BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI

TRƯỜNG ĐH GIAO THÔNG VẬN TẢI TP.HỒ CHÍ MINH

TÀI LIỆU
HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

Chức năng
QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG KHOA
HỌC VÀ CÔNG NGHỆ

Tp. Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2021

 MỤC LỤC
Giới thiệu chung ......................................................................................................................... 2

1. Đăng nhập và Quản lý Lý lịch khoa học ..................................................................................................3

1.1. Đăng nhập Hệ thống .................................................................................................................................3

1.2. Cập nhật Lý lịch khoa học ......................................................................................................................3

1.2.1. Cập nhật thông tin cá nhân .....................................................................................................................3

1.2.2. Cập nhật thông tin quá trình đào tạo ....................................................................................................6

1.2.3. Cập nhật thông tin quá trình công tác ................................................................................................ 10

1.2.4. Cập nhật thông tin lĩnh vực chuyên môn và hướng nghiên cứu ..................................................... 12

1.2.5. Cập nhật thông tin khác ........................................................................................................................ 14

1.3. Xuất Lý lịch khoa học ............................................................................................................................ 18

2. Các chức năng Quản lý công trình KHCN ......................................................................................... 19

2.1. Kê khai Bài báo KHCN ......................................................................................................................... 19

2.2. Kê khai tài sản trí tuệ KHCN ............................................................................................................... 25

2.3. Kê khai giải thưởng khoa học công nghệ ............................................................................................ 30

2.4. Kê khai hợp đồng tư vấn/chuyển giao công nghệ .............................................................................. 36

2.5. Kê khai Sách, giáo trình, tài liệu tham khảo ...................................................................................... 42

2.6. Kê khai đề tài/dự án KHCN .................................................................................................................. 48

2.7. Xem thống kê khối lượng KHCN ......................................................................................................... 55

i
 Giới thiệu chung

Quản lý hoạt động Khoa học và Công nghệ (KHCN) là một chức năng nằm
trong hệ thống Hành chính điện tử của Nhà trường. Là nơi quản lý tập trung, theo
dõi hoạt động KHCN của toàn Trường đối với Phòng Khoa học và Hợp tác Quốc tế
(P.KH&HTQT) đồng thời giúp các nhóm nghiên cứu, giảng viên, CB-CNV (sau
đây gọi là người dùng) có thể Quản lý hoạt động KHCN của mình. Chức năng Quản
lý hoạt động KHCN có nhiều chức năng con hỗ trợ người dùng như: Quản lý Lý
lịch khoa học GV; Quản lý, Kê khai, theo dõi, quản lý các đề tài, bài báo, giải thưởng
hoặc các hoạt động KHCN chuyển giao công nghệ khác đã hoàn thành lên hệ thống
hoặc theo dõi quá trình kiểm duyệt từ đơn vị quản lý và phòng P.KH&HTQT đối
với các hoạt động đang thực hiện.

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Chức năng Quản lý KHCN hỗ trợ người dùng sử
dụng các chức năng trên hệ thống. Bao gồm 2 phần chính:

- Đăng nhập và Quản lý Lý lịch khoa học

- Các chức năng Quản lý công trình KHCN

Trân trọng.
1. Đăng nhập và Quản lý Lý lịch khoa học

1.1. Đăng nhập Hệ thống

Các bước thực hiện:

Bước 1: Người dùng truy cập theo đường dẫn:https://gv1.ut.edu.vn/

Bước 2: Người dùng nhập tài khoản GV để đăng nhập vào hệ thống

Bước 3: Chọn để tiến hành đăng nhập.

Hình minh họa màn hình Đăng nhập

 Lưu ý: các thao tác đối với tài khoản như đổi mật khẩu, thay đổi thông tin
người dùng, giao diện sử dụng người dùng tham khảo thêm tại HDSD Phần
mềm Hành chính điện tử.

1.2. Cập nhật Lý lịch khoa học

1.2.1. Cập nhật thông tin cá nhân

Chức năng: cập nhật thông tin cá nhân trong trường hợp thiếu hoặc cần thay
đổi thông tin cá nhân.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại trang chủ của phần mềm Hành chính điện tử, người click vào để mở
menu chức năng.

Bước 2: Người dùng click vào sau đó để mở menu

chức năng con.
Bước 3: Người dùng click vào “Lý lịch khoa học” để mở chức năng

Bước 4: Chọn “Lý lịch sơ lược”

Bước 5: Chọn “Thông tin cá nhân”

Hình minh họa cách vào màn hình thông tin cá nhân

Bước 6: Click để cập nhật thông tin cá nhân

Mô tả các trường thông tin được liệt kê tại Bảng 1

Hình minh họa màn hình cập nhật thông tin cá nhân
STT Tên trường dữ liệu Mô tả
1 Họ và tên Người dùng nhập text thông tin họ và tên
2 Ngày sinh Người dùng chọn ngày sinh
3 Giới tính Người dùng check chọn giới tính
4 Nơi sinh Người dùng nhập text thông tin nơi sinh
5 Số CMND/CCCD Người dùng nhập text thông tin số CMND/CCCD
6 Ngày cấp Người dùng chọn ngày cấp CMND/CCCD
7 Nơi cấp Người dùng chọn nơi cấp CMND/CCCD
8 Nguyên quán Người dùng nhập text thông tin nguyên quán
9 Dân tộc Người dùng chọn thông tin dân tộc
10 Học vị Người dùng chọn thông tin học vị
11 Nước cấp học vị Người dùng nhập text thông tin nước cấp học vị
12 Năm cấp học vị Người dùng chọn thông tin năm cấp học vị
13 Học hàm Người dùng chọn thông tin học hàm
14 Năm phong học hàm Người dùng chọn thông tin năm phong học hàm
15 Chức danh khoa học cao nhất Người dùng nhập text thông tin chức danh khoa
học
16 Ngạch lương Ngạch lương load dữ liệu từ hệ thống quản lý nhân
sự. Người dùng không được chỉnh sửa.
17 Bậc lương Bậc lương load dữ liệu từ hệ thống quản lý nhân
sự. Người dùng không được chỉnh sửa.
18 Đơn vị công tác hiện tại Người dùng nhập text thông tin đơn vị
19 Năm bổ nhiệm Người dùng chọn thông tin năm bổ nhiệm
20 Điện thoại cơ quan Người dùng nhập text thông tin điện thoại cơ quan
21 Di động Người dùng nhập text thông tin điện thoại di động
22 Điện thoại nhà riêng Người dùng nhập text thông tin điện thoại nhà
riêng
23 Email Người dùng nhập text thông tin email
24 Fax Người dùng nhập text thông tin số fax
25 Chỗ ở riêng hoặc địa chỉ liên Người dùng nhập text thông tin chỗ ở riêng
lạc

Bảng 1: Mô tả các trường thông tin các nhân

Bước 7: Click để lưu dữ liệu

1.2.2. Cập nhật thông tin quá trình đào tạo

Chức năng: Cập nhật thông tin quá trình đào tạo như quá trình đào tạo Đại học,
Thạc sỹ, Tiến sĩ, Ngoại ngữ.

Các bước vào màn hình:

Bước 1: Tại trang chủ của phần mềm Hành chính điện tử, người click vào để mở
menu chức năng.

Bước 2: Người dùng click vào sau đó để mở menu

chức năng con.

Bước 3: Người dùng click vào “Lý lịch khoa học” để mở chức năng

Bước 4: Chọn “Lý lịch sơ lược”

Bước 5: Chọn “Quá trình đào tạo”

Hình minh họa cách vào màn hình thông tin Quá trình đào tạo
Bước 6: Click để thêm quá trình đào tạo các Bậc

Hình minh họa màn hình thêm quá trình đào tạo đại học

STT Tên trường dữ liệu Mô tả

1 Hệ đào tạo Người dùng chọn thông tin hệ đào tạo
2 Chuyên môn Người dùng nhập thông tin chuyên môn đào
tạo
3 Nơi đào tạo Người dùng nhập thông tin nơi đào tạo
4 Quốc gia đào tạo Người dùng chọn thông tin quốc gia đào tạo
5 Thời gian bắt đầu Người dùng chọn thông tin thời gian bắt đầu
quá trình đào tạo Đại học
6 Thời gian kết thúc Người dùng chọn thông tin thời gian kết thúc
quá trình đào tạo Đại học
7 Năm tốt nghiệp Người dùng chọn thông tin năm tốt nghiệp
quá trình đào tạo Đại học
8 Phân loại bằng Người dùng chọn thông tin phân loại bằng.

