 QUESTION 1
Discuss the organizing process by using an
appropriate diagram.
 Identifying the activities
- Organizing performed by managers
must be based on organizational
goals.
- The set organizational goals will be
a guideline on the type and forms of
activities that should be performed
in obtaining these goals.
- Activities which are established
must be specific and in detail-all
activities that need to be conducted
must be identified.
 Grouping the activities
- After all the activities are
identified, activities that are similar
in terms of functions and attributes
should be grouped to form a formal
job group or duty.
- Departments must be formed such
as a production department, a
finance department, and a
marketing department.
- Grouping of activities involves two
important steps: grouping of similar
activities and the determination of
the organizational structure.
 Distributing the tasks
- After all the activities are identified
and grouped together, managers
should allocate and distribute the
tasks to suitable employees
according to their abilities and skills.
- Managers need to divide the work
load or duties among individuals or
groups-this is known as job
specialization or job division.
- Through job division, every
individual or group will be
responsible for his or their own
duties.
- The distribution of jobs involves
the allocation of authority to the
employees in order for jobs to be
performed efficiently and effectively.
- At this stage, managers must set a
clear chain of command as in which
Bincangkan proses penganjur dengan
menggunakan gambarajah yang sesuai.
• Mengenal pasti aktiviti-aktiviti
- Penganjur dilakukan oleh pengurus mestilah
berdasarkan matlamat organisasi.
- Matlamat organisasi ditetapkan akan menjadi
garis panduan kepada jenis dan bentuk aktiviti
yang perlu dilakukan dalam mendapatkan
matlamat ini.
- Aktiviti yang tidak ditubuhkan mestilah
khusus dan terperinci-semua aktiviti yang
perlu dilakukan mesti dikenal pasti.
• Mengumpulkan aktiviti
- Selepas semua aktiviti yang dikenal pasti,
aktiviti-aktiviti yang sama dari segi fungsi dan
sifat-sifat yang harus dikumpulkan untuk
membentuk satu kumpulan kerja formal atau
kewajipan.
- Semua jabatan perlu ditubuhkan seperti
jabatan pengeluaran, jabatan kewangan, dan
jabatan pemasaran.
- Mengumpulkan aktiviti melibatkan dua
langkah penting: pengumpulan aktiviti yang
sama dan penentuan struktur organisasi.
• Mengagihkan tugas-tugas
- Selepas semua aktiviti yang dikenal pasti dan
dikumpulkan bersama-sama, pengurus perlu
memperuntukkan dan mengagihkan tugas
kepada pekerja sesuai mengikut kebolehan dan
kemahiran mereka.
- Pengurus perlu membahagikan beban kerja
atau tugas di kalangan individu atau kumpulan
ini dikenali sebagai pengkhususan pekerjaan
atau bahagian kerja.
- Melalui bahagian pekerjaan, setiap individu
atau kumpulan akan bertanggungjawab
terhadap kewajipannya atau mereka sendiri.
- Pengagihan pekerjaan melibatkan
peruntukan kuasa kepada pekerja untuk
pekerjaan yang akan dilaksanakan dengan
cekap dan berkesan.
- Pada peringkat ini, pengurus mesti
menetapkan rantaian yang jelas arahan seperti
dalam mana pekerja perlu melaporkan kepada
 employee should report to whom-
this activity involves the formation
of a management hierarchy, for
example, known which employee
will lead the department in order for
all duties to be controlled and
coordinated easily.
-Managers must also allocate
organizational resources to the
respective departments.
 Coordinating the tasks
- Managers must form a mechanism
to unite all departmental activities
as operations in the organization can
be coordinated to achieve
organizational goals-this process is
known as coordination.
- As an organization consists of
several different departments,
coordination is important to ensure
that all activities conducted in the
departments are guided by the same
goal, which is to increase
organizational profit.
