CHƯƠNG 2.

HOẠCH ĐỊNH - TỔ CHỨC - NHÂN SỰ - KIỂM TRA

TRONG QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

2.1. Hoạch định (Planning)

2.1.1. Khái niệm
Hoạch định là quá trình xác định mục tiêu của tổ chức và biện pháp để đạt mục
tiêu ấy. Có 2 loại hoạch định: hoạch định chiến lược và hoạch định tác nghiệp. Hoạch
định chiến lược là việc xác định mục tiêu của tổ chức và các biện pháp để đạt được
mục tiêu trong khoảng thời gian nhất định. Về mặt thời gian, hoạch định chiến lược
thường bao gồm công việc trong nhiều năm. Về phạm vi, hoạch định chiến lược
thường bao quát toàn bộ các lĩnh vực công tác của tổ chức. Hoạch định tác nghiệp
là việc xác định các chỉ tiêu, nội dung công tác cụ thể mà tổ chức phải thực hiện
trong quá trình thực hiện hoạch định chiến lược. Hoạch định tác nghiệp còn gọi là
hoạch định ngắn hạn, hoạch định chiến thuật, hoạch định lĩnh vực. Nói một cách
khác, hoạch định tác nghiệp là quá trình đưa ra những quyết định ngắn hạn, cụ thể
để thực hiện hoạch định chiến lược.
2.1.2. Nội dung hoạch định
Theo chức năng, nhiệm vụ được giao, nội dung hoạch định trong quản trị hành chính
Văn phòng bao gồm các công việc chủ yếu dưới đây:
 Xây dựng chương trình công tác thường kỳ của tổ chức.
 Xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Văn phòng.
 Hoạch định các cuộc hội họp, hội thảo, lễ hội của tổ chức và của lãnh đạo tổ
chức.
 Hoạch định các chuyến đi công tác của lãnh đạo tổ chức.
 Hoạch định cơ sở vật chất, phương tiện làm việc của tổ chức.
  Hoạch định tài chính, kinh phí đảm bảo cho tổ chức hoạt động v.v...
2.1.3. Tác dụng của hoạch định trong quản trị văn phòng
 Hoạch định là chức năng đầu tiên giữ vai trò mở đường của hoạt động quản trị
hành chính Văn phòng. Có xác định được mục đích chương trình, kế hoạch mới
có căn cứ để triển khai công việc cụ thể. Các chức năng khác của quản trị hành
chính Văn phòng phải căn cứ vào kết quả của hoạch định để thực hiện.
 Hoạch định có tác dụng làm tăng tính chủ động, giảm tính bị động trong công
tác của Văn phòng nói riêng và của cả tổ chức nói chung.
 Hoạch định là căn cứ để triển khai đồng bộ và có trọng tâm, trọng điểm công
tác của Văn phòng trong thời gian nhất định, tạo sự phối hợp của các đơn vị và
cá nhân trong việc thực hiện công tác Văn phòng.
2.1.4. Phương pháp thực hiện chức năng hoạch định
Về phương pháp chung, công tác hoạch định được tiến hành theo trình tự: Xác
định mục đích, yêu cầu, khảo sát đánh giá tình hình hiện tại, xác định nội dung công
việc, xác định điều kiện thực hiện, tổ chức thực hiện, đánh giá kết quả. Trong việc
xây dựng chương trình, kế hoạch, đề án công tác phải xác định rõ ràng, cụ thể các
nội dung: làm việc gì? Tại sao phải làm? Làm như thế nào? Ai làm? Làm ở đâu? Bao
giờ làm? (What? Why? How? Who? Where? When?).
Để hoạch định có kết quả tốt, cần phải có các công cụ hoạch định, căn cứ các
lĩnh vực hoạt động khác nhau ta có các công cụ hoạch định khác nhau nhưng nhìn
chung hoạch định có các công cụ sau: Lịch làm việc hàng ngày; Lịch công tác tuần;
Chương trình công tác hàng tháng...
2.2. Tổ chức (Organizing)
2.2.1. Khái niệm
Tổ chức là quá trình nghiên cứu, thiết lập một cơ cấu hợp lý, các mối quan hệ giữa
các thành viên trong một tổ chức, thông qua đó cho phép thực hiện mục tiêu của tổ
chức.
2
2.2.2. Tiến trình tổ chức bao gồm các công việc
 Xác định chức năng của tổ chức;
 Xác định các lĩnh vực hoạt động của tổ chức;
 Xác định các nội dung công tác chính ở từng lĩnh vực hoạt động;
 Xác định các cơ cấu của tổ chức;
 Xác định chức năng nhiệm vụ của từng cơ cấu;
 Xác định mối quan hệ giữa các cơ cấu.
2.2.3. Nội dung tổ chức trong quản trị văn phòng
Thành lập đơn vị làm công tác Văn phòng: Khi doanh nghiệp được thành lập,
thông thường đơn vị tổ chức làm công tác Văn phòng được thành lập. Có doanh nghiệp
gọi đơn vị đó là Văn phòng, cũng có tổ chức gọi là phòng Hành chính - Quản trị - Tổ
chức hoặc phòng Hành chính - Tổ chức. Có nhiều tổ chức, do khối lượng công việc
ít, biên chế có hạn, công tác Văn phòng được giao cho một người chuyên trách hoặc
kiêm nhiệm. Chức năng của các nhà quản trị là sau khi có Văn phòng (hoặc phòng
Hành chính - Quản trị) phải tiếp tục nghiên cứu xác định xem trong Văn phòng (hoặc
phòng Hành chính - Quản trị) có cơ cấu tổ chức nào nữa không. Nếu có thì gồm những
đơn vị nào? Tên gọi của các đơn vị đó là gì? Chẳng hạn: “Trong Văn phòng có hoặc
không có các phòng? Nếu có thì đó là các phòng nào?” “Trong phòng Hành chính -
Quản trị có hoặc không có các tổ? Nếu có thì đó là tổ nào?”.
Xác định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và phạm vi hoạt động của đơn vị làm
công tác Văn phòng. Sau khi thiết kế bộ máy, nhà quản trị có trách nhiệm nghiên cứu,
xác định đầy đủ, rõ ràng chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của
cả đơn vị và của từng cơ cấu tổ chức trong đơn vị làm công tác Văn phòng. Kết quả
của việc nghiên cứu được biên tập và ban hành văn bản để làm cơ sở thực hiện trong
quá trình quản trị.
Xác định nhân lực làm công tác Văn phòng. Nhân lực làm công tác Văn phòng
ở đây bao gồm tất cả những người thuộc quyền quản lý và điều hành của thủ trưởng
3
Văn phòng. Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, phạm vi hoạt động của Văn
phòng, nhà quản trị hành chính nghiên cứu, đề nghị cấp có thẩm quyền quyết định các
vấn đề về: Tổng số lao động của Văn phòng là bao nhiêu người, trong đó xác định cụ
thể, hợp lý các chỉ số về lao động thuộc biên chế Nhà nước (doanh nghiệp), lao động
hợp đồng, trình độ văn hoá, trình độ chuyên môn nghiệp vụ, giới tính, độ tuổi v.v...
Phân bổ lao động về các tổ chức của Văn phòng. Trên cơ sở chức năng, nhiệm
vụ của Văn phòng, căn cứ vào tổng số biên chế, trình độ cán bộ và nhu cầu công tác,
nhà quản trị hành chính có trách nhiệm phân bổ nguồn lực được giao vào các vị trí
công tác cho phù hợp.
Nhà quản trị hành chính thực hiện chức năng tổ chức trong quản trị hành chính
Văn phòng phải đảm bảo các yêu cầu: Tổ chức bộ máy gọn nhẹ, xác định chức năng,
nhiệm vụ phân công, phân nhiệm rõ ràng; tránh chồng chéo hoặc bỏ sót việc không
có đơn vị nào, người nào đảm nhận. Phát huy được khả năng của mỗi thành viên và
tạo ra sức mạnh chung của cả Văn phòng. Nhà quản trị hành chính quan tâm đến một
cơ cấu tổ chức hành chính được hoạch định kỹ lưỡng nhằm đạt được các mục tiêu sau
đây:
- Cung cấp các dịch vụ hành chính cho các bộ phận khác của doanh nghiệp một
cách hiệu quả và ít tốn kém nhất.
- Tổ chức lực lượng hành chính sao cho mỗi thành viên hiểu rõ và hiểu đúng
bổn phận của họ.
- Hiểu chính xác vị trí của mình trong doanh nghiệp và hiểu những mối quan
hệ của mình đối với các cấp quản trị cũng như đối với các chức năng khác trong doanh
nghiệp.
- Truyền đạt cho các cấp quản trị thuộc các bộ phận khác hiểu rằng một bộ phận
hành chính văn phòng được tổ chức một cách khoa học có thể phục vụ công ty như
thế nào.

