Payments 

We would like to draw your attention to our invoice of …   

As we have not yet received payment, we would be grateful 
 
if you could forward your remittance as soon as possible.  
Should you have already settled the account, please 
 
disregard this reminder. 
We wish to remind you that our invoice number … dated … 
is still outstanding and ask you to give the matter your   
immediate attention.   
Please accept our apologies for the inconvenience caused, 
 
and rest assured you will receive our remittance shortly.   
We found, on checking your invoice number … that our 
 
figures do not tally with yours. 

   

   

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Complaints  

The goods we ordered on…. have not yet arrived.   

Please look into the non‐delivery of ….   

Upon receipt of our order number … we found that …   

We regret to report that our consignment of … was 
 
delivered in an unsatisfactory condition. 

We are not in a position to accept …   

   

   

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Confirming 

This is to confirm …   

We have received …   

We acknowledge receipt of …   

   

Referring to conversations 

As per/following our telephone conversation    

As mentioned in my email of    

With reference to your email on   

   

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Rejecting an offer 

We regret to have to inform you that    

We are not in a position to accept   

   

   

Finishing emails 

Thank you once again for your help   

Thanking you in advance   

Please do not hesitate to contact us if you require any 
 
further information 

We look forward to hearing from you soon.   

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Asking for information 

I am writing to ask for details on    

I was given your name by   

Could you please send   

We would be grateful for   

I would like to enquire if    

   

   

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