CO‐1 

: Apply industrial management approaches to human resource domain  

CO‐2: Apply Production Planning and Control philosophy to Industry in delivering the 
products in time. 

CO‐3: Plan optimum inventory model for deterministic and probabilistic demand 
CO‐4: Develop methods for ensuring the required quality of the products or processes 

CO‐5: Incorporate decision theory approaches under Uncertainty and Risk conditions 
Production Planning & Control (PPC) 
PPC can be defined as the process of planning the production in advance, setting the 
exact  route  of  each  item,  fixing  the  starting  and  finishing  date  for  each  item,  giving 
production orders to shop and lastly following up the progress of products according to 
orders.  It  is  also  called  the  ‘nerve  center’  of  the  factory.  Production,  or  Operations 
Planning  and  Control  is  concerned  with  implementing  the  plans,  i.e.,  the  detailed 
scheduling  of  jobs,  assigning  of  workloads  to  machines  (and  people),  and  the  actual 
flow of work through the system. Production Planning and Control (PPC) philosophy is: 
“First  plan  your  work,  then  work  your  plan”.  Before  starting  any  work,  planning  is 
necessary  for  the  effective  utilization  of  available  resources.  Planning  is  the 
determination phase of production management. 
Objectives of production planning and control 
The objectives of PPC are to: 
1.  Design  and  plan  all  activities  for  ensuring  production  of  quality  products  at  right 
time. 
2. Ensure efficient and effective utilisation of various resources in a plant. 
3.  Coordinate  activities  among  various  departments  in  plant/shop  floor  for  optimum 
efficiency. 
4. Maintain adequate inventories of raw material, work‐in‐progress and finished goods 
for meeting production and delivery schedules. 
5. Maintain flexibility in manufacturing operations. 
6. Eliminate bottlenecks in production process. 
7. Establish production targets and check it against performance achieved. 
8. Ensure that promised delivery dates are met. 
9. Minimize cost of production. 
10. Increase production efficiency of plant. 
11. Develop team spirit among people for achieving higher efficiency. 
12. Reduce work related to supervision by creating interest in work among staff. 
Advantages of Production Planning and Control 
 
A  properly  designed  PPC  system  offers  several  advantages  for  a  company.  Some  of 
them are: 
 
1.  Better  PPC  results  in  meeting  promised  delivery  dates  to  customers  that  in  turn 
leads to increased customer satisfaction. 
2. It results in major cost savings for a company. 
3. It helps to keep production process as per schedule, thereby resulting in few rush 
orders. This results in better management of processes related to production. 
4. It leads to an effective inventory management that ultimately results in reduction 
of overall production costs. 
5. It results in less work stoppage and thus leads to increased productivity. 
Functions of Production Planning and Control 