- For examples, all heads of
departments can hold meetings to
discuss ways to increase a
department’s or organization’s
profitability-the decision reached in
the meetings must be followed with
actions implemented by all the
employees in every department (the
organizing process according to
Ernest Dale can be explained too).
siapa ini aktiviti melibatkan pembentukan
hierarki pengurusan, sebagai contoh, yang
dikenali mana pekerja akan membawa jabatan
agar semua kewajipan yang hendaklah dikawal
dan diselaraskan dengan mudah.
- Pengurus juga perlu memperuntukkan
sumber organisasi untuk jabatan masing-
masing.
• Menyelaras tugas-tugas
- Pengurus mesti membentuk satu mekanisme
untuk menyatukan semua aktiviti jabatan
operasi dalam organisasi boleh diselaraskan
untuk mencapai organisasi matlamat ini proses
yang dikenali sebagai penyelarasan.
- Sebagai sebuah organisasi terdiri daripada
beberapa jabatan, penyelarasan adalah penting
untuk memastikan bahawa semua aktiviti yang
dijalankan di jabatan-jabatan dipandu oleh
matlamat yang sama, iaitu untuk meningkatkan
keuntungan organisasi.
- Untuk contoh, semua ketua-ketua jabatan
boleh mengadakan mesyuarat untuk
membincangkan cara-cara untuk
meningkatkan sebuah jabatan atau
keuntungan-keputusan organisasi dicapai
dalam mesyuarat mesti diikuti dengan
tindakan yang dilaksanakan oleh semua
kakitangan di setiap jabatan (proses penganjur
mengikut Ernest Dale boleh dijelaskan juga).
  QUESTION 2
Using a relevant diagram and suitable
examples, explain five advantages and five
disadvantages of the following
organizational structures:
a) Functional Organization
- Refers to the grouping of activities or tasks
according to the organization’s functions
such as production, marketing, and finance.
- For examples, the marketing manager is
responsible to market all the products
produced by the organization and perform
other duties related to marketing.
PRESIDENT
 Vice President - Operation
 Vice President - Production
 Vice President - Marketing
 Vice President - Finance
- Five advantages and five disadvantages:
ADVANTAGES
 Emphasizes job specialization.
 Minimize conflicts in resource
utilization.
 The problem-solving process is
more effective due to the
specialization of skills.
 The decision-making process is
more effective because the authority
of making decisions is centralized.
 Easier to control the organization as
managers practise job
specialization.
DISADVANTAGES
 Involves the implementation of
routine tasks.
 Lack of communication among
employees in different departments.
 Career development is limited to
certain areas.
 Employees tend to concentrate on
achieving departmental objectives.
 Cannot produce employees who are
skilled in many areas due to job
specialization.
b) Divisional organization
Menggunakan contoh rajah dan sesuai
berkaitan, menjelaskan lima kelebihan dan
lima kelemahan struktur organisasi
berikut:
a) Organisasi Berfungsi
- Merujuk kepada perkumpulan aktiviti atau
tugas-tugas mengikut fungsi organisasi seperti
pengeluaran, pemasaran, dan kewangan.
- Untuk contoh, pengurus pemasaran
bertanggungjawab untuk memasarkan semua
produk yang dihasilkan oleh organisasi dan
melaksanakan tugas-tugas lain yang berkaitan
dengan pemasaran.
PRESIDEN
 Naib Presiden – Operasi
 Naib Presiden - Pengeluaran
 Naib Presiden - Marketing
 Naib Presiden - Kewangan
- Lima kelebihan dan lima kelemahan:
KELEBIHAN
 Menekankan pengkhususan pekerjaan.
 Kurangkan konflik dalam penggunaan
sumber.
 Proses penyelesaian masalah adalah
lebih berkesan kerana pengkhususan
kemahiran.
 Proses membuat keputusan adalah
lebih berkesan kerana pihak berkuasa
keputusan membuat dipusatkan.
