№18

ПУБЛІЧНИЙ ВИСТУП - це один з видів усного ділового спілкування. Залежно від

змісту, призначення, способу проголошення та обставин спілкування виділяють
такі основні жанри публічних виступів:

 громадсько-політичні промови (лекції на громадсько-політичні теми, виступи

на мітингах, на виборах, звітні доповіді, політичні огляди);
 академічні промови (наукові доповіді, навчальні лекції, наукові дискусії);
 промови з нагоди урочистих зустрічей (ювілейні промови, вітання, тости).

Промова

Це агітаційний виступ на масових зборах. Він присвячується одній великій темі, яка
хвилює слухачів (звичайно до неї в цей час прикута загальна увага.

Особливості промов: емоційність; підсилений голос - зазвичай є якась відстань між

промовцем і аудиторією;

тим більша аудиторія, тим повільніший темп промови;

паузи у промові: логічні, психологічні, фізіологічні (більші ніж при доповідях).

Агітаційна промова має основне завдання роз'яснити щось, зорієнтувати в

чомусь. Звернена насамперед до емоцій, почуттів, уяви
слухачів. Ювілейна промова звичайно присвячена певній даті. Промова
відзначається святковістю, урочистістю, може мати елементи підсумків.
Невимушеність. Мітингова промова має політичний характер, присвячується
злободенній, суспільно значимій темі. Оратор повинен говорити вільно, звертатися
насамперед до почуттів слухачів (навіть якщо говорить про цифри).

Доповідь Одна з найпоширеніших форм публічних виступів. Звітна - це доповідь,

в якій офіційна особа повідомляє зібранню про здійснену колективом роботу,
аналізує і оцінює її результати. Говориться також про завдання на майбутнє, по
доповіді обов'язково приймається рішення (програма) майбутніх дій. Ділова - док-т,
що містить виклад певних питань з висновками і пропозиціями. Містить значний
обсяг інформації і розрахована на обізнаних слухачів. Ділова доповідь може бути
предметом обговорення і критики. Політична доповідь виголошується партійним
діячем (тому є програмою) на зібраннях, з'їздах, форумах. Вона є одною з форм
керівництва.

Лекція Лекції надзвичайно різноманітні за змістом і можливо за формою

викладення, якщо змінюється аудиторія. Спільне те, що вони несуть певну суму
знань, є живим процесом спілкування.

Тема, мета і основна проблема лекції мають бути точно визначені. Основне
завдання лектора - чіткий виклад питання, його послідовне розкриття. Мета
доповіді — інформування кого-небудь про що-небудь. Тим не менше, доповіді
можуть включати в себе такі елементи як рекомендації, пропозиції або інші
мотиваційні пропозиції. Доповідь часто має структуру наукового дослідження:
вступ, методи, результати та обговорення.
№19
Діловодством - діяльність, яка охоплює питання документування і організації
роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій

Документ - це діловий папір, що підтверджує який-небудь факт або право на

що-небудь; це те, що офіційно засвідчує особу пред'явника; це письмові свідчення
про що-небудь.

Документ має відповідати таким вимогам:


видаватися уповноваженим органом або особою відповідно до її компетенції
 Не суперечити чинному законодавству і директивним вказівкам вищих органів
влади
 Бути точним, достовірним, переконливими
бути належно відредагованим та оформленим відовіпдно до чинних стандартів
 Містити конкретний і змістовний вказівкі та пропозиції
 Бути придатним для тривалого зберігання

За ф-іями поділ на:

1)загальні –властиві будь-якому документу

- інформаційна, тобто будь-який документ є носієм інформації, його мета - задовольняти потреби

суспільства в інформації, тобто служити джерелом інформації, знань, зберігати цю інформацію в часі і в
просторі;

-соціальна, Г.Є. всякий документ є вираженням тієї чи іншої соціальної потреби;

-функцію фіксації, тобто документ є засобом фіксації інформації про вжиті управлінських рішеннях і
результатах функціонування системи управління;комунікативна, тобто документ є інформативним засобом
передачі, обміну, комунікації, спілкування, наступності, виступаючи засобом прямого і зворотного зв'язку між
керуючою і керованою системами, між державними організаціями, посадовими особами. Документ забезпечує
документную комунікацію, яка без нього була б неможлива;

-кумулятивна, тобто за допомогою документа інформація не тільки передається, але і накопичується,

збирається, впорядковується з метою її збереження для нинішнього і майбутніх поколінь;

-культурна, тобто документ - це письмовий історичне джерело, пам'ятка історії та культури, який виступає
засобом закріплення і передачі культурних традицій

2)специфічні документи-властиві окремим видам документів

№21
Вирізняють такі види документів:

1. За найменуванням: рапорт, заява, протокол, довідка, характеристика.