4
 - Giúp đỡ với tính chất cố vấn về những quyết định thực tiễn ảnh hưởng đến
công việc hành chính ở bất cứ nơi nào và ở khắp mọi nơi trong cơ quan.
- Mục đích chính của chức năng tổ chức là phối hợp các yếu tố liên hệ (con
người, phương pháp, dụng cụ, máy móc…) nhằm thực hiện một công việc nào đó có
hiệu quả nhất.
2.2.4. Các yêu cầu của chức năng tổ chức
Tổ chức bộ máy gọn nhẹ, xác định chức năng, nhiệm vụ phân công, phân nhiệm rõ
ràng; tránh chồng chéo hoặc bỏ sót việc không có đơn vị nào, người nào đảm nhận.
2.2.5. Tầm quan trọng của tổ chức trong quản trị văn phòng
- Giúp nhà quản trị hình thành cơ cấu tổ chức hợp lý để các cơ chế vận hành
thông suốt đảm bảo cho việc thực hiện mục tiêu.
- Thiết lập được cơ cấu tổ chức hợp lý tạo điều kiện để nhà quản trị tác động có
hiệu quả đến các hoạt động của cơ quan để nâng cao hiệu suất.
- Tạo điều kiện sử dụng tốt nhất các nguồn nhân lực
Bố trí cơ cấu hợp lý tạo điều kiện thuận lợi để ứng dụng khoa học, kỹ thuật
công nghệ tiên tiến vào sản xuất kinh doanh tạo điều kiện nâng cao năng suất, chất
lượng và hiệu quả công việc.
2.2.6. Hình thức tổ chức bộ máy hành chính văn phòng
Có hai hình thức tổ chức: tập trung vào một địa bàn và tập trung theo chức năng.
a. Tập trung vào một địa bàn: nghĩa là mọi hoạt động hồ sơ văn thư đều phải tập
trung tại một địa điểm duy nhất NHÀ
dưới quyền
QTHCquản trị của nhà quản trị hành chính:
VP

5
 Mọi công việc hành chính cho các bộ phận
A,B,C…

Hình 2.1: Tập trung theo địa bàn

Ưu điểm: dễ huy động nhân sự, dễ kiểm tra, dễ đào tạo huấn luyện, dễ sử dụng trang
thiết bị, dễ nghiên cứu cải tiến thủ tục.
Nhược điểm: khó chuyên môn hoá, công việc thiếu chính xác, thiếu quan tâm đến
tầm quan trọng của từng loại công việc và trì trệ do chuyển giao công việc. Vì vậy
chỉ nên áp dụng hình thức này với các doanh nghiệp nhỏ hoặc cá thể.
b. Tập trung theo chức năng: nghĩa là các hoạt động hành chính vẫn đặt tại địa điểm
của các bộ phận chuyên môn của nó nhưng phải đặt dưới quyền phối hợp, tiêu chuẩn
hoá và giám sát của nhà quản trị hành chính.

