HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

BASE WEWORK
 Mục lục
I. GIỚI THIỆU CHUNG.........................................................................................................4
II. ĐĂNG NHẬP VÀ THIẾT LẬP QUYỀN ............................................................................4
1. Đăng nhập hệ thống. .........................................................................................................4
2. Thiết lập hệ thống Base Wework ......................................................................................5
III. PHÂN QUYỀN VÀ CÁC KHÁI NIỆM ...........................................................................6
1. Quyền cài đặt hệ thống .....................................................................................................6
2. Các khái niệm trong Base Wework ...................................................................................9
3. Phân biệt Dự án và Phòng ban ........................................................................................ 11
4. Phân quyền trong Base Wework ..................................................................................... 14
IV. HỆ THỐNG BASE WEWORK ...................................................................................... 14
1. Giao diện hiển thị trong hệ thống .................................................................................... 14
2. Department ..................................................................................................................... 15
a. Tạo mới một Department ............................................................................................ 15
b. Quản lý một Department.......................................................................................... 16
3. Tạo và Quản lý Dự án hoặc Phòng ban ........................................................................... 17
a. Tạo mới một dự án ...................................................................................................... 17
b. Giao diện hiển thị Dự án .......................................................................................... 19
a. Tạo mới một Phòng ban .............................................................................................. 19
b. Giao diện hiển thị trong phòng ban .......................................................................... 21
4. Thông tin chung trong dự án/phòng ban.......................................................................... 21
5. Tùy chỉnh trong dự án (Project) hay phòng ban .............................................................. 22
a. Chỉnh sửa phòng ban/dự án ......................................................................................... 22
b. Quản lý thành viên .................................................................................................. 25
c. Phân quyền sử dụng .................................................................................................... 26
d. Trường dữ liệu tùy chỉnh ......................................................................................... 27
e. Email notification........................................................................................................ 28
f. Tùy chỉnh hình nền ..................................................................................................... 29
6. Các tùy chỉnh nhanh ....................................................................................................... 29
a. Nhân bản dự án/phòng ban .......................................................................................... 30
b. Chuyển loại dự án/phòng ban .................................................................................. 31
c. Tùy chỉnh nâng cao một dự án (Dành cho quản trị hệ thống) ....................................... 32
d. Đóng hoặc mở lại dự án/phòng ban.......................................................................... 33
e. Xóa một dự án/phòng ban ........................................................................................... 35
V. LẬP KẾ HOẠCH VÀ GIAO NHẬN VIỆC ....................................................................... 36
1. Tạo và quản lý nhóm công việc ...................................................................................... 36
a. Tạo nhóm công việc .................................................................................................... 36
b. Review theo từng nhóm công việc ........................................................................... 37
c. Xóa nhóm công việc ................................................................................................... 38
2. Tạo và quản lý một công việc/công việc con ................................................................... 40
a. Tạo một công việc ....................................................................................................... 40
b. Tạo một công việc con............................................................................................. 41
c. Cập nhật và theo dõi kết quả công việc ........................................................................ 42
d. Quản lý người theo dõi trong một công việc ............................................................ 43
e. Nhân bản công việc trong dự án/phòng ban ................................................................. 45
f. Nhân bản công việc vào dự án khác ............................................................................ 48
g. Xóa công việc .......................................................................................................... 49
3. Thiết lập kế hoạch cho một dự án/phòng ban .................................................................. 50
4. Cài đặt mục tiêu trong dự án/phòng ban .......................................................................... 52
1. Giới thiệu về Mục tiêu/Milestone: ........................................................................... 52
2. Cách thiết lập 1 mục tiêu: ........................................................................................ 52
3. Quản lý mục tiêu ..................................................................................................... 55
5. Thảo luận trong dự án/phòng ban.................................................................................... 56
6. Quản lý folder trong dự án/phòng ban................................................................................ 59
VI. CÁC THAO TÁC CẦN CHÚ Ý CỦA CÁ NHÂN ......................................................... 62
1. Xem tổng quan công việc ............................................................................................... 62
2. Xem nhắc nhở công việc................................................................................................. 66
2. Tag + Notification .......................................................................................................... 69
3. Công việc cá nhân .......................................................................................................... 70
4. Công việc lặp lại ............................................................................................................. 71
a. Tạo công việc lặp lại mới ............................................................................................ 71
b. Chỉnh sửa công việc lặp lại ...................................................................................... 74
c. Nhân bản công việc lặp lại .......................................................................................... 75
d. Chỉnh sửa công việc con/todo list trong công việc lặp lại ......................................... 75
e. Xóa cài đặt công việc lặp lại........................................................................................ 77
VII. Báo cáo .......................................................................................................................... 77
1. Báo cáo thành viên ......................................................................................................... 77
2. Báo cáo hệ thống ............................................................................................................ 80
I. GIỚI THIỆU CHUNG
Nền tảng đầu tiên tại Việt Nam ứng dụng tinh hoa của các mô hình quản lý nổi tiếng trên thế giới
để giải quyết bài toán điều hành công việc và dự án của doanh nghiệp.
 4 giá trị cốt lõi được Wework đề cao là:
- Cộng tác dễ dàng: Việc cộng tác giờ đây đã không còn khó khăn khi mọi tính năng
cần thiết đã được tích hợp trên một nền tảng chung nhất.
- Tiến độ trực quan: Chủ động cập nhật tiến độ mọi lúc mọi nơi, hỗ trợ nhà quản lý
đưa ra những chiến lược phù hợp thông qua những dự báo ngắn hạn.
- Quản lý linh hoạt: Dù cho là công việc ngắn hạn hay dài hạn, dự án nội bộ hay cộng
tác với khách hàng, chúng tôi cũng sẵn sàng đáp ứng.
- Báo cáo tự động: Mọi thay đổi liên quan đến dự án đều sẽ được ghi lại và tổng hợp
thành báo cáo tự động theo thời gian thực.

II. ĐĂNG NHẬP VÀ THIẾT LẬP QUYỀN

1. Đăng nhập hệ thống.
Ngay khi Base.vn khởi tạo hệ thống công ty, bạn sẽ nhận được email từ Base Platform thông
báo đến người quản trị (owner) bao gồm tên, Email và mật khẩu tạm thời để đăng nhập hệ thống:

Sau đó, bạn có thể ấn vào mục “ Bắt đầu làm việc” để vào hệ thống của Base.vn.
Những lần sau, bạn sẽ không cần vào Email mới có thể vào hệ thống của Base nữa. Bạn có thể
truy cập vào hệ thống của Base bằng cách vào trang chủ của Base.vn và chọn mục Đăng nhập.
Khi vào giao diện hiển thị Đăng nhập trên hệ thống của Base, màn hình giao diện Đăng nhập sẽ
hiển thị như sau:

Ở đây, bạn sẽ sử dụng Email của mình và Mật khẩu tạm thời để đăng nhập vào hệ thống của

mình bằng cách ấn vào mục

2. Thiết lập hệ thống Base Wework
Sau khi cài đặt trong Base Account, bạn sẽ thực hiện các thao tác cài đặt trong Base Wework. Sử
dụng Base Wework bằng cách chọn biểu tượng Base Wework ở danh sách ứng dụng, hoặc vào
đường dẫn link https://wework.base.vn/
III. PHÂN QUYỀN VÀ CÁC KHÁI NIỆM
1. Quyền cài đặt hệ thống
Tại trang chủ, bạn kích vào Tùy chỉnh và chọn "Cài đặt hệ thống" như sau:

Cửa sổ sau sẽ mở ra để bạn lựa chọn các tùy chỉnh:

Thông tin công ty: cho phép người quản trị/người quản lý hệ thống có thể thiết lập các thông tin
chung của Doanh nghiệp, bao gồm: Tên công ty, Lĩnh vực hoạt động, Địa chỉ liên lạc, Số điện
thoại, Quy mô nhân sự và Website.
Thành viên: cho phép người quản trị có thể tạo mới tài khoản hoặc phân quyền sử dụng bên
trong hệ thống.