супровідний лист, пояснювальна записка, запрошення, телеграма, звіт, акт
тощо.
2. За походженням:

 службові (офіційні) документи створюються організаціями, підприємствами

та службовими особами, які їх представляють. Вони оформлюються в
установленому порядку.
 особистідокументи створюються окремими особами поза сферою їх
службової діяльності.

3. За способом фіксації інформації розрізняють такі документи:

 письмові, до яких належать усі рукописні й машинописні документи,

виготовлені за допомогою друкарської або розмножувальної техніки;
 графічні, в яких зображення об’єктів передано за допомогою ліній, штрихів,
світлотіні. Це графіки, малюнки, схеми, плани. Вони цінні своєю
ілюстративністю;
 фото- і кінодокументи – такі, що створені способами фотографування й
кінематографії. На них можна зафіксувати ті явища й процеси, які іншим
способом зафіксувати важко чи неможливо;
 фонодокументи – такі, що створюються за допомогою будь-якої системи
звукозаписування й відтворюють звукову інформацію.

4. За призначенням:організаційно-розпорядчі, щодо особового складу,

кадрово-контрактні, довідково-інформаційні, обліково-фінансові,
господарсько-договірні тощо.
5. За ступенем стандартизації:типові, трафаретні, індивідуальні.
6. За місцем укладаннярозрізняють такі документи:

 внутрішні, що мають чинність лише всередині тієї структури, в якій їх

укладено;
 зовнішні – це документи, які входять чи виходять за межі структури, тобто
вони є результатом спілкування структури з іншими організаціями,
закладами тощо.

7. За напрямом:

 вхідні, що надходять до установи, закладу, організації тощо;

 вихідні, що адресовані за межі установи, організації.

8. За терміном виконання:

 термінові, що укладаються у строки, встановлені законом, відповідним

правовим актом, керівником, а також документи з позначкою“терміново”;
 дуже термінові – зі спеціальною позначкою строку виконання;
  нетермінові – це такі документи, які виконуються в порядку загальної черги
або в строк, зазначений керівництвом структури.

9. За гласністю документи є:

 звичайні (загального користування);
 для службового користування;
 таємні;
 цілком таємні;
 конфіденційні тощо.

10. За юридичною силою розрізняють такі документи:

 справжні (істинні) – це ті, які видані в установленому законом порядку з

додержанням усіх правил. Справжні документи
буваютьчинні інечинні. Документ стає нечинним, якщо втрачає юридичну
силу з будь-якої причини;
 підроблені (фальшиві) –це ті, в яких зміст чи оформлення не відповідає
істині. Підробленими документи можуть бути внаслідок матеріальної чи
інтелектуальної підробки. Перша буває тоді, коли до змісту справжнього
документа замість правильних вносять неправильні відомості, роблять
виправлення, підчистки тощо. Інтелектуальна підробка виражається у
складенні й видачі документа свідомо неправдивого змісту. хоч і
правильного з формального боку.

11. За стадією виготовлення розрізняють такі документи:

 оригінал – перший або єдиний примірник офіційного документа. Він має

підпис керівника установи і в разі потреби завіряється штампом і печаткою;
 копія –це точне відтворення оригіналу. На копії документа обов’язково
робиться помітка“Копія” вгорі праворуч. Листуючись з підприємствами,
організаціями чи установами у справах завжди залишають потрібні для
довідок копії. Такі копії звутьсявідпуском.Оригінал і копія мають однакову
юридичну силу. Коли треба відтворити не весь документ. а лише його
частину, робитьсявитяг (виписка).

Якщо документ загублено, видається його другий примірник – дублікат. Юридично

оригінал і дублікат рівноцінні.

12. За складністю (кількістю відображених питань):

 прості – відображають одне питання;

 складні – декілька.

13. За терміном зберігання розрізняють:

 документи постійного зберігання;

 документи тривалого зберігання (понад 10 років);
 документи тимчасового зберігання (до 10 років).
№22 основні вимоги до оформлення документів
Документ-це основий вид ділової мови, це матеріальний об*єкт, що містить у зафіксованому
вигляді інформації, оформлений у встановленому порядку і має відповідно до чинного
законодавства юридичну силу.

Складний документ повинен мати обов*язкові реквізити і сталий порядок їх

розміщення:


найменування установи(автору)
назву виду документу
дату
індекс
заголовок тексту
текст
підпис
візи
позначку про виконання документ а і направлення його до справи

Основні вимоги до оформлення документу:

 Правові вимоги до документа: документ видає повноважний орган чи особа відповідно до

їх компетенції; він повинен відповідати чинному законодавству і директивним вказівкам
керівних органів; має бути достовірним і відповідати завданням конкретного керівництва,
тобто базуватися на фактах і містити конкретні пропозиції або вказівки; має відповідати
своєму призначенню і укладатися за певною чи встановленою формою; бути бездоганно
відредагованим та оформленим.