The main functions of PPC are the co‐ordination of all the activities, which exist during 
production or manufacturing. 
1. Materials: 
• This function ensures that the raw material, standard finished parts, finished parts of 
products must be available while starting the operation within the time. 
2. Methods: 
•  This  function  is  concerned  with  the  analysis  of  all  methods  of  manufacturing  and 
selecting the best appropriate method according to the given set of circumstances and 
facilities. 
3. Machines and Equipments: 
•  It  is  important  that,  methods  of  manufacturing  should  be  related  to  the  available 
production facilities coupled with a detail study of equipment replacement policy. 
•  This  function  is  concerned  with  the  detailed  analysis  of  the  production  facilities, 
maintenance procedures and equipment policy. 
4. Routing: 
•  It  refers  to  the  flow  of  sequence  of  operation  and  processes  to  be  followed  in 
producing a particular product. 
• It determines manufacturing operation and their sequence. 
5. Estimating: 
• This function is concerned with estimation of operation time. 
•  The  operation  time  can  be  worked  out  once  the  overall  method  and  sequence  of 
operation is fixed and process sheet for each operation is available. 
6. Loading: 
•  Once  the  route  sheet  has  been  prepared,  the  workpiece  required  can  be  loaded 
against the selected machine. 
• The total time required to perform the operation is computed. 
• This is the function of loading, and it results in a tabulated list or chart showing the 
planned utilization of the machines in the plant. 
7. Scheduling: 
• Scheduling is the last of the planning functions. It determines when an operation is to 
be performed or when the given task is to be completed. 
•  It  is  concerned  with  fixation  of  starting  and  completion  dates  for  a  particular 
operation. 
8. Dispatching: 
• It means authorizing the start of an operation on the shop floor. This function may be 
centralized or decentralized. 
9. Expediting: 
• It is also called Follow up or Progress. 
•  Follow  up  which  regulates  the  progress  of  materials  and  parts  through  the 
production process. It is closely interrelated with activities of dispatching. 
10. Inspection: 
• Its assessment is important in the execution of current program. 
• It forms a basis for future investigations with respect to method, process etc. which 
is useful for evaluation phase. 
11. Evaluating: 
• This is the integral part of control function. 
• The evaluating function is concerned with providing a feedback mechanism on the 
long  term  basis  so  that  the  past  experience  can  be  evaluated  with  the  aim  of 
improving utilization of method and facilities. 
Production Control : Routing 
• Routing means to follow the route by the raw material. 
• Routing is defined as ‘the decision to follow the path and sequence of operations 
to be performed on the work piece from one machine to another’. 
• It determines as to what work is to be done and where and how it will be done 
and who will do it. 
• It also includes the determination of path that the workpiece shall follow and 
necessary sequence of operations which must be done on the workpiece. 
• The objective of routing is to utilize machines and men at their fullest capacity. 
• In job order production, the route sheets have to be prepared for every new job. 
• In case of mass production, the route sheet is prepared only once. 
Routing Procedure 
The following steps are followed in routing procedure: 
1. Analysis of finished product: 
•  The  finished  product  is  analyzed  thoroughly  in  order  to  determine  as  to  how  many 
parts are to be manufactured in the plant and how many parts of the finished product 
should be purchased from outside. 
2. Bill of material: 
• A list of parts to be purchased from outside is prepared. 
•  From  this  list,  a  bill  of  material  is  prepared  showing  name  of  the  part,  quantity, 
material, specification etc. 
•  This  bill  of  material  is  submitted  to  the  purchasing  department  for  processing  the 
material. 
3. Sequence of operation: 
• The operation to be performed at each stage of manufacturing and their sequence is 
determined. 
• The machine or the place where the operations are to be performed is also decided. 
4. Preparation of route sheets: 
• This is the last step of routing procedure. In this step, a route sheet is prepared. 
•  Route  sheet  shows  the  sequence  of  operations,  their  department,  machines  and 
tools used. 
Route Sheet 
•  It  is  also  called  as  route  card.  It  lists  the  manufacturing  operations  in  the  decided 
sequence along with the machines associated with each operation. 
• It also indicates the department in which the operation is to be done and the part will 
go for the next operation. 
•  It  also  consists  of  the  information  such  as  part  name,  part  number,  and  product 
number of that part to identify that part. 
• The route sheet gives information about the material specification and cutting tools, 
jigs and fixtures and necessary devices for each operation. 
• In some route sheets some space is available to draw the part sketch at the right top 
side of the route sheet. 
• A typical route sheet is shown 
Scheduling 
Scheduling can be defined as “prescribing of when and where each operation necessary 
to  manufacture  the  product  is  to  be  performed.”  It  is  also  defined  as  “establishing  of 
times at which to begin and complete each event or operation comprising a procedure”. 
The principle aim of scheduling is to plan the sequence of work so that production can 
be systematically arranged towards the end of completion of all products by due date. 
Principles of Scheduling 
1. The principle of optimum task size: Scheduling tends to achieve maximum efficiency 
when the task sizes are small, and all tasks of same order of magnitude. 
2. Principle of optimum production plan: The planning should be such that it imposes 
an equal load on all plants. 
3. Principle of optimum sequence: Scheduling tends to achieve the maximum efficiency 
when the work is planned so that work hours are normally used in the same sequence. 
Inputs to Scheduling 
1.  Performance  standards:  The  information  regarding  the  performance  standards 
(standard times for operations) helps to know the capacity in order to assign required 
machine hours to the facility. 
2. Units in which loading and scheduling is to be expressed. 
3. Effective capacity of the work centre. 
4. Demand pattern and extent of flexibility to be provided for rush orders. 
5. Overlapping of operations. 
6. Individual job schedules. 