Tùy chỉnh khác: Tùy chỉnh về phân quyền tạo dự án và phòng ban trong Base Wework.
 Quyền tạo dự án (Project) mới:
 Chỉ System Owner tạo dự án
 System admin trở lên được tạo dự án
 Tất cả mọi người ngoại trừ tài khoản khách (Everyone) có thể tạo dự án

Quyền tạo phòng ban mới:

 System Owner tạo phòng ban
 System admin trở lên có thể tạo được phòng ban
2. Các khái niệm trong Base Wework
Trước khi sử dụng Base Wework, bạn cần nắm được các tầng cấu trúc của Wework. Base
Wework chia ra làm 5 tầng:

- Department: Phân nhóm các dự án và các phòng ban trong Base Wework

- Dự án, phòng ban: Các môi trường làm việc trong hệ thống Base Wework

- Nhóm công việc: Phân nhóm các công việc trong một môi trường làm việc
- Công việc (Task): các công việc giao và nhận trong một môi trường làm việc (Một công việc
chỉ giao cho một người)

- Subtask: Các công việc con trong một công việc

3. Phân biệt Dự án và Phòng ban
Base Wework có hai môi trường làm việc chính là Dự án và Phòng ban. Điểm khác biệt của hai
loại môi trường này là cách hiển thị khác nhau.
 Dự án có 4 dạng hiển thị:

- List view: Liệt kê tất cả các công việc trong dự án. Dạng hiển thị này thường sử dụng cho các
dự án cần nhìn thấy tất cả công việc trong dự án theo danh sách nhất định
- Board view: Hiển thị công việc trong dự án theo cột nhóm công việc. Dạng hiển thị này thường
sử dụng cho các bên thiết kế, muốn nhìn theo cột từng nhóm công việc trong dự án

- Gantt view: Hiển thị công việc theo Gantt chart ngày. Dạng hiển thị này thường sử dụng cho
các công ty xây dựng, cần theo dõi dự án theo tiến độ hàng ngày

- Lịch biểu: Hiển thị công việc theo dạng lịch. Dạng hiển thị này thường sử dụng khi theo dõi
công việc của 1 tháng
 Phòng ban cũng có 4 dạng hiển thị:
- Stream view: Hiển thị công việc theo dòng chảy thời gian, công việc có cập nhật mới nhất hiển
thị trên cùng. Dạng hiển thị này thường sử dụng cho các nhóm, các phòng hay có sự chỉnh sửa,
thay đổi, cập nhật trong công việc như phân công lại công việc...

- Period view: Hiển thị công việc theo chu kì tuần hoặc tháng, những công việc đã hoàn thành
trong chu kì khác sẽ ẩn đi. Dạng hiển thị này thường sử dụng cho các phòng/nhóm muốn nhìn
khối lượng công việc của phòng/nhóm trong từng tuần hoặc từng tháng.

- Board view: Hiển thị công việc theo cột nhóm công việc (Giống Dự án)
- Lịch biểu: Hiển thị công việc theo dạng lịch. Dạng hiển thị này thường sử dụng khi theo dõi
công việc của 1 tháng (Giống Dự án)
4. Phân quyền trong Base Wework
Trong Base Wework, hệ thống phân quyền như sau:

Phân quyền Ý nghĩa

Department Owner (Thành viên Người quản trị trong một Department, có quyền chỉnh
quản trị) sửa và quản lý các mục tiêu, các dự án và phòng ban
trong Department đó
Dự án Owner (Thành viên Người quản lý trong một dự án hoặc một phòng ban,
& Phòng ban quản trị) có quyền chỉnh sửa và quản lý tất cả thao tác trong một
dự án hoặc phòng ban
Thành viên Những thành viên được phân quyền tham gia vào
thực hiện trong dự án hoặc phòng ban và được thao tác theo
những phân quyền của quản lý.
Khách hàng (Trong Những khách hàng được tham gia vào theo dõi tiến độ
một dự án) và báo cáo dự án theo phân quyền của người quản lý.
Người đánh giá Những người đánh giá tất cả công việc hoặc một nhóm
(Reviewer) công việc cụ thể trong dự án/phòng ban theo phân
quyền của người quản lý.
Công việc/ Người giao việc Người tạo ra công việc và giao việc trong một môi
Công việc con trường làm việc (Phòng ban hoặc dự án)
Người nhận việc Người được chỉ định chịu trách nhiệm chính, phụ trách
chính cho công việc được giao (VD: trưởng nhóm)
Người theo dõi Những người tham gia vào quá trình làm việc trong
công việc (VD: các thành viên trong nhóm thực hiện
công việc), hoặc những người không tham gia trực tiếp
vào công việc nhưng cần nhận thông báo của công
việc đó. (VD: kế toán, hành chính nhân sự,…)

IV. HỆ THỐNG BASE WEWORK

1. Giao diện hiển thị trong hệ thống
Khi vào phần mềm Base Wework, màn hình giao diện sẽ hiển thị như sau:
 1. List tất cả công việc của tài khoản 7. Quả chuông thông báo
2. Thanh tìm kiếm công việc 8. Thanh tìm kiếm dự án/phòng ban
3. Thanh công cụ 9. Thanh menu
4. Các bộ lọc công việc 10. Danh sách các dự án/phòng ban được tham gia
5. Thông tin chung trong công việc 11. Reminder (Nhắc nhở công việc)
6. Thanh chat của Base Message 12. Cổng hỗ trợ trực tuyến

2. Department
a. Tạo mới một Department
Department là phân nhóm cho các môi trường làm việc là các phòng ban hay các dự án trên
thanh menu. Chính vì vậy, trên hệ thống Base Wework, chỉ có Owner hệ thống mới có thể tạo ra
Department.
Để tạo ra một Department, Owner thao tác như sau:
- Trên thanh Menu bên trái màn hình, chọn mục

- Sau đó chọn
Màn hình sẽ hiển thị bảng tạo Department mới như sau:

Điền các trường thông tin vào bảng:

- Department name: Tên của Department
- Department Owner: Người quản trị Department

Sau khi điền xong, chọn mục để tạo ra Department này.

b. Quản lý một Department

Sau khi tạo ra một Department mới, giao diện hiển thị như sau

Ở đây, Owner có thể quản lý các mục tiêu và các dự án hay phòng ban được tạo ra trong
Department này.
Bên cạnh đó, khi chọn mục chỉnh sửa, Owner có thể chỉnh sửa hoặc xóa Department này.
3. Tạo và Quản lý Dự án hoặc Phòng ban
a. Tạo mới một dự án
Để tạo mới một dự án, bạn có thể thao tác như sau:

Cách 1: Chọn mục trong thanh menu bên trái màn hình để tạo dự án mới.

Cách 2: Vào mục trên thanh menu bên trái, sau đó chọn

Sau khi chọn một trong hai cách, màn hình hiển thị như sau:
Điền các trường thông tin để tạo một dự án mới:
- Tên dự án
- Thành viên quản trị dự án (Quản lý dự án)
- Thành viên thực hiện dự án (Những thành viên tham gia trong dự án)
- Department: Chọn phân nhóm cho dự án và phòng ban được tạo ra
- Phân loại dự án theo dự án nội bộ hoặc dự án làm việc với khách hàng (Trường hợp làm
việc với khách hàng có thể thêm khách hàng vào theo dõi báo cáo dự án)
- Project template: Mẫu dự án đã lưu
- Các lựa chọn nâng cao (ngày bắt đầu, ngày kết thúc, trạng thái, mô tả, màu)

Chọn mục để lưu các cài đặt trong dự án mới.

b. Giao diện hiển thị Dự án

1. Tên dự án trên thanh menu 5. Thông tin về dự án

2. Thanh công cụ trong dự án 6. Thông tin cần chú ý của cá nhân
3. Thao tác trong một môi trường làm việc 7. Thông tin chung các công việc trong dự án
4. Các bộ lọc và tìm kiếm 8. List danh sách các công việc trong dự án

a. Tạo mới một Phòng ban

Để tạo mới một Phòng ban, bạn có thể thao tác như sau:

Cách 1: Chọn mục trong thanh menu bên trái màn hình:
Cách 2: Vào mục trên thanh menu và chọn

Sau khi chọn một trong hai cách, màn hình hiển thị như sau:
Điền các trường thông tin để tạo một phòng ban mới:
- Tên phòng ban
- Thành viên quản trị (Quản lý phòng)
- Thành viên khác (Những thành viên làm việc trong phòng)
- Mô tả phòng
- Department: Chọn phân nhóm cho phòng ban để hiển thị trên thanh menu.