Bộ phận A
Công việc HC

Bộ phận B
Nhà QTHCVP Công việc HC

Bộ phận C
Công việc HC

Hình 2.2. Tập trung theo chức năng

6
Ưu điểm: có thể thu hút được nhiều chuyên viên vào công tác quản lý. Các chuyên
viên này sẽ tham mưu (cố vấn) cho nhà quản trị hành chính về các hoạt động HCVP
cho từng bộ phận chuyên môn.
Nhược điểm: hình thức này nếu không khéo áp dụng sẽ vi phạm chế độ một thủ
trưởng nghĩa là lấn quyền các cấp quản trị chuyên môn.
2.3. Quản trị nhân lực
2.3.1 Khái niệm
Quản trị nhân lực trong quản trị hành chính Văn phòng là hoạt động của nhà
quản trị đối với lực lượng lao động thuộc Văn phòng cơ quan.
Phát triển nguồn nhân lực: là những hoạt động nhằm hỗ trợ, giúp cho các thành
viên, các bộ phận và toàn bộ, cơ quan, tổ chức hoạt động hiệu quả hơn.
Đãi ngộ vật chất và phi vật chất: Đãi ngộ vật chất đem lại cho nhân viên những
phần thưởng tương ứng, thích hợp và những đóng góp của họ vào quá trình thực hiện
mục tiêu của tổ chức.
2.3.2. Chức năng quản trị nguồn nhân lực
- Lương: là những khoản tiền mà người nhân viên nhận được do hoàn thành các
nhiệm vụ được giao.
- Thưởng bằng vật chất: là những phần thưởng bằng tiền hay hiện vật dành cho
nhân viên như lương trong những ngày lễ, nghỉ ốm nghỉ phép...
- Đãi ngộ phi vật chất: là những phần thưởng không bằng tiền như sự thích thú
khi hoàn thành công việc, hoặc môi trường làm việc an toàn và hài lòng.
- Tương quan nhân sự: là những hoạt động nhằm thiết lập những mối quan hệ
bền vững giữa cơ quan và người lao động.
- Động viên, quản lý nhân viên
2.3.3. Nội dung quản trị nhân lực trong văn phòng
- Hoạch định nguồn nhân lực: Đánh giá tình hình nhân lực hiện tại, dự báo nhu
cầu nhân lực trong tương lai.
7
 - Tuyển dụng nhân sự: Tìm kiếm, thi tuyển nhân lực vào các vị trí công tác còn
thiếu người đảm nhiệm. Thực hiện các biện pháp hỗ trợ trong khi chưa tuyển được
người mới.
- Sử dụng nhân lực: Nghiên cứu và phân công nhiệm vụ, đánh giá thành tích,
đãi ngộ đối với con người thuộc tổ chức.
- Phát triển nguồn nhân lực: Đào tạo đội ngũ cán bộ hiện có nhằm nâng cao khả
năng lao động, đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ mới của Văn phòng.
Quản trị nhân lực là chức năng có tầm quan trọng đặc biệt của quản trị hành
chính Văn phòng, vì tập thể con người của Văn phòng là lực lượng quyết định nhất
sự thành công hay thất bại của công tác Văn phòng. Lực lượng lao động trong Văn
phòng muốn phát huy được sức mạnh nhất thiết phải thông qua vai trò của nhà quản
trị hành chính văn phòng. Một nhà quản trị học Xin - ga - po cho rằng: Điều quyết
định cho sự tồn tại và phát triển của công tác là những con người mà Công ty đang
có. Đó phải là những con người có học vấn cao, được đào tạo tốt, có đạo đức, có văn
hoá và biết cách làm việc có hiệu quả.
Ngày nay, nhiều tổ chức, sử dụng các chỉ số về lòng trung thành của nhân
viên sẽ giúp nhà quản trị hành chính văn phòng định lượng tỷ lệ nhân viên nghỉ việc,
thời gian làm việc trung bình của nhân viên và giá trị của các nhân viên hiện tại. Các
chỉ số về đào tạo và phát triển giúp đo lường thời gian và chi phí đầu tư cho các hoạt
động đào tạo và hiệu quả của các hoạt động này đối với việc thực hiện các mục tiêu
của nhân viên văn phòng. Bốn nhóm chỉ số trên được CoreCentive liệt kê thành 13
chỉ số dưới đây.
1. Tỷ lệ nhân viên vắng mặt. Chỉ số này cho biết số ngày nhân viên không đi làm và
có thể được xem là một thước đo đánh giá sự thỏa mãn của nhân viên trong công
việc. Công thức tính: Số ngày vắng mặt trong tháng của nhân viên / (Số nhân viên
trung bình trong tháng x Số ngày làm việc trung bình của tháng).