 Lebih mudah untuk mengawal
organisasi sebagai pengurus
mengamalkan pengkhususan
pekerjaan.
KEBURUKAN
 Melibatkan pelaksanaan tugas-tugas
rutin.
 Kekurangan komunikasi di kalangan
pekerja dalam jabatan yang berbeza.
 Pembangunan kerjaya adalah terhad
kepada kawasan-kawasan tertentu.
 Pekerja cenderung untuk
menumpukan perhatian kepada
mencapai objektif jabatan.
 Tidak dapat menghasilkan pekerja
yang mahir dalam pelbagai bidang
kerana pengkhususan pekerjaan.
b) Bahagian organisasi
- Is a form of departmentalization whereby
activities are grouped according to
similarities in terms of products, market,
and geographical location.
- Divisional departmentalization can be
divided into product, customer, and
geographical departmentalization.
 Product departmentalization
- Involves the grouping of activities
or tasks based on the products
produced by organization.
- The organization chart shown on
the next page depicts three product
divisions: fresh milk products, beef,
and butter-each division has it own
functional departments such as
marketing and a finance
department.
- Each manager or head of
department will report to the
general manager.
- Usually practised by organizations
producing multiple products or
when a functional organization is
not suitable due to difficulties in
controlling the organization.
GENERAL MANAGER
 Manager - Fresh milk
 Manager - Butter
 Manager - Beef
 Geographical departmentalization
- Departmentalization is based on
location.
- For examples, when companies
operating in Kuala Lumpur open
branches in other locations such as
Johor, Perak, and Sarawak-the
general manager in Kuala Lumpur is
responsible for managing all the
branches with the assistance of
branch managers in Johor, Perak,
and Sarawak.
-Every division is responsible for the
production and marketing of
products in their location.
GENERAL MANAGER
 Perak Branch Manager
 Johor Branch Manager
 Sarawak Branch Manager
- Adakah satu bentuk penjabatan mana aktiviti
dikumpulkan berdasarkan persamaan dari segi
produk, pasaran, dan lokasi geografi.
- Penjabatan Bahagian boleh dibahagikan ke
dalam produk, pelanggan, dan penjabatan
geografi.
 Penjabatan Produk
- Melibatkan perkumpulan aktiviti atau
tugas-tugas berdasarkan produk-
produk yang dihasilkan oleh organisasi.
- Carta organisasi ditunjukkan pada
halaman seterusnya menggambarkan
tiga bahagian produk: produk susu
segar, daging lembu, dan mentega-
setiap bahagian mempunyai ia memiliki
jabatan fungsional seperti pemasaran
dan jabatan kewangan.
- Setiap pengurus atau ketua jabatan
akan melaporkan kepada pengurus
besar.
- Biasanya diamalkan oleh organisasi
menghasilkan pelbagai produk atau
apabila sebuah organisasi berfungsi
tidak sesuai kerana masalah dalam
mengawal organisasi.
PENGURUS BESAR
 Pengurus - Susu segar
 Pengurus - Butter
 Pengurus - Beef
• penjabatan geografi
- Penjabatan adalah berdasarkan lokasi.
- Untuk contoh, apabila syarikat-syarikat yang
beroperasi di cawangan terbuka Kuala Lumpur
di lokasi lain seperti Johor, Perak dan Sarawak-
pengurus besar di Kuala Lumpur
bertanggungjawab untuk menguruskan semua
cawangan dengan bantuan pengurus cawangan
di Johor, Perak dan Sarawak .
Bahagian -Setiap bertanggungjawab bagi
pengeluaran dan pemasaran produk di lokasi
mereka.
PENGURUS BESAR
 Pengurus Cawangan Perak
 Pengurus Cawangan Johor
 Pengurus Cawangan Sarawak
 Penjabatan Pelanggan
- Penjabatan adalah berdasarkan
kepada kumpulan pelanggan yang
membeli produk organisasi seperti
  Customer departmentalization
- Departmentalization is based on
customer groups who purchase the
organization’s products such as
industrial customers, ordinary
customers, and office customers.