Chọn mục để lưu lại cài đặt cho phòng ban.

 b. Giao diện hiển thị trong phòng ban

1. Tên phòng ban trên thanh menu 5. Thông tin về phòng ban
2. Thanh công cụ trong phòng ban 6. Các nhóm công việc
3. Thao tác trong một môi trường làm việc 7. Thông tin cần chú ý của cá nhân
4. Các bộ lọc và tìm kiếm 8. Thông tin chung của phòng ban

4. Thông tin chung trong dự án/phòng ban

Sau khi tạo ra một dự án/phòng ban, thì màn hình sẽ hiển thị các thông tin chung của dự án
phòng ban như sau:
 - Tên dự án/phòng ban
- Miêu tả
- Số lượng công việc
- Ngày bắt đầu – Ngày kết thúc
- Department
- Số lượng thành viên (Có thể thêm bớt nhanh thành viên ở đây)
- Hoạt động gần đây
- Trạng thái
- Công việc của tôi: Các công việc cần chú ý của mỗi cá nhân (công việc quá hạn và
khẩn cấp)
- Mục tiêu: Các mục tiêu đặt ra trong dự án và gắn với các công việc
- Thông tin chung về công việc

5. Tùy chỉnh trong dự án (Project) hay phòng ban

Khi tạo mới một dự án (Project) hay một phòng ban, hệ thống đã có những tùy chỉnh mặc định
cho dự án và phòng ban đó. Trong trường hợp tài khoản quản lý muốn thay đổi các cài đặt mặc
định của dự án hay phòng ban thì chọn mục tùy chỉnh trên thanh công cụ của dự án và phòng ban
đó, để có các cài đặt nâng cao.

a. Chỉnh sửa phòng ban/dự án

Trong chỉnh sửa phòng ban/dự án, bạn có thể chỉnh sửa các thông tin sau:
- Tên và miêu tả
- Tùy chọn khác:
+ Disable percent completion of tasks: phần trăm hoàn thành công việc(mở hoặc tắt)

+ Disable projected task duration: thời gian dự kiến công việc (mở hoặc tắt)
 + Task deadline is date (end of day): Thời gian deadline (theo ngày hoặc giờ)

- Trạng thái hiện tại:

+ Active (Đang thực hiện hoặc đóng)

+ Tiến độ:

- Yêu cầu review trước khi đánh dấu hoàn thành công việc :
Đối với những dự án/phòng ban cần phải đánh giá sau khi hoàn thành các công việc, cài đặt phân
quyền người đánh giá trong mục Yêu cầu review trước khi đánh dấu hoàn thành công việc.
Ở đây, người quản lý có thể cài người giao việc sẽ tự động trở thành người đánh giá, hoặc phân
quyền cho một người đánh giá cụ thể.
 Sau khi bạn sửa bất cứ thông tin nào trong các mục trên, cần ấn lưu để lưu lại các cài đặt
cho dự án/phòng ban đó.
Khi bạn kéo chuột xuống dưới, sẽ có thêm các tùy chỉnh khác trong dự án/nhóm đó:

- Department: phân loại nhóm cho dự án/phòng ban

- Thời gian thực hiện dự án (hoặc là chu kì hiển thị của phòng ban)
- Màu sắc hiển thị trên thanh menu
- Danh sách nhãn dán trong dự án/phòng ban
- Default view: dạng hiển thị mặc định (Một trong các dạng hiển thị trên)
- Thông tin hệ thống
 b. Quản lý thành viên
Mục quản lý thành viên cho phép người quản lý có quyền được thêm Quản lý của dự án/phòng
ban hoặc là thêm thành viên vào dự án/phòng ban đó.

Ở đây bạn chọn mục thêm nhiều và sử dụng @ để tag thêm các thành viên vào mục Quản lý dự
án/phòng ban hoặc Thành viên cho dự án/phòng ban đó.
 c. Phân quyền sử dụng
Khi thiết lập một dự án/phòng ban mới, hệ thống sẽ mặc định một số phân quyền sử dụng. Để
thay đổi các phân quyền cho dự án/phòng bạn đó, vào mục phân quyền sử dụng và mở/tắt các
tính năng trong mục phân quyền này.
- Các phân quyền sử dụng theo loại tài khoản (Quản lý – thành viên):

- Phân quyền chỉnh sửa – cập nhật công việc (Người giao – nhận việc, người theo dõi
trong công việc):
 - Một số giới hạn phân quyền đặc biệt khác:

d. Trường dữ liệu tùy chỉnh

Trong mỗi công việc được tạo ra, ngoài các dữ liệu trong miêu tả công việc, người quản lý cần
nắm thêm các thông tin khác của công việc, thì cần tạo ra các trường dữ liệu thông tin tùy chỉnh.
Các trường dữ liệu tùy chỉnh này sẽ hiển thị trong tất cả các công việc được tạo ra trong dự
án/phòng ban này.

Để thêm một trường dữ liệu tùy chỉnh mới, chọn mục bên phải màn hình.
Màn hình sẽ hiển thị như sau:

Có các định dạng dữ liệu đầu vào sau:

- Text (Single-line) : Dạng kí tự ngắn (đoạn ngắn – 1 dòng)
- Long text (Multi-line) : Dạng kí tự dài (đoạn dài – nhiều dòng)
- Số (Number): Dạng số
- Số thực (Thập phân) : Dạng số thập phân
 - Ngày (Date) : Dạng hiển thị ngày tháng năm
- Ngày giờ (Date time) : Dạng hiển thị ngày giờ
- Checkbox : Dạng đánh dấu
- Attachment (Files): Dạng file tài liệu đính kèm
- Dropdown list (Single answer) : Dạng list câu trả lời.
Sau khi thêm trường dữ liệu tùy chỉnh xong, các công việc được tạo ra trong dự án/phòng ban sẽ
đều có trường dữ liệu tùy chỉnh đó.
 Trường hợp có nhiều trường tùy chỉnh, có thể sử dụng file Excel để nhập tất cả các
trường tùy chỉnh bằng cách:

- Download file Excel mẫu của trường dữ liệu tùy chỉnh

- Điền các thông tin trong file

+ Name: Tên của trường dữ liệu tùy chỉnh

+ Type: Định dạng trường (có các giá trị int (số tự nhiên), float (số thập phân), text (chữ + số),
textarea, date (ngày), datetime (ngày giờ), dropdown list ( danh sách giá trị). Riêng trường
Dropdown list sẽ nhập danh sách các lựa chọn vào đây, mỗi giá trị cách nhau 1 dấu phẩy)
+ Content: Nội dung
+ Required: Trường bắt buộc
+ Input key: mã key của trường dữ liệu

e. Email notification
Trong một dự án/phòng ban, có thể cài thông báo gửi về email cho những người liên quan đến
các thao tác trong công việc của dự án/phòng ban đó.
 f. Tùy chỉnh hình nền
Người quản lý cũng có thể cài đặt màu hiển thị hình nền trong phòng ban/dự án bằng các chọn
mục Tùy chỉnh hình nền và chọn màu hiển thị hoặc tùy chọn ảnh khác.