8
2. Chi phí phúc lợi. Giúp xác định chi phí các gói phúc lợi đầu tư cho nhân viên.
Công thức tính: Tổng chi phí phúc lợi cho nhân viên / Tổng số nhân viên.
3. Tỷ lệ phúc lợi trên lương. Xác định tỷ lệ phần trăm của chi phí phúc lợi so với chi
phí lương. Tỷ lệ này cách tính như sau: Chi phí phúc lợi hằng năm / Chi phí lương
hằng năm.
4. Chi phí cho một nhân viên mới. Xác định chi phí đầu tư cho một nhân viên mới.
Cách tính: Chi phí tuyển dụng / (Chi phí đền bù + Chi phí phúc lợi).
5. Tỷ lệ mục tiêu được hoàn thành. Là tỷ lệ phần trăm giữa số lượng các mục tiêu về
kết quả làm việc (performance goals) đã đạt được và tổng số các mục tiêu về kết quả
làm việc.
6. Hiệu suất đầu tư (ROI). Đánh giá hiệu quả đầu tư cho từng nhân viên. Cách tính:
(Tổng phúc lợi – Tổng chi phí) x 100.
7. Doanh thu tạo ra từ mỗi nhân viên. Đo lường khả năng tạo ra doanh thu cho công
ty từ mỗi nhân viên. Công thức tính: Doanh thu / Tổng số nhân viên.
8. Mức độ thỏa mãn của nhân viên. Được thực hiện qua các cuộc khảo sát với các
chỉ tiêu được lượng hóa cụ thể.
9. Thời gian làm việc trung bình. Đo lường thời gian trung bình một nhân viên gắn
bó với doanh nghiệp, được tính bằng số năm làm việc trung bình của tất cả các nhân
viên.
10. Thời gian tuyển dụng. Cách tính như sau: Tổng số ngày cần thiết để lấp đầy một
chỗ trống nhân sự / Số nhân viên được tuyển dụng.
11. Thời gian đào tạo phát triển. Thường được tính bằng tổng số giờ đào tạo chia
tổng số nhân viên, giúp doanh nghiệp quản lý tốt hơn các chi phí đào tạo và phát
triển nhân lực.
12. Tỷ lệ nhân viên nghỉ việc. Công thức tính: Tổng số nhân viên thôi việc trong một
năm / Số nhân viên làm việc thực tế trung bình trong năm.

9
13. Chi phí do nhân viên nghỉ việc. Định lượng chi phí mà doanh nghiệp đã mất đi
khi một nhân viên nghỉ việc. Chi phí thay thế, tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới
cũng được cộng vào đây.
2.4. Kiểm tra (Controlling)
2.4.1. Khái niệm
Kiểm tra trong quản trị hành chính văn phòng là những hoạt động có nội dung so
sánh, đối chiếu giữa hiện trạng Văn phòng với các căn cứ kiểm tra nhằm xác định
kết quả và uốn nắn những sai lệch so với mục tiêu đã đề ra.
2.4.2. Tác dụng của kiểm tra trong quản trị hành chính văn phòng
Mục đích của kiểm tra:
 Đảm bảo tính đúng đắn của các quyết định quản trị
 Phát hiện các sai lệnh có thể có giữa thực tiễn với hoạch định
 Bảo đảm cho các hoạt động của tổ chức không đi chệnh hướng mục tiêu đã định
 Bảo đảm cho các nguồn lực của tổ chức được sử dụng hợp lý và hữu ích.
 Xác định và dự đoán những chiều hướng thay đổi có thể diễn ra để điều chỉnh
kịp thời các chiến lược, chính sách của cơ quan cho phù hợp, thích nghi với môi
trường và xã hội.
 Phát hiện kịp thời sai lầm, thiếu sót để hạn chế thấp nhất những rủi ro có thể xảy
ra
Kiểm tra là chức năng quan trọng của nhà quản trị. Chức năng kiểm tra gắn liền
với các chức năng khác của quản trị như: Hoạch định, Tổ chức, Quản trị nguồn nhân
lực. Thông qua kiểm tra, đánh giá tình hình của Văn phòng, uốn nắn sai lệch để tiếp
tục nâng chất lượng công tác Văn phòng lên bước cao hơn. Như vậy kiểm tra là để
thực hiện mục tiêu, chương trình kế hoạch. Kiểm tra để uốn nắn. Kiểm tra để phát
triển.