Bảng 2: Mô tả trường thông tin màn hình Thêm quá trình đào tạo Đại học
 Hình minh họa màn hình thêm quá trình đào tạo thạc sĩ

STT Tên trường dữ liệu Mô tả

1 Tên luận án/luận văn Người dùng nhập thông tin tên luận án/luận
văn
2 Chuyên môn Người dùng nhập thông tin chuyên môn đào
tạo
3 Nơi đào tạo Người dùng nhập thông tin nơi đào tạo
4 Năm tốt nghiệp Người dùng chọn thông tin năm tốt nghiệp
bằng thạc sĩ
5 Nơi bảo vệ Người dùng nhập thông tin nơi bảo vệ luận
án/luận văn
6 Ngày bảo vệ Người dùng chọn thông tin ngày bảo vệ luận
án/luận văn
7 Giảng viên hướng dẫn Người dùng nhập họ tên giảng viên hướng
dẫn

Bảng 3: Mô tả trường thông tin màn hình Thêm quá trình đào tạo Thạc sĩ
 Hình minh họa màn hình thêm quá trình đào tạo ngoại ngữ

STT Tên trường dữ liệu Mô tả

1 Tên ngoại ngữ Người dùng nhập thông tin tên ngoại ngữ.
VD: Tiếng Anh, Tiếng Trung…
2 Trình độ Người dùng nhập thông tin trình độ
3 Đọc Người dùng nhập thông tin theo các mức: A –
Yếu, B – Trung Bình, C – Khá, D – Thành
thạo
4 Nói Người dùng nhập thông tin theo các mức: A –
Yếu, B – Trung Bình, C – Khá, D – Thành
thạo
5 Viết Người dùng nhập thông tin theo các mức: A –
Yếu, B – Trung Bình, C – Khá, D – Thành
thạo
Bảng 4: Mô tả trường thông tin màn hình Thêm quá trình đào tạo Tiến sĩ

Bước 7: Click để lưu dữ liệu

1.2.3. Cập nhật thông tin quá trình công tác

Chức năng này dùng cho giảng viên cập nhật và thêm thông tin quá trình công tác.

Các bước vào màn hình:

Bước 1: Tại trang chủ của phần mềm Hành chính điện tử, người click vào để mở
menu chức năng.

Bước 2: Người dùng click vào sau đó để mở menu

chức năng con.

Bước 3: Người dùng click vào “Lý lịch khoa học” để mở chức năng

Bước 4: Chọn “Lý lịch sơ lược”

Bước 5: Chọn “Quá trình công tác”

Hình minh họa cách vào màn hình thông tin quá trình công tác

Bước 6: Click để thêm quá trình công tác và các kết quả hoạt động Khoa học
công nghệ trong quá trình công tác đó nhu Bằng phát minh, sáng chế; các giải pháp
hữu ích; tham gia các chương trình trong và ngoài nước;Tham gia các hiệp hội khoa
học ..
 Hình minh họa màn hình thêm quá trình công tác

STT Tên trường dữ liệu Mô tả

1 Thời gian bắt đầu
2 Thời gian kết thúc
3 Vị trí công tác
4 Chức vụ
5 Cơ quan công tác
6 Điện thoại cơ quan
7 Địa chỉ cơ quan
8 Tóm tắt quá trình công tác
Người dùng chọn thời gian bắt đầu quá trình
công tác
Người dùng chọn thời gian kết thúc quá trình
công tác
Người dùng nhập thông tin vị trí công tác
Người dùng nhập thông tin chức vụ
Người dùng nhập thông tin cơ quan công tác
Người dùng nhập thông tin điện thoại cơ
quan
Người dùng nhập thông tin địa chỉ cơ quan
Người dùng nhập thông tin tóm tắt quá trình
công tác

Bảng 5: Mô tả các trường thông tin màn hình thêm Quá trình công tác

Bước 7: Sau khi thêm thông tin người dùng click để lưu dữ liệu
1.2.4. Cập nhật thông tin lĩnh vực chuyên môn và hướng nghiên cứu

Chức năng này dùng cho giảng viên cập nhật và thêm thông tin lĩnh vực chuyên
môn và hướng nghiên cứu

Các bước vào màn hình:

Bước 1: Tại trang chủ của phần mềm Hành chính điện tử, người click vào để mở
menu chức năng.

Bước 2: Người dùng click vào sau đó để mở menu

chức năng con.

Bước 3: Người dùng click vào “Lý lịch khoa học” để mở chức năng

Bước 4: Chọn “Lý lịch sơ lược”

Bước 5: Chọn “Lĩnh vực chuyên môn và hướng nghiên cứu”

Hình minh họa cách vào màn hình lĩnh vực chuyên môn và hướng nghiên cứu

Bước 6: Click để thêm thông tin

 Hình minh họa màn hình thêm lĩnh vực chuyên môn và hướng nghiên cứu
STT Tên trường dữ liệu Mô tả
1 Lĩnh vực Người dùng nhập thông tin lĩnh vực
2 Chuyên ngành Người dùng nhập thông tin chuyên ngành
3 Chuyên môn Người dùng nhập thông tin chuyên môn
4 Hướng nghiên cứu Người dùng click và nhập thông tin hướng
nghiên cứu
5 Tên tài khoản Người dùng nhập thông tin tên tài khoản
6 Mã số tài khoản Người dùng nhập thông tin mã số tài khoản
7 Link Người dùng nhập nhập link tài khoản
8 Researcher ID Người dùng nhập text researcher id

Bảng 6: Mô tả các trường thông tin màn hình thêm Lĩnh vực chuyên môn

Bước 7: Sau khi thêm thông tin người dùng click để lưu dữ liệu
1.2.5. Cập nhật thông tin khác

Chức năng này dùng cho giảng viên cập nhật và thêm thông tin hướng dẫn cao
học, khả năng chuyên môn, hoạt động chính trị .

Các bước vào màn hình:

Bước 1: Tại trang chủ của phần mềm Hành chính điện tử, người click vào để mở
menu chức năng.

Bước 2: Người dùng click vào sau đó để mở menu

chức năng con.

Bước 3: Người dùng click vào “Lý lịch khoa học” để mở chức năng

Bước 4: Chọn “Lý lịch sơ lược”

Bước 5: Chọn “Thông tin khác”

Bước 6: Click để thêm thông tin

Bước 7: Sau khi thêm thông tin người dùng click để lưu dữ liệu

Hình minh họa cách vào màn hình thông tin khác
 Hình minh họa màn hình thêm hướng dẫn cao học/nghiên cứu sinh

STT Tên trường dữ liệu Mô tả

9 Họ tên học viên
10 Cơ sở đào tạo
11 Tên luận án/luận văn
12 Sản phẩm của đề tài/dự án
13 Năm bắt đầu
14 Năm kết thúc
15 Năm tốt nghiệp
Người dùng nhập thông tin họ và tên học
viên
Người dùng nhập thông tin cơ sở đào tạo
Người dùng nhập thông tin tên luận án/luận
văn
Người dùng nhập thông tin sản phẩm của đề
tài/dự án
Người dùng chọn năm bắt đầu hướng dẫn
Người dùng chọn năm kết thúc hướng dẫn
Người dùng chọn năm tốt nghiệp

Bảng 7: Mô tả các trường thông tin màn hình thêm Hướng dẫn Sinh viên, HV, NCS
 Hình minh họa màn hình thêm hướng dẫn cao học/nghiên cứu sinh đạt giải thưởng

STT Tên trường dữ liệu Mô tả

1 Họ tên học viên Người dùng nhập thông tin họ và tên học
viên
2 Tên đề tài Người dùng nhập thông tin tên đề tài
3 Kết quả Người dùng nhập thông tin kết quả
4 Cấp thưởng Người dùng nhập thông tin cấp thưởng
5 Năm đạt giải Người dùng chọn năm đạt giải
6 Nghiên cứu sinh/Học viên Người dùng check chọn

Bảng 8: Mô tả các trường thông tin màn hình thêm Hướng HV, NCS đạt giải thưởng

Hình minh họa màn hình thêm ứng dụng thực tiễn và thương mại hóa kết quả nghiên cứu
STT Tên trường dữ liệu
1 Tên công nghệ/giải pháp đã
chuyển giao
2 Hình thức, quy mô, địa chỉ áp
dụng
3 Năm chuyển giao
4 Sản phẩm của đề tài/dự án
Mô tả
Người dùng nhập thông tin tên công
nghệ/giải pháp đã chuyển giao
Người dùng nhập thông tin hình thức, quy
mô, địa chỉ áp dụng
Người dùng chọn năm chuyển giao
Người dùng nhập thông tin sản phẩm của đề
tài/dự án

Bảng 9: Mô tả các trường thông tin màn hình thêm Ứng dụng thực tiễn và thương mại hóa kết
quả nghiên cứu

Hình minh họa màn hình thêm kinh nghiệm về quản lý, đánh giá KHCN

STT Tên trường dữ liệu Mô tả

1 Tên hội đồng, thời gian họp Người dùng nhập thông tin tên hội đồng, thời
gian họp
2 Cấp quản lý Người dùng nhập thông tin cấp quản lý
3 Chủ tịch/Phản biện/Ủy viên Người dùng check chọn
Bảng 10: Mô tả các trường thông tin màn hình thêm Kinh nghiệm về quản lý, đánh giá KHCN
1.3. Xuất Lý lịch khoa học

Chức năng này dùng cho giảng viên xuất thông tin Lý lịch khoa học theo mẫu.