6. Các tùy chỉnh nhanh

Bên cạnh các thao tác tùy chỉnh cài đặt trong trong mục tùy chỉnh, bạn có thể tùy chỉnh nhanh

trong mục dấu phía trên cùng bên phải màn hình.
 a. Nhân bản dự án/phòng ban
Đối với các dự án có những công việc giống hoặc gần tương tự với một dự án bạn đã tạo ra trên
hệ thống, bạn có thể nhân bản dự án đã có để tạo ra một dự án mới như sau:
Trong dự án bạn muốn nhân bản, vào mục “…” phía trên cùng bên phải > chọn “Các tùy chọn
khác” > “Nhân bản project”

Sau đó chọn các thông tin nhân bản:

Sau khi cài đặt các thông tin sẽ được nhân bản, chọn mục để tạo ra dự án
mới có những thông tin giống như dự án đã có từ trước.
b. Chuyển loại dự án/phòng ban
Trong trường hợp bạn đã tạo ra một dự án nhưng muốn chuyển thành phòng ban, hoặc ngược lại,
bạn có thể thực hiện như sau:
Trong dự án bạn muốn chuyển loại dự án/phòng ban, chọn mục “…” phía trên cùng bên phải,
chọn “Các tùy chọn khác”, vào mục “Chuyển loại project”
Màn hình sẽ hiển thị pop-up thông báo chuyển loại dự án/phòng ban, để đồng ý, ấn OK.

c. Tùy chỉnh nâng cao một dự án (Dành cho quản trị hệ thống)
Với dữ liệu công việc trong dự án/phòng ban rất nhiều và quan trọng, khi xóa rồi sẽ không thể
khôi phục lại được. Để hạn chế tối đa việc quản trị dự án/phòng ban "xóa nhầm", system owner
có thể thiết lập quyền xóa trong từng dự án/phòng ban như sau:
 Tại trang chi tiết dự án/phòng ban, bạn click vào icon "..." ở góc phải màn hình >> Các
tùy chọn khác >> Tùy chỉnh nâng cao
  Tại đây, bạn có thể tùy chỉnh phân quyền này. Nếu không cho phép quản trị dự án/phòng

ban được quyền xóa. bạn chọn No

Khi thiết lập thành công, dù quản trị của dự án/phòng ban là người có quyền cao nhất nhưng
cũng k thể xóa được, màn hình sẽ hiển thị như sau:

d. Đóng hoặc mở lại dự án/phòng ban

 Đóng dự án/phòng ban
Nếu dự án đã hoàn thành hoặc phòng ban tạm ngừng hoạt động thì có thể thiết lập đóng dự
án/phòng ban lại. Thao tác sẽ thực hiện như sau:
Vào phòng ban/dự án cần đóng >> Chọn vào dấu "..." > Chọn Các tuỳ chọn khác > Đóng dự
án/phòng ban.

Sau đó, bạn cập nhật các thông tin của dự án khi đóng dự án lại và chọn mục “Cập nhật” để đóng
dự án.
  Mở lại dự án/phòng ban:
Để mở lại dự án/phòng ban đã đóng, bạn thao tác theo hướng dẫn sau:
 Chọn tab DS dự án >> Chọn Hiển thị > Đã đóng, màn hình sẽ hiển thị các dự án/phòng
ban đã đóng.

 Chọn phòng ban/dự án cần mở lại >> Chọn Options >> Quản lý, màn hình sẽ chuyển
đến tab Tùy chỉnh của phòng ban/dự án đó.
  Bạn click vào dấu "..." ở góc phải màn hình >> Mở lại phòng ban/dự án.

e. Xóa một dự án/phòng ban

Để xóa một dự án/phòng ban thì sẽ thao tác như sau:
Bạn chọn vào dự án/phòng ban muốn xóa, chọn vào biểu tượng "..." > Chọn Xóa phòng ban/
dự án.

Màn hình sẽ hiển thị ngay 1 popup đỏ cảnh báo với thao tác này, bạn sẽ có 6s để xác nhận và cân
nhắc thật kĩ trước khi thao tác. Nếu đồng ý, sau khi hết 6s, bạn click Confirm to delete để hoàn
tất thao tác.
Lưu ý:
 Dự án/phòng ban sau khi xóa sẽ không thể khôi phục lại được.

 Chỉ có quản lí phòng ban/dự án và owner mới có thể xóa dự án/phòng ban.

V. LẬP KẾ HOẠCH VÀ GIAO NHẬN VIỆC

1. Tạo và quản lý nhóm công việc
a. Tạo nhóm công việc
Nhóm công việc (tasklist) trong dự án/phòng ban là những mục công việc lớn theo tập hợp các
công việc theo giai đoạn hoặc theo mảng. Nhóm công việc trên Wework được in đậm, bên dưới
sẽ là danh sách những công việc nằm trong nhóm.
Ví dụ: nhóm công việc của Dự án Xây dựng bao gồm Liên hệ Khách hàng, Thiết kế bản vẽ, Thi
công…
Nhóm công việc sẽ giúp người quản lý dễ phân loại và quản lý công việc hơn.
Thao tác tạo Nhóm công việc:

- Bước 1: Vào Phòng ban/dự án mà bạn tham gia

- Bước 2: Chọn “Tạo nhóm công việc”
- Bước 3: Điền thông tin ở cửa sổ mới và ấn “Tạo nhóm công việc”

b. Review theo từng nhóm công việc

Với những công việc không review theo cả dự án mà chỉ review theo một số nhóm nhất định,
bạn có thể cài đặt review theo từng nhóm công việc như sau:
Ở dạng hiển thị list view, chọn “…” cuối tên nhóm công việc và chọn mục “Sửa người review”
Màn hình sẽ hiển thị pop-up lựa chọn người review cho nhóm công việc đó.
Bạn nhấn @ tag username để chọn thành viên review trong nhóm công việc đó.

Sau đó ấn Cập nhật để thêm người review công việc trong nhóm công việc cần đánh giá.

c. Xóa nhóm công việc

Để xóa nhóm công việc sẽ thao tác như sau:
Vào dự án/phòng ban có nhóm công việc muốn xóa >> Chọn vào dạng màn hình List >> Chọn
vào biểu tượng "..." ở góc phải tên nhóm công việc và chọn vào mục Xóa nhóm công việc.
Xác nhận lại thông tin rồi chọn Confirm to delete để xóa nhóm công việc.

Lưu ý:
 Nhóm công việc bị xóa sẽ xóa luôn các công việc thuộc nhóm công việc và phần này

Không thể khôi phục được.

 Chỉ có quản lí dự án/phòng ban mới có thể xóa nhóm công việc.
 2. Tạo và quản lý một công việc/công việc con
a. Tạo một công việc
Công việc (Task) là công việc cần thực hiện trong một dự án/phòng ban. Công việc chỉ giao cho
1 người chịu trách nhiệm chính cho công việc đó.
Thao tác tạo Công việc: Vào trong dự án, hoặc nhóm, chọn “Tạo công việc”

Thông tin cần được điền vào form:

- Tên công việc & mô tả về yêu cầu của công việc
- Người được giao việc => Tag @username (tên người dùng) để giao việc
- Deadline - Thời hạn hoàn thành của công việc
- Chọn + Attachment để đính kèm file - tài liệu liên quan về công việc
- Thêm người theo dõi trong + Followers

Sau khi bạn điền đầy đủ thông tin cho công việc, bạn ấn vào mục “Thêm công việc” để hoàn tất
thao tác của mình.
 b. Tạo một công việc con
Khi thiết lập một công việc và giao cho người phụ trách, trong quá trình thực hiện có thể phát
sinh các công việc nhỏ hơn thuộc công việc đó thì có thể tạo thêm các công việc con (Subtasks).
Để tạo một công việc con thì sẽ thao tác như sau:
- Vào công việc cần tạo Công việc con.
- Thiết lập tên Công việc con, Deadline, Tag người được giao việc.

Lưu ý:
 Không giới hạn số lượng cấp subtasks được tạo ra.

 Công việc con sẽ hiển thị ở tổng quan công việc và có giá trị ngang hàng với công việc

trong dự án/phòng ban.

 Subtasks có giao được cho người ở ngoài dự án.

 Công việc trong Subtasks chỉ nhận duy nhất người được giao việc là người được tag đầu

tiên.
- Sau khi thiết lập thông tin xong, ấn Enter hoặc chọn vào hình mũi tên để tạo
Subtasks.
 c. Cập nhật và theo dõi kết quả công việc
Sau khi đã tạo công việc và thực hiện thao tác giao nhận việc, bạn có thể cập nhật và theo dõi
tiến độ của một công việc bằng cách xem chi tiết công việc đó.
Khi ấn vào tên một công việc, màn hình sẽ hiển thị ra miêu tả chi tiết cho công việc đó, như sau:

- Khi hoàn thành công việc, thực hiện 2 thao tác sau:
Cập nhật kết quả công việc bằng cách click vào ‘Cập nhật kết quả công việc’ hoặc ‘upload file’

Lưu ý: Với các công việc mất nhiều thời gian thực hiện, cần cập nhật nhiều lần thì cập nhật lại
tiến độ kết quả vào 2 mục ‘Cập nhật kết quả công việc’ và ‘upload file’ đồng thời thêm phần
trăm hoàn thành công việc.
 - Đến khi hoàn thành cả công việc thì Click vào ô ‘Đang làm’ để đánh dấu hoàn thành.

d. Quản lý người theo dõi trong một công việc

 Thêm người theo dõi trong công việc
Đối với những công việc cần có nhiều người tham gia theo dõi và xử lý công việc, bạn có thể
thêm người theo dõi để các thành viên có thể nhận được đầy đủ thông báo trong công việc đó
như sau:
Bạn nhấn vào tên công việc để chuyển vào trang thông tin chi tiết của một công việc, sau đó
thêm người theo dõi ở phía bên phải màn hình:
 - Mục giúp bạn có thể thêm người theo dõi là những thành viên có
trong dự án/phòng ban của bạn.