10
2.4.3. Tiến trình kiểm tra
Tiền trình kiểm soát cơ bản, dù ở nơi nào và dù nó kiểm soát cái gì cũng gồm 3 bước:
Thiết lập các tiêu chuẩn; Đo lường công việc; Sửa chữa những sai lệch.
a. Thiết lập các tiêu chuẩn
Tiêu chuẩn là những mốc để mà người ta dựa vào đó để đo lường các thành
quả. Những tiêu chuẩn này thường được trình bày bằng những đơn vị rõ rệt nhưng
điều này không nhất thiết phải như vậy. Ví dụ một công ty có mục tiêu là làm cho
các quản đốc có một lòng trung thành và tinh thần cao hay lập một chương trình giao
tế nhân sự... Những mục tiêu khó có thể diễn đạt bằng số nhưng người ta có cách để
xác định xem một hành động có đi theo đúng hướng đó hoặc đi sai dựa vào những
kỹ thuật mới để đo những yếu tố trừu tượng như quan điểm của khách hàng, quan
điểm của công nhân, quan điểm của quần chúng ...
b. Đo lường công việc
Nếu ta ấn định tiêu chuẩn một cách thích hợp và nếu có phương tiện để nhận
định xem thực sự cấp dưới đang làm gì thì việc đánh giá phẩm chất công việc tương
đối dễ dàng. Nhưng có nhiều công việc rất khó có thể sử dụng những tiêu chuẩn thích
đáng, và có nhiều công việc khó có thể đo lường được. Trong những loại công việc
ít kỹ thuật, chẳng những khó có thể thiết lập các tiêu chuẩn, mà việc đánh giá công
việc cũng cực kỳ khó khăn. Ví dụ muốn kiểm soát công việc của một Giám đốc về
giao tế thì không phải là một công việc dễ dàng vì người ta không thể ấn định được
những tiêu chuẩn rõ ràng hoặc không thể đo lường công việc một cách chính xác.
Cấp trên của vị giám đốc này chỉ có thể dựa vào những tiêu chuẩn mơ hồ như lòng
hăng hái và trung thành của cấp dưới, sự ngưỡng mộ rõ rệt của các đồng nghiệp trong
công ty...
c. Sửa chữa những sai lệch
Nếu những tiêu chuẩn được đặt ra để phản ánh những cơ cấu tổ chức và nếu
công việc được đo lường dựa trên những tiêu chuẩn này, thì sự sửa chữa những sai
11
lệch được đẩy mạnh, bởi vì nhà quản trị hành chính biết được đích xác cần phải áp
dụng những biện pháp sửa chữa ở đâu?
Sự sửa chữa những sai lầm trong công việc là điểm gặp gỡ những nhiệm vụ
kiểm soát và các nhiệm vụ quản trị khác: các nhà quản trị có thể sửa chữa bằng cách
phác họa lại kế hoạch hay bằng cách thay đổi mục tiêu, bằng cách tăng thêm nhân
viên, lựa chọn tốt hơn và huấn luyện tốt hơn cho nhân viên cấp dưới, hoặc có thể sửa
chữa bằng cách điều khiển tốt hơn - giải thích một công việc kỹ hơn hoặc lãnh đạo
mạnh mẽ hơn.
Người ta có thể cho rằng những sự sai lệch không phải là một biện pháp trong
tiến trình kiểm soát mà chỉ là điểm gặp nhau trong các chức năng quản trị khác. Dĩ
nhiên, kiểm soát không chỉ là đo lường công việc đối chiếu với tiêu chuẩn mà không
có biện pháp gì trong công việc sai sót. Sự trùng hợp của chức kiểm soát với các
chứng năng khác chỉ chứng tỏ sự thống nhất của công việc của các nhà quản trị.
2.4.4. Nguyên tắc kiểm tra
Để có một hoạt động kiểm tra hợp lý, người lãnh đạo thường căn cứ vào một số
nguyên tắc sau:
- Người lãnh đạo giáo dục tập thể của mình biết tự nhận xét đánh giá và tận
dụng những tiềm lực sáng tạo của tập thể để kiểm tra sự phát triển trong phạm vi
trách nhiệm
- Cùng với việc kiểm tra, người lãnh đạo không chờ cho tới khi thời hạn thực
hiện nhiệm vụ sắp kết thúc, mà tiến hành những đợt kiểm tra giữa chừng bằng những
hình thức thích hợp ví dụ bằng những cuộc trao đổi lại và góp ý, bằng báo cáo miệng
hoặc yêu cầu phải làm báo cáo viết từng đợt đối với những nhiệm vụ quan trọng.
Người lãnh đạo kiểm tra các kế hoạch công tác cá nhân của nhân viên thuộc quyền
bằng các hình thức khác nhau thông qua trao đổi bàn bạc tập thể, trao đổi kinh nghiệm
góp ý của tập thể.