- Each division will be managed by a
manager responsible to the services
general manager.
- The services general manager will
control all the decisions made by the
manager of each division.
- Each division is responsible for
producing and marketing the
products that will be used by
consumers in their market.
- This type of departmentalization
can fulfil customer needs and
requirements promptly.
GENERAL MANAGER
 Manager – Industrial customers
 Manager – Office customers
 Manager – Ordinary customers
- Five advantages and five
disadvantages:
ADVANTAGES
 Reacts fast to any changes in the
environment.
 Facilitates coordination of functions
in each division.
 Emphasizes customer demands and
requirements.
 Fulfils customer needs quickly and
accurately.
 Project coordination can be
performed more effectively.
DISADVANTAGES
 Conflicting resources utilization in
every division.
 Concentration towards divisional
objectives.
 Skills and knowledge are not shared
between divisions.
 The purchase of new technology
involves high costs.
 Feelings of envy might arise between
divisions due to the fight for power
and duties.
pelanggan industri, pelanggan biasa
dan pelanggan pejabat.
- Setiap bahagian akan diuruskan oleh
pengurus yang bertanggungjawab
kepada pengurus umum perkhidmatan.
- Perkhidmatan pengurus umum akan
mengawal semua keputusan yang
dibuat oleh pengurus di setiap
bahagian.
- Setiap bahagian bertanggungjawab
untuk menghasilkan dan memasarkan
produk-produk yang akan digunakan
oleh pengguna di pasaran mereka.
- Ini jenis penjabatan dapat memenuhi
keperluan pelanggan dan keperluan
segera.
PENGURUS BESAR
 Pengurus - pelanggan Industri
 Pengurus - pelanggan Pejabat
 Pengurus - pelanggan Biasa
- Lima kelebihan dan lima kelemahan:
KELEBIHAN
 Bertindak balas cepat terhadap
sebarang perubahan dalam alam
sekitar.
 Memudahkan penyelarasan fungsi
dalam setiap bahagian.
 Menekankan permintaan pelanggan
dan keperluan.
 Memenuhi keperluan pelanggan
dengan cepat dan tepat.
 penyelarasan projek boleh dilakukan
dengan lebih berkesan.
KEBURUKAN
 penggunaan sumber bercanggah dalam
setiap bahagian.
 Kepekatan ke arah objektif bahagian.
 Kemahiran dan pengetahuan tidak
dikongsi antara bahagian.
 Pembelian teknologi baru melibatkan
kos yang tinggi.
 Perasaan iri hati mungkin timbul
antara bahagian kerana perjuangan
untuk kuasa dan tugas.
c) Matrix organization
- Also known as the Multi Commands
System
- A combination of two types of
departmentalization, which are functional
departmentalization.
- For examples, an employee must report to
two supervisors such as the divisional
manager and the functional manager.
GENERAL MANAGER
ADVANTAGES
 Distribution of power enables lower-
level employees to perform tasks at
a faster pace.
 Decisions can be made fast.
 Effective project coordination.
 Usage of an effective support system.
 Avoids centralization of power
among certain individuals.
DISADVANTAGES
 Increases administrative costs.
 Conflicts in commands may occur.
 Conflicts between groups may occur.
 Requires a lot of financial resources.
 Limited workforce resources.
c) Organisasi Matrik
- Juga dikenali sebagai Perintah Sistem Multi
- Gabungan dua jenis penjabatan, yang
penjabatan berfungsi.
- Untuk contoh, seorang pekerja mesti
melaporkan kepada dua penyelia seperti
pengurus bahagian dan pengurus berfungsi.
PENGURUS BESAR
KELEBIHAN
 Pengagihan kuasa membolehkan
pekerja peringkat rendah untuk
melaksanakan tugas-tugas pada
kadar yang lebih cepat.