- Mục giúp bạn có thể thêm người thao dõi là những thành viên khác
không thuộc dự án/phòng ban của bạn, nhưng có trên hệ thống của Base.
 Thêm nhiều người theo dõi
Trường hợp thêm nhiều người theo dõi vào công việc cùng lúc, bạn thao tác theo hướng dẫn sau:
 Chon công việc bạn cần thêm nhiều người theo dõi rồi click vào icon "..." ở góc phải màn

hình công việc >> Thêm nhiều người theo dõi

 Tại đây bạn @tag username của nhiều người theo dõi và chọn Thêm để hoàn tất thao tác.

 Xóa người theo dõi

Đề xóa người theo dõi trong công việc của Wework, bạn có thể thao tác thêm người theo dõi một
lần nữa, thao tác như sau:
 Chọn 1 công việc bạn cần xóa người theo dõi, tại màn hình chi tiết công việc, bạn

chọn Thêm người theo dõi hoặc Thêm từ ngoài.

 Chọn tên người theo dõi cần xóa là bạn đã hoàn tất thao tác xóa 1 người theo dõi.

e. Nhân bản công việc trong dự án/phòng ban

Trong trường hợp các bạn muốn giao các công việc giống nhau cho các thành viên, bạn có thể
nhân bản công việc lên để giao cho những thành viên khác, thao tác như sau:
Tại màn hình list công việc, bạn chọn 1 công việc cần nhân bản.

Tại màn hình chi tiết 1 công việc, bạn click vào dấu "..." ở góc trên bên phải màn hình và
chọn Nhân bản công việc.

Khi popup hiển thị, bạn chỉnh sửa lại thông tin công việc và chọn Nhân bản công việc để hoàn
tất thao tác.
 f. Nhân bản công việc vào dự án khác
Những trường hợp các dự án khác nhau nhưng có công việc giống nhau, bạn có thể nhân bản
công việc vào trong các dự án khác nhau như vậy. Thao tác như sau:
Tại màn hình list công việc, bạn chọn 1 công việc cần nhân bản.

Tại màn hình chi tiết 1 công việc, bạn click vào dấu "..." ở góc trên bên phải màn hình và
chọn Nhân bản công việc vào dự án khác.

Khi popup hiển thị, bạn chọn phòng ban, dự án muốn nhân bản và chỉnh sửa lại thông tin công
việc. Sau đó, chọn Nhân bản để hoàn tất thao tác.
 g. Xóa công việc
Để xóa công việc, trong dự án/phòng ban sẽ thao tác như sau:
- Chọn vào công việc muốn xóa >> Chọn vào biểu tượng "..." ở góc phải màn hình.
- Chọn Xóa công việc

- Xác nhận lại thông tin và ấn OK để xóa công việc.

Lưu ý:
 Công việc đã xóa sẽ không thể khôi phục lại.

 Sẽ chỉ có quản lí dự án/phòng ban và người tạo ra công việc xóa được công việc đó.

3. Thiết lập kế hoạch cho một dự án/phòng ban

Với các dự án đã được lên kế hoạch sẵn, bạn có thể đưa kế hoạch này vào file Excel sau đó nhập
vào hệ thống như sau:
Trong một dự án/phòng ban bạn đã tạo ra, chọn “…” phía trên cùng bên phải > Nhập&Xuất, >
chọn mục: Nhập công việc từ file Excel

Download file Excel mẫu bằng cách ấn vào mục

Mở file Excel đã download về, xóa trường thông tin mẫu và điền thông tin vào file.

Lưu ý:
 Trường bắt buộc phải nhập là trường Tên công việc.

 Nhóm công việc sẽ là dạng bôi đậm chữ B, kết thúc tên nhóm công việc sẽ có dấu ":" (ví

dụ: Promotion: ). Các công việc thuộc nhóm công việc đó sẽ nằm phía dưới.
 Phần Người giao, Người thực hiện (Người được giao việc), Người theo dõi sẽ tag theo

tên username (Không cần @).

 Lưu ý quan trọng với Subtask (công việc con):

- Subtask cần có kí tự "#" ở trước tên subtask, số lượng kí tự # tương ứng với cấp của subtask.
-Sau kí tự "#" cần có ít nhất 1 dấu cách rồi mới nhập tên subtask.
-Thứ tự của subtask khi nhâp từ excel phải sắp xếp lần lượt từ subtask cấp 1 > cấp 2 > cấp 3...

Sau đó, vào lại mục Import files Excel để upload file lên phần mềm sau đó ấn nút
để upload file.
 4. Cài đặt mục tiêu trong dự án/phòng ban
1. Giới thiệu về Mục tiêu/Milestone:
Milestone: Các mục tiêu quan trọng trong dự án. Sự hoàn thành của mục tiêu thể hiện bằng sự
hoàn thành của các công việc quan trọng gắn liền với mục tiêu đó.
2. Cách thiết lập 1 mục tiêu:
 Tạo mới 1 mục tiêu:

Bạn chọn 1 dự án cần thêm mục tiêu, tại cột thông tin bên phải, bạn click Add milestone:

Khi popup hiển thị lên, bạn điền thông tin và chọn Create để hoàn tất thao tác.
Sau khi tạo thành công, milestone/mục tiêu sẽ hiển thị như sau:

 Gắn các công việc quan trọng cần hoàn thành để đạt được mục tiêu.

Tại màn hình chi tiết công việc, bạn click vào Set a milestone để gắn mục tiêu tương ứng cho
công việc. Chi tiết như ảnh sau:
Với 1 công việc chỉ gắn với 1 mục tiêu, khi gắn thành công màn hình sẽ hiển thị như sau:

Sau khi gắn từng công việc vào 1 mục tiêu, dữ liệu sẽ được cập nhật: số lượng công việc hoàn
thành/ tổng số lượng công việc gắn với mục tiêu, tự động tính tỷ lệ % hoàn thành tương ứng.
 3. Quản lý mục tiêu

Trong màn hình chi tiết công việc, bạn click vào tên Department để link đến trang quản lý toàn
bộ mục tiêu trong Department đó.

Khi click vào từng mục tiêu sẽ hiển thị ra trang quản lý từng từng mục tiêu: Tại đây, bạn sẽ theo
dõi được tổng số lượng công việc gắn theo từng mục tiêu, lọc theo từng trạng thái công việc và
nắm tiến độ/ % hoàn thành mục tiêu tính đến thời điểm hiện tại để từ đó có kế hoạch, phương án
phù hợp giúp hoàn thành mục tiêu đúng thời hạn.