12
 - Người lãnh đạo yêu cầu báo cáo định kỳ về những nhiệm vụ đã giao trên cơ
sở các nhiệm vụ chức năng, các kế hoạch công tác và báo cáo viết.
2.4.5. Các trường hợp kiểm tra
Như chúng ta đã trình bày ở chương 1, chức năng của quản trị hành chính văn
phòng là xử lý thông tin do đó vấn đề đặt ra là nội dung kiểm soát phải phù hợp. Nội
dung của công việc kiểm soát các công việc hành chính văn phòng bao gồm các vấn
đề sau:
 Kiểm soát chất lượng xử lý thông tin
 Kiểm soát tài chính văn phòng
 Kiểm tra sự chuyên cần của nhân viên
 Kiểm tra công việc làm của nhân viên
 Kiểm tra sự thích thú của nhân viên trong việc làm
 Kiểm tra về khả năng chuyên môn hoặc kiến thức.
2.4.5.1. Kiểm soát chất lượng xử lý thông tin
a. Thông tin cần phải thu thập đầy đủ
Đối với các công việc hành chính văn phòng việc xác định cho rõ thế nào là
thu thập thập thông tin đầy đủ là vấn đề không phải đơn giản như một số bộ phận
khác (kế toán, tài chánh...) vì điều đó đã qui định cụ thể rồi. Do đó, lúc giao việc, nhà
quản trị hành chính văn phòng phải cùng nhân viên trao đổi xác định cho rõ những
thông tin cần thiết và quan trọng. Ví dụ: khi một thư ký được phân công ghi nhận
một biên bản cuộc họp, có cần ghi ý kiến từng người phát biểu không? ghi nhanh hay
ghi tóm tắt ... Nếu giao không rõ thì nhân viên thư ký hoặc phải hỏi lại hoặc phải
phải làm theo ý riêng của mình.
Cần lưu ý đến các thông tin thường bị bỏ quên, như các bản tin nhắn qua điện
thoại hay các bản ghi khi khách đến làm việc .
Một khi công việc đã làm xong, điều đáng ghi nhớ là nhà quản trị hành chính
văn phòng phải xem duyệt lại và ký tên
13
b. Sự lựa chọn thông tin
Nhà quản trị hành chính văn phòng phải xác định cho được các tiêu chuẩn
chọn lựa để nhân viên thư ký có thể áp dụng ở mức độ nào? (ít chủ động hay chủ
động). Từ ví dụ trên, giả sử nhân viên thư ký được giao nhiệm vụ ghi biên bản cuộc
họp một cách tốc ký, nhưng trong biên bản tốc ký vẫn có những câu, những từ, những
đoạn không cần thiết cho vào biên bản thì bỏ đi.
Sự chọn lựa này càng đòi hỏi nhà quản trị hành chính văn phòng chỉ đạo và
kiểm soát chặt chẽ khi làm các báo cáo cuối tháng, hay định kỳ, các thông tin này
phải được chọn lọc. Cần lưu ý rằng khi báo cáo lên cấp trên thì các thông tin này phải
được tổng hợp ở mức cần thiết nhất.
Sự lựa chọn bao gồm cả cách làm như thế nào, trình bày như thế nào (dùng
biểu bản hay đồ thị).
Công việc này, ban đầu nhà quản trị hành chính văn phòng phải chỉ dẫn và
kiểm tra chặt chẽ để nhân viên thư ký làm quen và về sau sẽ giảm dần đi một khi thư
ký đã quen công việc.
c. Sự chính xác, nhanh chóng, kịp thời
Trong việc xử lý thông tin phải bảo đảm sự chính xác, nhanh chóng kịp thời
tức là không để sai sót xảy ra, cũng không phải mọi thông tin đều phải yêu cầu xử lý
ngay thật nhanh chóng mà phải biết lên lịch ưu tiên 1 cho những thông tin tài liệu mà
cấp trên yêu cầu lấy gấp. Ví dụ các chi tiết ghi trong thư mời họp (ngày, giờ, địa
chỉ...) phải bảo đảm chính xác vì nếu ta đã gởi đi cho hàng trăm người, hàng trăm địa
chỉ, nếu có sai sót, thì công sức bỏ ra để sửa chữa những sai sót đó không nhỏ hơn
nữa còn ảnh hưởng đến vấn đề uy tín của công ty.
Thường thì một thư ký có kinh nghiệm, có kỹ năng nghiệp vụ, vấn đề sai sót
này hiếm khi xảy ra tuy nhiên nhà quản trị hành chánh văn phòng phải rà soát lại cho
kỹ, có khi phải rà soát nhiều lần nếu cần thiết.
Cần phải lưu ý rằng vấn đề sai sót thường xảy ra là do các nguyên nhân sau:
14
  Thiết bị quá cũ, không đạt độ chính xác qui định
 Tuyển chọn nhân viên không kỹ, chưa được đào tạo huấn luyện tốt
 Nhân viên không tuân theo các chỉ dẫn qui định
 Môi trường nơi làm việc
 Phân công giao việc không rõ ràng.
d. Hình thức trình bày
Hình thức trình bày phải phù hợp với mục đích và nội dung. Có những trường
hợp văn thư, tài liệu không cần phải trình bày cho đẹp, bởi lẽ nếu làm như vậy sẽ tốn
công tốn của hơn.
Thông thường các văn thư, tài liệu trong nội bộ không cần phải trình bày cho
thật đẹp. Cũng có thể dùng các mẫu in sẵn, chỉ cần điền vào. Nhưng cần lưu ý rằng
khi văn thư, hay tài liệu cần gởi ra ngoài cần phải trình bày thật chuẩn, thật đẹp ...,
vì nó thể hiện bộ mặt của công ty, tạo ra mối thiện cảm trong giao dịch bên ngoài
Một điểm cần lưu ý nữa, đó là cách trình bày không những tùy thuộc vào kỹ
năng và kiến thức của người thư ký mà còn tùy thuộc nhiều vào môi trường làm việc
và các thiết bị làm việc.
Ví dụ: Máy photocopy quá cũ kỹ hay một máy in 24 kim không thể nào tạo ra một
bản tài liệu có độ mịn cao, nét chữ sắc như là máy photocopy mới hay là may in
lazer.
2.4.5.2. Kiểm soát tài chính văn phòng
a. Kiểm soát việc quản lý tiền mặt tại văn phòng
Trong văn phòng thường phải có một quỹ tiền mặt để sử dụng vào các khoản
chi nhỏ hay đột xuất. Mỗi khoản chi ra đều phải có chứng từ, có chữ ký của người
nhận tiền và phải được ghi vào sổ tiền mặt của văn phòng. Rồi cứ đến định kỳ các
chứng từ được tập hợp lại cùng với tổng cộng các khoản chi được nộp cho thủ quỹ
hay cho phòng tài vụ và văn phòng nhận lại đủ số tiền chi ra đó để số tiền mặt dành
cho văn phòng lại đạt mức qui định ban đầu. Cũng có khi các khoản chi cần nhiều,
15
chưa hết định kỳ mà quỹ tiền mặt đã gần hết, thì cũng phải làm bảng tổng kết kèm
theo các chứng từ đưa lên phòng tài vụ để bù đắp vào số tiền mặt đó.
Nhà quản trị hành chính văn phòng phải là người chịu trách nhiệm quyết định
các khoản chi, bảo đảm cho mọi khoản chi đều có chứng từ xuất tiền mặt.
b. Kiểm soát ngân quỹ văn phòng
Dự trù ngân quỹ văn phòng là một công việc mà nhà quản trị hành chính văn
phòng cần nắm vững để lên kế hoạch mọi khoản chi cho hoạt động văn phòng. Do
đó vấn đề kiểm tra ngân quỹ văn phòng bao gồm các bước sau:
- So sánh liên tục các dự toán chi phí với thực chi trên từng lãnh vực
- Đánh giá mức độ chênh lệch, nếu có, giữa dự toán với thực chi
- Nếu có chênh lệch thì phải phân tích tìm cho ra nguyên nhân vì sao
- Có biện pháp thích hợp để cho dự toán chi phí và thực chi ăn khớp nhau trong
thời gian tới.
2.4.5.3. Kiểm tra sự chuyên cần của nhân viên
Cấp lãnh đạo phải là người biết rõ về trình trạng đó, phải lập một bảng chấm