Các bước vào màn hình:

Bước 1: Tại trang chủ của phần mềm Hành chính điện tử, người click vào để mở
menu chức năng.

Bước 2: Người dùng click vào sau đó để mở menu

chức năng con.

Bước 3: Người dùng click vào “Lý lịch khoa học” để mở chức năng

Bước 4: Chọn “Sơ lược lý lịch”

Bước 5: Chọn “Thông tin cá nhân”

Hình minh họa cách vào màn hình xuất lý lịch khoa học

Bước 6: Click để tải lý lịch khoa học

2. Các chức năng Quản lý công trình KHCN

2.1. Kê khai Bài báo KHCN

Chức năng này dùng cho người dùng kê khai các bài báo KHCN lên hệ thống
hoặc đề xuất lên cấp đơn vị quản lý kiểm duyệt các bài báo KHCN. Người dùng có
thể theo dõi quá trình kiểm duyệt và số giờ KHCN được duyệt.
Lưu ý: 1 bài báo có nhiều thành phần tham gia chỉ cần 1 người đại diện kê
khai bài báo lên hệ thống, hệ thống sẽ tự động liên kết đến lý lịch của thành viên
khác

Các bước vào màn hình:

Bước 1: Tại trang chủ của phần mềm Hành chính điện tử, người click vào để mở
menu chức năng.

Bước 2: Người dùng click vào sau đó để mở menu

chức năng con.

Bước 3: click vào để vào chức năng

Bước 4: Người dùng nhấp chuột trái vào để mở chức năng thêm bài báo khoa
học

Hình minh họa màn hình thêm bài báo khoa học

Bước 5: Nhập Thông tin nghiên cứu

Lưu ý: Các thông tin có dấu * bắt buộc giảng viên nhập mới lưu được.

Sau khi hoàn thành click để thêm thành phần tham gia.
 Hình minh họa thêm thông tin nghiên cứu

STT Tên trường dữ liệu Mô tả

1 Mã số bài báo Giảng viên nhập text mã số bài báo
2 Tên bài báo khoa học Giảng viên nhập text tên bài báo
3 Sản phẩm thuộc đề tài Giảng viên chọn đề tài nếu sản phẩm thuộc
đề tài giảng viên đã kê khai trước đó
4 Khu vực Giảng viên chọn khu vực trong nước nếu bài
báo trong nước, chọn khu vực quốc tế nếu bài
báo quốc tế
5 Tên tạp chí/Kỷ yếu Giảng viên nhập text tên tạp chí
6 Tập(Số) Tạp chí Giảng viên nhập text số tạp chí
7 Trang Giảng viên nhập từ trang đến trang
8 Ngày gửi bài Giảng viên chọn ngày gửi bài báo
9 Ngày chấp nhận đăng Giảng viên chọn ngày chấp nhận đăng bài
báo
10 Ngày xuất bản Giảng viên chọn ngày xuất bản bài báo
11 DOI/Link bài báo(nếu có)
12 Năm tính giờ KHCN
13 Danh mục quy đổi KHCN
14 Danh mục tính giờ KHCN
15 Số giờ quy đổi
16 Số giờ đề xuất
Giảng viên copy đường link bài báo vào ô
DOI/Link bài báo
Giảng viên chọn năm đề xuất tính giờ KHCN
cho bài báo này. Nếu giảng viên không chọn
năm khi bài báo được duyệt giảng viên sẽ
không được tính số giờ cho bài báo này.
VD: Giảng viên thêm bài báo A và chọn năm
tính giờ KHCN là 2020 – 2021, khi bài báo
được các cấp duyệt thì số giờ đã chia cho các
thành viên sẽ được tính vào năm 2020 - 2021
Giảng viên chọn danh mục quy đổi KHCN
Giảng viên chọn danh mục tính giờ KHCN,
sau khi chọn danh mục hệ thống sẽ tự động
đề xuất số giờ quy đổi cho giảng viên
Số giờ quy đổi hệ thống đề xuất cho giảng
viên biết bài báo giảng viên đang làm sẽ được
tổng bao nhiêu giờ, từ đó giảng viên có thể
chia số giờ cho các thành viên tham gia.
VD: Khi giảng viên chọn danh mục tính giờ
KHCN là “Bài báo khoa học được đăng
trên tạp chí quốc tế ISI có chỉ mục Q1” thì
hệ thống sẽ đề xuất số giờ quy đổi là 2.930
giờ. Ở tab II. Thành phần tham gia khi
giảng viên chia giờ cho các thành viên thì hệ
thống sẽ ràng buộc không được chia quá
2.930 giờ.
Giảng viên nhập vào số giờ đề xuất trong
trường hợp bài báo của giảng viên có số giờ
lớn hơn số giờ hệ thống đề xuất.
VD: Khi giảng viên chọn danh mục tính giờ
KHCN là “Bài báo khoa học được đăng
trên tạp chí quốc tế ISI có chỉ mục Q1” thì
hệ thống sẽ đề xuất số giờ quy đổi là 2.930
giờ. Trong trường hợp ngoại lệ nếu bài báo
của giảng viên được nhiều hơn số giờ hệ
thống đề xuất thì giảng viên nhập vào số giờ
muốn đề xuất.
*Lưu ý: Số giờ đề xuất là số giờ giảng viên
đề xuất cho tổng bài báo được nhận, từ số giờ
đề xuất đó giảng viên phân chia xuống cho
các thành viên.
Số giờ đề xuất không phải là số giờ giảng
viên tự đề xuất cho mình. Có nhiều trường
hợp giảng viên nhầm số giờ này là tự đề xuất
 cho mình nên khi tính khối lượng KHCN sẽ
bị sai.
17 Lĩnh vực Giảng viên chọn lĩnh vực cho bài báo
18 Chỉ số ISSN/eISSN/ISBN Giảng viên nhập text chỉ số
ISSN/eISSN/ISBN
19 Nhập chỉ số Nếu giảng viên chọn chỉ số ISSN, IF thì nhập
text vào ô nhập chỉ số
Nếu giảng viên chọn chỉ số SJR thì chọn chỉ
số ở ô nhập chỉ số
20 Mô tả chỉ số Giảng viên nhập text mô tả chỉ số bài báo
21 Chỉ số bài báo Giảng viên chọn chỉ số bài báo
22 Tình trạng Giảng viên chọn tình trạng bài báo
23 Tóm tắt bài báo(Tiếng Việt) Giảng viên nhập text tóm tắt bài báo bằng
tiếng việt
24 Tóm tắt bài báo(Tiếng Anh) Giảng viên nhập text tóm tắt bài báo bằng
tiếng anh

Bảng 11 Mô tả các trường thông tin màn hình thêm Bài báo khoa học.

Bước 6: Chọn thành phần tham gia

Người dùng chọn thành phần tham trong trường hoặc nhập thông tin thành phần tham
gia khác.

 Hướng dẫn thêm Thành phần tham gia trong trường:

Người dùng click sẽ hiển thị bảng danh sách các nhân sự, sinh viên, nghiên
cứu sinh trong trường và click chọn nhân sự cần thêm

Bước 1: Chọn đơn vị cần tìm nhân sự hoặc nhập tên nhân sự vào ô từ khóa để tìm

Bước 2: Click để load thông tin nhân sự

Bước 3: Chọn nhân sự cần thêm

Bước 4: Click để lưu dữ liệu

 Hình minh họa màn hình thêm thành phần tham gia

Bước 5: Chọn vai trò, nhập số giờ đề xuất, tỷ lệ tham gia cho từng thành viên

Hình minh họa chọn chọn vai trò, nhập số giờ đề xuất cho giảng viên

Lưu ý:

- Tổng số giờ đề xuất của các thành phần tham gia không được vượt quá số giờ
đề xuất của hệ thống hoặc số giờ tự đề xuất ở mục I

- Tổng tỷ lệ tham gia của các thành phần tham gia không được vượt quá 100%
  Thêm thành phần tham gia khác:

Thành phần tham gia khác như Thành phần ngoài trường, Sinh viên, Học viên
cao học, NCS ..