5. Thảo luận trong dự án/phòng ban

Đối với các dự án bạn cần lưu trữ những thảo luận chuyên sâu để tất cả các thành viên trong dự
án có thể theo dõi được, bạn thao tác như sau:
Bạn bấm vào Thảo luận trong một dự án và bấm chọn Thêm thảo luận như hình sau:

Sau khi bấm vào Thêm thảo luận, một màn hình cửa sổ mới mở ra, bạn nhập các thông tin cần
tạo cho cuộc thảo luận như hình sau:
Sau khi bạn đã hoàn tất quá trình nhập thông tin cho cuộc thảo luận, bạn bấm chọn Tạo thảo
luận mới để tạo thảo luận thành công. Để xem toàn bộ danh sách thảo luận trong dự án, bạn bấm
vào mục Thảo luận, một danh sách thảo luận sẽ hiện ra như hình:
  Chỉnh sửa chi tiết thảo luận
- Lựa chọn thứ tự sắp xếp cho các thảo luận theo thời gian
Wework giúp bạn có thể sắp xếp và xem các thảo luận theo các thứ tự thời gian tạo. Để sắp xếp
lựa chọn các thứ tự thảo luận, bạn bấm vào nút Sắp xếp và chọn cách xem mong muốn như sau:

- Chỉnh sửa chi tiết thảo luận

Bạn di chuột đến từng thảo luận bạn muốn xem và bấm chuột vào thảo luận đó, cửa sổ màn hình
chi tiết thảo luận hiện ra như sau:
- Trong phần hiển thị chi tiết bạn thực hiện các tùy chỉnh mong muốn như sau: Chỉnh sửa Topic
và Upload thêm file cho thảo luận hoặc Xóa Topic
- Bấm theo dõi thảo luận (Add follower) và thêm người theo dõi (Follow) cho thảo luận
- Các thành viên khác có thể Upload thêm file
- Các thành viên có thể thực hiện các tương tác: Bình luận
6. Quản lý folder trong dự án/phòng ban
Phần quản lý tài liệu của Wework được tổ chức khoa học, trực quan trong mỗi dự án. Bạn có thể
tạo nhiều cấp thư mục lớn cùng các thư mục con trong phần tài liệu. Để tạo 1 thư mục mới trong
kho tài liệu dự án:

Bạn bấm chọn Thêm sau đó màn hình tùy chỉnh hiện ra, bạn bấm chọn Tạo folder mới như hình
sau:

Sau khi bấm chọn Tạo folder mới một cửa số màn hình mới hiện ra, bạn chỉ cần nhập tên thư mục
tài liệu bạn muốn đặt và nhấn Thêm thư mục để hoàn tất quá trình đặt tên.
Bạn có thể tạo từng cấp thư mục trong từng thư mục lớn, bằng cách Click vào từng thư mục và
thao tác như trên giúp cho việc quản lý tài liệu trở nên khoa học.
Nếu bạn muốn Chỉnh sửa tên, di chuyển tài liệu sang thư mục khác hoặc Xóa thư mục tài liệu, bạn
di chuột đến đến thẻ tên của mỗi thư mục, các biểu tưởng chỉnh sửa xuất hiện như hình sau:

Màn hình cửa sổ hiện ra với các tùy chỉnh tương ứng như sau:

Tạo tài liệu mới

Wework được tích hợp sẵn các nền tảng đám mây như Dropbox, Google Drive giúp bạn dễ dàng
chia sẻ và tải tài liệu hiệu quả.

Bạn có thể tải lên các tài liệu để mọi người cùng làm việc bằng cách bấm chọn Thêm màn hình
cửa sổ tùy chọn hiện ra, cho phép bạn chọn chế độ Upload tài liệu thư mục bạn mong muốn như
hình:
Cửa sổ sẽ hiện ra cho phép bạn thêm tài liệu lên hệ thống:
Với các file được upload từ nền tảng đám mây Google Drive, bạn không cần phải ra khỏi
Wework vẫn có thể cùng người khác chỉnh sửa được toàn bộ văn bản (tùy thuộc tùy chỉnh chia
sẻ tài liệu đó trên Google drive)

Xem và thực hiện các tùy chọn khác cho từng tài liệu
Để xem chi tiết từng từng tài liệu, bạn click chuột vào tài liệu bạn muốn xem, một cửa sổ mới sẽ
hiện ra như hình:

Lúc này, bạn có thể thực hiện các tùy chỉnh khác cho tài liệu như:
- Bạn bấm vào Tùy chỉnh để chỉnh sửa tên tài liệu một cửa số mới hiện ra cho phép chỉnh
sửa tên File:

- Bạn bấm vào Thêm tùy chọn để thực hiện các thao tác khác như: Tải về máy, Thêm
phiên bản mới, Xem toàn màn hình.

Bạn có thể nhấn Download tài liệu trực tiếp bằng cách nhấn vào biểu tượng để tải tài liệu
xuống.

VI. CÁC THAO TÁC CẦN CHÚ Ý CỦA CÁ NHÂN

1. Xem tổng quan công việc
Tổng hợp công việc là nơi các thành viên có thể xem được tất cả các công việc của mình đã tạo,
hay giao/nhận trong các phòng ban/dự án khác nhau trong một màn hình.
Ở đây bạn có thể tùy chỉnh các bộ lọc để hiển thị các công việc như mình mong muốn, hoặc tạo
ra một bộ lọc mới dựa trên nhu cầu cá nhân của mình.
  Chế độ lọc
Khi nhìn trong mục tổng hợp công việc, bạn sẽ thấy tất cả các công việc của mình và không biết
cần phải chú ý vào mục nào. Bạn hoàn toàn có thể sử dụng các chế độ lọc để lọc ra các công việc
mình cần xem:
 Giao & được giao:
Trong bộ lọc Giao và được giao, bạn sẽ lọc được các công việc bạn tạo ra và giao đi cho các
thành viên khác, hay các công việc do thành viên quản lý giao việc cho bạn.

Ngoài ra, các công việc con sẽ không mặc định hiển thị trong trang tổng hợp công việc. Để xem
các công việc con, bạn cần cài đặt cách hiển thị công việc con của mình:
- Công việc & công việc con: Hiển thị hết tất cả công việc và công việc con
- Một cấp công việc con: Hiển thị các công việc và một cấp công việc con
- Không hiển thị công việc con.

 Tất cả trạng thái:

Bạn có thể lọc ra trạng thái của các công việc mà mình cần quan tâm để thực hiện các công việc.
 Tất cả dự án:
Mục Tất cả dự án cho phép bạn chọn một dự án/phòng ban để lọc ra các công việc trong một dự
án/phòng ban mà bạn cần thực hiện.

 Thời gian cập nhật:

Bộ lọc thời gian giúp bạn có thể lọc công việc theo thời gian cập nhật, thời gian tạo hay thời gian
hoàn thành để có những góc nhìn khác về các công việc cần thực hiện.

 Bộ lọc tùy chỉnh

Để tạo mới một bộ lọc tùy chỉnh giúp lọc công việc theo các bộ lọc khác nhau, bạn thao tác theo
hướng dẫn sau:
Bạn chọn tab Công việc >> Bộ lọc >> Thêm bộ lọc tùy chỉnh hoặc click vào Bộ lọc tùy chỉnh
tại lề phải màn hình.
Sau đó, chọn trường lọc theo yêu cầu của bạn.

Tại đây, bạn có thể thực hiện các thao tác sau:
 Đổi tên bộ lọc: click vào icon nút chì để thay đổi tên

 Chọn điều kiện lọc: click vào để chọn các trường lọc tương ứng

 Bạn có thể kết hợp 2 hay nhiều hơn nhiều điều kiện lọc để cho ra kết quả như mong

muốn. Sau đó nhấn “Save filter”.

Sau khi setup thành công, bộ lọc sẽ hiển thị tại đây:
  Công việc được theo dõi
Đối với những công việc bạn không phải là người tạo ra, hay là người chịu trách nhiệm chính
trong công việc, bạn có thể xem danh sách các công việc này trong mục Đang theo dõi.

 Lịch biểu
Mục Lịch biểu giúp bạn có thể nhìn tổng quan trong một tháng bản thân mình sẽ có tổng hợp bao
nhiêu công việc, và cụ thể hạn hoàn thành cho từng công việc vào những ngày nào. Từ đó bạn sẽ
có những cái nhìn tổng quát cho công việc của một tháng.

2. Xem nhắc nhở công việc

Với tính năng Reminders là tính năng để nhắc nhở các công việc sắp đến deadline, đến deadline
và quá deadline của những công việc chưa hoàn thành. Mục đích của tính năng này là để nhắc
nhở và giúp mọi người không bị Miss các công việc mình cần làm. Cụ thể cơ chế của các mục
như sau:
 Phần Important
Nhắc nhở các công việc có hạn trước và sau 7 ngày đổ lại tính theo thời gian thực tế. Ví
dụ, hôm nay là ngày 15/04/2020 thì các công việc có deadline đã quá 7 ngày đổ lại là từ
 ngày 08/04/2020 – 14/04/2020 và các công việc sắp tới deadline từ 7 ngày đổ lại là từ
16/04/2020 – 22/04/2020 sẽ hiển thị.