công, trong tháng nghỉ bao nhiêu ngày vì lý do gì? Có chính đáng hay không?
2.4.5.4. Kiểm tra công việc làm của nhân viên
Thường kiểm tra công việc làm của nhân viên qua các mặt:
a. Kiểm tra chất lượng công tác
Việc kiểm tra chất lượng công việc văn phòng có thể là khó, thường phải phân
biệt công việc đó ra thành từng loại như:
- Công việc soạn thảo công văn.
- Công việc sắp xếp tài liệu.
b. Kiểm tra số lượng công tác
Quan trọng hơn cả là việc kiểm tra số lượng công tác, cho ta biết khối lượng
công việc đã được thực hiện, tình trạng công việc đã tiến hành đến đâu so với kế
hoạch.
16
 Người ta nhận thấy năng suất trong một văn phòng bị giảm sút là do một số
nguyên nhân mà nguyên nhân chính là sự phí phạm thời gian một cách vô ích vì
những nguyên nhân chủ yếu sau:
- Do nhân viên: đây là một nguyên chính và dễ sửa đổi, đó là sự đi trễ, sự di
chuyển vô ích, thời gian nghỉ ngơi.
- Đi trễ là một điều quan hệ, họ có thể kiểm tra bằng tiếng chuông báo giờ làm
và giờ về, dùng đồng hồ bấm giờ xem nhân viên đi trễ về sớm mấy phút, vấn đề này
đặt ra nếu muốn quản lý khoa học, tuy nhiên mọi người không lưu ý mấy vì người ta
thường cho việc đi trễ 10,15 phút là không có nghĩa lý gì, nhưng nếu tổng cộng trong
một tháng chẳng hạn thì là một thời gian đáng kể.
- Di chuyển vô ích của nhân viên: Trong văn phòng, vấn đề này thường không
được chú ý tới nhưng là một vấn đề cần được quan tâm. Bạn thử tính, nếu bố trí văn
phòng, bàn ghế không hợp lý, một nhân viên văn phòng hàng ngày phải soạn thảo
các công văn, trình cấp trên duyệt, đánh máy, trình cấp trên ký, đóng dấu, nghe điện
thoại, tiếp khách vv... bao nhiêu công việc ấy sẽ làm mỏi mệt làm giảm năng suất
công tác. Do đó, trong văn phòng nên bố trí sự di chuyển cho hợp lý.
2.5. Những công cụ kiểm tra
Cấp lãnh đạo giảm nhẹ hoạt động kiểm tra bằng cách sử dụng các công cụ kiểm tra
thích hợp như:
- Các sơ đồ mạng lưới GANNT, PERT, những biểu đồ điều hòa, các biểu đồ
chu trình vv... cho phép người lãnh đạo thường xuyên nhìn bao quát được diễn biến
của các quá trình quản lý nhất định, công tác thực hiện của từng người, từng nhóm
người
- Kiểm tra kế hoạch thường xuyên qua sổ tay công tác cá nhân để biết và tình
hình thực hiện kế hoạch của từng người
- Lịch thời hạn trong đó ghi chú tất cả những thời hạn quan trọng đối với công
tác cá nhân của từng người
17
 - Để tổ chức kiểm tra hoạt động cá nhân của họ một cách có hệ thống và có kế
hoạch, người lãnh đạo đề ra một kế hoạch kiểm tra. Với kế hoạch đó họ kiểm tra
được chắc chắn tất cả các nhiệm vụ chủ yếu.
2.6. Các phương pháp kiểm soát công việc hành chánh văn phòng
2.6.1 Lên lịch công tác văn phòng
Dự báo được công việc sắp tới: để có thể dự báo được công việc của văn
phòng sắp đến, nhà quản trị hành chính văn phòng phải nắm vững được mỗi công
việc cần phải mất bao nhiêu thời gian, sắp tới luồng công việc của văn phòng sẽ ra
sao, thời gian nào sẽ xuất hiện và hoàn thành?
Trong thực tế, nhiều luồng công việc đến văn phòng thường ở ngoài tầm kiểm
soát của các nhà quản trị hành chính văn phòng nên cần phải định hướng cho rõ ràng.
Nếu thực tế thay đổi thì phải điều chỉnh ngay định hướng và lên lịch công việc đồng
thời phải cập nhật hóa các trang thiết bị cần thiết.
Căn cứ vào dự báo lịch làm việc mà nhà quản trị hành chính văn phòng có cơ
sở để xây dựng dự toán ngân quỹ cho văn phòng.
Lên lịch công việc ngắn hạn: Căn cứ vào các lịch công tác cả năm mà chia
nhỏ ra lập lịch hàng tháng, hàng tuần. Lịch tuần cho từng công việc phải kèm theo
thời hạn hoàn thành. Một khi đã có lịch tuần thì phải điều hành công việc theo lịch,
không được tùy tiện.
2.6.2 Phương pháp kiểm tra yểm trợ
a. Phương pháp kiểm tra
Công tác kiểm tra muốn đạt kết quả phải có “Thước đo” để làm chuẩn mực.
“Thước đo” đó chính là các chỉ tiêu, các quy trình, quy phạm, tiêu chuẩn, định mức
của Nhà nước nói chung, của ngành có liên quan và của cơ quan, của Văn phòng đã
đề ra. Trên cơ sở quy định đó, so sánh hiện trạng công việc của Văn phòng với chuẩn
mực. Đánh giá kết quả đạt được ở từng công việc, từng cá nhân, đơn vị và của cả
Văn phòng.
18
 Trước đây và cho đến nay, đa số các văn phòng vẫn dùng phương pháp kiểm
tra đánh giá tức là đánh giá về mặt giá trị đối với các công việc. Thường thì kiểu
đánh giá này nhất là khi nhà quản trị chỉ ra các sai sót, yếu kém của nhân viên thì
nhân viên khó tiếp thu có khi họ lại phản ứng lại, ít nhiều cũng biểu hiện thái độ
không đồng tình với đánh giá đó. Nhìn chung là vì họ lo sợ cho tương lai nghề nghiệp
của họ, nhưng cũng có thể do một nguyên nhân nào đó mà họ chấp nhận và cố điều
chỉnh công việc theo những đánh giá đó.
Do đó, xét về hiệu quả kiểm tra kết quả là tích cực, nhưng có thể nói được gì
trong quan hệ giao tiếp ứng xử. Chính vì vậy, trong những năm gần đây người ta đã
dùng một phương pháp mới đó là phương pháp kiểm tra yểm trợ nhằm mục tiêu nâng
cao hiệu quả công tác của nhân viên bằng một cách tiếp cận không mang tính chất
đe dọa mà trái lại mang tính chất yểm trợ. Nó yểm trợ cho nhân viên tự ý thức về các
yếu kém của mình và phát triển cả một kế hoạch để nâng cao hiệu năng công tác.
Cách làm tốt nhất là thông qua việc góp ý một cách xây dựng kết hợp với sự động
viên và yểm trợ cho nhân viên mà người nhân viên sẽ làm tốt hơn công việc được
giao. Muốn làm được điều này thì các nhà quản trị hành chính văn phòng cần nắm
vững các vấn đề sau:
Gặp gỡ nhân viên và trao đổi về công việc đối với họ:
- Giúp họ lên kế hoạch cải tiến công việc;
- Theo sát chỉ ra chỗ tiến bộ, chỗ cần phải phấn đấu;
- Không dùng chung một công thức mà phải thích nghi phương pháp với từng
người. Trước hết, là tạo được mối quan hệ tin nhau, thân mật với nhau, đồng cảm với
nhau;
- Tự mình phải có kế hoạch kiểm soát phù hợp.
Tổ chức nghiên cứu về các công việc văn phòng
Việc tổ chức nghiên cứu về các công việc văn phòng nhằm đạt được các mục
đích sau đây:
19
- Tìm ra được các thao tác, cách thức làm việc hiệu quả hơn;
- Tìm cách đơn giản hóa công việc văn phòng;
- Hạn chế được các sai sót thường xảy ra;
- Tìm kiếm các sáng tạo mới đối với công việc văn phòng;
- Giảm chi phí hoạt động văn phòng.