Người dùng click sẽ hiển thị các ô thông tin nhân sự và nhập vào các
ô thông tin đó

Hình minh họa thêm thành phần tham gia ngoài trường

Bước 7: Thêm hồ sơ đính kèm

Người dùng đính kèm các file hồ sơ minh chứng sau đó click Hoàn thành

Lưu ý: Phải đính kèm đối với các Hồ sơ bắt buộc

Hình minh họa đính kèm hồ sơ

Bước 8: Chuyển trạng thái bài báo

Cho phép thao tác nhanh chuyển đổi trạng thái “Tạo mới” và “Đề xuất” của

một bài báo. Người dùng click vào để chuyển trạng thái bài báo đó.

Hình minh họa chuyển trạng thái bài báo

2.2. Kê khai tài sản trí tuệ KHCN

Chức năng này dùng cho giảng viên kê khai các tài sản trí tuệ lên hệ thống, ngoài
ra giảng viên có thể đề xuất lên cấp đơn vị quản lý kiểm duyệt. Giảng viên có thể
theo dõi quá trình kiểm duyệt và số giờ KHCN được duyệt.
Lưu ý: 1 tài sản trí tuệ có nhiều thành phần tham gia chỉ cần 1 người đại diện kê khai
đề tài lên hệ thống, hệ thống sẽ tự động liên kết đến lý lịch của thành viên khác

Các bước vào màn hình:

Bước 1: Tại trang chủ của phần mềm Hành chính điện tử, người click vào để mở
menu chức năng.

Bước 2: Người dùng click vào sau đó để mở menu

chức năng con.

Bước 3: Click tiếp tục vào

Hình minh họa màn hình thêm tài sản trí tuệ

Bước 4: Click để mở chức năng thêm tài sản trí tuệ

Bước 5: Nhập Thông tin nghiên cứu

Giảng viên nhập các thông tin vào form thông tin nghiên cứu sau đó click
để thêm thành phần tham gia

*Lưu ý: Các thông tin có dấu * bắt buộc giảng viên nhập mới lưu được.

Hình minh họa thêm thông tin nghiên cứu

STT Tên trường dữ liệu Mô tả

1 Số hiệu Giảng viên nhập text số hiệu tài sản trí tuệ
2 Tên tài sản trí tuệ Giảng viên nhập text tên tải sản trí tuệ
3 Sản phẩm thuộc đề tài Giảng viên chọn đề tài nếu sản phẩm trí tuệ
thuộc đề tài giảng viên đã kê khai trước đó
4 Quốc gia Giảng viên chọn quốc gia cấp bằng
5 Đơn vị cấp Giảng viên nhập text tên đơn vị cấp
6 Nơi cấp Giảng viên nhập text nơi cấp
7 Đơn vị quản trị tài sản trí tuệ Giảng viên chọn đơn vị quản trí tài sản trí tuệ
8 Đơn vị nhận chuyển giao Giảng viên nhập text tên đơn vị nhận chuyển
giao
9 Ngày cấp bằng Giảng viên chọn ngày cấp bằng
10 Tỷ lệ sở hữu Giảng viên nhập tỷ lệ sở hữu
11 Chủ đơn Giảng viên nhập tên chủ đơn
12 Danh mục quy đổi KHCN Giảng viên chọn danh mục quy đổi KHCN
13 Danh mục tính giờ KHCN Giảng viên chọn danh mục tính giờ KHCN,
sau khi chọn danh mục hệ thống sẽ tự động
đề xuất số giờ quy đổi cho giảng viên
14 Số giờ quy đổi Số giờ quy đổi hệ thống đề xuất cho giảng
viên biết tài sản trí tuệ giảng viên đang làm sẽ
được tổng bao nhiêu giờ, từ đó giảng viên có
thể chia số giờ cho các thành viên tham gia.
VD: Khi giảng viên chọn danh mục tính giờ
KHCN là “SKKN cấp Trường được giao và
nghiệm thu theo qui định” thì hệ thống sẽ
đề xuất số giờ quy đổi là 1.172 giờ. Ở tab II.
Thành phần tham gia khi giảng viên chia
giờ cho các thành viên thì hệ thống sẽ ràng
buộc không được chia quá 1.172 giờ.
15 Số giờ đề xuất Giảng viên nhập vào số giờ đề xuất trong
trường hợp tài sản trí tuệ của giảng viên có số
giờ lớn hơn số giờ hệ thống đề xuất.
VD: Khi giảng viên chọn danh mục tính giờ
KHCN là “SKKN cấp Trường được giao và
nghiệm thu theo qui định” thì hệ thống sẽ
đề xuất số giờ quy đổi là 1.172 giờ. Trong
trường hợp ngoại lệ nếu tài sản trí tuệ của
giảng viên được nhiều hơn số giờ hệ thống đề
xuất thì giảng viên nhập vào số giờ muốn đề
xuất.
*Lưu ý: Số giờ đề xuất là số giờ giảng viên
đề xuất cho tổng tài sản trí tuệ được nhận, từ
số giờ đề xuất đó giảng viên phân chia xuống
cho các thành viên.
Số giờ đề xuất không phải là số giờ giảng
viên tự đề xuất cho mình. Có nhiều trường
hợp giảng viên nhầm số giờ này là tự đề xuất
cho mình nên khi tính khối lượng KHCN sẽ
bị sai.
16 Năm tính giờ KHCN Giảng viên chọn năm đề xuất tính giờ KHCN
cho bài báo này. Nếu giảng viên không chọn
năm khi bài báo được duyệt giảng viên sẽ
không được tính số giờ cho bài báo này.
VD: Giảng viên thêm bài báo A và chọn năm
tính giờ KHCN là 2020 – 2021, khi bài báo
 được các cấp duyệt thì số giờ đã chia cho các
thành viên sẽ được tính vào năm 2020 - 2021
17 Ghi chú Giảng viên nhập text ghi chú

Bước 6: Chọn thành phần tham gia

Người dùng chọn thành phần tham trong trường hoặc nhập thông tin thành phần tham
gia khác.

 Hướng dẫn thêm Thành phần tham gia trong trường:

Bước 1: Chọn đơn vị cần tìm nhân sự hoặc nhập tên nhân sự vào ô từ khóa để tìm

Bước 2: Click để load thông tin nhân sự

Bước 3: Chọn nhân sự cần thêm

Bước 4: Click để lưu dữ liệu

Hình minh họa màn hình thêm thành phần tham gia
Bước 5: Chọn vai trò, nhập số giờ đề xuất, tỷ lệ tham gia cho từng thành viên

Hình minh họa chọn chọn vai trò, nhập số giờ đề xuất cho giảng viên

Lưu ý:

- Tổng số giờ đề xuất của các thành phần tham gia không được vượt quá số giờ
đề xuất của hệ thống hoặc số giờ tự đề xuất ở mục I

- Tổng tỷ lệ tham gia của các thành phần tham gia không được vượt quá 100%

 Thêm thành phần tham gia khác:

Thành phần tham gia khác như Thành phần ngoài trường, Sinh viên, Học viên cao
học, NCS ..

Người dùng click sẽ hiển thị các ô thông tin nhân sự và nhập vào các ô
thông tin đó

Hình minh họa thêm thành phần tham gia ngoài trường
Bước 7: Thêm hồ sơ đính kèm

Người dùng đính kèm các file hồ sơ minh chứng sau đó click Hoàn thành

Lưu ý: Phải đính kèm đối với các Hồ sơ bắt buộc

Hình minh họa đính kèm hồ sơ

Bước 8: Chuyển trạng thái Tài sản trí tuệ

Cho phép thao tác nhanh chuyển đổi trạng thái “Tạo mới” và “Đề xuất” của

một bài báo. Người dùng click vào để chuyển trạng thái Tài sản trí tuệ đó.