Lưu ý:
 Mục số đỏ sẽ chỉ cập nhật theo số lượng công việc của phần Reminders

 Phần Today

Hiển thị các công việc có deadline trong ngày hôm nay.
 Phần Lates
Hiển thị tất cả các công việc quá hạn.

 Phần Calendar
Hiển thị tất cả các công việc đã xuất hiện trong Reminders theo lịch biểu hoặc chỉ các
công việc trong mục Important.
 2. Tag + Notification
- Tag: @{username}
Tag ở bất cứ đâu. Tag theo: Tên thật/Tên username trên Wework/Chức danh
Người được tag sẽ nhận thông báo ngay lập tức.

- Notification (Thông báo)

Wework cung cấp hệ thống thông báo với thời gian thực, giúp bạn luôn cập nhật thông tin
một cách tức thời khi có bất kỳ sự thay đổi nào của dự án.
Hệ thống Notification sẽ được gửi cho người dùng khi có bất kì một cập nhật nào trong hệ
thống liên quan đến người đó. Có web notify và desktop notify. Bạn cũng có thể tag ngay
đồng nghiệp vào các bình luận, thảo luận để họ nhận được thông báo và cập nhật công việc
kịp thời.
Ví dụ về thông báo tức thời khi bạn đang ở màn hình Email:

Để xem các thông báo của mình, hãy nhấn vào biểu tượng Quả chuông để xem chi tiết các
thông báo để xem chi tiết các thông báo như hình
 3. Công việc cá nhân
Hệ thống tự động tạo một phòng ban có tên “Công việc của…”. Phòng ban này có mục đích lưu
trữ các công việc không liên quan đến các dự án/phòng ban nào. Để tạo không gian công việc cá
nhân, bạn thao tác như sau:
- Chọn Tab ‘Công việc’ trong mục Tổng hợp

- Tạo công việc mới, chú ý không lựa chọn phòng ban/dự án trong mục ‘Chọn dự án –
phòng ban’ hoặc Chọn mục ‘Công việc của ____(tên mình)’
- Gõ tên công việc, deadline và nhấn enter để tạo công việc cá nhân cho bản thân mình.
 4. Công việc lặp lại
a. Tạo công việc lặp lại mới
Khi bạn có những công việc cần phải làm hàng tuần hoặc hàng tháng, bạn có thể tạo ra một cài
đặt, khi đó hệ thống sẽ tự động sinh ra công việc vào hàng tuần và hàng tháng để nhắc nhở bạn.
Bạn có thể cài đặt các công việc đó như sau:
- Bạn click vào Công việc >> CV lặp lại >> Thêm để tạo mới công việc lặp lại.
Công việc lặp lại sẽ có chu kì lặp theo tuần hoặc tháng:
 Lặp lại hàng tuần: Nghĩa là công việc được sinh ra và lặp đi lặp lại vào các ngày trong

tuần. (Ví dụ thứ 2, thứ 3,…)

 Lặp lại hàng tháng: Nghĩa là công việc được sinh ra và lặp đi lặp lại vào một hoặc các

ngày cố định trong tháng. (Ví dụ ngày 01, 05, 10,…)

- Điền thông tin chi tiết để thiết lập công việc lặp lại.
  Nếu chọn lặp lại Hàng tuần thì chỉ cần chọn các thứ lặp lại trong tuần. Nếu chọn lặp lại

Hàng tháng thì sẽ gõ các ngày lặp lại theo dạng 01,05,10.
 Deadline: Phần này sẽ dùng để đặt Deadline công việc, phần chọn ngày và thứ lặp lại

phía trên là chọn thời gian công việc được hệ thống sinh ra. Phần Deadline này sẽ tính
theo giờ, ví dụ công việc sinh ra vào thứ 2 mà deadline 15h30 cùng ngày cần hoàn
thành thì sẽ đặt Deadline là 15.5, còn nếu dealine là 15h30 thứ 3 thì sẽ điền là 39.5.
 Ngày bắt đầu: Ngày công việc lặp lại bắt đầu được sinh ra.

 Ngày kết thúc: Ngày công việc lặp lại sẽ không tự động sinh ra nữa.

 More advanced options: Nếu muốn thiết lập các subtask, todo trong công việc lặp lại,

bạn nhập tên subtask/ todo ngay tại đây. Mỗi subtask/ todo là 1 dòng, @tag luôn người
được giao trong dòng đó và kết thúc bằng Enter.

- Sau khi thiết lập đầy đủ thông tin, bạn chọn Tạo mới để hoàn tất phần thiết lập.
NOTE:
 Khi thiết lập thành công, hệ thống sẽ tự động sinh 1 công việc có ngày lặp lại trong

chu kì này.
 Chu kì sinh công việc lặp lại sẽ tính như sau: công việc lặp lại ngày thứ (n+1) sẽ

được sinh ra lúc 7h của ngày có công việc lặp lại thứ n.
Ví dụ:
Công việc lặp lại theo tuần có các ngày lặp lại là thứ 3 và thứ 5 hàng tuần. Hôm nay là thứ 2, bạn
tạo công việc lặp lại này thì chu kì sẽ như sau:
- Thiết lập thành công >> hệ thống tự động sinh luôn công việc cho ngày thứ 3.
- 7h thứ 3 tuần này sẽ sinh công việc lặp lại của thứ 5 tuần này.
- 7h thứ 5 tuần này sẽ công việc lặp lại của thứ 3 tuần sau.
Tương tự với các tuần tiếp theo và công việc lặp lại theo tháng.
b. Chỉnh sửa công việc lặp lại
Khi bạn muốn thay đổi các thông tin một công việc lặp lại, bạn thao tác như sau:
- Chọn Công việc >> CV lặp lại, và chọn dấu “…” >> “Chỉnh sửa” trong công việc
cần sửa.

- Sau đó sửa các thông tin và chọn “Chỉnh sửa” để lưu lại.

Lưu ý: Các chỉnh sửa công việc lặp lại sẽ được cập nhật khi tạo công việc trong chu kì tiếp theo.
 c. Nhân bản công việc lặp lại
Với các công việc lặp lại bạn cần tạo tương tự, bạn chỉ cần nhân bản công việc đã có sẵn, bằng
cách:
- Chọn Công việc >> CV lặp lại, và chọn dấu “…” >> “Nhân bản” trong công việc.

- Sau đó sửa các thông tin và chọn “Nhân bản” để lưu lại.

d. Chỉnh sửa công việc con/todo list trong công việc lặp lại
 Chỉnh sửa subtask (công việc con)
- Chọn Công việc >> CV lặp lại, và chọn dấu “…” >> “Chỉnh sửa subtask” trong
công việc.
 - Thêm/chỉnh sửa các thông tin:
+ Subtask: công việc con
+ Asigned to: Giao việc cho thành viên (@ tag tên thành viên)
+ Deadline (hour): Thời hạn hoàn thành, tính theo số tiếng cộng thêm

 Chỉnh sửa todo

- Chọn Công việc >> CV lặp lại, và dấu “…” >> “Chỉnh sửa todo” trong công việc.

- Thêm/chỉnh sửa các thông tin:

+ Todo: Việc cần làm
+ Asigned to: Giao việc cho thành viên (@ tag tên thành viên)
 e. Xóa cài đặt công việc lặp lại
Sau một khoảng thời gian sử dụng, bạn có thể xóa các cài đặt của công việc lặp lại bằng cách:
- Chọn Công việc >> CV lặp lại, và dấu “…” >> “Xóa” trong công việc.

Lưu ý: Thao tác xóa này sẽ giúp hệ thống không tạo ra công việc mới trong những chu kì tiếp
theo, KHÔNG phải xóa các công việc hệ thống đã tạo ra trước đó.
VII. Báo cáo
1. Báo cáo thành viên
Để xem được báo cáo theo thành viên do hệ thống tự động cập nhật, bạn sẽ phải cài đặt bạn là
quản lý trực tiếp của các thành viên.
Để thiết lập quản lý trực tiếp, bạn vào trang https://account.base.vn hoặc biểu tượng Base
Account trên thanh danh sách app.
 Đầu tiên, chọn "Thành viên"
  Chọn thành viên bạn cần thiết lập quản lý trực tiếp, click vào icon "..." >> chọn Chỉnh

sửa người quản lý trực tiếp

 Gõ "@username" của người quản lý và chọn "Set manager".