 Keputusan boleh dibuat segera.
 penyelarasan projek yang berkesan.
 Penggunaan sistem sokongan yang
berkesan.
 Mengelakkan pemusatan kuasa di
kalangan individu tertentu.
KEBURUKAN
 Meningkatkan kos pentadbiran.
 Konflik dalam arahan mungkin
berlaku.
 Konflik antara kumpulan mungkin
berlaku.
 Memerlukan banyak sumber
kewangan.
 Kurang sumber tenaga kerja .
  QUESTION 3
a) Explain the definition of centralization
and decentralization. Describe three
characteristics of centralization and three
characteristics of decentralization.
Centralization
 The decision-making power is
maintained with the top-level
management-does not involves the
delegation of power to subordinates.
 Organizations practising
centralization are known as
centralized organizations.
 Characteristics of centralization:
- Subordinates have limited
authority.
- Power to make decision is held by
top-level management.
- The overall organization is only
handled by managers.
Decentralization
 A decentralized organization is the
delegation of authority from top-
level management to lower-level
employees
 Characteristics of decentralization:
- Subordinates have more power
and authority.
- Subordinates have the power to
make decisions.
- The overall operations in the
organization is handled by both
managers and subordinates.
b) Explain the delegation of authority.
Describe five problems of delegation for
managers who perform delegation and five
problems of delegation for employees who
receive authority.
Delegation of authority
 A process whereby leaders or
managers give power and authority
to their subordinates to perform
organizational duties on their
behalf.
 Delegation problems faced by
managers who delegate authority:
- Managers worry about the
subordinate’s ability to perform the
job.
a) Terangkan definisi pemusatan dan
buktinya. Terangkan tiga ciri-ciri
pemusatan dan tiga ciri-ciri buktinya.
Pemusatan
 Kuasa membuat keputusan dikekalkan
dengan peringkat tertinggi pengurusan
tidak melibatkan penurunan kuasa
kepada orang bawahan.
 Organizations mengamalkan
pemusatan dikenali sebagai organisasi
berpusat.
 Ciri-ciri pemusatan:
- Orang bawahan mempunyai kuasa
yang terhad.
- Kuasa untuk membuat keputusan
diadakan oleh pihak pengurusan
peringkat tertinggi.
- Organisasi keseluruhan hanya
dikendalikan oleh pengurus.
Buktinya
 Sebuah pertubuhan berpusat adalah
perwakilan kuasa daripada pihak
pengurusan peringkat tertinggi kepada
pekerja peringkat rendah
 Ciri-ciri buktinya:
- Orang bawahan mempunyai lebih
banyak kuasa dan autoriti.
- Orang bawahan mempunyai kuasa
untuk membuat keputusan.
- Operasi keseluruhan dalam organisasi
dikendalikan oleh kedua-dua pengurus
dan orang bawahan.
b) Terangkan pembahagian kuasa. Jelaskan
lima masalah delegasi bagi pengurus yang
melaksanakan delegasi dan lima masalah
delegasi bagi pekerja yang menerima kuasa.
Perwakilan kuasa
 Satu proses di mana pemimpin atau
pengurus memberikan tenaga dan
kuasa kepada orang bawahan mereka
untuk melaksanakan tugas organisasi
bagi pihak mereka.
 masalah pewakilan yang dihadapi oleh
pengurus yang mewakilkan kuasa:
- Pengurus bimbang tentang keupayaan
bawahan untuk melaksanakan tugas
itu.
 - Managers worry that they might
lose power if the subordinates can
perform the job better.
- The possibility that subordinates
might abuse the given power.
- Lack of skills to plan jobs.
- Lack of knowledge on their
employees’ skills.
 Delegation problems faced by
employees who receive authority:
- No motivation from managers.
- Employees are not given adequate
incentives.
- Lack of information on the duties
to be performed.