Hình minh họa chuyển trạng thái tài sản trí tuệ

2.3. Kê khai giải thưởng khoa học công nghệ

Chức năng này dùng cho giảng viên kê khai các giải thưởng KHCN lên hệ thống,
ngoài ra giảng viên có thể đề xuất lên cấp đơn vị quản lý kiểm duyệt. Giảng viên có
thể theo dõi quá trình kiểm duyệt và số giờ KHCN được duyệt.
Lưu ý: 1 giải thưởng KHCN có nhiều thành phần tham gia chỉ cần 1 người đại diện
kê khai giải thưởng KHCN lên hệ thống, hệ thống sẽ tự động liên kết đến lý lịch của
thành viên khác

Các bước vào màn hình:

Bước 1: Tại trang chủ của phần mềm Hành chính điện tử, người click vào để mở
menu chức năng.
Bước 2: Người dùng click vào sau đó để mở menu
chức năng con.

Bước 3: Click

Bước 4: Người dùng nhấp chuột trái vào để mở chức năng thêm giải thưởng
KHCN/dự án KHCN

Hình minh họa màn hình thêm giải thưởng KHCN

Bước 4: Nhập Thông tin nghiên cứu

Người dùng nhập các thông tin vào form thông tin nghiên cứu sau đó click

để thêm thành phần tham gia

*Lưu ý: Các thông tin có dấu * bắt buộc giảng viên nhập mới lưu được.

Hình minh họa thêm thông tin nghiên cứu

STT Tên trường dữ liệu Mô tả

1 Tên công trình đạt giải Giảng viên nhập text tên công trình đạt giải
2 Tên giải thưởng Giảng viên nhập text tên giải thưởng
3 Giải thưởng thuộc đề tài Giảng viên chọn đề tài nếu giải thưởng thuộc
đề tài giảng viên đã kê khai trước đó
4 Số quyết định cấp Giảng viên nhập text số quyết định cấp
5 Nơi cấp Giảng viên nhập text nơi cấp
6 Ngày cấp Giảng viên chọn ngày cấp giải thưởng
7 Khen thưởng KHCN Giảng viên nhập text khen thưởng KHCN
8 Danh mục quy đổi KHCN Giảng viên chọn danh mục quy đổi KHCN
9 Danh mục tính giờ KHCN Giảng viên chọn danh mục tính giờ KHCN,
sau khi chọn danh mục hệ thống sẽ tự động
đề xuất số giờ quy đổi cho giảng viên
10 Số giờ quy đổi Số giờ quy đổi hệ thống đề xuất cho giảng
viên biết giải thưởng KHCN giảng viên đang
làm sẽ được tổng bao nhiêu giờ, từ đó giảng
viên có thể chia số giờ cho các thành viên
tham gia.
VD: Khi giảng viên chọn danh mục tính giờ
KHCN là “Hướng dẫn SV đạt giải tại cuộc
thi Olympic, học thuật, KHCN cấp
bộ/tỉnh/thành phố hoặc tương đương” thì
hệ thống sẽ đề xuất số giờ quy đổi là 1.172
giờ. Ở tab II. Thành phần tham gia khi
giảng viên chia giờ cho các thành viên thì hệ
thống sẽ ràng buộc không được chia quá
1.172 giờ.
11 Số giờ đề xuất Giảng viên nhập vào số giờ đề xuất trong
trường hợp giải thưởng KHCN của giảng
viên có số giờ lớn hơn số giờ hệ thống đề
xuất.
VD: Khi giảng viên chọn danh mục tính giờ
KHCN là “Hướng dẫn SV đạt giải tại cuộc
thi Olympic, học thuật, KHCN cấp
bộ/tỉnh/thành phố hoặc tương đương” thì
hệ thống sẽ đề xuất số giờ quy đổi là 1.172
giờ. Trong trường hợp ngoại lệ nếu giải
thưởng KHCN của giảng viên được nhiều
hơn số giờ hệ thống đề xuất thì giảng viên
nhập vào số giờ muốn đề xuất.
*Lưu ý: Số giờ đề xuất là số giờ giảng viên
đề xuất cho tổng giải thưởng KHCN được
nhận, từ số giờ đề xuất đó giảng viên phân
chia xuống cho các thành viên.
 Số giờ đề xuất không phải là số giờ giảng
viên tự đề xuất cho mình. Có nhiều trường
hợp giảng viên nhầm số giờ này là tự đề xuất
cho mình nên khi tính khối lượng KHCN sẽ
bị sai.
12 Lĩnh vực Giảng viên chọn lĩnh vực giải thưởng KHCN
13 Năm tính giờ KHCN Giảng viên chọn năm đề xuất tính giờ KHCN
cho bài báo này. Nếu giảng viên không chọn
năm khi bài báo được duyệt giảng viên sẽ
không được tính số giờ cho bài báo này.
VD: Giảng viên thêm bài báo A và chọn năm
tính giờ KHCN là 2020 – 2021, khi bài báo
được các cấp duyệt thì số giờ đã chia cho các
thành viên sẽ được tính vào năm 2020 - 2021
14 Ghi chú Giảng viên nhập text ghi chú

Bước 6: Chọn thành phần tham gia

Người dùng chọn thành phần tham trong trường hoặc nhập thông tin thành phần tham
gia khác.

 Hướng dẫn thêm Thành phần tham gia trong trường:

Người dùng click sẽ hiển thị bảng danh sách các nhân sự, sinh viên, nghiên
cứu sinh trong trường và click chọn nhân sự cần thêm

Bước 1: Chọn đơn vị cần tìm nhân sự hoặc nhập tên nhân sự vào ô từ khóa để tìm

Bước 2: Click để load thông tin nhân sự

Bước 3: Chọn nhân sự cần thêm

Bước 4: Click để lưu dữ liệu

 Hình minh họa màn hình thêm thành phần tham gia

Bước 5: Chọn vai trò, nhập số giờ đề xuất, tỷ lệ tham gia cho từng thành viên

Hình minh họa chọn chọn vai trò, nhập số giờ đề xuất cho giảng viên

Lưu ý:

- Tổng số giờ đề xuất của các thành phần tham gia không được vượt quá số giờ
đề xuất của hệ thống hoặc số giờ tự đề xuất ở mục I

- Tổng tỷ lệ tham gia của các thành phần tham gia không được vượt quá 100%
  Thêm thành phần tham gia khác:

Thành phần tham gia khác như Thành phần ngoài trường, Sinh viên, Học viên
cao học, NCS ..

Người dùng click sẽ hiển thị các ô thông tin nhân sự và nhập vào các
ô thông tin đó

Hình minh họa thêm thành phần tham gia ngoài trường

Bước 7: Thêm hồ sơ đính kèm

Người dùng đính kèm các file hồ sơ minh chứng sau đó click Hoàn thành

Lưu ý: Phải đính kèm đối với các Hồ sơ bắt buộc

Hình minh họa đính kèm hồ sơ

Bước 8: Chuyển trạng thái giải thưởng KHCN

Cho phép thao tác nhanh chuyển đổi trạng thái “Tạo mới” và “Đề xuất” của

một bài báo. Người dùng click vào để chuyển trạng thái giải thưởng KHCN đó.

Hình minh họa chuyển trạng thái giải thưởng KHCN

2.4. Kê khai hợp đồng tư vấn/chuyển giao công nghệ

Chức năng này dùng cho giảng viên kê khai các hợp đồng tư vấn/chuyển giao
công nghệ lên hệ thống, ngoài ra giảng viên có thể đề xuất lên cấp đơn vị quản lý
kiểm duyệt. Giảng viên có thể theo dõi quá trình kiểm duyệt và số giờ KHCN được
duyệt.
Lưu ý: 1 hợp đồng tư vấn/chuyển giao công nghệ có nhiều thành phần tham gia chỉ
cần 1 người đại diện kê khai hợp đồng tư vấn/chuyển giao công nghệ lên hệ thống,
hệ thống sẽ tự động liên kết đến lý lịch của thành viên khác

Các bước vào màn hình:

Bước 1: Tại trang chủ của phần mềm Hành chính điện tử, người click vào để mở
menu chức năng.

Bước 2: Người dùng click vào sau đó để mở menu

chức năng con.

Bước 3: Click
 Hình minh họa màn hình Hợp đồng tư vấn/chuyển giao công nghệ

Bước 4: Người dùng nhấp chuột trái vào để mở chức năng thêm hợp đồng tư
vấn/chuyển giao công nghệ

Hình minh họa màn hình thêm hợp đồng tư vấn/chuyển giao công nghệ

Bước 5: Nhập Thông tin nghiên cứu

Giảng viên nhập các thông tin vào form thông tin nghiên cứu sau đó click
để thêm thành phần tham gia

*Lưu ý: Các thông tin có dấu * bắt buộc giảng viên nhập mới lưu được.