20
 Tóm tắt
Những chức năng trên đây là phổ biến đối với mọi nhà quản trị, dù là Tổng Giám
Đốc của một công ty lớn hay chỉ là quản đốc của một xưởng trong xí nghiệp. Dĩ
nhiên phổ biến không có nghĩa là đồng nhất. Vì mỗi tổ chức đều có đặc điểm về môi
trường, xã hội, ngành nghề, qui trình công nghệ riêng, nên các hoạt động quản trị
cũng có những hoạt động khác nhau. Nhưng những cái khác nhau đó chỉ là khác nhau
về mức độ phức tạp, phương pháp thực hiện, chứ không khác nhau về bản chất.
Nội dung cốt lõi của sự điều hành này là tiếp cận công việc văn phòng theo
quan điểm coi văn phòng là một hệ thống xã hội, kết hợp năng lực hoàn thành công
việc, xây dựng tập thể văn phòng vững mạnh với sự hoàn thiện nhân cách và đẩy
mạnh quan hệ giao tiếp ứng xử.

CÂU HỎI ÔN TẬP VÀ THẢO LUẬN

1. Làm thế nào để hoạch định công việc văn phòng một cách có hiệu quả.
2. Vấn đề quyền hành và trách nhiệm của các cấp quản trị có nên được qui định
chặt chẽ và rõ ràng bằng văn bản hay không.
3. Trình bày các biện pháp để có thể tuyển chọn nhân viên. Nếu bạn là người
quản trị bạn thích nhất là biện pháp nào? Nếu bạn là người đi xin việc bạn
thích nhất là biện pháp nào? Giải thích lý do.
4. Trình bày những khó khăn trong việc điều hành phân công công tác văn phòng.
5. Những yếu tố chủ yếu khi chọn nhân viên văn phòng để giao việc.
6. Nội dung của công tác kiểm tra trong hành chính văn phòng. Làm thế nào để
kiểm tra công việc văn phòng một cách có hiệu quả và hạn chế hay loại bỏ
được các sai sót.

21