 Логічні вимогиє такі, як: використання засобів логічної оцінки матеріалу для зв’язності
окремих частин, зазначення черговості здійснення (у першу чергу, одночасно, після тощо);
врахування таких елементів, як актуальність фактів та їх своєчасність; послідовність
викладення тексту та його частин.
 Технічні вимоги.Для укладання будь-якого документа існує відповідний формат паперу.
Загальновизнаний формат А4, текст якого друкується через півтора міжрядкових інтервали,
на бланках формату А5 – через один інтервал. Тексти документів. що готуються для
друкованого видання, друкують через два інтервали.

 МОВНІ ВИМОГИ

1. Документ має бути позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис.

В тексті документа необхідна певна стандартизація початкута закінчення документа:
стійкі (стандартизовані) словосполучення типу:відповідно до..., у зв’язку з..., з метою..., як
виняток ...Використовувати синтаксичні конструкції:Доводимо до Вашого відома...,
Відповідно до попередньої домовленості..., У порядку обміну досвідом... тощо. На початку
речення вживати дієприслівникові звороти:враховуючи певні обставини..., розглянувши
питання..., порушивши справу..., вступивши до вищого навчального закладу... тощо.
2. Лексика повинна бути здебільшого нейтральна, вживатися в прямому значенні.
3. У текстах уживати словосполучення з дієсловами у формі теперішнього часу.
Наприклад: рішеннянадсилається. академія запрошує, управління проводить конкурс,
міністерство попереджає. Вживаються усталені мовні звороти, наприклад:вжити заходів,
оголосити подяку, накласти дисциплінарне стягнення, брати участь, надати
слово тощо. Текст документа повинен чітко і переконливо відбивати причину й мету
написання, розкривати суть справи.
4. Найхарактерніші реченні – прості поширені.
5. Текст повинен викладатись від третьої особи: Ректорат університету порушує питання
про заохочення студентів, які брали участь у заходах до...
№20
Реквізити — сукупність постійних елементів, з яких складаються документи.
Сукупність реквізитів становить формуляр документів. До
елементів документів (реквізитів) належать дата, підпис, адреса, заголовок та ін., а
також текст.

Виконання правил оформлення документів забезпечує:

 юридичну силу документів;

 організацію швидкого пошуку документів;
 використання персональних електронно-обчислювальних машин та інших
технічних засобів для складання документів.

Реквізити поділяються на постійні та змінні. Постійні друкуються при

виготовленні бланка; змінні – фіксуються на бланку в процесі заповнення.

Сукупність реквізитів, розміщених у встановленій послідовності,

називається формуляром. Формуляр-зразок – це модель побудови
однотипних документів. Він передбачає такі реквізити та їх розташування в
організаційно-розпорядчих документах:

 Державний Герб України (порядок використання визначається законом) – розташовують