Hình minh họa thêm thông tin nghiên cứu

STT Tên trường dữ liệu
1 Nhiệm vụ khoa học công nghệ
được chuyển giao
2 Mã đề tài/dự án
3 Cấp độ đề tài/dự án
4 Phạm vi
5 Danh mục quy đổi KHCN
6 Danh mục tính giờ KHCN
7 Đơn vị tư vấn/chuyển giao
8 Đơn vị chủ trì
9 Số giờ quy đổi
10 Số giờ đề xuất
Mô tả
Giảng viên chọn đề tài nếu hợp đồng tư vấn
thuộc đề tài giảng viên đã kê khai trước đó
Giảng viên nhập text mã đề tài
Giảng viên chọn cấp độ đề tài
Giảng viên chọn phạm vi hợp đồng
Giảng viên chọn danh mục quy đổi KHCN
Giảng viên chọn danh mục tính giờ KHCN,
sau khi chọn danh mục hệ thống sẽ tự động
đề xuất số giờ quy đổi cho giảng viên
Giảng viên nhập text đơn vị tư vấn chuyển
giao
Giảng viên chọn đơn vị chủ trì
Số giờ quy đổi hệ thống đề xuất cho giảng
viên biết hợp đồng tư vấn/chuyển giao công
nghệ giảng viên đang làm sẽ được tổng bao
nhiêu giờ, từ đó giảng viên có thể chia số giờ
cho các thành viên tham gia.
VD: Khi giảng viên chọn danh mục tính giờ
KHCN là “Từ 30 triệu đến dưới 50 triệu”
thì hệ thống sẽ đề xuất số giờ quy đổi là
1.172 giờ. Ở tab II. Thành phần tham gia
khi giảng viên chia giờ cho các thành viên thì
hệ thống sẽ ràng buộc không được chia quá
1.172 giờ.
Giảng viên nhập vào số giờ đề xuất trong
trường hợp hợp đồng tư vấn/chuyển giao
công nghệ của giảng viên có số giờ lớn hơn
số giờ hệ thống đề xuất.
VD: Khi giảng viên chọn danh mục tính giờ
KHCN là “Từ 30 triệu đến dưới 50 triệu”
thì hệ thống sẽ đề xuất số giờ quy đổi là
1.172 giờ. Trong trường hợp ngoại lệ nếu hợp
đồng tư vấn/chuyển giao công nghệ của giảng
viên được nhiều hơn số giờ hệ thống đề xuất
thì giảng viên nhập vào số giờ muốn đề xuất.
*Lưu ý: Số giờ đề xuất là số giờ giảng viên
đề xuất cho tổng hợp đồng tư vấn/chuyển
giao công nghệ được nhận, từ số giờ đề xuất
đó giảng viên phân chia xuống cho các thành
viên.
Số giờ đề xuất không phải là số giờ giảng
viên tự đề xuất cho mình. Có nhiều trường

11 Giá trị hợp đồng
12 Thời gian bắt đầu
13 Thời gian kết thúc
14 Thời gian thực hiện
15 Kinh phí khoán
16 Kinh phí không khoán
17 Tổng kinh phí
18 Số hợp đồng
19 Năm tính giờ KHCN
20 Ngày ký hợp đồng
21 Ngày ký thanh lý
22 Số quyết định thành lập
23 Ngày ban hành quyết định
24 Ngày thanh lý
25 Ngày nghiệm thu
26 Đơn vị phối hợp
27 Lĩnh vực
28 Ghi chú
Bước 6: Chọn thành phần tham gia
Người dùng chọn thành phần tham trong trường hoặc nhập thông tin thành phần tham
gia khác.
 Hướng dẫn thêm Thành phần tham gia trong trường:
Người dùng click sẽ hiển thị bảng danh sách các nhân sự, sinh viên, nghiên
hợp giảng viên nhầm số giờ này là tự đề xuất
cho mình nên khi tính khối lượng KHCN sẽ
bị sai.
Giảng viên nhập text giá trị hợp đồng
Giảng viên chọn thời gian bắt đầu hợp đồng
Giảng viên chọn thời gian kết thúc hợp đồng
Giảng viên nhập số tháng thực hiện hợp đồng
Giảng viên nhập kinh phí khoán
Giảng viên nhập kinh phí không khoán
Tổng kinh phí tự động tính
Giảng viên nhập text số hợp đồng
Giảng viên chọn năm đề xuất tính giờ KHCN
cho bài báo này. Nếu giảng viên không chọn
năm khi bài báo được duyệt giảng viên sẽ
không được tính số giờ cho bài báo này.
VD: Giảng viên thêm bài báo A và chọn năm
tính giờ KHCN là 2020 – 2021, khi bài báo
được các cấp duyệt thì số giờ đã chia cho các
thành viên sẽ được tính vào năm 2020 - 2021
Giảng viên chọn ngày ký hợp đồng
Giảng viên chọn ngày ký thanh lý
Giảng viên nhập text số quyết định thành lập
Giảng viên chọn ngày ban hành quyết định
Giảng viên chọn ngày thanh lý
Giảng viên chọn ngày nghiệm thu
Giảng viên nhập text đơn vị phối hợp
Giảng viên chọn lĩnh vực tư vấn chuyển giao
Giảng viên nhập text ghi chú
cứu sinh trong trường và click chọn nhân sự cần thêm

Bước 1: Chọn đơn vị cần tìm nhân sự hoặc nhập tên nhân sự vào ô từ khóa để tìm

Bước 2: Click để load thông tin nhân sự

Bước 3: Chọn nhân sự cần thêm

Bước 4: Click để lưu dữ liệu

Hình minh họa màn hình thêm thành phần tham gia

Bước 5: Chọn vai trò, nhập số giờ đề xuất, tỷ lệ tham gia cho từng thành viên

Hình minh họa chọn chọn vai trò, nhập số giờ đề xuất cho giảng viên
Lưu ý:

- Tổng số giờ đề xuất của các thành phần tham gia không được vượt quá số giờ
đề xuất của hệ thống hoặc số giờ tự đề xuất ở mục I

- Tổng tỷ lệ tham gia của các thành phần tham gia không được vượt quá 100%

- Thêm thành phần tham gia khác:

Thành phần tham gia khác như Thành phần ngoài trường, Sinh viên, Học viên
cao học, NCS ..

Người dùng click sẽ hiển thị các ô thông tin nhân sự và nhập vào các
ô thông tin đó

Hình minh họa thêm thành phần tham gia ngoài trường

Bước 7: Thêm hồ sơ đính kèm

Người dùng đính kèm các file hồ sơ minh chứng sau đó click Hoàn thành

Lưu ý: Phải đính kèm đối với các Hồ sơ bắt buộc

 Hình minh họa đính kèm hồ sơ

Bước 8: Chuyển trạng thái hợp đồng tư vấn/chuyển giao công nghệ

Cho phép thao tác nhanh chuyển đổi trạng thái “Tạo mới” và “Đề xuất” của

một bài báo. Người dùng click vào để chuyển trạng thái bài báo đó.

Hình minh họa chuyển trạng thái hợp đồng tư vấn/chuyển giao công nghệ

2.5. Kê khai Sách, giáo trình, tài liệu tham khảo

Chức năng này dùng cho giảng viên kê khai Sách, giáo trình, tài liệu tham khảo lên
hệ thống, ngoài ra giảng viên có thể đề xuất lên cấp đơn vị quản lý kiểm duyệt. Giảng
viên có thể theo dõi quá trình kiểm duyệt và số giờ KHCN được duyệt.
Lưu ý: 1 Sách, giáo trình, tài liệu tham khảo có nhiều thành phần tham gia chỉ cần
1 người đại diện kê khai lên hệ thống, hệ thống sẽ tự động liên kết đến lý lịch của
thành viên khác

Các bước vào màn hình:

Bước 1: Tại trang chủ của phần mềm Hành chính điện tử, người click vào để mở
menu chức năng.

Bước 2: Người dùng click vào sau đó để mở menu

chức năng con.

Bước 3: Click
Bước 4: Click để mở chức năng thêm Sách, giáo trình, tài liệu tham khảo

Hình minh họa màn hình thêm Sách, giáo trình, tài liệu tham khảo

Bước 5: Nhập Thông tin nghiên cứu

Giảng viên nhập các thông tin vào form thông tin nghiên cứu sau đó click
để thêm thành phần tham gia

*Lưu ý: Các thông tin có dấu * bắt buộc giảng viên nhập mới lưu được.