Để theo dõi tiến độ công việc của nhân viên:

 Tại thanh menu chính, chọn Công việc >> Nhân viên của tôi:
Tại đây, bạn có thể xem qua 2 dạng: Danh sách hoặc Tổng quan:
 Với dạng Danh sách sẽ hiển thị toàn bộ công việc của nhân viên bạn trực tiếp quản lý

 Với dạng Tổng quan sẽ hiển thị danh sách thành viên bạn quản lý. Tại đây, bạn xem được

tổng quan số lượng công việc theo từng trạng thái.

Khi click vào từng thành viên, bạn có thể xem được danh sách công việc, báo cáo chi tiết theo
từng trạng thái công việc và phân loại công việc theo dự án/ phòng ban tham gia.

2. Báo cáo hệ thống

Báo cáo hệ thống Wework giúp owner có cái nhìn tổng quan về hoạt động/ tiến độ của các dept,
dự án/ phòng ban, tổng số lượng công việc trên hệ thống và phân loại theo từng trạng thái công
việc hay đánh giá được hiệu quả làm việc từng thành viên qua nhiều lát cắt trên báo cáo.
Để xem báo cáo hệ thống. bạn thao tác theo hướng dẫn sau:
 Truy cập vào https://wework.base.vn/ hoặc Base Wework cho trên thanh menu.
  Click vào Báo cáo trên thanh menu chính để xem báo cáo hệ thống.

(Lưu ý: Chỉ có tài khoản owner hoặc App Admin mới có quyền xem báo cáo hệ thống)

Báo cáo hệ thống được chia làm 2 phần: Báo cáo tổng hợp và Thành viên.
1.Báo cáo tổng hợp:
a. Báo cáo Tổng quan:
Owner có thể xem nhanh báo cáo tổng về tổng số lượng phòng ban/ dự án và tình trạng các dự
án/phòng ban này trên hệ thống; tổng số lượng công việc, mục tiêu được khởi tạo và phân loại
theo trạng thái đang làm, hoàn thành; tổng số lượng tài khoản đang active, bao gồm cả tài khoản
thành viên và khách.
Dữ liệu trong toàn bộ báo cáo sẽ phụ thuộc vào bộ lọc mà bạn lựa chọn: theo khoảng thời gian,
theo ngày tạo/ deadline, theo department, theo công việc/ công việc + công việc con, theo trạng
thái công việc.
b. Báo cáo theo công việc:

 Báo cáo trạng thái công việc: gồm 4 trạng thái hoàn thành đúng deadline, hoàn thành sau

deadline, đang làm và công việc quá hạn.

% của 1 trang thái công việc = tổng số công việc của trạng thái đó/ tổng số công việc được tạo
 Thành viên xuất sắc: sắp xếp theo thứ tự giảm dần của 5 thành viên hoàn thành nhiều

công việc nhất.

 Công việc không đúng hạn: gồm công việc quá hạn chưa hoàn thành (= tổng số công việc

quá hạn/ tổng số công việc active (todo +doing)) và công việc hoàn thành sau deadline
(= tổng số công việc hoàn thành sau deadline/ tổng số công việc hoàn thành)
 Ma trận Eisenhower: có trục tung là công việc có tag Important, trục hoành là công việc

có tag Urgent và được thống kê như sau: 11 - số công việc có tag important, 27 - số
công việc có tag important + urgent, 31 - số công việc có tag urgent, 3190 - số công
việc không có tag nào.
  Công việc chờ review: gồm tổng số lượng công việc trên hệ thống đang chờ review,

trong đó có bao nhiêu công việc chờ review đang bị quá hạn và thuộc bao nhiêu dự
án/phòng ban thiết lập tính năng này.
 Quá trình hoàn thành theo ngày: báo cáo này cho bạn biết tổng số lượng task được tạo và

phân loại theo trạng thái: active, done, overdue. Khi di chuột vào từng trạng thái công
việc trong từng ngày, bạn sẽ xem được số lượng công việc cụ thể.
 Tổng hợp theo tuần: tương tự như báo cáo theo ngày thì báo cáo theo tuần tổng số lượng

công việc trong 1 tuần và phân loại theo 3 trạng thái: active, done, overdue. Khi di
chuột vào từng trạng thái công việc sẽ hiển thị số lượng công việc tương ứng của tuần
đó.

 Báo cáo chi tiết theo thành viên: báo cáo này thống kê số lượng công việc theo từng

thành viên trên hệ thống tho 4 trạng thái công việc: hoàn thành đúng deadline, hoàn
thành sau deadline, quá hạn và chờ review.
 Còn nhiều việc nhất: sắp xếp theo thứ tự giảm dần 10 thành viên trên hệ thống có số

lượng công việc chưa hoàn thành nhiều nhất.

 Làm muộn nhiều nhất: sắp xếp theo thứ tự giảm dần 10 thành viên trên hệ thống có số

lượng công việc quá hạn nhiều nhất.

c. Báo cáo theo department, phòng ban, dự án:
  Dự án & phòng ban: thống kê tổng số lượng công việc trong 1 dự án/ phòng ban và phân

loại theo 3 trạng thái công việc: hoàn thành, quá hạn và đang chờ review. Thứ tự sắp
xếp giảm dần theo tổng số lượng công việc trong từng dự án/phòng ban.
 Báo cáo tổng hợp dự án: tổng số lượng dự án trên hệ thống và phân loại theo 6 trạng thái:

trong kế hoạch, cần điều chỉnh, khẩn cấp, dự án đóng và hoàn thành, dự án đóng và
chưa hoàn thành, dự án đóng và tạm dừng.
 Báo cáo các phòng ban: thống kê tổng số lượng phòng ban theo trạng thái đang hoạt

động, đóng; tổng số lượng công việc trong tất cả các phòng ban và phân loại theo 2
trạng thái hoàn thành, quá hạn.

 Báo cáo theo department: tổng số lượng công việc được tạo trong từng dept và phân loại

theo 3 trạng thái công việc: hoàn thành, quá hạn, đang chờ review.
 Phân bổ công việc theo department: tổng số lượng công việc được tạo trong từng dept và

phân loại theo 4 trạng thái công việc: đang làm, hoàn thành, quá hạn, đang chờ review.
d. Báo cáo theo danh sách mục tiêu:
  Danh sách mục tiêu: sắp xếp danh sách mục tiêu theo deadline từ mới đến cũ và hiển thị

danh sách người phụ trách từng mục tiêu, số lương công việc hoàn thành/ tổng số công
việc gắn với mục tiêu đó.
 Phân bổ theo dept: số lượng mục tiêu có trong từng dept. Biểu đồ quạt thể hiện những

dept có gắn mục tiêu và % phân bổ đc tính = số lượng mục tiêu trong từng dept/ tổng
số lượng mục tiêu có trên hệ thống.
 Top hoàn thành mục tiêu: thống kê 5 người phụ trách hoàn thành mục tiêu

e. Khác:
Tại báo cáo này bạn có thêm 1 số góc nhìn khác về báo cáo
  Tag clouds: báo cáo về tag trên toàn bộ hệ thống, tag nào có nhiều công việc được gắn sẽ

hiển thị to hơn và khi hover vào từng tag sẽ hiển thị ra tổng số lượng công việc đc gắn
tag đó.
 Unit statistics:

634.7: trung bình 1 tuần có 634.7 công việc được tạo mới
5.4: trung bình 1 tuần 1 người tạo 5.4 công việc
13.4: số công việc trong bình trong 1 dự án
2827: tổng số bình luận
2. Báo cáo thành viên:
Với báo cáo thành viên owner có thể xem đươc số phòng ban/ dự án mà 1 thành viên đang tham
gia; tổng số công việc, công việc con được giao và phân loại theo 3 trạng thái công việc: hoàn
thành, đang làm đang review, hoàn thành sau deadline và quá hạn theo thời gian xem báo cáo.