посередині бланка або у кутовій частині над серединою рядка назви організації.
 Емблема організації (логотип, фірмовий знак) – при кутовому розміщенні реквізитів
розташовуються у верхньому лівому кутку аркуша, а при поздовжньому – посередині верхньої
частини сторінки. Як емблема організації може бути використаний товарний знак, рисунок,
абревіатура тощо.
 Зображення нагород – розташовується у верхньому лівому кутку або посередині документа.
 Код підприємства, установи, організації – розташовується у верхньому правому
кутку.
 Код форми документа – у верхньому правому кутку під кодом підприємства, організації,
установи.
 Назва організації, установи, підприємства – у верхньому лівому кутку або
посередині. Може наноситися за допомогою штампа або друкарським способом. У назві
використовуються скорочення на зразок АТ (акціонерне товариство) і тому подібне.
 Назва міністерства, відомства, якому підпорядковується установа – у верхньому лівому
кутку або посередині.
 Назва структурного підрозділу – у верхньому лівому кутку.
 Довідкові дані про організацію містять відомості, необхідні під час здійснення контактів з
юридичними та фізичними особами. До складу цього реквізиту входять: поштова адреса; номер
телефону та інші відомості; за необхідністю – номери факсів, телексів, рахунків у банку, адреса
електронної пошти та веб-сайту, дані про ліцензії, патенти тощо. Розміщується під реквізитом «назва
організації». Наприклад:
 Назва виду документа – зліва або посередині сторінки. Назва – це слово чи
словосполучення, яке дозволяє визначити вид документа. Залежно від цієї назви встановлюється
формуляр, структура тексту, особливості викладу. Назва пишеться з великої літери. На практиці
документування цей реквізит не проставляється лише в листах і факсах.
  Дата – на бланках дату підписання документа ставлять у лівій верхній частині разом із індексом на
спеціально відведеному для цього місці. Якщо документ складений не на бланку, то дату ставлять під
текстом зліва. Датою документа є: - дата його підписання (для наказів, листів, довідок); - дата його
затвердження (для планів, звітів, правил, інструкцій); - дата подій, що в ньому зафіксована (для
протоколів, актів). Дата записується словесно-цифровим способом (19 січня 2006 р.) або цифровим
способом – арабськими цифрами у такій послідовності: день, місяць, рік – 19.01.06 чи 19.01.2006.
Словесно-цифровий спосіб оформлення дати рекомендується для документів, що містять відомості
фінансового характеру, а також у листуванні з іноземними діловими партнерами. Міжнародними
стандартами встановлено цифровий спосіб датування у такій послідовності: рік, місяць, день місяця
(2003.07.29). ДСТУ таке датування допускає.
 Реєстраційний індекс документа – у верхній лівій частині сторінки. Цей реквізит
дозволяє забезпечити оперативний довідково-інформаційний пошук документа, контроль виконання.
Індекс документа включає в себе три пари арабських цифр, де перша пара – індекс структурного
підрозділу, друга – номер справи за номенклатурою для підрозділу, третя – порядковий номер за
журналом обліку. Наприклад: № 06-15/34, де 06 – цифра структурного підрозділу; 15 – номер справи,
документа; 34 – реєстраційний номер документа за журналом обліку вхідних документів та канцелярії.
Індекс ( № ) документа ставиться на вихідних і внутрішніх документах поруч з реквізитом «дата».
Можна зустріти й інший спосіб запису індексу, наприклад № 66/01-07, де 66 – номер документа в
журналі реєстрації вхідних чи вихідних документів, 01 – структурний підрозділ, 07 – номер справи у
цьому підрозділі (В.Кулініченко, с. 33).
 Посилання на індекс та дату вхідного документа – у верхній лівій частині
сторінки. Він розміщується нижче реквізитів «дата» й «індекс». Містить дату та індекс, вказані у
документі організацією, яка уклала чи видала документ. Наприклад: № 06-15/34 від 01.04.98, де 06 –
індекс структурного підрозділу; 15 – номер справи за номенклатурою; 34 – порядковий номер.
 Місце укладання чи видання – у верхній лівій частині сторінки. Містить назву міста чи
іншого населеного пункту, де виданий документ.
 Гриф обмеженого доступу до документа – з правого боку під кодом форми. Цей
реквізит проставляється на документах, що містять секретну або конфіденційну інформацію.
Складається із слів «Конфіденційно», «КТ» (комерційна таємниця). Під цим грифом необхідно
поставити № даного примірника документа. Реквізит друкується без крапок і лапок. Наприклад:
 Адресат (адресант) – з правого боку у верхній частині сторінки. У ньому вказується: - назва
установи, фірми у називному відмінку; - структурний підрозділ у називному відмінку; - посада,
прізвище та ініціали адресата в давальному відмінку; - посада, прізвище, ім’я та по батькові
адресанта – у родовому відмінку без прийменника; - поштова адреса. Якщо документ адресовано до
установи, то поштова адреса вказується після назви установи, структурного підрозділу й прізвища
службової особи; коли приватній особі – тоді перед її прізвищем. Останнім часом пропонується
спочатку вказувати прізвище та ініціали отримувача, потім поштову адресу.
 . Гриф затвердження – у верхній правій частині документа. Затвердження – спосіб засвідчення
документа після його підписання, який санкціонує поширення його дії на визначене коло структурних
підрозділів, організацій чи службових осіб. Затверджуються, як правило, керівником такі види
документів: плани, звіти, інструкції, правила, акти.

Реквізит «гриф затвердження» складається зі слів ЗАТВЕРДЖУЮ, назва посади особи, яка затвердила
документ, його особистого підпису з розшифруванням (ініціали, прізвище) та дати затвердження

 19. Заголовок до тексту. 20. Відмітка про контрол 21. Текст 22. Відмітка про наявність додатка. 23.
Підпис.24. Гриф погодження 25. Віза. 26. Печатка. 27. Відмітка про засвідчення копії. 28. Прізвище
виконавця та номер його телефону.

 29. Відмітка про виконання документа й скерування його до справи.

 30. Відмітка про перенесення відомостей на машинний носій.

 31. Відмітка про надходження документа.

 32. Запис про державну реєстрацію.