- Lack of preparation, knowledge,
and skills to perform the given
duties.
- Pengurus bimbang bahawa mereka
akan kehilangan kuasa jika orang
bawahan boleh melakukan kerja yang
lebih baik.
- Kemungkinan bahawa orang bawahan
mungkin menyalahgunakan kuasa yang
diberikan.
- Kekurangan kemahiran untuk
merancang pekerjaan.
- Kurang pengetahuan kepada
kemahiran pekerja mereka.
 masalah perwakilan yang dihadapi
oleh pekerja yang menerima kuasa:
- Tiada motivasi daripada pengurus.
- Pekerja tidak diberi galakan yang
mencukupi.
- Kekurangan maklumat mengenai
tugas-tugas yang akan dilaksanakan.
- Kekurangan persediaan, pengetahuan,
dan kemahiran untuk melaksanakan
tugas yang diberikan.
  QUESTION 4
Today, there are organizations that practice
centralization and decentralization.
a) Describe the meaning of centralization
and decentralization.
Centralization
- Refers to the condition whereby
there is no delegation or
distribution of power from top
management to lower management.
- Subordinates do not have any power
to make decisions.
Decentralization
- Refers to the delegation or
distribution of power and authority
from top management to
subordinates.
- Subordinates are given power to
make decisions.
b) Describe three characteristics of
centralization and three characteristics of
decentralization.
Three characteristics of centralization:
- Manager and subordinates have
limited power to make decisions
and take action.
- Authority is maintained at top
management level
- The entire organization is handled
by top management only.
Three characteristics of decentralization:
- Authority is distributed to lower
management
- Managers entrust authority to
employees to undertake formal
responsibilities
- One important aspect in delegation
is the distribution of authority.
c) What is delegation? Describe the
delegation process.
Delegation refers to the process whereby a
leader or manager gives right or powers
and authority to his subordinates to
perform duties on his behalf.
The delegation process comprises:
Hari ini, terdapat organisasi yang
mengamalkan pemusatan dan buktinya.
a) Terangkan maksud pemusatan dan
buktinya.
Pemusatan
- Merujuk kepada keadaan di mana tidak
ada perwakilan atau pengagihan kuasa
daripada pihak pengurusan tertinggi
untuk pengurusan yang lebih rendah.
- Orang bawahan tidak mempunyai apa-
apa kuasa untuk membuat keputusan.
Buktinya
- Merujuk kepada delegasi atau
pengagihan kuasa dan kuasa daripada
pengurusan atasan kepada orang
bawahan.
- Orang bawahan diberi kuasa untuk
membuat keputusan.
b) Terangkan tiga ciri-ciri pemusatan dan
tiga ciri-ciri buktinya.
Tiga ciri-ciri pemusatan:
- Pengurus dan orang bawahan
mempunyai kuasa untuk membuat
keputusan dan mengambil tindakan
yang terhad.
- Kuasa dikekalkan pada tahap
pengurusan atasan
- Seluruh organisasi dikendalikan oleh
pengurusan atasan sahaja.
Tiga ciri-ciri buktinya:
- Lembaga diedarkan kepada
pengurusan yang lebih rendah
- Pengurus mengamanahkan kuasa
kepada pekerja untuk melaksanakan
tanggungjawab formal
- Salah satu aspek penting dalam
delegasi adalah pengagihan kuasa.
c) Apakah delegasi? Terangkan proses
delegasi.
Pewakilan merujuk kepada proses di mana
pemimpin atau pengurus memberikan hak atau
kuasa dan kuasa kepada orang bawahan untuk
melaksanakan tugas bagi pihaknya.
Proses delegasi terdiri daripada:
- The allocation of duties - Peruntukan tugas
- The provision of authority - Pemberian kuasa
- The provision of responsibility - Penyediaan tanggungjawab
- The provision of accountability - Penyediaan akauntabiliti