Difference between Routing and Scheduling 
Factors Affecting Scheduling 
Following factors affect the scheduling plan: 
1. External Factors: 
• These are the factors that are not within the control of the management. 
• These factors are dictated by the outside forces and to which management tries to 
adjust. 
• Some of the external factors are: 
  • Customer’s demand. 
• Customer’s delivery date. 
  • Stock of goods lying with dealers and retailers. 
2. Internal Factors: 
• These are the factors which are within the control of the management. 
• These factors can be manipulated by the management to achieve the objectives of 
production function. 
• Some of the internal factors are: 
  • Availability of machines and equipments necessary for job. 
  • Availability of materials. 
  • Availability of man power. 
  • Time interval to process finished goods. 
  • Stock of finished goods available. 
Types of Scheduling 
Types of scheduling can be categorized as forward scheduling and backward scheduling. 
1. Forward scheduling is commonly used in job shops where customers place their orders 
on  “needed  as  soon  as  possible”  basis.  Forward  scheduling  determines  start  and  finish 
times  of  next  priority  job  by  assigning  it  the  earliest  available  time  slot  and  from  that 
time, determines when the job will be finished in that work centre. Since the job and its 
components  start  as  early  as  possible,  they  will  typically  be  completed  before  they  are 
due at the subsequent work centres in the routing. The forward method generates in the 
process inventory that are needed at subsequent work centres and higher inventory cost. 
Forward scheduling is simple to use and it gets jobs done in shorter lead times, compared 
to backward scheduling. 
2. Backward scheduling is often used in assembly type industries and commit in advance 
to specific delivery dates. Backward scheduling determines the start and finish times for 
waiting jobs by assigning them to the latest available time slot that will enable each job to 
be completed just when it is due, but done before. By assigning jobs as late as possible, 
backward scheduling minimizes inventories since a job is not completed until it must go 
directly to the next work centre on its routing. 
SCHEDULING METHODOLOGY 
The scheduling methodology depends upon the type of industry, organization, product, 
and level of sophistication required. They are: 
1. Charts and boards, 2. Priority decision rules, and 3. Mathematical programming 
methods. 
1. Gantt Charts and Boards 
Gantt charts and associated scheduling boards have been extensively used scheduling 
devices in the past, although many of the charts are now drawn by computer. Gantt 
charts  are  extremely  easy  to  understand  and  can  quickly  reveal  the  current  or 
planned situation to all concerned. They are used in several forms, namely, 
(a) Scheduling or progress charts, which depicts the sequential schedule; 
(b) Load charts, which show the work assigned to a group of workers or machines;  
(c) Record a chart, which are used to record the actual operating times and delays of 
workers and machines. 
Example 5.4. A piece of mining equipment requires the manufacturing times shown 
in  Table  5.3.  Each  of  the  activities  must  be  done  sequentially,  except  that  steel 
fabrication  can  begin  2  weeks  after  purchasing  begins,  and  the  hydraulics  and 
electrical activities can be done concurrently. Construct a Gantt chart for this job. 
2. Priority Decision Rules 
Priority  decision  rules  are  simplified  guidelines  for  determining  the  sequence  in 
which jobs will be done. In some firms these rules take the place of priority planning 
systems such as MRP systems. Following are some of the priority rules followed. 
3. Mathematical Programming Methods 
Scheduling  is  a  complex  resource  allocation  problem.  Firms  process  capacity,  labour 
skills, materials and they seek to allocate their use so as to maximize a profit or service 
