci6n: de Archivos de la Procuraduria General del Estado”, deben ser correctamente ejecutados para una cliciente gestion documental, el cual permitira. una cficaz translerencia al Archivo Central, Y Se verilicara el cumplimicnto del “Reglamento de Gestion Documental y Administracién de Archivos de la Procuraduria General del Lstado”, a los encargados de los archivos de gestién, Y_ Deben formar parte de las series documentales, solo documentos originales. Y Cada unidad de instalacion debe estar debidamente foliada en la parte superior derecha. Y La cantidad maxima de fojas por legajo 0 unidad de instalacién no debe exceder las 400 fo Y Debe contar con una caritula que describa lo siguiente: El fondo documental, sub fondo documental, seccién documental, sub seccién documental, serie documental 0 expediente documental, itimcro de tomo (en caso de haberlos formado), cantidad de fojas y la gestidn a la que perteneee. Y Debe contar con un indice que describa el contenido de cada unidad de instalaci6n, no olvidando las obscrvaciones, si las tuvieran, (Baste indice debe estar incluido en la unidad de instalacion después de la caratula y luego la serie documental descrita, no enviarlo separado). Y En caso de que alguna unidad de instalacién no cuente con la cantidad maxima de fojas, éstas pueden ser completadas con otras series documentales de menor cantidad hasta Jograr acumular la cantidad neéxima permitida, atadiendo otra caratula principal describiendo todo el contenido. Y Las series documentales deben ser originales, contar con sello de recepeién de a unidad organizacional a la que fucron enviadas y estar completas (esto implica fa biisqueda dentro las otras series documentales generadas para lograr completarlas, también deben incluir las unidades documentales anuladas © las que no t curso). Y Deben eslar libres de metal (grapas, clips, cinta adhesiva en el costado, ete. Y Losadjuntos 0 anexos como lac". p» tamaiio que la hoja tamaiio carta, ice » pegamento es tan fuerte que borra la impresién del documento. Y Los documentos recibidos mediante fax deben ser cambiados por papel de fax tiende a perder el color de la tinta en corto tiempo ocas de la informacién del mencionado documento. v a caso tle remitir process adic iales, civiles OnESTADO PLURINACIONAL DE Procuraduria General del Estado La digitalizacién de estos proceso® ‘lobe nt ser instruida por el inmediato superior, al cneangudo del archivo de gestion we la enidad orspinizacional en caso de eonsiderarlo, necesario. No se permitirin solicitudes de nuevos plazos por tratarse de una sola gestion, misma aque debis ser remitida el aio 2020, ast como el tiempo destinado para el tratamiento archivistico es de 4 meses aproximuadamente, En caso de contormar tomos el foliado debe ir del primer al gitimo tomo de forma corrida para que se pueda sacar una media entre las 400 fojas permitidas y formar tomos del mismo grosor. Deben también ser remitidos los cuadernos de registro de cites para comprobar la yeracidad de los indices que contengan las unidades de instalacién. Cuando la unidad de instalacidn contenga mis cantidad de hojas en tamaiio carta, las hojas restantes en tamaito oficio deben doblarse a tamaiio carta y realizar un corte en la esquina inferior izquierda para que al momento del empaste, esta esquina no se vea atrapada.O7200WESTADO PLURINACIONAL DE BOLIVIA Procuraduria General del Estado FONDO: PROCURADURIA GENERAL DEL ESTADO SUB FONDO: SECCION: DGAA SUB SECCION: UNIDAD DE BIENES Y SERVICIOS SERIE DOCUMENTAL: HOJAS DE RUTA SUB SERIE DOCUMENTAL: HOJAS DE RUTA INTERNAS CONTENIDO: HOJAS DE RUTA INTERNA DEL N00! AL Nella TOMO: 1/3 FOJAS: |-400 EL ALTO - BOLIVIA 208 diD.G.A.A. U.BS. HOJAS DE RUTA “HOJAS DE RUTA INTERNA DEL N°001 AL N15” TOMO 1/3 Fojas: 1-400“prune Onn 30 0OYDNYONE “TW8LN3O OAIHOBY TY SOLNSWND0G 3d ¥OSVING BC NOIOW THY. @ oN ORIVINWHOR “aOlsvinwsOd 3a CAYNETI owas vingzasvoH ca vinuze 70H sca ‘SIMSON «00a Semcon sca ‘yac8@ SvION 000 svnaa SVION ca ssnoeaniseo -mupainood | ys.pnnooaaeas fscsonaces any] sae ‘DONE WINaWIBNHO YOVEINIONODSS NOIDORIO “T¥UIN3O OAIHOBY TY SOLNSWNOOG Ya VOIBINA 3d NOIOWTAS aaa ey € oN ORIVINNUOS