Hình minh họa thêm thông tin nghiên cứu

STT Tên trường dữ liệu Mô tả

1 Mã số tài liệu Hệ thống tự động load mã số, giảng viên
không cần nhập lại
2 Tên sách, giáo trình Giảng viên nhập text tên sách, giáo trình
3 Thời gian nộp lưu chiểu Giảng viên chọn thời gian nộp
4 Môn học áp dụng Giảng viên chọn môn học được áp dụng
5 Lĩnh vực Giảng viên chọn lĩnh vực tài liệu
6 Năm xuất bản Giảng viên chọn năm xuất bản
7 Mã số ISBN Giảng viên nhập text mã số ISBN
8 Nhà xuất bản Giảng viên nhập text tên nhà xuất bản
9 Danh mục quy đổi KHCN Giảng viên chọn danh mục quy đổi KHCN
10 Danh mục tính giờ KHCN Giảng viên chọn danh mục tính giờ KHCN,
sau khi chọn danh mục hệ thống sẽ tự động
đề xuất số giờ quy đổi cho giảng viên
11 Số giờ quy đổi Số giờ quy đổi hệ thống đề xuất cho giảng
viên biết Sách, giáo trình, tài liệu tham khảo
giảng viên đang làm sẽ được tổng bao nhiêu
giờ, từ đó giảng viên có thể chia số giờ cho
các thành viên tham gia.
VD: Khi giảng viên chọn danh mục tính giờ
KHCN là “Giáo trình được nghiệm thu cấp
trường” thì hệ thống sẽ đề xuất số giờ quy
đổi là 1.172 giờ. Ở tab II. Thành phần tham
gia khi giảng viên chia giờ cho các thành
viên thì hệ thống sẽ ràng buộc không được
chia quá 1.172 giờ.
12 Số giờ đề xuất Giảng viên nhập vào số giờ đề xuất trong
trường hợp Sách, giáo trình, tài liệu tham
khảo của giảng viên có số giờ lớn hơn số giờ
hệ thống đề xuất.
VD: Khi giảng viên chọn danh mục tính giờ
KHCN là “Giáo trình được nghiệm thu cấp
trường” thì hệ thống sẽ đề xuất số giờ quy
đổi là 1.172 giờ. Trong trường hợp ngoại lệ
nếu Sách, giáo trình, tài liệu tham khảo của
giảng viên được nhiều hơn số giờ hệ thống đề
xuất thì giảng viên nhập vào số giờ muốn đề
xuất.
*Lưu ý: Số giờ đề xuất là số giờ giảng viên
đề xuất cho tổng Sách, giáo trình, tài liệu
tham khảo được nhận, từ số giờ đề xuất đó
giảng viên phân chia xuống cho các thành
viên.
Số giờ đề xuất không phải là số giờ giảng
viên tự đề xuất cho mình. Có nhiều trường
hợp giảng viên nhầm số giờ này là tự đề xuất
 cho mình nên khi tính khối lượng KHCN sẽ
bị sai.
13 Số trang Giảng viên nhập text số trang Sách, giáo
trình, tài liệu tham khảo
14 Link Sách, giáo trình, tài liệu Giảng viên nhập text hoặc copy đường link
tham khảo và dán vào
15 Năm tính giờ KHCN Giảng viên chọn năm đề xuất tính giờ KHCN
cho Sách, giáo trình, tài liệu tham khảo này.
Nếu giảng viên không chọn năm khi Sách,
giáo trình, tài liệu tham khảo được duyệt
giảng viên sẽ không được tính số giờ cho
Sách, giáo trình, tài liệu tham khảo này.
VD: Giảng viên thêm Sách, giáo trình, tài
liệu tham khảo A và chọn năm tính giờ
KHCN là 2020 – 2021, khi Sách, giáo trình,
tài liệu tham khảo được các cấp duyệt thì số
giờ đã chia cho các thành viên sẽ được tính
vào năm 2020 - 2021
16 Ghi chú Giảng viên nhập text ghi chú

Bước 6: Chọn thành phần tham gia

Người dùng chọn thành phần tham trong trường hoặc nhập thông tin thành phần tham
gia khác.

 Hướng dẫn thêm Thành phần tham gia trong trường:

Người dùng click sẽ hiển thị bảng danh sách các nhân sự, sinh viên, nghiên
cứu sinh trong trường và click chọn nhân sự cần thêm

Bước 1: Chọn đơn vị cần tìm nhân sự hoặc nhập tên nhân sự vào ô từ khóa để tìm

Bước 2: Click để load thông tin nhân sự

Bước 3: Chọn nhân sự cần thêm

Bước 4: Click để lưu dữ liệu

 Hình minh họa màn hình thêm thành phần tham gia

Bước 5: Chọn vai trò, nhập số giờ đề xuất, tỷ lệ tham gia cho từng thành viên

Hình minh họa chọn chọn vai trò, nhập số giờ đề xuất cho giảng viên

Lưu ý:

- Tổng số giờ đề xuất của các thành phần tham gia không được vượt quá số giờ
đề xuất của hệ thống hoặc số giờ tự đề xuất ở mục I

- Tổng tỷ lệ tham gia của các thành phần tham gia không được vượt quá 100%
  Thêm thành phần tham gia khác:

Thành phần tham gia khác như Thành phần ngoài trường, Sinh viên, Học viên
cao học, NCS ..

Người dùng click sẽ hiển thị các ô thông tin nhân sự và nhập vào các
ô thông tin đó

Hình minh họa thêm thành phần tham gia ngoài trường

Bước 7: Thêm hồ sơ đính kèm

Người dùng đính kèm các file hồ sơ minh chứng sau đó click Hoàn thành

Lưu ý: Phải đính kèm đối với các Hồ sơ bắt buộc

Hình minh họa đính kèm hồ sơ

Bước 8: Chuyển trạng thái Sách, giáo trình, tài liệu tham khảo

Cho phép thao tác nhanh chuyển đổi trạng thái “Tạo mới” và “Đề xuất” của

một bài báo. Người dùng click vào để chuyển trạng thái Sách, giáo trình, tài liệu
tham khảo đó.

Hình minh họa chuyển trạng thái Sách, giáo trình, tài liệu tham khảo

2.6. Kê khai đề tài/dự án KHCN

Chức năng này dùng cho giảng viên kê khai các đề tài/dự án KHCN lên hệ
thống, ngoài ra giảng viên có thể đề xuất lên cấp đơn vị quản lý kiểm duyệt. Giảng
viên có thể theo dõi quá trình kiểm duyệt và số giờ KHCN được duyệt.
Lưu ý: 1 đề tài có nhiều thành phần tham gia chỉ cần 1 người đại diện kê khai đề tài
lên hệ thống, hệ thống sẽ tự động liên kết đến lý lịch của thành viên khác

Các bước vào màn hình:

Bước 1: Tại trang chủ của phần mềm Hành chính điện tử, người click vào để mở
menu chức năng.

Bước 2: Người dùng click vào sau đó để mở menu

chức năng con.

Bước 3: Click

Bước 4: Click để mở chức năng thêm đề tài/dự án KHCN

 Hình minh họa màn hình thêm đề tài/dự án KHCN

Bước 5: Nhập Thông tin nghiên cứu

Giảng viên nhập các thông tin vào form thông tin nghiên cứu sau đó click
để thêm thành phần tham gia

*Lưu ý: Các thông tin có dấu * bắt buộc giảng viên nhập mới lưu được.

