CGDA SPARSH

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Current State & Challenges

• Multiple Applications in silos
• Non‐standard claim forms across  • Longer gestation period in 
services processing and settlement of 
processing and settlement of
• Pension disbursement through  Pension claims
multiple PDAs • Multiple iterations and 
• Delayed receipt of Payment  communications for approval 
Scrolls from PDAs of Claim forms
• Delay in posting and Accounting  • Instances of Delay/Incorrect 
Current State Challenges
of pension Expenditure pension payment owing to 
• Non‐availability of complete 
Non‐availability of complete variance in interpretation of 
variance in interpretation of
Sanction and Disbursement Data pension circulars
• Manual collection and  • Increased latency in 
assimilation of data for Budgetary  reconciliation of Debit Scrolls
estimates • No real time availability of 
N l ti il bilit f
• No single platform for integrating  expenditure on pension
all stakeholders to speed up  • Ineffective Grievance Redressal 
pension processing
pension processing Mechanism

2
Stakeholders, Key Services & Functions

Pensioners • Claim Initiation • Workflow based Claim processing and 

• Pensioner Data Verification Sanction  SHQ / ROs / HOOs/HODs
Service Centre Core  • Grievance processing and resolution
• Grievance Management
Department  • Centralized Disbursement
• Initiate Service Request
Call Centre
Call Centre Users CGDA / PCDA (P)
/
• Pensioner Identification • Reconciliation of paid entries
HOOs / HODs • Status Tracking • Budget Management
• Audit resolution • Account Compilation
• Decision making based on DSS / MIS
g / PAO / PCDA (O)

01
SPARSH Portal Users 02 03 External System

04

TULIP • Integration with internal systems like  • File Based Exchange of HRMS Data SBI – CMP/E‐KUBER

Tulip and Dolphin for pay related  • Integration of Payment advices
DOLPHIN data • Integration for Debit/Credit Scrolls for  UIDAI/IT  
Reconciliation Dept./CPGRAMS/NPCI
Internal
Internal
Integration
System
HRMS (Arpan)

Single Platform connecting all Stakeholders3
Stakeholders, Key Services & Functions – Contd.. 

• Single Source of Truth
• Transparency to pensioner
• Omni channel for service delivery
O i h lf i d li
• Centralized data repository for on‐time information dissemination
• Self Service Capability to pensioners
Self Service Capability to pensioners
• Service Center for assisted services
• Call Center for Voice based services
f
• Walk‐in to Departments for "On Behalf of" services
• Seamless integration with internal and external systems

4
To‐be State and Benefits Envisaged

• Centralized  Sanction of Pension 
• Capturing of “First‐time correct 
cases
Data” at Source
• Uploading of Validated and 
U l di f V lid d d
• Transparency and Increased 
Digitally signed input data from 
Pensioner Satisfaction
Source systems
• Improved accuracy and 
• Centralized Disbursement to 
timeliness in Sanctions and Claim
timeliness in Sanctions and Claim 
pensioners
Generation
• e‐Forms with Built in Business  To‐Be State Benefits • Correct Pension to the Pensioner 
Rules and Validations for Data 
at Right time
capture
• Enhanced Analytics and MIS 
• Configurable Rule Engine for 
reporting
Straight Through computing
• Effective and timely addressing 
• Self service enabled through 
of Grievances
of Grievances
“Pensioner Data Verification”
• Enhanced Security & availability 
• Simulator for future pension 
of complete audit trail
revisions and Budget estimation
• Simulation for forecasting 
• Incorporation of Digital 
Incorporation of Digital
Revision and Budgeting Scenarios
Signature/OTP

5
Key Processes

6
Pensioner Portal

Browsers & 
Mobile App Portal Services
Single View of 
Grievance  Pensioner
Pensioner PDV Management My Document
Integrations

Profile  Nominee  Identification

Management Declaration (DLC)
Service Center
Inbox &  Service  IT Saving 
Tracking Request Declaration
Self Services 
Call Center Dashboard &  Notification
Help &  Capability 
Analytics Support

Claim  Audit  Grievance  Data 

Data
Initiation Resolution Closer Exchange
HOD / HOO Back 
Office
Portal Users
Information 
Information
Dissemination

7
Pensioner Data Verification (PDV)

Upload Retirement/ 
Start Casualty/Invalidment  Upload Pensioner data Generate LPCDS
Order

Generate PenID
Generate PenID and 
and Self Verification of all 
Self Verification of all
Audit LPCDS SMS/Email to Pensioner pensioner data

Providing Consent and 
Declarations

8
Service Request and Grievance Management
PENSIONER PORTAL
PENSIONER PORTAL BACK OFFICE PORTAL

Start Display the list of Service Requests 3

Is Service 
Request  Level 1 Review ‐ Can perform the following 
available activities : 
? • Reviews the Service Request/Grievance
• Enters comments
Enters comments
Yes No
Initiate Service Request Initiate Grievance

Generate Request Id Generate Ticket Id Level 2 Review ‐ Can perform the 

following activities : 
Notify pensioner via  Notify pensioner via  • Authorize the Service 
SMS/Email SMS/Email Request/Grievance raised by 
pensioner
• Provide appropriate resolution to the 
Notify Back Office user Notify Back Office user
request
• Re‐route the Service Request/ 
3 Grievance to authorized personnel
• Inform the pensioner to raise a listed 
Stop Capture feedback Notify Pensioner Service request instead of grievance

9
Service Request/Grievance Process Flow

10
Initiation And Sanction
Upload Retirement/ 
Notify Medical Board to 
START Casualty/Invalidment
Casualty/Invalidment 
upload Medical details
Order
Notify to Pensioner, 
Initiating and Disbursement  1
Upload Medical details Cell

Notify Initiator to  Notify Pay 
upload Datasheet  Authority to upload 
details Pay details
Pay details Generate PPO

Upload Datasheet  Compute Entitlement
Upload Pay details
details

Pensioner Data Verification
V lid t P i
Validate Pensioner data
d t

Generate PenID and 
Generate LPCDS Audit LPCDS SMS/Email to Pensioner
SMS/Email to Pensioner

For Computation of Disability Element (If applicable) For Computation of Service Element (Independent of Disability Element)
11
Pre Payment Process in Disbursement

PBOR/  Yes
CO 
1 Confirm Discharge
(Premature)
?
Declaration taken from pensioner:
No • Employment/Re‐employement
• Marriage/Re‐marriage
Marriage/Re marriage
Annual Pensioner 
• Dependency
Identification
• CAA
• Conviction (If Annual 
2 identification has not been 
done for previous year)
Exceptions affecting  • Aadhaar Consent (If not given 
Annual Identification:
Annual Identification: at the time of PDV)
at the time of PDV)
• Conviction • Overpayment/Recovery 
• Missing/Re‐surfacing declaration (If not given at the 
• Minor/Insane time of PDV)
• Stoppage/Restoration

12
Payment Process in Disbursement

Lumpsum Payments 
(CVP, Gratuity)

Generate  Push Payment  Generate Debit 

First Payment
Payment File File for payment scroll

2
Regular  Generate  Push Payment  Generate Debit 
Payment Payment File
Payment File File for payment
File for payment scroll

• System Based changes
y g
• Service Request based changes
• Arrears/Recovery
• First/Regular Pension

13
 Thank You

IT Services
Business Solutions
Consulting