objective, or perhaps meet a demand while minimizing costs. 
The following are some of the models used in scheduling and production control. 
(a)  Linear  programming  model:  Here  all  the  constraints  and  objective  functions  are 
formulated  as  a  linear  equation  and  then  problem  is  solved  for  optimality.  Simplex 
method, transportation methods and assignment method are major methods used here. 
(b)  PERT/CPM  network  model:  PERT/CPM  network  is  the  network  showing  the 
sequence of operations for a project and the precedence relation between the activities 
to be completed 
Dispatching 
Dispatching is defined as “starting the actual production of a particular work which has 
been planned in routing scheduling”. 
•  It  consists  of  releasing  of  manufacturing  orders  and  instructions  and  physically 
handling of the manufacturing order of the work to the different departments. 
• From this master order, each department gives order of work on different machines 
through foreman. 
•  A  person  known  as  dispatcher  has  the  duty  of  dispatching  the  orders  to  the 
concerned person at proper time. 
• The dispatching function may be centralized or decentralized. 
• In a centralized dispatch system, a central dispatching department orders directly to 
the  worker  or  foreman.  It  maintains  a  full  record  of  the  work  done  and  work  in 
progress. 
•  In  a  decentralized  system,  these  functions  are  performed  by  the  foreman.  He  is 
responsible to get the work done within the scheduled duration. 
The duties of dispatcher are as follows: 
1.  To  issue  work  order  to  different  departments.2.  To  release  material  orders  from 
stores.  3.  To  ensure  release  of  correct  tools,  jigs  and  fixtures.  4.  Keep  a  record  of 
starting and completion date of each operation. 5. Collection of route sheets and other 
documents from the shops.6. Issue of inspection order after each operation. 
The  various  formats  of  work  order  issued  by  dispatching  departments  are  given 
below:  1.  Work  order  2.  Time  card  3.  Inspection  tickets  4.  Move  tickets  5.  Tool  and 
equipment tickets 6. Material requisition form 
Follow‐up(Expediting) and Progress Report 
The  objective  of  follow‐up  is  to  ensure  that  jobs  are  progressing  as  per  the  planned 
schedule.  Flow  process  charts  are  used  in  follow‐up  phase  that  gives  a  graphical 
representation  of  various  operations,  transportation,  inspection,  delays  and  shortages 
during production process. 
The duties include: 
(a)  Identification  of  bottlenecks  and  delays  and  interruptions  because  of  which  the 
production schedule may be disrupted. 
(b) To devise action plans (remedies) for correcting the errors. 
(c) To see that production rate is in line with schedule. 
After  dispatching  production  orders  to  various  shops,  it  is  necessary  to  regulate  the 
progress  of  job  through  various  processes.  For  this  purpose,  a  follow  up  section  is 
formed.  The  function  of  follow‐up  section  is  to  report  daily  the  progress  of  work  in 
each shop in a prescribed format and to investigate the causes of deviation from the 
planned  performance.  This  section  sees  that  production  is  being  performed  as  per 
schedule and tries to expedite it. 
Purpose of Controlling 
Material: should reach the shop in required time so that production could be started 
as per schedule. 
Job progress: the follow up section sees that a particular product is passing through all 
its operation from raw material to final shape as per schedule. 
Assembly:  follow  up  section  sees  that  all  the  parts  should  be  ready  for  assembly 
purpose in actual quantities at required time. 
Causes of delay includes: 
• Error in routing, scheduling and dispatching 
• Shortage and delay of material supply 
• Equipment breakdown 
• Lack of proper tools, gauges, jigs and fixtures, etc.