Hình minh họa thêm thông tin nghiên cứu

STT Tên trường dữ liệu Mô tả

1 Loại đề tài/dự án* Giảng viên click chọn chọn loại đề tài/dự án
2 Cấp độ đề tài/dự án KHCN* Giảng viên chọn cấp độ đề tài
3 Mã số tự động Hệ thống tự động load theo cấp độ đề tài.
Giảng viên không nhập.
4 Mã đề tài/dự án* Giảng viên nhập text mã đề tài

5 Tên đề tài/dự án* Giảng viên nhập text tên đề tài

6 Danh mục quy đổi KHCN Giảng viên chọn danh mục quy đổi KHCN
7 Danh mục tính giờ KHCN Giảng viên chọn danh mục tính giờ KHCN,
sau khi chọn danh mục hệ thống sẽ tự động
đề xuất số giờ quy đổi cho giảng viên
8 Đơn vị chủ trì Giảng viên chọn đơn vị chủ trì trong trường,
nếu đơn vị chủ trì ngoài trường thì check vào
ô Ngoài hệ thống
9 Số giờ quy đổi Số giờ quy đổi hệ thống đề xuất cho giảng
viên biết đề tài giảng viên đang làm sẽ được
tổng bao nhiêu giờ, từ đó giảng viên có thể
chia số giờ cho các thành viên tham gia.
VD: Khi giảng viên chọn danh mục tính giờ
KHCN là “Đề tài KHCN cấp Trường và
tương đương” thì hệ thống sẽ đề xuất số giờ
quy đổi là 1.172 giờ. Ở tab II. Thành phần
tham gia khi giảng viên chia giờ cho các
thành viên thì hệ thống sẽ ràng buộc không
được chia quá 1.172 giờ.
10 Số giờ đề xuất Giảng viên nhập vào số giờ đề xuất trong
trường hợp đề tài của giảng viên có số giờ
lớn hơn số giờ hệ thống đề xuất.
VD: Khi giảng viên chọn danh mục tính giờ
KHCN là “Đề tài KHCN cấp Trường và
tương đương” thì hệ thống sẽ đề xuất số giờ
quy đổi là 1.172 giờ. Trong trường hợp ngoại
lệ nếu đề tài của giảng viên được nhiều hơn
số giờ hệ thống đề xuất thì giảng viên nhập
vào số giờ muốn đề xuất.
*Lưu ý: Số giờ đề xuất là số giờ giảng viên
đề xuất cho tổng đề tài được nhận, từ số giờ
đề xuất đó giảng viên phân chia xuống cho
các thành viên.
Số giờ đề xuất không phải là số giờ giảng
viên tự đề xuất cho mình. Có nhiều trường
hợp giảng viên nhầm số giờ này là tự đề xuất
cho mình nên khi tính khối lượng KHCN sẽ
bị sai.
11 Cơ quan chủ quản Giảng viên nhập text cơ quan chủ quản
12 Phạm vi
13 Tình trạng
14 Đơn vị phối hợp
15 Xếp loại đề tài*
16 Đơn vị ứng dụng
17 Lĩnh vực
18 Thời gian bắt đầu – Thời gian
kết thúc*
19 Thời gian thực hiện*
20 Năm bắt đầu
21 Số năm thực hiện
22 Kinh phí khoán
23 Kinh phí không khoán
24 Tổng kinh phí
25 Số hợp đồng
26 Ngày ký hợp đồng
27 Ngày ký thanh lý
28 Số quyết định thành lập hội
đồng nghiệm thu
29 Ngày ban hành quyết định
30 Ngày thanh lý
31 Ngày nghiệm thu
32 Năm tính giờ KHCN
33 Ghi chú
Giảng viên chọn phạm vị của đề tài
Giảng viên chọn tình trạng của đề tài
Giảng viên nhập text đơn vị phối hợp
Giảng viên chọn xếp loại đề tài.
Nếu tình trạng đề tài là chưa nghiệm thu thì
giảng viên không cần chọn xếp loại.
Nếu tình trạng đề tài là đã nghiệm thu thì
giảng viên bắt buộc chọn xếp loại.
Giảng viên nhập text đơn vị ứng dụng
Giảng viên chọn lĩnh vực nghiên cứu đề tài
Giảng viên chọn thời gian bắt đầu và thời
gian kết thúc đề tài/dự án
Thời gian thực hiện tự động tính dựa vào thời
gian bắt đầu và thời gian kết thúc đề tài
Giảng viên chọn năm bắt đầu thực hiện đề tài
Giảng viên nhập vào số năm thực hiện đề tài
Giảng viên nhập text kinh phí khoán
Giảng viên nhập text kinh phí không khoán
Tổng kinh phí tự động tính tổng kinh phí
khoán và kinh phí không khoán
Giảng viên nhập text số hợp đồng
Giảng viên chọn ngày ký hợp đồng
Giảng viên chọn ngày ký thanh lý
Giảng viên nhập text số quyết định thành lập
hội đồng nghiệm thu
Giảng viên chọn ngày ban hành quyết định
Giảng viên chọn ngày thanh lý
Giảng viên chọn ngày nghiệm thu
Giảng viên chọn năm đề xuất tính giờ KHCN
cho đề tài này. Nếu giảng viên không chọn
năm khi đề tài được duyệt giảng viên sẽ
không được tính số giờ cho đề tài này.
VD: Giảng viên thêm đề tài A và chọn năm
tính giờ KHCN là 2020 – 2021, khi đề tài
được các cấp duyệt thì số giờ đã chia cho các
thành viên sẽ được tính vào năm 2020 - 2021
Giảng viên nhập text ghi chú
Bước 6: Chọn thành phần tham gia

Người dùng chọn thành phần tham trong trường hoặc nhập thông tin thành phần tham
gia khác.

 Hướng dẫn thêm Thành phần tham gia trong trường:

Người dùng click sẽ hiển thị bảng danh sách các nhân sự, sinh viên, nghiên
cứu sinh trong trường và click chọn nhân sự cần thêm

Bước 1: Chọn đơn vị cần tìm nhân sự hoặc nhập tên nhân sự vào ô từ khóa để tìm

Bước 2: Click để load thông tin nhân sự

Bước 3: Chọn nhân sự cần thêm

Bước 4: Click để lưu dữ liệu

Hình minh họa màn hình thêm thành phần tham gia

Bước 5: Chọn vai trò, nhập số giờ đề xuất, tỷ lệ tham gia cho từng thành viên
 Hình minh họa chọn chọn vai trò, nhập số giờ đề xuất cho giảng viên

Lưu ý:

- Tổng số giờ đề xuất của các thành phần tham gia không được vượt quá số giờ
đề xuất của hệ thống hoặc số giờ tự đề xuất ở mục I

- Tổng tỷ lệ tham gia của các thành phần tham gia không được vượt quá 100%

 Thêm thành phần tham gia khác:

Thành phần tham gia khác như Thành phần ngoài trường, Sinh viên, Học viên
cao học, NCS ..

Người dùng click sẽ hiển thị các ô thông tin nhân sự và nhập vào các
ô thông tin đó

Hình minh họa thêm thành phần tham gia ngoài trường
Bước 7: Thêm hồ sơ đính kèm

Người dùng đính kèm các file hồ sơ minh chứng sau đó click Hoàn thành

Lưu ý: Phải đính kèm đối với các Hồ sơ bắt buộc

Hình minh họa đính kèm hồ sơ

Bước 8: Nhập mục tiêu, kết quả nghiên cứu

Giảng viên nhập text hoặc copy vào nội dung chính, mục tiêu, kết quả nghiên cứu

sau đó click lưu dữ liệu và đề xuất

Bước 1: Nhập text hoặc copy từ file word vào các mục nội dung chính, mục tiêu, kết
quả nghiên cứu

Bước 2: Click và chọn

+ Nếu chọn “Lưu để chỉnh sửa” dữ liệu sẽ được lưu xuống và giảng viên sẽ được
phép vào chỉnh sửa dữ liệu. Nếu chọn “Lưu để chỉnh sửa” đề tài sẽ ở trạng thái : Tạo
mới

+ Nếu chọn “Đề xuất” dữ liệu sẽ được lưu xuống và tự động đề xuất đề tài cho đơn
vị quản lý duyệt. Nếu chọn “Đề xuất” đề tài sẽ ở trạng thái : Đề xuất
 Hình minh họa nhập nội dung và kết quả nghiên cứu

Bước 9: Chuyển trạng thái đề tài

Cho phép thao tác nhanh chuyển đổi trạng thái “Tạo mới” và “Đề xuất” của

một bài báo. Người dùng click vào để chuyển trạng thái đề tài đó.

Hình minh họa chuyển trạng thái đề tài

2.7. Xem thống kê khối lượng KHCN

Chức năng này dùng cho giảng viên xem thống kê khối lượng KHCN từng năm.
Lưu ý: Để load được dữ liệu ở chức năng này, khi kê khai dữ liệu đề tài, bài báo
KHCN…người dùng phải chọn năm tính giờ KHCN và dữ liệu này phải được các
cấp Khoa, Phòng KHCN, Ban giám hiệu duyệt.
Các bước vào màn hình:

Bước 1: Tại trang chủ của phần mềm Hành chính điện tử, người click vào để mở
menu chức năng.

Bước 2: Người dùng click vào sau đó để mở menu

chức năng con.

Bước 3: Người dùng click vào “Quản lý hoạt động KHCN” để mở chức năng

Bước 4: Chọn để xem thống kê khối lượng KHCN

Bước 5: Chọn năm học cần xem thống kê

Hình minh họa cách vào màn hình thống kê khối lượng KHCN

Hình minh họa thống kê khối lượng KHCN

---HẾT---